Thủ tục nộp hồ sơ văn phòng - Hướng dẫn nhanh

Thủ tục nộp hồ sơ văn phòng là một tập hợp các quy trình được xác định rõ ràng và có tổ chức theo quy trình thực hiện trong việc nộp các tài liệu và giấy tờ quan trọng. Nói chung, đây là những hướng dẫn cho tất cả nhân viên về những hành động cần thực hiện trong trường hợp một số tình huống nhất định, có khả năng xảy ra hoặc không. Quy trình nộp hồ sơ tại văn phòng có thể bao gồm Mô tả công việc của nhân viên, Quy tắc nghi thức tại nơi làm việc, cũng như các Quy trình bảo mật nhất định.

Trách nhiệm viết các thủ tục văn phòng và nộp chúng đúng cách thường thuộc về các giám đốc văn phòng hoặc chủ sở hữu công ty. Các chương sau đây được thiết kế cho những chuyên gia đang làm việc đã bắt đầu làm việc trong các bộ phận phụ thuộc vào tài liệu như tài khoản, quản trị tổng hợp hoặc văn phòng và nhân sự. Họ có thể học cách nộp tài liệu theo cách nào.

Tùy thuộc vào khả năng tiếp cận rộng rãi hoặc ứng dụng của thủ tục, một số hồ sơ thủ tục có thể được thực hiện cho toàn bộ văn phòng, trong khi một số khác có thể được thực hiện cho các cá nhân hoặc bộ phận làm việc chung trong cùng một văn phòng.

Định nghĩa của nộp đơn chính thức

Thông thường, một tài liệu được thiết kế sai có thể lan truyền thông tin sai lệch lớn và sự khác biệt giữa các bộ phận làm việc trong một tổ chức. Đôi khi, những tình huống như vậy phát sinh mà không có quy trình rõ ràng nào được đề cập. Thông thường, có thể không có một bộ hướng dẫn nào được viết về cách đối phó với một khách hàng giận dữ bước vào văn phòng và trút giận lên người quản lý. Tuy nhiên, những kịch bản này được cho là sẽ được ghi lại sau đó và hoàn thành việc nộp hồ sơ trên đó.

Ví dụ: sau khi giao dịch với một khách hàng cụ thể, chủ sở hữu công ty hoặc người quản lý có thể gửi protocol bao gồm informing the immediate supervisor, offering a grievance formvà yêu cầu khách hàng giữ bình tĩnh một cách lịch sự nhưng quyết đoán để vấn đề được giải quyết.

Nhiều tài liệu chính thức tuân theo một phương pháp luận nhất định để lập các tài liệu được coi là tiêu chuẩn chung trong việc lưu trữ thông tin. Trong những trường hợp như vậy, một số từ đặc biệt được sử dụng có ý nghĩa rất cụ thể gắn liền với chúng. Dưới đây là một số từ và định nghĩa của chúng:

Phụ lục cho Thư từ

Thuật ngữ 'Phụ lục cho Thư từ' đề cập đến các vỏ bọc dài dòng cho một thông tin liên lạc bằng văn bản được đề cập hoặc đề cập đến trong hồ sơ. Phần này thường được thêm vào cuối tài liệu như một phần thư từ, để nó không cản trở việc đọc tài liệu suôn sẻ.

Phụ lục cho Ghi chú

Thuật ngữ 'Phụ lục cho Ghi chú' đề cập đến bản tóm tắt dài của tất cả các chi tiết của thông tin được đưa ra trong tài liệu về các khía cạnh khác nhau của câu hỏi như đã thảo luận. Những chi tiết như vậy có thể làm tầm thường hóa điểm chính hoặc làm cho thông điệp chính dài dòng một cách không cần thiết.

Giám đốc bộ phận

Giám đốc Bộ phận (tức là Trợ lý Giám đốc giữ cấp bậc tương đương) giám sát Bộ phận và với tư cách đó, ông ta có quyền thực hiện quyền lực và quyền kiểm soát của mình liên quan đến việc gửi thông tin và duy trì các quy trình kinh doanh. Công việc đến với anh từ các bộ phận do anh phụ trách.

Trường hợp

Một Trường hợp đề cập đến tệp có tất cả các tài liệu quan trọng hiện đang được xem xét hoặc giới thiệu. Nó cũng đề cập đến tất cả các giấy tờ và sách khác nhau có thể được sử dụng làm phần đệm cho tài liệu gốc để được sử dụng như một nghiên cứu bổ sung, đọc hoặc tham khảo.

Trường hợp trở lại

Trường hợp hoàn trả được sử dụng để xác định một tài liệu hoặc báo cáo cần được kiểm tra lại và soạn thảo thêm, vì tài liệu gốc được phát hiện là không đầy đủ hoặc bị lỗi. Nó cũng là một bản tóm tắt của vấn đề hiện tại.

Thư tín

Thư từ là tập hợp toàn diện và chi tiết của tất cả các thông tin liên lạc được gửi từ tổ chức và nhận được từ các bên khác nhau. Thư từ có thể được sử dụng để bao gồm cả ba kiểu thư tín, tức là Thư báo chính thức, Thư tín chính thức và Thư từ không chính thức.

Tệp hiện tại

Tệp hiện tại là tệp hiện đang được nhập hoặc sửa đổi chi tiết. Nó khác với một trường hợp trở lại ở chỗ nó là một tài liệu mới được soạn thảo chứ không phải là một tài liệu đang được sửa đổi và làm lại.

Tay xử lý

Một bên giao dịch có thể có nghĩa là bất kỳ viên chức nào như Thư ký nhỏ, Thư ký cao cấp, Trợ lý điều hành, v.v., những người có thể được giao trách nhiệm kiểm tra ban đầu và ghi nhận các trường hợp.

Thư từ Demi-chính thức

Thư từ bán chính thức là thư giữa hai nhà quản lý hoặc giữa một tổ chức và công chúng, không tuân theo các quy trình giao tiếp thông thường và được thực hiện để lấy ý kiến của công chúng về một sản phẩm hoặc dịch vụ.

Quản lý phân chia

Trưởng phòng là người có thể thực hiện quyền hạn của cấp bậc tương đương với chức danh quản lý khi vắng mặt và chịu trách nhiệm vận hành trơn tru của Phòng do mình phụ trách.

Docketing

Tiếp thị tài liệu là hành động thực hiện các mục nhập số sê-ri trên vùng ghi chú của tệp. Điều này được thực hiện để tệp sau này có thể dễ dàng được nhận dạng từ nhãn hiệu hoặc số nhận dạng.

Bản nháp

Bản nháp có nghĩa là bản sao thô của tài liệu hiện đang được chuẩn bị. Từ 'Soạn thảo', khi được sử dụng trong Công ty, thường có nghĩa là soạn thảo các thông tin liên lạc chính thức về tất cả các ghi chú hoặc mệnh lệnh của các nhà quản lý. Những bản nháp này thường được tổ chức để lấy ý kiến phản hồi và đánh giá.

Tập tin

Tệp có nghĩa là một tập hợp các bài báo về một chủ đề cụ thể, được nhận dạng từ một số sê-ri hoặc một số tệp cụ thể, và có nhiều ghi chú thư từ, và một Phụ lục cho Thư từ.

Nộp hồ sơ

Lưu hồ sơ là hành động sắp xếp một số tài liệu quan trọng theo cách dễ đọc và có tổ chức để chúng có thể được tham khảo một cách nhanh chóng và nằm trong một khoảng thời gian ngắn mà không cần tìm kiếm nhiều.

Biên lai tươi

Biên nhận mới đề cập đến thông tin mới được thêm vào tài liệu hiện đang được xem xét để giá trị và thương số toàn diện của nó có thể được tăng lên.

Vấn đề

Thuật ngữ 'Vấn đề' biểu thị các giai đoạn hành động khác nhau mà một dự thảo phải trải qua sau khi nó được phê duyệt. Một số giai đoạn này có thể là nộp hồ sơ dưới dạng “Bí mật” hoặc được ủy quyền bởi chữ ký của người quản lý.

Sách Messenger

Messenger Book đề cập đến một cuốn sách được sử dụng để duy trì hồ sơ về các thông tin liên lạc cụ thể khác nhau và đánh dấu những thông tin quan trọng bằng phản hồi mà họ nhận được.

Ghi chú

Ghi chú được sử dụng để ghi lại các nhận xét được thực hiện trên một trường hợp sau khi nó được gửi đến cơ quan để phản hồi nhanh chóng. Ghi chú bao gồm một tập hợp các tài liệu gốc trước đó, các câu hỏi được đặt ra về các phần quan trọng của nó, và phân tích những thay đổi cần thiết và các mệnh lệnh cuối cùng đã được thông qua.

Thư từ chính thức

Thư từ chính thức là thông tin được chia sẻ với bất kỳ cơ quan hoặc cá nhân nào phù hợp với cấu trúc và phương thức giao tiếp quy định theo quy trình của công ty.

Giấy đang được xem xét

Báo cáo đang được xem xét (PUC) là biên nhận của trường hợp hiện đang được thảo luận, để có thể có những thay đổi và sửa đổi phù hợp được đề xuất trên đó.

Biên lai

Biên nhận là hồ sơ của tất cả các giao tiếp được thực hiện ở các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như chính thức, bán chính thức hoặc không chính thức nhận được trong Công ty hoặc bởi bất kỳ người quản lý nào của công ty đã nói.

ghi âm

Ghi tệp là quá trình đóng tệp sau khi tất cả các hành động trên nó đã được thực hiện và quá trình sửa đổi hoàn tất. Bản ghi là sự bao gồm tất cả các tham chiếu, loại bỏ và sửa đổi được thực hiện trong tài liệu gốc.

Tham khảo

Tham khảo là quá trình kết nối với các hồ sơ liên quan khác để đạt được các tiền lệ, phán quyết của các quốc gia và tổ chức khác nhau hoặc bất kỳ tài liệu nào khác có thể liên quan đến vụ việc.

Thư từ liên bộ phận

Thư từ liên bộ phận là thư trong đó một hồ sơ hoặc một trường hợp được chuyển tiếp từ một bộ phận của tổ chức sang bộ phận khác để lấy ý kiến, đề xuất và nhận xét của họ.

Một tệp có thể được chia thành 2 phần, đó là - Notes và Correspondence. Cả hai đều được đưa vào một tệp duy nhất; tuy nhiên, chúng khác nhau về vị trí khôn ngoan. Các ghi chú thường được đặt ở bên tay trái và tương ứng ở bên tay phải.

Ghi chú chứa những bản ghi được ghi lại trên một paper Under Consideration và fresh Receipt. Tương tự, thư từ chứa tất cả các chi tiết liên lạc chính thức đến và đi.

Phần Tệp

Sự cần thiết của tệp bộ phận phát sinh trong hai trường hợp sau.

Trong trường hợp cần phải có biên nhận hoặc ghi chú mới để xử lý trong trường hợp hồ sơ chính tạm thời không có sẵn.

(Or)
Trong trường hợp hồ sơ chính trở nên cồng kềnh và cần có tờ ghi chú riêng thì chỉ cần thuê ngoài những giấy tờ cần thiết để xử lý điểm.

Điều cần thiết là phải hợp nhất tệp bộ phận với tệp chính càng nhanh càng tốt và loại bỏ các giấy tờ trùng lặp. Trong trường hợp có nhiều tệp phần, mỗi tệp nên được đánh số riêng. Người xử lý những điều này nên duy trì danh sách mô tả tất cả các tệp do anh ta mở.

Bìa Bộ sưu tập

Nó chứa tất cả các thông tin khác không được coi là một phần của tệp chính. Một số trường hợp như vậy là -

Ghi chú thông tin thứ cấp
Reminders
Acknowledgements
Cập nhật các thư từ trao đổi thông thường để thu thập thêm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

Một tệp chính bao gồm các tài liệu cần thiết được thu thập trong bìa bộ sưu tập. Hầu hết các mục có mặt trong bộ sưu tập có tầm quan trọng tạm thời.

Tại thời điểm ghi sổ, Trưởng phòng có nhiệm vụ xóa tất cả các giấy tờ đã mất giá trị. Quan trọng hơn, bộ sưu tập phải nằm trong bộ phận mà nó thuộc về.

Các chức năng của một tệp

Đối với mỗi bộ phận / bộ phận / đơn vị, điều cần thiết là phải có File Register. Nó thường được duy trì dưới dạngAppendix-Ivà được sử dụng bởi các Bộ phận In, Kho, Phát hành, v.v ... Nhu cầu của mỗi bộ phận có thể không giống nhau và do đó, số tờ trong một tệp cũng khác nhau đối với mỗi bộ phận. Chúng được duy trì như một bản ghi vĩnh viễn.

Sổ đăng ký của tệp được điền với số lượng và chủ đề được cấp cho tệp khi mở. Sổ đăng ký sẽ cung cấp thông tin chi tiết của tất cả các tệp đã được mở trong suốt năm. Nếu các trang được phân bổ theo năm khôn ngoan, thì các mục cho năm tiếp theo sẽ được thực hiện trong đó, nếu không, một sổ đăng ký tệp mới sẽ được mở.

Các mục nhập vào tệp chỉ được viết bằng mực xanh. Đảm bảo rằng tất cả các mục nhập đã được thực hiện một cách chính xác và càng tránh được việc xóa hoặc ghi đè càng tốt. Để tránh việc sử dụng sai mục đích, tệp được giữ bởi thư ký cấp dưới của bộ phận hoặc bộ phận tương ứng.

Mở và đánh số các tệp mới

Đối với mỗi chủ đề mới, một tệp riêng biệt được tạo. Đôi khi tệp trở nên quá chung chung hoặc cồng kềnh. Trong trường hợp này, các giấy tờ liên quan đến các khía cạnh khác nhau được truyền vào đó, do đó hồ sơ bây giờ sẽ trở nên ngắn hơn, nhưng điều này cản trở tiến độ trôi chảy của công việc.

Trong chương trên, chúng ta đã thảo luận rằng các tệp mới được đăng ký riêng cho từng bộ phận để áp dụng chung, nhưng việc phân loại chúng dựa trên loại chủ đề của chúng. Nếu chủ thể là chủ đề chính, nó sẽ được gọi làStandard Headings và phân loại thêm về điều đó sẽ dẫn đến Sub-headings.

Trong quá trình đăng ký hồ sơ, một danh sách nội dung theo thứ tự bảng chữ cái sẽ được chuẩn bị. Điều này sẽ chỉ raStandard Headings, Sub-headingsvà các trang được phân bổ cho chúng. Điều này làm cho các tệp đó có thể dễ dàng theo dõi trong thời gian cần thiết.

Vào đầu mỗi năm danh sách được cập nhật với sự kiểm tra thích hợp. Các môn học chính luôn được cố gắng giữ với các tiêu chuẩn giống nhau - năm này qua năm khác. Nếu thấy cần thiết, khi được sự cho phép của Trưởng phòng, mọi đề mục mới có thể được thêm vào danh sách đó.

Việc mở một tệp mới trải qua một loạt quy trình. Công việc ban đầu bắt đầu với việc lựa chọn Tiêu đề chuẩn mà theo đó nó sẽ được mở. Sau đó, bàn tay mở sẽ thêm một tiêu đề phù hợp cho chủ đề mới và sẽ mã hóa một số. Số này không là gì khác ngoài số sê-ri được tìm thấy trong sổ đăng ký tệp.

Tiêu đề của một tệp

Tiêu đề của tệp cho ta cái nhìn thoáng qua về chủ đề của tệp và được cố gắng tạo bằng một vài từ kết hợp. Từ đầu tiên cho biết tên chủ đề mà tệp đã được mở. Các từ còn lại mô tả phần mô tả của tiêu đề.

Ví dụ: nếu tên chủ thể chính là 'Các quy tắc của Tổ chức (Tuyển dụng và Điều kiện Dịch vụ)', thì tên của tệp được mở dưới nó có thể được đặt tên là 'Quy tắc của Tổ chức (Tuyển dụng và Điều kiện Dịch vụ) - Ủy quyền áp đặt trừng phạt '.

Đăng ký tệp

Mục đích của việc đặt tiêu đề thích hợp là cần thiết để cung cấp cho người đọc một ý tưởng chính xác về chủ đề và làm cho nó dễ dàng theo dõi giữa những người khác. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Số lượng môn học được giữ chính xác như trong sổ đăng ký tập tin.

Một số được cấp cho một tệp là sự kết hợp của năm mở, các chữ cái đầu tiên được sử dụng để xác định phòng / bộ phận / đơn vị, số “Tiêu đề chuẩn” và số sê-ri của tệp có trong nó.

Nếu tệp chúng ta đang mở là tệp Chính sách, thì tệp đó phải có ký tự '(P)' sau 'Tiêu đề chuẩn'. Một tệp riêng chứa hành động thường xuyên được thực hiện hoặc vấn đề được xử lý do một quyết định chính sách.

Việc xử lý và nộp các giấy tờ đó độc lập với năm mà tài liệu tham khảo của tập tin đó có liên quan. Đối với mỗi tệp, số lượng ghi chú và thư từ được giới hạn ở 150. Nếu vượt quá số đó, một tệp mới sẽ được mở với cùng một số, nhưng có số tập khác. Tệp trước đó sẽ được đổi tên thànhVol-I hiện tại và điều tương tự nên được trích dẫn trong không gian được cung cấp cho các tài liệu tham khảo trước và sau.

Nếu tệp là một Sessional, nó sẽ bị đóng sau khi kết thúc Phiên họp đó và cũng giống như trường hợp của một Ủy ban, nơi tệp sẽ được đóng sau khi các nhiệm kỳ của ủy ban kết thúc. Trong tất cả các trường hợp nêu trên, việc chấm dứt tệp được thực hiện bất kể thực tế là tệp có 150 trang hay ít hơn.

Đôi khi người quản lý có thể chuyển một lệnh liên quan đến bất kỳ vấn đề nào của tệp. Tại thời điểm này, nhiệm vụ của cá nhân liên quan là phải thực hiện đơn đặt hàng trước thời hạn, nếu không, ý nghĩa của thông tin đó sẽ giảm.

Tuy nhiên, nếu có sự chậm trễ xảy ra do một số tình huống nằm ngoài khả năng kiểm soát và đương sự thấy mình không thể thực hiện nhiệm vụ trước thời hạn thì phải làm đơn yêu cầu người đứng đầu gia hạn thời gian đầy đủ và đủ lý do.

Số trang

Cần phải đánh số từng trang ghi chú và thư tín một cách liều lĩnh với số thứ tự ở góc trên cùng bên tay phải từ dưới lên trên. Vì chúng ta muốn phân biệt PUC với bao vây, mỗi trang trống cũng phải được đánh số.

Nói chung, vỏ bao gồm một số vật liệu, cũng được đánh số tương ứng. Trong quá trình ghi tệp, các số trang được đánh dấu bằng bút chì trước đó sẽ được viết bằng mực.

Số sê-ri

Mọi thông tin liên lạc của một 'Thư từ' được đánh dấu bằng một số sê-ri bằng mực đỏ ở giữa trang đầu tiên của nó. Bất kỳ ai đứng thứ nhất trong danh sách liên lạc sẽ được gọi là 'Số 1' và những người còn lại sẽ theo sau. Khi nói đến việc đảm bảo hoàn thành bất kỳ tệp nào hoặc đề cập đến bất kỳ giấy nào, số sê-ri này đóng một vai trò quan trọng.

Tiếp thị tài liệu là quá trình thực hiện các mục nhập trong phần 'Ghi chú' của tệp về mỗi Serial Number (Receipt or Issue)trong 'Thư từ' để xác định nó. Theo cách tương tự, biên lai sẽ được viết bằng chữ viết bằng mực đỏ, trên toàn trang, với số sê-ri của liên lạc theo sau là số và ngày của nó và chỉ định / tên của người gửi.

Việc tiếp thị 'Vấn đề' được thực hiện bằng cách nhập số sê-ri, ngày phát hành, cùng với tên và chỉ định của người nhận địa chỉ.

Tiếp thị các tệp một phần

Trong quá trình tiếp thị tài liệu, không có mục bút chì tạm thời nào được lưu lại trên tệp chính và tất cả các mục đã sửa đổi phải được viết bằng mực đỏ. Docketing trong Part Files phảidone in Pencil theo cách sau -

Số sê-ri ............................................. (Biên lai)
Số sê-ri ............................................. (Số phát hành)

Tham khảo và Sử dụng Lướt

Tham khảo là phương pháp lựa chọn và sử dụng các Hồ sơ, Tiền lệ, Quy tắc, Quy định, v.v. được kết nối, có thể có sự tương đồng hoặc có liên quan đến một trường hợp. Những tài liệu tham khảo như vậy có thể thực hiện được bằng cách sử dụng Tệp, Số tệp thích hợp và bằng cách Trích dẫn Số trang phù hợp. Giấy trượt được sử dụng như một sự sắp xếp tạm thời để nhanh chóng xác định các trang. Không nên hoàn toàn phụ thuộc vào chúng cho mục đích lưu trữ hồ sơ, và như vậy, các số trang được đề cập trong một cuộc thảo luận phải được lưu vào hồ sơ.

Tham khảo chéo các Thư từ

Sách hoặc Quy tắc, v.v., đang được sử dụng để tham khảo không cần phải thêm vào tệp gốc, nếu có sẵn các bản sao của cùng một thư. Tài liệu tham khảo mới nhất phải luôn được sử dụng bởi người quản lý tham khảo nguồn cũng cần phải đề cập đến các giới hạn của khả năng áp dụng trong khi trích dẫn nguồn.

Đối với bất kỳ PUC nào, người quản lý không cần phải xem qua toàn bộ thư từ, mà anh ta nên đánh dấu vào tất cả các tài liệu tham khảo trước đó bằng bút chì.

Liên kết các tệp

Trong trường hợp có hai hoặc nhiều tài liệu được liên kết và cần thực hiện hành động đồng thời, ổ trượt in 'vui lòng xem thêm tệp được liên kết' phải được đính kèm vào bìa các tệp trên cùng 'và số của tệp được liên kết phải là đưa ra trên phiếu.

Nói chung, các tệp nên được sắp xếp thành một tệp thuận tiện bằng cách lựa chọn và sắp xếp hợp lý và có cấu trúc. Việc liên kết các tệp là điều cần thiết và không gây ấn tượng với người khác bằng khối lượng lớn thông tin liên quan, đó là lý do tại sao các Trưởng bộ phận phải cẩn thận khi liên kết tệp và thực hiện khi đó là trường hợp không thể tránh khỏi.

Ghim cùng nhau của các giấy tờ

Khi các giấy tờ trong tập tin được ghim lại với nhau, phải cẩn thận để đầu nhọn của ghim không nhô ra và chọc vào ngón tay của bất kỳ người nào muốn truy cập tập tin. Để tránh bị thương do ghim, đầu nhọn của ghim phải được giữ dưới bề mặt giấy.

Đấm giấy

Mọi tờ giấy sẽ được đục lỗ ở góc trên bên trái cho đúng khổ giấy (3/4 inch tính từ mỗi bên) trước khi được gắn thẻ vào thư từ hoặc ghi chú.

Gắn cờ các giấy tờ trong một tệp

Nếu một biên nhận đang được xem xét, thì một lá cờ có dòng chữ Paper Under Consideration(PUC) nên được đính kèm. Nếu có biên lai đã được gửi đi, nhưng vẫn có một số thay đổi khác trên đó, thì phiếu PUC nên được xóa khỏi biên lai cũ và dán vào phiếu mới.

Các tệp được gửi bởi Head of the Departmentsphải được giao cho các Trưởng phòng tương ứng ngay trong ngày. Trong một số tổ chức, có một quy trình quy định - Nếu một tệp không thể đến tay người quản lý liên quan trong cùng một ngày, thì tệp đó phải đến được với ông ta vào lúc 10 giờ sáng hôm sau.

Đánh dấu mức độ ưu tiên trên tệp

Xếp hạng ưu tiên của tệp có thể được đánh giá từ các dấu hiệu, 'HÀNH ĐỘNG NGÀY NÀY' và 'NGAY LẬP TỨC'. Nhãn 'HÀNH ĐỘNG NGÀY NÀY' chỉ nên được sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Thời gian xử lý và nhận trong những trường hợp như vậy luôn được đề cập trong phần lề của ghi chú cuối cùng. Nhãn 'NGAY LẬP TỨC' nên được sử dụng trong các trường hợp có mức độ ưu tiên thấp hơn trường hợp khác được đánh dấu trong "HÀNH ĐỘNG NGÀY NÀY", nhưng cần phải được thực hiện trong cùng một ngày.

Người quản lý xử lý các tập tin cần kiểm tra nội dung và kiểm đếm mức độ ưu tiên và xem nó có chính đáng hay không. Nếu việc phân công ưu tiên không công bằng, anh ta có thể thay đổi xếp hạng cho phù hợp. Không có tệp nào trong số đó có thể được gửi đến nơi ở của Người quản lý trừ khi được đề cập cụ thể và rõ ràng bởi một nhân vật có thẩm quyền có thẩm quyền cao hơn người quản lý.

It will be the duty of the Department to −

xem liệu tất cả các dữ kiện đang mở có đúng hay không.
chỉ ra bất kỳ sai lầm hoặc báo cáo sai sự thật nào.
thu hút sự chú ý, khi cần thiết, thủ tục theo luật định hoặc thông lệ.
chỉ ra luật và quy tắc và nơi chúng được tìm thấy.
cung cấp các dữ kiện và số liệu có liên quan khác có sẵn trong Công ty.
đưa ra các tiền lệ hoặc giấy tờ có các quyết định trước đây của chính sách.
nêu câu hỏi hoặc các câu hỏi để xem xét.
nêu rõ những điểm cần quyết định.
đề xuất một quá trình hành động, bất cứ khi nào có thể.

Hành động của Trưởng bộ phận

Giám đốc Bộ phận sẽ kiểm tra ghi chú, vì họ có quyền phân quyền quan sát của họ cho các phòng ban và bộ phận cấp dưới của họ. Những trường hợp như vậy thường liên quan đến những hành động sau:

Ban hành Lệnh văn phòng, Lệnh thông thường và Thông tư có tính chất phù du.
Các trường hợp khác, Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết độc lập.
Cấp phép nghỉ thường và nghỉ bù.
Vấn đề nhắc nhở và thừa nhận.
Ghi các tập tin.

Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về quyền hạn được giao cho các Trưởng bộ phận và cách xác thực chúng.

Quyền hạn được giao cho các Trưởng bộ phận cho phép họ giải quyết nhiều vụ việc nhất có thể trong phạm vi trách nhiệm của mình. Nói chung, những trường hợp này liên quan đến các đơn đặt hàng đủ quan trọng hoặc là các vấn đề chính sách. Trong trường hợp số ca quá nhiều, anh có thể gửi xuống cho các trợ lý giám đốc cùng bộ phận.

Ngay cả trong những trường hợp mà anh ta nên đưa ra các đề xuất hoặc thông qua các đơn đặt hàng quan trọng, anh ta phải giới hạn ghi chú của mình vào số điểm thực tế sẽ được giao, thay vì lặp lại các điểm đã được ghi với các ghi chú trước đó. Khi tất cả các đề xuất và đề xuất đã được thực hiện xong, anh ta sẽ đặt chữ ký của mình vào tài liệu gốc và ký đồng ý với đề xuất đó.

Trong trường hợp một người quản lý đã phê duyệt một ghi chú và đã gửi cho một người quản lý khác hoặc một Bộ phận để nhận xét hoặc kiểm tra, thì chính người quản lý đó phải xem xét nó và đưa ra đề xuất của mình. Người quản lý đánh giá có thể yêu cầu bộ phận gửi cung cấp tất cả thông tin thực tế mà anh ta cần. Điều này yêu cầu tuân theo một quy trình giao tiếp riêng biệt, để Trưởng phòng có thể ghi lại ghi chú này vào hồ sơ.

Ghi chú và mệnh lệnh do người quản lý bộ phận đưa ra

Thông thường, Giám đốc Bộ phận nên tự giải quyết hầu hết các trường hợp do anh ta phụ trách. Anh ta nên sử dụng quyền quyết định của mình trong việc nhận lệnh của Thư ký chung / Thư ký bổ sung / Thư ký / Tổng thư ký về những trường hợp quan trọng hơn, dù bằng lời nói hay bằng cách nộp giấy tờ.

Phương pháp truyền miệng nên được áp dụng càng nhiều càng tốt. Các hạng mục công việc thường được gửi tới Tổng thư ký đã được đưa vào Tài liệu hướng dẫn có tiêu đề -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Trong trường hợp một ghi chú đã được viết và được phê duyệt bởi một người quản lý và được gửi đến một người quản lý khác hoặc một Bộ phận để nhận xét hoặc kiểm tra đề xuất hoặc cho mục đích tương tự, người quản lý được đánh dấu hồ sơ luôn phải tự mình viết ghi chú đó. Người quản lý tiếp nhận có thể yêu cầu Bộ phận của mình xem xét vấn đề hoặc cung cấp thông tin thực tế.

Trong những trường hợp như vậy, các Bộ phận phải gửi một ghi chú thường kỳ riêng cho thông tin của Giám đốc Bộ phận, người cuối cùng sẽ ghi lại ghi chú của mình vào hồ sơ. Các phòng ban không nên viết ghi chú vào các tập tin được xử lý ở cấp quản lý.

Mỗi bộ phận đều có scope of notingngoài ra họ sẽ không được phép đưa ra quyết định. Trên cơ sở đó, các bộ phận sẽ tuân thủ các hướng dẫn sau đây để lưu ý các trường hợp:

Tất cả các ghi chú nên được mọi người hiểu rõ ràng và được soạn thảo bằng một ngôn ngữ đơn giản; chúng phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
Tất cả các ghi chú nên được viết với quan điểm khách quan và nên có lý do chính đáng đằng sau chúng, so với chỉ có ý kiến cá nhân. Tất cả các quan sát, phê bình và phản hồi từ các bộ phận khác cần được thực hiện một cách thể thao với hành vi lịch sự.
Người quản lý chịu trách nhiệm giải quyết vụ việc phải xem qua tất cả 'tài liệu đang xem xét' và các ghi chú trước đó, để có thể tạo ra các báo cáo sao chép và nguyên văn cần thiết tùy theo tình huống cần thiết.
A precis(tóm tắt hoặc tóm tắt) của một bài báo thường được thực hiện khi bài báo gốc có độ dài và độ phức tạp lớn, điều này khiến nó hầu như không thể sử dụng được và là một tài liệu tham khảo thoải mái. Vì một khu giới hạn như vậy có thể gây ra lỗi trích dẫn các ví dụ ngoài ngữ cảnh, khu vực dự kiến đó không được chuẩn bị nếu không có hướng dẫn từ người quản lý.
Nếu việc đưa bất kỳ thông tin nào vào ghi chú có khả năng che khuất điểm chính đang được đề cập hoặc làm cho ghi chú dài dòng không cần thiết, một tuyên bố riêng hoặc phụ lục cung cấp thông tin nên được đặt trong hồ sơ.
Khi có, trong một trường hợp duy nhất, một số điểm hoặc lệnh có thể được xử lý riêng biệt thuận tiện hơn là trong một ghi chú liên tục, mỗi điểm cần được ghi chú riêng trong Department Notes. Giám đốc Bộ phận và / hoặc các nhà quản lý cấp cao hơn sẽ ghi lại các đơn đặt hàng của họ trên từng 'Ghi chú của Bộ phận' riêng biệt và những ghi chú này sau đó sẽ được tổng hợp để tạo thành các ghi chú trên tệp cho mục đích phát hành đơn đặt hàng, v.v.
Trình tự ghi chú thường tuân theo trình tự tương tự như trình tự của số sê-ri trong thư từ, và trong trường hợp có bất kỳ sự gián đoạn nào trong tính liên tục của ghi chú, các giấy tờ nên được trộn với tập tin chính trong thời gian sớm nhất.
Không ghi chú nào trên biên lai trừ khi đó là một vấn đề thường ngày. Nếu bất kỳ Người quản lý nào đã đưa ra bất kỳ nhận xét nào về PUC, những nhận xét này trước tiên phải được đưa ra trong ghi chú và bộ phận có thể sử dụng chúng làm hướng dẫn.
Phải cung cấp đủ không gian cho chữ ký và sự quan sát của những người quản lý cao hơn. Các ghi chú cần nộp cho Trưởng phòng hoặc các nhà quản lý cấp cao hơn nên được đặt ở cuối trang. Một tờ giấy trắng mới phải luôn được thêm vào ghi chú trong trường hợp có quá nhiều nội dung cần sửa.
Bất cứ khi nào nhận được thông báo hoặc yêu cầu từ người quản lý Bộ phận hoặc những người khác trên các mẩu giấy nhỏ, chúng sẽ không được chuyển như cũ. Điều này được thực hiện vì khả năng chúng bị thất lạc khi vận chuyển. Bộ phận tiếp nhận đầu tiên sẽ dán hoặc kẹp tờ giấy đã nhận được vào một tờ giấy trắng khổ foolscap trước khi chuyển nó vào bìa hồ sơ cho người quản lý hoặc bộ phận liên quan để xử lý.

Bộ phận liên quan sẽ đưa ra yêu cầu và sau đó đưa ra thông báo. Sau đó họ sẽ gửi tin nhắn và đợi nhận. Việc thực hành viết các ghi chú dài trong phần lề cần được giảm thiểu càng nhiều càng tốt.

Quy tắc 80/20

Một văn phòng không có danh sách các thủ tục được nộp và xử lý đúng cách sẽ là một nơi hỗn loạn. Vay từ80/20Quy tắc nói rằng 80% thành công của chúng ta chỉ đến từ 20% hành động của chúng ta. Nói một cách đơn giản, điều quan trọng là phải tập trung nhiều hơn vào 20% yêu cầu các hành động để rút ngắn xương cho 80% thành công.

Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và bắt tay vào thực hiện 20% là rất quan trọng. Trong một trong những quyết định quan trọng nhất của công ty từng được thực hiện,BIM Manufacturingđã ngăn mọi thông tin liên lạc quan trọng về bản chất bằng miệng, và ngay cả khi phải ghi lại từng lời nói trên giấy, họ đã làm điều đó để các sĩ quan tương lai của họ có thể hưởng lợi từ sự phong phú của các cuộc thảo luận. Ngày nay mọi công ty khác đang theo bước chân của họ.

Thông thường, một tài liệu được thiết kế sai có thể lan truyền thông tin sai lệch lớn và sự khác biệt giữa các bộ phận làm việc trong một tổ chức. Hy vọng hướng dẫn này, được thiết kế cho những chuyên gia làm việc trẻ tuổi đã bắt đầu làm việc trong bộ phận liên quan đến tài liệu rộng rãi như Quản trị, Tài khoản, Nhân sự, v.v., tìm hiểu cách nộp các tài liệu quan trọng có chi tiết nhạy cảm.