Gestione delle biblioteche pubbliche - Finanza
La finanza è la spina dorsale di qualsiasi biblioteca pubblica. I gestori delle biblioteche devono controllare le operazioni, nonché monitorare e gestire le finanze dell'istituzione. Le attività finanziarie delle biblioteche pubbliche implicano il compito di gestire i fondi, definire il budget e controllare i costi. Coinvolge anche la crescita del patrimonio.
Fonti di fondi per la biblioteca pubblica
Le biblioteche pubbliche possono ottenere fondi dalle seguenti fonti:
Fondi nazionali che vengono distribuiti a stati o province.
La corporazione municipale dona fondi municipali alla biblioteca pubblica, che sono stati generati da parcheggi, tasse e altri strumenti di generazione di entrate. I bibliotecari devono richiedere questi fondi.
Donazioni private, che vengono offerte dai servizi di beneficenza e dalle persone interessate.
A volte, i fondi vengono raccolti internamente conducendo aste per la vendita di risorse di conoscenza.
Funzioni del dipartimento finanziario della biblioteca pubblica
Di seguito le funzioni gestite dal dipartimento delle finanze di una biblioteca pubblica:
Rendicontazione finanziaria a direttori, dirigenti e personale.
Preparazione e allocazione del budget
Gestione dell'audit annuale
Gestire tutte le ricevute
Preparazione di tasse e altri documenti governativi
Segnalazione a donatori e agenzie di finanziamento
Il ciclo finanziario di una biblioteca pubblica
Il ciclo finanziario di una biblioteca pubblica copre i seguenti passaggi generali:
Planning- Il team di gestione cerca di scoprire cosa deve essere fatto nella biblioteca, che sono progetti incompleti e nuovi progetti. Quindi raccomanda i risultati ai direttori. Valuta le spese imminenti per quei progetti. Direttori e rivederlo e fissare obiettivi per un periodo di tempo specifico come un anno.
Budgeting- Considera tutte le entrate e tutti i costi, nonché i costi necessari per le operazioni in corso. Rivedi e analizza in cifre entrate e costi dell'anno scorso. Stima delle entrate e dei costi per il nuovo anno finanziario / fiscale.
Income Sources - Stanziamenti dal governo, contributi dei circoli di amici, sovvenzioni, donazioni, raccolta fondi, multe e commissioni.
Expenses - Carburante, materiale bibliotecario, stipendi del personale.
Operating - Eseguire il piano programmato.
Reporting- Produrre rapporti mensili e annuali per monitorare l'andamento delle attività finanziarie. Registra il saldo di apertura, la transazione e il saldo di chiusura per ogni fondo. Un bilancio fornisce un quadro finanziario generale della biblioteca.
Mobilitazione delle risorse nella biblioteca pubblica
Ci sono vari modi in cui i gestori delle biblioteche pubbliche possono mobilitare le risorse della biblioteca. Per sapere come vengono mobilitate le risorse bisogna prima sapere:
Cos'è la mobilitazione delle risorse?
È un termine collettivo utilizzato per il processo di generazione di reddito da risorse diverse, nonché per la disponibilità della biblioteca a fornire le risorse di conoscenza in modo efficiente ed economico all'utente.
Modi di raccolta fondi
I gestori della biblioteca devono elaborare un'efficace strategia di mobilitazione delle risorse ed eseguirla in modo efficiente per raccogliere fondi per la biblioteca. Di seguito sono riportati alcuni modi per mobilitare le risorse:
Contattare un'agenzia di donatori per supporto finanziario.
Conduzione di programmi ed eventi di raccolta fondi, invitando gli ospiti a partecipare e richiedere donazioni per la biblioteca.
Tenere scatole per le donazioni nei luoghi in cui si svolgono eventi come banche, riunioni sociali e altre aree pubbliche per richiedere donazioni. Questa pratica genera quantità minori, ma è apprezzabile.
Impostazione di punti di raccolta per le donazioni in natura come mobili, veicoli, cancelleria e strumenti.
Richiesta di supporto volontario per la biblioteca da college e scuole.
Raccolta di fondi dalla vendita di una pubblicazione e offerta di programmi di acquisto.
Analisi dell'efficacia dei costi della biblioteca pubblica
Con i fondi limitati disponibili, una biblioteca pubblica deve utilizzare il proprio budget con saggezza. Cost Effectiveness Analysis (CEA) è un'analisi comparativa dei costi e dell'efficacia dei servizi forniti dalle biblioteche pubbliche. Questo strumento aiuta anche la direzione a prendere decisioni sull'allocazione del budget e determinare quali servizi fornire. È generato in termini di rapporto.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Analisi costi-benefici della biblioteca pubblica
L'analisi costi-benefici (CBA) viene condotta per determinare quanto scarsa o eccellente sia risultata l'esecuzione di qualsiasi piano. Misura tutti i risultati positivi e negativi di un programma in termini monetari.
L'ACB è utile quando si tratta di prendere decisioni sugli investimenti e confrontare due o più alternative.
Un'alternativa viene scelta dai gestori della biblioteca solo quando Benefici> Costi.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Dove,
se il vantaggio netto è + ve, il vantaggio costi è + ve.
se il vantaggio netto è -ve, allora il vantaggio costi è -ve.
Relazione annuale della biblioteca pubblica
Il rapporto annuale di una biblioteca pubblica normalmente contiene le seguenti informazioni:
La dichiarazione di missione della biblioteca
Lettera del presidente del consiglio di amministrazione / fiduciari
Una lettera dell'amministratore delegato della biblioteca
Un paio di testimonianze degli avventori
Un paio di testimonianze degli abbonati
Sequenza temporale pittorica che illustra i traguardi raggiunti contrassegnati da una breve descrizione dei risultati
I numeri e i grafici che rappresentano i ricavi generati e i fondi utilizzati durante un esercizio finanziario
Stato patrimoniale e finanziario consolidato
L'elenco di donatori, direttori e filiali della biblioteca