Các thành phần và chức năng của tệp
Một tệp có thể được chia thành 2 phần, đó là - Notes và Correspondence. Cả hai đều được đưa vào một tệp duy nhất; tuy nhiên, chúng khác nhau về vị trí khôn ngoan. Các ghi chú thường được đặt ở bên tay trái và tương ứng ở bên tay phải.
Ghi chú chứa những bản ghi được ghi lại trên một paper Under Consideration và fresh Receipt. Tương tự, thư từ chứa tất cả các chi tiết liên lạc chính thức đến và đi.
Phần Tệp
Sự cần thiết của tệp bộ phận phát sinh trong hai trường hợp sau.
Trong trường hợp cần phải có biên nhận hoặc ghi chú mới để xử lý trong trường hợp hồ sơ chính tạm thời không có sẵn.
(Or)
Trong trường hợp hồ sơ chính trở nên cồng kềnh và cần có tờ ghi chú riêng thì chỉ cần thuê ngoài những giấy tờ cần thiết để xử lý điểm.
Điều cần thiết là phải hợp nhất tệp bộ phận với tệp chính càng nhanh càng tốt và loại bỏ các giấy tờ trùng lặp. Trong trường hợp có nhiều tệp phần, mỗi tệp nên được đánh số riêng. Người xử lý những điều này nên duy trì danh sách mô tả tất cả các tệp do anh ta mở.
Bìa Bộ sưu tập
Nó chứa tất cả các thông tin khác không được coi là một phần của tệp chính. Một số trường hợp như vậy là -
Ghi chú thông tin thứ cấp
Reminders
Acknowledgements
Cập nhật các thư từ trao đổi thông thường để thu thập thêm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau
Một tệp chính bao gồm các tài liệu cần thiết được thu thập trong bìa bộ sưu tập. Hầu hết các mục có mặt trong bộ sưu tập có tầm quan trọng tạm thời.
Tại thời điểm ghi sổ, Trưởng phòng có nhiệm vụ xóa tất cả các giấy tờ đã mất giá trị. Quan trọng hơn, bộ sưu tập phải nằm trong bộ phận mà nó thuộc về.
Các chức năng của một tệp
Đối với mỗi bộ phận / bộ phận / đơn vị, điều cần thiết là phải có File Register. Nó thường được duy trì dưới dạngAppendix-Ivà được sử dụng bởi các Bộ phận In, Kho, Phát hành, v.v ... Nhu cầu của mỗi bộ phận có thể không giống nhau và do đó, số tờ trong một tệp cũng khác nhau đối với mỗi bộ phận. Chúng được duy trì như một bản ghi vĩnh viễn.
Sổ đăng ký của tệp được điền với số lượng và chủ đề được cấp cho tệp khi mở. Sổ đăng ký sẽ cung cấp thông tin chi tiết của tất cả các tệp đã được mở trong suốt năm. Nếu các trang được phân bổ theo năm khôn ngoan, thì các mục cho năm tiếp theo sẽ được thực hiện trong đó, nếu không, một sổ đăng ký tệp mới sẽ được mở.
Các mục nhập vào tệp chỉ được viết bằng mực xanh. Đảm bảo rằng tất cả các mục nhập đã được thực hiện một cách chính xác và càng tránh được việc xóa hoặc ghi đè càng tốt. Để tránh việc sử dụng sai mục đích, tệp được giữ bởi thư ký cấp dưới của bộ phận hoặc bộ phận tương ứng.
Mở và đánh số các tệp mới
Đối với mỗi chủ đề mới, một tệp riêng biệt được tạo. Đôi khi tệp trở nên quá chung chung hoặc cồng kềnh. Trong trường hợp này, các giấy tờ liên quan đến các khía cạnh khác nhau được truyền vào đó, do đó hồ sơ bây giờ sẽ trở nên ngắn hơn, nhưng điều này cản trở tiến độ trôi chảy của công việc.
Trong chương trên, chúng ta đã thảo luận rằng các tệp mới được đăng ký riêng cho từng bộ phận để áp dụng chung, nhưng việc phân loại chúng dựa trên loại chủ đề của chúng. Nếu chủ thể là chủ đề chính, nó sẽ được gọi làStandard Headings và phân loại thêm về điều đó sẽ dẫn đến Sub-headings.
Trong quá trình đăng ký hồ sơ, một danh sách nội dung theo thứ tự bảng chữ cái sẽ được chuẩn bị. Điều này sẽ chỉ raStandard Headings, Sub-headingsvà các trang được phân bổ cho chúng. Điều này làm cho các tệp đó có thể dễ dàng theo dõi trong thời gian cần thiết.
Vào đầu mỗi năm danh sách được cập nhật với sự kiểm tra thích hợp. Các môn học chính luôn được cố gắng giữ với các tiêu chuẩn giống nhau - năm này qua năm khác. Nếu thấy cần thiết, khi được sự cho phép của Trưởng phòng, mọi đề mục mới có thể được thêm vào danh sách đó.
Việc mở một tệp mới trải qua một loạt quy trình. Công việc ban đầu bắt đầu với việc lựa chọn Tiêu đề chuẩn mà theo đó nó sẽ được mở. Sau đó, bàn tay mở sẽ thêm một tiêu đề phù hợp cho chủ đề mới và sẽ mã hóa một số. Số này không là gì khác ngoài số sê-ri được tìm thấy trong sổ đăng ký tệp.
Tiêu đề của một tệp
Tiêu đề của tệp cho ta cái nhìn thoáng qua về chủ đề của tệp và được cố gắng tạo bằng một vài từ kết hợp. Từ đầu tiên cho biết tên chủ đề mà tệp đã được mở. Các từ còn lại mô tả phần mô tả của tiêu đề.
Ví dụ: nếu tên chủ thể chính là 'Các quy tắc của Tổ chức (Tuyển dụng và Điều kiện Dịch vụ)', thì tên của tệp được mở dưới nó có thể được đặt tên là 'Quy tắc của Tổ chức (Tuyển dụng và Điều kiện Dịch vụ) - Ủy quyền áp đặt trừng phạt '.
Đăng ký tệp
Mục đích của việc đặt tiêu đề thích hợp là cần thiết để cung cấp cho người đọc một ý tưởng chính xác về chủ đề và làm cho nó dễ dàng theo dõi giữa những người khác. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Số lượng môn học được giữ chính xác như trong sổ đăng ký tập tin.
Một số được cấp cho một tệp là sự kết hợp của năm mở, các chữ cái đầu tiên được sử dụng để xác định phòng / bộ phận / đơn vị, số “Tiêu đề chuẩn” và số sê-ri của tệp có trong nó.
Nếu tệp chúng ta đang mở là tệp Chính sách, thì tệp đó phải có ký tự '(P)' sau 'Tiêu đề chuẩn'. Một tệp riêng chứa hành động thường xuyên được thực hiện hoặc vấn đề được xử lý do một quyết định chính sách.
Việc xử lý và nộp các giấy tờ đó độc lập với năm mà tài liệu tham khảo của tập tin đó có liên quan. Đối với mỗi tệp, số lượng ghi chú và thư từ được giới hạn ở 150. Nếu vượt quá số đó, một tệp mới sẽ được mở với cùng một số, nhưng có số tập khác. Tệp trước đó sẽ được đổi tên thànhVol-I hiện tại và điều tương tự nên được trích dẫn trong không gian được cung cấp cho các tài liệu tham khảo trước và sau.
Nếu tệp là Sessional, nó sẽ bị đóng sau khi kết thúc Phiên họp đó và cũng giống như trường hợp của một Ủy ban, nơi tệp sẽ được đóng sau khi các nhiệm kỳ của ủy ban kết thúc. Trong tất cả các trường hợp nêu trên, việc chấm dứt tệp được thực hiện bất kể thực tế là tệp có 150 trang hay ít hơn.