Phạm vi ghi nhận của Ban quản lý
Mỗi bộ phận đều có scope of notingngoài ra họ sẽ không được phép đưa ra quyết định. Trên cơ sở đó, các bộ phận sẽ tuân thủ các hướng dẫn sau đây để lưu ý các trường hợp:
Tất cả các ghi chú nên được mọi người hiểu rõ ràng và được soạn thảo bằng một ngôn ngữ đơn giản; chúng phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
Tất cả các ghi chú nên được viết với quan điểm khách quan và nên có lý do chính đáng đằng sau chúng, so với chỉ có ý kiến cá nhân. Tất cả các quan sát, phê bình và phản hồi từ các bộ phận khác cần được thực hiện một cách thể thao với hành vi lịch sự.
Người quản lý chịu trách nhiệm giải quyết vụ việc phải xem qua tất cả 'tài liệu đang xem xét' và các ghi chú trước đó, để có thể tạo ra các báo cáo sao chép và nguyên văn cần thiết tùy theo tình huống cần thiết.
A precis(tóm tắt hoặc tóm tắt) của một bài báo thường được thực hiện khi bài báo gốc có độ dài và độ phức tạp lớn, điều này khiến nó hầu như không thể sử dụng được và là một tài liệu tham khảo thoải mái. Vì một khu giới hạn như vậy có thể gây ra lỗi trích dẫn các ví dụ ngoài ngữ cảnh, khu vực dự kiến đó không được chuẩn bị nếu không có hướng dẫn từ người quản lý.
Nếu việc đưa bất kỳ thông tin nào vào ghi chú có khả năng che khuất điểm chính đang được đề cập hoặc làm cho ghi chú dài dòng không cần thiết, một tuyên bố riêng hoặc phụ lục cung cấp thông tin nên được đặt trong hồ sơ.
Khi có, trong một trường hợp duy nhất, một số điểm hoặc lệnh có thể được xử lý riêng biệt thuận tiện hơn là trong một ghi chú liên tục, mỗi điểm cần được ghi chú riêng trong Department Notes. Giám đốc Bộ phận và / hoặc các nhà quản lý cấp cao hơn sẽ ghi lại các đơn đặt hàng của họ trên từng 'Ghi chú của Bộ phận' riêng biệt và những ghi chú này sau đó sẽ được tổng hợp để tạo thành các ghi chú trên tệp cho mục đích phát hành đơn đặt hàng, v.v.
Trình tự ghi chú thường tuân theo trình tự tương tự như trình tự của số sê-ri trong thư từ, và trong trường hợp có bất kỳ sự gián đoạn nào trong tính liên tục của ghi chú, các giấy tờ nên được trộn với tập tin chính trong thời gian sớm nhất.
Không ghi chú nào trên biên lai trừ khi đó là một vấn đề thường ngày. Nếu bất kỳ Người quản lý nào đã đưa ra bất kỳ nhận xét nào về PUC, những nhận xét này trước tiên phải được đưa ra trong ghi chú và bộ phận có thể sử dụng chúng làm hướng dẫn.
Phải cung cấp đủ không gian cho chữ ký và sự quan sát của những người quản lý cao hơn. Các ghi chú cần nộp cho Trưởng phòng hoặc các nhà quản lý cấp cao hơn nên được đặt ở cuối trang. Một tờ giấy trắng mới phải luôn được thêm vào ghi chú trong trường hợp có quá nhiều nội dung cần sửa.
Bất cứ khi nào nhận được thông báo hoặc yêu cầu từ người quản lý Bộ phận hoặc những người khác trên các mẩu giấy nhỏ, chúng sẽ không được chuyển như cũ. Điều này được thực hiện vì khả năng chúng bị thất lạc khi vận chuyển. Bộ phận tiếp nhận đầu tiên sẽ dán hoặc kẹp tờ giấy đã nhận được vào một tờ giấy trắng khổ foolscap trước khi chuyển nó vào bìa hồ sơ cho người quản lý hoặc bộ phận liên quan để xử lý.
Bộ phận liên quan sẽ đưa ra yêu cầu và sau đó đưa ra thông báo. Sau đó họ sẽ gửi tin nhắn và đợi nhận. Việc thực hành viết các ghi chú dài trong phần lề cần được giảm thiểu càng nhiều càng tốt.
Quy tắc 80/20
Một văn phòng không có danh sách các thủ tục được nộp và xử lý đúng cách sẽ là một nơi hỗn loạn. Vay từ80/20Quy tắc nói rằng 80% thành công của chúng ta chỉ đến từ 20% hành động của chúng ta. Nói một cách đơn giản, điều quan trọng là phải tập trung nhiều hơn vào 20% yêu cầu các hành động để rút ngắn xương cho 80% thành công.
Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và bắt tay vào thực hiện 20% là rất quan trọng. Trong một trong những quyết định quan trọng nhất của công ty từng được thực hiện,BIM Manufacturingđã ngăn mọi thông tin liên lạc quan trọng về bản chất bằng miệng, và ngay cả khi phải ghi lại từng lời nói trên giấy, họ đã làm điều đó để các sĩ quan tương lai của họ có thể hưởng lợi từ sự phong phú của các cuộc thảo luận. Ngày nay mọi công ty khác đang theo bước chân của họ.
Thông thường, một tài liệu được thiết kế sai có thể lan truyền thông tin sai lệch lớn và sự khác biệt giữa các bộ phận làm việc trong một tổ chức. Hy vọng hướng dẫn này, được thiết kế cho những chuyên gia làm việc trẻ tuổi đã bắt đầu làm việc trong bộ phận liên quan đến tài liệu rộng rãi như Quản trị, Tài khoản, Nhân sự, v.v., tìm hiểu cách nộp các tài liệu quan trọng có chi tiết nhạy cảm.