กฎหมายธุรกิจ - การประชุมของ บริษัท

บริษัท ถือเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากสมาชิกในสายตาของกฎหมาย กิจการทั้งหมดของ บริษัท ดำเนินการโดยคณะกรรมการ บริษัท คณะกรรมการของ บริษัท ดำเนินกิจการเหล่านี้ภายใต้ข้อ จำกัด ของอำนาจตามที่อ้างโดยข้อบังคับของ บริษัท กรรมการยังใช้อำนาจบางอย่างของตนเองโดยได้รับความยินยอมจากสมาชิกคนอื่น ๆ ของ บริษัท

ได้รับความยินยอมจากสมาชิกคนอื่น ๆ ในการประชุมใหญ่ที่จัดขึ้นโดย บริษัท ความผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดขึ้นโดยคณะกรรมการจะได้รับการแก้ไขโดยผู้ถือหุ้น (ซึ่งถือเป็นเจ้าของ บริษัท ด้วย) ในที่ประชุมของ บริษัท

• การประชุมผู้ถือหุ้นจะดำเนินการเพื่อให้ผู้ถือหุ้นมีคำตัดสินเกี่ยวกับการตัดสินใจและขั้นตอนต่างๆของคณะกรรมการ

• การประชุมเป็นส่วนสำคัญของการจัดการ บริษัท ตามที่กล่าวไว้ในพระราชบัญญัติ บริษัท ปี 1956

• การประชุมช่วยให้ผู้ถือหุ้นทราบถึงการดำเนินการต่อเนื่องของ บริษัท และเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นได้พิจารณาในประเด็นบางประเด็น

• การประชุมของ บริษัท มีหลายประเภท

• ต้องปฏิบัติตามเกณฑ์ต่างๆสำหรับการเรียกประชุมและการดำเนินการประชุม

การประชุมตามกฎหมาย

การประชุมตามกฎหมายจะจัดขึ้นหนึ่งครั้งในช่วงชีวิตของ บริษัท โดยทั่วไปจะจัดขึ้นหลังจากที่มีการจัดตั้ง บริษัท บริษัทมหาชนจำกัดทุกแห่งไม่ว่าจะด้วยหุ้นหรือโดยการค้ำประกันจะต้องจัดการประชุมตามกฎหมายในเชิงบวกทันทีที่มีการจัดตั้ง บริษัท

• การประชุมตามกฎหมายควรจัดขึ้นระหว่างระยะเวลาขั้นต่ำหนึ่งเดือนและระยะเวลาสูงสุดหกเดือนหลังจากการเริ่มต้นธุรกิจของ บริษัท

• การประชุมก่อนระยะเวลาหนึ่งเดือนไม่สามารถถือเป็นการประชุมตามกฎหมายของ บริษัท ได้

• ประกาศสำหรับการประชุมตามกฎหมายควรระบุว่าการประชุมตามกฎหมายจะจัดขึ้นในวันที่กำหนด

• บริษัท เอกชนและ บริษัท ของรัฐไม่ผูกพันที่จะจัดการประชุมตามกฎหมายใด ๆ

• เฉพาะบริษัทมหาชนจำกัดเท่านั้นที่จะต้องจัดการประชุมตามกฎหมายภายในระยะเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนของการประชุมตามกฎหมาย

คณะกรรมการต้องส่งต่อรายงานตามกฎหมายให้กับสมาชิกทุกคนของ บริษัท ต้องส่งรายงานนี้อย่างน้อย 21 วันก่อนการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วมการประชุมอาจพูดคุยหัวข้อเกี่ยวกับการจัดตั้ง บริษัท หรือหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับรายงานตามกฎหมาย

• ไม่สามารถนำมติในที่ประชุมตามกฎหมายของ บริษัท ได้

• วัตถุประสงค์หลักของการประชุมตามกฎหมายคือการทำให้สมาชิกคุ้นเคยกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมและการจัดตั้ง บริษัท

• ผู้ถือหุ้นจะได้รับรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับหุ้นที่รับไปเงินที่ได้รับสัญญาที่ทำขึ้นค่าใช้จ่ายเบื้องต้นที่เกิดขึ้น ฯลฯ

• นอกจากนี้ผู้ถือหุ้นยังได้รับโอกาสในการหารือเกี่ยวกับแนวคิดและวิธีการทางธุรกิจและแนวโน้มในอนาคตของ บริษัท

• การประชุมที่เลื่อนออกไปจะถูกเรียกหากการประชุมตามกฎหมายไม่เป็นไปตามข้อสรุป

• ตามมาตรา 433 ของพระราชบัญญัติ บริษัท พ.ศ. 2499 บริษัท อาจถูกปิดกั้นหากไม่ส่งรายงานตามกฎหมายหรือไม่ดำเนินการประชุมตามกฎหมายภายในช่วงเวลาดังกล่าว

• อย่างไรก็ตามศาลอาจสั่งให้ บริษัท ส่งรายงานทางกฎหมายและดำเนินการประชุมตามกฎหมายและกำหนดโทษปรับบุคคลที่รับผิดชอบในการผิดนัดชำระหนี้แทนการปิด บริษัท โดยตรง

การเลื่อนการประชุมตามกฎหมาย

ตามมาตรา 165 (8) ของพระราชบัญญัติ บริษัท การประชุมตามกฎหมายอาจถูกปิดเป็นครั้งคราว การลงมติใด ๆ ที่ได้รับแจ้งตามบทบัญญัติของพระราชบัญญัติ บริษัท อาจได้รับการลงมติไม่ว่าจะใช้มติก่อนหรือหลังการประชุมครั้งสุดท้าย

• การปิดการประชุมมีอำนาจเช่นเดียวกับการประชุมตามกฎหมายเดิม

• อำนาจในการเลื่อนขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของที่ประชุม

• ประธานจะปิดการประชุมไม่ได้หากไม่ได้รับความยินยอมจากสมาชิกในที่ประชุม

• คาดว่าประธานจะปิดการประชุมหากสมาชิกต้องการทำเช่นนั้นโดยไม่เรียกร้องอำนาจเลือกปฏิบัติใด ๆ ที่มอบให้ประธานโดยข้อบังคับของ บริษัท

• โดยปกติประธานจะไม่ต้องปิดการประชุมแม้ว่าสมาชิกส่วนใหญ่จะต้องการให้เลื่อนการประชุมก็ตาม

• การประชุมรูปปั้นมีข้อยกเว้นในกฎที่ว่าจะต้องดำเนินธุรกิจที่ยังไม่เสร็จสิ้นในการประชุมเดิมเท่านั้นในการประชุมที่ปิดการประชุม

• สมาชิกมีสิทธิ์ที่จะเริ่มหัวข้อการสนทนาใหม่ในการประชุมที่เลื่อนออกไป

• ข้อดีของการเลื่อนการประชุมมากกว่าการประชุมตามกฎหมายคือสามารถลงมติได้ในการประชุมที่เลื่อนออกไปซึ่งเป็นไปไม่ได้ในกรณีหลัง

• หากจำเป็นต้องมีการลงมติตามหัวข้อที่อภิปรายในการประชุมตามกฎหมายจะต้องผ่านการประชุมที่เลื่อนเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย

ค่าเริ่มต้น

ในกรณีที่เกิดการผิดนัดใด ๆ ในการยื่นรายงานตามกฎหมายหรือในการดำเนินการประชุมตามกฎหมายสมาชิกที่รับผิดชอบจะต้องรับโทษปรับตามมาตรา 165 (9) ของพระราชบัญญัติ บริษัท ค่าปรับอาจขยายไปถึง INR 5,000

นอกจากนี้ศาลยังสามารถสั่งให้ปิด บริษัท ได้ตามมาตรา 433 (b) ของพระราชบัญญัติ บริษัท หากการประชุมตามกฎหมายไม่ได้จัดขึ้นภายในเวลาที่กำหนด

รายงานตามกฎหมาย

คณะกรรมการต้องส่งต่อรายงานตามกฎหมายให้กับสมาชิกทุกคนของ บริษัท ต้องส่งรายงานนี้อย่างน้อย 21 วันก่อนการประชุม

The particulars to be mentioned in the report are as follows −

• จำนวนหุ้นที่จัดสรรทั้งหมดโดยมีจำนวนหุ้นที่ชำระเต็มจำนวนและจำนวนหุ้นที่ชำระแล้วบางส่วนและเหตุผลในการพิจารณาและการขยายจำนวนหุ้นที่ชำระแล้วบางส่วน

• จำนวนเงินสดสุทธิที่เก็บได้หลังจากการจัดสรรหุ้น

• ข้อมูลเชิงลึกสั้น ๆ ได้แก่ บทคัดย่อของใบเสร็จรับเงินและการชำระเงินที่ทำภายใน 7 วันนับจากวันที่รายงานยอดเงินคงเหลือในมือของ บริษัท และการประมาณค่าใช้จ่ายเบื้องต้นของ บริษัท

• ชื่อที่อยู่และการกำหนดของกรรมการผู้จัดการเลขานุการและผู้ตรวจสอบบัญชีพร้อมด้วยบันทึกการเปลี่ยนแปลงในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ นับจากวันที่จัดตั้ง บริษัท

• รายละเอียดของการแก้ไขหรือสัญญาที่จะส่งในที่ประชุมเพื่อขออนุมัติ

• ขีด จำกัด ของการไม่ดำเนินการตามสัญญาการจัดจำหน่ายหลักทรัพย์ใด ๆ พร้อมด้วยเหตุผลที่สมเหตุสมผลสำหรับการไม่ปฏิบัติตามสัญญาดังกล่าวข้างต้น

• การค้างชำระจากการโทรของผู้จัดการและผู้อำนวยการทุกคน

• รายละเอียดเกี่ยวกับบริบทของค่าคอมมิชชั่นหรือนายหน้าที่จ่ายให้กับกรรมการหรือผู้จัดการใด ๆ สำหรับปัญหาการขายหุ้นหรือหุ้นกู้

การประชุมใหญ่สามัญประจำปี

การประชุมใหญ่สามัญประจำปีตามชื่อคือการประชุมใหญ่ซึ่งจัดขึ้นเป็นประจำทุกปี ตามมาตรา 166 ของพระราชบัญญัติ บริษัท ทุก บริษัท ต้องจัดการประชุมสามัญประจำปีตามช่วงเวลาที่กำหนด หนังสือเชิญประชุมสามัญประจำปีต้องมีรายละเอียดทั้งหมดของการประชุม อย่างไรก็ตามเวลาในการจัดการประชุมสามัญประจำปีครั้งแรกของ บริษัท จะผ่อนคลายลงเหลือ 18 เดือนนับจากวันที่จัดตั้ง บริษัท

• ตามมาตรา 166 (1) ของพระราชบัญญัติ บริษัท บริษัท ไม่ผูกพันที่จะจัดประชุมสามัญใด ๆ จนกว่าจะมีการประชุมสามัญประจำปีครั้งแรก

• การผ่อนคลายนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ บริษัท จัดทำรายงานขั้นสุดท้ายตามระยะเวลาที่ยาวนานขึ้น

• การผ่อนปรนอีกประการหนึ่งตามมาตรา 166 (1) ของพระราชบัญญัติ บริษัท คือเมื่อได้รับความยินยอมจากนายทะเบียนแล้ววันประชุมสามัญประจำปีสามารถเลื่อนออกไปได้

• วันที่นี้สามารถเลื่อนออกไปได้เป็นช่วงเวลาสูงสุดสามเดือน

• อย่างไรก็ตามการผ่อนคลายนี้ไม่สามารถใช้ได้กับการประชุมสามัญประจำปีครั้งแรก

• บริษัท ไม่อาจจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญประจำปีในหนึ่งปีหากการขยายวันประชุมนั้นดำเนินการภายใต้ความยินยอมของนายทะเบียน

• อย่างไรก็ตามเหตุผลในการขยายเวลาการประชุมควรเป็นของแท้และควรมีเหตุผลอย่างเหมาะสม

ช่วงเวลาระหว่างการประชุมสามัญประจำปีสองครั้ง

ตามมาตรา 166 (1) ของพระราชบัญญัติ บริษัท ระยะเวลาระหว่างการประชุมสามัญประจำปีสองครั้งต้องไม่เกินสิบห้าเดือน ตามมาตรา 210 ของพระราชบัญญัติ บริษัท บริษัท จะต้องแสดงรายงานที่มีบัญชีของกำไรและขาดทุนทั้งหมด ในกรณีที่ บริษัท ไม่ได้ทำการค้าเพื่อแสวงหาผลกำไรจะต้องทำรายงานบัญชีรายรับรายจ่าย

• บัญชีจะระบุผลกำไรและขาดทุนทั้งหมดที่ บริษัท ได้รับและต้องทนนับตั้งแต่วันที่ก่อตั้ง บริษัท

• บัญชีจะได้รับการปรับปรุงอย่างน้อย 9 เดือนนับจากวันที่มีการประชุมสามัญประจำปีครั้งล่าสุด

• ต้องแนบงบดุลพร้อมกับบัญชีด้วย

The Annual General Meeting is subjected to three rules −

• ต้องมีการประชุมทุกปี
• อนุญาตให้มีช่องว่างสูงสุด 15 เดือนระหว่างการประชุมสามัญประจำปีสองครั้ง
• การประชุมจะต้องจัดขึ้นภายในหกเดือนนับจากการจัดทำงบดุล

การไม่ปฏิบัติตามกฎข้างต้นจะถือเป็นความผิดต่อพระราชบัญญัติ บริษัท ตามกฎหมายและจะถือเป็นค่าเริ่มต้นเว้นแต่นายทะเบียนจะอนุญาตให้ขยายเวลาสำหรับการจัดประชุม

วันเวลาและสถานที่

สามารถจัดประชุมสามัญประจำปีได้ตลอดเวลาในช่วงเวลาทำการ วันประชุมใหญ่สามัญประจำปีต้องไม่เป็นวันหยุดราชการ การประชุมสามารถจัดขึ้นได้ทั้งที่สำนักงานจดทะเบียนของ บริษัท หรือสถานที่ที่เลือกไว้ล่วงหน้าภายในพื้นที่เขตอำนาจศาลของสถานที่ที่สำนักงานจดทะเบียนของ บริษัท ตั้งอยู่

• บริษัท มหาชนหรือ บริษัท เอกชนซึ่งทำหน้าที่เป็น บริษัท ย่อยของ บริษัท มหาชนอาจกำหนดเวลาการประชุมตามข้อบังคับของ บริษัท

• อาจมีการลงมติในที่ประชุมใหญ่เพื่อเลือกเวลาของการประชุมใหญ่ครั้งต่อไป

• อย่างไรก็ตามสำหรับ บริษัท เอกชนจะกำหนดเวลาและสถานที่ในการประชุมโดยการลงมติในที่ประชุม

• สถานที่สำหรับการประชุมของ บริษัท เอกชนต้องไม่อยู่ในเขตอำนาจของสถานที่ที่สำนักงานจดทะเบียนของ บริษัท ตั้งอยู่

• มาตรา 25 ของพระราชบัญญัติเครื่องมือต่อรอง พ.ศ. 2424 กำหนดให้วันหยุดราชการเป็นวันอาทิตย์หรือวันอื่น ๆ ตามที่รัฐบาลกลางประกาศให้เป็นวันหยุดราชการ วันหนึ่งอาจถูกประกาศให้เป็นวันหยุดนักขัตฤกษ์หลังจากมีการออกประกาศสำหรับการประชุม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในสถานการณ์ดังกล่าวข้างต้นมาตรา 2 (38) ของพระราชบัญญัติ บริษัท กล่าวว่า“ ไม่มีวันใดที่รัฐบาลกลางประกาศให้เป็นวันหยุดราชการจะเป็นวันหยุดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมดังกล่าวเว้นแต่ มีการออกหนังสือแจ้งประกาศก่อนการประกาศของที่ประชุม”

ค่าเริ่มต้นในการจัดการประชุมสามัญประจำปี

การไม่จัดประชุมใหญ่สามัญประจำปีตามมาตรา 166 แห่งพระราชบัญญัติ บริษัท ถือเป็นความผิดร้ายแรงในสายตาของกฎหมาย สมาชิกทุกคนของ บริษัท ที่ผิดสัญญาและ บริษัท จะถูกแสดงเป็นผู้ผิดนัด

• อาจต้องเสียค่าปรับสูงสุด 50,000 รูปีสำหรับผู้ผิดนัด

• ตามมาตรา 168 ของพระราชบัญญัติ บริษัท หากพบว่าค่าเริ่มต้นยังคงดำเนินต่อไปจะมีการเรียกเก็บค่าปรับ 2,500 รูปีสำหรับผู้ผิดนัดทุกวันจนกว่าค่าเริ่มต้นจะยังคงดำเนินต่อไป

การประชุมใหญ่วิสามัญ

การประชุมใหญ่ของ บริษัท ใด ๆ ให้ถือเป็นการประชุมใหญ่วิสามัญยกเว้นการประชุมตามกฎหมายการประชุมใหญ่สามัญประจำปีหรือการประชุมปิดการประชุม การประชุมประเภทนี้กรรมการสามารถกำหนดได้ตลอดเวลาที่เห็นว่าเหมาะสมกับกรรมการ อย่างไรก็ตามการประชุมจะต้องเป็นไปตามแนวทางที่ระบุไว้ในข้อบังคับของ บริษัท

โดยทั่วไปการประชุมเหล่านี้จัดขึ้นเพื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจที่มีลักษณะพิเศษ การบริหารต่างๆของ บริษัท ซึ่งสามารถทำธุรกรรมได้โดยมติที่ผ่านในการประชุมใหญ่เท่านั้นจะดำเนินการในการประชุมเหล่านี้

เป็นไปไม่ได้ที่สมาชิกของ บริษัท จะรอการประชุมใหญ่สามัญประจำปีครั้งต่อไปเพื่อเคลียร์ปัญหาดังกล่าว ดังนั้นข้อบังคับของ บริษัท จึงให้อิสระในการดำเนินการประชุมใหญ่วิสามัญเพื่อแยกแยะประเด็นดังกล่าว

An extraordinary general meeting can be convened −

• โดยคณะกรรมการหรือตามความต้องการของสมาชิก
• โดยผู้ร้องขอเองเนื่องจากความล้มเหลวของคณะกรรมการในการเรียกประชุม
• โดยคณะกรรมการกฎหมายของ บริษัท

โดยคณะกรรมการ

หากธุรกิจบางอย่างที่มีความสำคัญเป็นพิเศษต้องได้รับการอนุมัติจากสมาชิกของ บริษัท คณะกรรมการอาจเรียกประชุมใหญ่วิสามัญของ บริษัท ตามข้อบังคับของ บริษัท คณะกรรมการของ บริษัท อาจเรียกประชุมใหญ่วิสามัญเมื่อใดก็ได้ที่เห็นว่าเหมาะสม

อำนาจของกรรมการในการเรียกประชุมใหญ่วิสามัญจะต้องใช้ในที่ประชุมคณะกรรมการเช่นเดียวกับในกรณีของอำนาจทั้งหมดที่กรรมการใช้

ตามบทบัญญัติของบทความหากมติลงนามโดยสมาชิกทุกคนของคณะกรรมการและมีผลบังคับใช้เท่ากับมติที่ผ่านการประชุมใหญ่อาจมีการประชุมตามบริบทของการลงมติ บทความนี้ยังให้ความสะดวกว่าอาจมีกรรมการไม่เพียงพอที่จะเรียกประชุมใหญ่

ดังนั้นในกรณีที่มีกรรมการไม่เพียงพอกรรมการคนใดคนหนึ่งหรือสมาชิกสองคนของ บริษัท สามารถเรียกประชุมใหญ่ได้ในลักษณะเดียวกับที่คณะกรรมการเรียกประชุม

ตามคำร้องขอของสมาชิก

สมาชิกของ บริษัท อาจขอให้มีการประชุมใหญ่วิสามัญเพื่อดำเนินการได้ สมาชิกสามารถยื่นคำร้องขอให้มีการประชุมใหญ่วิสามัญได้ -

• ถือหุ้นอย่างน้อย 10% ของทุนที่ชำระแล้วของ บริษัท และมีสิทธิออกเสียงตามบริบทของเรื่องที่จะอภิปรายในที่ประชุม

• ถือคะแนนเสียง 10% ของสมาชิกในกรณีที่ บริษัท ไม่มีทุน

• ผู้ถือหุ้นตามความชอบสามารถเรียกประชุมใหญ่ได้หากมติที่เสนอจะส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของพวกเขา

• หากสมาชิกยุติการถอนตัวหลังจากยื่นคำร้องแล้วการถอนจะไม่ทำให้ใบขอเป็นโมฆะ

• การแต่งตั้งหุ้นไม่มีผลกระทบต่อสิทธิของสมาชิกในการร้องขอหรือลงคะแนนเสียงในที่ประชุม

โดยผู้ร้องขอเอง

ในกรณีที่กรรมการไม่เรียกประชุมภายใน 21 วันนับจากมีการร้องขอให้มีการประชุมภายใน 45 วันหลังจากยื่นใบขอให้มีการเรียกประชุมดังต่อไปนี้ -

• ในบริบทของ บริษัท ที่มีทุนจดทะเบียนโดยผู้ขอใบเสนอราคาซึ่งเป็นตัวแทนของมูลค่าหลักของทุนที่ชำระแล้วหรือไม่น้อยกว่าหนึ่งในสิบของทุนจดทะเบียนทั้งหมดของ บริษัท

• สำหรับ บริษัท ที่ไม่มีทุนจดทะเบียนโดยผู้ขอถือหุ้นอย่างน้อยหนึ่งในสิบของอำนาจการออกเสียงทั้งหมด

• การประชุมประเภทนี้จะต้องถูกเรียกภายในสามเดือนนับจากวันที่ยื่นคำร้อง

• การประชุมประเภทนี้ควรจัดขึ้นคล้ายกับการประชุมคณะกรรมการ

• ไม่จำเป็นที่ผู้ร้องขอจะต้องเปิดเผยเหตุผลในการเสนอมติที่จะเสนอในที่ประชุม

โดยคณะกรรมการกฎหมาย บริษัท

ถ้าเป็นไปไม่ได้ที่จะเรียกประชุมนอกเหนือจากการประชุมใหญ่สามัญประจำปีไม่ว่าด้วยเหตุผลใด ๆ ตามอำเภอใจคณะกรรมการกฎหมายของ บริษัท ตามมาตรา 186 อาจสั่งให้เรียกประชุมไม่ว่าจะด้วยความเห็นชอบของตนเองหรือโดยการสมัครของกรรมการ บริษัท ต่อคณะกรรมการกฎหมายของ บริษัท

ต้องมีการยื่นคำร้องภายใต้มาตรา 186 ของพระราชบัญญัติ บริษัท เพื่อให้คณะกรรมการกฎหมายของ บริษัท เรียกประชุม

ประชุมทบ

การประชุมที่จัดขึ้นโดยคณะกรรมการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานและการทำงานของ บริษัท ที่ราบรื่น เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการเป็นประโยชน์ของ บริษัท พระราชบัญญัติ บริษัท พ.ศ. 2499 ได้รวมเอาข้อกำหนดทางกฎหมายหลายประการ

ระยะเวลาของการประชุมคณะกรรมการ

ตามมาตรา 285 ของพระราชบัญญัติ บริษัท การประชุมคณะกรรมการควรจัดขึ้นทุกสามเดือน คณะกรรมการสามารถประชุมได้ในวันใดก็ได้ระหว่างวันที่ 1 มกราคมถึงวันที่ 31 มีนาคม ดังนั้นการประชุมครั้งต่อไปควรจัดขึ้นระหว่างวันที่ 1 เมษายนถึง 30 มิถุนายน ไม่มีขอบเขตในมาตรา 285 ของ บริษัท ที่ทำหน้าที่คำนวณย้อนหลัง

หนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการ

ตามมาตรา 286 ของพระราชบัญญัติ บริษัท ควรแจ้งให้กรรมการทุกคนทราบอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับการประชุม การประชุมจะจัดขึ้นได้หลังจากได้รับแจ้งแล้วเท่านั้น ควรส่งหนังสือแจ้งไปยังกรรมการทุกคนของคณะกรรมการ

ควรจัดส่งหนังสือแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยเจ็ดวันก่อนการประชุม ไม่จำเป็นต้องแจ้งให้กรรมการชาวต่างชาติที่พำนักอยู่นอกอินเดีย อย่างไรก็ตามขอแนะนำให้ส่งหนังสือแจ้งไปยังกรรมการทุกคนไม่ว่าจะอยู่ในอินเดียหรือภายนอก

วันประชุม

โดยทั่วไปการประชุมคณะกรรมการจะจัดขึ้นระหว่างวันภายในเวลาทำการ อย่างไรก็ตามการประชุมคณะกรรมการสามารถจัดในวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้เช่นกัน

เวลาประชุมคณะกรรมการ

พระราชบัญญัติ บริษัท พ.ศ. 2499 ไม่ได้กำหนดข้อ จำกัด ใด ๆ เกี่ยวกับระยะเวลาการประชุมคณะกรรมการ สามารถจัดขึ้นในระหว่างหรือนอกเวลาทำการก็ได้ตามความสะดวกของคณะกรรมการ

สถานที่สำหรับการประชุมคณะกรรมการ

การประชุมคณะกรรมการสามารถจัดได้ทุกที่ตามความสะดวกของคณะกรรมการ คณะกรรมการไม่ผูกพันในการเลือกสถานที่สำหรับการประชุมในเมืองเดียวกับที่สำนักงานจดทะเบียนของ บริษัท ตั้งอยู่เช่นเดียวกับในกรณีของการประชุมทั่วไปและตามกฎหมาย การประชุมคณะกรรมการยังสามารถจัดขึ้นในต่างประเทศได้

องค์ประชุมของการประชุมคณะกรรมการ

ตามบทบัญญัติที่กำหนดโดยพระราชบัญญัติ บริษัท ต้องมีกรรมการอย่างน้อยหนึ่งในสามของกรรมการหรือสองคน (แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า) เพื่อดำเนินการประชุมคณะกรรมการ หากเศษส่วนเกิดขึ้นระหว่างการนับหนึ่งในสามเศษจะนับเป็นหนึ่ง กฎเหล่านี้ใช้กับ บริษัท เอกชนด้วย ตามมาตรา 287 (2) ของพระราชบัญญัติ บริษัท บริษัท สามารถเพิ่มจำนวนองค์ประชุมผ่านข้อบังคับของ บริษัท