Microsoft Visio - Использование мастера организационной диаграммы
Хотя вы можете вручную создать организационную диаграмму, используя различные фигуры на панели «Фигуры», Visio также предоставляет автоматический способ импорта информации о вашей организации из внешнего источника. В этой главе мы рассмотрим импорт данных из информации в электронной таблице Excel.
Создание информации в электронной таблице Excel
Создайте электронную таблицу Excel или используйте существующую, содержащую некоторую важную информацию в строке заголовка, которая используется для создания организационной диаграммы. Важная информация включает сотрудников, должность, менеджера и отдел. Поля Сотрудник и Менеджер являются обязательными, остальные - необязательными.
Кроме того, вы также можете включить поле под названием Master_Shape, которое указывает точную форму, которая будет использоваться для конкретного сотрудника. Обратите внимание, что имя, поле Master_Shape необходимо использовать как есть, чтобы Visio обозначил конкретную фигуру для сотрудника.
Запуск мастера организационной диаграммы
Есть два способа запустить мастер организационной диаграммы. Первый способ включает использование мастера организационных диаграмм из раздела «Шаблоны» меню «Создать».
Другой способ - использовать команду «Импорт» в разделе «Данные организации» на вкладке «Организационная диаграмма» на ленте, если вы уже создали организационную диаграмму.
Второй метод рекомендуется, если вам нужно, чтобы фоновое форматирование перенеслось на все страницы организационной диаграммы. Первый метод создает все необходимые страницы, но вам нужно индивидуально отформатировать каждую страницу, что может оказаться утомительным, если ваша организация большая.
В любом случае появится мастер организационной диаграммы, в котором вы можете указать функции своей организационной диаграммы.
Использование мастера организационной диаграммы
Первый экран мастера организационной диаграммы дает возможность выбрать существующую информацию из файла или ввести информацию вручную. В этом примере мы выберем первый вариант. Щелкните Далее, чтобы перейти к следующему экрану мастера.
На следующем экране вы можете выбрать источник, в котором хранится организационная информация. Это может быть расположение на сервере Microsoft Exchange Server, локальный текстовый файл, файл CSV или Excel или источник данных, совместимый с ODBC. Выберите второй вариант и нажмите Далее.
Теперь введите расположение или путь к файлу Excel и нажмите Далее.
На этом экране в раскрывающемся списке «Поле имени» выберите поле в электронной таблице Excel, содержащее имя сотрудника. В раскрывающемся списке Отчеты в поле выберите поле в электронной таблице Excel, которое обозначает менеджера отчетов. Если имя и имена указаны в разных полях, укажите поле, содержащее имя сотрудника, в раскрывающемся списке Имя.
Visio объединит поля имени и имени, чтобы сгенерировать полное имя сотрудника. Щелкните Далее, чтобы продолжить.
В поле «Столбцы файла данных» перечислены все поля данных, которые присутствуют в заголовке файла Excel. Вы можете выбрать поля, которые должны отображаться в разделе «Отображаемые поля», выбрав необходимые поля и нажав «Добавить». Нажмите Далее, как только нужные поля будут добавлены.
На следующем экране вы можете выбрать поля, на которых должны основываться данные формы. Поля данных формы будут аналогичны полям, выбранным на предыдущем шаге, поэтому в большинстве случаев вы можете оставить их как есть. При необходимости вы также можете добавить любые дополнительные поля.
На следующем экране вы можете включить фотографии сотрудников. Если вы пометили изображения в том же формате, что и имена сотрудников, вы можете указать расположение папки, содержащей фотографии всех сотрудников. Или вы можете просто не включать изображения.
На этом экране вы можете выбрать, сколько информации об организации может отображаться на одной странице, если есть много сотрудников, занимающих несколько страниц. Вы также можете разрешить Visio автоматически разбивать организационную диаграмму по страницам. Убедитесь, что выбраны фигуры сотрудников «Гиперссылка» на страницах и выбраны «Синхронизировать фигуры сотрудников». Нажмите Готово, чтобы окончательно создать организационную диаграмму.
После нажатия кнопки «Готово» Visio начнет обрабатывать информацию из электронной таблицы Excel и создавать организационную диаграмму на основе параметров, указанных в мастере. Вы увидите индикатор прогресса, показывающий статус создания.