SAP MM - Процесс закупки
Каждая организация приобретает материалы или услуги для удовлетворения своих деловых потребностей. Процесс покупки материалов и получения услуг у поставщиков или дилеров называется закупкой. Закупка должна производиться таким образом, чтобы материалы заказывались в правильном количестве и с надлежащей стоимостью в нужное время. Он подразделяется на следующие части -
- Базовая закупка
- Специальные закупки
Базовая закупка
Базовые закупки - это процесс приобретения товаров или услуг в нужном количестве, по правильной цене и в нужное время. Однако очень важно поддерживать правильный баланс между количеством, ценой и временем. Рассмотрим следующий пример -
Организации стараются поддерживать уровень запасов на минимальном уровне из-за цен, связанных с высоким уровнем запасов; в то же время остановка производства из-за нехватки сырья может нанести ущерб.
Получение минимальной цены на продукт или услугу часто необходимо, однако не менее важно поддерживать баланс между доступностью продукта, качеством и отношениями с продавцом (продавцом).
Жизненный цикл закупок
Закупки в большинстве современных организаций выполняются в несколько последовательных шагов, которые описаны ниже:
Требования и сбор информации
Процесс закупки начинается со сбора информации о товаре и его количестве. Затем для получения необходимых продуктов и услуг необходимо искать поставщиков, которые могут удовлетворить требования.
Контакт с поставщиком
После сбора требований ищется поставщиков, которые могут выполнить эти требования. Исходя из этого, запросы предложения или информационные запросы отправляются поставщикам или с ними связываются напрямую.
Справочная информация
После того, как поставщик известен, проверяется качество продукта / услуги и исследуются все потребности в услугах, такие как установка, гарантия и параметры обслуживания. Некоторые образцы продукции могут быть получены для проверки качества.
Переговоры
С поставщиками ведутся переговоры относительно цены, наличия и графика доставки товаров / услуг. После этого подписывается договор, который является обязательным юридическим документом между поставщиком и заказчиком. Контракт будет включать всю необходимую информацию, такую как цена и количество материала, дата поставки и т. Д.
Выполнение заказа
Заказанный материал отгружается, доставляется заказчику, и поставщик получает соответствующую оплату. Также могут быть включены обучение и установка продукта или услуг.
Потребление, обслуживание и утилизация
По мере того, как продукты / услуги потребляются, эффективность продуктов или услуг оценивается, и любая последующая сервисная поддержка, если требуется, анализируется.
Продление контракта
После того, как продукты или услуги будут потреблены, или истечет срок действия контракта и его необходимо продлить, или продукт или услугу необходимо повторно заказать, опыт взаимодействия с поставщиками и поставщиками услуг анализируется. Если необходимо повторно заказать продукты или услуги, компания решает, делать ли заказ у предыдущего поставщика или думать о новых поставщиках.
Базовая закупочная деятельность
На следующем рисунке показан поток основных закупок -
Краткое введение в закупочную деятельность приводится ниже -
| Sr. No. | Закупочная деятельность и описание |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement Это логическое подразделение, в котором определяется, какие материалы или услуги необходимы, и какой поставщик может выполнить требования. |
| 2 | Creating Purchase Requisition Это этап, на котором отдел закупок информируется о потребностях в товарах или услугах. Заявка - это внутренний документ. |
| 3 | Creating Purchase Order Это этап, когда заказ создается из заявки, утверждается и назначается поставщику. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received Это этап, на котором материал получает компания и проверяет его состояние и качество. На этом этапе от поставщика (продавца) поступает счет-фактура. |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment Это этап, на котором поставщику (продавцу) производятся платежи от компании и выполняется сверка счета-фактуры и заказа на поставку. |
Тип базовой закупки
Есть два типа основных закупок -
Заготовка на склад и потребление
Внешние и внутренние закупки
Заготовка на склад и потребление
Следующие пункты показывают разницу между закупками на складе и потреблением.
Procurement for Stock- Складской материал - это материал, который хранится на складе. Эти материалы хранятся на складе после получения от поставщика. Запасы этого материала продолжают увеличиваться или уменьшаться в зависимости от количества полученного или выпущенного. Чтобы заказать материал на складе, материалmust иметь основную запись в системе.
Procurement for Direct Consumption- Если закупка предназначена для прямого потребления, т. Е. Будет потреблена, как только она будет получена, пользователь должен указать цель потребления. Чтобы заказать материал для потребления, материалmay иметь основную запись в системе.
Внешние и внутренние закупки
Следующие пункты показывают разницу между внешними и внутренними закупками:
External procurement- Это процесс закупки товаров или услуг у внешних поставщиков. Существует три основных формы внешних закупок, которые обычно поддерживаются закупочным компонентом ИТ-системы.
One-time orders обычно используются для материалов и услуг, которые заказываются нерегулярно.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Для материалов, которые заказываются регулярно и в больших количествах, мы можем договориться с поставщиком (продавцом) о ценах или условиях и записать их в контракте. В договоре вы также указываете срок действия.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Если материал заказывается на ежедневной основе и должен быть доставлен в соответствии с точным графиком, то вы заключаете соглашение о поставках.
Internal Procurement- Крупные корпоративные организации могут владеть несколькими отдельными предприятиями или компаниями. Внутренние закупки - это процесс получения материалов и услуг от идентичной компании. Таким образом, каждая из этих компаний поддерживает полную систему бухгалтерского учета с отдельными отчетами о балансе, прибылях и убытках, так что, когда между ними происходит торговля, она регистрируется.
Специальные закупки
Специальные акции - это акции, которыми управляют по-разному, поскольку эти акции не принадлежат компании. Специальные запасы хранятся в определенном месте. Особые виды заготовки и особые запасы делятся на следующие категории:
Консигнационные запасы
Консигнационные запасы - это тот материал, который имеется в наличии на территории нашего магазина, но по-прежнему принадлежит продавцу (продавцу) материала. Если вы используете материал из консигнационных запасов, вы должны заплатить поставщику.
Сторонняя обработка
При сторонней обработке компания передает заказ на продажу ассоциированному внешнему поставщику (продавцу), который отправляет товары непосредственно покупателю. Заказ на продажу обрабатывается не компанией, а продавцом (продавцом). Сторонние позиции можно вводить в заявки на покупку, заказы на покупку и заказы на продажу.
Обработка трубопроводов
При транспортировке по трубопроводу компании не нужно заказывать или хранить соответствующий материал. Его можно получить по мере необходимости через трубопровод (например, нефть или вода) или другой тип кабеля (например, электричество). Расход материала рассчитывается с поставщиком (продавцом) на регулярной основе.
Возвратный транспортный запас
Компания заказывает товар у продавца (продавца). Товар доставляется в возвратной транспортной таре (поддоны, контейнеры), принадлежащей продавцу (продавцу) и хранящейся на территории покупателя до момента его возврата в компанию.
Субподряд
Поставщик (субподрядчик) получает компоненты от заказчика, с помощью которых он производит продукт. Товар заказывается вашей компанией через заказ на поставку. Компоненты, необходимые поставщику (продавцу) для производства заказанного продукта, перечислены в заказе на поставку и предоставлены субподрядчику.
Перемещение запаса с использованием заказа на перемещение запаса
Товары закупаются и поставляются внутри компании. Один завод заказывает товары для внутреннего пользования на другом заводе (завод-получатель / завод-отправитель). Заготовка товаров осуществляется с помощью специального типа заказа на поставку - заказа на перемещение запаса. Вы сможете запрашивать и контролировать перемещение товаров с помощью заказа на перемещение запаса.