Movimento rápido de arquivos
Os arquivos enviados pelo Head of the Departmentsdeve ser entregue aos respectivos Gestores de Departamento no mesmo dia. Em algumas organizações, há um procedimento que afirma: Se um arquivo não puder chegar ao gerente em questão no mesmo dia, ele deve chegar na manhã seguinte às 10h.
Marcação de prioridade em arquivos
A classificação de prioridade de um arquivo pode ser medida a partir das marcações, 'AÇÃO NESTE DIA' e 'IMEDIATA'. O rótulo 'AÇÃO NESTE DIA' deve ser usado apenas em casos de urgência imediata. Os horários de eliminação e recebimento em tais casos são sempre mencionados na margem da última nota. A etiqueta 'IMEDIATO' deve ser usada nos casos que têm uma prioridade inferior ao outro caso que está marcado em “AÇÃO NESTE DIA”, mas precisa ser feito no mesmo dia.
Os gerentes que lidam com os arquivos precisam verificar o conteúdo e registrar a marcação de prioridade e ver se é justificável. Se a atribuição de prioridade não for justa, ele pode alterar a classificação de acordo. Nenhum desses arquivos pode ser enviado para a residência do Gerente a menos que especificamente e claramente mencionado por uma figura autorizada com uma folga superior à do gerente.
It will be the duty of the Department to −
veja se todos os fatos que estão abertos são corretos ou não.
apontar quaisquer erros ou distorções de fatos.
chamar a atenção, quando necessário, para o procedimento legal ou costumeiro.
indique a lei e as regras e onde as encontram.
fornecer outros fatos e números relevantes disponíveis na Companhia.
abrir precedentes ou documentos contendo decisões anteriores da política.
indique a questão ou questões para consideração.
mostre claramente os pontos que requerem decisão.
sugerir um curso de ação, sempre que possível.
Ação do Chefe do Departamento
O Gerente do Departamento fará a verificação da nota, pois possui autorização para encaminhar sua observação para seus departamentos e departamentos inferiores. Esses casos frequentemente estarão relacionados às seguintes ações -
Emissão de Ordens de Escritório, Ordens de Rotina e Circulares de natureza efêmera.
Em qualquer outro caso, o Chefe de Departamento está autorizado a descartar de forma independente.
Concessão de licença casual e licença compensatória.
Emissão de lembretes e agradecimentos.
Gravação de arquivos.
No próximo capítulo, discutiremos sobre os poderes delegados aos Chefes de Departamento e como autenticá-los.