Escritura eficaz: ponte en marcha
Con la forma en que el mundo ha evolucionado a nuestro alrededor, cada persona tiene que escribir hoy en día, independientemente de su edad, trabajo y designación. Ya sea para tareas escolares o presentación de informes, o firma de facturas, todos escriben.
Si bien muchos de los que "tienen" que escribir disfrutan escribiendo, hay muchos para quienes escribir no es más que una tarea. El problema con estas personas es que no se dan un momento para pensar en cómo escribir. Como resultado de lo cual su estilo de escritura consume mucho tiempo, es inexacto e insatisfactorio.
Así como hay pasos para resolver una pregunta en álgebra, hay varios pasos que se pueden seguir para obtener una mejor salida escrita. Aquí, en este capítulo, analizaremos cómo debe iniciar el proceso de redacción de un documento comercial eficaz.
Como empezar
De todos los pasos, el más complicado (y el más frustrante) es descubrir el principio. A continuación, se ofrecen algunos consejos para comenzar a trabajar rápidamente:
- Investiga para encontrar hechos.
- Haga una lluvia de ideas para anotar todas las ideas al azar.
- Discuta el borrador con un colega.
- Mantenga un tono de escritura amable y relajado.
- Empatiza con el lector.
- Compruébalo y duerme sobre él.
Planificación y estructura
Las empresas producen documentos de forma regular, como informes anuales para accionistas, boletines informativos mensuales para clientes y editoriales para sus empleados. Según la cantidad de contenido que esté diseñando, es posible que deba organizar sus datos en tres estructuras:
- Time-based Structure
Esta estructura se utiliza cuando se redactan agendas y actas, o informes en los que se asignan tareas y se registran los resultados en una secuencia cronológica.
- Alphabetical Structure
Esta estructura se utiliza cuando el documento tiene una gran cantidad de temas separados, que deben colocarse en un orden alfabético específico (A - Z). Ejemplos de esto serían un glosario de palabras o un libro sobre frutas y calorías, donde los nombres de las frutas se enumeran alfabéticamente.
- Topic Structure
La estructura más utilizada es donde la estructura se divide según los temas. Por ejemplo, un sitio web diseña en frío su página de preguntas frecuentes de tal manera que tendrá tres temas para elegir: "estado de entrega", "quejas" y "pago y reembolso", y cada tema tendrá varias preguntas sobre ese tema.
Pasos eficaces para organizar el contenido
Existen algunos pasos efectivos que lo ayudarán a organizar el contenido en una estructura adecuada y completar los detalles en un flujo lógico para que todo el documento se vea sincronizado y completo. Estos son ...
El documento debe tener un principio, un desarrollo y un final lógicos.
Organice el cuerpo de su mensaje en párrafos concisos y pequeños (máximo 4-5).
Modifique el contenido para adaptarlo a sus lectores.
Nunca pierda el enfoque y el resultado deseado de la carta mientras escribe.
No se corrija mientras escribe, edite solo después de una lluvia de ideas.
Tómate un tiempo antes de empezar a editar.
Por encima de todo, siempre se debe seguir una secuencia lógica al escribir un documento comercial para asegurarse de que el documento transmita el mensaje correcto.