Microsoft Flow - Введение

Сегодняшний мир полон сотрудничества. Чаще всего люди работают вместе в рамках определенных политик или процессов. Качественная работа требует как хороших рук, так и передачи рук! Вот почему многие организации и правительства предпринимают разные шаги для выполнения той или иной операции или деятельности.

Предпосылки рабочих процессов

Если мы посмотрим на определение рабочего процесса в Википедии -

А workflow состоит из согласованного и повторяемого паттерна деятельности, обеспечиваемого систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию.

Проще говоря, рабочие процессы - это способ, которым люди выполняют работу, состоящую из шагов, требующих последовательного выполнения. За исключением первого шага, каждый шаг рабочего процесса имеет определенный шаг до и после него.

Иногда лучше посмотреть на пример, чем погрузиться в концепцию. Чтобы прочитать эту статью, вы должны были сделать несколько шагов

• Откройте браузер по умолчанию
• Найдите Microsoft Flow
• Щелкните эту статью в TutorialsPoint

Таким образом вы (зная или неосознанно) создали рабочий процесс для доступа к статье. Возьмем еще один пример подачи заявления на отпуск в вашей организации.

• Сотрудник отправляет заявку на отпуск.
• Менеджер сотрудника утверждает заявку на отпуск и сообщает отдел кадров.
• Отдел кадров обновляет данные об отпусках и информирует финансовый отдел.
• После письменных инструкций отдела кадров финансовый отдел вычитает остаток отпуска и зарплату из зарплаты (если применимо).

Таким образом, рабочие процессы окружают нас повсюду. Быстрое развитие технологий сделало чрезвычайно важным определение и соблюдение определенных рабочих процессов для эффективной работы соответствующей функции или отдела.

Хотя можно утверждать, что рабочие процессы существовали с древних времен, объем этого руководства широк в смысле различных рабочих процессов, которые мы используем для выполнения наших повседневных действий с помощью программного обеспечения. Много раз вы будете перемещаться между разными программами, чтобы выполнить простую задачу по оплате счетов и ведению ведомости расходов по ней.

Необходимость автоматизации рабочих процессов

Согласно исследованию, неэффективные рабочие процессы могут стоить до 30% дохода вашей компании.

Есть смысл автоматизировать некоторые процессы.

Программирование процесса для самостоятельного запуска устраняет необходимость в человеке-операторе, экономя время, деньги и нервы компании.

Рассмотрим пример запроса на отпуск из предыдущего раздела. Мы сказали, что сотрудник попросит отпуск у менеджера. Он / она будет использовать программу электронной почты на своем компьютере. После утверждения менеджер отправит отчет о отпуске в отдел кадров. Будет программное обеспечение для управления персоналом (HRMS), чтобы оперативно обновлять данные об отпусках.

Финансовый отдел, как только он получит обновления от отдела кадров, обновит свое бухгалтерское программное обеспечение, чтобы консолидированные данные были отправлены в банковское программное обеспечение, если есть какие-либо вычеты в ежемесячной зарплате.

С помощью простого рабочего процесса, такого как запрос на выход, мы можем увидеть как минимум 3 программы на картинке. Представьте себе, что количество сотрудников может достигать 1000. Насколько обременительным будет управлять этим рабочим процессом в повседневной жизни? В таких случаях имеет смысл автоматизировать определенные рабочие процессы, которые будут многократно повторяться по своей природе!

В организации почти каждый отдел может извлечь выгоду из автоматизации рабочего процесса. Рассмотрим пару примеров.

Маркетинг

Некоторые повторяющиеся задачи, такие как отправка электронных писем, публикация сообщений в социальных сетях, можно автоматизировать с помощью автоматизации рабочего процесса. Весь ваш календарь в социальных сетях можно запланировать с помощью некоторого программного обеспечения для автоматизации.

Отдел кадров

В дополнение к примеру, рассмотренному выше, вместо того, чтобы вводить информацию о новом найме вручную, адреса и налоговые данные сотрудника могут автоматически вводиться в соответствующие входные данные с помощью рабочих процессов автоматизации управления персоналом.

Подумайте, работаете ли вы из дома допоздна из-за встречи и заранее знаете, что используете календарь Microsoft Outlook, насколько он будет эффективным, если ваши коллеги узнают по электронной почте, что вы уйдете раньше, чтобы позаботиться этого? И это тоже, без каких-либо действий по отправке электронной почты вручную!

Возможности с Microsoft Flow

Microsoft Flow, одна из новейших редакций Microsoft Business Suite, представляет собой универсальный инструмент, который можно использовать для интеграции различных облачных приложений и сервисов. Попрощайтесь с этими повторяющимися и отнимающими много времени бизнес-задачами - при этом вам не нужно быть техником или разработчиком!

Используя Microsoft flow, можно взять процессы, использующие одно или несколько приложений, и создать автоматизированные рабочие процессы. Это онлайн-сервис, который позволяет подключать различные приложения и сервисы. Есть некоторые приложения и службы Microsoft, а также некоторые службы сторонних разработчиков.

Если у вас есть данные, которыми обмениваются приложения, вместо того, чтобы вводить их дважды, вы можете автоматизировать их с помощью Microsoft Flow.

Рассмотрим вполне реальный сценарий, когда вы являетесь брендом / знаменитостью на Facebook или Twitter. Представьте, что есть негативный пост, который становится вирусным. Вы можете очень легко ответить на эти негативные сообщения и управлять восприятием в социальных сетях, используя поток шаблонов.

Если вы являетесь пользователем двух разных служб, таких как Календарь Outlook и Календарь Gmail, вы можете использовать Microsoft Flow для добавления событий календаря Outlook в календарь Gmail.

Таким образом, Microsoft Flow в полной мере повышает эффективность и производительность.