MS Erişimi - Rapor Temelleri

Bu bölümde, raporların temellerini ve raporların nasıl oluşturulacağını ele alacağız. Raporlar, Microsoft Access veritabanınızdaki bilgileri görüntülemenin, biçimlendirmenin ve özetlemenin bir yolunu sunar. Örneğin, tüm kişileriniz için basit bir telefon numarası raporu oluşturabilirsiniz.

• Bir rapor, tablolardan veya sorgulardan alınan bilgilerin yanı sıra, etiketler, başlıklar ve grafikler gibi rapor tasarımında depolanan bilgilerden oluşur.

• Temel verileri sağlayan tablolar veya sorgular, raporun kayıt kaynağı olarak da bilinir.

• Dahil etmek istediğiniz tüm alanlar tek bir tabloda mevcutsa, kayıt kaynağı olarak bu tabloyu kullanın.

• Alanlar birden fazla tabloda yer alıyorsa, kayıt kaynağı olarak bir veya daha fazla sorgu kullanmanız gerekir.

Misal

Şimdi çok basit bir rapor oluşturma sürecini anlamak için basit bir örnek alacağız. Bunun için Oluştur sekmesine gitmemiz gerekiyor.

Temel bir rapor oluşturmak için Rapor düğmesine tıklamadan önce, uygun sorgunun seçildiğinden emin olun. Bu durumda,qryCurrentProjectsgezinme bölmenizde seçilir. Şimdi, bu sorguya dayalı bir rapor oluşturacak olan Rapor düğmesine tıklayın.

Raporun Düzen görünümünde açıldığını göreceksiniz. Bu, raporda gördüğünüz alanlarınızdan herhangi birinin boyutunu veya genişliğini ayarlamanın hızlı bir yolunu sağlar. Şimdi her şeyi daha iyi sığdırmak için sütun genişliklerini ayarlayalım.

Aşağı kaydırın ve alttaki sayfa kontrolünü ayarlayın.

Bu, çok basit bir rapor oluşturmanın çok hızlı bir yoluydu. Ayrıca, rapor tasarım görünümünden küçük değişiklikler ve ayarlamalar da yapabilirsiniz.

• Tıpkı formlar gibi, bir rapor da çeşitli farklı bölümlerden oluşur.
• Tüm verilerinizin çoğunlukla yaşadığı ayrıntı bölümüne sahipsiniz.
• Ayrıca bir sayfa üstbilgisi ve bir sayfa altbilgisi bölümü de göreceksiniz; bunlar, raporunuzdaki her sayfanın üst ve alt kısmında görünür.

Şimdi raporun Başlığını değiştirelim ve başka bir isim verelim.

Raporunuzu kaydetmek için kaydet simgesine tıklayın.

Yukarıdaki iletişim kutusunu alacaksınız.

Raporunuz için bir ad girin ve Tamam'ı tıklayın. Bu raporun gerçekte nasıl görüneceğini görmek istiyorsanız, Baskı Önizleme'de, bu raporun kağıda veya PDF olarak yazdırıldığında nasıl görüneceğini görmek için Görünüm düğmesine geri dönebilir ve Baskı Önizleme'yi tıklayabilirsiniz.

Sağ alt köşedeki araçları kullanarak yakınlaştırabilir veya uzaklaştırabilirsiniz. Baskı Önizleme sekmesinde, Baskı Önizleme'ye geçtiğinizde otomatik olarak görünen bazı düğmeleriniz de vardır. Yakınlaştırma bölümünde, bir sayfa, iki sayfa için bir görünümünüz var; veya daha uzun bir raporunuz varsa, aynı anda dört sayfa, sekiz sayfa veya on iki sayfa görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca yazdırmak için kullandığınız kağıdın boyutu, raporunuzun kenar boşlukları, yön, sütun sayısı, sayfa düzeni vb. Gibi basit şeyleri de ayarlayabilirsiniz. Ve bu şekilde çok hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz. Oluştur sekmesindeki Rapor düğmesini kullanarak basit rapor.

Rapor Tasarımını Kullanarak Bir Rapor Oluşturun

Rapor Tasarımı, Access'te hızlı rapor oluşturmanın başka bir yöntemidir. Bunun için Form Tasarım butonu gibi Rapor Tasarım Görünümü butonunu kullanmamız gerekiyor. Bu, boş bir rapor oluşturur ve bunu doğrudan Tasarım Görünümünde açarak, kontrol kaynağını değiştirmenize ve doğrudan raporun Tasarım Görünümüne alanlar eklemenize olanak tanır.

Şimdi Oluştur sekmesine gidelim ve Rapor Tasarımı butonuna tıklayalım.

Boş bir rapor veya bağlantısız bir rapor açacaktır, yani bu rapor veri tabanımızdaki başka hiçbir nesneye bağlı değildir.

Araçlar grubundaki Tasarım sekmesinde, Özellik Sayfası'nı seçin. Bu, Özellik bölmesini açacaktır.

Veri sekmesinde, aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibi bir veritabanı nesnesine bağlamak için bu rapora bir kayıt kaynağı atayın.

Seçiniz qryLateProjects açılır listeden ve şimdi bir sonraki adım, Tasarım sekmesindeki Mevcut Alanları Ekle listesi düğmesine tıklayarak bu rapora bazı alanlar eklemektir.

Alanları yukarıdaki ekran görüntüsündeki gibi seçin.

Alanları yukarıdaki ekran görüntüsündeki gibi rapor edeceğiniz yere sürükleyin. Düzenle sekmesine gidin ve Tablo grubunda seçim yapabileceğiniz birkaç seçeneğiniz vardır.

Bir elektronik tabloya çok benzeyen bir düzen olan yığılmış bir düzen ve bir tablo düzeni vardır. Tablo düzenini seçelim.

Tüm etiketleri sayfanın üstbilgi alanına taşıdığını görebilirsiniz. Bu etiketler her sayfanın en üstünde yalnızca bir kez görünecek ve veri sorgusu Ayrıntılar bölümündeki her kayıt için tekrarlanacaktır. Şimdi, ProjeAdı alanınızı daha geniş yapmak için bazı ayarlamalar yapabilirsiniz.

Yukarıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz gibi, Ayrıntı bölümü ile Sayfa Altbilgisi arasında çok fazla boşluk var.

Aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibi alanı azaltmak için Sayfa Altbilgisini yukarı sürükleyelim. Şimdi Tasarım sekmesine gidip Görünüm düğmesine tıklayıp Rapor Görünümü'nü seçeceğiz.

Artık bazı proje adlarının tamamlanmadığını görebilirsiniz; bunu tasarım görünümüyle ayarlayabilir veya bunu yapmak için düzen görünümünü kullanabilirsiniz.

Tasarım Görünümünden basit bir raporu bu şekilde oluşturuyoruz.