Microsoft Flow - Introdução

O mundo de hoje está cheio de colaboração. Na maioria das vezes, as pessoas trabalham juntas ao lado de certas políticas ou processos. Um trabalho de qualidade precisa de uma boa mão-de-obra e também de boas mãos! É por isso que muitas organizações e governos têm etapas diferentes para realizar uma operação ou atividade específica.

Histórico dos fluxos de trabalho

Se olharmos para a definição de fluxo de trabalho da Wikipedia -

UMA workflow consiste em um padrão de atividade orquestrado e repetível, possibilitado pela organização sistemática de recursos em processos que transformam materiais, fornecem serviços ou processam informações.

Simplificando, os fluxos de trabalho são a maneira como as pessoas realizam o trabalho, consistindo em etapas que exigem conclusão de forma sequencial. Com exceção da primeira etapa, cada etapa no fluxo de trabalho tem uma etapa específica antes e depois dela.

Às vezes, é melhor olhar para um exemplo do que mergulhar em conceitos. Para ler este artigo, você deve ter executado algumas etapas

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Esta é a maneira como você (sabendo ou não) criou um fluxo de trabalho para chegar ao artigo. Vejamos outro exemplo de solicitação de licença em sua organização.

O funcionário envia um pedido de licença.
O gerente do funcionário aprova o pedido de licença e atualiza o departamento de RH.
O departamento de RH atualiza os dados de férias e informa o departamento financeiro.
Após instruções escritas do departamento de RH, o departamento financeiro deduz o saldo das férias e o pagamento do cheque de pagamento (se aplicável).

Dessa forma, os fluxos de trabalho estão ao nosso redor. Os rápidos avanços na tecnologia tornaram extremamente importante definir e seguir certos fluxos de trabalho para uma operação eficiente da respectiva função ou departamento.

Embora se possa argumentar que os fluxos de trabalho existiram desde os tempos antigos, o escopo deste tutorial é amplo no sentido de diferentes fluxos de trabalho que usamos para realizar nossas atividades do dia-a-dia usando software. Muitas vezes você se verá lutando entre diferentes softwares para realizar uma tarefa simples de pagar as contas e manter uma planilha de despesas para isso.

Necessidade de automatizar fluxos de trabalho

De acordo com uma pesquisa, fluxos de trabalho ineficientes podem custar até 30% da receita da sua empresa.

Faz sentido automatizar alguns dos processos.

Programar um processo para ser executado por conta própria elimina a necessidade de um operador humano, economizando tempo, dinheiro e frustração da empresa.

Vamos considerar um exemplo de pedido de licença da seção anterior. Dissemos que o funcionário vai pedir licença ao gerente. Ele / ela usará o software de e-mail em seu computador. O gerente, uma vez aprovado, enviará a atualização da licença ao RH. Haverá um software de gerenciamento de RH (HRMS) para atualizar os dados de férias em tempo real.

O departamento financeiro, ao receber as atualizações do departamento de RH, atualizará seu software de contabilidade para que os dados consolidados sejam enviados para o software bancário caso haja alguma dedução no contracheque do mês.

Com um fluxo de trabalho simples como solicitação de licença, podemos ver pelo menos 3 softwares na imagem. Imagine uma contagem de funcionários em torno de 1000. Quão complicado será gerenciar esse fluxo de trabalho no dia-a-dia? Em tais casos, faz sentido automatizar certos fluxos de trabalho que serão numerosamente repetitivos por natureza!

Em uma organização, quase todos os departamentos podem se beneficiar da automação do fluxo de trabalho. Vejamos alguns exemplos.

Marketing

Certas tarefas repetitivas, como enviar e-mails, postar mensagens nas redes sociais, podem ser automatizadas com a automação do fluxo de trabalho. Todo o seu calendário de mídia social pode ser agendado usando algum software de automação.

Recursos humanos

Além do exemplo discutido acima, em vez de ter que inserir as informações do novo contratado manualmente, os endereços, os detalhes fiscais do funcionário podem ser alimentados automaticamente para as respectivas entradas usando fluxos de trabalho de automação de RH.

Considere se você está trabalhando até tarde de casa devido a uma reunião e sabe que com antecedência usando o calendário do Microsoft Outlook, quão eficiente será, se seus colegas ficarem sabendo por e-mail que você sairá mais cedo para cuidar disso? E isso também, sem que você faça nenhuma atividade manual de envio de e-mail!

Possibilidades com o Microsoft Flow

Uma das edições mais recentes do Microsoft Business Suite, o Microsoft Flow é uma ferramenta versátil que pode ser usada para integrar vários aplicativos e serviços baseados em nuvem. Diga adeus às tarefas de negócios repetitivas e demoradas - sem a necessidade de ser um técnico ou desenvolvedor!

Usando o fluxo da Microsoft, pode-se pegar os processos que usam um ou vários aplicativos e criar fluxos de trabalho automatizados. É um serviço online que permite conectar vários aplicativos e serviços. Existem alguns aplicativos e serviços da Microsoft, bem como alguns serviços que não são da Microsoft.

Se houver dados sendo compartilhados entre aplicativos, em vez de inseri-los duas vezes, você pode automatizar com o Microsoft Flow.

Considere um cenário muito real em que você é uma marca / celebridade no Facebook ou Twitter. Imagine que há uma postagem negativa que está se tornando viral. Você pode facilmente responder a essas postagens negativas e gerenciar a percepção nas mídias sociais usando um fluxo de modelo.

Se você for usuário de dois serviços diferentes, como Calendário do Outlook e Calendário do Gmail, poderá usar o Microsoft Flow para adicionar eventos de calendário do Outlook ao calendário do Gmail.

Dessas maneiras, o Microsoft Flow melhora a eficiência e a produtividade ao máximo.