Ambito di osservazione da parte della direzione
Ogni dipartimento ha un file scope of notingoltre il quale non saranno autorizzati a prendere una decisione. Sulla base di ciò, le seguenti istruzioni devono essere osservate dai dipartimenti nel prendere atto dei casi:
Tutte le note dovrebbero essere chiaramente comprese da tutti ed essere redatte in un linguaggio semplice; dovrebbero essere concisi e pertinenti.
Tutti gli appunti dovrebbero essere scritti con un punto di vista oggettivo e dovrebbero avere ragioni giustificabili dietro di loro, rispetto ad avere solo opinioni personali. Tutte le osservazioni, critiche e feedback da altri dipartimenti devono essere presi in modo sportivo con un comportamento cortese.
Il dirigente responsabile della trattazione del caso dovrebbe esaminare tutto il "documento in esame" e le note precedenti, in modo che possano essere generate le necessarie riproduzioni e le relazioni integrali secondo le situazioni necessarie.
UN precis(riassunto o astratto) di un singolo foglio viene spesso realizzato quando il foglio originale è di grande lunghezza e complessità, il che lo rende praticamente ingombrante e un comodo riferimento. Poiché un tale preciso può causare errori di citazione di esempi fuori contesto, tale precis non viene preparato senza le istruzioni di un manager.
Se è probabile che l'inclusione di qualsiasi informazione nella nota oscuri il punto principale in questione o renda la nota inutilmente lunga, una dichiarazione separata o un'appendice che fornisca le informazioni dovrebbe essere inserita nel fascicolo.
Quando ci sono, in un singolo caso, più punti o ordini che possono essere trattati più convenientemente separatamente che in una nota continua, ogni punto dovrebbe essere annotato separatamente in Department Notes. Il responsabile di reparto e / o i dirigenti superiori registreranno i loro ordini su ciascuna "Nota di dipartimento" separatamente e queste note verranno successivamente unite per formare le note sul file ai fini dell'emissione di ordini, ecc.
La sequenza di annotazioni segue generalmente la stessa sequenza di quella del numero di serie nella corrispondenza, e nel caso in cui ci sia stata un'interruzione nella continuità delle note, le carte dovrebbero essere amalgamate con il file principale il prima possibile.
Nessuna nota dovrebbe essere scritta sulla ricevuta a meno che non si tratti di una questione di routine. Se un manager ha fatto delle osservazioni sul PUC, queste devono essere prima inserite nelle note e il dipartimento può usarle come istruzioni.
Occorre prevedere uno spazio sufficiente per le firme e le osservazioni dei dirigenti superiori. Le note da inviare al responsabile di reparto o ai dirigenti superiori devono essere collocate in fondo alla pagina. Un nuovo foglio bianco dovrebbe sempre essere aggiunto alle note nel caso in cui ci sia troppo contenuto per essere corretto.
Ogni volta che vengono ricevute comunicazioni o richieste dai responsabili di Dipartimento o altri su piccoli pezzi di carta, non verranno trasmesse così come sono. Questo viene fatto a causa della probabilità che vadano persi durante il trasporto. Il primo Reparto ricevente incollerà o ritaglierà il foglio di carta, così ricevuto, su un foglio bianco di dimensioni imbattibili prima di trasmetterlo in una copertina al manager o al reparto interessato per lo smaltimento.
Il dipartimento interessato solleverà la richiesta e quindi prenderà un avviso. Successivamente invieranno il messaggio e attenderanno la ricevuta. La pratica di scrivere note lunghe nella sezione laterale deve essere ridotta il più possibile.
La regola 80/20
Un ufficio senza un elenco di procedure adeguatamente archiviato ed elaborato è un covo di caos. Prendendo in prestito da80/20Regola che afferma che l'80% del nostro successo deriva solo dal 20% delle nostre azioni. In parole semplici, è importante concentrarsi maggiormente sul 20% che richiede le azioni da disossare per il successo dell'80%.
Ecco perché è molto importante pianificare, dare priorità e iniziare a lavorare sul 20%. In una delle decisioni aziendali più importanti mai prese,BIM Manufacturingavevano impedito che tutte le comunicazioni importanti fossero di natura orale, e anche a costo di dover documentare ogni singola parola pronunciata su carta, lo fecero in modo che i loro futuri ufficiali potessero beneficiare della ricchezza della discussione. Oggi ogni altra azienda sta seguendo le loro orme.
Molto spesso, un documento progettato in modo errato può diffondere enormi problemi di comunicazione e discrepanze tra i reparti di lavoro di un'organizzazione. Spero che questo tutorial, progettato per quei giovani professionisti che hanno iniziato a lavorare in un dipartimento ampiamente correlato alla documentazione come amministrazione, contabilità, risorse umane, ecc., Impari come archiviare documenti importanti che contengono dettagli sensibili.