Excel Power Pivot - Quản lý Mô hình Dữ liệu

Công dụng chính của Power Pivot là khả năng quản lý các bảng dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng, để tạo điều kiện phân tích dữ liệu từ một số bảng. Bạn có thể thêm bảng excel vào Mô hình Dữ liệu khi đang tạo PivotTable hoặc trực tiếp từ Ruy băng PowerPivot.

Bạn chỉ có thể phân tích dữ liệu từ nhiều bảng khi các mối quan hệ giữa chúng tồn tại. Với Power Pivot, bạn có thể tạo mối quan hệ từ Dạng xem Dữ liệu hoặc Dạng xem Sơ đồ. Hơn nữa, nếu bạn đã chọn thêm một bảng vào Power Pivot, bạn cũng cần thêm một mối quan hệ.

Thêm Bảng Excel vào Mô hình Dữ liệu với PivotTable

Khi bạn tạo PivotTable trong Excel, nó chỉ dựa trên một bảng / dải ô duy nhất. Trong trường hợp bạn muốn thêm nhiều bảng hơn vào PivotTable, bạn có thể làm như vậy với Mô hình Dữ liệu.

Giả sử bạn có hai trang tính trong sổ làm việc của mình -

Một chứa dữ liệu của nhân viên bán hàng và khu vực mà họ đại diện, trong một bảng- Nhân viên bán hàng.
Một cái khác chứa dữ liệu về doanh số, khu vực và tháng khôn ngoan, trong một bảng - Bán hàng.

Bạn có thể tóm tắt doanh số - nhân viên bán hàng khôn ngoan như được đưa ra bên dưới.

Nhấp vào bảng - Bán hàng.
Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng.
Chọn PivotTable trong nhóm Bảng.

Một PivotTable trống với các trường từ bảng Bán hàng - Khu vực, Tháng và Số lượng Đơn hàng sẽ được tạo. Như bạn có thể quan sát, có mộtMORE TABLES bên dưới danh sách Trường PivotTable.

Bấm vào BẢNG KHÁC.

Các Create a New PivotTablehộp thông báo xuất hiện. Thông báo được hiển thị là- Để sử dụng nhiều bảng trong phân tích của bạn, một PivotTable mới cần được tạo bằng Mô hình Dữ liệu. Bấm Có

Một PivotTable Mới sẽ được tạo như hình dưới đây -

Trong Trường PivotTable, bạn có thể thấy rằng có hai tab - ACTIVE và ALL.

Nhấp vào tab TẤT CẢ.
Hai bảng- Người bán hàng và Người bán hàng, với các trường tương ứng xuất hiện trong danh sách Trường PivotTable.
Nhấp vào trường Người bán hàng trong bảng Người bán hàng và kéo trường đó vào vùng ROWS.
Nhấp vào trường Tháng trong bảng Doanh số và kéo trường đó vào vùng ROWS.
Nhấp vào trường Số tiền đặt hàng trong bảng Doanh số và kéo nó vào vùng ∑ VALUES.

PivotTable được tạo. Một thông báo xuất hiện trong Trường PivotTable -Relationships between tables may be needed.

Nhấp vào nút TẠO bên cạnh thư. CácCreate Relationship hộp thoại xuất hiện.

Dưới Table, chọn Bán hàng.
Dưới Column (Foreign) , chọn Khu vực.
Dưới Related Table, chọn Nhân viên bán hàng.
Dưới Related Column (Primary) , chọn Khu vực.
Bấm OK.

PivotTable của bạn từ hai bảng trên hai trang tính đã sẵn sàng.

Hơn nữa, như Excel đã nêu trong khi thêm bảng thứ hai vào PivotTable, PivotTable đã được tạo bằng Mô hình Dữ liệu. Để xác minh, hãy làm như sau:

Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
Nhấp chuột Managetrong nhóm Mô hình Dữ liệu. Chế độ xem Dữ liệu của Power Pivot xuất hiện.

Bạn có thể quan sát thấy rằng hai bảng Excel mà bạn đã sử dụng để tạo PivotTable được chuyển đổi thành bảng dữ liệu trong Mô hình Dữ liệu.

Thêm bảng Excel từ một sổ làm việc khác vào mô hình dữ liệu

Giả sử hai bảng - Nhân viên bán hàng và Bán hàng nằm trong hai sổ làm việc khác nhau.

Bạn có thể thêm bảng Excel từ một sổ làm việc khác vào Mô hình Dữ liệu như sau:

Nhấp vào bảng Bán hàng.
Bấm vào tab CHÈN.
Bấm PivotTable trong nhóm Bảng. CácCreate PivotTable hộp thoại xuất hiện.

Trong hộp Bảng / Phạm vi, nhập Bán hàng.
Nhấp vào Trang tính mới.
Chọn hộp Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu.
Bấm OK.

Bạn sẽ nhận được một PivotTable trống trên một trang tính mới chỉ có các trường tương ứng với bảng Bán hàng.

Bạn đã thêm dữ liệu bảng Bán hàng vào Mô hình Dữ liệu. Tiếp theo, bạn cũng phải lấy dữ liệu bảng Nhân viên bán hàng vào Mô hình Dữ liệu như sau:

Bấm vào trang tính có chứa bảng Bán hàng.
Nhấp vào tab DATA trên Ribbon.
Bấm Kết nối Hiện có trong nhóm Lấy Dữ liệu Bên ngoài. Hộp thoại Kết nối Hiện có xuất hiện.
Nhấp vào tab Bảng.

Dưới This Workbook Data Model, 1 tableđược hiển thị (Đây là bảng Doanh số mà bạn đã thêm trước đó). Bạn cũng tìm thấy hai sổ làm việc hiển thị các bảng trong đó.

Nhấp vào Người bán hàng trong Người bán hàng.xlsx.
Nhấp vào Mở. CácImport Data hộp thoại xuất hiện.
Bấm vào Báo cáo PivotTable.
Nhấp vào Trang tính mới.

Bạn có thể thấy rằng hộp - Add this data to the Data Modelđược kiểm tra và không hoạt động. Bấm OK.

PivotTable sẽ được tạo.

Như bạn có thể quan sát, hai bảng nằm trong Mô hình Dữ liệu. Bạn có thể phải tạo mối quan hệ giữa hai bảng như trong phần trước.

Thêm Bảng Excel vào Mô hình Dữ liệu từ Ruy-băng PowerPivot

Một cách khác để thêm bảng Excel vào Mô hình Dữ liệu đang thực hiện so from the PowerPivot Ribbon.

Giả sử bạn có hai trang tính trong sổ làm việc của mình -

Một chứa dữ liệu của nhân viên bán hàng và các khu vực mà họ đại diện, trong một bảng - Nhân viên bán hàng.
Một cái khác chứa dữ liệu về doanh số, khu vực và tháng khôn ngoan, trong một bảng - Bán hàng.

Trước tiên, bạn có thể thêm các bảng Excel này vào Mô hình Dữ liệu trước khi thực hiện bất kỳ phân tích nào.

Bấm vào bảng Excel - Bán hàng.
Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
Bấm Thêm vào Mô hình Dữ liệu trong nhóm Bảng.

Cửa sổ Power Pivot xuất hiện, với bảng dữ liệu Người bán hàng được thêm vào đó. Thêm một tab - Bảng được Liên kết xuất hiện trên Ruy-băng trong cửa sổ Power Pivot.

Bấm vào tab Bảng được Liên kết trên Ruy-băng.
Bấm vào Bảng Excel: Nhân viên bán hàng.

Bạn có thể thấy rằng tên của hai bảng có trong sổ làm việc của bạn được hiển thị và tên Người bán hàng được đánh dấu. Điều này có nghĩa là bảng dữ liệu Nhân viên bán hàng được liên kết với Nhân viên bán hàng trong bảng Excel.

Nhấp chuột Go to Excel Table.

Cửa sổ Excel với trang tính chứa bảng Nhân viên bán hàng xuất hiện.

Nhấp vào tab Bảng tính bán hàng.
Nhấp vào bảng Bán hàng.
Bấm Thêm vào Mô hình Dữ liệu trong nhóm Bảng trên Ruy-băng.

Bảng Excel Doanh số cũng được thêm vào Mô hình Dữ liệu.

Nếu bạn muốn thực hiện phân tích dựa trên hai bảng này, như bạn đã biết, bạn cần tạo mối quan hệ giữa hai bảng dữ liệu. Trong Power Pivot, bạn có thể thực hiện việc này theo hai cách -

Từ chế độ xem dữ liệu
Từ Chế độ xem Sơ đồ

Tạo mối quan hệ từ Chế độ xem dữ liệu

Như bạn biết rằng trong Dạng xem Dữ liệu, bạn có thể xem các bảng dữ liệu với các bản ghi dưới dạng hàng và trường dưới dạng cột.

Bấm vào tab Thiết kế trong cửa sổ Power Pivot.
Nhấp vào Tạo mối quan hệ trong nhóm Mối quan hệ. CácCreate Relationship hộp thoại xuất hiện.

Nhấp vào Bán hàng trong hộp Bảng. Đây là bảng mà mối quan hệ bắt đầu. Như bạn đã biết, Cột phải là trường có trong bảng liên quan Người bán hàng có chứa các giá trị duy nhất.
Bấm vào Vùng trong hộp Cột.
Bấm vào Nhân viên bán hàng trong hộp Bảng được Liên kết Có liên quan.

Cột được Liên kết có Liên quan được tự động điền với Khu vực.

Nhấp vào nút Tạo. Mối quan hệ được tạo ra.

Tạo mối quan hệ từ dạng xem sơ đồ

Tạo mối quan hệ từ Chế độ xem sơ đồ tương đối dễ dàng hơn. Làm theo các bước đã cho.

Bấm vào tab Trang đầu trong cửa sổ Power Pivot.
Bấm Dạng xem Sơ đồ trong nhóm Dạng xem.

Dạng xem Sơ đồ của Mô hình Dữ liệu xuất hiện trong cửa sổ Power Pivot.

Nhấp vào Khu vực trong bảng Bán hàng. Khu vực trong bảng Bán hàng được đánh dấu.
Kéo đến Khu vực trong bảng Nhân viên bán hàng. Vùng trong bảng Nhân viên bán hàng cũng được đánh dấu. Một đường xuất hiện theo hướng bạn đã kéo.
Một dòng xuất hiện từ bảng Bán hàng đến bảng Nhân viên bán hàng cho biết mối quan hệ.

Như bạn có thể thấy, một dòng xuất hiện từ bảng Bán hàng đến bảng Nhân viên bán hàng, cho biết mối quan hệ và hướng đi.

Nếu bạn muốn biết trường là một phần của mối quan hệ, hãy nhấp vào đường mối quan hệ. Dòng và trường trong cả hai bảng đều được đánh dấu.

Quản lý các mối quan hệ

Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ hiện có trong Mô hình dữ liệu.

Bấm vào tab Thiết kế trong cửa sổ Power Pivot.
Nhấp vào Quản lý mối quan hệ trong nhóm Mối quan hệ. Hộp thoại Quản lý mối quan hệ xuất hiện.

Tất cả các mối quan hệ tồn tại trong Mô hình Dữ liệu đều được hiển thị.

Để chỉnh sửa một mối quan hệ

Nhấp vào Mối quan hệ.
Nhấn vào Editcái nút. CácEdit Relationship hộp thoại xuất hiện.

Thực hiện các thay đổi cần thiết trong mối quan hệ.
Bấm OK. Những thay đổi được phản ánh trong mối quan hệ.

Để xóa một mối quan hệ

Nhấp vào Mối quan hệ.
Bấm vào nút Xóa. Thông báo cảnh báo xuất hiện cho biết các bảng bị ảnh hưởng bởi việc xóa mối quan hệ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các báo cáo.
Bấm OK nếu bạn chắc chắn muốn xóa. Mối quan hệ đã chọn sẽ bị xóa.

Làm mới dữ liệu Power Pivot

Giả sử bạn sửa đổi dữ liệu trong bảng Excel. Bạn có thể thêm / thay đổi / xóa dữ liệu trong bảng Excel.

Để làm mới dữ liệu PowerPivot, hãy làm như sau:

Bấm vào tab Bảng được Liên kết trong cửa sổ Power Pivot.
Nhấp vào Cập nhật tất cả.

Bảng dữ liệu được cập nhật với các sửa đổi được thực hiện trong bảng Excel.

Như bạn có thể quan sát, bạn không thể sửa đổi trực tiếp dữ liệu trong bảng dữ liệu. Do đó, tốt hơn là duy trì dữ liệu của bạn trong bảng Excel được liên kết với bảng dữ liệu khi bạn thêm chúng vào Mô hình Dữ liệu. Điều này tạo điều kiện cho việc cập nhật dữ liệu trong bảng dữ liệu khi bạn cập nhật dữ liệu trong bảng Excel.