Quy trình thông tin tiếp thị

Tiếp thị tài liệu là quá trình tạo các mục nhập trong phần 'Ghi chú' của tệp về mỗi Serial Number (Receipt or Issue)trong 'Thư từ' để xác định nó. Theo cách tương tự, biên lai sẽ được viết bằng chữ viết bằng mực đỏ, trên khắp trang, với số sê-ri của liên lạc, sau đó là số và ngày của nó và chỉ định / tên của người gửi.

Việc tiếp thị 'Vấn đề' được thực hiện bằng cách nhập số sê-ri, ngày phát hành, cùng với tên và chỉ định của người nhận địa chỉ.

Tiếp thị các tệp một phần

Trong quá trình tiếp thị tài liệu, không có mục nhập bút chì tạm thời nào còn lại trên tệp chính và tất cả các mục nhập đã sửa đổi phải được viết bằng mực đỏ. Docketing trong Part Files phảidone in Pencil theo cách sau -

• Số sê-ri ............................................. (Biên lai)
• Số sê-ri ............................................. (Số phát hành)

Tham khảo và Sử dụng Lướt

Tham khảo là phương pháp lựa chọn và sử dụng các Hồ sơ, Tiền lệ, Quy tắc, Quy định, v.v. được kết nối, có thể có sự tương đồng hoặc có liên quan đến một trường hợp. Những tài liệu tham khảo như vậy có thể thực hiện được bằng cách sử dụng Tệp, Số tệp thích hợp và bằng cách Trích dẫn Số trang phù hợp. Giấy trượt được sử dụng như một sự sắp xếp tạm thời để nhanh chóng xác định các trang. Không nên hoàn toàn phụ thuộc vào chúng cho mục đích lưu trữ hồ sơ, và do đó, các số trang được đề cập trong một cuộc thảo luận nên được lưu vào hồ sơ.

Tham khảo chéo các Thư từ

Sách hoặc Quy tắc, v.v., đang được sử dụng để tham khảo không cần phải thêm vào tệp gốc, nếu có sẵn các bản sao của cùng một thư. Tài liệu tham khảo mới nhất phải luôn được sử dụng bởi người quản lý tham khảo nguồn cũng cần phải đề cập đến các giới hạn của khả năng áp dụng trong khi trích dẫn nguồn.

Đối với bất kỳ PUC nào, người quản lý không cần phải xem qua toàn bộ thư từ, mà anh ta nên đi bằng cách đánh dấu tất cả các tài liệu tham khảo trước đó vào lề bằng bút chì.

Liên kết các tệp

Trong trường hợp có hai hoặc nhiều tài liệu được liên kết và cần thực hiện hành động đồng thời, ổ trượt in 'vui lòng xem thêm tệp được liên kết' phải được đính kèm vào bìa các tệp trên cùng 'và số của tệp được liên kết phải là đưa ra trên phiếu.

Nói chung, các tệp nên được sắp xếp thành một tệp thuận tiện bằng cách lựa chọn và sắp xếp hợp lý và có cấu trúc. Việc liên kết các tệp là điều cần thiết và không gây ấn tượng với người khác bằng khối lượng lớn thông tin liên quan, đó là lý do tại sao các Trưởng bộ phận phải cẩn thận khi liên kết tệp và thực hiện khi đó là trường hợp không thể tránh khỏi.

Ghim cùng nhau các giấy tờ

Khi các giấy tờ trong một tập tin được ghim lại với nhau, phải cẩn thận để đầu nhọn của ghim không nhô ra và chọc vào ngón tay của bất kỳ người nào muốn truy cập tập tin. Để tránh bị thương do ghim, đầu nhọn của ghim phải được giữ dưới bề mặt giấy.

Đấm giấy

Mọi tờ giấy sẽ được đục lỗ ở góc trên bên trái cho đúng khổ giấy (3/4 inch tính từ mỗi bên) trước khi được gắn thẻ vào thư từ hoặc ghi chú.

Gắn cờ các giấy tờ trong một tệp

Nếu một biên nhận đang được xem xét, thì một lá cờ có dòng chữ Paper Under Consideration(PUC) nên được đính kèm. Nếu có biên lai đã được gửi đi, nhưng có một số thay đổi khác sắp xảy ra trên đó, thì phiếu PUC nên được xóa khỏi biên lai cũ và dán vào phiếu mới.