Processo de informação de encaixe

Docketing é o processo de fazer entradas na parte 'Notas' de um arquivo sobre cada Serial Number (Receipt or Issue)na 'Correspondência' para a sua identificação. Da mesma forma, será lavrado recibo por escrito, em tinta vermelha, em toda a folha, com o número de série da comunicação seguido do seu número e data e da designação / nome do remetente.

O encaixe de um 'Problema' é feito inserindo o número de série, a data de sua emissão, juntamente com o nome do destinatário e a designação.

Encaixe de arquivos de peça

Durante o processo de encaixe, nenhuma das entradas temporárias a lápis deve permanecer no arquivo principal e todas as entradas revisadas devem ser feitas em tinta vermelha. O encaixe nos arquivos de peça deve serdone in Pencil da seguinte maneira -

Número de série ............................................. (recibo)
Número de série ............................................. (problema)

Referência e uso de cunhas

Referenciar é o método de selecionar e usar Registros, Precedentes, Regras, Regulamentos etc., que podem ter uma semelhança ou relação com um caso. Esses materiais de referência são possíveis pelo uso de arquivos apropriados, número de arquivo e citando o número de página correto. Os papéis de recibo são usados como arranjos temporários para identificar rapidamente as páginas. Não se deve depender deles inteiramente para fins de manutenção de registros e, como tal, os números das páginas mencionados em uma discussão devem ser registrados.

Referência cruzada de correspondência

Livros ou Regras, etc., que estão sendo usados para referência, não precisam ser adicionados ao arquivo original, se as cópias da mesma correspondência estiverem disponíveis. A referência mais recente deve sempre ser usada pelo gerente que está referenciando a fonte precisa também mencionar os limites de aplicabilidade ao citar a fonte.

Para qualquer PUC, o gerente não precisa passar por toda a correspondência, mas sim marcar todas as referências anteriores na margem com um lápis.

Vinculação de arquivos

No caso de haver dois ou mais documentos vinculados e sobre os quais é necessária uma ação simultaneamente, a guia impressa com 'consulte também o arquivo vinculado' deve ser anexada à capa dos arquivos superiores, e o número do arquivo vinculado deve ser dado no boletim.

Geralmente, os arquivos devem ser organizados em um arquivo conveniente por uma seleção e organização lógicas e estruturadas. A vinculação de arquivos deve ser realizada por necessidade e não para impressionar os outros com o grande volume de informações relacionadas, por isso os Chefes de Departamento devem ter cuidado ao vincular arquivos e fazê-lo quando for uma circunstância inevitável.

Fixação de papéis

Quando os papéis em um arquivo são fixados uns aos outros, deve-se tomar cuidado para que a ponta afiada do alfinete não se projete e pique os dedos de qualquer pessoa que queira acessar o arquivo. Para evitar ferimentos com alfinetes, a ponta afiada do alfinete deve ser mantida sob a superfície do papel.

Perfuração de papéis

Cada papel deve ser perfurado no canto superior esquerdo para a bitola correta (3/4 de polegada de cada lado) antes de ser marcado com a correspondência ou notas.

Sinalização de documentos em um arquivo

Se for um recibo que está sendo considerado, uma bandeira com as palavras Paper Under Consideration(PUC) deve ser anexado. Se houver um recibo que já foi despachado, mas ainda houver outras alterações em andamento, o talão do PUC deve ser retirado do recibo antigo e colado no novo.