Khái niệm cơ bản về Máy tính - Công cụ Văn phòng
Phần mềm ứng dụng hỗ trợ người dùng trong các công việc văn phòng thường xuyên như tạo, cập nhật và bảo trì tài liệu, xử lý lượng lớn dữ liệu, tạo bản trình bày, lập lịch trình ... được gọi là công cụ văn phòng. Sử dụng các công cụ văn phòng giúp tiết kiệm thời gian và công sức và có thể thực hiện nhiều công việc lặp đi lặp lại một cách dễ dàng. Một số phần mềm làm được điều này là -
- Bộ xử lý từ ngữ
- Spreadsheets
- Hệ thống cơ sở dữ liệu
- Phần mềm thuyết trình
- Công cụ e-mail
Hãy để chúng tôi xem xét một số trong số này chi tiết.
Xử lý văn bản
Một phần mềm để tạo, lưu trữ và xử lý các tài liệu văn bản được gọi là trình xử lý văn bản. Một số bộ xử lý văn bản phổ biến là MS-Word, WordPad, WordPerfect, Google docs, v.v.
Trình xử lý văn bản cho phép bạn -
- Tạo, lưu và chỉnh sửa tài liệu
- Định dạng các thuộc tính văn bản như phông chữ, căn chỉnh, màu phông chữ, màu nền, v.v.
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
- Thêm hình ảnh
- Thêm đầu trang và chân trang, đặt lề trang và chèn hình mờ
Bảng tính
Bảng tính là phần mềm hỗ trợ người dùng xử lý và phân tích dữ liệu dạng bảng. Nó là một công cụ kế toán trên máy vi tính. Dữ liệu luôn được nhập vàocell (giao điểm của một row và một column) và các công thức và hàm để xử lý một nhóm ô có sẵn dễ dàng. Một số phần mềm bảng tính phổ biến bao gồm MS-Excel, Gnumeric, Google Sheets, v.v. Dưới đây là danh sách các hoạt động có thể được thực hiện trong phần mềm bảng tính -
- Các phép tính đơn giản như cộng, trung bình, đếm, v.v.
- Chuẩn bị biểu đồ và đồ thị trên một nhóm dữ liệu liên quan
- Nhập dư liệu
- Định dạng dữ liệu
- Định dạng ô
- Tính toán dựa trên so sánh logic
Công cụ trình bày
Presentation tool cho phép người dùng chứng minh thông tin được chia thành các phần nhỏ và sắp xếp trên các trang được gọi là slides. Một loạt các trang trình bày ý tưởng mạch lạc cho khán giả được gọi làpresentation. Các trang chiếu có thể có văn bản, hình ảnh, bảng, âm thanh, video hoặc thông tin đa phương tiện khác được sắp xếp trên chúng. MS-PowerPoint, OpenOffice Impress, Lotus Freelance, v.v. là một số công cụ trình chiếu phổ biến.
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
Phần mềm quản lý storage, updating và retrieval dữ liệu bằng cách tạo cơ sở dữ liệu được gọi là database management system. Một số công cụ quản lý cơ sở dữ liệu phổ biến là MS-Access, MySQL, Oracle, FoxPro, v.v.