Xác thực đơn đặt hàng

Quyền hạn được giao cho các Trưởng bộ phận cho phép họ giải quyết nhiều vụ việc nhất có thể trong phạm vi trách nhiệm của mình. Nói chung, những trường hợp này liên quan đến các đơn đặt hàng đủ quan trọng hoặc là các vấn đề chính sách. Trong trường hợp số ca quá nhiều, anh có thể gửi xuống cho các trợ lý giám đốc cùng bộ phận.

Ngay cả trong những trường hợp mà anh ta nên đưa ra các đề xuất hoặc thông qua các đơn đặt hàng quan trọng, anh ta phải giới hạn ghi chú của mình vào số điểm thực tế sẽ được giao, thay vì lặp lại các điểm đã được ghi với các ghi chú trước đó. Khi tất cả các đề xuất và đề xuất đã được thực hiện xong, anh ta sẽ đặt chữ ký của mình vào tài liệu gốc và ký đồng ý với đề xuất đó.

Trong trường hợp người quản lý đã phê duyệt một ghi chú và đã gửi cho một người quản lý khác hoặc một Phòng để nhận xét hoặc kiểm tra, thì chính người quản lý đó phải xem xét nó và đưa ra đề xuất của mình. Người quản lý đánh giá có thể yêu cầu bộ phận gửi cung cấp tất cả thông tin thực tế mà anh ta cần. Điều này yêu cầu tuân theo một quy trình giao tiếp riêng biệt, để Trưởng phòng có thể ghi lại ghi chú này vào hồ sơ.

Ghi chú và mệnh lệnh do người quản lý bộ phận đưa ra

Thông thường, Giám đốc Bộ phận nên tự giải quyết hầu hết các trường hợp do anh ta phụ trách. Anh ta nên sử dụng quyền quyết định của mình trong việc nhận lệnh của Thư ký chung / Thư ký bổ sung / Thư ký / Tổng thư ký về những trường hợp quan trọng hơn, dù bằng lời nói hay bằng cách nộp giấy tờ.

Phương pháp truyền miệng nên được áp dụng càng nhiều càng tốt. Các hạng mục công việc thường được gửi tới Tổng thư ký đã được đưa vào Tài liệu hướng dẫn có tiêu đề -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Trong trường hợp một ghi chú đã được viết và được phê duyệt bởi một người quản lý và được gửi đến một người quản lý khác hoặc một Bộ phận để nhận xét hoặc kiểm tra đề xuất hoặc cho mục đích tương tự, người quản lý được đánh dấu hồ sơ luôn phải tự mình viết ghi chú đó. Người quản lý tiếp nhận có thể yêu cầu Bộ phận của mình xem xét vấn đề hoặc cung cấp thông tin thực tế.

Trong những trường hợp như vậy, các Bộ phận phải gửi một ghi chú thường kỳ riêng cho thông tin của Giám đốc Bộ phận, người cuối cùng sẽ ghi lại ghi chú của mình vào hồ sơ. Các phòng ban không nên viết ghi chú vào các tập tin được xử lý ở cấp quản lý.