Microsoft Flow - Pendahuluan
Dunia saat ini penuh dengan kolaborasi. Lebih sering daripada tidak, orang menemukan diri mereka bekerja bersama bersama kebijakan atau proses tertentu. Pekerjaan yang berkualitas membutuhkan pegangan yang baik dan juga hand-off! Inilah sebabnya mengapa banyak organisasi dan pemerintah memiliki langkah berbeda untuk menyelesaikan operasi atau aktivitas tertentu.
Latar Belakang Alur Kerja
Jika kita melihat definisi alur kerja Wikipedia -
SEBUAH workflow terdiri dari pola aktivitas yang diatur dan berulang, yang dimungkinkan oleh organisasi sistematis sumber daya menjadi proses yang mengubah materi, menyediakan layanan, atau memproses informasi.
Sederhananya, alur kerja adalah cara orang menyelesaikan pekerjaan, yang terdiri dari langkah-langkah yang memerlukan penyelesaian secara berurutan. Dengan pengecualian langkah pertama, setiap langkah dalam alur kerja memiliki langkah tertentu sebelum dan sesudahnya.
Terkadang yang terbaik adalah melihat contoh daripada membenamkan diri ke dalam konsep. Untuk menemukan artikel ini, Anda harus melakukan beberapa langkah
- Buka browser default Anda
- Cari Microsoft Flow
- Klik artikel ini dari TutorialsPoint
Ini adalah cara Anda (sadar atau tidak) membuat alur kerja untuk menjangkau artikel. Mari kita ambil contoh lain dalam mengajukan cuti di organisasi Anda.
- Karyawan mengirimkan permintaan cuti.
- Manajer karyawan menyetujui permintaan cuti dan memperbarui departemen SDM.
- Departemen SDM memperbarui data cuti dan menginformasikan departemen keuangan.
- Setelah instruksi tertulis dari departemen SDM, departemen keuangan memotong saldo cuti dan membayar dari gaji (jika ada).
Dengan cara ini, alur kerja ada di sekitar kita. Kemajuan pesat dalam teknologi telah membuatnya sangat penting untuk menentukan dan mengikuti alur kerja tertentu untuk operasi yang efisien dari masing-masing fungsi atau departemen.
Meskipun orang mungkin berpendapat bahwa alur kerja sudah ada sejak zaman kuno, cakupan tutorial ini luas dalam arti alur kerja berbeda yang kami gunakan untuk menyelesaikan aktivitas sehari-hari menggunakan perangkat lunak. Sering kali Anda akan menemukan diri Anda menyulap antara perangkat lunak yang berbeda untuk menyelesaikan tugas sederhana membayar tagihan dan mempertahankan lembar pengeluaran untuk itu.
Kebutuhan Mengotomatiskan Alur Kerja
Menurut sebuah penelitian, alur kerja yang tidak efisien dapat memakan biaya hingga 30% dari pendapatan perusahaan Anda.
Masuk akal untuk mengotomatiskan beberapa proses.
Memprogram proses untuk berjalan sendiri menghilangkan kebutuhan akan operator manusia, menghemat waktu, uang, dan frustrasi perusahaan.
Mari kita perhatikan contoh permintaan cuti dari bagian sebelumnya. Kami mengatakan bahwa karyawan tersebut akan meminta cuti dari manajer. Dia akan menggunakan perangkat lunak email di komputernya. Manajer, setelah disetujui, akan mengirimkan pembaruan cuti ke departemen SDM. Akan ada Software Manajemen SDM (HRMS) untuk memperbarui data cuti dengan cepat.
Departemen keuangan, setelah mendapat update dari departemen HR, akan mengupdate software akuntansi mereka sehingga data konsolidasi akan dikirim ke software perbankan jika ada pemotongan gaji bulanan.
Dengan alur kerja sederhana sebagai permintaan Keluar, kita dapat melihat setidaknya 3 perangkat lunak dalam gambar. Bayangkan seorang karyawan menghitung sebanyak 1.000 orang. Betapa rumitnya mengelola alur kerja ini setiap hari? Dalam kasus seperti itu, masuk akal untuk mengotomatiskan alur kerja tertentu yang sifatnya berulang-ulang!
Di sebuah organisasi, hampir setiap departemen dapat memanfaatkan otomatisasi alur kerja. Mari kita pertimbangkan beberapa contoh.
Pemasaran
Tugas berulang tertentu seperti mengirim email, memposting pesan di media sosial dapat diotomatiskan dengan otomatisasi alur kerja. Seluruh kalender media sosial Anda dapat dijadwalkan menggunakan beberapa perangkat lunak otomatisasi.
Sumber daya manusia
Lebih lanjut dari contoh yang dibahas di atas, daripada harus memasukkan informasi karyawan baru secara manual, alamat, rincian pajak karyawan dapat secara otomatis dimasukkan ke masing-masing input dengan menggunakan alur kerja otomatisasi SDM.
Pertimbangkan jika Anda bekerja lembur dari rumah karena rapat dan Anda tahu bahwa sebelumnya menggunakan kalender Microsoft Outlook, seberapa efisien itu, jika kolega Anda mengetahui melalui email bahwa Anda akan pergi lebih awal untuk mengurusnya. dari itu? Dan ini pun, tanpa Anda melakukan aktivitas pengiriman email manual apapun!
Kemungkinan dengan Microsoft Flow
Salah satu edisi terbaru Microsoft Business Suite, Microsoft Flow adalah alat serbaguna yang dapat digunakan untuk mengintegrasikan berbagai aplikasi dan layanan berbasis cloud. Ucapkan selamat tinggal pada tugas-tugas bisnis yang berulang dan memakan waktu - tanpa perlu menjadi teknisi atau pengembang!
Menggunakan Microsoft flow, seseorang dapat mengambil proses yang menggunakan satu atau beberapa aplikasi dan membuat alur kerja otomatis. Ini adalah layanan online yang memungkinkan Anda menghubungkan berbagai aplikasi dan layanan. Ada beberapa aplikasi dan layanan Microsoft serta beberapa layanan non-Microsoft.
Jika Anda memiliki data yang dibagikan antar aplikasi, alih-alih memasukkannya dua kali, Anda dapat mengotomatiskannya dengan Microsoft Flow.
Pertimbangkan skenario yang sangat nyata di mana Anda adalah merek / selebriti di Facebook atau twitter. Bayangkan ada postingan negatif yang sedang viral. Anda dapat dengan mudah menanggapi posting negatif ini dan mengelola persepsi di media sosial menggunakan aliran template.
Jika Anda adalah pengguna dari dua layanan yang berbeda seperti Kalender Outlook dan Kalender Gmail, Anda dapat menggunakan Microsoft Flow untuk menambahkan acara kalender Outlook ke kalender Gmail Anda.
Dengan cara ini, Microsoft Flow meningkatkan efisiensi dan produktivitas sepenuhnya.