Thủ tục nộp hồ sơ văn phòng - Giới thiệu

Thủ tục nộp hồ sơ văn phòng là một tập hợp các quy trình được xác định rõ ràng và có tổ chức theo quy trình thực hiện trong việc nộp các tài liệu và giấy tờ quan trọng. Nói chung, đây là những hướng dẫn cho tất cả nhân viên về những hành động cần thực hiện trong trường hợp một số tình huống nhất định, có khả năng xảy ra hoặc không. Quy trình nộp hồ sơ tại văn phòng có thể bao gồm Mô tả công việc của nhân viên, Quy tắc nghi thức tại nơi làm việc, cũng như các Quy trình bảo mật nhất định.

Trách nhiệm viết các thủ tục văn phòng và nộp chúng đúng cách thường thuộc về các giám đốc văn phòng hoặc chủ sở hữu công ty. Các chương sau đây được thiết kế cho những chuyên gia đang làm việc đã bắt đầu làm việc trong các bộ phận phụ thuộc vào tài liệu như tài khoản, quản trị tổng hợp hoặc văn phòng và nhân sự. Họ có thể học cách nộp tài liệu theo cách nào.

Tùy thuộc vào khả năng tiếp cận rộng rãi hoặc ứng dụng của thủ tục, một số hồ sơ thủ tục có thể được thực hiện cho toàn bộ văn phòng, trong khi một số khác có thể được thực hiện cho các cá nhân hoặc bộ phận làm việc chung trong cùng một văn phòng.

Định nghĩa của nộp đơn chính thức

Thông thường, một tài liệu được thiết kế sai có thể lan truyền thông tin sai lệch lớn và sự khác biệt giữa các bộ phận làm việc trong một tổ chức. Đôi khi, những tình huống như vậy phát sinh mà không có quy trình rõ ràng nào được đề cập. Thông thường, có thể không có một bộ hướng dẫn nào được viết về cách đối phó với một khách hàng giận dữ bước vào văn phòng và trút giận lên người quản lý. Tuy nhiên, những kịch bản này được cho là sẽ được ghi lại sau đó và hoàn thành việc nộp hồ sơ trên đó.

Ví dụ: sau khi giao dịch với một khách hàng cụ thể, chủ sở hữu công ty hoặc người quản lý có thể gửi protocol bao gồm informing the immediate supervisor, offering a grievance formvà yêu cầu khách hàng giữ bình tĩnh một cách lịch sự nhưng quyết đoán để vấn đề được giải quyết.

Nhiều tài liệu chính thức tuân theo một phương pháp luận nhất định để lập các tài liệu được coi là tiêu chuẩn chung trong việc lưu trữ thông tin. Trong những trường hợp như vậy, một số từ đặc biệt được sử dụng có ý nghĩa rất cụ thể gắn liền với chúng. Dưới đây là một số từ và định nghĩa của chúng:

Phụ lục cho Thư từ

Thuật ngữ 'Phụ lục cho Thư từ' đề cập đến các vỏ bọc dài dòng cho một thông tin liên lạc bằng văn bản được đề cập hoặc đề cập đến trong hồ sơ. Phần này thường được thêm vào cuối tài liệu như một phần thư từ, để nó không cản trở việc đọc tài liệu suôn sẻ.

Phụ lục cho Ghi chú

Thuật ngữ 'Phụ lục cho Ghi chú' đề cập đến bản tóm tắt dài của tất cả các chi tiết của thông tin được đưa ra trong tài liệu về các khía cạnh khác nhau của câu hỏi như đã thảo luận. Những chi tiết như vậy có thể làm tầm thường hóa điểm chính hoặc làm cho thông điệp chính dài dòng một cách không cần thiết.

Giám đốc bộ phận

Giám đốc Bộ phận (tức là Trợ lý Giám đốc giữ cấp bậc tương đương) giám sát Bộ phận và với tư cách đó, ông ta có quyền thực hiện quyền lực và quyền kiểm soát của mình liên quan đến việc gửi thông tin và duy trì các quy trình kinh doanh. Công việc đến với anh từ các bộ phận do anh phụ trách.

Trường hợp

Một Trường hợp đề cập đến tệp có tất cả các tài liệu quan trọng hiện đang được xem xét hoặc giới thiệu. Nó cũng đề cập đến tất cả các giấy tờ và sách khác nhau có thể được sử dụng làm phần đệm cho tài liệu gốc để được sử dụng như một nghiên cứu bổ sung, đọc hoặc tham khảo.

Trường hợp trở lại

Trường hợp hoàn trả được sử dụng để xác định một tài liệu hoặc báo cáo cần được kiểm tra lại và soạn thảo thêm, vì tài liệu gốc được phát hiện là không đầy đủ hoặc bị lỗi. Nó cũng là một bản tóm tắt của vấn đề hiện tại.

Thư tín

Thư từ là tập hợp toàn diện và chi tiết của tất cả các thông tin liên lạc được gửi từ tổ chức và nhận được từ các bên khác nhau. Thư từ có thể được sử dụng để bao gồm cả ba kiểu thư tín, tức là Thư báo chính thức, Thư tín chính thức và Thư từ không chính thức.

Tệp hiện tại

Tệp hiện tại là tệp hiện đang được nhập hoặc sửa đổi chi tiết. Nó khác với một trường hợp trở lại ở chỗ nó là một tài liệu mới được soạn thảo chứ không phải là một tài liệu đang được sửa đổi và làm lại.

Tay xử lý

Một bên giao dịch có thể có nghĩa là bất kỳ viên chức nào như Thư ký nhỏ, Thư ký cao cấp, Trợ lý điều hành, v.v., những người có thể được giao trách nhiệm kiểm tra ban đầu và ghi nhận các trường hợp.

Thư từ Demi-chính thức

Thư từ bán chính thức là thư giữa hai nhà quản lý hoặc giữa một tổ chức và công chúng, không tuân theo các quy trình giao tiếp thông thường và được thực hiện để lấy ý kiến ​​của công chúng về một sản phẩm hoặc dịch vụ.

Quản lý phân chia

Trưởng phòng là người có thể thực hiện quyền hạn của cấp bậc tương đương với chức danh quản lý khi vắng mặt và chịu trách nhiệm vận hành trơn tru của Phòng do mình phụ trách.

Docketing

Tiếp thị tài liệu là hành động thực hiện các mục nhập số sê-ri trên vùng ghi chú của tệp. Điều này được thực hiện để tệp sau này có thể dễ dàng được nhận dạng từ nhãn hiệu hoặc số nhận dạng.

Bản nháp

Bản nháp có nghĩa là bản sao thô của tài liệu hiện đang được chuẩn bị. Từ 'Soạn thảo', khi được sử dụng trong Công ty, thường có nghĩa là soạn thảo các thông tin liên lạc chính thức về tất cả các ghi chú hoặc mệnh lệnh của các nhà quản lý. Những bản nháp này thường được tổ chức để lấy ý kiến ​​phản hồi và đánh giá.

Tập tin

Tệp có nghĩa là một tập hợp các bài báo về một chủ đề cụ thể, được nhận dạng từ một số sê-ri hoặc một số tệp cụ thể, và có nhiều ghi chú thư từ, và một Phụ lục cho Thư từ.

Nộp hồ sơ

Lưu hồ sơ là hành động sắp xếp một số tài liệu quan trọng theo cách dễ đọc và có tổ chức để chúng có thể được tham khảo một cách nhanh chóng và nằm trong một khoảng thời gian ngắn mà không cần tìm kiếm nhiều.

Biên lai tươi

Biên nhận mới đề cập đến thông tin mới được thêm vào tài liệu hiện đang được xem xét để giá trị và thương số toàn diện của nó có thể được tăng lên.

Vấn đề

Thuật ngữ 'Vấn đề' biểu thị các giai đoạn hành động khác nhau mà một dự thảo phải trải qua sau khi nó được phê duyệt. Một số giai đoạn này có thể là nộp hồ sơ dưới dạng “Bí mật” hoặc được ủy quyền bởi chữ ký của người quản lý.

Sách Messenger

Messenger Book đề cập đến một cuốn sách được sử dụng để duy trì hồ sơ về các thông tin liên lạc cụ thể khác nhau và đánh dấu những thông tin quan trọng bằng phản hồi mà họ nhận được.

Ghi chú

Ghi chú được sử dụng để ghi lại các nhận xét được thực hiện trên một trường hợp sau khi nó được gửi đến cơ quan để phản hồi nhanh chóng. Ghi chú bao gồm một tập hợp các tài liệu gốc trước đó, các câu hỏi được đặt ra về các phần quan trọng của nó, và phân tích những thay đổi cần thiết và các mệnh lệnh cuối cùng đã được thông qua.

Thư từ chính thức

Thư từ chính thức là thông tin được chia sẻ với bất kỳ cơ quan hoặc cá nhân nào phù hợp với cấu trúc và phương thức giao tiếp quy định theo quy trình của công ty.

Giấy đang được xem xét

Báo cáo đang được xem xét (PUC) là biên nhận của trường hợp hiện đang được thảo luận, để có thể có những thay đổi và sửa đổi phù hợp được đề xuất trên đó.

Biên lai

Biên nhận là hồ sơ của tất cả các giao tiếp được thực hiện ở các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như chính thức, bán chính thức hoặc không chính thức nhận được trong Công ty hoặc bởi bất kỳ người quản lý nào của công ty đã nói.

ghi âm

Ghi tệp là quá trình đóng tệp sau khi tất cả các hành động trên nó đã được thực hiện và quá trình sửa đổi hoàn tất. Bản ghi là sự bao gồm tất cả các tham chiếu, loại bỏ và sửa đổi được thực hiện trong tài liệu gốc.

Tham khảo

Tham khảo là quá trình kết nối với các hồ sơ liên quan khác để đạt được các tiền lệ, phán quyết của các quốc gia và tổ chức khác nhau hoặc bất kỳ tài liệu nào khác có thể liên quan đến vụ việc.

Thư từ liên bộ phận

Thư từ liên bộ phận là thư trong đó một hồ sơ hoặc một trường hợp được chuyển tiếp từ một bộ phận của tổ chức sang bộ phận khác để lấy ý kiến, đề xuất và nhận xét của họ.