Di chuyển nhanh các tệp
Các tệp được gửi bởi Head of the Departmentsphải được giao cho các Trưởng phòng tương ứng ngay trong ngày. Trong một số tổ chức, có một quy trình quy định - Nếu một tệp không thể đến tay người quản lý liên quan trong cùng một ngày, thì tệp đó phải đến được với ông ta vào lúc 10 giờ sáng hôm sau.
Đánh dấu mức độ ưu tiên trên tệp
Xếp hạng ưu tiên của tệp có thể được đánh giá từ các dấu hiệu, 'HÀNH ĐỘNG NGÀY NÀY' và 'NGAY LẬP TỨC'. Nhãn 'HÀNH ĐỘNG NGÀY NÀY' chỉ nên được sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Thời gian xử lý và nhận trong những trường hợp như vậy luôn được đề cập trong phần lề của ghi chú cuối cùng. Nhãn 'NGAY LẬP TỨC' nên được sử dụng trong các trường hợp có mức độ ưu tiên thấp hơn trường hợp khác được đánh dấu trong "HÀNH ĐỘNG NGÀY NÀY", nhưng cần phải được thực hiện trong cùng một ngày.
Người quản lý xử lý các tập tin cần kiểm tra nội dung và kiểm đếm mức độ ưu tiên và xem nó có chính đáng hay không. Nếu việc phân công ưu tiên không công bằng, anh ta có thể thay đổi xếp hạng cho phù hợp. Không có tệp nào trong số đó có thể được gửi đến nơi ở của Người quản lý trừ khi được đề cập cụ thể và rõ ràng bởi một nhân vật có thẩm quyền có thẩm quyền cao hơn người quản lý.
It will be the duty of the Department to −
xem liệu tất cả các dữ kiện đang mở có đúng hay không.
chỉ ra bất kỳ sai lầm hoặc báo cáo sai sự thật nào.
thu hút sự chú ý, khi cần thiết, thủ tục theo luật định hoặc thông lệ.
chỉ ra luật và quy tắc và nơi chúng được tìm thấy.
cung cấp các dữ kiện và số liệu có liên quan khác có sẵn trong Công ty.
đưa ra các tiền lệ hoặc giấy tờ có các quyết định trước đây của chính sách.
nêu câu hỏi hoặc các câu hỏi để xem xét.
nêu rõ những điểm cần quyết định.
đề xuất một quá trình hành động, bất cứ khi nào có thể.
Hành động của Trưởng bộ phận
Giám đốc Bộ phận sẽ kiểm tra ghi chú, vì họ có quyền phân quyền quan sát của họ cho các phòng ban và bộ phận cấp dưới của họ. Những trường hợp như vậy thường liên quan đến những hành động sau:
Ban hành Lệnh văn phòng, Lệnh thông thường và Thông tư có tính chất phù du.
Các trường hợp khác, Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết độc lập.
Cấp phép nghỉ thường và nghỉ bù.
Vấn đề nhắc nhở và thừa nhận.
Ghi các tập tin.
Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về quyền hạn được giao cho các Trưởng bộ phận và cách xác thực chúng.