MS Access - Guia Rápido
O Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS) da Microsoft que combina o mecanismo de banco de dados Microsoft Jet relacional com uma interface gráfica do usuário e ferramentas de desenvolvimento de software. É membro do pacote de aplicativos Microsoft Office, incluído nas edições profissionais e superiores.
O Microsoft Access é apenas uma parte da estratégia geral de produtos de gerenciamento de dados da Microsoft.
Ele armazena dados em seu próprio formato com base no Access Jet Database Engine.
Como os bancos de dados relacionais, o Microsoft Access também permite vincular informações relacionadas facilmente. Por exemplo, dados do cliente e do pedido. No entanto, o Access 2013 também complementa outros produtos de banco de dados porque possui vários recursos de conectividade poderosos.
Ele também pode importar ou vincular diretamente a dados armazenados em outros aplicativos e bancos de dados.
Como o próprio nome indica, o Access pode trabalhar diretamente com dados de outras fontes, incluindo muitos programas populares de banco de dados de PC, com muitos bancos de dados SQL (Structured Query Language) no desktop, em servidores, em minicomputadores ou em mainframes e com dados armazenados em Servidores da Web da Internet ou intranet.
O Access também pode compreender e usar uma ampla variedade de outros formatos de dados, incluindo muitas outras estruturas de arquivo de banco de dados.
Você pode exportar e importar dados de arquivos de processamento de texto, planilhas ou arquivos de banco de dados diretamente.
O Access pode funcionar com os bancos de dados mais populares que suportam o padrão Open Database Connectivity (ODBC), incluindo SQL Server, Oracle e DB2.
Os desenvolvedores de software podem usar o Microsoft Access para desenvolver software aplicativo.
O Microsoft Access armazena informações que são chamadas de banco de dados. Para usar o MS Access, você precisará seguir estas quatro etapas -
Database Creation - Crie seu banco de dados Microsoft Access e especifique que tipo de dados você armazenará.
Data Input - Depois que seu banco de dados é criado, os dados de cada dia útil podem ser inseridos no banco de dados Access.
Query - Este é um termo sofisticado para descrever basicamente o processo de recuperação de informações do banco de dados.
Report (opcional) - As informações do banco de dados são organizadas em uma bela apresentação que pode ser impressa em um Relatório de Acesso.
Arquitetura
O Access chama qualquer coisa que possa ter um nome de objeto. Em um banco de dados de desktop do Access, os principais objetos são tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros, macros de dados e módulos.
Se você trabalhou com outros sistemas de banco de dados em computadores desktop, deve ter visto o termo banco de dados usado para se referir apenas aos arquivos nos quais armazena dados.
Mas, no Access, um banco de dados de desktop (.accdb) também inclui todos os principais objetos relacionados aos dados armazenados, incluindo objetos que você define para automatizar o uso de seus dados.
O Microsoft Access tem a aparência de outros produtos do Microsoft Office no que diz respeito ao layout e aos aspectos de navegação, mas o MS Access é um banco de dados e, mais especificamente, um banco de dados relacional.
Antes do MS Access 2007, a extensão do arquivo era *.mdb, mas no MS Access 2007 a extensão foi alterada para *.accdb extensão.
As primeiras versões do Access não podem ler extensões accdb, mas o MS Access 2007 e versões posteriores podem ler e alterar versões anteriores do Access.
Um banco de dados de desktop do Access (.accdb ou .mdb) é um RDBMS totalmente funcional.
Ele fornece toda a definição de dados, manipulação de dados e recursos de controle de dados necessários para gerenciar grandes volumes de dados.
Você pode usar um banco de dados de desktop do Access (.accdb ou .mdb) como um RDBMS autônomo em uma única estação de trabalho ou em um modo cliente / servidor compartilhado em uma rede.
Um banco de dados de desktop também pode atuar como fonte de dados para dados exibidos em páginas da web na intranet de sua empresa.
Quando você constrói um aplicativo com um banco de dados de desktop do Access, o Access é o RDBMS.
Definição de Dados
Vamos agora entender o que é Definição de Dados -
Em um documento ou planilha, geralmente você tem total liberdade para definir o conteúdo do documento ou de cada célula da planilha.
Em um documento, você pode incluir parágrafos de texto, uma tabela, um gráfico ou várias colunas de dados exibidos com várias fontes.
Na planilha, você pode ter dados de texto na parte superior para definir um cabeçalho de coluna para impressão ou exibição, e você pode ter vários formatos numéricos dentro da mesma coluna, dependendo da função da linha.
Um RDBMS permite definir o tipo de dados que você possui e como os dados devem ser armazenados.
Normalmente, você também pode definir regras que o RDBMS pode usar para garantir a integridade de seus dados.
Por exemplo, uma regra de validação pode garantir que o usuário não armazene acidentalmente caracteres alfabéticos em um campo que deve conter um número.
Manipulação de dados
Trabalhar com dados em RDBMS é muito diferente de trabalhar com dados em um processador de texto ou programa de planilha.
Em um documento de processamento de texto, você pode incluir dados tabulares e executar um conjunto limitado de funções nos dados do documento.
Você também pode pesquisar sequências de texto no documento original e, com os controles ActiveX, incluir tabelas, gráficos ou imagens de outros aplicativos.
Em uma planilha, algumas células contêm funções que determinam o resultado desejado e, em outras células, você insere os dados que fornecem as informações de origem para as funções.
Você pode pesquisar uma única tabela para obter informações ou solicitar uma pesquisa complexa em várias tabelas relacionadas.
Você pode atualizar um único campo ou vários registros com um único comando.
Você pode escrever programas que usam comandos RDBMS para buscar dados que deseja exibir e permitir que o usuário atualize os dados.
Um RDBMS fornece muitas maneiras de trabalhar com seus dados. Por exemplo,
O Access usa a poderosa linguagem de banco de dados SQL para processar dados em suas tabelas. Usando SQL, você pode definir o conjunto de informações de que precisa para resolver um problema específico, incluindo dados de talvez muitas tabelas.
Controle de Dados
Planilhas e documentos de processamento de texto são ótimos para resolver problemas de um único usuário, mas são difíceis de usar quando mais de uma pessoa precisa compartilhar os dados.
Quando você precisa compartilhar suas informações com outras pessoas, o RDBMS oferece a flexibilidade para permitir que vários usuários leiam ou atualizem seus dados.
Um RDBMS projetado para permitir o compartilhamento de dados também fornece recursos para garantir que duas pessoas não possam alterar os mesmos dados ao mesmo tempo.
Os melhores sistemas também permitem agrupar alterações (o que também é conhecido como transação) para que todas as alterações ou nenhuma das alterações apareçam em seus dados.
Você também pode querer ter certeza de que ninguém mais pode ver qualquer parte do pedido até que você tenha inserido tudo.
Como você pode compartilhar seus dados de acesso com outros usuários, pode ser necessário definir algumas restrições sobre o que vários usuários têm permissão para ver ou atualizar.
O MS Access usa “objetos” para ajudar o usuário a listar e organizar informações, bem como preparar relatórios especialmente elaborados. Quando você cria um banco de dados, o Access oferece Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos. Os Bancos de Dados no Access são compostos de muitos objetos, mas os seguintes são os principais objetos -
- Tables
- Queries
- Forms
- Reports
Juntos, esses objetos permitem inserir, armazenar, analisar e compilar seus dados. Aqui está um resumo dos principais objetos em um banco de dados Access;
Mesa
Tabela é um objeto usado para definir e armazenar dados. Quando você cria uma nova tabela, o Access pede que você defina campos que também são conhecidos como cabeçalhos de coluna.
Cada campo deve ter um nome exclusivo e tipo de dados.
As tabelas contêm campos ou colunas que armazenam diferentes tipos de dados, como um nome ou endereço, e registros ou linhas que coletam todas as informações sobre uma determinada instância do assunto, como todas as informações sobre um cliente ou funcionário etc.
Você pode definir uma chave primária, um ou mais campos que possuem um valor exclusivo para cada registro e um ou mais índices em cada tabela para ajudar a recuperar seus dados mais rapidamente.
Inquerir
Um objeto que fornece uma visão personalizada dos dados de uma ou mais tabelas. As consultas são uma forma de pesquisar e compilar dados de uma ou mais tabelas.
Executar uma consulta é como fazer uma pergunta detalhada ao seu banco de dados.
Ao construir uma consulta no Access, você está definindo condições de pesquisa específicas para encontrar exatamente os dados que deseja.
No Access, você pode usar a consulta gráfica pelo recurso de exemplo ou pode escrever instruções em Structured Query Language (SQL) para criar suas consultas.
Você pode definir consultas para selecionar, atualizar, inserir ou excluir dados.
Você também pode definir consultas que criam novas tabelas de dados em uma ou mais tabelas existentes.
Formato
Form é um objeto em um banco de dados de desktop projetado principalmente para entrada ou exibição de dados ou para controle de execução de aplicativos. Você usa formulários para personalizar a apresentação de dados que seu aplicativo extrai de consultas ou tabelas.
Os formulários são usados para inserir, modificar e visualizar registros.
O motivo pelo qual os formulários são usados com tanta frequência é que eles são uma maneira fácil de orientar as pessoas a inserir os dados corretamente.
Quando você insere informações em um formulário no Access, os dados vão exatamente para onde o designer do banco de dados deseja em uma ou mais tabelas relacionadas.
Relatório
Relatório é um objeto em bancos de dados de desktop projetados para formatar, calcular, imprimir e resumir dados selecionados.
Você pode visualizar um relatório na tela antes de imprimi-lo.
Se os formulários forem para fins de entrada, os relatórios serão para saída.
Tudo o que você planeja imprimir merece um relatório, seja uma lista de nomes e endereços, um resumo financeiro de um período ou um conjunto de etiquetas de endereçamento.
Os relatórios são úteis porque permitem apresentar componentes de seu banco de dados em um formato fácil de ler.
Você pode até personalizar a aparência de um relatório para torná-lo visualmente atraente.
O Access oferece a capacidade de criar um relatório a partir de qualquer tabela ou consulta.
Outros objetos do MS Access
Vamos agora dar uma olhada em outros objetos do MS Access.
Macro
Este objeto é uma definição estruturada de uma ou mais ações que você deseja que o Access execute em resposta a um evento definido. Uma macro de acesso é um script para realizar algum trabalho. Por exemplo, para criar um botão que abre um relatório, você pode usar uma macro que irá disparar a ação OpenReport.
Você pode incluir condições simples em macros para especificar quando uma ou mais ações na macro devem ser executadas ou ignoradas.
Você pode usar macros para abrir e executar consultas, para abrir tabelas ou para imprimir ou visualizar relatórios.
Você também pode executar outras macros ou procedimentos do Visual Basic de dentro de uma macro.
As macros de dados podem ser anexadas diretamente a eventos de tabela, como inserir novos registros, editar registros existentes ou excluir registros.
Macros de dados em aplicativos da web também podem ser objetos autônomos que podem ser chamados de outras macros de dados ou objetos de macro.
Módulo
Módulo é um objeto em bancos de dados de desktop que contém procedimentos personalizados que você codifica usando o Visual Basic. Os módulos fornecem um fluxo de ações mais discreto e permitem detectar erros.
Tudo o que pode ser feito em uma macro também pode ser feito em um módulo, mas você não obtém a interface da macro que pergunta o que é necessário para cada ação.
Módulos são muito mais poderosos e são essenciais se você planeja escrever código para um ambiente multiusuário, porque macros não podem incluir tratamento de erros.
Módulos podem ser objetos autônomos contendo funções que podem ser chamadas de qualquer lugar em seu aplicativo ou podem ser associados diretamente a um formulário ou relatório para responder a eventos no formulário ou relatório associado.
Neste capítulo, iremos cobrir o processo básico de iniciar o Access e criar um banco de dados. Este capítulo também explicará como criar um banco de dados de desktop usando um modelo e como construir um banco de dados do zero.
Para criar um banco de dados a partir de um modelo, primeiro precisamos abrir o MS Access e você verá a tela a seguir, na qual diferentes modelos de banco de dados do Access são exibidos.
Para ver todos os bancos de dados possíveis, você pode rolar para baixo ou usar a caixa de pesquisa.
Vamos inserir o projeto na caixa de pesquisa e pressione Enter. Você verá os modelos de banco de dados relacionados ao gerenciamento de projetos.
Selecione o primeiro modelo. Você verá mais informações relacionadas a este modelo.
Depois de selecionar um modelo relacionado aos seus requisitos, insira um nome no File name campo e você também pode especificar outro local para o seu arquivo, se desejar.
Agora, pressione a opção Criar. O Access baixará esse modelo de banco de dados e abrirá um novo banco de dados em branco, conforme mostrado na imagem a seguir.
Agora, clique no painel de navegação no lado esquerdo e você verá todos os outros objetos que vêm com este banco de dados.
Clique em Projetos de navegação e selecione o Tipo de objeto no menu.
Agora você verá todos os tipos de objetos - tabelas, consultas, etc.
Criar banco de dados em branco
Às vezes, os requisitos de banco de dados podem ser tão específicos que usar e modificar os modelos existentes exige mais trabalho do que apenas criar um banco de dados do zero. Nesse caso, utilizamos banco de dados em branco.
Step 1 - Vamos agora começar abrindo o MS Access.
Step 2- Selecione Banco de dados de desktop vazio. Insira o nome e clique no botão Criar.
Step 3 - O Access criará um novo banco de dados em branco e abrirá a tabela que também está completamente em branco.
Cada campo em uma tabela possui propriedades e essas propriedades definem as características e o comportamento do campo. A propriedade mais importante de um campo é seu tipo de dados. O tipo de dados de um campo determina que tipo de dados ele pode armazenar. O MS Access oferece suporte a diferentes tipos de dados, cada um com uma finalidade específica.
- O tipo de dados determina o tipo de valores que os usuários podem armazenar em qualquer campo.
- Cada campo pode armazenar dados que consistem em apenas um único tipo de dados.
Aqui estão alguns dos tipos de dados mais comuns que você encontrará usados em um banco de dados típico do Microsoft Access.
Tipo de Dados | Descrição | Tamanho |
---|---|---|
Pequeno texto | Texto ou combinações de texto e números, incluindo números que não requerem cálculo (por exemplo, números de telefone). | Até 255 caracteres. |
Texto Longo | Texto extenso ou combinações de texto e números. | Até 63.999 caracteres. |
Número | Dados numéricos usados em cálculos matemáticos. | 1, 2, 4 ou 8 bytes (16 bytes se definido como ID de replicação). |
Data hora | Valores de data e hora para os anos 100 a 9999. | 8 bytes |
Moeda | Valores de moeda e dados numéricos usados em cálculos matemáticos envolvendo dados com uma a quatro casas decimais. | 8 bytes |
AutoNumeração | Um número sequencial exclusivo (incrementado em 1) ou número aleatório atribuído pelo Microsoft Access sempre que um novo registro é adicionado a uma tabela. | 4 bytes (16 bytes se definido como ID de replicação). |
Sim não | Valores Sim e Não e campos que contêm apenas um de dois valores (Sim / Não, Verdadeiro / Falso ou Ativado / Desativado). | 1 bit. |
Se você usar versões anteriores do Access, notará uma diferença para dois desses tipos de dados.
No Access 2013, agora temos dois tipos de dados - texto curto e texto longo. Nas versões anteriores do Access, esses tipos de dados eram chamados de texto e memorando.
O campo de texto é conhecido como texto curto e o campo de memorando agora é chamado de texto longo.
Aqui estão alguns dos outros tipos de dados mais especializados, que você pode escolher no Access.
Tipos de dados | Descrição | Tamanho |
---|---|---|
Anexo |
Arquivos, como fotos digitais. Vários arquivos podem ser anexados por registro. Este tipo de dados não está disponível em versões anteriores do Access. |
Até cerca de 2 GB. |
Objetos OLE |
Os objetos OLE podem armazenar imagens, áudio, vídeo ou outros BLOBs (objetos binários grandes) |
Até cerca de 2 GB. |
Hiperlink |
Texto ou combinações de texto e números armazenados como texto e usados como um endereço de hiperlink. |
Até 8.192 (cada parte de um tipo de dados Hyperlink pode conter até 2.048 caracteres). |
Assistente de pesquisa |
A entrada do Assistente de pesquisa na coluna Tipo de dados na visualização Design não é realmente um tipo de dados. Quando você escolhe esta entrada, um assistente começa a ajudá-lo a definir um campo de pesquisa simples ou complexo. Um campo de pesquisa simples usa o conteúdo de outra tabela ou uma lista de valores para validar o conteúdo de um único valor por linha. Um campo de pesquisa complexo permite armazenar vários valores do mesmo tipo de dados em cada linha. |
Depende do tipo de dados do campo de pesquisa. |
Calculado |
Você pode criar uma expressão que usa dados de um ou mais campos. Você pode designar diferentes tipos de dados de resultado da expressão. |
Você pode criar uma expressão que usa dados de um ou mais campos. Você pode designar diferentes tipos de dados de resultado da expressão. |
Esses são todos os tipos de dados diferentes que você pode escolher ao criar campos em uma tabela do Microsoft Access.
Ao criar um banco de dados, você armazena seus dados em tabelas. Como outros objetos de banco de dados dependem muito de tabelas, você deve sempre iniciar o projeto de um banco de dados criando todas as suas tabelas e, a seguir, criando qualquer outro objeto. Antes de criar tabelas, considere cuidadosamente seus requisitos e determine todas as tabelas de que precisa.
Vamos tentar criar a primeira tabela que armazenará as informações básicas de contato relativas aos funcionários, conforme mostrado na tabela a seguir -
Nome do Campo | Tipo de dados |
---|---|
EmployeelD | AutoNumeração |
Primeiro nome | Pequeno texto |
Último nome | Pequeno texto |
Endereço 1 | Pequeno texto |
Endereço 2 | Pequeno texto |
Cidade | Pequeno texto |
Estado | Pequeno texto |
Fecho eclair | Pequeno texto |
telefone | Pequeno texto |
Tipo de telefone | Pequeno texto |
Vamos agora ter um texto curto como o tipo de dados para todos esses campos e abrir um banco de dados em branco no Access.
Aqui é onde paramos as coisas. Criamos o banco de dados e, em seguida, o Access abriu automaticamente esta exibição tabela-uma-folha de dados para uma tabela.
Vamos agora para a guia Campo e você verá que ele também é criado automaticamente. O ID, que é um campo AutoNumeração, atua como nosso identificador exclusivo e é a chave primária para esta tabela.
O campo ID já foi criado e agora queremos renomeá-lo para se adequar às nossas condições. Esta é uma tabela de funcionários e este será o identificador exclusivo de nossos funcionários.
Clique no Name & Caption opção na faixa de opções e você verá a seguinte caixa de diálogo.
Altere o nome deste campo para EmployeeIDpara torná-lo mais específico para esta tabela. Insira as outras informações opcionais se desejar e clique em OK.
Agora temos nosso campo de ID do funcionário com a legenda ID do funcionário. Isso é definido automaticamente para numeração automática, portanto, não precisamos realmente alterar o tipo de dados.
Vamos agora adicionar mais alguns campos clicando em click to add.
Escolher Short Textcomo o campo. Ao escolher um texto curto, o Access destacará o nome do campo automaticamente e tudo o que você precisa fazer é digitar o nome do campo.
Tipo FirstNamecomo o nome do campo. Da mesma forma, adicione todos os campos obrigatórios conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Depois que todos os campos forem adicionados, clique no ícone Salvar.
Agora você verá o Save As caixa de diálogo, onde você pode inserir um nome de tabela para a tabela.
Insira o nome da sua tabela no campo Nome da tabela. Aqui otblprefixo significa mesa. Vamos clicar em Ok e você verá sua tabela no painel de navegação.
Visualização do Design da Tabela
Como já criamos uma tabela usando Datasheet View. Agora vamos criar outra tabela usando oTable Design View. Estaremos criando os seguintes campos nesta tabela. Essas tabelas armazenarão algumas das informações para vários projetos de livros.
Nome do Campo | Tipo de dados |
---|---|
ID do projeto | AutoNumeração |
Nome do Projeto | Pequeno texto |
Editor chefe | Pequeno texto |
Autor | Pequeno texto |
PStatus | Pequeno texto |
Contratos | Anexo |
ProjectStart | Data hora |
ProjectEnd | Data hora |
Despesas | Moeda |
ProjectNotes | Texto Longo |
Vamos agora para a guia Criar.
No grupo de tabelas, clique em Tabela e você verá que isso é completamente diferente da Visualização da Folha de Dados. Nesta visualização, você pode ver ofield name e data type lado a lado.
Agora precisamos fazer ProjectID uma chave primária para esta tabela, então vamos selecionar ProjectID e clique em Primary Key opção na faixa de opções.
Agora você pode ver um pequeno ícone de chave que aparecerá ao lado desse campo. Isso mostra que o campo faz parte da chave primária da tabela.
Vamos salvar essa tabela e dar um nome a ela.
Clique em Ok e agora você pode ver a aparência desta tabela na visualização da folha de dados.
Vamos clicar no botão de exibição de folha de dados no canto superior esquerdo da faixa de opções.
Se você quiser fazer alterações nesta tabela ou em qualquer campo específico, nem sempre precisa voltar à Visualização de design para alterá-lo. Você também pode alterá-lo na visualização da folha de dados. Vamos atualizar o campo PStatus conforme mostrado na imagem a seguir.
Clique em Ok e você verá as mudanças.
Um banco de dados do Access não é um arquivo no mesmo sentido que um documento do Microsoft Office Word ou um Microsoft Office PowerPoint. Em vez disso, um banco de dados Access é uma coleção de objetos como tabelas, formulários, relatórios, consultas, etc., que devem funcionar juntos para que um banco de dados funcione corretamente. Agora criamos duas tabelas com todos os campos e propriedades de campo necessários em nosso banco de dados. Para visualizar, alterar, inserir ou excluir dados em uma tabela no Access, você pode usar a Visualização de Folha de Dados da tabela.
Uma folha de dados é uma maneira simples de ver seus dados em linhas e colunas sem nenhuma formatação especial.
Sempre que você cria uma nova tabela da web, o Access cria automaticamente duas visualizações que você pode começar a usar imediatamente para a entrada de dados.
Uma tabela aberta na Visualização de Folha de Dados se parece com uma planilha do Excel e você pode digitar ou colar dados em um ou mais campos.
Você não precisa salvar explicitamente seus dados. O Access confirma suas alterações na tabela quando você move o cursor para um novo campo na mesma linha ou quando você move o cursor para outra linha.
Por padrão, os campos em um banco de dados do Access são definidos para aceitar um tipo específico de dados, como texto ou números. Você deve inserir o tipo de dados que o campo está configurado para aceitar. Caso contrário, o Access exibirá uma mensagem de erro -
Vamos adicionar alguns dados às suas tabelas abrindo o banco de dados Access que criamos.
Selecione os Views → Datasheet Exibir opção na faixa de opções e adicionar alguns dados conforme mostrado na imagem a seguir.
Da mesma forma, adicione alguns dados na segunda tabela, bem como mostrado na imagem a seguir.
Agora você pode ver que inserir um novo dado e atualizar os dados existentes é muito simples na Visualização de Folha de Dados como trabalhar em uma planilha. Mas se você deseja excluir quaisquer dados, você precisa selecionar a linha inteira primeiro, conforme mostrado na imagem a seguir.
Agora pressione o botão delete. Isso exibirá a mensagem de confirmação.
Clique Yes e você verá que o registro selecionado foi excluído agora.
Uma consulta é uma solicitação de resultados de dados e de ação sobre os dados. Você pode usar uma consulta para responder a uma pergunta simples, para realizar cálculos, para combinar dados de tabelas diferentes ou mesmo para adicionar, alterar ou excluir dados da tabela.
Conforme as tabelas aumentam de tamanho, elas podem ter centenas de milhares de registros, o que torna impossível para o usuário selecionar registros específicos dessa tabela.
Com uma consulta, você pode aplicar um filtro aos dados da tabela, de modo que obtenha apenas as informações que deseja.
As consultas que você usa para recuperar dados de uma tabela ou para fazer cálculos são chamadas de consultas selecionadas.
As consultas que adicionam, alteram ou excluem dados são chamadas de consultas de ação.
Você também pode usar uma consulta para fornecer dados para um formulário ou relatório.
Em um banco de dados bem projetado, os dados que você deseja apresentar usando um formulário ou relatório geralmente estão localizados em várias tabelas diferentes.
A parte complicada das consultas é que você deve entender como construir uma antes de realmente usá-las.
Criar Consulta Selecionada
Se você deseja revisar dados de apenas alguns campos em uma tabela, ou revisar dados de várias tabelas simultaneamente ou talvez apenas ver o banco de dados em certos critérios, você pode usar o Selectinquerir. Vamos agora dar uma olhada em um exemplo simples no qual criaremos uma consulta simples que irá recuperar informações detblEmployeesmesa. Abra o banco de dados e clique noCreate aba.
Clique Query Design.
No Tables guia, no Show Table caixa de diálogo, clique duas vezes no tblEmployees mesa e depois Close a caixa de diálogo.
Na tabela tblEmployees, clique duas vezes em todos os campos que deseja ver como resultado da consulta. Adicione esses campos à grade de design da consulta, conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Agora clique Run no Design guia e clique em Run.
A consulta é executada e exibe apenas os dados dos campos especificados na consulta.
Os critérios de consulta ajudam a recuperar itens específicos de um banco de dados do Access. Se um item corresponder a todos os critérios inseridos, ele aparecerá nos resultados da consulta. Quando quiser limitar os resultados de uma consulta com base nos valores de um campo, use os critérios de consulta.
Um critério de consulta é uma expressão que o Access compara aos valores do campo de consulta para determinar se deve incluir o registro que contém cada valor.
Alguns critérios são simples e usam operadores e constantes básicos. Outros são complexos e usam funções, operadores especiais e incluem referências de campo.
Para adicionar alguns critérios a uma consulta, você deve abrir a consulta na Visualização de design.
Em seguida, você identifica os campos para os quais deseja especificar critérios.
Exemplo
Vejamos um exemplo simples no qual usaremos critérios em uma consulta. Primeiro abra seu banco de dados do Access e, em seguida, vá para a guia Criar e clique em Design de consulta.
Na guia Tabelas na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes no tblEmployees tabela e feche a caixa de diálogo.
Vamos agora adicionar alguns campos à grade de consulta, como EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle e Email, conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Vamos agora executar sua consulta e você verá apenas esses campos como resultado da consulta.
Se você deseja ver apenas aqueles cujo JobTitle é Coordenador de Marketing, você precisará adicionar os critérios para isso. Vamos voltar ao Query Design e na linha Criteria de JobTitle insira Marketing Coordinator.
Deixe-nos executar sua consulta novamente e você verá que apenas o cargo de Coordenadores de Marketing são recuperados.
Se você deseja adicionar critérios para vários campos, basta adicionar os critérios em vários campos. Digamos que desejamos recuperar dados apenas para “Coordenador de Marketing” e “Assistente de Contabilidade”; podemos especificar o operador de linha OR conforme mostrado na imagem a seguir -
Vamos agora executar sua consulta novamente e você verá os seguintes resultados.
Se você precisar usar a funcionalidade do ANDoperador, então você deve especificar a outra condição na linha Critérios. Digamos que desejamos recuperar todos os Assistentes de contabilidade, mas apenas os títulos de Coordenador de Marketing com “Pollard” como sobrenome.
Vamos agora executar sua consulta novamente e você verá os seguintes resultados.
No MS Access e em outros sistemas DBMS, as consultas podem fazer muito mais do que apenas exibir dados, mas podem, na verdade, realizar várias ações nos dados do banco de dados.
As consultas de ação são consultas que podem adicionar, alterar ou excluir vários registros de uma vez.
O benefício adicional é que você pode visualizar os resultados da consulta no Access antes de executá-lo.
O Microsoft Access fornece 4 tipos diferentes de consultas de ação -
Append
Update
Delete
Make-table
Uma consulta de ação não pode ser desfeita. Você deve considerar fazer um backup de todas as tabelas que irá atualizar usando uma consulta de atualização.
Criar uma consulta de anexo
Você pode usar uma consulta anexar para recuperar dados de uma ou mais tabelas e adicionar esses dados a outra tabela. Vamos criar uma nova tabela na qual adicionaremos dados dotblEmployeesmesa. Esta será uma mesa temporária para fins de demonstração.
Vamos chamá-lo TempEmployees e contém os campos conforme mostrado na captura de tela a seguir.
No Tables guia, na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes no tblEmployeestabela e feche a caixa de diálogo. Dê um clique duplo no campo que você deseja exibir.
Deixe-nos executar sua consulta para exibir os dados primeiro.
Agora, vamos voltar ao design da consulta e selecionar o Append botão.
Em Tipo de consulta, selecione o botão de opção Anexar. Isso exibirá a seguinte caixa de diálogo.
Selecione o nome da tabela na lista suspensa e clique em OK.
Na grade de consulta, você pode ver que no Append To linha todos os campos são selecionados por padrão, exceto Address1. Isso porque esse campo Endereço1 não está disponível noTempEmployeemesa. Portanto, precisamos selecionar o campo na lista suspensa.
Vamos examinar o campo Endereço.
Deixe-nos agora executar sua consulta e você verá a seguinte mensagem de confirmação.
Clique Yes para confirmar sua ação.
Quando você abre o TempEmployee , você verá que todos os dados são adicionados de tblEmployees à tabela TempEmployee.
Vamos entender como criar consultas neste capítulo.
Criar uma consulta de atualização
Você pode usar uma consulta de atualização para alterar os dados em suas tabelas e pode usar uma consulta de atualização para inserir critérios para especificar quais linhas devem ser atualizadas. Uma consulta de atualização oferece a oportunidade de revisar os dados atualizados antes de realizar a atualização. Vamos para a guia Criar novamente e clique em Design de consulta.
Na guia Tabelas, na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes no tblEmployees tabela e feche a caixa de diálogo.
No Designguia, no grupo Tipo de consulta, clique em Atualizar e clique duas vezes no campo em que deseja atualizar o valor. Digamos que desejamos atualizar o FirstName de “Rex” para “Max”.
No Update linha do Designgrade, insira o valor atualizado e na linha Critérios adicione o valor original que deseja atualizar e execute a consulta. Isso exibirá a mensagem de confirmação.
Clique Yes e vá para o Datasheet View e você verá o primeiro registro - FirstName está atualizado para “Max” agora.
Criar uma consulta de exclusão
Você pode usar uma consulta de exclusão para excluir dados de suas tabelas e pode usar uma consulta de exclusão para inserir critérios para especificar quais linhas devem ser excluídas. Uma Consulta de Exclusão oferece a oportunidade de revisar as linhas que serão excluídas antes de executar a exclusão. Vamos para oCreate aba novamente e clique Query Design.
Na guia Tabelas da caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes no tblEmployees tabela e feche a caixa de diálogo.
No Design guia, no Query Type grupo, clique Delete e clique duas vezes no EmployeeID.
Na linha Criteria da Design Grid, digite 11. Aqui, queremos excluir um funcionário cujo EmployeeID é 11.
Vamos agora executar a consulta. Esta consulta exibirá a mensagem de confirmação.
Clique Yes e vá para a Visualização da Folha de Dados e você verá que o registro do funcionário especificado foi excluído agora.
Criar uma consulta de criação de tabela
Você pode usar uma consulta criar tabela para criar uma nova tabela a partir de dados armazenados em outras tabelas. Vamos para oCreate tab novamente e clique Query Design.
Na guia Tabelas, na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes no tblEmployees tabela e feche a caixa de diálogo.
Selecione todos os campos que deseja copiar para outra tabela.
No Tipo de Consulta, selecione o Make Table botão de opção.
Você verá a seguinte caixa de diálogo. Insira o nome da nova tabela que deseja criar e clique em OK.
Agora execute sua consulta.
Agora você verá a seguinte mensagem.
Clique Yes e você verá uma nova tabela criada no painel de navegação.
A melhor parte sobre consultas é que você pode salvar e executar a mesma consulta repetidamente, mas quando você executa a mesma consulta repetidamente apenas alterando os critérios, você pode considerar a consulta para aceitar parâmetros.
Se você deseja frequentemente executar variações de uma consulta específica, considere usar uma consulta de parâmetro
A consulta de parâmetro recupera informações de uma maneira interativa, solicitando que o usuário final forneça critérios antes de a consulta ser executada.
Você também pode especificar que tipo de dados um parâmetro deve aceitar.
Você pode definir o tipo de dados para qualquer parâmetro, mas é especialmente importante definir o tipo de dados para dados numéricos, monetários ou de data / hora.
Quando você especifica o tipo de dados que um parâmetro deve aceitar, os usuários veem uma mensagem de erro mais útil se inserirem o tipo errado de dados, como inserir texto quando a moeda é esperada.
Se um parâmetro for definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada será interpretada como texto e nenhuma mensagem de erro será exibida.
Exemplo
Vamos agora dar uma olhada em um exemplo simples criando uma consulta de parâmetro. Deixe-nos abrir seu banco de dados e selecionar Query Design na guia Create table.
Clique duas vezes no tblProjects e feche o Show caixa de diálogo.
Selecione o campo que deseja ver como resultado da consulta, conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Na grade de design da consulta, na linha Critérios da coluna ProjectStart, digite [Enter a project start data]. A corda[Enter a project start data]é o seu prompt de parâmetro. Os colchetes indicam que você deseja que a consulta solicite uma entrada, e o texto éEnter a project start data é o prompt de parâmetro exibido.
Deixe-nos agora executar sua consulta e você verá o seguinte prompt.
Vamos agora inserir a seguinte data.
Clique OK para confirmar.
Como resultado, você verá os detalhes do projeto iniciado em 01/02/2007. Vamos para a Visualização de design e execute a consulta novamente.
Insira a data como na imagem acima e clique em OK. Agora você verá os detalhes do projeto iniciado em 01/05/2008.
As consultas têm muitas vantagens. Você pode salvar e executar a mesma consulta repetidamente e, muitas vezes, deseja adicionar critérios alternativos.
Você pode adicionar critérios alternativos das duas maneiras a seguir -
- Você pode usar o operador OR para combinar dois conjuntos de critérios.
- Você também pode usar a grade de design da consulta, mas em vez de especificar critérios na mesma linha, você precisará separá-la em várias linhas.
Exemplo
Vejamos um exemplo simples de critérios alternativos. Abra o banco de dados e na guia Criar selecioneQuery Design.
Clique duas vezes em tblEmployee e feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.
Clique duas vezes em todos os campos que deseja ver como resultado da consulta.
Agora você pode ver que o critério alternativo é especificado em diferentes linhas do LastNamecampo. Ao executar esta consulta, você verá os funcionários cujo sobrenome éPollard ou Manning. Vamos agora executar esta consulta.
Como você pode ver, apenas dois funcionários foram recuperados, devido aos critérios alternativos.
Se você quiser adicionar critérios alternativos em vários campos, terá que usar linhas diferentes para todos os campos. Vamos agora adicionar outro critério alternativo onde podemos recuperar informações para funcionários cujo sobrenome sejaPollard ou Manning ou o cargo é Accounting Assistant.
Vamos agora executar esta consulta.
Agora você verá o seguinte resultado.
Neste capítulo, entenderemos os fundamentos do relacionamento de dados. Antes de falar e criar relacionamentos entre diferentes dados, vamos revisar por que precisamos deles. Tudo volta à normalização.
Normalização
A normalização do banco de dados, ou simplesmente normalização, é o processo de organizar colunas (atributos) e tabelas (relações) de um banco de dados relacional para minimizar a redundância de dados. É o processo de divisão de dados em várias tabelas para melhorar o desempenho geral, integridade e longevidade.
Normalização é o processo de organização de dados em um banco de dados.
Isso inclui a criação de tabelas e o estabelecimento de relacionamentos entre essas tabelas de acordo com regras projetadas para proteger os dados e tornar o banco de dados mais flexível, eliminando redundância e dependência inconsistente.
Vejamos agora a seguinte tabela que contém dados, mas o problema é que esses dados são bastante redundantes, o que aumenta as chances de erros de digitação e de formulação inconsistente durante a entrada de dados.
CustID | Nome | Endereço | Bolacha | Quantidade | Preço | Total |
---|---|---|---|---|---|---|
1 | Ethel Smith | 12 Main St, Arlington, VA 22201 S | Pepita de chocolate | 5 | $ 2,00 | $ 10,00 |
2 | Tom Wilber | 1234 Oak Dr., Pekin, IL 61555 | Choc Chip | 3 | $ 2,00 | $ 6,00 |
3 | Ethil Smithy | 12 Main St., Arlington, VA 22201 | Pepita de chocolate | 5 | $ 2,00 | $ 10,00 |
Para resolver esse problema, precisamos reestruturar nossos dados e dividi-los em várias tabelas para eliminar algumas dessas redundâncias, conforme mostrado nas três tabelas a seguir.
Aqui temos uma mesa para Clientes, a 2ª para Encomendas e a 3ª para Cookies.
O problema aqui é que apenas dividir os dados em várias tabelas não ajudará a saber como os dados de uma tabela se relacionam com os dados de outra. Para conectar dados em várias tabelas, temos que adicionar chaves estrangeiras aoOrders mesa.
Definindo Relacionamentos
Um relacionamento funciona combinando dados em colunas-chave, geralmente colunas com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos casos, o relacionamento corresponde à chave primária de uma tabela, que fornece um identificador exclusivo para cada linha, com uma entrada na chave estrangeira na outra tabela. Existem três tipos de relacionamento entre as tabelas. O tipo de relacionamento criado depende de como as colunas relacionadas são definidas.
Vejamos agora os três tipos de relacionamento -
Relacionamentos de um para muitos
Um relacionamento um-para-muitos é o tipo mais comum de relacionamento. Nesse tipo de relacionamento, uma linha na tabela A pode ter muitas linhas correspondentes na tabela B, mas uma linha na tabela B pode ter apenas uma linha correspondente na tabela A.
Por exemplo, as tabelas Clientes e Pedidos têm uma relação de um para muitos: cada cliente pode fazer muitos pedidos, mas cada pedido vem de apenas um cliente.
Relacionamentos muitos para muitos
Em um relacionamento muitos para muitos, uma linha na tabela A pode ter muitas linhas correspondentes na tabela B e vice-versa.
Você cria tal relacionamento definindo uma terceira tabela, chamada de junction table, cuja chave primária consiste nas chaves estrangeiras da tabela A e da tabela B.
Por exemplo, a tabela Clientes e a tabela Cookies têm um relacionamento muitos para muitos que é definido por um relacionamento um para muitos de cada uma dessas tabelas para a tabela Pedidos.
Relações Um-para-Um
Em um relacionamento um para um, uma linha na tabela A não pode ter mais de uma linha correspondente na tabela B e vice-versa. Um relacionamento um para um é criado se ambas as colunas relacionadas forem chaves primárias ou tiverem restrições exclusivas.
Esse tipo de relacionamento não é comum porque a maioria das informações relacionadas dessa forma estariam todas em uma tabela. Você pode usar um relacionamento um-para-um para -
- Divida uma tabela em várias colunas.
- Isole parte de uma mesa por motivos de segurança.
- Armazene dados de curta duração e que possam ser facilmente excluídos simplesmente excluindo a tabela.
- Armazene informações que se aplicam apenas a um subconjunto da tabela principal.
Neste capítulo, entenderemos a necessidade de criar relacionamentos entre tabelas relacionadas. Um dos objetivos de um bom design de banco de dados é remover a redundância de dados.
Para atingir esse objetivo, você divide seus dados em muitas tabelas baseadas em assuntos, de modo que cada fato seja representado apenas uma vez.
Para fazer isso, todos os campos comuns relacionados entre si são colocados em uma tabela.
Para executar esta etapa corretamente, você deve primeiro entender o relacionamento entre suas tabelas e, em seguida, especificar esses relacionamentos em seu banco de dados Access.
Por que criar relacionamentos de tabela?
O MS Access usa relações de tabela para unir tabelas quando você precisa usá-las em um objeto de banco de dados. Há vários motivos pelos quais você deve criar relacionamentos de tabela antes de criar outros objetos de banco de dados, como formulários, consultas, macros e relatórios.
Para trabalhar com registros de mais de uma tabela, geralmente você deve criar uma consulta que une as tabelas.
A consulta funciona combinando os valores no campo de chave primária da primeira tabela com um campo de chave estrangeira na segunda tabela.
Quando você projeta um formulário ou relatório, o MS Access usa as informações que coleta das relações de tabela que você já definiu para apresentar opções informadas e para preencher previamente as configurações de propriedade com os valores padrão apropriados.
Ao projetar um banco de dados, você divide suas informações em tabelas, cada uma com uma chave primária e, em seguida, adiciona chaves estrangeiras às tabelas relacionadas que fazem referência a essas chaves primárias.
Estes estrangeiros key-primary key pairings formam a base para relacionamentos de tabela e consultas de várias tabelas.
Vamos agora adicionar outra tabela em seu banco de dados e nomeá-la tblHRData usando o design da tabela, conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Clique no Save ícone como na imagem acima.
Entrar tblHRData como nome da mesa e clique Ok.
tblHRData agora é criado com dados nele.
Vamos agora entender o relacionamento um para um no MS Access. Esse relacionamento é usado para relacionar um registro de uma tabela a um e apenas um registro em outra tabela.
Vamos agora para o Database Tools aba.
Clique no Relationships opção.
Selecione tblEmployees e tblHRData e então clique no botão Adicionar para adicioná-los à nossa visão e então feche o Show Table caixa de diálogo.
Para criar uma relação entre essas duas tabelas, use o mouse e clique e segure o EmployeeID campo de tblEmployees e arraste e solte esse campo no campo que queremos relacionar, passando o mouse sobre EmployeeID de tblHRData. Quando você solta o botão do mouse, o Access abre a seguinte janela -
A janela acima relaciona EmployeeID de tblEmployees a EmployeeID de tblHRData. Vamos agora clicar noCreate botão e agora essas duas tabelas estão relacionadas.
O relacionamento agora é salvo automaticamente e não há necessidade real de clicar no botão Salvar. Agora que criamos os relacionamentos mais básicos, vamos agora para o lado da mesa para ver o que aconteceu com esse relacionamento.
Vamos abrir o tblEmployees mesa.
Aqui, no lado esquerdo de cada registro, você verá um pequeno sinal de mais por padrão. Quando você cria um relacionamento, o Access adiciona automaticamente uma subfolha de dados a essa tabela.
Vamos clicar no sinal de mais e você verá que as informações relacionadas a este registro estão no tblHRData mesa.
Clique no Save ícone e aberto tblHRData e você verá que os dados que inserimos já estão aqui.
A grande maioria de seus relacionamentos será mais do que provável com muitos relacionamentos em que um registro de uma tabela tem o potencial de estar relacionado a muitos registros em outra tabela.
O processo para criar relacionamentos um-para-muitos é exatamente o mesmo que para criar um relacionamento um-para-um.
Vamos primeiro limpar o layout clicando no Clear Layout opção no Design tab.
Vamos primeiro adicionar outra mesa tblTasks como mostrado na imagem a seguir.
Clique no Save ícone e entrar tblTasks como o nome da mesa e vá para o Relationship Visão.
Clique no Show Table opção.
Adicionar tblProjects e tblTasks e feche o Show Table caixa de diálogo.
Podemos repetir o mesmo processo para relacionar essas tabelas. Clique e segure ProjectID de tblProjects e arraste-o até o ProjectID de tblTasks. Além disso, uma janela de relacionamentos aparece quando você solta o mouse.
Clique no botão Criar. Agora temos um relacionamento muito simples criado.
Neste capítulo, vamos entender o relacionamento muitos para muitos. Para representar um relacionamento muitos para muitos, você deve criar uma terceira tabela, geralmente chamada de tabela de junção, que divide o relacionamento muitos para muitos em dois relacionamentos um para muitos. Para fazer isso, também precisamos adicionar uma tabela de junção. Vamos primeiro adicionar outra tabelatblAuthers.
Vamos agora criar um many-to-many relationship. Temos mais de um autor trabalhando em mais de um projeto e vice-versa. Como você sabe, temos um campo Autor em tblProjects, portanto, criamos uma tabela para ele. Não precisamos mais deste campo.
Selecione o campo Autor e pressione o botão Excluir e você verá a seguinte mensagem.
Clique Yes. Agora teremos que criar uma tabela de junção. Esta tabela de junção possui duas chaves estrangeiras, conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Esses campos de chave estrangeira serão as chaves primárias das duas tabelas que foram vinculadas - tblAuthers e tblProjects.
Para criar uma chave composta no Access, selecione esses campos e a partir do table tools design guia, você pode clicar diretamente nessa chave primária e isso marcará não um, mas ambos os campos.
A combinação desses dois campos é o tables’ unique identifier. Vamos agora salvar esta tabela comotblAuthorJunction.
A última etapa para reunir os relacionamentos muitos para muitos é voltar àquele relationships view e criar esses relacionamentos clicando em Show Table.
Selecione as três tabelas destacadas acima, clique no botão Adicionar e feche esta caixa de diálogo.
Clique e arraste o AuthorID campo de tblAuthors e coloque-o em cima do tblAuthorJunction mesa AuthorID.
O relacionamento que você está criando é aquele que o Access considerará como um relacionamento um para muitos. Também iremos reforçar a integridade referencial. Vamos agora ligarCascade Update e clique no Create botão como na imagem acima.
Vamos agora segurar o ProjectID, arraste e solte-o bem em cima de ProjectID de tblAuthorJunction.
Nós vamos Enforce Referential Integrity e Cascade Update Related Fields.
A seguir estão os relacionamentos muitos para muitos.
Curingas são caracteres especiais que podem substituir caracteres desconhecidos em um valor de texto e são úteis para localizar vários itens com dados semelhantes, mas não idênticos. Os curingas também podem ajudar a obter banco de dados em uma correspondência de padrão especificada.
O Access oferece suporte a dois conjuntos de caracteres curinga porque oferece suporte a dois padrões para Structured Query Language.
- ANSI-89
- ANSI-92
Como regra, você usa os curingas ANSI-89 ao executar queries e find-and-replace operações em bancos de dados do Access, como *.mdb e *.accdb arquivos.
Use os curingas ANSI-92 ao executar consultas em projetos do Access - arquivos de acesso conectados aos bancos de dados do Microsoft SQL Server. Os projetos do Access usam o padrão ANSI-92 porque o SQL Server usa esse padrão.
Caracteres curinga ANSI-89
A tabela a seguir lista os caracteres suportados por ANSI-89 -
Personagem | Descrição | Exemplo |
---|---|---|
* | Corresponde a qualquer número de caracteres. Você pode usar o asterisco (*) em qualquer lugar em uma sequência de caracteres. | wh* encontra o quê, branco e por que, mas não por enquanto ou assistir. |
? | Corresponde a qualquer caractere alfabético único. | B?ll encontra bola, sino e conta. |
[] | Corresponde a qualquer caractere único entre colchetes. | B[ae]ll encontra bola e sino, mas não conta. |
! | Corresponde a qualquer caractere que não esteja entre colchetes. | b[!ae]ll encontra bill e bull, mas não ball ou bell. |
- | Corresponde a qualquer um de um intervalo de caracteres. Você deve especificar o intervalo em ordem crescente (A a Z, não Z a A). | b[a-c]d encontra ruim, bbd e bcd. |
# | Corresponde a qualquer caractere numérico único. | 1#3S encontra 103, 113 e 123. |
Caracteres curinga ANSI-92
A tabela a seguir lista os caracteres suportados por ANSI-92 -
Personagem | Descrição | Exemplo |
---|---|---|
% | Corresponde a qualquer número de caracteres. Ele pode ser usado como o primeiro ou último caractere na sequência de caracteres. | wh% encontra o quê, branco e por que, mas não por enquanto ou assistir. |
_ | Corresponde a qualquer caractere alfabético único. | B_ll encontra bola, sino e conta. |
[] | Corresponde a qualquer caractere único entre colchetes. | B[ae]ll encontra bola e sino, mas não conta. |
^ | Corresponde a qualquer caractere que não esteja entre colchetes. | b[^ae]ll encontra bill e bull, mas não ball ou bell. |
- | Corresponde a qualquer um de um intervalo de caracteres. Você deve especificar o intervalo em ordem crescente (A a Z, não Z a A). | b[a-c]d encontra ruim, bbd e bcd. |
Exemplo
Vejamos agora um exemplo simples de como usar esses caracteres curinga abrindo o design da consulta.
Adicione as tabelas destacadas e feche o Show Table caixa de diálogo.
Adicione os campos na grade da consulta que você deseja ver como um resultado da consulta.
Execute sua consulta.
Vamos novamente para o query design e adicione prompt para o nome do projeto.
Agora execute sua consulta e vamos supor que você não sabe o nome exato do projeto, mas sabe que o nome do projeto contém as palavras “poção”. CliqueOk.
A etapa acima não gera nenhum resultado. Isso ocorre porque o Access está procurando uma correspondência exata noproject name field. Está procurando aquele projeto que tem a palavrapotion em seu nome.
Se você quiser que os usuários possam inserir curingas para substituir caracteres desconhecidos, você precisa ajustar os critérios e incluir o operador like.
Quando você executa a consulta, os usuários podem usar curingas para substituir qualquer número de caracteres.
Vamos supor que você saiba que a palavra potion aparece em algum lugar do título, mas você não tem certeza de onde.
Você pode adicionar um * para substituir qualquer número de caracteres antes da palavra poção e, em seguida, adicionar outro * após o. CliqueOk.
É sempre bom que os usuários saibam os caracteres curinga que podem inserir. Mas há usuários que podem não saber os curingas que podem e não podem inserir. Nesse caso, você mesmo pode inserir os curingas.
Nesta situação, entre o Likeoperador e nosso prompt de parâmetro, podemos adicionar esses curingas e agora há uma maneira muito específica de escrever isso. Depois da palavralikeentre aspas, digite o curinga que estamos usando. Nesse caso, usamos “*” para substituir qualquer número de caracteres. Agora vamos adicionar isso ao parâmetro. Para fazer isso, precisamos do e comercial(&)símbolo e um espaço. Vamos agora repetir esta etapa e adicionar outro e comercial (&) porque estamos juntando esse curinga a qualquer critério inserido para o nome do projeto pelo usuário e, em seguida, “*” entre aspas.
Vamos agora executar nossa consulta novamente. Digite a palavrapotion no prompt sem curingas.
A consulta agora rastreará os curingas de cada lado de tudo o que for inserido aqui. Precisamos simplesmente digitar poção e pressionar Enter.
Agora obtemos os resultados que estávamos procurando e os resultados serão os mesmos, independentemente do que os usuários inserirem.
Digamos que queremos encontrar todos os projetos com a palavra “the” no título. Então, você precisa apenas digitar a palavra eEnter ou clique Ok.
Com essa consulta, fica mais fácil pesquisar projetos com a palavra “the” em seus nomes. O 2º nível de resultados também pode incluir os nomes dos projetos com a palavra “mãe” onde “o” faz parte da palavra.
No MS Access, uma expressão é como uma fórmula no Excel. Isso consiste em vários elementos que podem ser usados sozinhos ou em combinação para produzir um resultado. As expressões podem incluir operadores, constantes, funções e identificadores.
As expressões podem ser usadas para realizar uma variedade de tarefas, desde recuperar o valor de um controle ou fornecer critérios a uma consulta até a criação de controles e campos calculados ou definição de um nível de grupo para relatório.
Neste capítulo, vamos nos concentrar na criação de um tipo muito específico de expressão chamada expressão calculada. Criaremos vários campos calculados que calcularão e exibirão dados que não estão armazenados em nenhum lugar do próprio banco de dados, mas calculados a partir de campos separados que são armazenados.
Agora temos um novo banco de dados do Access que contém mais dados para calcular.
Exemplo
Vamos tentar um exemplo para entender isso. Estaremos recuperando algumas informações de uma variedade de tabelas -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails e tblBooks e revisando uma variedade de campos.
Vamos agora executar a consulta e você verá os seguintes resultados.
Queremos um cálculo muito simples para um subtotal que pegará a quantidade dos livros pedidos e a multiplicará pelo preço de varejo do livro. É uma boa ideia começar cada expressão ou qualquer expressão com um nome para chamar esse campo. Vamos chamar estesubtotal.
A expressão completa (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])inclui o nome da tabela, primeiro tblOrdersDetails dentro de colchetes porque é onde reside nosso campo de quantidade. Agora, uma exclamação está dizendo ao Access para procurar dentro dessa tabela um campo QTY e multiplicá-lo pelo campo de preço de varejo em tblBooks.
Vamos tentar executar sua consulta e você verá no final o campo do subtotal.
Digamos que desejamos calcular nosso imposto sobre vendas. Na grade de consulta, faremos exatamente da mesma maneira que fizemos antes e, desta vez, chamaremos o campo simplesmente de Imposto e Vamos multiplicar o Subtotal por taxa de imposto de nove por cento.
Deixe-nos executar sua consulta novamente e você verá o novo Tax field No final.
Um índice é uma estrutura de dados, uma estrutura de dados especial projetada para melhorar a velocidade de recuperação de dados. Se você costuma pesquisar uma tabela ou classificar seus registros por um campo específico, pode acelerar essas operações criando um índice para o campo. O Microsoft Access usa índices em uma tabela da mesma forma que você usa um índice em um livro para localizar dados.
- Em alguns casos, como para uma chave primária, o Access cria automaticamente um índice para você.
- Outras vezes, você mesmo pode criar um índice.
- Um índice armazena a localização dos registros com base no campo ou campos que você escolhe indexar.
- Depois que o Access obtém a localização do índice, ele pode recuperar os dados movendo-se diretamente para o local correto.
- Dessa forma, usar um índice pode ser consideravelmente mais rápido do que varrer todos os registros para localizar os dados.
- Os índices podem acelerar as pesquisas em consultas, mas também podem diminuir o desempenho ao adicionar ou atualizar registros.
Vejamos agora quais índices o Microsoft Access cria por padrão e como criá-los nós mesmos e aprender como excluir quaisquer índices desnecessários. Abra otblEmployees tabela no banco de dados Access que criamos.
- Nós realmente não brincamos com índices neste banco de dados, mas isso não significa que não tenhamos nenhum.
- Na verdade, qualquer campo definido como chave primária no Access é indexado automaticamente.
- O Access cria índices secundários adicionais, dependendo dos nomes dos seus campos.
Vamos agora ao menu Arquivo e selecionar Opções.
Você verá a janela Opções de acesso.
Vou ao Object Designerse você verá uma seção chamada AutoIndex ao Importar / Criar e na caixa de texto você verá ID; chave; código; num. Por padrão, o acesso adiciona automaticamente um índice secundário aos campos que começam ou terminam com esses nomes e que vai para os campos que você importou e também para os que criou manualmente.
Se você quiser que qualquer campo seja indexado, você pode ir para o Field aba.
Selecione qualquer campo que deseja indexar e marque a caixa de seleção Indexado na seção Validação de campo. Você também tem opções alternativas para criar ou remover um índice. Você pode voltar para oDesign View.
Você pode ajustar os índices selecionando qualquer campo. Você também pode ver como eles são indexados na área de propriedades do campo abaixo. Qualquer campo que tenhaNoselecionado próximo a indexado, significa que não há índice para aquele campo fornecido. Você pode alterar isso clicando no menu suspenso e escolhendo as outras duas opções -Yes (Duplicate OK) e Yes (No duplicates).
A última opção Yes (No Duplicates)significa que o Access proibirá automaticamente os valores duplicados nesse campo. Vamos agora criar um índice para nosso campo de sobrenome.
Deixe-nos selecionar LastName indexar e dizer Yes (Duplicates OK). À medida que salvamos, o Access criará esse índice. Outra área onde você pode ver e ajustar seus índices para uma tabela é a área de design de tabelas noShow/Hide grupo.
Se você clicar neste botão Índices, aparecerá uma visão especial exibindo todos os índices criados para esta tabela.
Agora temos dois índices para tblEmployees - um que foi criado automaticamente com base no campo de chave primária e outro que acabamos de criar para o campo LastName. Essas são as diferentes maneiras de lidar com índices nas tabelas do Microsoft Access.
Neste capítulo, abordaremos como calcular em um grupo de registros no Access. Criamos um campo que calcula linha por linha ou registro por registro para criar um campo de total ou subtotal de linha, mas e se quiséssemos calcular por um grupo de registros em vez de por registros individuais. Podemos fazer isso criando o que é conhecido comoAggregate Query.
Consulta Agregada
Uma consulta agregada também conhecida como totais ou consulta de resumo é uma soma, massa ou detalhes de grupo. Pode ser um valor total ou bruto ou um grupo ou subconjunto de registros. As consultas agregadas podem realizar várias operações. Aqui está uma tabela simples listando algumas das maneiras de totalizar em um grupo de registros.
S.No | Funções e descrição agregadas |
---|---|
1 | Sum Adiciona os valores do campo |
2 | Avg Média dos valores do campo |
3 - | Min Valor de campo mais baixo (mínimo) |
4 - | Max Valor de campo mais alto (máximo) |
5 | Count Contagem dos valores (registros) |
6 | StDev Desvio padrão dos valores de campo, incluindo campos de data / hora |
7 | Var Variação dos valores de campo, incluindo data / hora |
Deixe-nos abrir seu banco de dados e ir para o Query Design e incluir as seguintes tabelas -
Feche esta caixa de diálogo e os dois campos a seguir serão exibidos conforme mostrado na grade de consulta na captura de tela a seguir.
Esta é uma consulta simples e estamos exibindo apenas dois campos - book title e quantity e quando o executamos, vemos cada pedido individual em nosso banco de dados.
Vamos agora executar esta consulta e você verá os seguintes resultados.
É por isso que os títulos dos livros estão se repetindo. Pedidos separados foram feitos para cada um desses livros aqui e eles foram pedidos em diferentes quantidades. Vamos supor que desejamos ver um resumo apenas do título do livro que foi listado apenas uma vez. E então a soma da quantidade listada ao lado dela.
Vamos agora para a Visualização de design e na guia Design, você verá um símbolo Sigma. Este é o seu botão de totais.
Clique no símbolo sigma que abrirá outra linha abaixo do seu campo na linha da tabela e, a partir daqui, você pode especificar como está agrupando esta consulta.
Agora vamos agrupar por título de livro e também somar nosso campo de quantidade.
Se clicarmos em group by areae depois clique no menu suspenso, todas as opções serão listadas abaixo. Neste caso, vamos escolher a opçãoSum e execute sua consulta.
Agora você pode ver cada livro individual e também todos os pedidos individuais exibidos ao lado do nome do livro.
Concatenação no Acesso
Aprendemos o processo de normalização, armazenando informações em campos separados. Às vezes, você deseja ver ou visualizar dados juntos, como combinar os campos de nome e sobrenome como um único campo. Você pode exibir essas informações juntas criando um campo calculado que concatena uma ou mais strings. Você também pode adicionar outros caracteres, como vírgula ou ponto, que desejar.
Para concatenar no Access, existem dois operadores diferentes que você pode usar o ampersand (&) e a plus (+) sign.
The ampersand will combine two strings into one whereas the plus sign will combine two strings and propagate NULL values, for example, if one value is NULL the entire expression evaluates to null.
Example
Let us take a simple example to understand the process of creating a new query using query design. This is going to be a very simple query that is pulling information from our customers’ table.
Let us now add tblCustomers table close that show table dialog box. We will try some concatenation with some simple named fields.
Let us now add the first name and last name fields and run the query.
As you can see, the first name and the last name are separated into two different fields.
We need to display this information together.
Go back to the Design View and in the third field create a new field called full name. Now, add the full name and type the expression that concatenates those two fields together.
Let us run the query and you will see a new calculated field.
It can concatenate the information from these two fields together, but it doesn't exactly appear the way we want it to. It runs all of that text together because it's performing the way we have asked it to. We will now have to ask Access to add space in between the information from these two fields.
Let us now go back to the Design View and add another section to this expression.
Add a Space inside quotes and another ampersand. This makes Access take the information from that first name field; add it with a space and then add the information from the last name field at the very end. Now, run the query again and you will see the following results.
Aggregate queries are great if you are looking just for one specific number, but if you want summarizing information like a spreadsheet-like summary you might want to consider trying a crosstab query. When you want to restructure summary data to make it easier to read and understand, consider using a Crosstab Query.
A crosstab query is a type of Select Query. When you run a crosstab query, the results get displayed in a datasheet. This datasheet has a different structure from the other types of datasheets.
The structure of a crosstab query can make it easier to read than a simple select query that displays the same data, as shown in the following screenshot.
By far, the simplest way to create a crosstab query in Access is to simply use the wizard that comes with Access to create your crosstab query. Let us now go to the Create tab, in the queries groups and click on query wizard.
In the above dialog box, you can see all kinds of special queries. You can create a simple query wizard like how we have been doing so far from the Design View. The second one is the one we want — the crosstab query that displays data in a compact spreadsheet like format. Now, select the crosstab query and click Ok.
The first screen in the Wizard is going to prompt what table or query contains the fields that you want for your Crosstab Query results. Click on the Queries radio button and select qryOrdersInformation — this is the one that we created earlier which contain the subtotal, sales tax etc. Click Next.
We will now look into the available fields from that query. It will prompt you to enter the field values that you want as row headings. Let us say we want a simple list of all of our different book titles. Now select the book title fields and send that over to your selected field area and click Next.
In the above dialog box, the question is what you want to use as column headings and that really depends on what you want to evaluate. Let us assume that you want to view our sales by date, choose TransactionDate and click Next.
The question in the above dialog box is a specialized one based on the field we previously selected since we chose a date time column. It is asking if we want to group our date time column information by a specific interval. Select the year option and click Next.
The next question in the above dialog screen asks what number do you want calculated for each column in the row intersection. In this case, we can go by quantity of the books sold by selecting quantity (QTY) and Sum from the functions and click Next.
The very last screen of your wizard is going to ask what do you want to name your query and further, click Finish to View that query.
We now have book by book information and also information on the total sales like when each one of those sales occurred.
A database is a collection of tables of data that allow logical relationships to each other. You use relationships to connect tables by fields that they have in common. A table can be part of any number of relationships, but each relationship always has exactly two tables. In a query, a relationship is represented by a Join.
What is Join
A join specifies how to combine records from two or more tables in a database. Conceptually, a join is very similar to a table relationship. In fact, joins are to queries what relationships are to tables.
The following are the two basic types of joins that we will be discussing in this chapter −
- The inner join
- The outer join
Both of which can easily be created from a queries design view.
Inner Join
Let us now understand Inner Join −
- The most common type of join is an inner join which is also the default join type in Microsoft Access.
- Inner Join will display only the rows or records where the joined fields from both tables are equal.
- This join type looks at those common fields and the data contained within. It only displays the matches.
Outer Join
Let us now understand what an Outer Join is −
- An outer join displays all rows from one table and only those rows or records from the other table where the joined fields are equal.
- In other words, an outer join shows all rows from one table and only the corresponding rows from the other table.
There are other Join types too −
Left Outer Join & Right Outer Join
Let us now understand Left Outer Join and Right Outer Join −
- You can choose the table that will display all rows.
- You can create a Left Outer Join which will include all the rows from the first table.
- You can create a Right Outer Join that will include all the rows from the second table.
Let us now go to the Create tab and create a query from the Design View. Select tblProjects and tblTasks and close the Show Table dialog box as in the following screenshot.
Add the ProjectName field from tblProjects, and TaskTitle, StartDate and DueDate from tblTasks table.
Let us now run the query.
We are only displaying records from a few projects. A couple of these projects have a lot of tasks associated with that project and this information is related through ProjectID field.
When we create this query in Microsoft Access, Access is taking this relationship from the relationships we have created.
By default, it is creating what's known as an Inner Join between these two fields, between these two tables, and that is how it is relating this information together from these two tables.
It is showing us only the matches, so when we run this query, there are a lot of other projects listed in tblProjects that do not appear as part of our records set in this query, and that is because of how these two tables are joined together, through that Inner Join, which is again, that default Join for any query.
However, if you want to alter the relationship, Let us say you want to create an outer join, or in other words, show all of the projects from tblProjects, every single record that is in that table, along with all of the tasks from tblTasks — Open join properties; we can do this simply by double-clicking on the relationship line.
Access will display the left table name and the right table name in Join Properties dialog.
The left column name and the right column name and the first radio button is to only include rows where the join fields from both tables are equal and that is the inner join and that is what is selected by default when creating relationships, when creating a join in the query, but, you can change it.
We have two other options as well; we can include all records from tblProjects, and only those records from tblTasks where the joined fields are equal and this one is Left Outer Join.
We have a third option, include all records from tblTasks and only those records from tblProjects where the joined fields are equal and this one is Right Outer Join.
Those are the different types of joins you can create easily from the Design View. Let us select the second option, which is Left Outer Join, and click Ok.
Let us now look into the other steps −
When you look at the relationship line, you will see a little arrow pointing towards ProjectID in tblTasks. When you run this query, you will see the following results.
As you can see that it is showing us every single project name, whether or not it has a related task. You will also see a bunch of null fields. All of this will be blank because there is no related information in tblTasks, where these fields come from. Let us now go to the Design View again and double-click on the relationship line.
In the Join Properties dialog box, select the third option which is for the Right Outer Join and click Ok.
Now look at our relationship line. You will see that a little arrow is now pointing towards ProjectID in tblProjects. When you run this query you will see the following results.
Self-Joins
Self-join is another type of Join. A Self-join relates matching fields from within the same table. For example, look at the employee's table with a supervisor field, which references the same kind of number stored in another field within the same table — the employee ID.
If we wanted to know who Kaitlin Rasmussen's supervisor is, we will have to take the number stored in that supervisor field and look it up within the exact same table in that employee ID field in order to know that Charity Hendricks is the supervisor.
This table is not the ideal structure for a relational database because it's not normalized.
If we have a situation where we want to create a query that just lists the employee names alongside the names of their supervisors, there is no easy way we can query that unless we create a Self-join.
To see a Self-join, create a table with the following fields and enter some data.
Here we want to create a list again with the first name of the employee and then the name of the supervisor. Let us create a query from the query design view.
Now, add tblEmployees tables.
Close this dialog box.
Now, add the first name and last name for our employees.
We now need a way to create a relationship between this table and itself. To do that, we need to open the show table dialog box and add tblEmployees one more time.
We have created another copy of the same table in this query view. Now, we need to create Self-join. To do that, click on Supervisor in tblEmployees table and hold the mouse button and drop it right on top of the EmployeeID in that copied table — tblEmployees_1. Then, add the first name and last name from that copied table.
Let us now run your query and you will see the following results.
It displays the names of the employees along side the names of their supervisors. And, this is how you create a Self-join in Microsoft Access.
In this tutorial, we have created a variety of select queries, mainly from the Design View. But in Access, we can make use of some special query wizards to create a couple of specific select queries. The first one is Find Duplicates Query wizard. The Find Duplicates Query Wizard will create a query that locates records with duplicate field values in a single table or query.
As we have discussed that relational databases are designed to avoid storing duplicate information. But despite that design, sometimes users accidentally enter duplicate information.
Example
In a customer's table, you can have the same customer accidentally added twice. In such cases, the customer will have the same address, but different customer IDs, which can create problems with reporting. In this situation, you can make use of the duplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.
Let us now open our Access database which contains tblAuthers table and go the Create tab and, in the queries group, select query wizard.
If you see the following screenshot, you have four different wizards to choose from. Select the find duplicates query wizard and click Ok.
The very first screen of the find duplicates query wizard will ask what table or what query you want to search for possible duplicates. Let us say we want to check our author's table to make sure that the same author hasn't accidentally been entered twice. So, select tblAuthors and click Next.
The second screen in the wizard will ask what fields might contain duplicate information.
Typically, you will not be using your primary key field, because, again, when you designate a field in Access as a primary key, Access will not allow duplicates to be entered.
We will look at any other field or a combination of fields.
We can search by the last name or the first name and the last name, or you can search by their street address, or to be more specific with their telephone number or birthday.
Let us now search by the first name, the last name, and birthday and click Next.
The following screen in this wizard will ask for the fields we want to be displayed in our query. For this, hit the double arrow, all of the fields will move over to the additional query fields area, and will be added to our query results.
Let us now click Next. It will take us to the last screen in this query wizard.
In the following screen, enter how do you want to name your query.
By default, it's going to name it find duplicates for plus whatever the name of the object that you're querying. In this case, tblAuthors, but you can give it any other name too and click finish.
Here, Access has found a possible duplicate, and that's going to be author Jose Caline which has same birthday, same address, same telephone number but different AuthorIDs.
This one has definitely been entered twice by accident. We have now added all of the fields to our query, we could just go and delete the record. We also have to make sure that we don't have any related records in another table.
Select any record and choose Delete as in the following dialog box.
Access gives you a prompt, “You are about to delete one record.” Click Yes if you want to continue.
If you'd like to see how that wizard has created this query, go into the Design View and see what all has been added to this query.
As you can see in the above screenshot, we have our fields and some specific criteria underneath the first name field.
This is how this wizard is looking for that duplicate information. It is by far the easiest method to find duplicates.
In Access, there is another very useful wizard and that is Find Unmatched Query Wizard. The Find Unmatched Query Wizard creates a query that finds records or rows in one table that have no related records in another table.
As we have already discussed how data joins together in queries, and how most queries are looking for the matches between two or more tables.
This is the default join in Access, for example, if we design a query with two tables, tblCustomers and tblOrders, and join those two tables by the CustomerIDs, this query will return only the results that match. In other words, the customers who have placed orders.
There are times when we don't want to see the matches, for instance, we may not want to see any customer in our database — the customers who have not placed orders as yet.
- This is exactly what the find unmatched query does.
There are many other possible uses for this kind of query as well.
In our database, we can use it to see which authors have not yet written a project or you could use it to see which employees have not yet elected any health benefits. Let us now open your database which contains Customers and Orders table; go to the Create tab and click on the query wizard button.
Select the Find Unmatched Query Wizard and click Ok.
In this scenario, we will look out for those customers who have not placed an order. In the first screen it's asking which table or query contains the records you want in the query results.
We now want a list of customers from tblCustomers. Select that option and click Next.
In the following screen, you need to specify which table or query contains the related records. In other words, what table are you using to compare with the first one. For this, we need to find the ones that have not placed orders. We need to select the table that contains information on all orders — tblOrders. Now, click Next.
In the following screen, you need to specify which piece of information is in both tables.
- This will typically be some kind of primary key, foreign key, field, or relationship.
- If you have an existing relationship in your database, Access will select and match those fields for you.
- But, if you have other fields that you can join together, contain similar information, you can choose that here as well.
Here, we have CustID selected by default in both Fields in ‘tblCustomers’ and Fields in ‘tblOrders’. Now, click Next.
In the following screen, you can pick and choose the fields you want to see displayed in the query results.
Let us now select all the available fields and click on the double-headed arrow. This moves all the available fields over to the selected fields area. Now, click Next.
The last screen will allow you to choose a name for your query and click Finish.
Here we have one customer listed as that customer who has not placed an order with us yet.
You can also see how that query was created. For this, you need to go back to the Design View.
This wizard has created an Outer Join between tblCustomer and tblOrders and the Is Null criteria is added to the CustID from tblORders. This is to exclude certain records. In this case, it is the customers who have placed orders, or who have related information in tblOrders.
Forms in Access are like display cases in stores that make it easier to view or get the items that you want. Since forms are objects through which you or other users can add, edit, or display the data stored in your Access desktop database, the design of your form is an important aspect. There's a lot you can do design-wise with forms in Microsoft Access. You can create two basic types of forms −
- Bound forms
- Unbound forms
Bound Forms
Let us now understand what Bound Forms are −
- Bound forms are connected to some underlying data source such as a table, query, or SQL statement.
- Bound forms are what people typically think of when they think of the purpose of a form.
- Forms are to be filled out or used to enter or edit data in a database.
- Examples of bound forms will typically be what users use to enter, view or edit data in a database.
Unbound Forms
Let us look into Unbound Forms −
- These forms are not connected to an underlying record or data source.
- Unbound forms could be dialog boxes, switch boards, or navigation forms.
- In other words, unbound forms are typically used to navigate or interact with the database at large, as opposed to the data itself.
Types of Bound Forms
There are many types of bound forms you can create in Access. Let us understand the types −
Single Item Form
This is the most popular one and this is where the records are displayed — one record at a time.
Multiple Item Form
This displays multiple records at a time from that bound data source.
Split Form
The form is divided into halves, either vertically or horizontally. One half displays a single item or record, and the other half displays a list or provides a datasheet view of multiple records from the underlying data source.
Creating Forms
There are a few methods you can use to create forms in Access. For this, open your Database and go to the Create tab. In the Forms group, in the upper right-hand corner you will see the Form Wizard button.
Click on that button to launch the Form Wizard.
On this first screen in the wizard, you can select fields that you want to display on your form, and you can choose from fields from more than one table or a query.
Let us assume we want to simply have a quick form that we are going to use for data entry for our employee information.
From Tables/Queries drop-down list, select tblEmployees table. Click on the double arrow to move all the fields at once.
Let us just leave it with that one table, and click Next.
The following screen in the Form Wizard will ask for the layout that we would like for our form. We have columnar, tabular, datasheet and justified layouts. We will choose the columnar layout here and then click Next.
In the following screen, we need to give a title for our form. Let us call it frmEmployees.
Once you have given your form a title, you can open the form to see what that form looks like, or you can begin entering information into your table. Or you can choose the option to modify the form's design. Let us choose the first option to open the form to view or enter information and click Finish.
Now, take a look at the following screenshot. This is what your form looks like. This is a single item form, meaning one record is displayed at a time and further down you can see the navigation buttons, which is telling us that this is displaying the record 1 of 9. If you click on that button then, it will move to the next record.
If you want to jump to the very last record in that form or that table, you can use the button right beside that right arrow, the arrow with a line after it, that's the last record button. If you want to add new employee information, go to the end of this records and then after 9 records you will see a blank form where you can begin entering out the new employee's information.
This is one example of how you can create a form using the Form Wizard. Let us now close this form and go to the Create tab. Now we will create a slightly more complicated form using Wizard. Click the Form Wizard and this time, we will choose fields from a couple of different tables.
In this Form Wizard, let us choose tblProjects for Tables/Queries, and select a few Available Fields such as ProjectID, ProjectName, ProjectStart, and ProjectEnd. These fields will now move to Selected Fields.
Now select tblTasks for Tables/Queries and send over the TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate and PercentComplete. Click Next.
Here, we want to retrieve data from a couple of different objects. We can also choose from options on how we want to arrange our form. If we want to create a flat form, we can choose to arrange by tblTasks, which will create that single form, with all the fields laid out in flat view as shown above.
However, if we want to create a hierarchical form based on that one-to-many relationship, we can choose to arrange our data by tblProjects.
In the above window, we have the option to include a subform for tblTasks, or we can make that a linked form. This linked form is where tblProjects will have a button that will launch that second form filtered to the project that we have selected in that underlying projects form. Let us now select the Form with subform(s), and then click Next.
In the following screen, you can choose a layout for your subform. The Datasheet View gets selected by default. The Datasheet View is similar to Table View. Now, click Next.
Na tela a seguir, você precisa fornecer um nome para seus formulários. Digite o nome que deseja e cliqueFinish.
O Access lhe dará uma prévia da aparência do seu formulário. No topo, você tem os controles do seu formulário principal, que é do nossoProjectsmesa. Conforme você desce, você verá um subformulário. É como um formulário dentro de outro.
Formulário de Vários Itens
Você também pode criar um tipo específico de formulário. Para isso, você pode clicar noMore Forms menu suspenso.
No menu, você pode criar um Multiple Items formulário, um Datasheet formulário, um Split forma, ou mesmo um Modal DialogFormato. Normalmente, são formulários vinculados; selecione o objeto que deseja vincular a esse formulário. Isso não se aplica aos formulários do Diálogo modal.
Para criar este tipo de formulário, você precisará selecionar o objeto no painel de navegação primeiro. Deixe-nos selecionartblEmployees aqui.
Continue clicando em More Forms e Multiple Items.
A etapa acima criará um formulário de vários itens, listando todos os funcionários.
Formulário Dividido
Este tipo de formulário é dividido em metades iguais, vertical ou horizontalmente. Metade exibe um único item ou registro e a outra metade exibe uma lista ou uma exibição de folha de dados de vários registros da fonte de dados subjacente.
Vamos agora selecionar tblEmployees no painel de navegação e depois em Createaba. SelecioneSplit Form opção do menu Mais formulários e você verá o seguinte formulário no qual o formulário é dividido verticalmente.
Aprendemos várias maneiras de criar formulários simples de entrada de dados. Embora os formulários facilitem o processo de entrada de dados; eles podem não servir a outros propósitos que você gostaria. Eles podem não ser cativantes ou amigáveis para o que você pretendia.
- Ao criar um formulário, a primeira coisa que você provavelmente desejará fazer é redimensionar ou mover os controles.
- Você também pode precisar adicionar um controle ou remover um controle.
Vamos agora discutir como modificar seu formulário de maneira fácil.
Controles
É apenas um termo genérico usado para descrever qualquer objeto em um formulário ou relatório que exibe dados, executa ações ou itens usados para decoração, como uma linha. Em outras palavras, um controle é quase tudo que é colocado em um formulário ou relatório.
O seguinte pode ser considerado como controle -
- Objetos como rótulos.
- Caixas de texto não consolidadas ou vinculadas que você pode usar para adicionar ou editar ou mesmo calcular uma expressão.
- Botões de comando que realizam ações como Save, Open um e-mail ou Print e esses botões também são conhecidos como controles.
- É apenas um termo genérico para qualquer objeto em um formulário ou relatório.
Agora examinaremos os diferentes aspectos de tornar um formulário apresentável e entenderemos como editar e modificar um formulário. Vamos agora abrir nosso formulário de vários itens, que lista todos os funcionários detnlEmployees.
Como você pode ver uma lista de funcionários, mas não parece uma lista muito amigável. Nossos controles são superdimensionados. Eles são muito grandes, espaçados e não fornecem uma visualização de lista muito útil.
Para editar a aparência de seus controles neste formulário, você tem duas visualizações de formulário que pode usar. Na guia Home, clique noView suspenso.
Você tem a visualização de layout ou a visualização de design e ambas as visualizações são usadas para editar o formulário. A Visualização de formulário é aberta por padrão; esta é a visualização que você usará para interagir ou editar a fonte de dados subjacente.
Para editar a aparência do próprio formulário, precisamos primeiro ir para a Visualização de Layout.
Ao alternar para a Visualização de Layout, você verá uma série de guias contextuais aparecer.
Na parte superior do Access, você verá uma área marcada Form Layout Tools com três guias - guia Design, uma guia Organizar e uma guia Formato e cada uma dessas guias tem diferentes opções para formatar a aparência do formulário.
Quando você pega o mouse e clica em qualquer um desses controles, você notará que o Access destacará uma determinada área desse formulário e todos os controles dentro dessa área serão sombreados em laranja claro, enquanto o controle real selecionado ficará mais escuro do que o anterior ou tem uma borda laranja mais escura ao redor de onde você clica.
Aqui você pode redimensionar seus controles como desejar, clicando e arrastando o mouse para redimensionar a altura ou largura ou ambos daquele controle.
Neste formulário específico, ao redimensionar qualquer controle único, você também altera o tamanho do restante dos controles no formulário, devido à forma como esses controles são agrupados. Vamos agora ajustar todos os campos da maneira que você quiser, usando a função clicar e arrastar do mouse.
Essa é uma maneira rápida de editar a altura e a largura dos controles em seu formulário a partir desta Visualização de Layout.
Temas
No Access, existem algumas maneiras básicas de formatar seus formulários usando temas, cores e estilos de fonte integrados, personalizando cores de preenchimento e sombreando linhas alternativas. Vamos agora abrirfrmEmployees.
Os formulários que o Access cria são simples e simples. Eles têm uma barra azul na parte superior e um fundo branco.
Se você quiser ver de que outra forma pode estilizar esses formulários, vá para a Visualização de design ou Visualização de layout e explore algumas das opções disponíveis na guia Design na área Temas.
Se você clicar na galeria suspensa Temas, terá muitos temas pré-criados para experimentar. Ao passar o mouse sobre qualquer um deles, você terá uma prévia das mudanças, como cores e tamanhos de fonte, e a fonte real usada. Para aplicar um estilo específico, basta clicar com o mouse sobre ele e você pode ver como fica.
Se você gosta do tema, mas deseja alterar as cores, pode ajustar as cores voltando ao grupo Temas na guia Design e escolhendo a cor de sua preferência. Você também pode criar cores personalizadas para combinar com as cores da sua empresa.
Da mesma forma, você também pode escolher entre uma série de estilos de fonte. Você pode escolher uma das muitas que vêm pré-construídas com o Office Suite ou pode personalizar essas fontes, escolhendo uma fonte de título específica, uma fonte de corpo e até mesmo criando um nome personalizado para esse grupo de fontes e salvando.
Vamos voltar para frmEmployees. Neste formulário, você verá que cada linha alternativa é sombreada em cinza claro.
A opção de formatação é conhecida como Alternate Row Color e se você quiser ajustar isso de forma múltipla, vá para o Design View.
Selecione essa seção de detalhes e vá para a guia Formato e no grupo de fundo você verá uma opção para Alternate Row Color. Você pode alterar as cores das linhas alternadas. Para ver a aparência disso, basta ir para a Visualização de formulário ou Visualização de layout.
Se você não quiser nenhum sombreamento, pode escolher No Color como seu Alternate Row Color e essa é mais a aparência tradicional das versões anteriores do Access.
O Access inclui um controle de navegação que torna mais fácil alternar entre vários formulários e relatórios em seu banco de dados. Um formulário de navegação é simplesmente um formulário que contém um Controle de Navegação. Os formulários de navegação são um ótimo complemento para qualquer banco de dados de desktop.
O Microsoft Access oferece vários recursos para controlar como os usuários navegam no banco de dados.
Já usamos o painel de navegação para navegar por todos os objetos do Access que criamos, como formulários, consultas, tabelas, etc.
Se você deseja criar sua própria estrutura de navegação e tornar mais fácil para os usuários encontrarem os objetos específicos de que realmente precisam, você pode construir um formulário de navegação, que é um formulário que usa um controle de navegação para que os usuários possam usar ou visualizar formulários e relatórios diretamente no formulário de navegação principal.
Exemplo
Vamos agora dar um exemplo simples no qual criaremos o formulário de navegação. Para isso, acesse a aba Criar; no grupo Formulários, você verá este menu suspenso de navegação.
Neste menu, você verá diferentes layouts de como organizar seus formulários e relatórios que deseja incorporar a este formulário de navegação.
Há um com guias horizontais, outro com guias verticais - onde todas as guias são alinhadas à esquerda, um layout de guias verticais onde todas as guias são alinhadas à direita.
Há um layout de abas horizontais que tem dois níveis, então se você tiver muitos objetos que deseja exibir na parte superior, pode fazer uso disso.
Você pode ter um em que você tenha guias horizontais e verticais, alinhadas à esquerda ou à direita.
No exemplo a seguir, estaremos usando guias horizontais e guias verticais. Para criar esse layout ou formulário de navegação, basta clicar nele e o Access criará um formulário não acoplado, com um controle de navegação nele.
Para adicionar objetos a este formulário de navegação, a maneira mais fácil de fazer é por meio da visualização do layout, simplesmente arrastando e soltando os objetos onde deseja que apareçam.
Vamos agora arrastar frmProjects formulário do painel de navegação e solte-o em [Adicionar novo] no topo.
Da mesma forma, arraste frmAuthers formulário do painel de navegação e solte-o à esquerda do botão Adicionar novo.
Vamos agora adicionar outros formulários relacionados a projetos, como frmSubTasks, frmCurrentProjects etc.
Vamos agora adicionar outras guias na parte superior. Vamos primeiro adicionar ofrmEmployees Formato.
Agora, você verá que os outros botões do projeto desapareceram da esquerda e isso é porque eles estão anexados à guia Projeto. Todos os botões que você vê à esquerda estão vinculados ao que você selecionou no topo. Agora, com a guia Funcionário selecionada, vamos arrastar as informações relacionadas aos funcionários para a esquerda.
Agora temos informações do projeto em uma guia e informações do funcionário na outra. Da mesma forma, você pode adicionar mais guias de acordo com seus requisitos. Como você pode ver que o nome das guias não é apropriado, vamos começar a renomear algumas dessas guias para torná-las mais amigáveis. A maneira mais fácil é clicar duas vezes em qualquer guia ou botão à esquerda e renomeá-lo conforme mostrado na imagem a seguir.
Quando você insere dados em qualquer formato, pode ser mais rápido e fácil selecionar um valor de uma lista do que lembrar um valor para digitar. Uma lista de opções também ajuda a garantir que o valor inserido em um campo seja apropriado. Um controle de lista pode se conectar a dados existentes ou pode exibir valores fixos que você insere ao criar o controle. Neste capítulo, abordaremos como criar uma caixa de combinação no Access.
Caixa combo
Uma caixa de combinação é um objeto ou controle que contém uma lista suspensa de valores que o usuário pode selecionar.
- O controle da caixa de combinação fornece uma maneira mais compacta de apresentar uma lista de opções.
- A lista fica oculta até você clicar na seta suspensa.
- Uma caixa de combinação também oferece a capacidade de inserir um valor que não está na lista.
- Dessa forma, o controle da caixa de combinação combina os recursos de uma caixa de texto e uma caixa de listagem.
Exemplo
Vamos agora dar um exemplo simples de criação de uma caixa de combinação. Criamos um formulário para um funcionário, conforme mostrado na imagem a seguir.
Agora queremos criar uma caixa de combinação para o tipo de telefone porque sabemos que o tipo de telefone deve ser Home, Cell ou Work. Essas informações devem estar disponíveis na lista suspensa e o usuário não precisa digitar essas informações.
Vamos agora para o Design Viewpara este formulário. Selecione osPhone Type campo e pressione excluir.
Depois que o campo Tipo de telefone for excluído, vá para a guia Design.
Vamos agora selecionar Use Control Wizards opção no menu Controles e, em seguida, selecione o Controle da caixa de combinação no menu, conforme mostrado na imagem a seguir.
Agora, desenhe a caixa de combinação onde quiser e quando você soltar o mouse, verá a caixa de diálogo Assistente de caixa de combinação.
Aqui você tem opções diferentes de dados; vamos selecionar a 2ª opção em que adicionaremos os valores e clicar em Avançar.
Insira os valores que você deseja exibir na lista suspensa e clique em Next.
Clique Next novamente.
Introduzir o label para a sua caixa de combinação e clique Finish.
Você pode ver que a caixa de combinação foi criada, mas não está alinhada a outro campo. Vamos fazer isso primeiro selecionando todos os campos e, em seguida, vá para a guia Organizar.
À esquerda, você verá o Stackedopção. Clique neste botão.
Agora você pode ver que os campos estão alinhados.
Para igualar o tamanho de cada campo, temos diferentes opções, vamos clicar no botão Tamanho / Espaço.
Na lista suspensa, clique em To Shortest.
Agora vá para o Form Visão.
Um usuário agora pode selecionar facilmente qualquer opção para o tipo de telefone.
Neste capítulo, abordaremos a visão SQL. Sempre que você cria uma consulta no design da consulta, o Access cria automaticamente a consulta SQL para você. Isso realmente recupera dados das tabelas. Para ver como sua consulta é criada em sql quando você a cria no design de consulta, deixe-nos abrir seu banco de dados.
Selecione os Query Design de Create guia e adicione o tblEmployees mesa.
Selecione o campo que deseja ver como resultado da consulta e execute sua consulta.
Agora você pode ver todas as informações do funcionário como resultado da consulta. Você selecionou certos campos na Grade de Consulta; ao mesmo tempo, o MS Access também criou uma Consulta SQL com os resultados obtidos em sua Grade de Consulta.
Para visualizar o SQL, vá para a guia Home. SelecioneSQL View no menu Exibir e você verá o SQL de sua consulta.
Exemplo
A seguir, outro exemplo em que veremos os projetos em andamento.
Deixe-nos agora executar sua consulta.
Para ver o SQL, selecione a Visualização SQL no menu Visualizar.
Você pode ver a consulta SQL que é gerada automaticamente pelo Access. Isso ajuda a recuperar dados de duas tabelas.
Uma ferramenta de formatação especialmente útil no Access é a capacidade de aplicar Conditional Formattingpara destacar dados específicos. Vamos dar um exemplo simples de formatação condicional.
Exemplo
Neste exemplo, usaremos um formulário fSubCurrentProjects em nosso banco de dados.
Temos uma lista de todos os projetos neste banco de dados e também alguns novos campos, como o On Time Status e a Number of Late Tasks. Este formulário é criado a partir de outra consulta.
Nesta consulta, temos uma junção entre uma tabela e uma consulta que exibirá a contagem de datas de vencimento ou quantos projetos têm tarefas em atraso. Também temos um campo calculado aqui que usa a função IF para determinar se a contagem da data de vencimento é ou não maior que zero. Em seguida, exibirá as palavrasLate se o projeto está atrasado ou On Time se esse projeto específico não tiver tarefas atrasadas.
Exemplo 1
Neste exemplo, usaremos o formulário acima para entender como você pode usar a Formatação Condicional para destacar informações específicas. Vamos agora destacar cada projeto que está atrasado no momento. Para aplicar a Formatação Condicional a um campo ou mais de um campo, precisaremos mudar para a visualização Layout.
Agora, selecione o On Time Status campo.
Agora, vá para a guia Formato.
Na guia Formato, você deve ver um grupo chamado Formatação de controle e um botão especial para Formatação condicional. Vamos agora clicar em Formatação condicional.
Agora você verá um Gerenciador de Regras de Formatação Condicional e, atualmente, não temos regras aplicadas a este controle. Vamos agora criar uma nova regra clicando no botão Nova Regra.
Você verá agora uma caixa de diálogo Nova regra de formatação. Primeiro especificaremos o tipo de regra que iremos criar e aqui temos duas opções. A primeira opção écheck the values in the current record or to use an expression, e a segunda opção é compare this record with the other records.
Agora temos apenas um dos dois valores em nosso formulário; ou On Time ou a palavra Late e isso é da consulta fornecida. Vamos agora selecionar o “Field Value Is”Na primeira caixa de combinação e selecione“equal to”Na segunda caixa de combinação. Agora, digite a palavra “Late”Entre aspas.
Agora podemos definir nossa formatação condicional, como queremos que este campo fique se a palavra Lateaparece nesse campo. Vamos agora mudar a cor da fonte para vermelho e torná-labold, italic e underline, e essa é nossa regra condicional. Vamos agora clicarOk e então clique Apply, e Ok novamente.
Você pode ver que a palavra Lateestá formatado agora. Este é um exemplo de como criar uma regra de formato condicional muito básica.
Exemplo 2
Tomemos outro exemplo. Aqui, faremos o título ou o nome do projetored e bold, italic e underline. Selecione o controle de nome do projeto em seu formulário.
Agora vamos voltar à nossa guia Formato e clicar em Formatação condicional e criar uma nova regra para aquele controle específico, conforme mostrado na imagem acima.
Aqui, não verificaremos o valor do campo atual que selecionamos, mas o compararemos com outro campo deste formulário. SelecioneExpression Is na primeira caixa de combinação e, em seguida, clique no botão… no final, como na imagem acima.
Nas categorias de expressão, você tem todos os objetos que estão neste formulário. Dê um duplo clique emCountofDueDate. Isso enviará a referência a esse controle ou campo para nosso construtor de expressão e condição se for maior que zero. Agora, clique em Ok.
Vamos agora clicar em Ok e, em seguida, clicar em Aplicar e em Ok novamente.
Esse foi um exemplo de formatação condicional em um campo com base em valores em outro campo.
Exemplo 3
Vejamos agora outro exemplo de formatação condicional. Vamos supor que queremos ver quais projetos estão mais atrasados ou têm mais tarefas atrasadas do que outros projetos atrasados. Selecione a opção Formatação condicional.
Clique no botão Nova Regra para criar uma nova regra e então clique em Ok como na imagem acima.
Na nova regra de formatação, iremos selecionar um tipo de regra “Compare to other records”. Vamos mudar ainda mais oBar color to red. Queremos que nossa barra mais curta represente o valor mais baixo e a barra mais longa represente o valor mais alto. Vamos agora clicar em Ok e, em seguida, clicar em Aplicar e em Ok novamente.
Agora você pode ver o Sombreamento Condicional aplicado como na captura de tela acima. Vamos agora para a visualização Form.
Neste capítulo, iremos cobrir Controls and Propertiesdisponível no Access. Também aprenderemos como adicionar controles a formulários. Os controles são as partes de um formulário ou relatório que você usa paraenter, edit, ou displaydados. Os controles permitem visualizar e trabalhar com dados em seu aplicativo de banco de dados.
O controle usado com mais frequência é a caixa de texto, mas outros controles incluem botões de comando, rótulos, caixas de seleção e controles de subformulário / sub-relatório.
Existem diferentes tipos e tipos de controles que você pode criar, mas todos eles se enquadrarão em uma das duas categorias - vinculados ou não.
Bound Controls
Vamos agora entender o que são Bound Controls -
- Os controles vinculados são aqueles vinculados a uma fonte de dados específica em seu banco de dados, como um campo e uma tabela ou uma consulta.
- Os valores podem ser textos, datas, números, caixas de seleção, imagens ou até gráficos.
- Você usa controles vinculados para exibir valores que vêm de campos em seu banco de dados.
Controles não consolidados
Vamos agora entender o que são controles ilimitados -
- Por outro lado, os controles não vinculados não estão vinculados a uma fonte de dados e existem apenas no próprio formulário.
- Podem ser textos, imagens ou formas como linhas ou retângulos.
Tipos de controle
Você pode criar diferentes tipos de controles no Access. Aqui, discutiremos alguns dos mais comuns, como caixa de texto, rótulo, controles de guia de botão etc.
Caixa de texto
Normalmente, tudo o que está em uma caixa de texto será vinculado, mas nem sempre.
Você pode usar esses controles para interagir com os dados armazenados em seu banco de dados, mas também pode ter caixas de texto não acopladas.
Os controles calculados realizarão algum tipo de cálculo com base em uma expressão que você escreve e que os dados não são armazenados em nenhum lugar do seu banco de dados.
Ele é calculado na hora e vive apenas nesse formulário.
Etiquetas
- Os rótulos sempre serão de texto e sem limites.
- Normalmente, os rótulos não são conectados a nenhuma fonte em seu banco de dados.
- Rótulos são usados para rotular outros controles em seu formulário, como caixas de texto.
Botão
- Este é outro tipo de controle popular; esses botões de comando geralmente executam uma macro ou módulo.
- Os botões geralmente são usados para interagir com os dados ou objetos em seu banco de dados.
Controles de guia
- Os controles de guia fornecem uma visualização com guias de controles ou outros controles em seu formulário.
- Adicionar guias a um formulário pode torná-lo mais organizado e fácil de usar, especialmente se o formulário contiver muitos controles.
- Colocando controles relacionados em páginas separadas do controle da guia, você pode reduzir a desordem e facilitar seu trabalho com os dados.
Hiperlink
Hyperlink cria um hyperlink em seu formulário para outra coisa. Pode ser uma página da web ou até mesmo outro objeto ou local em seu banco de dados.
Alguns outros controles
Vejamos agora alguns outros controles -
Você também pode criar um controle de navegador da web e controle de navegação, grupos, quebras de página, caixas de combinação.
Você pode criar gráficos, linhas, botões de alternância, caixas de listagem, retângulos, caixas de seleção, quadros de objetos não acoplados, anexos, botões de opção, subformulários e sub-relatórios, quadros de objetos vinculados e até mesmo colocar imagens em seu formulário.
Exemplo
Vejamos agora um exemplo simples de alguns desses controles criando um novo formulário em branco. Vou aoCreate guia no forms grupo e clique em Blank Form.
A etapa acima abrirá um formulário não vinculado, que ainda não está anexado a nenhum item em nosso banco de dados.
Por padrão, ele será aberto no modo de exibição de layout, conforme mostrado na imagem acima.
Vamos agora para a Visualização de design para adicionar campos.
Na guia Design, clique em Property Sheet.
Na Folha de Propriedades, clique na seta suspensa e certifique-se de que Formulário esteja selecionado e vá para a guia Dados.
Na guia Dados, você verá que a Fonte do Registro permanece em branco. Vamos supor que queremos criar um formulário que será vinculado a duas tabelas diferentes em nosso banco de dados. Agora clique no botão…. Ele abrirá ainda mais seu próprio construtor de consultas.
Selecione as tabelas que contêm os dados que você deseja exibir; clique no botão Adicionar e feche esta caixa de diálogo.
Vamos agora selecionar todos os campos de tblEmployees e arrastar para a grade de consulta e, da mesma forma, adicionar todos os campos de tblHRData.
Agora, clique em Salvar como e dê um nome a esta consulta.
Vamos chamá-lo qryEmployeesData e clique Ok e feche o construtor de consultas.
Agora você pode ver a consulta como sua fonte de registro. Agora vinculamos este formulário a um objeto em nosso banco de dados, neste caso qryEmployeesData. Agora podemos começar adicionando alguns controles a este formulário e, para adicionar qualquer um dos controles, vá para a guia Design e visualize suas opções do grupo de controles.
No menu Controls, você verá que o Assistente de Controle de Uso está destacado como na captura de tela acima. Este pequeno botão tem essa caixa destacada por padrão. Isso significa que os assistentes de controle estão ativados. Isso é como uma chave seletora. Quando você clica no botão de alternância, os assistentes são desligados. Clicar nele novamente ativará os assistentes.
Vamos agora clicar no rótulo e arrastar este rótulo e inserir informações do funcionário e ir para a guia Formato para formatá-lo como na imagem a seguir.
Você pode escolher aplicar um estilo de negrito ou alterar o tamanho da fonte do texto dentro dessa etiqueta, etc. Este controle aparece dentro da seção de detalhes do seu formulário. Faz mais sentido posicionar esse rótulo dentro da seção do cabeçalho do formulário, que ainda não está visível.
Clique com o botão direito em qualquer parte do fundo desse formulário e escolha Form Header como na imagem acima.
Mova este controle para a área Cabeçalho do formulário. Vamos agora criar alguns outros controles na guia Design. Neste ponto, digamos, queremos distribuir todos os nossos campos em duas guias diferentes.
No menu de controle, você pode ver o Controle de guias que criará guias em seu formulário. Clique no controle da guia e desenhe-o em seu formulário na seção de detalhes, como na imagem acima.
Isso criará duas guias - página 2 e página 3, como na imagem acima.
Vamos agora começar adicionando alguns controles a este controle de guia.
Se quisermos ver algumas informações armazenadas em nossa consulta subjacente, clique no Add Existing Fields opção da faixa de opções no grupo Ferramentas para visualizar todos os campos disponíveis de nossa consulta subjacente.
Para trazer os campos existentes para a página, selecione todos os campos disponíveis na Lista de Campos como na imagem a seguir.
Agora, arraste os campos para a Página2 do controle da guia como na imagem a seguir.
Agora, vá para a guia Organizar e selecione o Stacked layout.
Na segunda página, vamos agora adicionar os campos restantes desta consulta.
Você pode percorrer e fazer quaisquer ajustes no tamanho e largura desses controles para que eles tenham a aparência que desejar.
Depois de concluir a formatação, clique no Save As ícone para salvar o formulário com o nome desejado.
Clique em Ok e vá para a visualização Formulário para ver todas as informações desse formulário.
O controle da guia divide nossos controles ou campos em duas telas para tornar a visualização e adição de informações mais fácil.
Neste capítulo, cobriremos os fundamentos dos relatórios e como criá-los. Os relatórios oferecem uma maneira de visualizar, formatar e resumir as informações em seu banco de dados do Microsoft Access. Por exemplo, você pode criar um relatório simples de números de telefone para todos os seus contatos.
Um relatório consiste em informações obtidas de tabelas ou consultas, bem como informações armazenadas com o design do relatório, como rótulos, cabeçalhos e gráficos.
As tabelas ou consultas que fornecem os dados subjacentes também são conhecidas como a fonte de registro do relatório.
Se os campos que você deseja incluir existirem em uma única tabela, use essa tabela como a fonte de registro.
Se os campos estiverem contidos em mais de uma tabela, você precisará usar uma ou mais consultas como fonte de registro.
Exemplo
Vamos agora dar um exemplo simples para entender o processo de criação de um relatório muito simples. Para isso, precisamos ir para a guia Criar.
Antes de clicar no botão Relatório para criar um relatório básico, certifique-se de que a consulta adequada esteja selecionada. Nesse caso,qryCurrentProjectsestá selecionado no painel de navegação. Agora clique no botão Relatório, que irá gerar um relatório com base nessa consulta.
Você verá que o relatório está aberto na visualização Layout. Isso fornece uma maneira rápida de ajustar o tamanho ou a largura de qualquer um dos campos que você vê no relatório. Vamos agora ajustar as larguras das colunas para que tudo se encaixe da melhor maneira.
Role para baixo e ajuste o controle de página na parte inferior.
Esta foi uma maneira muito rápida de criar um relatório muito simples. Você também pode fazer pequenas alterações e ajustes na visualização do design do relatório.
- Assim como os formulários, um relatório é composto por várias seções diferentes.
- Você tem a seção de detalhes, que é onde todos os seus dados residem em sua maior parte.
- Você também verá um cabeçalho de página e uma seção de rodapé de página; eles aparecem na parte superior e na parte inferior de cada página de seu relatório.
Vamos agora mudar o título do relatório e dar a ele outro nome.
Clique no ícone salvar para salvar seu relatório.
Você obterá a caixa de diálogo acima.
Insira um nome para o seu relatório e clique em OK. Se você quiser ver a aparência real deste relatório, em Visualizar impressão, você pode voltar ao botão Visualizar e clicar em Visualizar impressão para ver como o relatório ficaria quando impresso em papel ou PDF.
Usando as ferramentas no canto inferior direito, você pode aumentar ou diminuir o zoom. Você também tem alguns botões na guia Visualizar impressão que aparecem automaticamente quando você alterna para Visualizar impressão. Na seção de zoom, você tem uma visualização de uma página, duas páginas; ou se você tiver um relatório mais longo, você pode ver quatro páginas de uma vez, oito páginas ou doze páginas. Você também pode ajustar coisas simples como o tamanho do papel que está usando para imprimir, as margens do seu relatório, a orientação, o número de colunas, configuração da página, etc. E é assim que você pode criar um relatório simples usando o botão Relatório na guia Criar.
Criar um relatório usando o design de relatório
O design de relatórios é outro método para criar um relatório rápido no Access. Para isso, precisamos usar o botão Report Design View, que é semelhante ao botão Form Design. Isso criará um relatório em branco e o abrirá diretamente na Visualização de design, permitindo que você altere a fonte de controle e adicione campos diretamente à Visualização de design do relatório.
Vamos agora para a guia Criar e clicar no botão Report Design.
Ele irá abrir um relatório em branco ou um relatório não acoplado, o que significa que este relatório não está conectado a nenhum outro objeto em nosso banco de dados.
Na guia Design do grupo Ferramentas, selecione a Folha de Propriedades. Isso abrirá o painel de propriedades.
Na guia Dados, atribua uma fonte de registro a este relatório, para conectá-lo a um objeto de banco de dados como na captura de tela a seguir.
Selecione qryLateProjects na lista suspensa e agora, a próxima etapa é seguir e adicionar alguns campos a este relatório clicando no botão Adicionar lista de campos existentes na guia Design.
Selecione os campos como na imagem acima.
Arraste os campos para seu relatório como na captura de tela acima. Vá para a guia Organizar e, no grupo Tabela, você tem algumas opções para escolher.
Há um layout empilhado e um layout tabular, que é muito semelhante a uma planilha. Vamos selecionar o layout tabular.
Você pode ver que ele move todos os rótulos para a área do cabeçalho da página. Esses rótulos aparecerão apenas uma vez no topo de cada página e a consulta de dados será repetida para cada registro na seção Detalhes. Agora, você pode seguir e fazer alguns ajustes para tornar o campo ProjectName mais amplo.
Como você pode ver na imagem acima, há muito espaço entre a seção Detalhe e o rodapé da página.
Vamos arrastar o rodapé da página para reduzir o espaço como na imagem a seguir. Iremos agora para a guia Design e clicar no botão Visualizar e escolher Visualização de relatório.
Agora você pode ver que alguns nomes de projetos não estão completos; você pode ajustar isso com a visualização de design ou usar a visualização de layout para fazer isso.
É assim que criamos um relatório simples apenas na Visualização de design.
Neste capítulo, aprenderemos como formatar relatórios. Você descobrirá que existem muitas semelhanças entre a formatação de relatórios e a formatação de formulários, mas existem algumas ferramentas e truques específicos para relatórios. Vamos agora examinar o conceito de seções e agrupamento de relatórios.
Para isso, precisamos abrir um relatório que criamos no capítulo anterior. Aqui, veremos como algumas dessas informações são exibidas no relatório.
Aqui, começaremos com a seção de relatório e agrupamento.
Vamos agora para a visualização Design deste relatório.
Você pode ver que não há muito para ver e aqui apenas o cabeçalho da página, a seção de detalhes e o rodapé da página estão visíveis. Você pode adicionar um par de seções adicionais facilmente.
Clique com o botão direito em qualquer lugar nesse relatório e você verá o cabeçalho / rodapé da página e o cabeçalho / rodapé do relatório. Este relatório específico não tem esse cabeçalho / rodapé visível. Vamos selecionar essa opção e voltar para a visualização do relatório.
Você pode ver que apenas adiciona uma pequena área colorida no topo do relatório. Na Visualização de design, expanda essa área passando o mouse no topo do divisor do cabeçalho da página, clicando e arrastando para baixo. Isso adicionará mais área ao cabeçalho do relatório.
Na visualização de relatório, você verá agora mais área no topo do relatório, como na captura de tela a seguir.
Os controles Cabeçalho e Rodapé do Relatório aparecem na parte superior da primeira página desse relatório. O rodapé do relatório controla o que você vê na última página, na parte inferior do relatório.
O cabeçalho e rodapé do relatório são diferentes do cabeçalho e rodapé da página. Tudo o que for colocado no cabeçalho da página aparecerá na parte superior de cada página. Da mesma forma, tudo o que for colocado no rodapé da página será repetido na parte inferior de cada página.
Agora você pode adicionar níveis de agrupamento adicionais e, para fazer isso, certifique-se de ter a classificação de grupo e a área total ativadas.
Na seção Agrupamento e Totais da guia Projeto, clique no botão Agrupar e Classificar, que abrirá a área Agrupar, Classificar e Total na parte inferior, conforme mostrado na imagem a seguir.
Agora você pode adicionar grupos ou agrupamentos adicionais em qualquer controle que você tenha em seu relatório. Vamos agora clicar em Adicionar um Grupo.
Na captura de tela acima, você pode ver a fonte de controle subjacente para o relatório com o nome do projeto, título da tarefa, data de vencimento e porcentagem concluída. Digamos agora que queremos agrupar todas as nossas tarefas tardias por projeto, então selecione Nome do projeto na lista.
Agora você verá um nível de agrupamento adicional ProjectName Headeracima de sua seção de detalhes. Em vez de o nome do projeto aparecer ao lado de cada tarefa individual que está atrasada, podemos agora mover esse controle para o cabeçalho do nome do projeto. Você pode selecioná-lo e pressionarCtrl + X no teclado para cortar essa seção de detalhes e clique em qualquer lugar no fundo do cabeçalho do nome do projeto e, em seguida, pressione Ctrl + V para colar esse controle no cabeçalho do nome do projeto.
Agora você pode ir para a Visualização de relatório e ver os ajustes feitos para agrupar as coisas no relatório como na captura de tela a seguir.
Cada projeto tem seu próprio pequeno nível em sua própria linha e, abaixo dessa área, você verá todas as tarefas que estão atrasadas para o projeto acima. Com isso alterado agora, você pode prosseguir e começar a formatar seu relatório na Visualização de Layout.
Se você quiser aumentar o nome do projeto, arraste a linha abaixo e altere o tamanho da fonte para 20 na guia Formatar.
Você pode aumentar a largura do controle para cobrir toda a largura da página.
Para remover a borda ao redor do controle, clique no Contorno da forma na guia Formato como na imagem a seguir.
Selecione os Transparent opção.
Vamos agora para a Visualização de design como na captura de tela a seguir.
Ajuste o título da tarefa à esquerda de sua página como na captura de tela a seguir.
Vamos agora trazer os dados da seção Cabeçalho da página para o ProjectName seção de cabeçalho usando Ctrl+X e Ctrl+V.
Vamos agora voltar para a visualização do relatório. Agora você verá que os rótulos aparecem diretamente acima dos controles que eles descrevem.
Se você notar, verá que não há espaço entre as tarefas e o próximo nome do projeto. Deve haver espaço adicional entre eles. Para isso, precisamos adicionarProjectName Footer.
Agora, vá para a Visualização de design.
Na área Grupo, Classificação e Total, clique no botão Mais ao lado do nome do projeto.
Agora você encontrará todas as opções de como agrupar e classificar por nome de projeto como na imagem a seguir.
Aqui, temos uma propriedade chamada Without a Footer Section. Vamos mudar essa opção clicando na pequena seta ao lado das palavrasWithout a Footer Section.
Mude para With a Footer Section.
Como você pode ver na captura de tela acima, a seção ProjectName Footer abaixo da seção Details foi adicionada. Isso funcionará como rodapé para esse grupo de nomes de projeto.
Vamos agora voltar para a visualização do relatório.
Para remover o sombreamento ou a aparência de fundo para áreas alternadas na seção Detalhes e na área Nome do projeto, vá para a Visualização do projeto novamente.
Vamos alterar a seção Detalhes primeiro clicando no divisor de detalhes e, em seguida, abrir a folha de Propriedades.
Na guia Formato, altere o Alternate Back Color para No Color como na imagem a seguir.
Da mesma forma, altere a cor de fundo alternativa para Sem cor para o cabeçalho do ProjectName e para o rodapé do ProjectName e vá para a visualização do relatório.
Agora você pode ver a aparência do relatório. Para ver como seus dados serão impressos página por página, vamos para a Visualização da Impressão.
É assim que ficará quando você o imprimir.
Neste capítulo, trabalharemos com funções integradas. No Access, existem cerca de uma centena de funções integradas e é quase impossível cobrir cada uma delas. Neste capítulo, cobriremos a estrutura básica, a sintaxe e usaremos algumas das funções mais populares, e também as armadilhas, para que você possa explorar algumas das outras funções por conta própria.
Funções
Uma função é um procedimento VBA que executa uma tarefa ou cálculo e retorna um resultado. Geralmente, as funções podem ser usadas em consultas, mas existem outros lugares onde você pode usar as funções.
Você pode usar funções nas propriedades da tabela, por exemplo, se você deseja especificar um valor padrão para um campo de data / hora, você pode usar a data ou o Now para chamar as informações de data / hora atuais do sistema e inserir esse valor automaticamente.
Você também pode usar funções em uma expressão ao criar um campo calculado ou usar as funções dentro de controles de formulário ou relatório. Você pode usar funções mesmo em argumentos de macro.
As funções podem ser bastante simples, não exigindo que nenhuma outra informação seja chamada, ou simplesmente fazer referência a um campo de uma tabela ou consulta.
Por outro lado, eles também podem ser bastante complicados, com vários argumentos, referências de campo e até mesmo outras funções aninhadas dentro de outra função.
Vejamos agora alguns exemplos de uso de funções integradas.
Funções de data e hora
Vamos agora entender as funções de data e hora -
A função Date () foi projetada para retornar a data atual do sistema. Esta função não requer argumentos de função ou informações adicionais. Tudo que você precisa fazer é escrever o nome da função e os parênteses de abrir e fechar.
Existem duas funções internas muito semelhantes, Time () e Now ().
A função Time () retorna apenas a hora atual do sistema e a função Now () retorna a data e a hora atuais do sistema.
Dependendo dos dados que deseja rastrear, armazenar ou consultar, você tem três funções integradas e fáceis de usar para ajudar nessa tarefa.
Vamos agora abrir seu banco de dados e criar uma nova consulta usando design de consulta e adicionar tblProjects e tblTasks.
Adicione ProjectName de tblProjects e TaskTitle, StartDate e DueDate de tblTasks e execute sua consulta.
Agora você pode ver todas as diferentes tarefas de todos os projetos. Se você quiser visualizar as tarefas do projeto que estão em andamento na data de hoje, temos que especificar um critério usando umDate() Função para ver os projetos que começam na data de hoje ou após.
Vamos agora especificar os critérios abaixo da StartDate.
Os critérios começam com um operador greater than symbol, seguido por um equal to symbol e depois Date Function.
Quando executamos esta consulta, todas as tarefas ocorrerão na data de hoje ou no futuro, como na imagem a seguir.
Este foi um exemplo de como você pode usar a função Date () como critério de consulta.
Digamos agora que essa consulta precisa ser mais flexível em termos de datas que está puxando a partir desta semana.
Temos algumas tarefas diferentes que começaram esta semana, que não estão aparecendo nesta lista atual, devido aos nossos critérios. Ele está olhando para datas de início iguais a hoje ou superiores.
Se quisermos ver as tarefas que começaram esta semana, que ainda não foram concluídas ou devem ser concluídas hoje, vamos voltar para a Visualização do Design.
Aqui, adicionaremos algumas informações adicionais a esses critérios. Na verdade, queremos que seja maior ou igual à data de hoje menos sete dias.
Se digitarmos menos sete e executarmos a consulta, você também poderá ver as tarefas que começaram esta semana.
Função DateDiff ()
A função DateDiff () é outra função de data / hora muito popular. A função DateDiff retorna um Variant (longo), especificando o número de intervalos de tempo entre duas datas especificadas. Em outras palavras, ele calcula a diferença entre duas datas, e você escolhe o intervalo pelo qual a função calcula essa diferença.
Digamos agora que desejamos calcular a idade de nossos autores. Para isso, primeiro precisamos criar uma nova consulta e adicionar nossa tabela de autores e, em seguida, adicionar os campos FirstName, LastName e BirthDay.
Podemos calcular a idade das pessoas calculando a diferença entre a data de nascimento ou aniversário e qualquer que seja a data de hoje.
Vamos tentar usar a função DateDiff em um novo campo.
Vamos chamá-lo de Idade seguido de dois-pontos e, em seguida, escrever Função DateDiff.
- O primeiro argumento de função para a função DateDiff é o intervalo, portanto, digite “aaaa”.
- O próximo argumento da função é a primeira data que desejamos calcular, que, neste caso, será o campo Aniversário.
- O terceiro argumento da função é a data de hoje.
Agora, execute sua consulta e você verá o novo campo que mostra a idade de cada autor.
Função Format ()
A função Format () retorna uma string, contendo uma expressão formatada de acordo com as instruções contidas em uma expressão de formato. Aqui está a lista de formatos definidos pelo usuário que podem ser usados na função Format ().
Configuração | Descrição |
---|---|
aaaa | Ano |
q | Trimestre |
m | Mês |
y | Dia do ano |
d | Dia |
W | Dia da semana |
ww | Semana |
h | Hora |
n | Minuto |
s | Segundo |
Vamos agora voltar à sua consulta e adicionar mais campos na mesma usando a função Format ().
Digite a função de formato. O primeiro argumento da função será uma expressão, que pode ser quase qualquer coisa. Vamos agora ter o campo de aniversário como o primeiro e o próximo passo é escrever nosso formato. Nesse caso, precisamos de mês, mês, dia, dia. Escreva “mmdd” entre aspas e execute sua consulta.
Agora está tirando a data do campo de aniversário, 4 é o mês e 17 é o dia.
Vamos adicionar “mmm” e “mmmm” em vez de “mmdd” nos próximos campos, como na imagem a seguir.
Execute sua consulta e você verá os resultados como na imagem a seguir.
No próximo campo, ele está retornando os primeiros 3 caracteres do nome do mês para aquele aniversário e no último campo você obterá o nome completo do mês.
Para ver o mês seguido do ano a partir do aniversário, vamos adicionar o “aaaa”, assim como mostrado na imagem a seguir.
Deixe-nos executar sua consulta novamente.
Agora você verá o mês seguido por uma vírgula e o ano.
Função IIf ()
A função IIf () é uma abreviação para “Immediate If” e esta função avalia uma expressão como verdadeira ou falsa e retorna um valor para cada uma. Ele tem até três argumentos de função, todos obrigatórios.
- O primeiro argumento é qualquer expressão que você deseja avaliar.
- O próximo argumento representa a parte verdadeira, que pode ser um valor ou uma expressão retornada se sua primeira expressão for verdadeira.
- O último argumento é o que você deseja que seja retornado se sua expressão for falsa.
Exemplo
Tomemos um exemplo simples. Criaremos uma nova consulta usando design de consulta e adicionaremos a tabela tblAuthors e, em seguida, adicionaremos os campos a seguir.
Agora você pode ver que temos três campos - FirstName, MiddleInitial, LastName e este campo concatenado, que está reunindo todos os três campos. Deixe-nos executar sua consulta para ver o resultado desta consulta.
Agora, você pode ver o resultado da consulta, mas também notará que alguns registros não têm uma inicial do meio. Por exemplo, o registro de Joyce Dyer não tem uma inicial do meio, mas no campo FullName você verá o ponto que realmente não precisa estar lá. Portanto, volte para a Visualização de design. Aqui, concatenaremos o nome de uma maneira diferente usando a função IIf.
Vamos escrever o nome em outro campo e chamá-lo FullName1 e digitar a função IIf.
O primeiro argumento de função para a função Immediate If vai ser sua expressão. Na expressão, veremos se o campo inicial do meio está em branco ou nulo.
O próximo argumento é a parte verdadeira. Portanto, se a inicial do meio for nula, gostaríamos de exibir o FirstName e o LastName.
Agora, para a nossa parte falsa - se MiddleInitial não for nulo, gostaríamos de exibir FirstName, MiddleInitial e LastName.
Vamos agora executar sua consulta e você verá os resultados como na imagem a seguir.
Neste capítulo, abordaremos os conceitos básicos de macros no Access. Uma macro é uma ferramenta que permite automatizar tarefas e adicionar funcionalidade a seus formulários, relatórios e controles.
As macros no Access funcionam um pouco diferente das macros no Word ou Excel, onde você basicamente grava uma série de pressionamentos de tecla e reproduz depois.
As macros de acesso são criadas a partir de um conjunto de ações predefinidas, permitindo automatizar tarefas comuns e adicionar funcionalidade a controles ou objetos.
As macros podem ser objetos autônomos visualizáveis no painel de navegação ou incorporados diretamente em um formulário ou relatório. Depois de criar objetos de banco de dados como tabelas, formulários e relatórios, as macros podem fornecer uma maneira rápida e fácil de unir todos esses objetos para criar um aplicativo de banco de dados simples que qualquer um pode usar ou até mesmo modificar, com relativamente pouco treinamento.
As macros fornecem uma maneira de executar comandos sem a necessidade de escrever ou mesmo saber código VBA, e há muito que você pode conseguir apenas com macros.
Criação de uma macro
Vamos começar criando uma macro muito simples que abre um formulário quando um botão de comando é clicado. Para isso, precisamos abrir seu banco de dados e o formulário frmEmployeeData no qual criamos duas guias.
Neste formulário, podemos adicionar um botão que permite aos usuários abrir todas as informações do trabalho.
Vamos agora para a Visualização de design deste formulário e adicionar o botão do menu Controles. Quando você soltar o mouse, verá a caixa de diálogo Assistente de botão de comando.
Existem algumas maneiras de construir essa ação Macro, mas a maneira mais simples é simplesmente usar o Assistente de Botão de Comando.
Para ações comuns, como abrir um formulário, selecione Operações de formulário na lista Categorias e, em seguida, selecione Abrir formulário na lista Ações e clique em Avançar como na captura de tela acima.
Você precisa especificar qual formulário deseja abrir com o botão de comando. Por enquanto, vamos selecionarfrmJobs e clique Next.
Nesta tela temos duas opções, podemos open the form and display a very specific record, ou podemos open the form and show all the records. Vamos selecionar a segunda opção e clicar em Avançar como na imagem acima.
Podemos fazer com que o próprio botão de comando exiba uma imagem ou você pode selecionar Exibir texto. Aqui, queremos que o texto View Jobs seja exibido e agora clique em Next.
Agora você pode fornecer um nome significativo para o botão de comando, como na imagem acima. Isso pode ser usado em outros códigos ou outras macros. Vamos chamar isso decmdViewJobs e clique Finish.
Agora vá para o Form View.
Agora você verá um botão Exibir trabalhos em seu formulário. Vamos clicar nele.
Agora você tem um formulário aberto, mas não verá nenhuma informação. Vamos voltar para a visualização Design do formulário frmEmployeeData. Certifique-se de que o botão de comando está selecionado e clique na guia Evento na Folha de Propriedades.
Ao clicar, você verá uma macro incorporada criada pelo assistente. Se agora você deseja modificar esta Macro, clique no botão… para abrir a Macro gerada pelo Assistente.
Este é o Macro Designer e à direita você verá o Catálogo de Ações. É aqui que todas as suas ações ficarão em pastas. Você tem as opções de entrada de dados, importação / exportação de dados e assim por diante, e à esquerda na área principal você tem outra macro. Ele contém apenas uma ação e, clicando nessa ação, você pode ver outras propriedades dessa ação específica.
Você verá o nome do formulário e poderá clicar na seta suspensa para ver os formulários disponíveis em seu banco de dados. Você pode alterar a forma como o formulário é visualizado, pode abri-lo na visualização Formulário, Visualização de design, Visualização de impressão à sua escolha. Você pode aplicar um nome de filtro ou uma condição Where. Aqui, queremos alterar o modo de dados porque frmJobs está definido para o modo Adicionar, que permite apenas a adição de novos registros. Podemos substituir isso aqui nesta macro, alterando-o para o modo de edição.
Agora salve sua macro, feche o Macro Designer e volte para a visualização de formulário.
Vamos clicar em Exibir Trabalhos novamente.
Agora você pode ver que ele abre seu formulário frmJobs e permite que você navegue por todos os trabalhos disponíveis em nosso banco de dados.
Neste capítulo, falaremos sobre como importar dados no Access e quais tipos de dados você pode importar usando o Access. Normalmente, os dados são armazenados em vários formatos, arquivos e locais, o que torna difícil obtê-los e usá-los. Se você tem dados em uma planilha, uma lista do SharePoint ou algum outro formato, você pode importá-los para um banco de dados do Access com apenas algumas etapas, tornando-os muito mais, facilmente disponíveis no Access.
O comando Salvar como geralmente é usado para salvar um documento em outro formato, para que você possa abri-lo em outro programa.
No Access, você não pode usar o comando Salvar como da mesma maneira, pode salvar objetos do Access como outros objetos do Access, mas não pode salvar um banco de dados do Access como um arquivo de planilha.
Para salvar o Access como um arquivo de planilha, você precisará usar o recurso de importação na guia Dados externos.
Diferentes tipos de acesso a dados podem ser importados
Para entender que tipo de dados você pode importar nos dados do Access, vamos abrir seu banco de dados e ir para a guia Dados externos.
No grupo Import & Link, você pode ver os diferentes tipos de opções disponíveis para importação de dados no Access. A seguir estão os formatos de importação de dados mais comumente usados.
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office Access
- Bancos de dados ODBC (por exemplo, SQL Server)
- Arquivos de texto (delimitados ou de largura fixa)
- Arquivos XML
Exemplo
Vejamos um exemplo simples de importação de dados de um arquivo Excel. Aqui estão os dados no arquivo Access.
Para importar os dados no Access, primeiro precisamos abrir o banco de dados do Access e, em seguida, ir para a guia Dados externos como na imagem a seguir.
No grupo Importar e Vincular, você verá uma opção Excel. Vamos clicar nessa opção.
Navegue pelo arquivo Excel do qual deseja importar os dados e, em seguida, teremos diferentes opções para armazenar os dados. Vamos selecionar a primeira opção e clicar em OK.
Aqui você verá uma prévia dos seus dados. Agora, clique em Avançar.
Na visualização, você pode ver agora que a primeira linha contém os títulos das colunas. Vamos agora marcar a caixa de seleção e clicar em Avançar.
Você verá agora uma caixa de diálogo onde pode definir o tipo de dados para cada coluna / campo. Se você não quiser importar nenhum campo, basta marcar a caixa de seleção que diz não importar campo. Assim que terminar com o campo FirstName, basta clicar no campo MiddleInitial.
Vamos agora percorrer todos os campos e, em seguida, clique em Avançar.
Aqui estão as diferentes opções de chave primária. Vamos selecionar a primeira opção e clicar em Avançar.
Na última caixa de diálogo, você pode inserir o nome da tabela de sua escolha e clicar em Concluir.
Se você deseja salvar todas essas etapas, marque a caixa de seleção e feche a caixa de diálogo.
Vamos agora para o painel de navegação. Você verá que uma nova tabela foi adicionada aqui e, ao abrir a tabela recém-adicionada, verá todos os seus dados no Access.
Exemplo
Vejamos agora outro exemplo de importação de dados do banco de dados Access. Vamos para a guia Externa novamente.
No grupo Import & Link, clique na opção Access.
Navegue no banco de dados Access do qual deseja importar os dados e selecione a primeira opção que diz Importar tabelas, consultas, formulário etc. Agora, clique em OK.
Na caixa de diálogo acima, você pode ver diferentes guias para Tabelas, Consultas, Formulários etc. de onde você pode selecionar o tipo de dados que deseja importar.
Vamos para o Reportsguia e selecione qualquer relatório que deseja importar; você também pode selecionar todos os dados clicando noSelect Allbotão. Deixe-nos selecionarProjects e clique Ok.
Agora feche a caixa de diálogo. No painel de navegação, você verá que um novo relatório foi adicionado. Vamos abrir este relatório e você verá todos os dados desse relatório.
Neste capítulo, vamos entender como exportar dados do Access. A exportação de dados é, na verdade, o oposto de importar dados. Na importação de dados, trazemos dados de outros formatos no Access, enquanto na exportação salvamos os dados em outros formatos.
Para entender que tipo de dados você pode exportar dos dados do Access, vamos abrir seu banco de dados e ir para a guia Dados externos.
No grupo Exportar, você pode ver os diferentes tipos de opções disponíveis para exportação de dados do Access. A seguir estão os formatos de exportação de dados mais comumente usados -
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office Access
- Bancos de dados ODBC (por exemplo, SQL Server)
- Arquivos de texto (delimitados ou de largura fixa)
- Arquivos XML
Exemplo
Vejamos um exemplo simples de exportação de dados do Access. Abra seu banco de dados de onde deseja exportar os dados. No Painel de Navegação, selecione o objeto do qual deseja exportar os dados.
Você pode exportar os dados de objetos de tabela, consulta, formulário e relatório, etc. Vamos selecionar qryAllProjects e ir para a guia Dados externos.
Na guia Dados externos, clique no tipo de dados para o qual deseja exportar. Por exemplo, para exportar dados em um formato que pode ser aberto pelo Microsoft Excel, clique em Excel.
O Access inicia o assistente de exportação. No assistente, você pode definir as informações, como o nome e o formato do arquivo de destino, se deseja incluir a formatação e o layout, quais registros exportar. Depois de concluir as informações necessárias, clique em OK.
Nesta tela do Wizard, o Access geralmente pergunta se você deseja salvar os detalhes da operação de exportação. Se você acha que precisará realizar a mesma operação de forma recorrente, selecione oSave export steps caixa de seleção e feche a caixa de diálogo.
O seguinte arquivo Excel é aberto.
Suponhamos agora que você deseja exportar dados para um arquivo de texto, na guia Dados externos, clique em Arquivo de texto.
Especifique as opções de exportação e clique em OK. Você verá a caixa de diálogo Codificar, na qual queremos exportar os dados na codificação padrão.
Selecione a primeira opção e clique em OK.
Nesta tela do assistente, o Access geralmente pergunta se você deseja salvar os detalhes da operação de exportação. Se você acha que precisará realizar a mesma operação de forma recorrente, selecione oSave export steps caixa de seleção e feche a caixa de diálogo.
Agora você verá que o arquivo de texto está aberto.
Da mesma forma, você também pode explorar outras opções. Portanto, é altamente recomendável brincar com outros recursos de exportação de importação também.