Excel Power Pivot - Đang tải dữ liệu

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách tải dữ liệu vào Power Pivot.

Bạn có thể tải dữ liệu vào Power Pivot theo hai cách:

Tải dữ liệu vào Excel và thêm nó vào Mô hình Dữ liệu
Tải trực tiếp dữ liệu vào PowerPivot, điền Mô hình Dữ liệu, là cơ sở dữ liệu PowerPivot.

Nếu bạn muốn có dữ liệu cho Power Pivot, hãy thực hiện theo cách thứ hai mà Excel thậm chí không biết về nó. Điều này là do bạn sẽ chỉ tải dữ liệu một lần, ở định dạng nén cao. Để hiểu mức độ khác biệt, giả sử bạn tải dữ liệu vào Excel bằng cách thêm dữ liệu đó vào Mô hình Dữ liệu trước tiên, kích thước tệp là 10 MB.

Nếu bạn tải dữ liệu vào PowerPivot, và do đó vào Mô hình Dữ liệu, bỏ qua bước bổ sung của Excel, thì kích thước tệp của bạn có thể chỉ dưới 1 MB.

Nguồn dữ liệu được hỗ trợ bởi Power Pivot

Bạn có thể nhập dữ liệu vào Mô hình Dữ liệu Power Pivot từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau hoặc thiết lập kết nối và / hoặc sử dụng các kết nối hiện có. Power Pivot hỗ trợ các nguồn dữ liệu sau:

Cơ sở dữ liệu quan hệ SQL Server
Cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Dịch vụ phân tích máy chủ SQL
Dịch vụ báo cáo SQL Server (SQL 2008 R2)
Nguồn cấp dữ liệu ATOM
Tệp văn bản
Microsoft SQL Azure
Oracle
Teradata
Sybase
Informix
DB2 của IBM
Liên kết đối tượng và cơ sở dữ liệu nhúng / Kết nối cơ sở dữ liệu mở
Nguồn (OLEDB / ODBC)
Tệp Microsoft Excel
Tệp văn bản

Tải dữ liệu trực tiếp vào PowerPivot

Để tải dữ liệu trực tiếp vào Power Pivot, hãy thực hiện như sau:

Mở một sổ làm việc mới.
Bấm vào tab POWERPIVOT trên ruy-băng.
Nhấp vào Quản lý trong nhóm Mô hình Dữ liệu.

Cửa sổ PowerPivot mở ra. Bây giờ bạn có hai cửa sổ - cửa sổ sổ làm việc Excel và cửa sổ PowerPivot cho Excel được kết nối với sổ làm việc của bạn.

Nhấn vào Home trong cửa sổ PowerPivot.
Nhấp chuột From Database trong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài.
Lựa chọn From Access.

Trình hướng dẫn Nhập Bảng xuất hiện.

Duyệt đến tệp cơ sở dữ liệu Access.
Cung cấp tên kết nối thân thiện.
Nếu cơ sở dữ liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy điền thêm các chi tiết đó.

Nhấn vào Next→ nút. Trình hướng dẫn Nhập Bảng hiển thị các tùy chọn để chọn cách nhập dữ liệu.

Bấm Chọn từ danh sách các bảng và dạng xem để chọn dữ liệu cần nhập.

Nhấn vào Next→ nút. Trình hướng dẫn Nhập Bảng hiển thị các bảng và dạng xem trong cơ sở dữ liệu Access mà bạn đã chọn.

Đánh dấu vào ô Huy chương.

Như bạn có thể quan sát, bạn có thể chọn các bảng bằng cách chọn các hộp, xem trước và lọc các bảng trước khi thêm vào Pivot Table và / hoặc chọn các bảng có liên quan.

Nhấn vào Preview & Filter cái nút.

Như bạn thấy, bạn có thể chọn các cột cụ thể bằng cách chọn các hộp trong nhãn cột, lọc các cột bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống trong nhãn cột để chọn các giá trị được đưa vào.

Bấm OK.
Nhấn vào Select Related Tables cái nút.
Power Pivot kiểm tra bảng nào khác có liên quan đến bảng Huy chương đã chọn, nếu tồn tại mối quan hệ.

Bạn có thể thấy rằng Power Pivot nhận thấy rằng bảng Kỷ luật có liên quan đến bảng Huy chương và đã chọn nó. Nhấp vào Kết thúc.

Trình hướng dẫn nhập bảng hiển thị - Importingvà hiển thị trạng thái nhập. Quá trình này sẽ mất vài phút và bạn có thể ngừng nhập bằng cách nhấp vàoStop Import cái nút.

Sau khi dữ liệu được nhập, Trình hướng dẫn Nhập Bảng hiển thị - Successvà hiển thị kết quả nhập như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Nhấp vào Đóng.

Power Pivot hiển thị hai bảng đã nhập trong hai tab.

Bạn có thể cuộn qua các bản ghi (các hàng của bảng) bằng cách sử dụng Record mũi tên bên dưới các tab.

Trình hướng dẫn nhập bảng

Trong phần trước, bạn đã học cách nhập dữ liệu từ Access thông qua Trình hướng dẫn Nhập Bảng.

Lưu ý rằng các tùy chọn của Trình hướng dẫn Nhập Bảng thay đổi theo nguồn dữ liệu được chọn để kết nối. Bạn có thể muốn biết bạn có thể chọn nguồn dữ liệu nào.

Nhấp chuột From Other Sources trong cửa sổ Power Pivot.

Trình hướng dẫn Nhập Bảng - Connect to a Data Sourcexuất hiện. Bạn có thể tạo kết nối với nguồn dữ liệu hoặc bạn có thể sử dụng kết nối đã tồn tại.

Bạn có thể cuộn qua danh sách kết nối trong Trình hướng dẫn nhập bảng để biết các kết nối dữ liệu tương thích với Power Pivot.

Cuộn xuống Tệp Văn bản.
Lựa chọn Excel File.

Nhấn vào Next→ nút. Trình hướng dẫn Nhập Bảng hiển thị - Kết nối với Tệp Microsoft Excel.
Duyệt đến tệp Excel trong hộp Đường dẫn Tệp Excel.
Kiểm tra hộp - Use first row as column headers.

Nhấn vào Next→ nút. Trình hướng dẫn Nhập Bảng hiển thị -Select Tables and Views.
Kiểm tra hộp Product Catalog$. Nhấn vàoFinish cái nút.

Bạn sẽ thấy như sau Successthông điệp. Nhấp vào Đóng.

Bạn đã nhập một bảng và bạn cũng đã tạo kết nối đến tệp Excel có chứa một số bảng khác.

Mở các kết nối hiện có

Khi bạn đã thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu, bạn có thể mở nó sau.

Bấm Kết nối Hiện có trong cửa sổ PowerPivot.

Hộp thoại Kết nối Hiện có xuất hiện. Chọn Dữ liệu Bán hàng Excel từ danh sách.

Nhấp vào nút Mở. Trình hướng dẫn Nhập Bảng xuất hiện hiển thị các bảng và dạng xem.

Chọn bảng mà bạn muốn nhập và nhấp vào Finish.

Năm bảng đã chọn sẽ được nhập. Nhấp chuộtClose.

Bạn có thể thấy rằng năm bảng được thêm vào Power Pivot, mỗi bảng nằm trong một tab mới.

Tạo bảng được liên kết

Bảng được liên kết là một liên kết trực tiếp giữa bảng trong Excel và bảng trong Mô hình Dữ liệu. Cập nhật bảng trong Excel tự động cập nhật dữ liệu trong bảng dữ liệu trong mô hình.

Bạn có thể liên kết bảng Excel với Power Pivot trong một vài bước như sau:

Tạo bảng Excel với dữ liệu.
Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
Nhấp chuột Add to Data Model trong nhóm Bàn.

Bảng Excel được liên kết với Bảng Dữ liệu tương ứng trong PowerPivot.

Bạn có thể thấy rằng Công cụ Bảng với tab - Bảng được Liên kết được thêm vào cửa sổ Power Pivot. Nếu bạn nhấp vàoGo to Excel Table, bạn sẽ chuyển sang trang tính Excel. Nếu bạn nhấp vàoManage, bạn sẽ chuyển trở lại bảng được liên kết trong cửa sổ Power Pivot.

Bạn có thể cập nhật bảng được liên kết tự động hoặc thủ công.

Lưu ý rằng bạn chỉ có thể liên kết một bảng Excel nếu nó hiện diện trong sổ làm việc với Power Pivot. Nếu bạn có các bảng Excel trong một sổ làm việc riêng biệt, thì bạn phải tải chúng như được giải thích trong phần tiếp theo.

Đang tải từ tệp Excel

Nếu bạn muốn tải dữ liệu từ sổ làm việc Excel, hãy ghi nhớ những điều sau:

Power Pivot coi sổ làm việc Excel khác là cơ sở dữ liệu và chỉ các trang tính được nhập.
Power Pivot tải từng trang tính dưới dạng bảng.
Power Pivot không thể nhận dạng các bảng đơn lẻ. Do đó, Power Pivot không thể nhận dạng nếu có nhiều bảng trên một trang tính.
Power Pivot không thể nhận ra bất kỳ thông tin bổ sung nào ngoài bảng trên trang tính.

Do đó, giữ mỗi bảng trong một trang tính riêng biệt.

Khi dữ liệu của bạn trong sổ làm việc đã sẵn sàng, bạn có thể nhập dữ liệu như sau:

Nhấp chuột From Other Sources trong nhóm Lấy Dữ liệu Ngoài trong cửa sổ Power Pivot.
Tiến hành như đã cho trong phần - Trình hướng dẫn Nhập Bảng.

Sau đây là sự khác biệt giữa bảng Excel được liên kết và bảng Excel được nhập:

Các bảng được liên kết cần phải nằm trong cùng một sổ làm việc Excel trong đó cơ sở dữ liệu Power Pivot được lưu trữ. Nếu dữ liệu đã tồn tại trong các sổ làm việc Excel khác, thì không có ích gì khi sử dụng tính năng này.
Tính năng nhập Excel cho phép bạn tải dữ liệu từ các sổ làm việc Excel khác nhau.
Tải dữ liệu từ sổ làm việc Excel không tạo liên kết giữa hai tệp. Power Pivot chỉ tạo một bản sao của dữ liệu trong khi nhập.
Khi tệp Excel gốc được cập nhật, dữ liệu trong Power Pivot sẽ không được làm mới. Bạn cần đặt chế độ cập nhật thành tự động hoặc cập nhật dữ liệu theo cách thủ công, trong tab Bảng được Liên kết của cửa sổ Power Pivot.

Đang tải từ tệp văn bản

Một trong những kiểu biểu diễn dữ liệu phổ biến là với định dạng được gọi là các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (csv). Mỗi hàng / bản ghi dữ liệu được biểu thị bằng một dòng văn bản, trong đó các cột / trường được phân tách bằng dấu phẩy. Nhiều cơ sở dữ liệu cung cấp tùy chọn lưu vào tệp định dạng csv.

Nếu bạn muốn tải tệp csv vào Power Pivot, bạn phải sử dụng tùy chọn Tệp Văn bản. Giả sử bạn có tệp văn bản sau với định dạng csv -

Bấm vào tab PowerPivot.
Bấm vào tab Trang đầu trong cửa sổ PowerPivot.
Nhấp chuột From Other Sourcestrong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. Trình hướng dẫn Nhập Bảng xuất hiện.
Cuộn xuống Tệp Văn bản.

Nhấp vào Tệp Văn bản.
Nhấn vào Next→ nút. Trình hướng dẫn Nhập bảng xuất hiện cùng với màn hình - Kết nối với Tệp phẳng.
Duyệt đến tệp văn bản trong hộp Đường dẫn Tệp. Tệp csv thường có dòng đầu tiên đại diện cho tiêu đề cột.
Chọn hộp Sử dụng hàng đầu tiên làm tiêu đề cột, nếu dòng đầu tiên có tiêu đề.
Trong hộp Dấu phân tách cột, mặc định là Dấu phẩy (,), nhưng trong trường hợp tệp văn bản của bạn có bất kỳ toán tử nào khác như Tab, Dấu chấm phẩy, Dấu cách, Dấu hai chấm hoặc Thanh dọc, thì hãy chọn toán tử đó.

Như bạn có thể quan sát, có một bản xem trước bảng dữ liệu của bạn. Nhấp vào Kết thúc.

Power Pivot tạo bảng dữ liệu trong Mô hình Dữ liệu.

Đang tải từ Clipboard

Giả sử, bạn có dữ liệu trong ứng dụng không được Power Pivot nhận dạng là nguồn dữ liệu. Để tải dữ liệu này vào Power Pivot, bạn có hai tùy chọn:

Sao chép dữ liệu vào tệp Excel và sử dụng tệp Excel làm nguồn dữ liệu cho Power Pivot.
Sao chép dữ liệu để nó nằm trên khay nhớ tạm và dán vào Power Pivot.

Bạn đã học tùy chọn đầu tiên trong phần trước. Và điều này thích hợp hơn với tùy chọn thứ hai, như bạn sẽ tìm thấy ở cuối phần này. Tuy nhiên, bạn nên biết cách sao chép dữ liệu từ khay nhớ tạm vào Power Pivot.

Giả sử bạn có dữ liệu trong một tài liệu word như sau:

Word không phải là nguồn dữ liệu cho Power Pivot. Do đó, hãy thực hiện như sau:

Chọn bảng trong tài liệu Word.
Sao chép và Dán nó trong cửa sổ PowerPivot.

Các Paste Preview hộp thoại xuất hiện.

Đặt tên là Word-Employee table.
Kiểm tra hộp Use first row as column headers và bấm OK.

Dữ liệu được sao chép vào khay nhớ tạm sẽ được dán vào bảng dữ liệu mới trong Power Pivot, với tab - bảng Word-Employee.

Giả sử, bạn muốn thay thế bảng này bằng nội dung mới.

Sao chép bảng từ Word.
Nhấp vào Dán Thay thế.

Hộp thoại Paste Preview xuất hiện. Xác minh nội dung mà bạn đang sử dụng để thay thế.

Bấm OK.

Như bạn có thể quan sát, nội dung của bảng dữ liệu trong Power Pivot được thay thế bằng nội dung trong khay nhớ tạm.

Giả sử bạn muốn thêm hai hàng dữ liệu mới vào một bảng dữ liệu. Trong bảng trong tài liệu Word, bạn có hai hàng tin tức.

Chọn hai hàng mới.
Nhấp vào Sao chép.
Nhấp chuột Paste Appendtrong cửa sổ Power Pivot. Hộp thoại Paste Preview xuất hiện.
Xác minh nội dung mà bạn đang sử dụng để thêm vào.

Nhấn OK để tiếp tục.

Như bạn có thể quan sát, nội dung của bảng dữ liệu trong Power Pivot được nối với nội dung trong khay nhớ tạm.

Ở phần đầu của phần này, chúng tôi đã nói rằng sao chép dữ liệu vào tệp excel và sử dụng bảng được liên kết sẽ tốt hơn sao chép từ khay nhớ tạm.

Điều này là do những lý do sau:

Nếu bạn sử dụng bảng được liên kết, bạn biết nguồn dữ liệu. Mặt khác, bạn sẽ không biết nguồn của dữ liệu sau này hoặc nếu nó được sử dụng bởi một người khác.
Bạn có thông tin theo dõi trong tệp Word, chẳng hạn như khi dữ liệu được thay thế và khi dữ liệu được nối thêm. Tuy nhiên, không có cách nào sao chép thông tin đó vào Power Pivot. Nếu bạn sao chép dữ liệu trước vào một tệp excel, bạn có thể giữ lại thông tin đó để sử dụng sau này.
Trong khi sao chép từ khay nhớ tạm, nếu bạn muốn thêm một số nhận xét, bạn không thể làm như vậy. Nếu bạn sao chép vào tệp Excel trước, bạn có thể chèn nhận xét vào bảng Excel sẽ được liên kết với Power Pivot.
Không có cách nào để làm mới dữ liệu được sao chép từ khay nhớ tạm. Nếu dữ liệu từ một bảng được liên kết, bạn luôn có thể đảm bảo rằng dữ liệu được cập nhật.