कार्यालय दाखिल प्रक्रिया - परिचय

कार्यालय फाइलिंग प्रक्रिया स्पष्ट रूप से परिभाषित और पैन-संगठन का एक सेट है जो दस्तावेजों और महत्वपूर्ण पत्रों को दाखिल करने में प्रथाओं का पालन करता है। सामान्य तौर पर, ये सभी कर्मचारियों को निर्देश देते हैं कि कुछ स्थितियों, संभावना या संभावना के मामले में क्या कार्रवाई की जानी है। ऑफिस फाइलिंग प्रक्रिया में कर्मचारी नौकरी विवरण, कार्यस्थल शिष्टाचार, साथ ही कुछ गोपनीयता प्रोटोकॉल शामिल हो सकते हैं।

कार्यालय प्रक्रियाओं को लिखने और उन्हें ठीक से दर्ज करने की जिम्मेदारी अक्सर कार्यालय प्रबंधकों या कंपनी के मालिकों के साथ होती है। निम्नलिखित अध्याय उन कामकाजी पेशेवरों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं जिन्होंने दस्तावेज़-आश्रित विभागों जैसे खातों, सामान्य या कार्यालय प्रशासन और मानव संसाधनों में काम करना शुरू कर दिया है। वे सीख सकते हैं कि किस तरह से किस दस्तावेज़ को दर्ज करना है।

प्रक्रिया की व्यापक पुनरावृत्ति या आवेदन के आधार पर, कुछ प्रक्रिया दाखिल पूरे कार्यालय के लिए की जा सकती है, जबकि अन्य एक ही कार्यालय के भीतर व्यक्तियों या सह-कार्य विभागों के लिए की जा सकती है।

आधिकारिक फाइलिंग की परिभाषाएँ

सबसे अधिक बार, एक गलत तरीके से डिज़ाइन किया गया दस्तावेज़ एक संगठन में काम करने वाले विभागों के बीच बड़े पैमाने पर गलत संचार और विसंगतियों को फैला सकता है। कभी-कभी, ऐसी परिस्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जिनके लिए कोई स्पष्ट प्रक्रिया नहीं थी। अक्सर, एक कार्यालय में चलने वाले एक अनियमित ग्राहक से निपटने और प्रबंधक पर अपना गुस्सा उतारने के तरीके के बारे में लिखे गए निर्देशों का एक सेट नहीं हो सकता है। हालाँकि, इन परिदृश्यों को बाद में प्रलेखित किया जाना चाहिए और इस पर एक फाइलिंग की जानी चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट ग्राहक के साथ व्यवहार करने के बाद, कंपनी का मालिक, या प्रबंधक एक फाइल कर सकता है protocol जिसमें शामिल है informing the immediate supervisor, offering a grievance form, और ग्राहक से विनम्रतापूर्वक पूछकर अभी तक शांत रहने के लिए, ताकि समस्या हल हो जाए।

कई आधिकारिक दस्तावेज दस्तावेजों को दर्ज करने के लिए एक निश्चित पद्धति का पालन करते हैं जिन्हें सूचना फाइलिंग में सार्वभौमिक मानक माना जाता है। ऐसे मामलों में, कुछ विशेष शब्दों का उपयोग किया जाता है जिनके पास एक बहुत विशिष्ट अर्थ होता है। इनमें से कुछ शब्द और उनकी परिभाषा नीचे दी गई है -

पत्राचार के लिए परिशिष्ट

'अपेंडिक्स टू कॉरेस्पोंडेंस' शब्द का तात्पर्य फ़ाइल में उल्लेखित या संदर्भित एक लिखित संचार से लम्बी बाड़ों से है। यह हिस्सा आम तौर पर पत्राचार के हिस्से के रूप में दस्तावेज़ के अंत में जोड़ा जाता है, ताकि यह दस्तावेज़ के सुचारू रूप से पढ़ने के रास्ते में न आए।

नोट्स के लिए परिशिष्ट

'परिशिष्ट के अनुसार नोट्स' शब्द से तात्पर्य है कि प्रश्न के विभिन्न पहलुओं पर दस्तावेज़ में दी गई जानकारी के सभी विवरणों का लंबा सारांश। इस तरह के विवरण मुख्य बिंदु को तुच्छ बना सकते हैं या मुख्य संदेश को अनावश्यक रूप से लंबा कर सकते हैं।

विभाग प्रबंधक

विभाग प्रबंधक (अर्थात, समान पद रखने वाला सहायक प्रबंधक) विभाग की देखरेख करता है और उस क्षमता में, उसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं की जानकारी और रखरखाव के प्रेषण के बारे में अपनी शक्ति और नियंत्रण रखने का अधिकार है। उनके प्रभार वाले विभागों से उनके पास काम आता है।

मामला

एक केस उस फाइल को संदर्भित करता है जिसमें वर्तमान में विचार या संदर्भित सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं। इसमें उन सभी विभिन्न पत्रों और पुस्तकों का भी उल्लेख किया गया है, जिन्हें एक पूरक अध्ययन, पढ़ने या संदर्भ के रूप में इस्तेमाल किए जाने वाले मूल दस्तावेज की संगत के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

कमबैक केस

एक वापसी मामले का उपयोग एक दस्तावेज या रिपोर्ट को परिभाषित करने के लिए किया जाता है, जिसे आगे पुन: परीक्षा और प्रारूपण की आवश्यकता होती है, क्योंकि मूल दस्तावेज या तो अपूर्ण या दोषपूर्ण पाया गया था। यह वर्तमान मुद्दे का सारांश भी है।

पत्र - व्यवहार

पत्राचार संगठन से भेजे गए और विभिन्न पक्षों से प्राप्त दोनों संचार का व्यापक और विस्तृत संग्रह है। पत्राचार का उपयोग पत्राचार की तीनों शैलियों को शामिल करने के लिए किया जा सकता है, अर्थात् आधिकारिक पत्राचार, डेमी-आधिकारिक पत्राचार और अनौपचारिक पत्राचार।

मौजूदा फ़ाइल

वर्तमान फ़ाइल एक फ़ाइल है जो वर्तमान में विस्तार-प्रविष्टि या संशोधन से गुजर रही है। यह इस मामले में वापसी से अलग है कि यह एक नव-मसौदा दस्तावेज है और न कि जिसे संशोधित किया जा रहा है और उस पर फिर से काम किया जा रहा है।

डीलिंग हैंड

एक डीलिंग हाथ का मतलब किसी भी अधिकारी से हो सकता है जैसे कि जूनियर क्लर्क, सीनियर क्लर्क, एग्जीक्यूटिव असिस्टेंट इत्यादि, जिन्हें मामलों की प्रारंभिक जांच और नोटिंग की जिम्मेदारी दी जा सकती है।

डेमी-आधिकारिक पत्राचार

डेमी-आधिकारिक पत्राचार वह है जो दो प्रबंधकों के बीच या एक संगठन और जनता के बीच होता है, जो सामान्य संचार प्रोटोकॉल का पालन नहीं करता है और किसी उत्पाद या सेवा पर जनता से राय लेने के लिए आयोजित किया जाता है।

डिविजनल मैनेजर

एक डिवीजनल मैनेजर वह व्यक्ति होता है जो अपनी अनुपस्थिति में एक प्रबंधक के समकक्ष रैंक की शक्तियों का प्रयोग कर सकता है, और अपने प्रभार के तहत विभाग के सुचारू संचालन के लिए जिम्मेदार होता है।

Docketing

Docketing एक फाइल के नोट्स लेने वाले क्षेत्र पर सीरियल नंबर की प्रविष्टियां बनाने की क्रिया है। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि फ़ाइल को बाद में चिह्न या पहचान संख्या से आसानी से पहचाना जा सके।

प्रारूप

ड्राफ्ट का मतलब उस दस्तावेज़ की किसी न किसी प्रतिलिपि से है जिसे वर्तमान में तैयार किया जा रहा है। किसी कंपनी में प्रयुक्त होने पर शब्द 'ड्राफ्टिंग', का अर्थ आमतौर पर प्रबंधकों के सभी नोटों या आदेशों के आधिकारिक संचार की रचना होता है। ये ड्राफ्ट आमतौर पर फीडबैक और समीक्षाओं के लिए रखे जाते हैं।

फ़ाइल

एक फ़ाइल का अर्थ है एक विशिष्ट विषय वस्तु पर कागजात का संग्रह, जिसे एक विशिष्ट सीरियल नंबर, या एक फ़ाइल संख्या से पहचाना जाता है, और इसमें कई पत्राचार नोट, और परिशिष्ट से पत्राचार है।

फाइलिंग

फाइलिंग कुछ महत्वपूर्ण दस्तावेजों को एक पठनीय और व्यवस्थित तरीके से व्यवस्थित करने का कार्य है ताकि उन्हें बहुत खोज के बिना कम समय में जल्दी और स्थित में संदर्भित किया जा सके।

ताजा रसीद

एक ताज़ा रसीद से तात्पर्य उस नई जानकारी से है जो वर्तमान में समीक्षा के दौरान एक दस्तावेज़ में जोड़ दी जाती है ताकि उसके मूल्य और व्यापक भागफल में वृद्धि हो सके।

मुद्दा

'इश्यू' शब्द कार्रवाई के विभिन्न चरणों को दर्शाता है जो एक मसौदा अनुमोदित होने के बाद गुजरता है। इनमें से कुछ चरणों को "गोपनीय" के तहत दाखिल किया जा सकता है या प्रबंधक के हस्ताक्षर द्वारा अधिकृत किया जा सकता है।

मैसेंजर बुक

एक मैसेंजर बुक एक ऐसी पुस्तक को संदर्भित करती है जिसका उपयोग संचार के विभिन्न विवरणों के रिकॉर्ड को बनाए रखने और उन्हें प्राप्त प्रतिक्रियाओं के साथ महत्वपूर्ण लोगों को चिह्नित करने के लिए किया जाता है।

टिप्पणियाँ

नोट्स का उपयोग किसी मामले पर की गई टिप्पणी का रिकॉर्ड रखने के लिए किया जाता है, क्योंकि यह एक त्वरित प्रतिक्रिया के लिए शरीर को जमा किया गया था। नोट्स में पिछले मूल दस्तावेजों का एक सेट, इसके महत्वपूर्ण भागों पर उठाए गए प्रश्न और आवश्यक परिवर्तनों के विश्लेषण और अंतिम आदेशों को शामिल किया गया है।

आधिकारिक पत्राचार

आधिकारिक पत्राचार कंपनी की प्रक्रिया के अनुसार निर्धारित संरचना और संचार के मोड के अनुसार किसी भी सार्वजनिक निकाय या व्यक्ति के साथ साझा की जाने वाली सूचना है।

विचार के तहत कागज

पेपर अंडर कंसीडरेशन (PUC) उस मामले की एक रसीद है जिस पर वर्तमान में चर्चा की जा रही है, ताकि इस पर सुझाए गए बदलाव और संशोधन हो सकें।

प्राप्तियां

रसीदें सभी संचार के रिकॉर्ड हैं जो विभिन्न स्तरों पर ले गए हैं, जैसे कि आधिकारिक, डेमी-आधिकारिक या कंपनी में प्राप्त अनौपचारिक, या उक्त कंपनी के किसी भी प्रबंधक द्वारा।

रिकॉर्डिंग

किसी फाइल की रिकॉर्डिंग एक फाइल को बंद करने की प्रक्रिया है जिसके बाद उस पर सभी कार्रवाई की गई है और संशोधन की प्रक्रिया पूरी हो गई है। एक रिकॉर्ड मूल दस्तावेज में किए गए सभी संदर्भों, निष्कासन और संशोधनों का समावेश है।

संदर्भित

संदर्भ, अन्य देशों और संगठनों के उदाहरणों, शासनों या किसी भी अन्य दस्तावेज को प्राप्त करने के लिए अन्य संबंधित रिकॉर्ड के साथ जुड़ने की प्रक्रिया है जो मामले से कोई संबंध रख सकते हैं।

इंटरडेपर्डल कॉरेस्पोंडेंस

एक इंटरडैप्डरल कॉरेस्पोंडेंस वह है जिसमें एक फाइल या किसी मामले को एक संगठन के एक विभाग से दूसरे विभाग को उनकी राय, सुझाव और टिप्पणी प्राप्त करने के लिए भेजा जाता है।