Excel nâng cao - Kết nối dữ liệu bên ngoài

Khi bạn kết nối sổ làm việc Excel của mình với nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu SQL Server, cơ sở dữ liệu Access hoặc một sổ làm việc Excel khác, bạn có thể cập nhật dữ liệu trong sổ làm việc của mình bằng cách "làm mới" liên kết đến nguồn của nó. Mỗi lần làm mới kết nối, bạn sẽ thấy dữ liệu gần đây nhất, bao gồm bất kỳ dữ liệu nào mới hoặc đã bị xóa.

Hãy để chúng tôi xem cách làm mới dữ liệu PowerPivot.

Step 1 - Chuyển sang Data View.

Step 2 - Bấm vào Refresh.

Step 3 - Bấm vào Refresh All.

Các Data Refresh cửa sổ xuất hiện hiển thị tất cả các Bảng dữ liệu trong Data Modelvà theo dõi tiến trình làm mới. Sau khi làm mới hoàn tất, trạng thái được hiển thị.

Step 4- Nhấp vào Đóng. Dữ liệu trong Mô hình dữ liệu của bạn đã được cập nhật.

Cập nhật kết nối dữ liệu

Step 1 - Bấm vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào Data chuyển hướng.

Step 3 - Bấm vào Refresh All trong nhóm Kết nối.

Step 4 - Trong danh sách thả xuống, nhấp vào Refresh All. Tất cả các kết nối dữ liệu trong Workbook sẽ được cập nhật.

Tự động làm mới dữ liệu

Ở đây chúng ta sẽ học cách tự động làm mới dữ liệu khi mở sổ làm việc.

Step 1 - Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp Dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào Data chuyển hướng.

Step 3 - Bấm vào Connections bên trong Connectionsnhóm. CácWorkbook Connections cửa sổ xuất hiện.

Step 4 - Bấm vào Properties. CácConnection Properties Cửa sổ xuất hiện.

Step 5 - Bạn sẽ tìm thấy một Usage tab và một Definitionchuyển hướng. Bấm vàoUsagechuyển hướng. Các tùy chọn choRefresh Control xuất hiện.

Step 6 - Chọn Refresh data trong khi mở tệp.

Bạn cũng có một tùy chọn dưới đây: ‘Remove data from the external data range before saving the workbook’. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để lưu sổ làm việc với định nghĩa truy vấn nhưng không có dữ liệu bên ngoài.

Step 7 - Bấm OK.

Bất cứ khi nào bạn mở Workbook của mình, dữ liệu cập nhật sẽ được tải vào Workbook của bạn.

Tự động làm mới dữ liệu theo định kỳ

Step 1 - Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp Dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào Data chuyển hướng.

Step 3 - Nhấp vào Connections tùy chọn trong Connectionsnhóm. AWorkbook Connections cửa sổ xuất hiện.

Step 4 - Bấm vào Properties. AConnection Properties Cửa sổ xuất hiện.

Step 5 - Nhấp vào Usagechuyển hướng. Các tùy chọn choRefresh Control xuất hiện.

Step 6 - Bây giờ, chọn “Làm mới mọi thứ” và nhập 60 phút giữa mỗi thao tác làm mới.

Step 7 - Bấm OK. Dữ liệu của bạn sẽ được làm mới sau mỗi 60 phút, tức là mỗi giờ.

Bật làm mới nền

Đối với các tập dữ liệu rất lớn, hãy cân nhắc chạy làm mới nền. Điều này trả lại quyền kiểm soát Excel cho bạn thay vì khiến bạn đợi vài phút chorefreshkêt thuc. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi bạn đang chạy một truy vấn trong nền. Tuy nhiên, bạn không thể chạy truy vấn cho bất kỳ loại kết nối nào truy xuất dữ liệu cho Mô hình Dữ liệu.

Step 1 - Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng có chứa liên kết đến tệp Dữ liệu đã nhập.

Step 2 - Nhấp vào Data chuyển hướng.

Step 3 - Bấm vào Connections bên trong Connectionsnhóm. CácWorkbook Connections cửa sổ xuất hiện.

Step 4 - Bấm vào Properties. Connection Properties Cửa sổ xuất hiện.

Step 5 - Nhấp vào Usagechuyển hướng. CácRefresh Control tùy chọn xuất hiện.

Step 6 - Bấm vào Enable background refresh và sau đó nhấp vào OK.