Tablas dinámicas de Excel: filtrado de datos
Es posible que deba realizar un análisis en profundidad de un subconjunto de los datos de su tabla dinámica. Esto puede deberse a que tiene datos grandes y se requiere que se concentre en una porción más pequeña de los datos o, independientemente del tamaño de los datos, se requiere que se enfoque en ciertos datos específicos. Puede filtrar los datos en la tabla dinámica en función de un subconjunto de los valores de uno o más campos. Hay varias formas de hacerlo de la siguiente manera:
- Filtrado mediante Slicers.
- Filtrado mediante filtros de informes.
- Filtrar datos manualmente.
- Filtrado mediante filtros de etiquetas.
- Filtrado mediante filtros de valor.
- Filtrado mediante filtros de fecha.
- Filtrado con el filtro Top 10.
- Filtrado usando la línea de tiempo.
Aprenderá a filtrar datos usando Slicers en el próximo capítulo. Comprenderá el filtrado mediante los otros métodos mencionados anteriormente en este capítulo.
Considere la siguiente tabla dinámica en la que tiene los datos de ventas resumidos por región, por vendedor y por mes.
Filtros de informes
Puede asignar un filtro a uno de los campos para poder cambiar dinámicamente la tabla dinámica según los valores de ese campo.
Arrastre Región de Filas a Filtros en las Áreas de tabla dinámica.
El filtro con la etiqueta Región aparece encima de la tabla dinámica (en caso de que no tenga filas vacías encima de la tabla dinámica, la tabla dinámica se empuja hacia abajo para dejar espacio para el filtro.
Observarás que
Los valores del vendedor aparecen en filas.
Los valores de los meses aparecen en columnas.
El filtro de región aparece en la parte superior con la opción predeterminada seleccionada como TODAS.
El valor resumido es la suma del monto del pedido.
Suma de la cantidad de la orden El vendedor aparece en la columna Total general.
Suma del monto del pedido mensual aparece en la fila Gran total.
Haga clic en la flecha en el cuadro a la derecha de la Región de filtro.
Aparece una lista desplegable con los valores del campo Región. Revisa la cajaSelect Multiple Items.
De forma predeterminada, todas las casillas están marcadas. Desmarque la casilla (All). Todas las casillas estarán desmarcadas.
Luego marque las casillas Sur y Oeste y haga clic en Aceptar.
Los datos pertenecientes a las regiones Sur y Oeste solo se resumirán.
En la celda junto a la Región de filtro, se muestra (Varios elementos), lo que indica que ha seleccionado más de un elemento. Sin embargo, cuántos elementos y / o qué elementos no se conocen en el informe que se muestra. En tal caso, usar Slicers es una mejor opción para filtrar.
Filtrado manual
También puede filtrar la tabla dinámica seleccionando los valores de un campo manualmente. Puede hacer esto haciendo clic en la flecha
Suponga que desea analizar solo los datos de febrero. Debe filtrar los valores por el campo Mes. Como puede observar, Month es parte de Column Labels.
Haga clic en la flecha
Como puede observar, hay un cuadro de búsqueda en la lista desplegable y debajo del cuadro, tiene la lista de los valores del campo seleccionado, es decir, Mes. Las casillas de todos los valores están marcadas, mostrando que todos los valores de ese campo están seleccionados.
Desmarque la casilla (Seleccionar todo) en la parte superior de la lista de valores.
Marque las casillas de los valores que desea mostrar en su tabla dinámica, en este caso febrero y haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica muestra solo los valores que están relacionados con el valor del campo Mes seleccionado: febrero. Puede observar que la flecha de filtrado cambia al icono
Puede observar que se muestra indicando que el Filtro Manual se aplica en el campo Mes.
Si desea cambiar el valor de selección del filtro, haga lo siguiente:
Haga clic en el
icono.
Marca / desmarca las casillas de los valores.
Si todos los valores del campo no están visibles en la lista, arrastre el controlador en la esquina inferior derecha del menú desplegable para ampliarlo. Alternativamente, si conoce el valor, escríbalo en el cuadro de búsqueda.
Suponga que desea aplicar otro filtro en la tabla dinámica filtrada anterior. Por ejemplo, desea mostrar los datos de Walters, Chris para el mes de febrero. Necesita refinar su filtrado agregando otro filtro para el campo Vendedor. Como puede observar, el vendedor es parte de Row Labels.
Haga clic en la flecha
en la celda Etiquetas de fila.
Se muestra la lista de los valores del campo - Región. Esto se debe a que la Región se encuentra en el nivel externo del Vendedor en el orden de anidamiento. También tiene una opción adicional: Seleccionar campo. Haga clic en el cuadro Seleccionar campo.
Haga clic en Vendedor en la lista desplegable. Se mostrará la lista de los valores del campo - Vendedor.
Desmarque (Seleccionar todo) y marque Walters, Chris.
Haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica muestra solo los valores relacionados con el valor del campo Mes seleccionado: febrero y el valor del campo Vendedor: Walters, Chris.
La flecha de filtrado para las etiquetas de fila también cambia al icono
Se muestra un cuadro de texto que indica que el filtro manual se aplica en los campos: mes y vendedor.
Por lo tanto, puede filtrar la tabla dinámica manualmente en función de cualquier número de campos y de cualquier número de valores.
Filtrar por texto
Si tiene campos que contienen texto, puede filtrar la tabla dinámica por texto, siempre que la etiqueta del campo correspondiente esté basada en texto. Por ejemplo, considere los siguientes datos de empleados.
Los datos tienen los detalles de los empleados: EmployeeID, Title, BirthDate, MaritalStatus, Gender y HireDate. Además, los datos también tienen el nivel de gerente del empleado (niveles 0 - 4).
Suponga que tiene que hacer un análisis sobre la cantidad de empleados que reportan a un empleado determinado por título. Puede crear una tabla dinámica como se indica a continuación.
Es posible que desee saber cuántos empleados con 'Gerente' en su título tienen empleados que les reportan. Como el título de la etiqueta se basa en texto, puede aplicar el filtro de etiqueta en el campo Título de la siguiente manera:
Haga clic en la flecha
en la celda Etiquetas de fila.
Seleccione Título en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.
Haga clic en Filtros de etiquetas.
Haga clic en Contiene en la segunda lista desplegable.
Aparece el cuadro de diálogo Filtro de etiquetas (título). Escriba Administrador en el cuadro junto a Contiene. Haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica se filtrará a los valores de Título que contienen 'Administrador'.
Haga clic en el
icono.
Puede ver que
- El filtro de etiqueta se aplica en el campo - Título y
- Qué es el filtro de etiquetas aplicado.
Filtrar por valores
Es posible que desee conocer los cargos de los empleados que tienen más de 25 empleados a su cargo. Para esto, puede aplicar el Filtro de valor en el campo Título de la siguiente manera:
Haga clic en la flecha
en la celda Etiquetas de fila.
Seleccione Title en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.
Haga clic en Filtros de valor.
Seleccione Mayor o igual que en la segunda lista desplegable.
Aparece el cuadro de diálogo Filtro de valor (título). Escriba 25 en el cuadro del lado derecho.
La tabla dinámica se filtrará para mostrar los títulos de los empleados que tienen más de 25 empleados a su cargo.
Filtrar por fechas
Es posible que desee mostrar los datos de todos los empleados que fueron contratados en el año fiscal 2015-15. Puede usar filtros de datos para lo mismo de la siguiente manera:
Incluya el campo HireDate en la tabla dinámica. Ahora, no necesita datos de administrador y, por lo tanto, elimine el campo ManagerLevel de la tabla dinámica.
Ahora que tiene un campo de fecha en la tabla dinámica, puede usar filtros de fecha.
Haga clic en la flecha
en la celda Etiquetas de fila.
Seleccione HireDate en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.
Haga clic en Filtros de fecha.
Seleccionar Between de la segunda lista desplegable.
Aparece el cuadro de diálogo Filtro de fecha (HireDate). Escriba 4/1/2014 y 3/31/2015 en los dos cuadros de fecha. Haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica será filtrada para mostrar sólo los datos con HireDate entre 1 st de abril de 2014 y 31 st de marzo de de 2015.
Puede agrupar las fechas en trimestres de la siguiente manera:
Haga clic derecho en cualquiera de las fechas. losGrouping aparece el cuadro de diálogo.
Escriba 4/1/2014 en el cuadro Comenzando en. Revisa la caja.
Escriba 31/03/2015 en el cuadro que termina en. Revisa la caja.
Haga clic en Quarters en el cuadro debajo By.
Las fechas se agruparán en trimestres en la tabla dinámica. Puede hacer que la tabla parezca compacta arrastrando el campo HireDate del área FILAS al área COLUMNAS.
Podrá saber cuántos empleados se contrataron durante el año fiscal, por trimestre.
Filtrar con el filtro Top 10
Puede utilizar el filtro de los 10 principales para mostrar los valores primeros o inferiores de un campo en la tabla dinámica.
Haga clic en la flecha
en la celda Etiquetas de fila.
Haga clic en Filtros de valor.
Haga clic en Top 10 en la segunda lista desplegable.
Aparece el cuadro de diálogo Top 10 Filter (Título).
En el primer cuadro, haga clic en Arriba (también puede elegir Abajo).
En el segundo cuadro, ingrese un número, digamos 7.
En el tercer cuadro, tiene tres opciones por las que puede filtrar.
Haga clic en Elementos para filtrar por número de elementos.
Haga clic en Porcentaje para filtrar por porcentaje.
Haga clic en Suma para filtrar por suma.
Como tiene el recuento de EmployeeID, haga clic en Elementos.
En el cuarto cuadro, haga clic en el campo Count of EmployeeID.
Haga clic en Aceptar.
Los siete valores principales por recuento de EmployeeID se mostrarán en la tabla dinámica.
Como se puede observar, el mayor número de contrataciones en el año fiscal es el de Técnicos de Producción y un número predominante de estos se encuentra en el Trimestre 1.
Filtrado mediante línea de tiempo
Si su tabla dinámica tiene un campo de fecha, puede filtrar la tabla dinámica mediante la línea de tiempo.
Cree una tabla dinámica a partir de los datos de empleado que utilizó anteriormente y agregue los datos al modelo de datos en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
Arrastre el campo Título al área FILAS.
Arrastre el campo IdEmpleado al área ∑ VALORES y elija Recuento para el cálculo.
Haga clic en la tabla dinámica.
Haga clic en la pestaña INSERTAR.
Haga clic en Línea de tiempo en el grupo Filtros. Aparece el cuadro de diálogo Insertar líneas de tiempo.
- Marque la casilla HireDate.
- Haga clic en Aceptar. La línea de tiempo aparece en la hoja de trabajo.
- Las herramientas de la línea de tiempo aparecen en la cinta.
Como puede observar, Todos los períodos - en meses se muestran en la línea de tiempo.
Haga clic en la flecha junto a - MESES.
Seleccione TRIMESTRES de la lista desplegable. La pantalla La línea de tiempo cambia a Todos los períodos, en trimestres.
Haga clic en 2014 Q1.
Mantenga presionada la tecla Mayús y arrastre hasta el cuarto trimestre de 2014. El período de la línea de tiempo se selecciona para Q1 - Q4 2014.
La tabla dinámica se filtra a este período de la línea de tiempo.
Borrar los filtros
Es posible que deba borrar los filtros que ha establecido de vez en cuando para cambiar entre diferentes combinaciones y proyecciones de sus datos. Puede hacer esto de varias formas de la siguiente manera:
Borrar todos los filtros en una tabla dinámica
Puede borrar todos los filtros establecidos en una tabla dinámica de una sola vez de la siguiente manera:
- Haga clic en la pestaña INICIO en la cinta.
- Haga clic en Ordenar y filtrar en el grupo Edición.
- Seleccione Borrar en la lista desplegable.
Borrar un filtro de etiqueta, fecha o valor
Para borrar un filtro de etiqueta, fecha o valor, haga lo siguiente:
Haga clic en el icono en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.
Haga clic en el
<nombre del campo> del que desea borrar el filtro en el cuadro Seleccionar campo en la lista desplegable.
Haga clic en Borrar filtro de <Nombre de archivo> que aparece en la lista desplegable.
Haga clic en Aceptar. El filtro específico se borrará.
