Portée de la note par la direction
Chaque département a un scope of notingau-delà duquel ils ne seront pas autorisés à prendre une décision. Sur cette base, les instructions suivantes doivent être observées par les services en notant les cas -
Toutes les notes doivent être clairement comprises par tous et rédigées dans une langue simple; ils doivent être concis et précis.
Toutes les notes doivent être rédigées avec un point de vue objectif et doivent avoir des raisons justifiables derrière elles, par rapport à des opinions personnelles. Toutes les observations, critiques et réactions des autres départements doivent être prises avec un comportement courtois.
Le gestionnaire qui est responsable du traitement de l'affaire est censé passer en revue tout le «papier à l'étude» et les notes précédentes, afin que la reproduction nécessaire et les rapports in extenso puissent être générés selon les situations nécessaires.
UNE precis(résumé ou résumé) d'un seul article est souvent rédigé lorsque l'article original est de grande longueur et de grande complexité, ce qui le rend pratiquement impossible à manier et constitue une référence confortable. Comme une telle précision peut provoquer des erreurs de citation d'exemples hors contexte, une telle précision n'est pas préparée sans les instructions d'un responsable.
Si l'inclusion de toute information dans la note est susceptible de masquer le principal point en litige ou de rendre la note inutilement longue, une déclaration ou une annexe distincte donnant les informations doit être placée dans le dossier.
Lorsqu'il y a, dans un seul cas, plusieurs points ou ordres qui peuvent être traités plus facilement séparément que dans une note continue, chaque point doit être noté séparément Department Notes. Le chef de service et / ou les gestionnaires supérieurs enregistreront leurs commandes sur chaque `` note de service '' séparément et ces notes seront ensuite fusionnées pour former les notes du dossier aux fins de l'émission des commandes, etc.
La séquence de notation suit généralement la même séquence que celle du numéro de série dans la correspondance, et en cas d'interruption dans la continuité des notes, les documents doivent être fusionnés avec le fichier principal dans les plus brefs délais.
Aucune note ne doit être écrite sur le reçu, sauf s'il s'agit d'une question de routine. Si un gestionnaire a fait des remarques sur le PUC, ces remarques doivent d'abord être faites dans les notes et le ministère peut les utiliser comme instructions.
Un espace suffisant doit être prévu pour les signatures et les observations des cadres supérieurs. Les notes à soumettre au chef de service ou aux cadres supérieurs doivent être placées au bas de la page. Une nouvelle feuille vierge doit toujours être ajoutée aux notes au cas où il y aurait trop de contenu à corriger.
Chaque fois que des avis ou des demandes sont reçus des chefs de service ou d'autres sur de petits morceaux de papier, ils ne seront pas transmis tels quels. Ceci est fait en raison de la probabilité qu'ils soient perdus en transit. Le premier département destinataire collera ou agrafera le bout de papier ainsi reçu sur une feuille blanche de la taille d'un foolscap avant de le remettre dans une couverture de dossier au responsable ou au service concerné pour élimination.
Le service concerné soulèvera la demande puis émettra un avis. Après cela, ils enverront le message et attendront le reçu. La pratique d'écrire de longues notes dans la section latérale doit être réduite autant que possible.
La règle des 80/20
Un bureau sans liste de procédures correctement classée et traitée est un repaire de chaos. Emprunter au80/20Règle qui stipule que 80% de notre succès vient de seulement 20% de nos actions. En termes simples, il est important de se concentrer davantage sur les 20% qui exigent les actions à désosser pour le succès de 80%.
C'est pourquoi il est très important de planifier, d'établir des priorités et de commencer à travailler sur les 20%. Dans l'une des décisions d'entreprise les plus importantes jamais prises,BIM Manufacturingavaient empêché toutes les communications importantes d'être de nature orale, et même au prix élevé d'avoir à documenter chaque mot prononcé sur papier, ils l'ont fait pour que leurs futurs officiers puissent profiter de la richesse des discussions. Aujourd'hui, toutes les autres entreprises suivent leurs traces.
Le plus souvent, un document mal conçu peut propager des problèmes de communication et des écarts massifs entre les services opérationnels d'une organisation. J'espère que ce tutoriel, conçu pour les jeunes professionnels qui ont commencé à travailler dans un service largement lié à la documentation tel que l'administration, la comptabilité, les ressources humaines, etc., apprendra à classer des documents importants contenant des détails sensibles.