Microsoft Flow - wprowadzenie

Dzisiejszy świat jest pełen współpracy. Częściej niż nie, ludzie pracują razem nad pewnymi politykami lub procesami. Jakościowa praca wymaga dobrego trzymania ręki, jak i przenoszenia rąk! Dlatego wiele organizacji i rządów podejmuje różne kroki w celu wykonania określonej operacji lub działania.

Tło przepływów pracy

Jeśli spojrzymy na definicję przepływu pracy w Wikipedii -

ZA workflow składa się z zaaranżowanego i powtarzalnego schematu działania, umożliwianego przez systematyczną organizację zasobów w procesy, które przekształcają materiały, dostarczają usługi lub przetwarzają informacje.

Mówiąc najprościej, przepływy pracy to sposób, w jaki ludzie wykonują pracę, składający się z kroków, które wymagają wykonania w sposób sekwencyjny. Z wyjątkiem pierwszego kroku, każdy krok w przepływie pracy ma określony krok przed i po nim.

Czasami lepiej jest spojrzeć na przykład, niż zanurzyć się w koncepcje. Aby trafić na ten artykuł, musisz wykonać kilka kroków

• Otwórz domyślną przeglądarkę
• Wyszukaj Microsoft Flow
• Kliknij ten artykuł w witrynie TutorialsPoint

W ten sposób stworzyłeś (wiedząc lub nieświadomie) przepływ pracy, aby dotrzeć do artykułu. Weźmy inny przykład ubiegania się o urlop w Twojej organizacji.

• Pracownik wysyła wniosek o urlop.
• Przełożony pracownika zatwierdza wniosek urlopowy i aktualizuje dział HR.
• Dział HR aktualizuje dane urlopów i informuje o tym dział finansowy.
• Po pisemnych instrukcjach działu kadr, dział finansowy odlicza saldo urlopów i wypłatę z wypłaty (jeśli dotyczy).

W ten sposób przepływy pracy są wokół nas. Szybki postęp technologiczny sprawił, że niezwykle ważne jest zdefiniowanie i przestrzeganie pewnych przepływów pracy w celu efektywnego działania odpowiedniej funkcji lub działu.

Chociaż można argumentować, że przepływy pracy istniały od czasów starożytnych, zakres tego samouczka jest szeroki w sensie różnych przepływów pracy, których używamy do wykonywania naszych codziennych czynności za pomocą oprogramowania. Często zdarza się, że żonglujesz różnymi programami, aby wykonać proste zadanie opłacenia rachunków i sporządzenia arkusza wydatków.

Potrzeba automatyzacji przepływów pracy

Według badań nieefektywne przepływy pracy mogą kosztować do 30% przychodów Twojej firmy.

Warto zautomatyzować niektóre procesy.

Zaprogramowanie procesu do samodzielnego działania eliminuje potrzebę obecności człowieka-operatora, oszczędzając czas, pieniądze i frustrację firmy.

Rozważmy przykład wniosku urlopowego z poprzedniej sekcji. Powiedzieliśmy, że pracownik poprosi o urlop od kierownika. Będzie korzystał z oprogramowania pocztowego na swoim komputerze. Menedżer, po zatwierdzeniu, prześle aktualizację urlopu do działu HR. Będzie dostępne oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) do aktualizacji danych urlopowych w locie.

Dział finansowy, gdy otrzyma aktualizacje z działu kadr, zaktualizuje swoje oprogramowanie księgowe, tak aby skonsolidowane dane zostały przesłane do oprogramowania bankowego, jeśli wystąpią jakiekolwiek potrącenia z miesięcznej wypłaty.

Przy prostym przepływie pracy, takim jak Żądanie urlopu, widzimy co najmniej 3 programy na zdjęciu. Wyobraź sobie, że liczba pracowników to około 1000. Jak uciążliwe będzie zarządzanie tym przepływem pracy na co dzień? W takich przypadkach sensowne jest zautomatyzowanie pewnych przepływów pracy, które z natury będą wielokrotnie powtarzalne!

W organizacji prawie każdy dział może skorzystać na automatyzacji przepływu pracy. Rozważmy kilka przykładów.

Marketing

Niektóre powtarzalne zadania, takie jak wysyłanie e-maili, publikowanie wiadomości w mediach społecznościowych, mogą zostać zautomatyzowane dzięki automatyzacji przepływu pracy. Cały kalendarz w mediach społecznościowych można zaplanować za pomocą oprogramowania do automatyzacji.

Zasoby ludzkie

W nawiązaniu do przykładu omówionego powyżej, zamiast konieczności ręcznego wprowadzania danych nowego pracownika, adresy, dane podatkowe pracownika mogą być automatycznie wprowadzane do odpowiednich danych wejściowych za pomocą przepływów pracy automatyzacji HR.

Zastanów się, czy pracujesz do późna w domu z powodu spotkania i wiesz, że z wyprzedzeniem korzystasz z kalendarza Microsoft Outlook, jak efektywnie to będzie, jeśli Twoi koledzy dowiedzą się przez e-mail, że wyjdziesz wcześniej, aby się zająć tego? I to też, bez wykonywania jakichkolwiek czynności związanych z ręcznym wysyłaniem wiadomości e-mail!

Możliwości z Microsoft Flow

Jedna z najnowszych edycji pakietu Microsoft Business Suite, Microsoft Flow to wszechstronne narzędzie, które można wykorzystać do integracji różnych aplikacji i usług opartych na chmurze. Pożegnaj się z powtarzalnymi i czasochłonnymi zadaniami biznesowymi - bez konieczności bycia technikiem lub programistą!

Korzystając z Microsoft flow, można wziąć procesy wykorzystujące jedną lub kilka aplikacji i stworzyć zautomatyzowane przepływy pracy. Jest to usługa online, która umożliwia łączenie różnych aplikacji i usług. Istnieją aplikacje i usługi firmy Microsoft, a także usługi firm innych niż Microsoft.

Jeśli dane są udostępniane między aplikacjami, zamiast wprowadzać je dwukrotnie, możesz zautomatyzować je za pomocą Microsoft Flow.

Rozważ bardzo realny scenariusz, w którym jesteś marką / celebrytą na Facebooku lub Twitterze. Wyobraź sobie, że istnieje negatywny post, który staje się wirusowy. Możesz bardzo łatwo odpowiadać na te negatywne posty i zarządzać postrzeganiem w mediach społecznościowych za pomocą szablonu przepływu.

Jeśli korzystasz z dwóch różnych usług, takich jak kalendarz programu Outlook i kalendarz Gmaila, możesz użyć Microsoft Flow, aby dodać wydarzenia z kalendarza programu Outlook do kalendarza Gmaila.

W ten sposób Microsoft Flow w pełni poprawia wydajność i produktywność.