EVM - Hướng dẫn nhanh

Quản lý giá trị thu được (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án nhằm theo dõi một cách khách quan việc hoàn thành công việc.

Công phu hơn:

EVM được sử dụng để theo dõi tiến độ và trạng thái của một dự án và dự báo khả năng hoạt động trong tương lai của dự án.
EVM tích hợp phạm vi, lịch trình và chi phí của một dự án.
EVM trả lời rất nhiều câu hỏi cho các bên liên quan trong một dự án liên quan đến hiệu suất của nó.
EVM có thể được sử dụng để hiển thị hiệu suất trong quá khứ và hiện tại của một dự án và dự đoán hiệu suất trong tương lai của dự án bằng cách sử dụng các kỹ thuật thống kê.
Việc lập kế hoạch tốt cùng với việc sử dụng hiệu quả EVM sẽ giảm thiểu rất nhiều vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch và chi phí vượt mức.

EVM đã nổi lên như một chuyên ngành phân tích tài chính trong các chương trình của Chính phủ Hoa Kỳ vào những năm 1960, nhưng kể từ đó nó đã trở thành một nhánh quan trọng của quản lý dự án.

Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, EVM nổi lên như một phương pháp luận quản lý dự án được các nhà quản lý và điều hành, không chỉ các chuyên gia EVM hiểu và sử dụng. Ngày nay, EVM đã trở thành một phần thiết yếu của mọi hoạt động theo dõi dự án.

EVM bao gồm ba yếu tố cơ bản sau:

Giá trị dự kiến
Gia thật
Giá trị thu được

Tất cả ba yếu tố này được ghi lại một cách thường xuyên vào ngày báo cáo.

Giá trị dự kiến

Giá trị lập kế hoạch (PV) còn được gọi là Chi phí công việc được lập kế hoạch (BCWS). PV hoặc BCWS là tổng chi phí của công việc được lên lịch / kế hoạch tính đến ngày báo cáo.

Nó được tính như sau:

PV or BCWS = Hourly Rate × Total Hours Planned or Scheduled

NOTE: Tỷ lệ hàng giờ là tỷ lệ mà nỗ lực sẽ được đánh giá cao.

Gia thật

Chi phí thực tế (AC) còn được gọi là Chi phí thực tế của công việc đã thực hiện (ACWP). AC hoặc ACWP là tổng chi phí thực hiện để hoàn thành công việc tính đến ngày báo cáo.

Nó được tính như sau:

AC or ACWP = Hourly Rate × Total Hours Spent

Giá trị thu được

Giá trị kiếm được (EV) còn được gọi là Chi phí công việc được ngân sách thực hiện (BCWP). EV hoặc BCWP là tổng chi phí của công việc đã hoàn thành / thực hiện tính đến ngày báo cáo.

Nó được tính như sau:

EV or BCWP = Baselined Cost × % Complete Actual

Tất cả ba yếu tố này có thể được bắt nguồn từ Cơ cấu phân chia công việc bằng cách liên kết chi phí với từng nhiệm vụ. Đối với một dự án lớn, sẽ là một công việc tẻ nhạt khi tính toán các yếu tố này theo cách thủ công. Các công cụ phần mềm lập lịch như Microsoft Project được sử dụng để tính toán ba yếu tố này.

NOTE: % Hoàn thành theo Kế hoạch và% Hoàn thành Thực tế được xác định bên dưới.

% Hoàn thành đã lên kế hoạch

Phần trăm công việc đã được lên kế hoạch để hoàn thành vào Ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Planned = PV / BAC

% Hoàn thành Thực tế

Phần trăm công việc đã thực sự hoàn thành trước Ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Actual = AC / EAC

Phương sai chi phí (CV) là một yếu tố rất quan trọng để đo lường hiệu quả hoạt động của dự án. CV cho biết dự án vượt quá - hoặc dưới ngân sách.

CV có thể được tính bằng công thức sau:

Cost Variance (CV) = Earned Value (EV) − Actual Cost (AC)

HOẶC LÀ

Cost Variance (CV) = BCWP − ACWP

Công thức nêu trên đưa ra phương sai về chi phí.
CV tích cực cho biết dự án dưới ngân sách.
CV âm cho biết dự án vượt quá ngân sách.

Phương sai chi phí%

Phương sai chi phí% cho biết dự án vượt - hoặc dưới ngân sách theo tỷ lệ phần trăm.

% Phương sai Chi phí có thể được tính bằng công thức sau:

CV % = Cost Variance (CV) ⁄ Earned Value (EV)

HOẶC LÀ

CV % = CV ⁄ BCWP

Công thức được đề cập ở trên đưa ra phương sai về phần trăm.
Phương sai dương% cho biết% dưới ngân sách
Phương sai âm% cho biết% vượt quá ngân sách.

Chỉ báo Hiệu suất Chi phí

Chỉ số thực hiện chi phí (CPI) là chỉ số thể hiện hiệu quả sử dụng các nguồn lực của dự án. CPI có thể được tính theo công thức sau:

CPI = Earned Value (EV) ⁄ Actual Cost (AC)

HOẶC LÀ

CPI = BCWP ⁄ ACWP

Công thức nêu trên cho biết hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực được phân bổ cho dự án.
Giá trị CPI trên 1 cho thấy hiệu quả sử dụng các nguồn lực được phân bổ cho dự án là tốt.
Giá trị CPI dưới 1 cho thấy hiệu quả sử dụng các nguồn lực phân bổ cho dự án chưa tốt.

Hoàn thành Chỉ báo Hiệu suất Chi phí

Chỉ số Hiệu suất Chi phí Hoàn thành (TCPI) là một chỉ số cho thấy hiệu quả mà các nguồn lực trong dự án sẽ được sử dụng cho phần còn lại của dự án. Nó có thể được tính bằng công thức sau:

TCPI = ( Total Budget − EV ) ⁄ ( Total Budget − AC )

HOẶC LÀ

TCPI = ( Total Budget − BCWP ) ⁄ ( Total Budget − ACWP )

Công thức được đề cập ở trên cho biết hiệu quả mà nhóm dự án sẽ được sử dụng trong phần còn lại của dự án.
Giá trị TCPI trên 1 cho thấy việc sử dụng nhóm dự án cho phần còn lại của dự án có thể nghiêm ngặt.
Giá trị TCPI dưới 1 cho thấy việc sử dụng nhóm dự án cho phần còn lại của dự án nên được khoan dung.

Phương sai lịch biểu (SV) cho biết dự án đang chạy trước hoặc sau bao nhiêu.

Nó có thể được tính bằng công thức sau:

Schedule Variance (SV) = Earned Value (EV) − Planned Value (PV)

HOẶC LÀ

Schedule Variance (SV) = BCWP − BCWS

Công thức được đề cập ở trên đưa ra phương sai về chi phí cho biết bao nhiêu chi phí của công việc vẫn chưa được hoàn thành theo lịch trình hoặc bao nhiêu chi phí của công việc đã được hoàn thành và cao hơn chi phí đã định.
SV tích cực cho thấy chúng tôi đang đi trước kế hoạch.
SV tiêu cực cho thấy chúng tôi đang chậm tiến độ.

Lập lịch phương sai%

Phương sai lịch biểu% cho biết dự án đang chạy trước hay chậm tiến độ bao nhiêu theo tỷ lệ phần trăm.

Lịch trình% Phương sai có thể được tính bằng công thức sau:

SV % = Schedule Variance (SV) ⁄ Planned Value (PV)

HOẶC LÀ

SV % = SV ⁄ BCWS

Công thức được đề cập ở trên đưa ra phương sai về tỷ lệ phần trăm cho biết bao nhiêu phần trăm công việc vẫn chưa được hoàn thành theo lịch trình hoặc bao nhiêu phần trăm công việc đã được hoàn thành vượt và cao hơn chi phí đã định.
Phương sai dương% cho biết% trước thời hạn.
Phương sai âm% cho biết% chậm so với kế hoạch.

Lập lịch Chỉ báo Hiệu suất

Chỉ số Hiệu suất Lịch trình (SPI) là chỉ số thể hiện hiệu quả của thời gian được sử dụng cho dự án. SPI có thể được tính bằng công thức sau:

SPI = Earned Value (EV) ⁄ Planned Value (PV)

HOẶC LÀ

SPI = BCWP ⁄ BCWS

Công thức nêu trên cho thấy hiệu quả của nhóm dự án trong việc sử dụng thời gian được phân bổ cho dự án.
Giá trị SPI trên 1 cho thấy nhóm dự án rất hiệu quả trong việc sử dụng thời gian được phân bổ cho dự án.
Giá trị SPI dưới 1 cho thấy nhóm dự án kém hiệu quả hơn trong việc sử dụng thời gian được phân bổ cho dự án.

Để hoàn thành chỉ báo hiệu suất lịch biểu

Chỉ số Hiệu suất Hoàn thành Lịch trình (TSPI) là một chỉ số cho thấy hiệu quả mà thời gian còn lại của dự án sẽ được sử dụng. Nó có thể được tính bằng công thức sau:

TSPI = ( Total Budget − EV ) ⁄ ( Total Budget − PV )

HOẶC LÀ

TSPI = ( Total Budget − BCWP ) ⁄ ( Total Budget − BCWS )

Công thức được đề cập ở trên cho biết hiệu quả mà nhóm dự án nên sử dụng thời gian còn lại được phân bổ cho dự án.
Giá trị TSPI dưới 1 cho thấy nhóm dự án có thể khoan dung trong việc sử dụng thời gian còn lại được phân bổ cho dự án.
Giá trị TSPI trên 1 cho thấy nhóm dự án cần làm việc chăm chỉ hơn trong việc sử dụng thời gian còn lại được phân bổ cho dự án.

Ngân sách khi hoàn thành

Ngân sách lúc Hoàn thành (BAC) là tổng ngân sách được phân bổ cho dự án.
BAC thường được vẽ theo thời gian. Ví dụ: các khoảng thời gian báo cáo (Hàng tháng, Hàng tuần, v.v.)
BAC được sử dụng để tính Ước tính khi Hoàn thành (EAC), được giải thích trong phần tiếp theo.
BAC cũng được sử dụng để tính toán TCPI và TSPI.

BAC được tính theo công thức sau:

BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate

Ước tính để hoàn thành

Ước tính để Hoàn thành (ETC) là chi phí ước tính cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án.
ETC được tính toán và áp dụng khi các giả định ước tính trong quá khứ trở nên không hợp lệ và phát sinh nhu cầu ước tính mới.
ETC được sử dụng để tính Ước tính khi hoàn thành (EAC).

Ước tính khi hoàn thành

Ước tính khi hoàn thành (EAC) là chi phí ước tính của dự án khi kết thúc dự án.

Có ba phương pháp để tính EAC:

Variances are typical - Phương pháp này được sử dụng khi các phương sai ở giai đoạn hiện tại là điển hình và dự kiến sẽ không xảy ra trong tương lai.
Past estimating assumptions are not valid - Phương pháp này được sử dụng khi các giả định ước tính trong quá khứ không còn hiệu lực và các ước tính mới được áp dụng cho dự án.
Variances will be present in the future - Phương pháp này được sử dụng khi giả định rằng các phương sai hiện tại sẽ tiếp tục hiện diện trong tương lai.

Công thức tính toán của ba phương pháp như dưới đây:

AC + (BAC - EV)
AC + ETC (Ước tính Để Hoàn thành)
AC + (BAC - EV) ⁄ CPI

Phương sai khi hoàn thành

Phương sai khi hoàn thành (VAC) là phương sai trên tổng ngân sách khi kết thúc dự án.

Đây là sự khác biệt giữa chi phí dự kiến ban đầu (cơ sở) của dự án so với chi phí dự kiến hiện tại.

VAC được tính theo công thức sau:

VAC = BAC − EAC

% Hoàn thành đã lên kế hoạch

Phần trăm công việc đã được lên kế hoạch để hoàn thành vào Ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Planned = PV ⁄ BAC

% Hoàn thành Thực tế

Phần trăm công việc đã thực sự hoàn thành trước Ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Actual = AC ⁄ EAC

Để minh họa khái niệm EVM và tất cả các công thức, hãy giả sử một dự án có chính xác một nhiệm vụ. Nhiệm vụ được hoàn thành lúc 8 giờ, nhưng 11 giờ đã được sử dụng và ước tính để hoàn thành là 1 giờ nữa. Nhiệm vụ đã được hoàn thành.

Giả sử Tỷ lệ hàng giờ là 100 đô la mỗi giờ.

Sử dụng thông tin này:

PV or BCWS = Hourly Rate × Total Hours Planned or Scheduled

PV = $ 100 * 8 giờ = $ 800

AC or ACWP = Hourly Rate × Total Hours Spent

AC = $ 100 * 11 giờ = $ 1100

EV or BCWP = Baselined Cost × % Complete Actual

EV = mức cơ bản là 800 đô la * 91,7% hoàn thành = 734 đô la

(LƯU Ý% Hoàn thành Thực tế (bên dưới) để nhận 91,7%)

BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate

BAC = 8 giờ * $ 100 = $ 800

EAC = AC + ETC