Thương mại điện tử - EDI
EDI là viết tắt của Electronic Data Interchange. EDI là một phương thức điện tử để chuyển các tài liệu kinh doanh trong nội bộ tổ chức, giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức hoặc ra bên ngoài với các nhà cung cấp, khách hàng hoặc bất kỳ công ty con nào. Trong EDI, các tài liệu giấy được thay thế bằng các tài liệu điện tử như tài liệu văn bản, bảng tính, v.v.
Tài liệu EDI
Sau đây là một số tài liệu quan trọng được sử dụng trong EDI:
- Invoices
- Đơn đặt hàng
- Yêu cầu vận chuyển
- Acknowledgement
- Thư báo kinh doanh
- Thư thông tin tài chính
Các bước trong hệ thống EDI
Sau đây là các bước trong Hệ thống EDI.
Một chương trình tạo một tệp có chứa tài liệu đã xử lý.
Tài liệu được chuyển đổi thành định dạng tiêu chuẩn đã thống nhất.
Tệp chứa tài liệu được gửi dưới dạng điện tử trên mạng.
Đối tác thương mại nhận được hồ sơ.
Một tài liệu xác nhận được tạo và gửi đến tổ chức ban đầu.
Ưu điểm của hệ thống EDI
Sau đây là những lợi thế của việc có một hệ thống EDI.
Reduction in data entry errors. - Khả năng xảy ra lỗi ít hơn nhiều khi sử dụng máy tính để nhập dữ liệu.
Shorter processing life cycle- Đơn hàng có thể được xử lý ngay khi nhập vào hệ thống. Nó làm giảm thời gian xử lý các tài liệu chuyển giao.
Electronic form of data - Việc chuyển hoặc chia sẻ dữ liệu khá dễ dàng vì nó được hiển thị ở dạng điện tử.
Reduction in paperwork - Do rất nhiều tài liệu giấy được thay thế bằng tài liệu điện tử nên việc làm giấy tờ giảm đi rất nhiều.
Cost Effective - Khi thời gian được tiết kiệm và các đơn đặt hàng được xử lý rất hiệu quả, EDI chứng tỏ là có hiệu quả chi phí cao.
Standard Means of communication - EDI thực thi các tiêu chuẩn về nội dung của dữ liệu và định dạng của nó để dẫn đến giao tiếp rõ ràng hơn.