Microsoft Visio-조직도 마법사 사용

셰이프 창에서 다른 셰이프를 사용하여 조직도를 수동으로 만들 수 있지만 Visio는 외부 원본에서 조직에 대한 정보를 가져 오는 자동화 된 방법도 제공합니다. 이 장에서는 Excel 스프레드 시트의 정보에서 데이터를 가져 오는 방법을 살펴 봅니다.

Excel 스프레드 시트에 정보 생성

Excel 스프레드 시트를 만들거나 조직도를 만드는 데 들어가는 머리글 행에 중요한 정보가 포함 된 기존 스프레드 시트를 사용합니다. 중요한 정보에는 직원, 직함, 관리자 및 부서가 포함됩니다. Employee 및 Manager 필드는 필수이고 나머지는 선택 사항입니다.

또한 특정 직원에게 사용할 정확한 모양을 나타내는 Master_Shape라는 필드를 포함 할 수도 있습니다. Visio가 직원에게 특정 셰이프를 지정하려면 이름 Master_Shape 필드를 그대로 사용해야합니다.

조직도 마법사 시작

조직도 마법사를 시작하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 첫 번째 방법은 새로 만들기 메뉴의 템플릿 섹션에서 조직도 마법사를 사용하는 것입니다.

다른 방법은 이미 조직도를 만든 경우 리본의 조직도 탭에있는 조직 데이터 섹션에서 가져 오기 명령을 사용하는 것입니다.

두 번째 방법은 조직도의 모든 페이지에 적용하기 위해 배경 서식이 필요한 경우에 권장됩니다. 첫 번째 방법은 필요한 모든 페이지를 생성하지만 각 페이지의 서식을 개별적으로 지정해야하므로 조직이 크면 지루할 수 있습니다.

어느 쪽이든 조직도의 기능을 지정할 수있는 조직도 마법사가 나타납니다.

조직도 마법사 사용

조직도 마법사의 첫 번째 화면은 파일에서 기존 정보를 선택하거나 정보를 수동으로 입력하는 옵션을 제공합니다. 이 예에서는 첫 번째 옵션을 선택합니다. 다음을 클릭하여 마법사의 다음 화면으로 이동합니다.

다음 화면에서 조직 정보가 저장되는 소스를 선택할 수 있습니다. Microsoft Exchange Server, 로컬 텍스트, CSV 또는 Excel 파일 또는 ODBC 호환 데이터 원본의 위치 일 수 있습니다. 두 번째 옵션을 선택하고 다음을 클릭하십시오.

이제 Excel 파일의 위치 또는 경로를 입력하고 다음을 클릭합니다.

이 화면의 이름 필드 드롭 다운에서 직원 이름이 포함 된 Excel 스프레드 시트의 필드를 선택합니다. 보고서 대상 필드 드롭 다운에서보고 관리자를 나타내는 Excel 스프레드 시트의 필드를 선택합니다. 이름과 이름이 다른 필드에있는 경우 이름 드롭 다운에서 직원의 이름이 포함 된 필드를 지정합니다.

Visio는 이름과 이름 필드를 결합하여 직원의 전체 이름을 생성합니다. 계속하려면 다음을 클릭하십시오.

데이터 파일 열 상자에는 Excel 파일의 헤더에있는 모든 데이터 필드가 나열됩니다. 필수 필드를 선택한 다음 추가를 클릭하여 표시된 필드 섹션에 표시해야하는 필드를 선택할 수 있습니다. 원하는 필드가 추가되면 다음을 클릭합니다.

다음 화면에서 셰이프 데이터의 기반이되는 필드를 선택할 수 있습니다. 셰이프 데이터 필드는 이전 단계에서 선택한 필드와 유사하므로 대부분의 경우 그대로 둘 수 있습니다. 필요한 경우 추가 필드를 추가 할 수도 있습니다.

다음 화면에서 직원 사진을 포함하도록 선택할 수 있습니다. 직원 이름과 동일한 형식으로 사진에 레이블을 지정한 경우 모든 직원의 사진이 포함 된 폴더의 위치를 ​​가리킬 수 있습니다. 또는 사진을 포함하지 않도록 선택할 수도 있습니다.

이 화면에서 여러 페이지에 걸쳐있는 직원이 많은 경우 한 페이지에 표시 할 수있는 조직 정보의 양을 선택할 수 있습니다. Visio가 여러 페이지에서 조직도를 자동으로 나누도록 선택할 수도 있습니다. 페이지간에 직원 셰이프 하이퍼 링크 및 페이지간에 직원 셰이프 동기화가 선택되어 있는지 확인합니다. 마침을 클릭하여 마지막으로 조직도를 만듭니다.

마침을 클릭하면 Visio가 Excel 스프레드 시트의 정보 처리를 시작하고 마법사에 지정된 매개 변수를 기반으로 조직도를 만듭니다. 생성 상태를 보여주는 진행률 표시기가 나타납니다.