Основные компетенции
Самым важным в работе помощника руководителя является твердое отношение к работе. Другими словами, должно быть сильное желание добиться успеха. Как кандидат, человек должен быть готов постоянно улучшать свою работу и добавлять новые способности.
Требования, предъявляемые к должности, постоянно меняются с появлением новых технологий и бизнес-практик, поэтому исполнительные помощники должны быть adaptive, flexible and inquisitive. Большая часть поддержки, которую оказывает исполнительный помощник, почти незаметна, поскольку он / она работает без какого-либо надзора, следовательно, нет отчетов о производительности, которые помощник требует отправлять.
Единственный критерий их эффективности - это то, как они облегчают жизнь своим начальникам, некоторые из их основных обязанностей приведены ниже:
Держать их в курсе всех деталей
Обеспечение их присутствия на всех важных мероприятиях
Предвидение их потребностей
Приоритезация своей работы и других занятий
Управление ежедневным рабочим процессом.
Помимо вышеупомянутых обязанностей, в общей сложности существует девять основных компетенций, которыми должен владеть каждый исполнительный помощник, которые перечислены ниже:
Адаптивные навыки
Гибок к изменениям и соответствующим образом приспосабливается.
Положительно относится к работе независимо от ее характера.
Может управлять множеством конфликтующих приоритетов и расставлять приоритеты в спокойной манере
Организационные навыки
Знает, как лучше использовать время.
Знает, как распределять время по поставленным задачам.
Знает, как использовать офисные помещения и организовывать документы.
Навыки управления задачами
Предвидение потребностей и их решение.
Обеспечьте завершение важных проектов в установленные сроки.
Уравновешивает многие приоритеты и разрабатывает подходящий рабочий процесс.
Способность предвидеть проблемы и предпринимать упреждающие действия.
Навыки коммуникации
Слушает и активно работает над улучшением этих навыков.
Без ошибок пишет обтекаемые предложения на профессиональном языке.
Говорит уверенно и отправляет четкие сообщения, которые легко понять.
Знает, как использовать устные и письменные навыки для передачи положительного сообщения.
Навыки обслуживания клиентов
Своевременно и профессионально реагирует на запросы.
В курсе последних событий в бизнесе клиента.
Официально и профессионально взаимодействует с клиентами и коллегами.
Навыки бизнес-концепций
Знает основные принципы бизнеса.
Знает организационное поведение и демонстрирует его.
Понимает отрасль в целом и бизнес-операции.
Навыки командного игрока
Любит, когда на него рассчитывают как на компетентного члена команды.
Придает важность групповым целям и соответственно участвует.
Готов быть резервной опорой для других, работающих с менеджером.
Компьютер / Технические навыки
Демонстрирует умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.
Показывает умение пользоваться компьютерами, периферийными устройствами и аксессуарами.
Демонстрирует высокий уровень владения языком, быстро адаптируясь к новым технологиям.
Навыки суждения
Обладает навыками принятия разумных решений и справедливого суждения.
При необходимости передает вопросы в соответствующий орган.
Эффективно работает независимо от постоянного надзора или руководства.
Эти девять основных компетенций нелегко развить за несколько дней, поэтому к настоящему времени ясно, что список вещей, которые должен делать исполнительный помощник, является исчерпывающим. Роль исполнительного помощника никогда не бывает легкой; иногда нет ни минуты отдыха. В этих случаях крайне важно, чтобы человек сохранял позитивный настрой и неуклонно сосредотачивался на работе. Эта работа намного больше, чем сумма ее частей.