Kỹ thuật ước tính - WBS
Cấu trúc phân chia công việc (WBS), trong Quản lý dự án và Kỹ thuật hệ thống, là sự phân rã theo hướng có thể phân phối của một dự án thành các thành phần nhỏ hơn. WBS là một dự án quan trọng có thể phân phối giúp tổ chức công việc của nhóm thành các phần có thể quản lý được. Cơ quan tri thức quản lý dự án (PMBOK) định nghĩa WBS là "sự phân tách thứ bậc theo định hướng có thể phân phối của công việc sẽ được thực hiện bởi nhóm dự án."
Phần tử WBS có thể là sản phẩm, dữ liệu, dịch vụ hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của chúng. WBS cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết để ước tính và kiểm soát chi phí cùng với việc cung cấp hướng dẫn để phát triển và kiểm soát lịch trình.
Đại diện của WBS
WBS được biểu diễn dưới dạng danh sách phân cấp các hoạt động công việc của dự án. Có hai định dạng WBS -
- Chế độ xem phác thảo (Định dạng thụt lề)
- Chế độ xem cấu trúc cây (Sơ đồ tổ chức)
Trước tiên, chúng ta hãy thảo luận về cách sử dụng dạng xem phác thảo để chuẩn bị một WBS.
Xem phác thảo
Dạng xem phác thảo là một bố cục rất thân thiện với người dùng. Nó thể hiện một cái nhìn tốt về toàn bộ dự án và cũng cho phép dễ dàng sửa đổi. Nó sử dụng các con số để ghi lại các giai đoạn khác nhau của một dự án. Nó trông giống như sau:
Software Development
Scope
- Xác định phạm vi dự án
- Tài trợ dự án an toàn
- Xác định tài nguyên sơ bộ
- Bảo mật tài nguyên cốt lõi
- Phạm vi hoàn thành
Analysis/Software Requirements
- Tiến hành phân tích nhu cầu
- Dự thảo thông số kỹ thuật phần mềm sơ bộ
- Xây dựng ngân sách sơ bộ
- Xem xét thông số kỹ thuật / ngân sách phần mềm với nhóm
- Kết hợp phản hồi về thông số kỹ thuật phần mềm
- Phát triển tiến trình giao hàng
- Nhận được sự chấp thuận để tiếp tục (khái niệm, tiến trình thời gian và ngân sách)
- Bảo mật tài nguyên cần thiết
- Phân tích hoàn thành
Design
- Xem xét thông số kỹ thuật phần mềm sơ bộ
- Phát triển các thông số kỹ thuật chức năng
- Nhận được sự chấp thuận để tiếp tục
- Thiết kế hoàn chỉnh
Development
- Xem lại thông số kỹ thuật chức năng
- Xác định các thông số thiết kế mô-đun / phân cấp
- Phát triển mã
- Thử nghiệm dành cho nhà phát triển (gỡ lỗi chính)
- Phát triển hoàn thành
Testing
- Phát triển kế hoạch kiểm tra đơn vị bằng cách sử dụng các thông số kỹ thuật của sản phẩm
- Phát triển kế hoạch kiểm tra tích hợp bằng cách sử dụng các thông số kỹ thuật của sản phẩm
Training
- Phát triển các đặc điểm đào tạo cho người dùng cuối
- Xác định phương pháp phân phối đào tạo (trực tuyến, lớp học, v.v.)
- Xây dựng tài liệu đào tạo
- Hoàn thiện tài liệu đào tạo
- Xây dựng cơ chế phân phối đào tạo
- Tài liệu đào tạo hoàn chỉnh
Deployment
- Xác định chiến lược triển khai cuối cùng
- Phát triển phương pháp triển khai
- Tài nguyên triển khai an toàn
- Đào tạo nhân viên hỗ trợ
- Triển khai phần mềm
- Triển khai hoàn tất
Bây giờ chúng ta hãy xem qua chế độ xem cấu trúc cây.
Chế độ xem cấu trúc cây
Chế độ xem Cấu trúc Cây trình bày một cái nhìn rất dễ hiểu về toàn bộ dự án. Hình minh họa sau đây cho thấy một dạng xem cấu trúc cây trông như thế nào. Loại cấu trúc sơ đồ tổ chức này có thể được vẽ dễ dàng với các tính năng có sẵn trong MS-Word.
Các loại WBS
Có hai loại WBS -
Functional WBS- Trong WBS chức năng, hệ thống bị hỏng dựa trên các chức năng trong ứng dụng được phát triển. Điều này rất hữu ích trong việc ước tính kích thước của hệ thống.
Activity WBS- Trong WBS hoạt động, hệ thống bị hỏng dựa trên các hoạt động trong hệ thống. Các hoạt động được chia nhỏ thành các nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích trong việc ước tính nỗ lực và lịch trình trong hệ thống.
Kích thước ước tính
Step 1 - Bắt đầu với WBS chức năng.
Step 2 - Xét các nút lá.
Step 3 - Sử dụng Analogy hoặc Wideband Delphi để ước tính kích thước.
Ước tính nỗ lực
Step 1- Sử dụng kỹ thuật Wideband Delphi để xây dựng WBS. Chúng tôi đề xuất rằng các nhiệm vụ không nên kéo dài hơn 8 giờ. Nếu một nhiệm vụ có thời lượng lớn hơn, hãy chia nó ra.
Step 2 - Sử dụng Kỹ thuật Delphi băng rộng hoặc Ước tính ba điểm để đạt được Ước tính Nỗ lực cho Nhiệm vụ.
Lập lịch trình
Khi WBS đã sẵn sàng và đã biết được các ước tính về quy mô và nỗ lực, bạn đã sẵn sàng lên lịch cho các nhiệm vụ.
Trong khi lên lịch các nhiệm vụ, cần tính đến một số điều nhất định -
Precedence - Một nhiệm vụ phải xảy ra trước một nhiệm vụ khác được cho là có quyền ưu tiên của nhiệm vụ kia.
Concurrence - Nhiệm vụ đồng thời là những công việc có thể xảy ra cùng một lúc (song song).
Critical Path - Tập hợp cụ thể các nhiệm vụ tuần tự phụ thuộc vào ngày hoàn thành dự án.
- Tất cả các dự án đều có một con đường quan trọng.
- Đẩy nhanh các nhiệm vụ không quan trọng không trực tiếp rút ngắn lịch trình.
Phương pháp đường dẫn quan trọng
Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM) là quá trình xác định và tối ưu hóa đường dẫn quan trọng. Các nhiệm vụ đường dẫn không quan trọng có thể bắt đầu sớm hơn hoặc muộn hơn mà không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành.
Xin lưu ý rằng đường dẫn quan trọng có thể thay đổi thành đường dẫn khác khi bạn rút ngắn đường dẫn hiện tại. Ví dụ, đối với WBS trong hình trước, đường dẫn quan trọng sẽ như sau:
Vì ngày hoàn thành dự án dựa trên một tập hợp các nhiệm vụ tuần tự, các nhiệm vụ này được gọi là các nhiệm vụ quan trọng.
Ngày hoàn thành dự án không dựa trên việc đào tạo, tài liệu và triển khai. Nhiệm vụ như vậy được gọi là nhiệm vụ không quan trọng.
Mối quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ
Một số thời điểm nhất định, trong khi lập lịch, bạn có thể phải xem xét các mối quan hệ phụ thuộc vào nhiệm vụ. Các Mối quan hệ Phụ thuộc Nhiệm vụ quan trọng là -
- Kết thúc để Bắt đầu (FS)
- Kết thúc để Kết thúc (FF)
Kết thúc để Bắt đầu (FS)
Trong mối quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ Finish-to-Start (FS), Nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi Nhiệm vụ A hoàn thành.
Kết thúc để Kết thúc (FF)
Trong mối quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ Kết thúc đến Kết thúc (FF), Nhiệm vụ B không thể hoàn thành cho đến khi Nhiệm vụ A hoàn thành.
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh, được điều chỉnh bởi Karol Adamiecki vào năm 1896 và được Henry Gantt độc lập vào những năm 1910, minh họa lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt minh họa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các yếu tố đầu cuối và các yếu tố tóm tắt của một dự án.
Bạn có thể đưa Định dạng Đường viền trong Hình 2 vào Microsoft Project để có được Dạng xem Biểu đồ Gantt.
Các cột mốc
Các mốc quan trọng là giai đoạn quan trọng trong lịch trình của bạn. Chúng sẽ có thời hạn bằng 0 và được sử dụng để gắn cờ rằng bạn đã hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Các cột mốc thường được thể hiện dưới dạng một viên kim cương.
Ví dụ, trong Biểu đồ Gantt ở trên, Hoàn thành Thiết kế và Hoàn thành Phát triển được hiển thị dưới dạng các mốc quan trọng, được thể hiện bằng hình kim cương.
Các mốc quan trọng có thể được gắn với Điều khoản hợp đồng.
Ưu điểm của Ước tính bằng WBS
WBS đơn giản hóa quá trình ước tính dự án ở một mức độ lớn. Nó cung cấp những ưu điểm sau so với các kỹ thuật ước tính khác:
Trong WBS, toàn bộ công việc cần thực hiện của dự án được xác định. Do đó, bằng cách xem xét WBS với các bên liên quan của dự án, bạn sẽ ít có khả năng bỏ sót bất kỳ công việc nào cần thiết để cung cấp các sản phẩm dự án mong muốn.
WBS dẫn đến ước tính chi phí và lịch trình chính xác hơn.
Người quản lý dự án thu hút sự tham gia của nhóm để hoàn thiện WBS. Sự tham gia này của nhóm tạo ra sự nhiệt tình và trách nhiệm trong dự án.
WBS cung cấp cơ sở cho việc phân công nhiệm vụ. Vì một nhiệm vụ chính xác được giao cho một thành viên trong nhóm cụ thể, người sẽ chịu trách nhiệm về thành tích của nó.
WBS cho phép giám sát và kiểm soát ở cấp tác vụ. Điều này cho phép bạn đo lường tiến độ và đảm bảo rằng dự án của bạn sẽ được giao đúng thời hạn.