मूल दक्षताओं
कार्यकारी सहायक होने के बारे में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि नौकरी के लिए एक मजबूत प्रतिबद्धता है। दूसरे शब्दों में, सफल होने की तीव्र इच्छा होनी चाहिए। एक उम्मीदवार के रूप में, व्यक्ति को अपने प्रदर्शन में लगातार सुधार करने और नई क्षमताओं को जोड़ने के लिए तैयार होना चाहिए।
स्थिति की मांग हमेशा नई तकनीकों और व्यावसायिक प्रथाओं के आगमन के साथ बदलती रहती है, इसलिए कार्यकारी सहायक होने चाहिए adaptive, flexible and inquisitive। कार्यकारी सहायक द्वारा प्रदान किया जाने वाला अधिकांश समर्थन लगभग अदृश्य है क्योंकि वह बिना किसी पर्यवेक्षण के काम करता है, इसलिए ऐसी कोई प्रदर्शन रिपोर्ट नहीं है जिसे एक सहायक को प्रस्तुत करना आवश्यक हो।
उनके प्रदर्शन का एकमात्र तरीका यह है कि वे अपने मालिकों के लिए जीवन को आसान बनाते हैं, उनकी कुछ मुख्य जिम्मेदारियां नीचे दी गई हैं -
उन्हें सभी विवरणों से अवगत कराते रहे
सभी महत्वपूर्ण घटनाओं में उनकी उपस्थिति का आश्वासन दिया
उनकी जरूरतों को देखते हुए
उनके काम और अन्य व्यस्तताओं को प्राथमिकता देना
दैनिक कार्य का प्रबंधन।
उपर्युक्त जिम्मेदारियों के अलावा, कुल मिलाकर, नौ मुख्य क्षमताएं हैं जो प्रत्येक कार्यकारी सहायक को अच्छी होनी चाहिए, जिन्हें नीचे सूचीबद्ध किया गया है -
अनुकूली कौशल
परिवर्तनों के अनुसार लचीला है और तदनुसार समायोजित करता है।
काम के प्रति सकारात्मक रवैया है, भले ही काम की प्रकृति कुछ भी हो।
एक रचना में कई परस्पर विरोधी प्राथमिकताओं को प्रबंधित और प्राथमिकता दे सकते हैं
संगठनात्मक कौशल
जानता है कि समय का सबसे अच्छा उपयोग कैसे करें।
जानता है कि हाथ में कार्यों के अनुसार समय कैसे वितरित किया जाए।
जानता है कि कार्यालय अंतरिक्ष का उपयोग कैसे करें और कागजी कार्रवाई का आयोजन करें।
कार्य प्रबंधन कौशल
जरूरतों को पूरा करना और उन्हें संबोधित करना।
समय सीमा के भीतर महत्वपूर्ण परियोजनाओं को पूरा करना सुनिश्चित करें।
कई प्राथमिकताओं को संतुलित करता है और एक उपयुक्त वर्कफ़्लो को डिज़ाइन करता है।
समस्याओं का पूर्वाभास करने और पूर्व-क्रियात्मक कार्य करने में सक्षम होना।
संचार कौशल
सुनता है और सक्रिय रूप से उन कौशल को बेहतर बनाने के लिए काम करता है।
त्रुटियों के बिना एक पेशेवर भाषा में अच्छी तरह गोल वाक्य लिखते हैं।
आत्मविश्वास से बोलता है और आसानी से समझ में आने वाले स्पष्ट संदेश भेजता है।
जानता है कि एक सकारात्मक संदेश देने के लिए मौखिक और लिखित कौशल को कैसे नियोजित किया जाए।
ग्राहक सेवा कौशल
एक समय पर और पेशेवर निंदा में प्रश्नों के जवाब।
ग्राहक के व्यवसाय के बारे में नवीनतम घटनाओं से अवगत है।
ग्राहकों और सहकर्मियों के साथ एक औपचारिक और पेशेवर तरीके से बातचीत करता है।
बिजनेस कॉन्सेप्ट स्किल्स
मूलभूत व्यापारिक सिद्धांतों से अवगत है।
संगठनात्मक व्यवहार जानता है और इसका प्रदर्शन किया है।
समग्र उद्योग और व्यवसाय संचालन को समझता है।
टीम के खिलाड़ी कौशल
एक सक्षम टीम के सदस्य के रूप में गिना जाना पसंद करते हैं।
समूह लक्ष्यों को महत्व देता है और तदनुसार भाग लेता है।
प्रबंधक के साथ काम करने वाले अन्य लोगों के लिए एक बैक-अप समर्थन बनने के लिए तैयार है।
कंप्यूटर / तकनीकी कौशल
मानक कार्यालय उपकरण का उपयोग करने में दक्षता प्रदर्शित करता है।
कंप्यूटर, बाह्य उपकरणों और उपकरणों का उपयोग करने में प्रवीणता प्रदर्शित करता है।
नई तकनीक के लिए शीघ्रता से उन्नत दक्षता प्रदर्शित करता है।
निर्णय कौशल
प्रदर्शन ध्वनि निर्णय लेने और निष्पक्ष निर्णय कौशल।
आवश्यकता पड़ने पर उपयुक्त प्राधिकारी को संदर्भित करता है।
निरंतर पर्यवेक्षण या दिशा के प्रभावी रूप से स्वतंत्र काम करता है।
इन नौ कोर दक्षताओं को कुछ दिनों में खेती करना आसान नहीं है, इसलिए अब तक यह स्पष्ट है कि एक कार्यकारी सहायक को जो चीजें करनी चाहिए, उनकी सूची संपूर्ण है। एक कार्यकारी सहायक की भूमिका कभी आसान नहीं होती है; कभी-कभी आराम का क्षण नहीं होता है। इन मामलों में, यह जरूरी है कि व्यक्ति सकारात्मक दृष्टिकोण बनाए रखे और नौकरी पर अटूट ध्यान केंद्रित करे। यह काम इसके हिस्सों के योग से बहुत बड़ा है।