La etiqueta de teléfono
Las conversaciones telefónicas están reemplazando rápidamente las reuniones tradicionales "en el lugar", debido a la logística y al ahorro de tiempo. Hoy en día es mucho más fácil para las personas tener una conversación por teléfono, en comparación con viajar a un lugar distante para hacer lo mismo.
Aunque las ventajas obvias de una conversación telefónica son muchas, una de ellas es que la persona no tiene que estar físicamente presente durante el tiempo de la entrevista, esta también podría ser una de sus desventajas.
En una conversación cara a cara, el 70% de las respuestas de la persona son no verbales y están relacionadas con el lenguaje corporal. En una conversación telefónica, debes compensar ese 70% con tu proyección de voz, tono y modulación.
Some Important Points on Telephonic Etiquette -
Habla lo suficientemente alto para que te escuchen con claridad. Mantenga su boca cerca de la boquilla. Es aconsejable utilizar un equipo de manos libres, si es posible, para que sus manos estén libres para anotar puntos. Muchas personas expresan sus puntos con el uso de sus manos para enfatizar áreas específicas de discusión. El uso de equipos de manos libres también mejorará sus habilidades expresivas.
Deje que la otra persona hable la mayor parte del tiempo, ya que le explicará lo que quiere informarle para que usted lo entienda. También hablar fuera de turno podría irritar al oyente.
Sonríe y habla de manera conversacional. Sonreír mientras habla cambia la forma de su boca cuando pronuncia las palabras y el oyente capta fácilmente este cambio de tono.
Coloque un bloc de notas, un bolígrafo y una copia del documento que se está discutiendo cerca de usted como referencia y para anotar información importante.
Trate de ir a un lugar que tenga el menor ruido de fondo e interferencia posible mientras asiste a una entrevista telefónica.
Si está atrapado en el tráfico o en un lugar ruidoso cuando alguien de la oficina llama y le pregunta si es el momento adecuado para hablar con usted, discúlpese cortésmente y ofrezca volver a llamar en 5 a 10 minutos. Esto le dará tiempo para ir a un lugar silencioso y preparar su estado de ánimo y su mente para la conversación.
Desactive la función de llamada en espera y las aplicaciones que emiten notificaciones con pitidos durante las llamadas, de modo que la atención de la otra persona no se desvíe debido al sonido que distrae.