MS Access - คู่มือฉบับย่อ

Microsoft Access เป็นระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จาก Microsoft ที่รวม Microsoft Jet Database Engine เชิงสัมพันธ์เข้ากับอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิกและเครื่องมือการพัฒนาที่อ่อนนุ่ม เป็นสมาชิกของชุดแอปพลิเคชัน Microsoft Office ซึ่งรวมอยู่ในรุ่นมืออาชีพและรุ่นที่สูงกว่า

  • Microsoft Access เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์การจัดการข้อมูลโดยรวมของ Microsoft

  • จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของตัวเองโดยใช้ Access Jet Database Engine

  • เช่นเดียวกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ Microsoft Access ยังช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่นข้อมูลลูกค้าและคำสั่งซื้อ อย่างไรก็ตาม Access 2013 ยังเติมเต็มผลิตภัณฑ์ฐานข้อมูลอื่น ๆ เนื่องจากมีคุณสมบัติการเชื่อมต่อที่มีประสิทธิภาพหลายประการ

  • นอกจากนี้ยังสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงโดยตรงไปยังข้อมูลที่จัดเก็บในแอปพลิเคชันและฐานข้อมูลอื่น ๆ

  • ตามชื่อของมัน Access สามารถทำงานโดยตรงกับข้อมูลจากแหล่งอื่น ๆ รวมถึงโปรแกรมฐานข้อมูลพีซียอดนิยมจำนวนมากโดยมีฐานข้อมูล SQL (Structured Query Language) จำนวนมากบนเดสก์ท็อปบนเซิร์ฟเวอร์บนมินิคอมพิวเตอร์หรือบนเมนเฟรมและข้อมูลที่จัดเก็บไว้บน อินเทอร์เน็ตหรือเว็บเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ต

  • Access ยังสามารถเข้าใจและใช้รูปแบบข้อมูลอื่น ๆ ที่หลากหลายรวมถึงโครงสร้างไฟล์ฐานข้อมูลอื่น ๆ อีกมากมาย

  • คุณสามารถส่งออกข้อมูลและนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ประมวลผลคำสเปรดชีตหรือไฟล์ฐานข้อมูลได้โดยตรง

  • Access สามารถทำงานร่วมกับฐานข้อมูลยอดนิยมที่รองรับมาตรฐาน Open Database Connectivity (ODBC) รวมถึง SQL Server, Oracle และ DB2

  • นักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถใช้ Microsoft Access เพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์

Microsoft Access จัดเก็บข้อมูลซึ่งเรียกว่าฐานข้อมูล ในการใช้ MS Access คุณจะต้องทำตามสี่ขั้นตอนเหล่านี้ -

  • Database Creation - สร้างฐานข้อมูล Microsoft Access ของคุณและระบุประเภทข้อมูลที่คุณจะจัดเก็บ

  • Data Input - หลังจากสร้างฐานข้อมูลของคุณแล้วสามารถป้อนข้อมูลของทุกวันทำการลงในฐานข้อมูล Access ได้

  • Query - นี่เป็นคำที่ใช้อธิบายขั้นตอนการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลโดยทั่วไป

  • Report (ไม่บังคับ) - ข้อมูลจากฐานข้อมูลจะถูกจัดระเบียบในงานนำเสนอที่ดีซึ่งสามารถพิมพ์ใน Access Report ได้

สถาปัตยกรรม

  • Access เรียกอะไรก็ได้ที่มีชื่อวัตถุ ภายในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปออบเจ็กต์หลักคือตารางคิวรีฟอร์มรายงานมาโครมาโครข้อมูลและโมดูล

  • หากคุณเคยทำงานกับระบบฐานข้อมูลอื่นบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปคุณอาจเคยเห็นคำว่าฐานข้อมูลที่ใช้เพื่ออ้างถึงเฉพาะไฟล์ที่คุณจัดเก็บข้อมูล

  • แต่ใน Access ฐานข้อมูลเดสก์ท็อป (.accdb) ยังรวมถึงออบเจ็กต์หลักทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่จัดเก็บรวมถึงออบเจ็กต์ที่คุณกำหนดเพื่อใช้ข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ

Microsoft Access มีรูปลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ Microsoft Office อื่น ๆ เท่าที่เกี่ยวข้องกับเค้าโครงและแง่มุมการนำทาง แต่ MS Access เป็นฐานข้อมูลและโดยเฉพาะอย่างยิ่งฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์

  • ก่อน MS Access 2007 นามสกุลไฟล์คือ *.mdbแต่ใน MS Access 2007 ได้เปลี่ยนนามสกุลเป็น *.accdb ส่วนขยาย.

  • Access เวอร์ชันก่อนหน้าไม่สามารถอ่านส่วนขยาย accdb ได้ แต่ MS Access 2007 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่าสามารถอ่านและเปลี่ยนแปลง Access เวอร์ชันก่อนหน้าได้

  • ฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป (.accdb หรือ. mdb) เป็น RDBMS ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์

  • ให้คำจำกัดความข้อมูลการจัดการข้อมูลและคุณสมบัติการควบคุมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมาก

  • คุณสามารถใช้ฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป (.accdb หรือ. mdb) เป็น RDBMS แบบสแตนด์อโลนบนเวิร์กสเตชันเดียวหรือในโหมดไคลเอนต์ / เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันบนเครือข่าย

  • ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปยังสามารถทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับข้อมูลที่แสดงบนหน้าเว็บในอินทราเน็ตของ บริษัท ของคุณ

  • เมื่อคุณสร้างแอปพลิเคชันด้วยฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป Access คือ RDBMS

นิยามข้อมูล

ตอนนี้ให้เราเข้าใจว่านิยามข้อมูลคืออะไร -

  • ในเอกสารหรือสเปรดชีตโดยทั่วไปคุณมีอิสระอย่างเต็มที่ในการกำหนดเนื้อหาของเอกสารหรือแต่ละเซลล์ในสเปรดชีต

  • ในเอกสารคุณสามารถรวมย่อหน้าของข้อความตารางแผนภูมิหรือหลายคอลัมน์ของข้อมูลที่แสดงด้วยแบบอักษรหลายแบบ

  • ในสเปรดชีตคุณสามารถมีข้อมูลข้อความที่ด้านบนเพื่อกำหนดส่วนหัวคอลัมน์สำหรับการพิมพ์หรือการแสดงผลและคุณอาจมีรูปแบบตัวเลขต่างๆภายในคอลัมน์เดียวกันขึ้นอยู่กับฟังก์ชันของแถว

  • RDBMS ช่วยให้คุณสามารถกำหนดชนิดของข้อมูลที่คุณมีและวิธีการจัดเก็บข้อมูล

  • คุณยังสามารถกำหนดกฎที่ RDBMS สามารถใช้เพื่อรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ

  • ตัวอย่างเช่นกฎการตรวจสอบความถูกต้องอาจทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้ไม่สามารถจัดเก็บอักขระที่เป็นตัวอักษรโดยไม่ได้ตั้งใจในช่องที่ควรมีตัวเลข

การจัดการข้อมูล

การทำงานกับข้อมูลใน RDBMS แตกต่างจากการทำงานกับข้อมูลในโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต

  • ในเอกสารประมวลผลคำคุณสามารถรวมข้อมูลแบบตารางและดำเนินการชุดฟังก์ชันที่ จำกัด กับข้อมูลในเอกสารได้

  • คุณยังสามารถค้นหาสตริงข้อความในเอกสารต้นฉบับและด้วยตัวควบคุม ActiveX รวมตารางแผนภูมิหรือรูปภาพจากแอปพลิเคชันอื่น ๆ

  • ในสเปรดชีตบางเซลล์มีฟังก์ชันที่กำหนดผลลัพธ์ที่คุณต้องการและในเซลล์อื่นคุณจะป้อนข้อมูลที่ให้ข้อมูลต้นทางสำหรับฟังก์ชัน

  • RDBMS มีหลายวิธีในการทำงานกับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น,

  • คุณสามารถค้นหาข้อมูลในตารางเดียวหรือขอการค้นหาที่ซับซ้อนในตารางที่เกี่ยวข้อง

  • คุณสามารถอัปเดตฟิลด์เดียวหรือหลายระเบียนด้วยคำสั่งเดียว

  • คุณสามารถเขียนโปรแกรมที่ใช้คำสั่ง RDBMS เพื่อดึงข้อมูลที่คุณต้องการแสดงและอนุญาตให้ผู้ใช้อัปเดตข้อมูล

Access ใช้ภาษาฐานข้อมูล SQL ที่มีประสิทธิภาพเพื่อประมวลผลข้อมูลในตารางของคุณ เมื่อใช้ SQL คุณสามารถกำหนดชุดข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะรวมถึงข้อมูลจากตารางจำนวนมาก

การควบคุมข้อมูล

สเปรดชีตและเอกสารประมวลผลคำเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแก้ปัญหาผู้ใช้คนเดียว แต่จะใช้งานได้ยากเมื่อมีผู้ต้องการแชร์ข้อมูลมากกว่าหนึ่ง

  • เมื่อคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลของคุณกับผู้อื่น RDBMS ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนอ่านหรืออัปเดตข้อมูลของคุณได้

  • RDBMS ที่ออกแบบมาเพื่ออนุญาตการแชร์ข้อมูลยังมีคุณสมบัติที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีคนสองคนสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน

  • ระบบที่ดีที่สุดยังช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มการเปลี่ยนแปลง (ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าธุรกรรม) เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดหรือไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ปรากฏในข้อมูลของคุณ

  • คุณอาจต้องการให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถดูส่วนใด ๆ ของคำสั่งซื้อได้จนกว่าคุณจะป้อนทั้งหมด

  • เนื่องจากคุณสามารถแชร์ข้อมูล Access ของคุณกับผู้ใช้รายอื่นได้คุณอาจต้องกำหนดข้อ จำกัด บางประการเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ใช้ต่างๆได้รับอนุญาตให้ดูหรืออัปเดต

MS Access ใช้ "วัตถุ" เพื่อช่วยรายการผู้ใช้และจัดระเบียบข้อมูลตลอดจนจัดเตรียมรายงานที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล Access จะนำเสนอตารางแบบสอบถามฟอร์มรายงานมาโครและโมดูลฐานข้อมูลใน Access ประกอบด้วย ของวัตถุมากมาย แต่ต่อไปนี้เป็นวัตถุหลัก -

  • Tables
  • Queries
  • Forms
  • Reports

วัตถุเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถป้อนจัดเก็บวิเคราะห์และรวบรวมข้อมูลของคุณได้ นี่คือข้อมูลสรุปของวัตถุหลักในฐานข้อมูล Access

ตาราง

ตารางเป็นวัตถุที่ใช้ในการกำหนดและจัดเก็บข้อมูล เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ Access จะขอให้คุณกำหนดเขตข้อมูลซึ่งเรียกอีกอย่างว่าส่วนหัวของคอลัมน์

  • แต่ละฟิลด์ต้องมีชื่อเฉพาะและชนิดข้อมูล

  • ตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ที่จัดเก็บข้อมูลประเภทต่างๆเช่นชื่อหรือที่อยู่และระเบียนหรือแถวที่รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับอินสแตนซ์เฉพาะของเรื่องเช่นข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าหรือพนักงานเป็นต้น

  • คุณสามารถกำหนดคีย์หลักฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ที่มีค่าเฉพาะสำหรับแต่ละเรคคอร์ดและดัชนีอย่างน้อยหนึ่งรายการในแต่ละตารางเพื่อช่วยในการดึงข้อมูลของคุณได้เร็วขึ้น

แบบสอบถาม

ออบเจ็กต์ที่ให้มุมมองแบบกำหนดเองของข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง แบบสอบถามเป็นวิธีการค้นหาและรวบรวมข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง

  • การเรียกใช้แบบสอบถามก็เหมือนกับการถามคำถามโดยละเอียดเกี่ยวกับฐานข้อมูลของคุณ

  • เมื่อคุณสร้างแบบสอบถามใน Access คุณกำลังกำหนดเงื่อนไขการค้นหาเฉพาะเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ

  • ใน Access คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบกราฟิกตามสิ่งอำนวยความสะดวกตัวอย่างหรือคุณสามารถเขียนคำสั่ง Structured Query Language (SQL) เพื่อสร้างแบบสอบถามของคุณ

  • คุณสามารถกำหนดคิวรีเพื่อเลือกอัปเดตแทรกหรือลบข้อมูล

  • คุณยังสามารถกำหนดคิวรีที่สร้างตารางใหม่จากข้อมูลในตารางที่มีอยู่ตั้งแต่หนึ่งตารางขึ้นไป

แบบฟอร์ม

แบบฟอร์มเป็นวัตถุในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปที่ออกแบบมาสำหรับการป้อนข้อมูลหรือการแสดงผลเป็นหลักหรือเพื่อควบคุมการเรียกใช้งานแอปพลิเคชัน คุณใช้แบบฟอร์มเพื่อปรับแต่งการนำเสนอข้อมูลที่แอปพลิเคชันของคุณดึงข้อมูลจากคิวรีหรือตาราง

  • แบบฟอร์มใช้สำหรับป้อนแก้ไขและดูเรกคอร์ด

  • รูปแบบเหตุผลที่ใช้บ่อยมากคือเป็นวิธีง่ายๆในการนำผู้คนไปสู่การป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง

  • เมื่อคุณป้อนข้อมูลลงในฟอร์มใน Access ข้อมูลจะตรงตามที่ผู้ออกแบบฐานข้อมูลต้องการให้ไปในตารางที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งตาราง

รายงาน

รายงานเป็นวัตถุในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปที่ออกแบบมาสำหรับการจัดรูปแบบการคำนวณการพิมพ์และการสรุปข้อมูลที่เลือก

  • คุณสามารถดูรายงานบนหน้าจอของคุณก่อนที่จะพิมพ์ได้

  • หากแบบฟอร์มมีไว้เพื่อจุดประสงค์ในการป้อนข้อมูลรายงานจะเป็นผลลัพธ์

  • สิ่งที่คุณวางแผนจะพิมพ์ควรได้รับรายงานไม่ว่าจะเป็นรายชื่อและที่อยู่ข้อมูลสรุปทางการเงินสำหรับช่วงเวลาหนึ่งหรือชุดป้ายกำกับการส่งจดหมาย

  • รายงานมีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถนำเสนอส่วนประกอบของฐานข้อมูลของคุณในรูปแบบที่อ่านง่าย

  • คุณยังสามารถปรับแต่งลักษณะของรายงานเพื่อให้ดึงดูดสายตาได้อีกด้วย

  • Access ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานจากตารางหรือแบบสอบถามใดก็ได้

วัตถุ MS Access อื่น ๆ

ตอนนี้ให้เราดูวัตถุ MS Access อื่น ๆ

มาโคร

ออบเจ็กต์นี้เป็นนิยามเชิงโครงสร้างของการดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งรายการที่คุณต้องการให้ Access ดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่กำหนดไว้ Access Macro เป็นสคริปต์สำหรับทำงานบางอย่าง ตัวอย่างเช่นในการสร้างปุ่มที่เปิดรายงานคุณสามารถใช้มาโครซึ่งจะเริ่มการทำงานของ OpenReport

  • คุณสามารถรวมเงื่อนไขง่ายๆในมาโครเพื่อระบุเวลาที่ควรดำเนินการหรือข้ามการดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งอย่างในมาโคร

  • คุณสามารถใช้มาโครเพื่อเปิดและดำเนินการสืบค้นเปิดตารางหรือพิมพ์หรือดูรายงาน

  • คุณยังสามารถเรียกใช้แมโครอื่น ๆ หรือกระบวนงาน Visual Basic จากภายในแมโคร

  • สามารถแนบมาโครข้อมูลเข้ากับเหตุการณ์ในตารางได้โดยตรงเช่นการแทรกระเบียนใหม่แก้ไขระเบียนที่มีอยู่หรือลบระเบียน

  • มาโครข้อมูลในเว็บแอปยังสามารถเป็นอ็อบเจ็กต์แบบสแตนด์อะโลนที่เรียกได้จากมาโครข้อมูลหรือวัตถุมาโครอื่น ๆ

โมดูล

โมดูลคือวัตถุในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปที่มีโพรซีเดอร์แบบกำหนดเองที่คุณเขียนโค้ดโดยใช้ Visual Basic โมดูลให้ขั้นตอนการดำเนินการที่ไม่ต่อเนื่องมากขึ้นและช่วยให้คุณสามารถดักจับข้อผิดพลาดได้

  • ทุกสิ่งที่สามารถทำได้ในมาโครสามารถทำได้ในโมดูล แต่คุณจะไม่ได้รับอินเทอร์เฟซแมโครที่แจ้งให้คุณทราบถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับแต่ละการกระทำ

  • โมดูลมีประสิทธิภาพมากกว่ามากและจำเป็นอย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะเขียนโค้ดสำหรับสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลายคนเนื่องจากมาโครไม่สามารถรวมการจัดการข้อผิดพลาดได้

  • โมดูลสามารถเป็นออบเจ็กต์แบบสแตนด์อโลนที่มีฟังก์ชันที่สามารถเรียกใช้จากที่ใดก็ได้ในแอปพลิเคชันของคุณหรือสามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับฟอร์มหรือรายงานเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์บนฟอร์มหรือรายงานที่เกี่ยวข้อง

ในบทนี้เราจะกล่าวถึงกระบวนการพื้นฐานในการเริ่มต้น Access และการสร้างฐานข้อมูล บทนี้จะอธิบายวิธีการสร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปโดยใช้เทมเพลตและวิธีสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

ในการสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลตก่อนอื่นเราต้องเปิด MS Access และคุณจะเห็นหน้าจอต่อไปนี้ซึ่งแสดงเทมเพลตฐานข้อมูล Access ที่แตกต่างกัน

หากต้องการดูฐานข้อมูลทั้งหมดที่เป็นไปได้คุณสามารถเลื่อนลงหรือใช้ช่องค้นหาก็ได้

ให้เราป้อนโปรเจ็กต์ในช่องค้นหาแล้วกด Enter คุณจะเห็นเทมเพลตฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ

เลือกเทมเพลตแรก คุณจะเห็นข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับเทมเพลตนี้

หลังจากเลือกเทมเพลตที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของคุณแล้วให้ป้อนชื่อในไฟล์ File name และคุณสามารถระบุตำแหน่งอื่นสำหรับไฟล์ของคุณได้หากต้องการ

ตอนนี้กดตัวเลือกสร้าง Access จะดาวน์โหลดเทมเพลตฐานข้อมูลนั้นและเปิดฐานข้อมูลเปล่าใหม่ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้คลิกบานหน้าต่างการนำทางทางด้านซ้ายและคุณจะเห็นวัตถุอื่น ๆ ทั้งหมดที่มาพร้อมกับฐานข้อมูลนี้

คลิกการนำทางโครงการและเลือกประเภทวัตถุในเมนู

ตอนนี้คุณจะเห็นประเภทวัตถุทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นตารางแบบสอบถามและอื่น ๆ

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

บางครั้งความต้องการฐานข้อมูลอาจมีความเฉพาะเจาะจงมากจนการใช้และการปรับเปลี่ยนเทมเพลตที่มีอยู่นั้นต้องการการทำงานมากกว่าการสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่ต้น ในกรณีนี้เราใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลเปล่า

Step 1 - ให้เราเริ่มต้นด้วยการเปิด MS Access

Step 2- เลือกฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า ป้อนชื่อและคลิกปุ่มสร้าง

Step 3 - Access จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่และจะเปิดตารางซึ่งว่างเปล่าทั้งหมด

ทุกเขตข้อมูลในตารางมีคุณสมบัติและคุณสมบัติเหล่านี้กำหนดลักษณะและพฤติกรรมของเขตข้อมูล คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดสำหรับเขตข้อมูลคือชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดชนิดของข้อมูลที่สามารถจัดเก็บได้ MS Access รองรับข้อมูลประเภทต่างๆโดยแต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์เฉพาะ

  • ชนิดข้อมูลจะกำหนดชนิดของค่าที่ผู้ใช้สามารถจัดเก็บในฟิลด์ใดก็ได้
  • แต่ละเขตข้อมูลสามารถจัดเก็บข้อมูลที่ประกอบด้วยชนิดข้อมูลเดียวเท่านั้น

ต่อไปนี้เป็นประเภทข้อมูลทั่วไปที่คุณจะพบในฐานข้อมูล Microsoft Access ทั่วไป

ประเภทข้อมูล คำอธิบาย ขนาด
ข้อความสั้น ๆ ข้อความหรือการรวมกันของข้อความและตัวเลขรวมถึงตัวเลขที่ไม่ต้องใช้การคำนวณ (เช่นหมายเลขโทรศัพท์) สูงสุด 255 อักขระ
ข้อความยาว ข้อความที่มีความยาวหรือการรวมกันของข้อความและตัวเลข สูงสุด 63, 999 อักขระ
จำนวน ข้อมูลตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ 1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์ (16 ไบต์หากตั้งค่าเป็น Replication ID)
วันเวลา ค่าวันที่และเวลาสำหรับปี 100 ถึง 9999 8 ไบต์
สกุลเงิน ค่าสกุลเงินและข้อมูลตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มีทศนิยมหนึ่งถึงสี่ตำแหน่ง 8 ไบต์
AutoNumber หมายเลขลำดับที่ไม่ซ้ำกัน (เพิ่มขึ้นด้วย 1) หรือหมายเลขสุ่มที่กำหนดโดย Microsoft Access เมื่อใดก็ตามที่มีการเพิ่มระเบียนใหม่ลงในตาราง 4 ไบต์ (16 ไบต์หากตั้งค่าเป็น Replication ID)
ใช่ไม่ใช่ ค่าใช่และไม่ใช่และฟิลด์ที่มีเพียงหนึ่งในสองค่า (ใช่ / ไม่ใช่จริง / เท็จหรือเปิด / ปิด) 1 บิต
  • หากคุณใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าคุณจะสังเกตเห็นความแตกต่างของข้อมูลสองประเภทดังกล่าว

  • ใน Access 2013 ตอนนี้เรามีข้อมูลสองประเภท ได้แก่ ข้อความสั้นและข้อความยาว ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้าชนิดข้อมูลเหล่านี้เรียกว่าข้อความและบันทึก

  • ช่องข้อความเรียกว่าข้อความสั้นและตอนนี้ช่องบันทึกของคุณเรียกว่าข้อความยาว

ต่อไปนี้คือประเภทข้อมูลพิเศษอื่น ๆ บางส่วนที่คุณสามารถเลือกได้ใน Access

ประเภทข้อมูล คำอธิบาย ขนาด

ไฟล์แนบ

ไฟล์เช่นภาพถ่ายดิจิทัล สามารถแนบไฟล์ได้หลายไฟล์ต่อหนึ่งบันทึก ชนิดข้อมูลนี้ไม่มีใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า

สูงสุดประมาณ 2 GB

OLE วัตถุ

วัตถุ OLE สามารถจัดเก็บรูปภาพเสียงวิดีโอหรือ BLOBs อื่น ๆ (Binary Large Objects)

สูงสุดประมาณ 2 GB

ไฮเปอร์ลิงก์

ข้อความหรือชุดข้อความและตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความและใช้เป็นที่อยู่ไฮเปอร์ลิงก์

สูงสุด 8,192 (แต่ละส่วนของข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์สามารถมีอักขระได้ถึง 2048 ตัว)

ตัวช่วยสร้างการค้นหา

รายการตัวช่วยสร้างการค้นหาในคอลัมน์ชนิดข้อมูลในมุมมองออกแบบไม่ใช่ชนิดข้อมูลจริงๆ เมื่อคุณเลือกรายการนี้วิซาร์ดจะเริ่มช่วยคุณกำหนดฟิลด์การค้นหาแบบง่ายหรือแบบซับซ้อน

เขตข้อมูลการค้นหาอย่างง่ายใช้เนื้อหาของตารางอื่นหรือรายการค่าเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาของค่าเดียวต่อแถว ฟิลด์การค้นหาที่ซับซ้อนช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บค่าประเภทข้อมูลเดียวกันได้หลายค่าในแต่ละแถว

ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลการค้นหา

คำนวณ

คุณสามารถสร้างนิพจน์ที่ใช้ข้อมูลจากฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ คุณสามารถกำหนดชนิดข้อมูลผลลัพธ์ต่างๆจากนิพจน์

คุณสามารถสร้างนิพจน์ที่ใช้ข้อมูลจากฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ คุณสามารถกำหนดชนิดข้อมูลผลลัพธ์ต่างๆจากนิพจน์

นี่คือประเภทข้อมูลต่างๆทั้งหมดที่คุณสามารถเลือกได้เมื่อสร้างเขตข้อมูลในตาราง Microsoft Access

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลคุณจะจัดเก็บข้อมูลของคุณในตาราง เนื่องจากวัตถุฐานข้อมูลอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับตารางเป็นอย่างมากคุณจึงควรเริ่มต้นการออกแบบฐานข้อมูลโดยการสร้างตารางทั้งหมดจากนั้นสร้างวัตถุอื่น ๆ ก่อนที่คุณจะสร้างตารางโปรดพิจารณาข้อกำหนดของคุณอย่างรอบคอบและกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ

ให้เราลองสร้างตารางแรกที่เก็บข้อมูลการติดต่อพื้นฐานเกี่ยวกับพนักงานดังแสดงในตารางต่อไปนี้ -

ชื่อฟิลด์ ประเภทข้อมูล
พนักงาน D AutoNumber
ชื่อจริง ข้อความสั้น ๆ
นามสกุล ข้อความสั้น ๆ
ที่อยู่ 1 ข้อความสั้น ๆ
ที่อยู่ 2 ข้อความสั้น ๆ
เมือง ข้อความสั้น ๆ
สถานะ ข้อความสั้น ๆ
ซิป ข้อความสั้น ๆ
โทรศัพท์ ข้อความสั้น ๆ
ประเภทโทรศัพท์ ข้อความสั้น ๆ

ตอนนี้ให้เรามีข้อความสั้น ๆ เป็นประเภทข้อมูลสำหรับฟิลด์เหล่านี้ทั้งหมดและเปิดฐานข้อมูลเปล่าใน Access

นี่คือที่ที่เราทิ้งสิ่งต่างๆไว้ เราสร้างฐานข้อมูลจากนั้น Access จะเปิดมุมมองตารางหนึ่งแผ่นข้อมูลสำหรับตารางโดยอัตโนมัติ

ให้เราไปที่แท็บฟิลด์และคุณจะเห็นว่ามันถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ID ซึ่งเป็นช่อง AutoNumber ทำหน้าที่เป็นตัวระบุเฉพาะของเราและเป็นคีย์หลักสำหรับตารางนี้

ช่อง ID ถูกสร้างขึ้นแล้วและตอนนี้เราต้องการเปลี่ยนชื่อให้เหมาะกับเงื่อนไขของเรา นี่คือตารางพนักงานและจะเป็นตัวระบุเฉพาะสำหรับพนักงานของเรา

คลิกที่ Name & Caption ใน Ribbon และคุณจะเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้

เปลี่ยนชื่อของฟิลด์นี้เป็น EmployeeIDเพื่อให้เจาะจงมากขึ้นสำหรับตารางนี้ ป้อนข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ หากคุณต้องการแล้วคลิกตกลง

ตอนนี้เรามีช่องรหัสพนักงานพร้อมคำบรรยายรหัสพนักงาน ซึ่งจะถูกตั้งค่าเป็นหมายเลขอัตโนมัติโดยอัตโนมัติดังนั้นเราจึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนประเภทข้อมูล

ตอนนี้ให้เราเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมโดยคลิกที่ click to add.

เลือก Short Textเป็นสนาม เมื่อคุณเลือกข้อความสั้น ๆ Access จะเน้นชื่อเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติและสิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ชื่อเขตข้อมูล

ประเภท FirstNameเป็นชื่อฟิลด์ ในทำนองเดียวกันให้เพิ่มฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมดตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

เมื่อเพิ่มฟิลด์ทั้งหมดแล้วให้คลิกไอคอนบันทึก

ตอนนี้คุณจะเห็นไฟล์ Save As กล่องโต้ตอบซึ่งคุณสามารถป้อนชื่อตารางสำหรับตาราง

ป้อนชื่อตารางของคุณในฟิลด์ชื่อตาราง ที่นี่tblคำนำหน้าหมายถึงตาราง ให้เราคลิกตกลงแล้วคุณจะเห็นตารางของคุณในบานหน้าต่างนำทาง

มุมมองการออกแบบตาราง

ในขณะที่เราได้สร้างตารางโดยใช้ Datasheet View. ตอนนี้เราจะสร้างตารางอื่นโดยใช้Table Design View. เราจะสร้างฟิลด์ต่อไปนี้ในตารางนี้ ตารางเหล่านี้จะจัดเก็บข้อมูลบางส่วนสำหรับโครงการหนังสือต่างๆ

ชื่อฟิลด์ ประเภทข้อมูล
รหัสโครงการ AutoNumber
ชื่อโครงการ ข้อความสั้น ๆ
ManagingEditor ข้อความสั้น ๆ
ผู้เขียน ข้อความสั้น ๆ
PStatus ข้อความสั้น ๆ
สัญญา ไฟล์แนบ
ProjectStart วันเวลา
ProjectEnd วันเวลา
งบประมาณ สกุลเงิน
ProjectNotes ข้อความยาว

ให้เราไปที่แท็บสร้าง

ในกลุ่มตารางให้คลิกที่ตารางและคุณจะเห็นว่าสิ่งนี้ดูแตกต่างจากมุมมองแผ่นข้อมูลอย่างสิ้นเชิง ในมุมมองนี้คุณจะเห็นไฟล์field name และ data type เคียงบ่าเคียงไหล่.

ตอนนี้เราจำเป็นต้องทำ ProjectID คีย์หลักสำหรับตารางนี้ให้เราเลือก ProjectID และคลิกที่ Primary Key ตัวเลือกในริบบิ้น

ตอนนี้คุณสามารถเห็นไอคอนรูปกุญแจเล็ก ๆ ที่จะปรากฏถัดจากฟิลด์นั้น นี่แสดงว่าเขตข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของคีย์หลักของตาราง

ให้เราบันทึกตารางนี้และตั้งชื่อตารางนี้

คลิกตกลงและตอนนี้คุณจะเห็นว่าตารางนี้มีลักษณะอย่างไรในมุมมองแผ่นข้อมูล

ให้เราคลิกปุ่มมุมมองแผ่นข้อมูลที่มุมบนซ้ายของริบบิ้น

หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงตารางนี้หรือฟิลด์ใด ๆ คุณไม่จำเป็นต้องกลับไปที่มุมมองออกแบบเพื่อเปลี่ยนแปลงเสมอไป คุณยังสามารถเปลี่ยนได้จากมุมมองแผ่นข้อมูล ให้เราอัปเดตฟิลด์ PStatus ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

คลิกตกลงและคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลง

ฐานข้อมูล Access ไม่ใช่ไฟล์ในลักษณะเดียวกับเอกสาร Microsoft Office Word หรือ Microsoft Office PowerPoint แต่ฐานข้อมูล Access คือชุดของวัตถุเช่นตารางฟอร์มรายงานแบบสอบถาม ฯลฯ ที่ต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้ฐานข้อมูลทำงานได้อย่างถูกต้อง ตอนนี้เราได้สร้างตารางสองตารางพร้อมฟิลด์และคุณสมบัติฟิลด์ทั้งหมดที่จำเป็นในฐานข้อมูลของเรา หากต้องการดูเปลี่ยนแปลงแทรกหรือลบข้อมูลในตารางภายใน Access คุณสามารถใช้มุมมองแผ่นข้อมูลของตาราง

  • แผ่นข้อมูลเป็นวิธีง่ายๆในการดูข้อมูลของคุณในแถวและคอลัมน์โดยไม่ต้องจัดรูปแบบพิเศษ

  • เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างตารางบนเว็บใหม่ Access จะสร้างสองมุมมองโดยอัตโนมัติซึ่งคุณสามารถเริ่มใช้งานได้ทันทีสำหรับการป้อนข้อมูล

  • ตารางที่เปิดในมุมมองแผ่นข้อมูลจะคล้ายกับแผ่นงาน Excel และคุณสามารถพิมพ์หรือวางข้อมูลลงในฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งช่องได้

  • คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลของคุณอย่างชัดเจน Access ยอมรับการเปลี่ยนแปลงของคุณในตารางเมื่อคุณย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลใหม่ในแถวเดียวกันหรือเมื่อคุณย้ายเคอร์เซอร์ไปยังแถวอื่น

  • ตามค่าเริ่มต้นฟิลด์ในฐานข้อมูล Access จะถูกตั้งค่าให้ยอมรับชนิดของข้อมูลเช่นข้อความหรือตัวเลข คุณต้องป้อนชนิดของข้อมูลที่ฟิลด์นั้นกำหนดให้ยอมรับ หากคุณไม่ทำเช่นนั้น Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด -

ให้เราเพิ่มข้อมูลลงในตารางของคุณโดยเปิดฐานข้อมูล Access ที่เราสร้างขึ้น

เลือกไฟล์ Views → Datasheet ดูตัวเลือกใน Ribbon และเพิ่มข้อมูลตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ในทำนองเดียวกันให้เพิ่มข้อมูลบางส่วนในตารางที่สองเช่นเดียวกับที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้คุณจะเห็นได้ว่าการแทรกข้อมูลใหม่และการอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่นั้นทำได้ง่ายมากในมุมมองแผ่นข้อมูลเหมือนกับการทำงานในสเปรดชีต แต่ถ้าคุณต้องการลบข้อมูลใด ๆ คุณต้องเลือกทั้งแถวก่อนตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้กดปุ่มลบ สิ่งนี้จะแสดงข้อความยืนยัน

คลิก Yes และคุณจะเห็นว่าบันทึกที่เลือกถูกลบไปแล้ว

แบบสอบถามคือคำขอสำหรับผลลัพธ์ข้อมูลและสำหรับการดำเนินการกับข้อมูล คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อตอบคำถามง่ายๆทำการคำนวณรวมข้อมูลจากตารางต่างๆหรือแม้กระทั่งเพิ่มเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลตาราง

  • เนื่องจากตารางมีขนาดใหญ่ขึ้นจึงสามารถมีระเบียนได้หลายแสนรายการซึ่งทำให้ผู้ใช้ไม่สามารถเลือกระเบียนเฉพาะจากตารางนั้นได้

  • ด้วยแบบสอบถามคุณสามารถใช้ตัวกรองกับข้อมูลของตารางเพื่อให้คุณได้รับเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ

  • คิวรีที่คุณใช้เพื่อดึงข้อมูลจากตารางหรือเพื่อทำการคำนวณเรียกว่าคิวรีแบบเลือก

  • คิวรีที่เพิ่มเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลเรียกว่าคิวรีแอ็คชัน

  • คุณยังสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อจัดหาข้อมูลสำหรับฟอร์มหรือรายงาน

  • ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดีข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอโดยใช้แบบฟอร์มหรือรายงานมักจะอยู่ในตารางต่างๆ

  • ส่วนที่ยุ่งยากของการสืบค้นคือคุณต้องเข้าใจวิธีสร้างแบบสอบถามก่อนจึงจะใช้งานได้จริง

สร้าง Select Query

หากคุณต้องการตรวจสอบข้อมูลจากเฉพาะบางฟิลด์ในตารางหรือตรวจสอบข้อมูลจากหลายตารางพร้อมกันหรืออาจจะดูฐานข้อมูลตามเกณฑ์ที่กำหนดคุณสามารถใช้ Selectแบบสอบถาม ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆที่เราจะสร้างแบบสอบถามง่ายๆซึ่งจะดึงข้อมูลจากtblEmployeesตาราง. เปิดฐานข้อมูลและคลิกที่ไฟล์Create แท็บ

คลิก Query Design.

ใน Tables บนแท็บ Show Table ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblEmployees ตารางแล้ว Close กล่องโต้ตอบ

ในตาราง tblEmployees ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเห็นเป็นผลลัพธ์ของแบบสอบถาม เพิ่มฟิลด์เหล่านี้ลงในตารางออกแบบแบบสอบถามดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้คลิก Run บน Design จากนั้นคลิก Run.

คิวรีรันและแสดงเฉพาะข้อมูลในฟิลด์ที่ระบุไว้ในคิวรี

เกณฑ์การสืบค้นช่วยให้คุณดึงข้อมูลรายการเฉพาะจากฐานข้อมูล Access หากรายการตรงกับเกณฑ์ทั้งหมดที่คุณป้อนรายการนั้นจะปรากฏในผลการค้นหา เมื่อคุณต้องการ จำกัด ผลลัพธ์ของแบบสอบถามโดยยึดตามค่าในเขตข้อมูลคุณใช้เกณฑ์คิวรี

  • เกณฑ์คิวรีคือนิพจน์ที่ Access เปรียบเทียบกับค่าฟิลด์คิวรีเพื่อพิจารณาว่าจะรวมเรกคอร์ดที่มีแต่ละค่าหรือไม่

  • เกณฑ์บางอย่างนั้นง่ายและใช้ตัวดำเนินการพื้นฐานและค่าคงที่ อื่น ๆ มีความซับซ้อนและใช้ฟังก์ชันตัวดำเนินการพิเศษและรวมถึงการอ้างอิงฟิลด์

  • ในการเพิ่มเกณฑ์บางอย่างในแบบสอบถามคุณต้องเปิดแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ

  • จากนั้นคุณจะระบุฟิลด์ที่คุณต้องการระบุเกณฑ์

ตัวอย่าง

ลองดูตัวอย่างง่ายๆที่เราจะใช้เกณฑ์ในแบบสอบถาม ขั้นแรกให้เปิดฐานข้อมูล Access ของคุณจากนั้นไปที่แท็บสร้างแล้วคลิกที่การออกแบบแบบสอบถาม

ในแท็บตารางในกล่องโต้ตอบแสดงตารางให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblEmployees จากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้ให้เราเพิ่มฟิลด์บางส่วนลงในตารางแบบสอบถามเช่น EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle และ Email ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามของคุณและคุณจะเห็นเฉพาะฟิลด์เหล่านี้เป็นผลการค้นหา

หากคุณต้องการดูเฉพาะผู้ที่มี JobTitle เป็นผู้ประสานงานการตลาดคุณจะต้องเพิ่มเกณฑ์สำหรับสิ่งนั้น ไปที่การออกแบบแบบสอบถามอีกครั้งและในแถวเกณฑ์ของ JobTitle ให้ป้อนผู้ประสานงานการตลาด

ให้เราดำเนินการค้นหาของคุณอีกครั้งและคุณจะพบว่ามีการเรียกข้อมูลเฉพาะตำแหน่งงานของเจ้าหน้าที่ประสานงานการตลาดเท่านั้น

หากคุณต้องการเพิ่มเกณฑ์สำหรับหลายเขตข้อมูลให้เพิ่มเกณฑ์ในหลายช่อง สมมติว่าเราต้องการดึงข้อมูลสำหรับ "ผู้ประสานงานการตลาด" และ "ผู้ช่วยฝ่ายบัญชี" เท่านั้น เราสามารถระบุตัวดำเนินการแถว OR ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้ -

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้การสืบค้นของคุณอีกครั้งและคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

หากคุณต้องการใช้ฟังก์ชันการทำงานของไฟล์ ANDจากนั้นคุณจะต้องระบุเงื่อนไขอื่น ๆ ในแถวเกณฑ์ สมมติว่าเราต้องการดึงข้อมูลผู้ช่วยบัญชีทั้งหมด แต่มีเพียงตำแหน่งผู้ประสานงานการตลาดที่มี "Pollard" เป็นนามสกุล

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้การสืบค้นของคุณอีกครั้งและคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

ใน MS Access และระบบ DBMS อื่น ๆ การสืบค้นสามารถทำได้มากกว่าการแสดงข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่สามารถดำเนินการต่างๆกับข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณได้

  • คิวรีแอ็คชันคือคิวรีที่สามารถเพิ่มเปลี่ยนแปลงหรือลบหลายเรกคอร์ดในคราวเดียว

  • ข้อดีเพิ่มเติมคือคุณสามารถดูตัวอย่างผลลัพธ์ของคิวรีใน Access ก่อนที่คุณจะเรียกใช้

  • Microsoft Access มีแบบสอบถามการดำเนินการ 4 ประเภทที่แตกต่างกัน -

    • Append

    • Update

    • Delete

    • Make-table

  • ไม่สามารถยกเลิกการสืบค้นการดำเนินการได้ คุณควรพิจารณาทำการสำรองข้อมูลของตารางใด ๆ ที่คุณจะอัปเดตโดยใช้แบบสอบถามการอัปเดต

สร้างแบบสอบถามต่อท้าย

คุณสามารถใช้ Append Query เพื่อดึงข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางและเพิ่มข้อมูลนั้นลงในตารางอื่น ให้เราสร้างตารางใหม่ซึ่งเราจะเพิ่มข้อมูลจากไฟล์tblEmployeesตาราง. นี่จะเป็นตารางชั่วคราวสำหรับการสาธิต

ให้เราโทร TempEmployees และมีฟิลด์ตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ใน Tables บนกล่องโต้ตอบแสดงตารางให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblEmployeesจากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ ดับเบิลคลิกที่ฟิลด์ที่คุณต้องการให้แสดง

ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามของคุณเพื่อแสดงข้อมูลก่อน

ตอนนี้ให้เรากลับไปที่การออกแบบแบบสอบถามและเลือกไฟล์ Append ปุ่ม.

ในประเภทแบบสอบถามให้เลือกปุ่มตัวเลือกต่อท้าย ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบต่อไปนี้

เลือกชื่อตารางจากรายการดรอปดาวน์แล้วคลิกตกลง

ในตารางแบบสอบถามคุณจะเห็นสิ่งนั้นในไฟล์ Append To แถวเขตข้อมูลทั้งหมดจะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นยกเว้น Address1. เนื่องจากฟิลด์ Address1 นั้นไม่พร้อมใช้งานในไฟล์TempEmployeeตาราง. ดังนั้นเราต้องเลือกฟิลด์จากรายการแบบเลื่อนลง

ให้เราดูในช่องที่อยู่

ให้เราดำเนินการค้นหาของคุณและคุณจะเห็นข้อความยืนยันต่อไปนี้

คลิก Yes เพื่อยืนยันการกระทำของคุณ

เมื่อคุณเปิดไฟล์ TempEmployee คุณจะเห็นข้อมูลทั้งหมดถูกเพิ่มจาก tblEmployees ไปยังตาราง TempEmployee

ให้เราเข้าใจวิธีสร้างแบบสอบถามในบทนี้

สร้างแบบสอบถามการอัปเดต

คุณสามารถใช้แบบสอบถามการอัปเดตเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางของคุณและคุณสามารถใช้คิวรีอัปเดตเพื่อป้อนเกณฑ์เพื่อระบุว่าควรอัปเดตแถวใด แบบสอบถามการอัปเดตช่วยให้คุณมีโอกาสตรวจสอบข้อมูลที่อัปเดตก่อนที่คุณจะดำเนินการอัปเดต ให้เราไปที่แท็บ Create อีกครั้งแล้วคลิก Query Design

ในแท็บตารางบนกล่องโต้ตอบแสดงตารางให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblEmployees จากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ

บน Designในกลุ่มประเภทแบบสอบถามให้คลิกอัปเดตและดับเบิลคลิกที่ฟิลด์ที่คุณต้องการอัปเดตค่า สมมติว่าเราต้องการอัปเดต FirstName ของ“ Rex” เป็น“ Max”

ใน Update แถวของ Designกริดป้อนค่าที่อัปเดตและในแถวเกณฑ์ให้เพิ่มค่าเดิมที่คุณต้องการอัปเดตและเรียกใช้แบบสอบถาม สิ่งนี้จะแสดงข้อความยืนยัน

คลิก Yes และไปที่ Datasheet View และคุณจะเห็นระเบียนแรก - FirstName ได้รับการอัปเดตเป็น“ Max” ทันที

สร้างแบบสอบถามการลบ

คุณสามารถใช้คิวรีลบเพื่อลบข้อมูลจากตารางของคุณและคุณสามารถใช้คิวรีลบเพื่อป้อนเกณฑ์เพื่อระบุว่าควรลบแถวใด แบบสอบถามการลบช่วยให้คุณมีโอกาสตรวจสอบแถวที่จะถูกลบก่อนที่คุณจะดำเนินการลบ ให้เราไปที่Create อีกครั้งแล้วคลิก Query Design.

ในแท็บตารางบนกล่องโต้ตอบแสดงตารางให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblEmployees จากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ

บน Design ในแท็บ Query Type กลุ่มคลิก Delete และดับเบิลคลิกที่ไฟล์ EmployeeID.

ในแถวเกณฑ์ของ Design Grid ให้พิมพ์ 11 ที่นี่เราต้องการลบพนักงานที่มี EmployeeID คือ 11

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้แบบสอบถาม แบบสอบถามนี้จะแสดงข้อความยืนยัน

คลิก Yes และไปที่มุมมองแผ่นข้อมูลของคุณและคุณจะเห็นว่าตอนนี้บันทึกพนักงานที่ระบุถูกลบไปแล้ว

สร้างแบบสอบถามสร้างตาราง

คุณสามารถใช้คิวรีสร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บไว้ในตารางอื่น ให้เราไปที่Create tab อีกครั้งแล้วคลิก Query Design.

ในแท็บตารางบนกล่องโต้ตอบแสดงตารางให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblEmployees จากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ

เลือกฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการคัดลอกไปยังตารางอื่น

ในประเภทแบบสอบถามให้เลือกไฟล์ Make Table ปุ่มตัวเลือก

คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ ป้อนชื่อของตารางใหม่ที่คุณต้องการสร้างแล้วคลิกตกลง

ตอนนี้เรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

ตอนนี้คุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้

คลิก Yes และคุณจะเห็นตารางใหม่ที่สร้างขึ้นในบานหน้าต่างนำทาง

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับคิวรีคือคุณสามารถบันทึกและเรียกใช้แบบสอบถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก แต่เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าโดยเปลี่ยนเกณฑ์เท่านั้นคุณอาจพิจารณาให้แบบสอบถามยอมรับพารามิเตอร์

  • หากคุณต้องการเรียกใช้แบบสอบถามเฉพาะในรูปแบบต่างๆบ่อยๆให้พิจารณาใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์

  • แบบสอบถามพารามิเตอร์ดึงข้อมูลในลักษณะโต้ตอบที่แจ้งให้ผู้ใช้ระบุเกณฑ์ก่อนที่จะเรียกใช้แบบสอบถาม

  • คุณยังสามารถระบุประเภทข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ

  • คุณสามารถตั้งค่าประเภทข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ใดก็ได้ แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการตั้งค่าประเภทข้อมูลสำหรับข้อมูลตัวเลขสกุลเงินหรือวันที่ / เวลา

  • เมื่อคุณระบุประเภทข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่เป็นประโยชน์มากขึ้นหากพวกเขาป้อนข้อมูลผิดประเภทเช่นป้อนข้อความเมื่อคาดว่าจะเป็นสกุลเงิน

  • หากตั้งค่าพารามิเตอร์ให้ยอมรับข้อมูลข้อความอินพุตใด ๆ จะถูกตีความเป็นข้อความและไม่มีข้อความแสดงข้อผิดพลาดปรากฏขึ้น

ตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆโดยการสร้างแบบสอบถามพารามิเตอร์ ให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณและเลือกการออกแบบแบบสอบถามในแท็บสร้างตาราง

ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ tblProjects และปิดไฟล์ Show กล่องโต้ตอบ

เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเห็นเป็นผลการสืบค้นดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ในตารางออกแบบแบบสอบถามในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์ ProjectStart ให้พิมพ์ [Enter a project start data]. สตริง[Enter a project start data]คือพรอมต์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมระบุว่าคุณต้องการให้แบบสอบถามขอข้อมูลเข้าและข้อความคือEnter a project start data คือพรอมต์พารามิเตอร์ปรากฏขึ้น

ให้เราเรียกใช้การสืบค้นของคุณแล้วคุณจะเห็นข้อความแจ้งต่อไปนี้

ให้เราป้อนวันที่ต่อไปนี้

คลิกตกลงเพื่อยืนยัน

ดังนั้นคุณจะเห็นรายละเอียดของโครงการซึ่งเริ่มเมื่อวันที่ 2/1/2550 ให้เราไปที่มุมมองออกแบบและเรียกใช้แบบสอบถามอีกครั้ง

ป้อนวันที่ในภาพหน้าจอด้านบนแล้วคลิกตกลง ตอนนี้คุณจะเห็นรายละเอียดของโครงการซึ่งเริ่มต้นในวันที่ 5/1/2561

แบบสอบถามมาพร้อมกับข้อดีมากมาย คุณสามารถบันทึกและเรียกใช้แบบสอบถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกและหลายครั้งที่คุณต้องการเพิ่มเกณฑ์อื่น

คุณสามารถเพิ่มเกณฑ์อื่นได้สองวิธีต่อไปนี้ -

  • คุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์ OR เพื่อรวมเกณฑ์สองชุด
  • คุณยังสามารถใช้ตารางออกแบบแบบสอบถามได้ แต่แทนที่จะระบุเกณฑ์ในบรรทัดเดียวกันคุณจะต้องแยกออกเป็นหลายแถว

ตัวอย่าง

ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆของเกณฑ์อื่น เปิดฐานข้อมูลและในแท็บสร้างให้เลือกQuery Design.

ดับเบิลคลิกที่ tblEmployee และปิดกล่องโต้ตอบแสดงตาราง

ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการให้เห็นเป็นผลการสืบค้น

ตอนนี้คุณสามารถดูได้ว่ามีการระบุเกณฑ์ทางเลือกในแถวต่างๆของไฟล์ LastNameฟิลด์ เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามนี้คุณจะเห็นพนักงานที่มีนามสกุลPollard หรือ Manning. ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามนี้

ดังที่คุณเห็นว่ามีการเรียกพนักงานเพียงสองคนเท่านั้นเนื่องจากมีเกณฑ์อื่น

หากคุณต้องการเพิ่มเกณฑ์ทางเลือกในหลายฟิลด์คุณจะต้องใช้แถวที่แตกต่างกันสำหรับฟิลด์ทั้งหมด ตอนนี้ให้เราเพิ่มเกณฑ์ทางเลือกอื่นที่เราสามารถดึงข้อมูลสำหรับพนักงานที่มีนามสกุลได้Pollard หรือ Manning หรือตำแหน่งงานคือ Accounting Assistant.

ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามนี้

ตอนนี้คุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

ในบทนี้เราจะเข้าใจพื้นฐานของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะพูดถึงและสร้างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่างๆให้เราตรวจสอบว่าเหตุใดเราจึงต้องการข้อมูลนั้น ทุกอย่างกลับสู่การทำให้เป็นมาตรฐาน

Normalization

การทำให้เป็นมาตรฐานฐานข้อมูลหรือการทำให้เป็นมาตรฐานคือกระบวนการจัดระเบียบคอลัมน์ (แอตทริบิวต์) และตาราง (ความสัมพันธ์) ของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เป็นกระบวนการแยกข้อมูลในหลาย ๆ ตารางเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมความสมบูรณ์และอายุการใช้งานที่ยาวนาน

  • Normalization คือกระบวนการจัดระเบียบข้อมูลในฐานข้อมูล

  • ซึ่งรวมถึงการสร้างตารางและการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้นตามกฎที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องข้อมูลและเพื่อให้ฐานข้อมูลมีความยืดหยุ่นมากขึ้นโดยการกำจัดความซ้ำซ้อนและการพึ่งพาที่ไม่สอดคล้องกัน

ตอนนี้ให้เราดูตารางต่อไปนี้ซึ่งมีข้อมูล แต่ปัญหาคือข้อมูลนี้ค่อนข้างซ้ำซ้อนซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการพิมพ์ผิดและการใช้วลีที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างการป้อนข้อมูล

CustID ชื่อ ที่อยู่ คุกกี้ ปริมาณ ราคา รวม
1 เอเธลสมิ ธ 12 Main St, อาร์ลิงตัน, VA 22201 S. ช็อกโกแลตชิพ 5 2.00 เหรียญ $ 10.00
2 ทอมวิลเบอร์ 1234 โอ๊คดร. เพกินอิลลินอยส์ 61555 ชิป Choc 3 2.00 เหรียญ $ 6.00
3 Ethil Smithy 12 Main St. , Arlington, VA 22201 ช็อกโกแลตชิพ 5 2.00 เหรียญ $ 10.00

ในการแก้ปัญหานี้เราจำเป็นต้องปรับโครงสร้างข้อมูลของเราและแยกย่อยออกเป็นหลาย ๆ ตารางเพื่อกำจัดความซ้ำซ้อนบางส่วนดังที่แสดงในสามตารางต่อไปนี้

ที่นี่เรามีโต๊ะสำหรับลูกค้าที่ 2 ครั้งที่หนึ่งคือการสั่งซื้อและ 3 หนึ่งคือการคุกกี้

ปัญหาก็คือการแยกข้อมูลในหลาย ๆ ตารางจะไม่ช่วยบอกได้ว่าข้อมูลจากตารางหนึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลในตารางอื่นอย่างไร ในการเชื่อมต่อข้อมูลในหลายตารางเราต้องเพิ่มคีย์ต่างประเทศในไฟล์Orders ตาราง.

การกำหนดความสัมพันธ์

ความสัมพันธ์ทำงานโดยการจับคู่ข้อมูลในคอลัมน์สำคัญโดยปกติจะเป็นคอลัมน์ที่มีชื่อเดียวกันในทั้งสองตาราง ในกรณีส่วนใหญ่ความสัมพันธ์จะตรงกับคีย์หลักจากตารางหนึ่งซึ่งมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละแถวโดยมีรายการเป็นคีย์ต่างประเทศในตารางอื่น มีความสัมพันธ์สามประเภทระหว่างตาราง ชนิดของความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง

ตอนนี้ให้เราพิจารณาความสัมพันธ์สามประเภท -

ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม

ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มเป็นประเภทของความสัมพันธ์ที่พบบ่อยที่สุด ในความสัมพันธ์ประเภทนี้แถวในตาราง A สามารถมีแถวที่ตรงกันได้หลายแถวในตาราง B แต่แถวในตาราง B สามารถมีแถวที่ตรงกันเพียงแถวเดียวในตาราง A

ตัวอย่างเช่นตารางลูกค้าและคำสั่งซื้อมีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มลูกค้าแต่ละรายสามารถสั่งซื้อได้หลายรายการ แต่คำสั่งซื้อแต่ละรายการมาจากลูกค้าเพียงรายเดียว

ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม

ในความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่มแถวในตาราง A สามารถมีแถวที่ตรงกันได้หลายแถวในตาราง B และในทางกลับกัน

คุณสร้างความสัมพันธ์ดังกล่าวโดยกำหนดตารางที่สามเรียกว่า a junction tableซึ่งคีย์หลักประกอบด้วยคีย์ต่างประเทศจากทั้งตาราง A และตาราง B

ตัวอย่างเช่นตารางลูกค้าและตารางคุกกี้มีความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่มที่กำหนดโดยความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มจากแต่ละตารางเหล่านี้ไปยังตารางใบสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง

ในความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งแถวในตาราง A สามารถมีแถวที่ตรงกันได้ไม่เกินหนึ่งแถวในตาราง B และในทางกลับกัน ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งถูกสร้างขึ้นหากทั้งสองคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องเป็นคีย์หลักหรือมีข้อ จำกัด เฉพาะ

ความสัมพันธ์ประเภทนี้ไม่เกิดขึ้นบ่อยนักเนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องในลักษณะนี้จะรวมอยู่ในตารางเดียว คุณอาจใช้ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มเพื่อ -

  • แบ่งตารางออกเป็นหลายคอลัมน์
  • แยกส่วนของตารางด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย
  • จัดเก็บข้อมูลที่มีอายุการใช้งานสั้นและสามารถลบได้อย่างง่ายดายเพียงแค่ลบตาราง
  • จัดเก็บข้อมูลที่ใช้กับส่วนย่อยของตารางหลักเท่านั้น

ในบทนี้เราจะเข้าใจถึงความจำเป็นในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่เกี่ยวข้อง หนึ่งในเป้าหมายของการออกแบบฐานข้อมูลที่ดีคือการลบความซ้ำซ้อนของข้อมูล

  • เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นคุณแบ่งข้อมูลของคุณออกเป็นตารางตามหัวเรื่องจำนวนมากเพื่อให้แต่ละข้อเท็จจริงแสดงเพียงครั้งเดียว

  • ในการดำเนินการนี้ฟิลด์ทั่วไปทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกันจะถูกวางไว้ในตารางเดียว

  • เมื่อต้องการทำขั้นตอนนี้อย่างถูกต้องก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างตารางของคุณจากนั้นระบุความสัมพันธ์เหล่านี้ในฐานข้อมูล Access ของคุณ

ทำไมต้องสร้างความสัมพันธ์ของตาราง

MS Access ใช้ความสัมพันธ์ของตารางเพื่อรวมตารางเมื่อคุณต้องการใช้ในวัตถุฐานข้อมูล มีสาเหตุหลายประการที่คุณควรสร้างความสัมพันธ์ของตารางก่อนที่จะสร้างออบเจ็กต์ฐานข้อมูลอื่น ๆ เช่นฟอร์มคิวรีมาโครและรายงาน

  • ในการทำงานกับระเบียนจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางคุณมักจะต้องสร้างแบบสอบถามที่รวมตาราง

  • คิวรีทำงานโดยจับคู่ค่าในฟิลด์คีย์หลักของตารางแรกกับฟิลด์คีย์ต่างประเทศในตารางที่สอง

  • เมื่อคุณออกแบบฟอร์มหรือรายงาน MS Access จะใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากความสัมพันธ์ของตารางที่คุณกำหนดไว้แล้วเพื่อนำเสนอทางเลือกที่มีข้อมูลและเพื่อเตรียมการตั้งค่าคุณสมบัติล่วงหน้าด้วยค่าเริ่มต้นที่เหมาะสม

  • เมื่อคุณออกแบบฐานข้อมูลคุณจะแบ่งข้อมูลของคุณออกเป็นตารางซึ่งแต่ละรายการจะมีคีย์หลักจากนั้นจึงเพิ่มคีย์ต่างประเทศลงในตารางที่เกี่ยวข้องซึ่งอ้างอิงคีย์หลักเหล่านั้น

  • ต่างประเทศเหล่านี้ key-primary key pairings สร้างพื้นฐานสำหรับความสัมพันธ์ของตารางและแบบสอบถามแบบหลายตาราง

ตอนนี้ให้เราเพิ่มตารางอื่นในฐานข้อมูลของคุณและตั้งชื่อ tblHRData โดยใช้การออกแบบตารางดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

คลิกที่ Save ไอคอนดังภาพหน้าจอด้านบน

ป้อน tblHRData เป็นชื่อตารางแล้วคลิก Ok.

tblHRData ตอนนี้ถูกสร้างขึ้นโดยมีข้อมูลอยู่ในนั้น

ตอนนี้ให้เราเข้าใจความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวใน MS Access ความสัมพันธ์นี้ใช้เพื่อเชื่อมโยงระเบียนหนึ่งจากตารางหนึ่งไปยังตารางหนึ่งและมีเพียงระเบียนเดียวในตารางอื่น

ให้เราไปที่ไฟล์ Database Tools แท็บ

คลิกที่ Relationships ตัวเลือก

เลือก tblEmployees และ tblHRData จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพิ่มเพื่อเพิ่มลงในมุมมองของเราจากนั้นปิดไฟล์ Show Table กล่องโต้ตอบ

ในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางนี้ให้ใช้เมาส์และคลิกค้างที่ไฟล์ EmployeeID ฟิลด์จาก tblEmployees แล้วลากและวางช่องนั้นบนช่องที่เราต้องการเชื่อมโยงโดยการวางเมาส์เหนือ EmployeeID จาก tblHRData. เมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์ Access จะเปิดหน้าต่างต่อไปนี้ -

หน้าต่างด้านบนเกี่ยวข้องกับ EmployeeID ของ tblEmployees กับ EmployeeID ของ tblHRData ให้เราคลิกที่ไฟล์Create และตอนนี้สองตารางนี้เกี่ยวข้องกัน

ตอนนี้ความสัมพันธ์จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติและไม่จำเป็นต้องคลิกที่ปุ่มบันทึก ตอนนี้เรามีความสัมพันธ์พื้นฐานที่สุดที่สร้างขึ้นแล้วให้เราไปที่ด้านข้างโต๊ะเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับความสัมพันธ์นี้

ให้เราเปิดไฟล์ tblEmployees ตาราง.

ที่ด้านซ้ายมือของแต่ละระเบียนคุณจะเห็นเครื่องหมายบวกเล็กน้อยตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณสร้างความสัมพันธ์ Access จะเพิ่มแผ่นข้อมูลย่อยลงในตารางนั้นโดยอัตโนมัติ

ให้เราคลิกที่เครื่องหมายบวกและคุณจะเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบันทึกนี้อยู่ในไฟล์ tblHRData ตาราง.

คลิกที่ Save ไอคอนและเปิด tblHRData และคุณจะเห็นว่าข้อมูลที่เราป้อนอยู่ที่นี่แล้ว

ความสัมพันธ์ส่วนใหญ่ของคุณจะเป็นมากกว่าความสัมพันธ์แบบนี้กับหลาย ๆ ความสัมพันธ์โดยที่ระเบียนหนึ่งจากตารางมีความเกี่ยวข้องกับระเบียนจำนวนมากในตารางอื่น

กระบวนการสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มเหมือนกับการสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม

ก่อนอื่นให้เราล้างเค้าโครงโดยคลิกที่ไฟล์ Clear Layout ตัวเลือกบน Design tab.

ก่อนอื่นเราจะเพิ่มตารางอื่น tblTasks ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

คลิกที่ Save ไอคอนและป้อน tblTasks เป็นชื่อตารางและไปที่ไฟล์ Relationship ดู.

คลิกที่ Show Table ตัวเลือก

เพิ่ม tblProjects และ tblTasks และปิดไฟล์ Show Table กล่องโต้ตอบ

เราสามารถเรียกใช้กระบวนการเดิมอีกครั้งเพื่อเชื่อมโยงตารางเหล่านี้ คลิก ProjectID จาก tblProjects ค้างไว้แล้วลากไปจนสุดเพื่อไปยัง ProjectID จาก tblTasks นอกจากนี้หน้าต่างความสัมพันธ์จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณปล่อยเมาส์

คลิกปุ่มสร้าง ตอนนี้เรามีความสัมพันธ์ที่เรียบง่ายมากที่สร้างขึ้น

ในบทนี้ให้เราเข้าใจความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม ในการแสดงความสัมพันธ์แบบหลายต่อหลายคุณต้องสร้างตารางที่สามซึ่งมักเรียกว่าตารางทางแยกซึ่งแบ่งความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่มออกเป็นสองความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม ในการทำเช่นนั้นเราต้องเพิ่มตารางทางแยกด้วย ก่อนอื่นให้เราเพิ่มตารางอื่นtblAuthers.

ให้เราสร้างไฟล์ many-to-many relationship. เรามีผู้เขียนมากกว่าหนึ่งคนที่ทำงานในโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการและในทางกลับกัน ดังที่คุณทราบเรามีฟิลด์ผู้เขียนใน tblProjects ดังนั้นเราจึงได้สร้างตารางขึ้นมา เราไม่ต้องการฟิลด์นี้อีกต่อไป

เลือกฟิลด์ผู้เขียนและกดปุ่มลบและคุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้

คลิก Yes. ตอนนี้เราจะต้องสร้างตารางทางแยก ตารางทางแยกนี้มีคีย์แปลกปลอมอยู่สองอันดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ฟิลด์คีย์ต่างประเทศเหล่านี้จะเป็นคีย์หลักจากสองตารางที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน - tblAuthers และ tblProjects.

ในการสร้างคีย์ผสมใน Access ให้เลือกทั้งฟิลด์เหล่านี้และจาก table tools design คุณสามารถคลิกที่คีย์หลักนั้นได้โดยตรงและจะทำเครื่องหมายว่าไม่ใช่หนึ่ง แต่เป็นทั้งสองฟิลด์นี้

การรวมกันของสองฟิลด์นี้คือ tables’ unique identifier. ให้เราบันทึกตารางนี้เป็นtblAuthorJunction.

ขั้นตอนสุดท้ายในการนำความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่มเข้าด้วยกันคือการกลับไปที่สิ่งนั้น relationships view และสร้างความสัมพันธ์เหล่านั้นโดยคลิกที่ Show Table.

เลือกตารางที่ไฮไลต์สามตารางด้านบนแล้วคลิกปุ่มเพิ่มจากนั้นปิดกล่องโต้ตอบนี้

คลิกและลากไฟล์ AuthorID ฟิลด์จาก tblAuthors และวางไว้ที่ด้านบนของไฟล์ tblAuthorJunction ตาราง AuthorID.

ความสัมพันธ์ที่คุณกำลังสร้างคือความสัมพันธ์ที่ Access จะพิจารณาว่าเป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม เราจะบังคับใช้ความสมบูรณ์ของการอ้างอิงด้วย ตอนนี้ให้เราเปิดCascade Update และคลิกที่ไฟล์ Create ปุ่มดังภาพหน้าจอด้านบน

ตอนนี้ให้เราถือ ProjectIDลากและวางที่ด้านบนของ ProjectID จาก tblAuthorJunction.

เราจะ Enforce Referential Integrity และ Cascade Update Related Fields.

ต่อไปนี้เป็นความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม

สัญลักษณ์แทนเป็นอักขระพิเศษที่สามารถยืนแทนอักขระที่ไม่รู้จักในค่าข้อความและมีประโยชน์สำหรับการค้นหาหลายรายการที่มีข้อมูลที่คล้ายกัน แต่ไม่เหมือนกัน สัญลักษณ์แทนยังสามารถช่วยในการรับฐานข้อมูลตามรูปแบบที่ระบุ

Access รองรับอักขระตัวแทนสองชุดเนื่องจากรองรับสองมาตรฐานสำหรับ Structured Query Language

  • ANSI-89
  • ANSI-92

ตามกฎแล้วคุณจะใช้ไวด์การ์ด ANSI-89 เมื่อคุณเรียกใช้ queries และ find-and-replace การดำเนินการกับฐานข้อมูล Access เช่น *.mdb และ *.accdb ไฟล์.

คุณใช้สัญลักษณ์แทน ANSI-92 เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามกับโครงการ Access - เข้าถึงไฟล์ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Microsoft SQL Server โครงการ Access ใช้มาตรฐาน ANSI-92 เนื่องจาก SQL Server ใช้มาตรฐานนั้น

อักขระตัวแทน ANSI-89

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการอักขระที่รองรับโดย ANSI-89 -

ตัวละคร คำอธิบาย ตัวอย่าง
* จับคู่อักขระจำนวนเท่าใดก็ได้ คุณสามารถใช้เครื่องหมายดอกจัน (*) ที่ใดก็ได้ในสตริงอักขระ wh* พบว่าอะไรขาวและทำไม แต่ไม่ได้ดูสักครู่
เหรอ? จับคู่อักขระที่เป็นตัวอักษรเดี่ยว ๆ B?ll ค้นหาลูกบอลกระดิ่งและบิล
[] จับคู่อักขระเดี่ยวใด ๆ ภายในวงเล็บ B[ae]ll พบลูกบอลและกระดิ่ง แต่ไม่พบบิล
! จับคู่อักขระใด ๆ ที่ไม่อยู่ในวงเล็บ b[!ae]ll พบบิลและวัว แต่ไม่ใช่ลูกบอลหรือกระดิ่ง
- จับคู่อักขระใด ๆ ในช่วงของอักขระ คุณต้องระบุช่วงจากน้อยไปมาก (A ถึง Z ไม่ใช่ Z ถึง A) b[a-c]d พบว่า bad, bbd และ bcd
# จับคู่อักขระตัวเลขตัวเดียว 1#3S ค้นหา 103, 113 และ 123

อักขระตัวแทน ANSI-92

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการอักขระที่รองรับโดย ANSI-92 -

ตัวละคร คำอธิบาย ตัวอย่าง
% จับคู่อักขระจำนวนเท่าใดก็ได้ สามารถใช้เป็นอักขระตัวแรกหรือตัวสุดท้ายในสตริงอักขระ wh% พบว่าอะไรขาวและทำไม แต่ไม่ได้ดูสักครู่
_ จับคู่อักขระที่เป็นตัวอักษรเดี่ยว ๆ B_ll ค้นหาลูกบอลกระดิ่งและบิล
[] จับคู่อักขระเดี่ยวใด ๆ ภายในวงเล็บ B[ae]ll พบลูกบอลและกระดิ่ง แต่ไม่พบบิล
^ จับคู่อักขระใด ๆ ที่ไม่อยู่ในวงเล็บ b[^ae]ll พบบิลและวัว แต่ไม่ใช่ลูกบอลหรือกระดิ่ง
- จับคู่อักขระใด ๆ ในช่วงของอักขระ คุณต้องระบุช่วงจากน้อยไปมาก (A ถึง Z ไม่ใช่ Z ถึง A) b[a-c]d พบว่า bad, bbd และ bcd

ตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆของการใช้อักขระตัวแทนเหล่านี้โดยการเปิดการออกแบบแบบสอบถาม

เพิ่มตารางที่ไฮไลต์แล้วปิดไฟล์ Show Table กล่องโต้ตอบ

เพิ่มเขตข้อมูลในตารางแบบสอบถามที่คุณต้องการเห็นเป็นผลการสืบค้น

เรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

ให้เราไปที่ไฟล์ query design และเพิ่มพร้อมต์สำหรับชื่อโครงการ

ตอนนี้เรียกใช้คำค้นหาของคุณและแจ้งให้เราสมมติว่าคุณไม่ทราบชื่อโครงการที่แน่นอน แต่คุณทราบว่าชื่อโครงการมีคำว่า "potion" คลิกOk.

ขั้นตอนข้างต้นไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ใด ๆ นั่นเป็นเพราะ Access กำลังมองหาการจับคู่แบบตรงทั้งหมดในไฟล์project name field. มันกำลังมองหาโครงการที่มีคำว่าpotion ในชื่อของมัน

หากคุณต้องการเพื่อให้ผู้ใช้สามารถป้อนสัญลักษณ์แทนเพื่อแทนที่อักขระที่ไม่รู้จักคุณต้องปรับเกณฑ์และรวมตัวดำเนินการ like.

เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามผู้ใช้สามารถใช้สัญลักษณ์แทนเพื่อแทนที่อักขระจำนวนเท่าใดก็ได้

ให้เราสมมติว่าคุณรู้ว่าคำนั้น potion ปรากฏที่ไหนสักแห่งในชื่อเรื่อง แต่คุณไม่แน่ใจว่าอยู่ที่ไหน

คุณสามารถเพิ่ม * เพื่อแทนที่อักขระจำนวนเท่าใดก็ได้ก่อนคำว่า potion จากนั้นจึงเพิ่ม * อีกตัวหลัง คลิกOk.

เป็นเรื่องดีเสมอที่ผู้ใช้จะต้องทราบสัญลักษณ์แทนที่สามารถป้อนได้ แต่มีผู้ใช้ที่อาจไม่รู้จักสัญลักษณ์แทนที่สามารถและไม่สามารถป้อนได้ ในกรณีนี้คุณสามารถป้อนอักขระตัวแทนด้วยตัวเอง

ในสถานการณ์นี้ระหว่างไฟล์ Likeตัวดำเนินการและพรอมต์พารามิเตอร์ของเราเราสามารถเพิ่มสัญลักษณ์แทนเหล่านั้นได้และตอนนี้มีวิธีที่เฉพาะเจาะจงมากที่เราต้องเขียนสิ่งนี้ หลังจากคำlikeในเครื่องหมายคำพูดให้ป้อนสัญลักษณ์แทนที่เราใช้อยู่ ในกรณีนี้เราได้ใช้“ *” เพื่อแทนที่อักขระจำนวนเท่าใดก็ได้ ตอนนี้เราจะเพิ่มสิ่งนี้ลงในพารามิเตอร์ ในการทำเช่นนั้นเราต้องมีเครื่องหมายแอมเพอร์แซนด์(&)สัญลักษณ์และช่องว่าง ตอนนี้เราจะทำขั้นตอนนี้ซ้ำและเพิ่มเครื่องหมายและ (&) อีกอันเนื่องจากเรากำลังเข้าร่วมสัญลักษณ์แทนนั้นกับเกณฑ์ที่ผู้ใช้ป้อนสำหรับชื่อโปรเจ็กต์นั้นจากนั้น "*" ในเครื่องหมายคำพูด

ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามของเราอีกครั้ง ป้อนคำpotion ในพรอมต์โดยไม่ต้องใช้สัญลักษณ์แทนใด ๆ

ตอนนี้ข้อความค้นหาจะติดตามสัญลักษณ์แทนเหล่านั้นที่ด้านใดด้านหนึ่งของสิ่งที่ป้อนที่นี่ เราต้องพิมพ์ potion แล้วกด enter

ตอนนี้เราได้ผลลัพธ์ที่ต้องการและผลลัพธ์จะเหมือนเดิมไม่ว่าผู้ใช้จะป้อนอะไรก็ตาม

สมมติว่าเราต้องการค้นหาทุกโครงการที่มีคำว่า“ the” อยู่ในชื่อเรื่อง จากนั้นคุณต้องพิมพ์คำและEnter หรือคลิก Ok.

ด้วยคำค้นหานี้การค้นหาโครงการที่มีคำว่า“ the” ในชื่อจะง่ายขึ้น 2 ครั้งระดับของผลการทดลองยังอาจรวมถึงการใช้ชื่อโครงการที่มีคำว่า“แม่” ที่“” การเป็นส่วนหนึ่งของคำว่า

ใน MS Access นิพจน์ก็เหมือนกับสูตรใน Excel ประกอบด้วยองค์ประกอบจำนวนหนึ่งที่สามารถใช้เพียงอย่างเดียวหรือใช้ร่วมกันเพื่อสร้างผลลัพธ์ นิพจน์อาจรวมถึงตัวดำเนินการค่าคงที่ฟังก์ชันและตัวระบุ

  • นิพจน์สามารถใช้เพื่อดำเนินการต่างๆตั้งแต่การดึงค่าของตัวควบคุมหรือการจัดหาเกณฑ์ไปยังคิวรีไปจนถึงการสร้างตัวควบคุมและฟิลด์จากการคำนวณหรือการกำหนดระดับกลุ่มสำหรับรายงาน

  • ในบทนี้เราจะเน้นไปที่การสร้างนิพจน์เฉพาะเจาะจงที่เรียกว่านิพจน์จากการคำนวณ เราจะสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณหลายช่องซึ่งจะคำนวณและแสดงข้อมูลที่ไม่ได้เก็บไว้ที่ใดก็ได้ภายในฐานข้อมูล แต่คำนวณจากเขตข้อมูลแยกต่างหากที่จัดเก็บ

ขณะนี้เรามีฐานข้อมูล Access ใหม่ที่มีข้อมูลให้คำนวณมากขึ้น

ตัวอย่าง

ให้เราลองดูตัวอย่างเพื่อทำความเข้าใจสิ่งนี้ เราจะดึงข้อมูลบางส่วนจากตารางต่างๆ -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails และ tblBooks และการตรวจสอบสาขาต่างๆ

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามและคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

เราต้องการการคำนวณที่ง่ายมากสำหรับผลรวมย่อยซึ่งจะนำปริมาณหนังสือที่สั่งซื้อและคูณด้วยราคาขายปลีกของหนังสือ เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นทุกนิพจน์หรือนิพจน์ใด ๆ ด้วยชื่อเพื่อเรียกฟิลด์นั้น ให้เราเรียกสิ่งนี้subtotal.

การแสดงออกที่สมบูรณ์ (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])รวมชื่อตาราง tblOrdersDetails ตัวแรกไว้ในวงเล็บเหลี่ยมเพราะนั่นคือที่ที่ฟิลด์ปริมาณของเราอาศัยอยู่ ตอนนี้เครื่องหมายอัศเจรีย์กำลังบอกให้ Access ดูในตารางนั้นเพื่อหา QTY ของฟิลด์และคูณด้วยฟิลด์ราคาขายปลีกใน tblBooks

ให้เราลองเรียกใช้แบบสอบถามของคุณและคุณจะเห็นในท้ายฟิลด์ผลรวมย่อย

ให้เราบอกว่าเราต้องการคำนวณภาษีการขายของเรา ในตารางแบบสอบถามเราจะทำในลักษณะเดียวกับที่เราเคยทำมาก่อนและในครั้งนี้เราจะเรียกฟิลด์นี้ว่าภาษีและให้เราคูณผลรวมย่อยด้วยอัตราภาษีเก้าเปอร์เซ็นต์

ให้เราเรียกใช้คำถามของคุณอีกครั้งและคุณจะเห็นสิ่งใหม่ Tax field ในตอนท้าย.

ดัชนีคือโครงสร้างข้อมูลซึ่งเป็นโครงสร้างข้อมูลพิเศษที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงความเร็วในการดึงข้อมูล ถ้าคุณมักจะค้นหาตารางหรือจัดเรียงระเบียนตามเขตข้อมูลเฉพาะคุณสามารถเร่งความเร็วการดำเนินการเหล่านี้ได้โดยการสร้างดัชนีสำหรับเขตข้อมูล Microsoft Access ใช้ดัชนีในตารางเมื่อคุณใช้ดัชนีในหนังสือเพื่อค้นหาข้อมูล

  • ในบางกรณีเช่นสำหรับคีย์หลัก Access จะสร้างดัชนีให้คุณโดยอัตโนมัติ
  • ในบางครั้งคุณอาจต้องการสร้างดัชนีด้วยตัวเอง
  • ดัชนีจะจัดเก็บตำแหน่งของระเบียนตามเขตข้อมูลหรือเขตข้อมูลที่คุณเลือกจัดทำดัชนี
  • หลังจาก Access ได้รับตำแหน่งจากดัชนีแล้วก็สามารถดึงข้อมูลโดยย้ายไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องได้โดยตรง
  • ด้วยวิธีนี้การใช้ดัชนีจะเร็วกว่าการสแกนบันทึกทั้งหมดเพื่อค้นหาข้อมูล
  • ดัชนีสามารถเร่งความเร็วในการค้นหาในแบบสอบถามได้ แต่ยังทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลงเมื่อเพิ่มหรืออัปเดตระเบียน

ตอนนี้ให้เราดูว่าดัชนีใดที่ Microsoft Access สร้างขึ้นตามค่าเริ่มต้นและวิธีสร้างดัชนีด้วยตัวเองและเรียนรู้วิธีลบดัชนีที่ไม่จำเป็น เปิดtblEmployees ตารางในฐานข้อมูล Access ที่เราสร้างขึ้น

  • เราไม่ได้เล่นกับดัชนีในฐานข้อมูลนี้ แต่ไม่ได้หมายความว่าเราไม่มี
  • ในความเป็นจริงเขตข้อมูลใด ๆ ที่ตั้งค่าเป็นคีย์หลักใน Access จะถูกจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติ
  • Access จะสร้างดัชนีรองเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับชื่อของเขตข้อมูลของคุณ

ให้เราไปที่เมนูไฟล์แล้วเลือกตัวเลือก

คุณจะเห็นหน้าต่างตัวเลือกการเข้าถึง

ไปที่ไฟล์ Object Designersและคุณจะเห็นส่วนที่ชื่อ AutoIndex ในการนำเข้า / สร้างและในกล่องข้อความคุณจะเห็น ID; คีย์; รหัส; num ตามค่าเริ่มต้นการเข้าถึงจะเพิ่มดัชนีรองลงในฟิลด์ที่ขึ้นต้นหรือลงท้ายด้วยชื่อเหล่านี้โดยอัตโนมัติและจะใช้สำหรับฟิลด์ที่คุณนำเข้าและฟิลด์ที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเอง

หากคุณต้องการสร้างฟิลด์ใด ๆ ที่จัดทำดัชนีคุณสามารถไปที่ไฟล์ Field แท็บ

เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการจัดทำดัชนีและทำเครื่องหมายที่ช่องทำดัชนีในส่วนการตรวจสอบความถูกต้องของฟิลด์ คุณยังมีตัวเลือกอื่นสำหรับการสร้างหรือลบดัชนี คุณสามารถกลับไปที่ไฟล์Design View.

คุณสามารถปรับดัชนีได้โดยเลือกฟิลด์ใดก็ได้ คุณยังสามารถดูวิธีจัดทำดัชนีได้ในพื้นที่คุณสมบัติของฟิลด์ด้านล่าง ฟิลด์ใดก็ได้ที่มีNoเลือกถัดจากจัดทำดัชนีหมายความว่าไม่มีดัชนีสำหรับเขตข้อมูลนั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกอีกสองตัวเลือก -Yes (Duplicate OK) และ Yes (No duplicates).

ตัวเลือกสุดท้าย Yes (No Duplicates)หมายความว่า Access จะห้ามไม่ให้มีค่าที่ซ้ำกันในฟิลด์นั้นโดยอัตโนมัติ ตอนนี้ให้เราสร้างดัชนีสำหรับฟิลด์นามสกุลของเรา

ให้เราเลือก LastName เพื่อจัดทำดัชนีและพูด Yes (Duplicates OK). ขณะที่เราบันทึก Access จะสร้างดัชนีนั้น อีกพื้นที่หนึ่งที่คุณสามารถดูและปรับดัชนีของคุณสำหรับตารางคือพื้นที่ออกแบบตารางในไฟล์Show/Hide กลุ่ม.

หากคุณคลิกที่ปุ่มดัชนีที่จะแสดงมุมมองพิเศษที่แสดงดัชนีทั้งหมดที่สร้างขึ้นสำหรับตารางนี้

ตอนนี้เรามีดัชนีสองรายการสำหรับ tblEmployees ซึ่งถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติตามฟิลด์คีย์หลักและดัชนีที่เราเพิ่งสร้างขึ้นสำหรับฟิลด์ LastName นี่คือวิธีต่างๆในการจัดการกับดัชนีในตาราง Microsoft Access

ในบทนี้เราจะพูดถึงวิธีการคำนวณกลุ่มของระเบียนใน Access เราได้สร้างเขตข้อมูลที่คำนวณทีละแถวหรือบันทึกตามระเบียนเพื่อสร้างเขตข้อมูลผลรวมบรรทัดหรือผลรวมย่อย แต่จะเป็นอย่างไรหากเราต้องการคำนวณตามกลุ่มของระเบียนแทนที่จะคำนวณตามแต่ละรายการ เราสามารถทำได้โดยการสร้างสิ่งที่เรียกว่าAggregate Query.

แบบสอบถามรวม

คิวรีแบบรวมหรือที่เรียกว่าคิวรีผลรวมหรือคิวรีสรุปคือรายละเอียดผลรวมมวลหรือกลุ่ม อาจเป็นจำนวนรวมหรือยอดรวมหรือกลุ่มหรือส่วนย่อยของระเบียน แบบสอบถามรวมสามารถดำเนินการได้หลายอย่าง ต่อไปนี้เป็นตารางง่ายๆที่แสดงวิธีการรวมกลุ่มของระเบียน

ส. เลขที่ ฟังก์ชันและคำอธิบายโดยรวม
1.

Sum

เพิ่มค่าฟิลด์

2.

Avg

ค่าเฉลี่ยของค่าฟิลด์

3.

Min

ค่าฟิลด์ต่ำสุด (ต่ำสุด)

4.

Max

ค่าฟิลด์สูงสุด (สูงสุด)

5.

Count

จำนวนค่า (บันทึก)

6.

StDev

ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของค่าฟิลด์รวมถึงฟิลด์วันที่ / เวลา

7.

Var

ความแปรปรวนของค่าฟิลด์รวมถึงวันที่ / เวลา

ให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณและไปที่ Query Design และรวมตารางต่อไปนี้ -

ปิดกล่องโต้ตอบนี้และสองฟิลด์ต่อไปนี้จะแสดงดังที่แสดงในตารางแบบสอบถามในภาพหน้าจอต่อไปนี้

นี่เป็นคำถามง่ายๆและเรากำลังแสดงเพียงสองฟิลด์ - book title และ quantity และเมื่อเราเรียกใช้เราจะเห็นทุกคำสั่งซื้อในฐานข้อมูลของเรา

ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามนี้และคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

นี่คือสาเหตุที่ชื่อหนังสือซ้ำกัน มีการสั่งซื้อแยกต่างหากสำหรับหนังสือแต่ละเล่มที่นี่และมีการสั่งซื้อในปริมาณที่แตกต่างกัน สมมติว่าเราต้องการดูสรุปเฉพาะชื่อหนังสือที่ได้รับการระบุไว้เพียงครั้งเดียว จากนั้นผลรวมของปริมาณที่ระบุไว้ข้างๆ

ตอนนี้ให้เราไปที่มุมมองการออกแบบและในแท็บออกแบบคุณจะเห็นสัญลักษณ์ซิกม่า นี่คือปุ่มผลรวมของคุณ

คลิกสัญลักษณ์ซิกมาซึ่งจะเปิดอีกแถวใต้ฟิลด์ของคุณในแถวตารางและจากที่นี่คุณสามารถระบุวิธีที่คุณจัดกลุ่มคิวรีนี้

ตอนนี้เราจะจัดกลุ่มตามชื่อหนังสือและรวมฟิลด์ปริมาณของเราด้วย

ถ้าเราคลิกที่ group by areaและคลิกต่อไปที่เมนูแบบเลื่อนลงตัวเลือกทั้งหมดจะปรากฏในรายการ ในกรณีนี้เราจะเลือกตัวเลือกSum แล้วเรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถดูหนังสือแต่ละเล่มและคำสั่งซื้อทั้งหมดที่แสดงอยู่ข้างชื่อหนังสือ

การเชื่อมต่อใน Access

เราได้เรียนรู้กระบวนการของการทำให้เป็นมาตรฐานการจัดเก็บข้อมูลในช่องที่แยกจากกัน บางครั้งคุณต้องการดูหรือดูข้อมูลร่วมกันเช่นการรวมฟิลด์ชื่อและนามสกุลเป็นฟิลด์เดียว คุณสามารถแสดงข้อมูลนั้นร่วมกันได้โดยการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณที่เชื่อมต่อสตริงอย่างน้อยหนึ่งสตริง คุณยังสามารถเพิ่มอักขระอื่น ๆ เช่นลูกน้ำหรือจุดที่คุณอาจต้องการ

  • ในการเชื่อมต่อใน Access มีตัวดำเนินการสองตัวที่แตกต่างกันที่คุณสามารถใช้ไฟล์ ampersand (&) และ plus (+) ลงชื่อ.

  • เครื่องหมายแอมเพอร์แซนด์จะรวมสองสตริงเข้าด้วยกันในขณะที่เครื่องหมายบวกจะรวมสองสตริงและเผยแพร่ค่า NULL ตัวอย่างเช่นถ้าค่าหนึ่งเป็นโมฆะนิพจน์ทั้งหมดจะประเมินเป็นค่าว่าง

ตัวอย่าง

ให้เรายกตัวอย่างง่ายๆเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการสร้างแบบสอบถามใหม่โดยใช้การออกแบบแบบสอบถาม นี่จะเป็นแบบสอบถามง่ายๆที่ดึงข้อมูลจากโต๊ะของลูกค้าของเรา

ให้เราเพิ่ม tblCustomersปิดตารางที่แสดงกล่องโต้ตอบตาราง เราจะลองเชื่อมต่อกับฟิลด์ชื่อง่ายๆ

ให้เราเพิ่มฟิลด์ชื่อและนามสกุลแล้วเรียกใช้แบบสอบถาม

อย่างที่คุณเห็นชื่อและนามสกุลจะแยกออกเป็นสองช่องที่แตกต่างกัน

เราจำเป็นต้องแสดงข้อมูลนี้ร่วมกัน

กลับไปที่ไฟล์ Design View และในฟิลด์ที่สามให้สร้างฟิลด์ใหม่ที่เรียกว่า full name. ตอนนี้เพิ่มชื่อเต็มและพิมพ์นิพจน์ที่เชื่อมทั้งสองฟิลด์เข้าด้วยกัน

ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามและคุณจะเห็นเขตข้อมูลจากการคำนวณใหม่

มันสามารถเชื่อมข้อมูลจากสองฟิลด์นี้เข้าด้วยกัน แต่มันไม่ปรากฏอย่างที่เราต้องการ มันเรียกใช้ข้อความทั้งหมดนั้นพร้อมกันเพราะมันทำงานตามที่เราขอไว้ ตอนนี้เราจะต้องขอให้ Access เพิ่มช่องว่างระหว่างข้อมูลจากสองฟิลด์นี้

ตอนนี้ให้เรากลับไปที่มุมมองออกแบบและเพิ่มส่วนอื่นในนิพจน์นี้

เพิ่มช่องว่างในเครื่องหมายคำพูดและเครื่องหมายอื่น สิ่งนี้ทำให้ Access รับข้อมูลจากฟิลด์ชื่อนั้น เพิ่มด้วยช่องว่างจากนั้นเพิ่มข้อมูลจากช่องนามสกุลที่ท้ายสุด ตอนนี้เรียกใช้แบบสอบถามอีกครั้งและคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

การสืบค้นข้อมูลโดยรวมนั้นดีมากหากคุณกำลังมองหาตัวเลขที่เจาะจงเพียงตัวเดียว แต่ถ้าคุณต้องการสรุปข้อมูลเช่นข้อมูลสรุปแบบสเปรดชีตคุณอาจต้องการลองใช้แบบสอบถามแบบตารางไขว้ เมื่อคุณต้องการปรับโครงสร้างข้อมูลสรุปเพื่อให้อ่านและทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้นให้พิจารณาใช้ไฟล์Crosstab Query.

  • แบบสอบถามตารางไขว้เป็นประเภท Select Query. เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามตารางไขว้ผลลัพธ์จะแสดงในแผ่นข้อมูล แผ่นข้อมูลนี้มีโครงสร้างที่แตกต่างจากเอกสารข้อมูลประเภทอื่น ๆ

  • โครงสร้างของคิวรีแบบตารางสามารถทำให้อ่านง่ายกว่าคิวรีแบบเลือกธรรมดาที่แสดงข้อมูลเดียวกันดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

โดยวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างคิวรีแบบตารางใน Access คือเพียงแค่ใช้ตัวช่วยที่มาพร้อมกับ Access เพื่อสร้างคิวรีแบบตารางของคุณ ให้เราไปที่แท็บสร้างในกลุ่มการสืบค้นและคลิกที่ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม

ในกล่องโต้ตอบด้านบนคุณจะเห็นข้อความค้นหาพิเศษทุกประเภท คุณสามารถสร้างวิซาร์ดการสืบค้นง่ายๆเช่นเดียวกับที่เราดำเนินการมาจนถึงตอนนี้จากมุมมองออกแบบ อันที่สองคือสิ่งที่เราต้องการ - คิวรีแบบตารางที่แสดงข้อมูลในรูปแบบสเปรดชีตขนาดกะทัดรัด ตอนนี้เลือกแบบสอบถามตารางไขว้แล้วคลิกตกลง

หน้าจอแรกในตัวช่วยสร้างจะแจ้งให้ตารางหรือคิวรีมีเขตข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับผลลัพธ์การสืบค้นแบบไขว้ของคุณ คลิกที่Queries ปุ่มตัวเลือกและเลือก qryOrdersInformation - นี่คือรายการที่เราสร้างขึ้นก่อนหน้านี้ซึ่งมีผลรวมย่อยภาษีการขายและอื่น ๆ คลิก Next.

ตอนนี้เราจะดูช่องที่มีอยู่จากแบบสอบถามนั้น จะแจ้งให้คุณป้อนค่าฟิลด์ที่คุณต้องการเป็นส่วนหัวของแถว สมมติว่าเราต้องการรายชื่อหนังสือทั่วไปทั้งหมดของเรา ตอนนี้เลือกฟิลด์ชื่อหนังสือและส่งไปยังพื้นที่ฟิลด์ที่คุณเลือกแล้วคลิกNext.

ในกล่องโต้ตอบด้านบนคำถามคือสิ่งที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวคอลัมน์และขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการประเมิน สมมติว่าคุณต้องการดูไฟล์sales by dateเลือก TransactionDate แล้วคลิก Next.

คำถามในกล่องโต้ตอบด้านบนเป็นคำถามเฉพาะตามฟิลด์ที่เราเลือกไว้ก่อนหน้านี้เนื่องจากเราเลือกคอลัมน์วันเวลา กำลังถามว่าเราต้องการจัดกลุ่มข้อมูลคอลัมน์วันเวลาตามช่วงเวลาที่กำหนดหรือไม่ เลือกตัวเลือกปีแล้วคลิกNext.

คำถามถัดไปในหน้าจอโต้ตอบด้านบนจะถามว่าคุณต้องการคำนวณตัวเลขใดสำหรับแต่ละคอลัมน์ในจุดตัดแถว ในกรณีนี้เราสามารถเลือกตามปริมาณหนังสือที่ขายได้โดยเลือกquantity (QTY) และผลรวมจากฟังก์ชันแล้วคลิก Next.

หน้าจอสุดท้ายของตัวช่วยสร้างของคุณจะถาม what do you want to name your query และเพิ่มเติมคลิก Finish ถึง View that query.

ตอนนี้เรามีข้อมูลการจองตามหนังสือและข้อมูลเกี่ยวกับยอดขายทั้งหมดเช่นเวลาที่ยอดขายแต่ละรายการเกิดขึ้น

ฐานข้อมูลคือชุดของตารางข้อมูลที่อนุญาตให้มีความสัมพันธ์เชิงตรรกะซึ่งกันและกัน คุณใช้ความสัมพันธ์เพื่อเชื่อมต่อตารางตามเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน ตารางสามารถเป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์จำนวนเท่าใดก็ได้ แต่แต่ละความสัมพันธ์จะมีตารางสองตารางเสมอกัน ในแบบสอบถามความสัมพันธ์จะแสดงด้วยJoin.

เข้าร่วมคืออะไร

การรวมระบุวิธีการรวมเรกคอร์ดจากสองตารางขึ้นไปในฐานข้อมูล ตามแนวคิดแล้วการรวมจะคล้ายกับความสัมพันธ์ของตาราง ในความเป็นจริงการรวมคือการสอบถามความสัมพันธ์กับตาราง

ต่อไปนี้คือการรวมพื้นฐานสองประเภทที่เราจะพูดถึงในบทนี้ -

  • การเข้าร่วมภายใน
  • การรวมภายนอก

ซึ่งทั้งสองอย่างนี้สามารถสร้างได้อย่างง่ายดายจากไฟล์ queries design view.

การเข้าร่วมภายใน

ตอนนี้ให้เราเข้าใจ Inner Join -

  • ประเภทการเข้าร่วมที่พบบ่อยที่สุดคือการรวมภายในซึ่งเป็นประเภทการเข้าร่วมเริ่มต้นใน Microsoft Access
  • การเข้าร่วมภายในจะแสดงเฉพาะแถวหรือระเบียนที่เขตข้อมูลที่เข้าร่วมจากทั้งสองตารางเท่ากัน
  • ประเภทการรวมนี้จะดูฟิลด์ทั่วไปเหล่านั้นและข้อมูลที่อยู่ภายใน แสดงเฉพาะรายการที่ตรงกัน

การเข้าร่วมภายนอก

ให้เราเข้าใจว่าไฟล์ Outer Join คือ -

  • การรวมภายนอกจะแสดงแถวทั้งหมดจากตารางหนึ่งและเฉพาะแถวหรือระเบียนเหล่านั้นจากตารางอื่นที่เขตข้อมูลที่รวมมีค่าเท่ากัน
  • กล่าวอีกนัยหนึ่งการรวมภายนอกจะแสดงแถวทั้งหมดจากตารางหนึ่งและเฉพาะแถวที่เกี่ยวข้องจากตารางอื่น

มีประเภทการเข้าร่วมอื่น ๆ ด้วย -

เข้าร่วมด้านนอกซ้ายและเข้าร่วมด้านนอกขวา

ตอนนี้ให้เราเข้าใจ Left Outer Join และ Right Outer Join -

  • คุณสามารถเลือกตารางที่จะแสดงแถวทั้งหมด
  • คุณสามารถสร้าง Left Outer Join ซึ่งจะรวมแถวทั้งหมดจากตารางแรก
  • คุณสามารถสร้าง Right Outer Join ซึ่งจะรวมแถวทั้งหมดจากตารางที่สอง

ให้เราไปที่ไฟล์ Create และสร้างแบบสอบถามจากไฟล์ Design View. เลือกtblProjects และ tblTasks และปิดกล่องโต้ตอบแสดงตารางดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

เพิ่มไฟล์ ProjectName ฟิลด์จาก tblProjectsและ TaskTitle, StartDate และ DueDate จาก tblTasks ตาราง.

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้แบบสอบถาม

เรากำลังแสดงบันทึกจากบางโครงการเท่านั้น โครงการเหล่านี้สองโครงการมีงานมากมายที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้นและข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกันProjectID ฟิลด์

  • เมื่อเราสร้างแบบสอบถามนี้ใน Microsoft Access Access จะรับความสัมพันธ์นี้จากความสัมพันธ์ที่เราสร้างขึ้น

  • โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นการสร้างสิ่งที่เรียกว่าไฟล์ Inner Join between these two fieldsระหว่างสองตารางนี้และนั่นคือวิธีที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนี้เข้าด้วยกันจากสองตารางนี้

  • มันแสดงให้เราเห็นเฉพาะรายการที่ตรงกันดังนั้นเมื่อเราเรียกใช้แบบสอบถามนี้มีโครงการอื่น ๆ อีกมากมายที่ระบุไว้ใน tblProjects ที่ไม่ปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของระเบียนของเราที่ตั้งไว้ในแบบสอบถามนี้และนั่นเป็นเพราะการรวมตารางทั้งสองนี้เข้าด้วยกันผ่านการเข้าร่วมภายในซึ่งเป็นอีกครั้งที่เข้าร่วมเริ่มต้นสำหรับการสืบค้นใด ๆ

อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์ให้เราบอกว่าคุณต้องการสร้างการรวมภายนอกหรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือแสดงโครงการทั้งหมดจาก tblProjectsทุกระเบียนเดียวที่อยู่ในตารางนั้นพร้อมกับงานทั้งหมดจาก tblTasks- เปิดคุณสมบัติการเข้าร่วม; เราสามารถทำได้ง่ายๆโดยดับเบิลคลิกที่เส้นความสัมพันธ์

Access จะแสดงชื่อตารางด้านซ้ายและชื่อตารางด้านขวาในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติเข้าร่วม

  • ชื่อคอลัมน์ด้านซ้ายและชื่อคอลัมน์ด้านขวาและปุ่มตัวเลือกแรกคือการรวมเฉพาะแถวที่เขตข้อมูลการรวมจากทั้งสองตารางเท่ากันและนั่นคือการรวมภายในและนั่นคือสิ่งที่ถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นเมื่อสร้างความสัมพันธ์เมื่อสร้างการรวม ในข้อความค้นหา แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้

  • เรามีอีกสองทางเลือกเช่นกัน เราสามารถรวมบันทึกทั้งหมดจากtblProjectsและเฉพาะบันทึกจาก tblTasks โดยที่ฟิลด์ที่เข้าร่วมจะเท่ากันและฟิลด์นี้คือ Left Outer Join

  • เรามีตัวเลือกที่สามรวมระเบียนทั้งหมดจาก tblTasks และเฉพาะระเบียนจาก tblProjects ที่เขตข้อมูลที่เข้าร่วมมีค่าเท่ากันและอันนี้คือ Right Outer Join

นี่คือการรวมประเภทต่างๆที่คุณสามารถสร้างได้อย่างง่ายดายจากมุมมองออกแบบ ให้เราเลือกตัวเลือกที่สองซึ่งก็คือ Left Outer Join แล้วคลิกOk.

ตอนนี้ให้เราดูขั้นตอนอื่น ๆ -

เมื่อคุณดูเส้นความสัมพันธ์คุณจะเห็นลูกศรเล็ก ๆ ชี้ไปทาง ProjectID ใน tblTasks. เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามนี้คุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

อย่างที่คุณเห็นว่ามันแสดงให้เราเห็นทุกชื่อโปรเจ็กต์ไม่ว่าจะมีงานที่เกี่ยวข้องหรือไม่ก็ตาม คุณจะเห็นช่องว่างมากมาย ทั้งหมดนี้จะว่างเปล่าเนื่องจากไม่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องในtblTasksฟิลด์เหล่านี้มาจากไหน ให้เราไปที่ไฟล์Design View อีกครั้งและดับเบิลคลิกที่เส้นความสัมพันธ์

ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติเข้าร่วมให้เลือกตัวเลือกที่สามซึ่งมีไว้สำหรับการเข้าร่วมด้านนอกด้านขวาแล้วคลิก Ok.

ตอนนี้ดูเส้นความสัมพันธ์ของเรา คุณจะเห็นว่าตอนนี้ลูกศรเล็ก ๆ ชี้ไปทางProjectID ใน tblProjects. เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามนี้คุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

เข้าร่วมด้วยตนเอง

การเข้าร่วมด้วยตนเองเป็นการเข้าร่วมอีกประเภทหนึ่ง การเข้าร่วมด้วยตนเองเกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลที่ตรงกันจากภายในตารางเดียวกัน ตัวอย่างเช่นดูตารางของพนักงานที่มีฟิลด์หัวหน้างานซึ่งอ้างอิงหมายเลขประเภทเดียวกันที่เก็บไว้ในฟิลด์อื่นภายในตารางเดียวกันนั่นคือรหัสพนักงาน

หากเราต้องการทราบว่าใครเป็นหัวหน้างานของ Kaitlin Rasmussen เราจะต้องนำหมายเลขที่เก็บไว้ในฟิลด์หัวหน้างานนั้นและค้นหาในตารางเดียวกันในฟิลด์รหัสพนักงานเพื่อที่จะทราบว่า Charity Hendricks เป็นหัวหน้างาน

ตารางนี้ไม่ใช่โครงสร้างที่เหมาะสำหรับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เนื่องจากไม่ได้ทำให้เป็นมาตรฐาน

หากเรามีสถานการณ์ที่เราต้องการสร้างแบบสอบถามที่แสดงเพียงรายชื่อพนักงานควบคู่ไปกับชื่อของหัวหน้างานไม่มีวิธีง่ายๆที่เราจะสอบถามได้เว้นแต่เราจะสร้าง Self-join

หากต้องการดูการเข้าร่วมด้วยตนเองให้สร้างตารางที่มีฟิลด์ต่อไปนี้และป้อนข้อมูลบางส่วน

ที่นี่เราต้องการสร้างรายการอีกครั้งโดยใช้ชื่อของพนักงานแล้วตามด้วยชื่อหัวหน้างาน ให้เราสร้างแบบสอบถามจากไฟล์query design view.

ตอนนี้เพิ่ม tblEmployees ตาราง

ปิดกล่องโต้ตอบนี้

ตอนนี้เพิ่มชื่อและนามสกุลสำหรับพนักงานของเรา

ตอนนี้เราต้องการวิธีสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางนี้กับตัวมันเอง ในการทำเช่นนั้นเราต้องเปิดthe show table dialog box และเพิ่ม tblEmployees อีกครั้ง

เราได้สร้างสำเนาของตารางเดียวกันอีกชุดในมุมมองแบบสอบถามนี้ ตอนนี้เราต้องสร้าง Self-join โดยคลิกที่ Supervisor intblEmployees กดปุ่มเมาส์ค้างไว้แล้ววางไว้ที่ด้านบนของไฟล์ EmployeeID ในตารางที่คัดลอก - tblEmployees_1. จากนั้นเพิ่มชื่อและนามสกุลจากตารางที่คัดลอกนั้น

ตอนนี้ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามของคุณและคุณจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้

จะแสดงชื่อของพนักงานพร้อมชื่อหัวหน้างานของพวกเขา และนี่คือวิธีสร้างการเข้าร่วมด้วยตนเองใน Microsoft Access

ในบทช่วยสอนนี้เราได้สร้างแบบสอบถามที่เลือกไว้มากมายโดยส่วนใหญ่มาจากมุมมองการออกแบบ แต่ใน Access เราสามารถใช้ประโยชน์จากตัวช่วยสร้างการสืบค้นพิเศษบางอย่างเพื่อสร้างคำค้นหาที่เจาะจงได้ ตัวแรกคือตัวช่วยสร้างการค้นหาที่ซ้ำกัน ตัวช่วยสร้างการค้นหาที่ซ้ำกันจะสร้างแบบสอบถามที่ระบุตำแหน่งของระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลที่ซ้ำกันในตารางหรือแบบสอบถามเดียว

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วว่าฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ได้รับการออกแบบมาเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำกัน แต่แม้จะมีการออกแบบนั้นบางครั้งผู้ใช้ก็ป้อนข้อมูลที่ซ้ำกันโดยไม่ได้ตั้งใจ

ตัวอย่าง

ในตารางของลูกค้าคุณสามารถเพิ่มลูกค้ารายเดียวกันโดยไม่ตั้งใจได้สองครั้ง ในกรณีเช่นนี้ลูกค้าจะมีที่อยู่เดียวกัน แต่มีรหัสลูกค้าต่างกันซึ่งอาจสร้างปัญหาในการรายงานได้ ในสถานการณ์นี้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากไฟล์duplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.

ตอนนี้ให้เราเปิดฐานข้อมูล Access ของเราซึ่งมี tblAuthers ตารางและไปที่ Create และในกลุ่มแบบสอบถามเลือก query wizard.

หากคุณเห็นภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงว่าคุณมีตัวช่วยสร้างสี่แบบให้เลือก เลือกไฟล์find duplicates query wizard แล้วคลิก Ok.

หน้าจอแรกสุดของตัวช่วยสร้างการค้นหาที่ซ้ำกันจะถามว่าคุณต้องการค้นหาตารางใดหรือคำค้นหาใดที่คุณต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกัน สมมติว่าเราต้องการตรวจสอบตารางของผู้เขียนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการป้อนผู้เขียนคนเดียวกันซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ ดังนั้นเลือก tblAuthors แล้วคลิกNext.

  • หน้าจอที่สองในวิซาร์ดจะถามว่าฟิลด์ใดมีข้อมูลที่ซ้ำกัน

  • โดยทั่วไปแล้วคุณจะไม่ได้ใช้ฟิลด์คีย์หลักของคุณเนื่องจากอีกครั้งเมื่อคุณกำหนดฟิลด์ใน Access เป็นคีย์หลัก Access จะไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลซ้ำ

  • เราจะดูฟิลด์อื่น ๆ หรือการรวมกันของฟิลด์

เราสามารถค้นหาด้วยนามสกุลหรือชื่อจริงและนามสกุลหรือคุณสามารถค้นหาตามที่อยู่หรือระบุหมายเลขโทรศัพท์หรือวันเกิดให้เจาะจงมากขึ้น

ตอนนี้ให้เราค้นหาด้วยชื่อนามสกุลและวันเกิดแล้วคลิก Next.

หน้าจอต่อไปนี้ในวิซาร์ดนี้จะถามถึงฟิลด์ที่เราต้องการให้แสดงในแบบสอบถามของเรา สำหรับสิ่งนี้ให้กดลูกศรสองครั้งช่องทั้งหมดจะย้ายไปยังพื้นที่เขตข้อมูลการสืบค้นเพิ่มเติมและจะเพิ่มลงในผลการสืบค้นของเรา

ให้เราคลิกเลย Next. จะนำเราไปยังหน้าจอสุดท้ายในตัวช่วยสร้างการสืบค้นนี้

ในหน้าจอต่อไปนี้ให้ป้อนว่าคุณต้องการตั้งชื่อแบบสอบถามของคุณอย่างไร

ตามค่าเริ่มต้นมันจะตั้งชื่อ find duplicates สำหรับบวก whatever the name of the object that you're querying. ในกรณีนี้,tblAuthorsแต่คุณสามารถตั้งชื่ออื่นได้เช่นกันแล้วคลิก finish.

ที่นี่ Access พบว่าอาจมีรายการซ้ำกันและนั่นจะเป็นผู้เขียน Jose Caline ซึ่งมีวันเกิดเดียวกันที่อยู่เดียวกันหมายเลขโทรศัพท์เดียวกัน แต่ AuthorID ต่างกัน

อันนี้เคยเข้ามาแล้วสองครั้งโดยบังเอิญ ตอนนี้เราได้เพิ่มฟิลด์ทั้งหมดลงในแบบสอบถามของเราแล้วเราสามารถไปและลบบันทึกได้ นอกจากนี้เราต้องแน่ใจว่าเราไม่มีระเบียนที่เกี่ยวข้องในตารางอื่น

เลือกระเบียนใด ๆ และเลือกลบดังในกล่องโต้ตอบต่อไปนี้

Access จะแจ้งให้คุณทราบว่า“ คุณกำลังจะลบหนึ่งระเบียน” คลิกใช่หากคุณต้องการดำเนินการต่อ

หากคุณต้องการดูว่าวิซาร์ดสร้างแบบสอบถามนี้อย่างไรให้ไปที่มุมมองออกแบบและดูว่ามีการเพิ่มอะไรลงในแบบสอบถามนี้บ้าง

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบนเรามีฟิลด์และเกณฑ์เฉพาะบางอย่างอยู่ใต้ฟิลด์ชื่อ

นี่คือวิธีที่วิซาร์ดนี้กำลังมองหาข้อมูลที่ซ้ำกัน เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหารายการที่ซ้ำกัน

ใน Access มีตัวช่วยอื่นที่มีประโยชน์มากนั่นคือ Find Unmatched Query Wizard. ตัวช่วยสร้างการค้นหาที่ไม่ตรงกันจะสร้างแบบสอบถามที่ค้นหาระเบียนหรือแถวในตารางหนึ่งที่ไม่มีระเบียนที่เกี่ยวข้องในตารางอื่น

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วว่าข้อมูลรวมเข้าด้วยกันในแบบสอบถามอย่างไรและแบบสอบถามส่วนใหญ่มองหาการจับคู่ระหว่างตารางสองตารางหรือมากกว่า

  • นี่คือการเข้าร่วมเริ่มต้นใน Access เช่นถ้าเราออกแบบคิวรีด้วยตารางสองตาราง tblCustomers และ tblOrdersและเข้าร่วมทั้งสองตารางด้วยรหัสลูกค้าแบบสอบถามนี้จะส่งคืนเฉพาะผลลัพธ์ที่ตรงกัน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือลูกค้าที่สั่งซื้อ

  • มีหลายครั้งที่เราไม่ต้องการเห็นการแข่งขันตัวอย่างเช่นเราอาจไม่ต้องการเห็นลูกค้าใด ๆ ในฐานข้อมูลของเรา - ลูกค้าที่ยังไม่ได้ทำการสั่งซื้อ

  • นี่คือสิ่งที่ค้นหาคำค้นหาที่ไม่ตรงกัน

มีการใช้งานอื่น ๆ ที่เป็นไปได้สำหรับแบบสอบถามประเภทนี้เช่นกัน

ในฐานข้อมูลของเราเราสามารถใช้เพื่อดูว่าผู้เขียนคนใดยังไม่ได้เขียนโครงการหรือคุณสามารถใช้เพื่อดูว่าพนักงานคนใดที่ยังไม่ได้รับสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพใด ๆ ตอนนี้ให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณซึ่งมีCustomers และ Ordersตาราง; ไปที่แท็บสร้างและคลิกที่ปุ่มตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม

เลือกไฟล์ Find Unmatched Query Wizard แล้วคลิก Ok.

ในสถานการณ์นี้เราจะมองหาลูกค้าที่ยังไม่ได้สั่งซื้อ ในหน้าจอแรกระบบจะถามว่าตารางหรือคิวรีใดมีระเบียนที่คุณต้องการในผลลัพธ์ของคิวรี

ตอนนี้เราต้องการรายชื่อลูกค้าจาก tblCustomers. เลือกตัวเลือกนั้นแล้วคลิกNext.

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณต้องระบุ which table or query contains the related records. กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณใช้ตารางใดเพื่อเปรียบเทียบกับตารางแรก สำหรับสิ่งนี้เราต้องหาคำสั่งซื้อที่ยังไม่ได้สั่งซื้อ เราจำเป็นต้องเลือกตารางที่มีข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อทั้งหมด -tblOrders. ตอนนี้คลิกNext.

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณต้องระบุว่าข้อมูลใดอยู่ในตารางทั้งสอง

  • โดยทั่วไปจะเป็นคีย์หลักคีย์ต่างประเทศฟิลด์หรือความสัมพันธ์
  • หากคุณมีความสัมพันธ์ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของคุณ Access จะเลือกและจับคู่ฟิลด์เหล่านั้นให้คุณ
  • แต่ถ้าคุณมีช่องอื่นที่สามารถรวมเข้าด้วยกันมีข้อมูลที่คล้ายกันคุณสามารถเลือกได้ที่นี่เช่นกัน

ที่นี่เราได้เลือก CustID โดยค่าเริ่มต้นทั้งในฟิลด์ใน 'tblCustomers' และฟิลด์ใน 'tblOrders' ตอนนี้คลิกNext.

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณสามารถเลือกและเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการให้แสดงในผลลัพธ์คิวรี

ตอนนี้ให้เราเลือกฟิลด์ที่มีอยู่ทั้งหมดและคลิกที่ลูกศรสองหัว สิ่งนี้จะย้ายไฟล์available fields ไปที่ selected fieldsพื้นที่. ตอนนี้คลิกNext.

หน้าจอสุดท้ายจะให้คุณเลือกชื่อสำหรับแบบสอบถามของคุณแล้วคลิก Finish.

เรามีลูกค้ารายหนึ่งที่ระบุว่าเป็นลูกค้าที่ยังไม่ได้สั่งซื้อกับเรา

คุณยังสามารถดูว่าแบบสอบถามนั้นสร้างขึ้นได้อย่างไร สำหรับสิ่งนี้คุณต้องกลับไปที่ไฟล์Design View.

ตัวช่วยสร้างนี้ได้สร้างไฟล์ Outer Join ระหว่าง tblCustomer และ tblOrders และไฟล์ Is Nullเกณฑ์ถูกเพิ่มไปยัง CustID จาก tblORders นี่คือการยกเว้นบางระเบียน ในกรณีนี้คือลูกค้าที่ทำการสั่งซื้อหรือผู้ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน tblOrders

แบบฟอร์มใน Access เป็นเหมือนกรณีแสดงผลในร้านค้าที่ช่วยให้ดูหรือรับรายการที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น เนื่องจากฟอร์มเป็นวัตถุที่คุณหรือผู้ใช้รายอื่นสามารถเพิ่มแก้ไขหรือแสดงข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณการออกแบบฟอร์มของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ มีหลายสิ่งที่คุณสามารถออกแบบได้อย่างชาญฉลาดด้วยแบบฟอร์มใน Microsoft Access คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มพื้นฐานได้สองประเภท -

  • แบบฟอร์มที่ผูกมัด
  • ฟอร์มหลุด

แบบฟอร์มที่ผูกมัด

ตอนนี้ให้เราเข้าใจสิ่งที่ Bound Forms เป็น -

  • แบบฟอร์มที่ผูกไว้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลพื้นฐานบางอย่างเช่นตารางคิวรีหรือคำสั่ง SQL
  • รูปแบบที่ผูกมัดคือสิ่งที่คนทั่วไปนึกถึงเมื่อคิดถึงจุดประสงค์ของแบบฟอร์ม
  • ต้องกรอกแบบฟอร์มหรือใช้เพื่อป้อนหรือแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูล
  • โดยทั่วไปตัวอย่างของแบบฟอร์มที่ถูกผูกไว้จะเป็นสิ่งที่ผู้ใช้ใช้ในการป้อนดูหรือแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูล

ฟอร์มหลุด

ให้เราดูฟอร์มหลุด -

  • แบบฟอร์มเหล่านี้ไม่ได้เชื่อมต่อกับเรกคอร์ดหรือแหล่งข้อมูลพื้นฐาน
  • รูปแบบที่ไม่ถูกผูกไว้อาจเป็นกล่องโต้ตอบสวิตช์บอร์ดหรือรูปแบบการนำทาง
  • กล่าวอีกนัยหนึ่งรูปแบบที่ไม่ถูกผูกไว้โดยทั่วไปจะใช้เพื่อนำทางหรือโต้ตอบกับฐานข้อมูลในปริมาณมากเมื่อเทียบกับข้อมูลเอง

ประเภทของ Bound Forms

มีแบบฟอร์มที่ถูกผูกไว้หลายประเภทที่คุณสามารถสร้างได้ใน Access ให้เราเข้าใจประเภท -

แบบฟอร์มรายการเดียว

นี่เป็นรายการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและเป็นที่ที่แสดงระเบียน - ทีละรายการ

แบบฟอร์มหลายรายการ

สิ่งนี้จะแสดงหลายระเบียนพร้อมกันจากแหล่งข้อมูลที่ถูกผูกไว้

แบบฟอร์มแยก

แบบฟอร์มแบ่งออกเป็นครึ่ง ๆ ทั้งในแนวตั้งหรือแนวนอน ครึ่งหนึ่งแสดงรายการหรือระเบียนเดียวและอีกครึ่งหนึ่งแสดงรายการหรือแสดงมุมมองแผ่นข้อมูลของระเบียนหลายรายการจากแหล่งข้อมูลที่อยู่เบื้องหลัง

การสร้างแบบฟอร์ม

มีสองสามวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างแบบฟอร์มใน Access สำหรับสิ่งนี้ให้เปิดฐานข้อมูลของคุณและไปที่ไฟล์Create tab. ในกลุ่มฟอร์มที่มุมขวาบนคุณจะเห็นปุ่มตัวช่วยสร้างฟอร์ม

คลิกที่ปุ่มนั้นเพื่อเปิดตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม

บนหน้าจอแรกในตัวช่วยสร้างนี้คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการแสดงบนฟอร์มของคุณและคุณสามารถเลือกจากเขตข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางหรือแบบสอบถาม

สมมติว่าเราต้องการเพียงแค่มีแบบฟอร์มด่วนที่เราจะใช้ในการป้อนข้อมูลสำหรับข้อมูลพนักงานของเรา

จาก Tables/Queries รายการแบบเลื่อนลงเลือก tblEmployeesตาราง. คลิกที่ลูกศรคู่เพื่อย้ายฟิลด์ทั้งหมดพร้อมกัน

ให้เราทิ้งมันไว้กับตารางเดียวแล้วคลิก Next.

หน้าจอต่อไปนี้ในตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มจะขอเค้าโครงที่เราต้องการสำหรับแบบฟอร์มของเรา เรามีcolumnar, tabular, datasheet and justifiedเค้าโครง เราจะเลือกเค้าโครงคอลัมน์ที่นี่แล้วคลิกNext.

ในหน้าจอต่อไปนี้เราต้องตั้งชื่อสำหรับแบบฟอร์มของเรา ให้เราโทรfrmEmployees.

เมื่อคุณตั้งชื่อแบบฟอร์มแล้วคุณสามารถเปิดแบบฟอร์มเพื่อดูว่าแบบฟอร์มนั้นมีลักษณะอย่างไรหรือคุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลลงในตารางของคุณได้ หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อปรับเปลี่ยนการออกแบบของฟอร์ม ให้เราเลือกตัวเลือกแรกเพื่อopen the form to view or enter information แล้วคลิก Finish.

ตอนนี้ดูภาพหน้าจอต่อไปนี้ นี่คือลักษณะของแบบฟอร์มของคุณ นี่คือรูปแบบรายการเดียวซึ่งหมายความว่าจะมีการแสดงระเบียนหนึ่งรายการในแต่ละครั้งและคุณจะเห็นปุ่มนำทางซึ่งจะบอกเราว่านี่กำลังแสดงบันทึก 1 จาก 9 หากคุณคลิกที่ปุ่มนั้นระบบจะย้าย ไปยังบันทึกถัดไป

หากคุณต้องการข้ามไปยังระเบียนสุดท้ายในรูปแบบนั้นหรือตารางนั้นคุณสามารถใช้ปุ่มที่อยู่ข้างลูกศรขวานั้นลูกศรที่มีเส้นตามหลังนั่นคือปุ่มบันทึกสุดท้าย หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่ให้ไปที่ส่วนท้ายของระเบียนนี้จากนั้นหลังจาก 9 ระเบียนคุณจะเห็นแบบฟอร์มเปล่าที่คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลของพนักงานใหม่ได้

นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งของวิธีสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizard ให้เราปิดแบบฟอร์มนี้แล้วไปที่แท็บสร้าง ตอนนี้เราจะสร้างแบบฟอร์มที่ซับซ้อนขึ้นเล็กน้อยโดยใช้ Wizard คลิกตัวช่วยสร้างฟอร์มและคราวนี้เราจะเลือกฟิลด์จากตารางสองตารางที่แตกต่างกัน

ใน Form Wizard นี้ให้เราเลือก tblProjects สำหรับ Tables/Queriesและเลือกฟิลด์ที่มีอยู่สองสามฟิลด์เช่น ProjectID, ProjectName, ProjectStart และ ProjectEnd ตอนนี้ฟิลด์เหล่านี้จะย้ายไปที่ฟิลด์ที่เลือก

ตอนนี้เลือก tblTasksสำหรับ Tables / Queries และส่งผ่าน TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate และ PercentComplete คลิกNext.

ที่นี่เราต้องการดึงข้อมูลจากออบเจ็กต์ต่าง ๆ สองสามชิ้น นอกจากนี้เรายังสามารถเลือกจากตัวเลือกว่าเราต้องการจัดเรียงแบบฟอร์มของเราอย่างไร หากเราต้องการสร้างแฟลตฟอร์มเราสามารถเลือกจัดเรียงโดยtblTasksซึ่งจะสร้างรูปแบบเดียวโดยมีฟิลด์ทั้งหมดวางในมุมมองแบบแบนดังที่แสดงด้านบน

อย่างไรก็ตามหากเราต้องการสร้างรูปแบบลำดับชั้นตามความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มนั้นเราสามารถเลือกจัดเรียงข้อมูลของเราตาม tblProjects

ในหน้าต่างด้านบนเรามีตัวเลือกในการรวมไฟล์ subform สำหรับ tblTasksหรือเราสามารถสร้างแบบฟอร์มที่เชื่อมโยงได้ แบบฟอร์มที่เชื่อมโยงนี้คือที่ tblProjects จะมีปุ่มที่จะเรียกใช้ฟอร์มที่สองนั้นซึ่งกรองไปยังโปรเจ็กต์ที่เราเลือกไว้ในแบบฟอร์มโปรเจ็กต์พื้นฐาน ให้เราเลือกไฟล์Form with subform(s)แล้วคลิก Next.

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณสามารถเลือกเค้าโครงสำหรับฟอร์มย่อยของคุณได้ มุมมองแผ่นข้อมูลจะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น มุมมองแผ่นข้อมูลคล้ายกับมุมมองตาราง ตอนนี้คลิกNext.

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณต้องระบุชื่อสำหรับแบบฟอร์มของคุณ ใส่ชื่อที่คุณต้องการแล้วคลิกFinish.

Access จะแสดงตัวอย่างว่าแบบฟอร์มของคุณมีลักษณะอย่างไร ด้านบนคุณมีตัวควบคุมในแบบฟอร์มหลักซึ่งมาจากไฟล์Projectsตาราง. เมื่อคุณลงไปคุณจะเห็นฟอร์มย่อย มันเหมือนกับฟอร์มภายในฟอร์ม

แบบฟอร์มหลายรายการ

คุณอาจต้องการสร้างแบบฟอร์มเฉพาะ สำหรับสิ่งนี้คุณสามารถคลิกที่ไฟล์More Forms เมนูแบบเลื่อนลง

จากเมนูคุณสามารถสร้างไฟล์ Multiple Items แบบฟอร์มก Datasheet แบบฟอร์มก Split แบบฟอร์มหรือแม้แต่ไฟล์ Modal Dialogแบบฟอร์ม. โดยทั่วไปจะเป็นรูปแบบที่ถูกผูกไว้ เลือกวัตถุที่คุณต้องการผูกไว้กับแบบฟอร์มนั้น สิ่งนี้ใช้ไม่ได้กับแบบฟอร์ม Modal Dialog

ในการสร้างฟอร์มประเภทนี้คุณจะต้องเลือกวัตถุในบานหน้าต่างนำทางก่อน ให้เราเลือกtblEmployees ที่นี่.

ดำเนินการต่อโดยคลิกที่ More Forms และ Multiple Items.

ขั้นตอนข้างต้นจะสร้างแบบฟอร์มหลายรายการเพิ่มเติมโดยแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมด

แบบฟอร์มแยก

แบบฟอร์มนี้แบ่งครึ่งเท่า ๆ กันทั้งแนวตั้งหรือแนวนอน ครึ่งหนึ่งแสดงรายการหรือระเบียนเดียวและอีกครึ่งหนึ่งแสดงรายการหรือมุมมองแผ่นข้อมูลของระเบียนหลายรายการจากแหล่งข้อมูลที่สำคัญ

ตอนนี้ให้เราเลือก tblEmployees ในบานหน้าต่างนำทางแล้วเปิด Createแท็บ เลือกSplit Form จากเมนู More Forms และคุณจะเห็นแบบฟอร์มต่อไปนี้ซึ่งแบ่งแบบฟอร์มในแนวตั้ง

เราได้เรียนรู้หลายวิธีในการสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลอย่างง่าย แม้ว่าแบบฟอร์มจะช่วยให้กระบวนการป้อนข้อมูลง่ายขึ้น สิ่งเหล่านี้อาจไม่ตอบสนองวัตถุประสงค์อื่น ๆ ที่คุณต้องการ อาจไม่น่าดึงดูดหรือใช้งานง่ายสำหรับสิ่งที่คุณตั้งใจไว้

  • ในการสร้างแบบฟอร์มสิ่งแรกที่คุณอาจต้องทำคือปรับขนาดหรือย้ายตัวควบคุมไปรอบ ๆ
  • คุณอาจต้องเพิ่มตัวควบคุมหรือเอาตัวควบคุมออก

ตอนนี้เราจะพูดถึงวิธีแก้ไขแบบฟอร์มของคุณด้วยวิธีง่ายๆ

การควบคุม

เป็นเพียงคำทั่วไปที่ใช้เพื่ออธิบายออบเจ็กต์ใด ๆ ในฟอร์มหรือรายงานที่แสดงข้อมูลดำเนินการหรือรายการที่ใช้สำหรับการตกแต่งเช่นเส้น กล่าวอีกนัยหนึ่งตัวควบคุมเป็นเพียงข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่วางอยู่บนฟอร์มหรือรายงาน

สิ่งต่อไปนี้ถือได้ว่าเป็นการควบคุม -

  • วัตถุเช่นป้ายชื่อ
  • กล่องข้อความที่ไม่ถูกผูกหรือผูกไว้ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหรือแก้ไขหรือคำนวณนิพจน์ได้
  • ปุ่มคำสั่งที่ดำเนินการเช่น Save, Open อีเมลหรือ Print และปุ่มเหล่านี้เรียกอีกอย่างว่าปุ่มควบคุม
  • เป็นเพียงคำทั่วไปสำหรับออบเจ็กต์ใด ๆ ในฟอร์มหรือรายงาน

ตอนนี้เราจะดูแง่มุมต่างๆของการสร้างแบบฟอร์มที่แสดงได้และทำความเข้าใจวิธีแก้ไขและแก้ไขแบบฟอร์ม ตอนนี้ให้เราเปิดแบบฟอร์มหลายรายการซึ่งจะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดจากtnlEmployees.

ดังที่คุณเห็นรายชื่อพนักงาน แต่ดูเหมือนไม่เป็นรายการที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากนัก การควบคุมของเรามีขนาดใหญ่เกินไป มีขนาดใหญ่เกินไปเว้นระยะห่างและไม่มีมุมมองรายการที่เป็นประโยชน์มากนัก

ในการแก้ไขลักษณะที่ปรากฏของตัวควบคุมของคุณในแบบฟอร์มนี้คุณมีสองมุมมองฟอร์มที่คุณสามารถใช้ได้ ในแท็บหน้าแรกคลิกView หล่นลง.

คุณมีมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบและทั้งสองมุมมองเหล่านี้ใช้เพื่อแก้ไขแบบฟอร์มของคุณ มุมมองแบบฟอร์มจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้น นี่คือมุมมองที่คุณจะใช้เพื่อโต้ตอบหรือแก้ไขแหล่งข้อมูลพื้นฐาน

ในการแก้ไขลักษณะของแบบฟอร์มเราต้องไปที่มุมมองเค้าโครงก่อน

เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้มุมมองเค้าโครงคุณจะเห็นชุดแท็บตามบริบทปรากฏขึ้น

ที่ด้านบนของ Access คุณจะเห็นพื้นที่ที่ทำเครื่องหมายไว้ Form Layout Tools ด้วยสามแท็บ - แท็บออกแบบแท็บจัดเรียงและแท็บรูปแบบและแต่ละแท็บเหล่านี้มีตัวเลือกที่แตกต่างกันสำหรับการจัดรูปแบบรูปลักษณ์หรือลักษณะที่ปรากฏของฟอร์ม

เมื่อคุณใช้เมาส์และคลิกที่ตัวควบคุมใด ๆ เหล่านี้คุณจะสังเกตเห็นว่า Access จะเน้นพื้นที่ที่กำหนดของแบบฟอร์มนั้นและการควบคุมทั้งหมดภายในพื้นที่นั้นจะแรเงาด้วยสีส้มอ่อนในขณะที่ตัวควบคุมจริงที่คุณเลือกจะมีสีเข้มกว่า ก่อนหน้านี้หรือมีขอบสีส้มเข้มบริเวณที่คุณคลิก

ที่นี่คุณสามารถปรับขนาดการควบคุมของคุณได้ตามที่คุณต้องการโดยคลิกและลากเมาส์เพื่อปรับขนาดความสูงหรือความกว้างหรือทั้งสองตัวควบคุมนั้น

ในรูปแบบเฉพาะนี้เมื่อคุณปรับขนาดตัวควบคุมเดียวคุณยังเปลี่ยนขนาดของตัวควบคุมที่เหลือในแบบฟอร์มของคุณซึ่งเป็นเพราะวิธีการจัดกลุ่มตัวควบคุมเหล่านี้ ตอนนี้ให้เราปรับฟิลด์ทั้งหมดตามที่คุณต้องการโดยใช้ฟังก์ชั่นคลิกและลากของเมาส์

นั่นเป็นวิธีที่รวดเร็ววิธีหนึ่งในการแก้ไขความสูงและความกว้างของตัวควบคุมในฟอร์มของคุณจากมุมมองเค้าโครงนี้

ธีม

ใน Access มีวิธีพื้นฐานบางประการในการจัดรูปแบบฟอร์มของคุณโดยใช้ธีมสีและรูปแบบฟอนต์ในตัวการกำหนดสีเติมและการแรเงาแถวอื่น ตอนนี้ให้เราเปิดfrmEmployees.

แบบฟอร์มที่ Access สร้างเป็นแบบธรรมดาและเรียบง่าย มีแถบสีฟ้าด้านบนและพื้นหลังสีขาว

หากคุณต้องการดูว่าคุณสามารถจัดรูปแบบฟอร์มเหล่านี้ได้อย่างไรคุณสามารถไปที่มุมมองออกแบบหรือมุมมองเค้าโครงและสำรวจตัวเลือกบางอย่างที่คุณมีบนแท็บออกแบบในพื้นที่ธีม

หากคุณคลิกที่แกลเลอรีแบบเลื่อนลงของธีมคุณจะมีธีมที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากมายให้ทดลองใช้ การวางเมาส์เหนือรายการใดรายการหนึ่งจะทำให้คุณเห็นตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆเช่นสีและขนาดแบบอักษรและแบบอักษรจริงที่ใช้ หากต้องการใช้สไตล์ใดสไตล์หนึ่งเพียงแค่คลิกเมาส์ของคุณแล้วคุณจะเห็นว่าลักษณะนั้นเป็นอย่างไร

หากคุณชอบธีม แต่ต้องการเปลี่ยนสีคุณสามารถปรับสีได้โดยกลับไปที่กลุ่มธีมบนแท็บออกแบบแล้วเลือกสีที่คุณชอบ คุณยังสามารถสร้างสีที่กำหนดเองเพื่อให้เข้ากับสีของ บริษัท ของคุณ

ในทำนองเดียวกันคุณยังมีชุดรูปแบบตัวอักษรให้เลือก คุณสามารถเลือกหนึ่งจากหลาย ๆ แบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าพร้อมกับ Office Suite หรือคุณสามารถปรับแต่งฟอนต์เหล่านั้นเลือกฟอนต์หัวเรื่องเฉพาะฟอนต์เนื้อหาและแม้แต่สร้างชื่อที่กำหนดเองสำหรับกลุ่มฟอนต์นั้นและบันทึก

ให้เรากลับไปที่ frmEmployees. ในแบบฟอร์มนี้คุณจะเห็นว่าทุกแถวทางเลือกจะแรเงาเป็นสีเทาอ่อน

ตัวเลือกการจัดรูปแบบเรียกว่า Alternate Row Color และหากคุณต้องการปรับเปลี่ยนในหลายรูปแบบให้ไปที่ไฟล์ Design View.

เลือกส่วนรายละเอียดนั้นจากนั้นไปที่แท็บรูปแบบและในกลุ่มพื้นหลังคุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับ Alternate Row Color. คุณสามารถเปลี่ยนสีสำหรับแถวอื่นได้ หากต้องการดูว่ามีลักษณะอย่างไรเพียงไปที่มุมมองแบบฟอร์มหรือมุมมองเค้าโครง

หากคุณไม่ต้องการแรเงาใด ๆ เลยคุณสามารถเลือกได้ No Color เป็นของคุณ Alternate Row Color และนั่นคือรูปลักษณ์แบบดั้งเดิมจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้า

Access มีตัวควบคุมการนำทางที่ทำให้ง่ายต่อการสลับระหว่างฟอร์มและรายงานต่างๆในฐานข้อมูลของคุณ รูปแบบการนำทางเป็นเพียงรูปแบบที่มีตัวควบคุมการนำทาง แบบฟอร์มการนำทางเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป

  • Microsoft Access มีคุณสมบัติหลายประการสำหรับการควบคุมวิธีที่ผู้ใช้นำทางฐานข้อมูล

  • เราได้ใช้บานหน้าต่างนำทางเพื่อนำทางไปยังวัตถุ Access ทั้งหมดที่เราสร้างขึ้นเช่นฟอร์มแบบสอบถามตาราง ฯลฯ

  • หากคุณต้องการสร้างโครงสร้างการนำทางของคุณเองและทำให้ผู้ใช้ค้นหาวัตถุเฉพาะที่ต้องการได้ง่ายขึ้นคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มการนำทางซึ่งเป็นรูปแบบที่ใช้ตัวควบคุมการนำทางเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้หรือดูฟอร์มและรายงานได้ จากภายในฟอร์มการนำทางหลักนั้น

ตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เรายกตัวอย่างง่ายๆที่เราจะสร้างแบบฟอร์มการนำทาง สำหรับสิ่งนี้ไปที่แท็บสร้าง ในกลุ่มฟอร์มคุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงการนำทางนี้

ในเมนูนี้คุณจะเห็นเค้าโครงต่างๆสำหรับวิธีจัดเรียงฟอร์มและรายงานของคุณที่คุณต้องการฝังลงในแบบฟอร์มการนำทางนี้

  • มีแท็บแนวนอนหนึ่งแท็บแนวตั้งโดยแท็บทั้งหมดจะจัดแนวไปทางซ้ายโดยมีเลย์เอาต์แท็บแนวตั้งที่แท็บทั้งหมดจัดแนวไปทางขวา

  • มีเค้าโครงแท็บแนวนอนที่มีสองระดับดังนั้นหากคุณมีวัตถุจำนวนมากที่คุณต้องการแสดงที่ด้านบนคุณสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ได้

  • คุณสามารถมีได้ทั้งแท็บแนวนอนและแท็บแนวตั้งโดยจัดชิดซ้ายหรือขวา

ในตัวอย่างต่อไปนี้เราจะใช้แท็บแนวนอนและแท็บแนวตั้ง ในการสร้างเค้าโครงนั้นหรือฟอร์มการนำทางนั้นให้คลิกที่มันจากนั้น Access จะสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูกไว้โดยมีตัวควบคุมการนำทางอยู่

ในการเพิ่มวัตถุลงในแบบฟอร์มการนำทางนี้วิธีที่ง่ายที่สุดคือผ่านมุมมองเค้าโครงของคุณเพียงลากและวางวัตถุไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้ปรากฏ

ตอนนี้ให้เราลาก frmProjects จากบานหน้าต่างนำทางและวางไว้บน [เพิ่มใหม่] ที่ด้านบน

ในทำนองเดียวกันลาก frmAuthers จากบานหน้าต่างนำทางและวางไว้ทางด้านซ้ายของปุ่มเพิ่มใหม่

ตอนนี้ให้เราเพิ่มแบบฟอร์มอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเช่น frmSubTasks, frmCurrentProjects เป็นต้น

ให้เราเพิ่มแท็บเพิ่มเติมที่ด้านบน ก่อนอื่นเราจะเพิ่มไฟล์frmEmployees แบบฟอร์ม.

ตอนนี้คุณจะเห็นว่าปุ่มโปรเจ็กต์อื่น ๆ ของคุณหายไปจากด้านซ้ายและนั่นเป็นเพราะปุ่มเหล่านี้ติดอยู่กับแท็บโครงการ ปุ่มทั้งหมดที่คุณดูทางด้านซ้ายจะเชื่อมโยงกับสิ่งที่คุณเลือกไว้ด้านบน เมื่อเลือกแท็บพนักงานแล้วให้เราลากข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานไปทางซ้าย

ตอนนี้เรามีข้อมูลโครงการในแท็บหนึ่งข้อมูลพนักงานอีกแท็บหนึ่ง ในทำนองเดียวกันคุณสามารถเพิ่มแท็บเพิ่มเติมได้ตามความต้องการของคุณ ดังที่คุณเห็นว่าชื่อของแท็บนั้นไม่เหมาะสมดังนั้นให้เราเริ่มเปลี่ยนชื่อแท็บเหล่านี้บางแท็บเพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น วิธีที่ง่ายที่สุดคือดับเบิลคลิกที่แท็บหรือปุ่มใดก็ได้ทางด้านซ้ายและเปลี่ยนชื่อตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

เมื่อคุณป้อนข้อมูลในรูปแบบใด ๆ การเลือกค่าจากรายการสามารถทำได้รวดเร็วและง่ายกว่าการจำค่าที่จะพิมพ์ รายการตัวเลือกยังช่วยให้แน่ใจว่าค่าที่ป้อนในฟิลด์นั้นเหมาะสม ตัวควบคุมรายการสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลที่มีอยู่หรือสามารถแสดงค่าคงที่ที่คุณป้อนเมื่อคุณสร้างตัวควบคุม ในบทนี้เราจะพูดถึงวิธีการสร้างกล่องคำสั่งผสมใน Access

กล่องคำสั่งผสม

กล่องคำสั่งผสมคือวัตถุหรือตัวควบคุมที่มีรายการแบบหล่นลงของค่าที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้

  • ตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมให้วิธีที่กะทัดรัดยิ่งขึ้นในการนำเสนอรายการตัวเลือก
  • รายการจะซ่อนอยู่จนกว่าคุณจะคลิกลูกศรแบบเลื่อนลง
  • กล่องคำสั่งผสมยังช่วยให้คุณสามารถป้อนค่าที่ไม่อยู่ในรายการได้
  • ด้วยวิธีนี้ตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมจะรวมคุณสมบัติของกล่องข้อความและกล่องรายการ

ตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เราเป็นตัวอย่างง่ายๆในการสร้างกล่องคำสั่งผสม เราได้สร้างแบบฟอร์มสำหรับพนักงานดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้เราต้องการสร้างกล่องคำสั่งผสมสำหรับประเภทโทรศัพท์เนื่องจากเราทราบว่าประเภทโทรศัพท์ควรเป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง Home, Cell หรือ Work. ข้อมูลนี้ควรมีอยู่ในรายการแบบเลื่อนลงและผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลนี้

ให้เราไปที่ไฟล์ Design Viewสำหรับแบบฟอร์มนี้ เลือกไฟล์Phone Type แล้วกดลบ

เมื่อลบช่องประเภทโทรศัพท์แล้วให้ไปที่แท็บออกแบบ

ตอนนี้ให้เราเลือก Use Control Wizards จากเมนูการควบคุมจากนั้นเลือกตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมจากเมนูดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้วาดกล่องคำสั่งผสมตามที่คุณต้องการและเมื่อคุณปล่อยเมาส์จากนั้นคุณจะเห็นกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกล่องคำสั่งผสม

ที่นี่คุณมีตัวเลือกต่างๆสำหรับข้อมูล ให้เราเลือก 2 ครั้งตัวเลือกนั้นเราจะเพิ่มค่าและคลิกถัดไป

ป้อนค่าที่คุณต้องการให้แสดงในรายการดรอปดาวน์แล้วคลิก Next.

คลิก Next อีกครั้ง.

ป้อนไฟล์ label สำหรับกล่องคำสั่งผสมของคุณแล้วคลิก Finish.

คุณจะเห็นว่ากล่องคำสั่งผสมถูกสร้างขึ้น แต่ไม่ได้อยู่ในแนวเดียวกันกับฟิลด์อื่น ให้เราทำก่อนโดยเลือกเขตข้อมูลทั้งหมดจากนั้นไปที่แท็บจัดเรียง

ทางด้านซ้ายคุณจะเห็นไฟล์ Stackedตัวเลือก คลิกปุ่มนี้

ตอนนี้คุณสามารถเห็นเขตข้อมูลที่จัดแนว

ในการทำให้ขนาดของแต่ละฟิลด์เท่ากันเรามีตัวเลือกที่แตกต่างกันให้เราคลิกปุ่มขนาด / Space

จากรายการดรอปดาวน์คลิก To Shortest.

ตอนนี้ไปที่ Form ดู.

ผู้ใช้สามารถเลือกตัวเลือกสำหรับประเภทโทรศัพท์ได้อย่างง่ายดาย

ในบทนี้เราจะกล่าวถึงมุมมอง SQL เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างแบบสอบถามในการออกแบบแบบสอบถาม Access จะสร้างคิวรี SQL ให้คุณโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ดึงข้อมูลจากตารางได้จริง หากต้องการดูว่าแบบสอบถามของคุณถูกสร้างขึ้นใน sql อย่างไรเมื่อคุณสร้างในการออกแบบแบบสอบถามให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณ

เลือกไฟล์ Query Design จาก Create และเพิ่ม tblEmployees ตาราง.

เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเห็นเป็นผลการค้นหาจากนั้นเรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถดูข้อมูลพนักงานทั้งหมดเป็นผลการค้นหา คุณได้เลือกเขตข้อมูลบางช่องในตารางแบบสอบถาม ในเวลาเดียวกัน MS Access ได้สร้าง SQL Query ด้วยผลลัพธ์ที่ได้รับจาก Query Grid ของคุณ

หากต้องการดู SQL ให้ไปที่แท็บหน้าแรก เลือกSQL View จากเมนูมุมมองและคุณจะเห็น SQL ของแบบสอบถามของคุณ

ตัวอย่าง

ต่อไปนี้เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งซึ่งเราจะเห็นโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่

ให้เราดำเนินการค้นหาของคุณ

หากต้องการดู SQL ให้เลือกมุมมอง SQL จากเมนูมุมมอง

คุณสามารถดูแบบสอบถาม SQL ที่ Access สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยดึงข้อมูลจากสองตาราง

เครื่องมือจัดรูปแบบที่มีประโยชน์อย่างยิ่งอย่างหนึ่งใน Access คือความสามารถในการนำไปใช้ Conditional Formattingเพื่อเน้นข้อมูลเฉพาะ ให้เรายกตัวอย่างง่ายๆของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ตัวอย่าง

ในตัวอย่างนี้เราจะใช้แบบฟอร์ม fSubCurrentProjects ในฐานข้อมูลของเรา

เรามีรายชื่อโครงการทั้งหมดในฐานข้อมูลนี้และเรายังมีฟิลด์ใหม่สองสามช่องเช่นไฟล์ On Time Status และ Number of Late Tasks. แบบฟอร์มนี้สร้างขึ้นจากแบบสอบถามอื่น

ในแบบสอบถามนี้เรามีการรวมระหว่างตารางและแบบสอบถามที่จะแสดงจำนวนวันที่ครบกำหนดหรือจำนวนโครงการที่มีงานที่ค้างชำระ นอกจากนี้เรายังมีฟิลด์จากการคำนวณที่นี่ซึ่งใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อตรวจสอบว่าจำนวนวันที่ครบกำหนดมากกว่าศูนย์หรือไม่ จากนั้นจะแสดงคำLate หากโครงการล่าช้าหรือ On Time หากโครงการเฉพาะนั้นไม่มีงานที่ค้างชำระ

ตัวอย่าง 1

ในตัวอย่างนี้เราจะใช้แบบฟอร์มด้านบนเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นข้อมูลเฉพาะบางส่วนได้อย่างไร ตอนนี้เราจะเน้นทุกโครงการเดียวที่กำลังดำเนินการล่าช้า ในการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับหนึ่งฟิลด์หรือมากกว่าหนึ่งฟิลด์เราจะต้องสลับไปที่มุมมองเค้าโครง

ตอนนี้เลือก On Time Status ฟิลด์

ตอนนี้ไปที่แท็บรูปแบบ

บนแท็บรูปแบบนั้นคุณจะเห็นกลุ่มที่เรียกว่าการจัดรูปแบบตัวควบคุมและปุ่มพิเศษสำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เราคลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ตอนนี้คุณจะเห็นตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและขณะนี้เราไม่มีกฎที่ใช้กับการควบคุมนี้ ให้เราสร้างกฎใหม่โดยคลิกที่ปุ่มกฎใหม่

ตอนนี้คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่ ก่อนอื่นเราจะระบุประเภทของกฎที่เราจะสร้างและที่นี่เรามีสองตัวเลือก ตัวเลือกแรกคือการcheck the values in the current record or to use an expressionและตัวเลือกที่สองคือ compare this record with the other records.

ตอนนี้เรามีเพียงหนึ่งในสองค่าในรูปแบบของเรา ตรงเวลาหรือคำว่าสายและมาจากข้อความค้นหาที่กำหนด ตอนนี้ให้เราเลือก "Field Value Is” จากกล่องคำสั่งผสมแรกจากนั้นเลือก“equal to” จากกล่องคำสั่งผสมที่สอง ตอนนี้พิมพ์คำว่า“Late” ในเครื่องหมายคำพูด

ตอนนี้เราสามารถตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของเราได้แล้วว่าเราต้องการให้ฟิลด์นี้มีลักษณะอย่างไรหากคำนั้น Lateปรากฏในฟิลด์นั้น ตอนนี้ให้เราเปลี่ยนสีตัวอักษรเป็นสีแดงและสร้างมันbold, italic และ underlineและนั่นคือกฎเงื่อนไขของเรา ให้เราคลิกเลยOk จากนั้นคลิก Applyและ Ok อีกครั้ง.

จะเห็นได้ว่าคำนั้น Lateได้รับการจัดรูปแบบแล้ว นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งของวิธีสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขขั้นพื้นฐาน

ตัวอย่าง 2

ให้เราใช้ตัวอย่างอื่น ที่นี่เราจะตั้งชื่อเรื่องหรือชื่อโครงการred และ bold, italic และ underline. เลือกตัวควบคุมชื่อโครงการบนแบบฟอร์มของคุณ

ตอนนี้เราจะกลับไปที่แท็บรูปแบบของเราและคลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและสร้างกฎใหม่สำหรับการควบคุมเฉพาะดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน

ที่นี่เราจะไม่ตรวจสอบค่าของฟิลด์ปัจจุบันที่เราเลือก แต่เราจะตรวจสอบกับฟิลด์อื่นในแบบฟอร์มนี้ เลือกExpression Is ในกล่องคำสั่งผสมแรกจากนั้นคลิกที่ปุ่ม ... ที่ท้ายภาพด้านบน

ในประเภทนิพจน์คุณมีทุกออบเจ็กต์เดียวที่อยู่ในแบบฟอร์มนี้ ดับเบิลคลิกที่CountofDueDate. สิ่งนี้จะส่งการอ้างอิงไปยังตัวควบคุมนั้นหรือฟิลด์นั้นไปยังตัวสร้างนิพจน์และเงื่อนไขของเราหากมีค่ามากกว่าศูนย์ ตอนนี้คลิกตกลง

ตอนนี้ให้เราคลิกตกลงจากนั้นคลิกใช้และตกลงอีกครั้ง

นั่นคือตัวอย่างของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขบนเขตข้อมูลตามค่าในเขตข้อมูลอื่น

ตัวอย่างที่ 3

ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างอื่นของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สมมติว่าเราต้องการดูว่าโครงการใดล่าช้ากว่าหรือมีงานล่าช้ามากกว่าโครงการล่าช้าอื่น ๆ เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คลิกที่ปุ่มกฎใหม่เพื่อสร้างกฎใหม่จากนั้นคลิกตกลงตามภาพหน้าจอด้านบน

ในกฎการจัดรูปแบบใหม่ตอนนี้เราจะเลือกประเภทกฎ“Compare to other records”. ให้เราเปลี่ยนไฟล์Bar color to red. เราต้องการให้แท่งที่สั้นที่สุดแสดงถึงค่าต่ำสุดและแท่งที่ยาวที่สุดเพื่อแทนค่าสูงสุด ตอนนี้ให้เราคลิกตกลงจากนั้นคลิกใช้และตกลงอีกครั้ง

ตอนนี้คุณสามารถเห็น Conditional Shading ที่ใช้ในภาพหน้าจอด้านบน ตอนนี้ให้เราไปที่มุมมองแบบฟอร์ม

ในบทนี้เราจะกล่าวถึง Controls and Propertiesมีอยู่ใน Access นอกจากนี้เรายังจะได้เรียนรู้วิธีเพิ่มการควบคุมลงในแบบฟอร์ม การควบคุมเป็นส่วนหนึ่งของฟอร์มหรือรายงานที่คุณใช้enter, edit, หรือ displayข้อมูล. การควบคุมช่วยให้คุณดูและทำงานกับข้อมูลในแอปพลิเคชันฐานข้อมูลของคุณ

  • ตัวควบคุมที่ใช้บ่อยที่สุดคือกล่องข้อความ แต่ตัวควบคุมอื่น ๆ ได้แก่ ปุ่มคำสั่งป้ายกำกับกล่องกาเครื่องหมายและตัวควบคุมฟอร์มย่อย / รายงานย่อย

  • มีประเภทและประเภทของการควบคุมที่แตกต่างกันที่คุณสามารถสร้างได้ แต่ทั้งหมดนี้จะจัดอยู่ในหมวดหมู่หนึ่งในสองประเภท - ผูกไว้หรือไม่ถูกผูกไว้

การควบคุมที่ถูกผูกไว้

ตอนนี้ให้เราเข้าใจว่า Bound Controls คืออะไร -

  • ตัวควบคุมแบบผูกคือตัวควบคุมที่เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลเฉพาะภายในฐานข้อมูลของคุณเช่นเขตข้อมูลและตารางหรือแบบสอบถาม
  • ค่าอาจเป็นข้อความวันที่ตัวเลขช่องทำเครื่องหมายรูปภาพหรือแม้แต่กราฟ
  • คุณใช้การควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าที่มาจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ

การควบคุมที่ไม่ถูกผูกมัด

ตอนนี้ให้เราเข้าใจว่าการควบคุมแบบหลุดโลกคืออะไร -

  • ในทางกลับกันการควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้จะไม่เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลและมีอยู่ในรูปแบบเท่านั้น
  • ซึ่งอาจเป็นข้อความรูปภาพหรือรูปร่างเช่นเส้นหรือสี่เหลี่ยม

ประเภทการควบคุม

คุณสามารถสร้างตัวควบคุมประเภทต่างๆใน Access ในที่นี้เราจะพูดถึงเรื่องทั่วไปบางอย่างเช่นกล่องข้อความป้ายกำกับปุ่มควบคุมแท็บเป็นต้น

กล่องข้อความ

  • โดยปกติสิ่งที่อยู่ในกล่องข้อความจะถูกผูกไว้ แต่ไม่เสมอไป

  • คุณสามารถใช้การควบคุมเหล่านี้เพื่อโต้ตอบกับข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลของคุณ แต่คุณยังสามารถมีกล่องข้อความที่ไม่ถูกผูกได้

  • ตัวควบคุมจากการคำนวณจะทำการคำนวณบางประเภทตามนิพจน์ที่คุณเขียนและข้อมูลนั้นจะไม่ถูกเก็บไว้ที่ใดในฐานข้อมูลของคุณ

  • คำนวณได้ทันทีและมีชีวิตอยู่ในรูปแบบเดียว

ป้ายกำกับ

  • ป้ายกำกับจะเป็นข้อความและไม่ถูกผูกไว้เสมอ
  • โดยปกติป้ายกำกับจะไม่เชื่อมต่อกับแหล่งที่มาใด ๆ ในฐานข้อมูลของคุณ
  • ป้ายกำกับใช้เพื่อติดป้ายกำกับตัวควบคุมอื่น ๆ บนฟอร์มของคุณเช่นกล่องข้อความ

ปุ่ม

  • นี่คือการควบคุมยอดนิยมอีกประเภทหนึ่ง ปุ่มคำสั่งเหล่านี้มักจะทำมาโครหรือโมดูล
  • โดยปกติปุ่มจะใช้เพื่อโต้ตอบกับข้อมูลหรือวัตถุภายในฐานข้อมูลของคุณ

การควบคุมแท็บ

  • ตัวควบคุมแท็บให้มุมมองแบบแท็บของตัวควบคุมหรือตัวควบคุมอื่น ๆ ในฟอร์มของคุณ
  • การเพิ่มแท็บลงในฟอร์มสามารถทำให้เป็นระเบียบและใช้งานง่ายขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าฟอร์มมีตัวควบคุมจำนวนมาก
  • ด้วยการวางการควบคุมที่เกี่ยวข้องบนหน้าที่แยกจากกันของตัวควบคุมแท็บคุณสามารถลดความยุ่งเหยิงและทำให้งานของคุณง่ายขึ้น

ไฮเปอร์ลิงก์

  • การเชื่อมโยงหลายมิติสร้างไฮเปอร์ลิงก์ในแบบฟอร์มของคุณไปยังสิ่งอื่น อาจเป็นหน้าเว็บหรือแม้แต่วัตถุอื่นหรือสถานที่ในฐานข้อมูลของคุณ

การควบคุมอื่น ๆ

ตอนนี้ให้เราดูการควบคุมอื่น ๆ -

  • คุณยังสามารถสร้างตัวควบคุมเว็บเบราว์เซอร์และตัวควบคุมการนำทางกลุ่มตัวแบ่งหน้ากล่องคำสั่งผสม

  • คุณสามารถสร้างแผนภูมิเส้นปุ่มสลับกล่องรายการสี่เหลี่ยมกล่องกาเครื่องหมายเฟรมออบเจ็กต์ที่ไม่ถูกผูกสิ่งที่แนบมาปุ่มตัวเลือกฟอร์มย่อยและรายงานย่อยกรอบวัตถุที่ถูกผูกไว้และแม้แต่วางรูปภาพในแบบฟอร์มของคุณ

ตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆของตัวควบคุมเหล่านี้โดยการสร้างฟอร์มเปล่าใหม่ ไปที่ไฟล์Create ในแท็บ forms กลุ่มและคลิกที่ Blank Form.

ขั้นตอนข้างต้นจะเปิดฟอร์มที่ไม่ถูกผูกไว้ซึ่งยังไม่ได้แนบกับรายการใด ๆ ในฐานข้อมูลของเรา

โดยค่าเริ่มต้นจะเปิดขึ้นในมุมมองเค้าโครงดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน

ตอนนี้ให้เราไปที่มุมมองออกแบบเพื่อเพิ่มเขตข้อมูล

บนแท็บออกแบบคลิกที่แผ่นคุณสมบัติ

ในแผ่นคุณสมบัติให้คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกแบบฟอร์มแล้วจากนั้นไปที่แท็บข้อมูล

บนแท็บข้อมูลคุณจะเห็นว่าแหล่งระเบียนว่างเปล่า สมมติว่าเราต้องการสร้างแบบฟอร์มที่จะเชื่อมโยงกับสองตารางที่แตกต่างกันในฐานข้อมูลของเรา ตอนนี้คลิกที่ปุ่ม ... มันจะเปิดตัวสร้างแบบสอบถามของตัวเองต่อไป

เลือกตารางที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดง คลิกที่ปุ่มเพิ่มจากนั้นปิดกล่องโต้ตอบนี้

ตอนนี้ให้เราเลือกฟิลด์ทั้งหมดจาก tblEmployees แล้วลากไปที่คิวรีกริดและเพิ่มฟิลด์ทั้งหมดจาก tblHRData ในทำนองเดียวกัน

ตอนนี้คลิกบันทึกเป็นและตั้งชื่อแบบสอบถามนี้

ให้เราโทร qryEmployeesData แล้วคลิก Ok จากนั้นปิดตัวสร้างแบบสอบถาม

ตอนนี้คุณสามารถดูแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนได้ ตอนนี้เราได้ผูกแบบฟอร์มนี้กับวัตถุในฐานข้อมูลของเราแล้วในกรณีนี้คือ qryEmployeesData ตอนนี้เราสามารถเริ่มต้นด้วยการเพิ่มตัวควบคุมบางตัวลงในแบบฟอร์มนี้และเพิ่มตัวควบคุมใด ๆ ไปที่แท็บออกแบบและดูตัวเลือกของคุณจากกลุ่มตัวควบคุม

จากเมนู Controls คุณจะเห็นว่า Use Control Wizard ถูกไฮไลต์ดังภาพหน้าจอด้านบน ปุ่มเล็ก ๆ นี้มีกล่องไฮไลต์อยู่รอบ ๆ โดยค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าตัวช่วยสร้างการควบคุมเปิดอยู่ นี่เป็นเหมือนสวิตช์สลับ เมื่อคุณคลิกที่สวิตช์สลับตัวช่วยสร้างจะปิด การคลิกอีกครั้งจะเป็นการเปิดวิซาร์ด

ตอนนี้ให้เราคลิกที่ป้ายกำกับแล้วลากป้ายนี้แล้วป้อนข้อมูลพนักงานจากนั้นไปที่แท็บรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

คุณสามารถเลือกใช้สไตล์ตัวหนาหรือเปลี่ยนขนาดฟอนต์ของข้อความภายในป้ายนั้นเป็นต้นตัวควบคุมนี้จะปรากฏในส่วนรายละเอียดของแบบฟอร์มของคุณ ควรวางตำแหน่งป้ายกำกับนี้ไว้ในส่วนส่วนหัวของฟอร์มซึ่งยังมองไม่เห็น

คลิกขวาที่ใดก็ได้ในพื้นหลังของแบบฟอร์มนั้นแล้วเลือก Form Header ดังภาพหน้าจอด้านบน

ย้ายตัวควบคุมนี้ไปยังพื้นที่ส่วนหัวของฟอร์ม ตอนนี้ให้เราสร้างการควบคุมอื่น ๆ จากแท็บออกแบบ ณ จุดนี้สมมติว่าเราต้องการกระจายฟิลด์ทั้งหมดของเราออกเป็นสองแท็บที่แตกต่างกัน

จากเมนูควบคุมคุณจะเห็นตัวควบคุมแท็บซึ่งจะสร้างแท็บในแบบฟอร์มของคุณ คลิกที่ตัวควบคุมแท็บและวาดลงในแบบฟอร์มของคุณในส่วนรายละเอียดดังภาพหน้าจอด้านบน

มันจะสร้างสองแท็บ - หน้า 2 และหน้า 3 เหมือนในภาพหน้าจอด้านบน

ให้เราเริ่มต้นด้วยการเพิ่มการควบคุมบางอย่างในการควบคุมแท็บนี้

หากเราต้องการดูข้อมูลบางอย่างที่เก็บไว้ในแบบสอบถามพื้นฐานของเราให้คลิกที่ไฟล์ Add Existing Fields ตัวเลือกจาก Ribbon ในกลุ่ม Tools เพื่อดูฟิลด์ที่มีอยู่ทั้งหมดจากแบบสอบถามพื้นฐานของเรา

หากต้องการนำฟิลด์ที่มีอยู่ไปยังเพจให้เลือกฟิลด์ทั้งหมดที่มีอยู่ในรายการฟิลด์ดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้ลากเขตข้อมูลไปยัง Page2 ของตัวควบคุมแท็บดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้ไปที่แท็บจัดเรียงแล้วเลือกไฟล์ Stacked เค้าโครง

ในหน้าที่สองตอนนี้ให้เราเพิ่มฟิลด์ที่เหลือจากแบบสอบถามนี้

คุณสามารถปรับเปลี่ยนขนาดและความกว้างของตัวควบคุมเหล่านี้เพื่อให้ออกมาเป็นแบบที่คุณชอบได้

เมื่อคุณจัดรูปแบบเสร็จแล้วให้คลิกที่ไฟล์ Save As ไอคอนเพื่อบันทึกแบบฟอร์มด้วยชื่อที่คุณต้องการ

คลิกตกลงและไปที่มุมมองแบบฟอร์มเพื่อดูข้อมูลทั้งหมดในแบบฟอร์มนั้น

การควบคุมแท็บทำให้การควบคุมหรือฟิลด์ของเราแตกออกเป็นสองหน้าจอเพื่อให้ดูและเพิ่มข้อมูลได้ง่ายขึ้น

ในบทนี้เราจะกล่าวถึงพื้นฐานของรายงานและวิธีสร้างรายงาน รายงานเสนอวิธีการดูจัดรูปแบบและสรุปข้อมูลในฐานข้อมูล Microsoft Access ของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายงานหมายเลขโทรศัพท์อย่างง่ายสำหรับผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณ

  • รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ดึงมาจากตารางหรือแบบสอบถามตลอดจนข้อมูลที่จัดเก็บพร้อมกับการออกแบบรายงานเช่นป้ายชื่อหัวเรื่องและกราฟิก

  • ตารางหรือแบบสอบถามที่ให้ข้อมูลพื้นฐานเรียกอีกอย่างว่าแหล่งระเบียนของรายงาน

  • ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมทั้งหมดมีอยู่ในตารางเดียวให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งระเบียน

  • หากเขตข้อมูลมีอยู่ในตารางมากกว่าหนึ่งตารางคุณต้องใช้แบบสอบถามอย่างน้อยหนึ่งรายการเป็นแหล่งระเบียน

ตัวอย่าง

ตอนนี้เราจะยกตัวอย่างง่ายๆเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการสร้างรายงานที่ง่ายมาก สำหรับสิ่งนี้เราต้องไปที่แท็บสร้าง

ก่อนที่จะคลิกปุ่มรายงานเพื่อสร้างรายงานพื้นฐานตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกคำค้นหาที่เหมาะสมแล้ว ในกรณีนี้,qryCurrentProjectsถูกเลือกในบานหน้าต่างนำทางของคุณ ตอนนี้คลิกที่ปุ่มรายงานซึ่งจะสร้างรายงานตามคำค้นหานั้น

คุณจะเห็นว่ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองเค้าโครง ซึ่งเป็นวิธีที่รวดเร็วในการปรับขนาดหรือความกว้างของช่องใด ๆ ของคุณที่คุณเห็นในรายงาน ตอนนี้ให้เราปรับความกว้างของคอลัมน์เพื่อให้ทุกอย่างพอดีในทางที่ดีขึ้น

เลื่อนลงและปรับตัวควบคุมหน้าที่ด้านล่าง

นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วมากในการสร้างรายงานที่เรียบง่าย คุณยังสามารถทำการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงเล็กน้อยจากมุมมองออกแบบรายงาน

  • รายงานประกอบด้วยส่วนต่างๆที่แตกต่างกันเช่นเดียวกับแบบฟอร์ม
  • คุณมีส่วนรายละเอียดซึ่งเป็นส่วนที่ข้อมูลทั้งหมดของคุณมีชีวิตอยู่เป็นส่วนใหญ่
  • คุณจะเห็นส่วนหัวของหน้าและส่วนท้ายของหน้า ซึ่งจะปรากฏที่ด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าในรายงานของคุณ

ตอนนี้ให้เราเปลี่ยนชื่อของรายงานและตั้งชื่ออื่น

คลิกที่ไอคอนบันทึกเพื่อบันทึกรายงานของคุณ

คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบด้านบน

ป้อนชื่อรายงานของคุณแล้วคลิกตกลง หากคุณต้องการดูว่ารายงานนี้จะมีลักษณะอย่างไรในตัวอย่างก่อนพิมพ์คุณสามารถกลับไปที่ปุ่มดูและคลิกที่ตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูว่ารายงานนี้จะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ลงบนกระดาษหรือในรูปแบบ PDF

คุณสามารถซูมเข้าหรือซูมออกได้โดยใช้เครื่องมือที่มุมล่างขวา คุณยังมีปุ่มบางปุ่มบนแท็บตัวอย่างก่อนพิมพ์ที่ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนเป็นตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในส่วนการซูมคุณมีมุมมองสำหรับหนึ่งหน้าสองหน้า หรือหากคุณมีรายงานที่ยาวกว่าคุณสามารถดูสี่หน้าพร้อมกันแปดหน้าหรือสิบสองหน้า คุณยังสามารถปรับสิ่งง่ายๆเช่นขนาดของกระดาษที่คุณใช้พิมพ์ระยะขอบสำหรับรายงานการวางแนวจำนวนคอลัมน์การตั้งค่าหน้ากระดาษเป็นต้นและนั่นคือวิธีที่คุณสามารถสร้างได้อย่างรวดเร็ว รายงานอย่างง่ายโดยใช้ปุ่มรายงานบนแท็บสร้าง

สร้างรายงานโดยใช้การออกแบบรายงาน

การออกแบบรายงานเป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างรายงานด่วนใน Access สำหรับสิ่งนี้เราต้องใช้ปุ่มมุมมองการออกแบบรายงานซึ่งเปรียบเสมือนปุ่มออกแบบฟอร์ม การดำเนินการนี้จะสร้างรายงานเปล่าและเปิดไปยังมุมมองออกแบบโดยตรงทำให้คุณสามารถเปลี่ยนแหล่งที่มาของตัวควบคุมและเพิ่มฟิลด์ลงในมุมมองออกแบบของรายงานได้โดยตรง

ให้เราไปที่แท็บสร้างแล้วคลิกที่ปุ่มออกแบบรายงาน

จะเปิดรายงานเปล่าหรือรายงานที่ไม่ถูกผูกซึ่งหมายความว่ารายงานนี้เชื่อมต่อกับไม่มีวัตถุอื่นในฐานข้อมูลของเรา

บนแท็บออกแบบในกลุ่มเครื่องมือให้เลือกแผ่นคุณสมบัติ ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างคุณสมบัติ

บนแท็บข้อมูลกำหนดแหล่งระเบียนให้กับรายงานนี้เพื่อเชื่อมต่อกับวัตถุฐานข้อมูลดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

เลือก qryLateProjects จากเมนูแบบเลื่อนลงและตอนนี้ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินการและเพิ่มฟิลด์บางฟิลด์ในรายงานนี้โดยคลิกที่ปุ่มเพิ่มรายการฟิลด์ที่มีอยู่บนแท็บออกแบบ

เลือกฟิลด์ตามภาพหน้าจอด้านบน

ลากเขตข้อมูลที่คุณรายงานตามภาพหน้าจอด้านบน ไปที่แท็บจัดเรียงและในกลุ่มตารางคุณมีสองตัวเลือกให้เลือก

มีเค้าโครงแบบเรียงซ้อนและเค้าโครงตารางซึ่งเป็นเค้าโครงที่คล้ายกับสเปรดชีตมาก ให้เราเลือกเค้าโครงตาราง

คุณจะเห็นว่ามันย้ายป้ายกำกับทั้งหมดขึ้นไปที่บริเวณส่วนหัวของหน้า ป้ายกำกับเหล่านี้จะปรากฏเพียงครั้งเดียวที่ด้านบนสุดของทุกหน้าและแบบสอบถามข้อมูลจะทำซ้ำสำหรับทุกระเบียนในส่วนรายละเอียด ตอนนี้คุณสามารถดำเนินการปรับเปลี่ยนบางอย่างเพื่อทำให้ฟิลด์ ProjectName ของคุณกว้างขึ้น

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบนมีช่องว่างมากมายระหว่างส่วนรายละเอียดและส่วนท้ายของหน้า

ให้เราลากส่วนท้ายของหน้าขึ้นเพื่อลดพื้นที่ดังภาพหน้าจอต่อไปนี้ ตอนนี้เราจะไปที่แท็บออกแบบแล้วคลิกที่ปุ่มมุมมองและเลือกมุมมองรายงาน

ตอนนี้คุณจะเห็นว่าชื่อโปรเจ็กต์บางชื่อยังไม่สมบูรณ์ คุณสามารถปรับได้ด้วยมุมมองออกแบบหรือคุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อทำเช่นนั้น

นั่นคือวิธีที่เราสร้างรายงานอย่างง่ายจากมุมมองออกแบบ

ในบทนี้เราจะเรียนรู้วิธีจัดรูปแบบรายงาน คุณจะพบว่ามีความคล้ายคลึงกันมากระหว่างการจัดรูปแบบรายงานและรูปแบบการจัดรูปแบบ แต่มีเครื่องมือและเทคนิคบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงสำหรับรายงาน ตอนนี้ให้เราพิจารณาแนวคิดของส่วนรายงานและการจัดกลุ่ม

สำหรับสิ่งนี้เราจำเป็นต้องเปิดรายงานที่เราสร้างขึ้นในบทสุดท้าย ที่นี่เราจะดูว่าข้อมูลบางส่วนแสดงในรายงานอย่างไร

ที่นี่เราจะเริ่มต้นด้วยส่วนรายงานและการจัดกลุ่ม

ตอนนี้ให้เราไปที่มุมมองออกแบบของรายงานนี้

คุณจะเห็นว่ามีให้ดูไม่มากนักและที่นี่จะมีเพียงส่วนหัวของหน้าส่วนรายละเอียดและส่วนท้ายของหน้าเท่านั้น คุณสามารถเพิ่มสองส่วนเพิ่มเติมได้อย่างง่ายดาย

คลิกขวาที่ใดก็ได้ในรายงานนั้นและคุณจะเห็นส่วนหัว / ส่วนท้ายของหน้าและส่วนหัว / ส่วนท้ายของรายงาน รายงานเฉพาะนี้ไม่มีส่วนหัว / ส่วนท้ายของรายงานที่มองเห็นได้ ให้เราเลือกตัวเลือกนั้นและกลับไปที่มุมมองรายงาน

คุณจะเห็นได้ว่ามันเพิ่มพื้นที่สีเล็กน้อยที่ด้านบนสุดของรายงาน ในมุมมองออกแบบให้ขยายพื้นที่นั้นโดยการวางเมาส์ที่ด้านบนสุดของตัวแบ่งส่วนหัวของหน้านั้นแล้วคลิกและลากลง สิ่งนี้จะเพิ่มพื้นที่เพิ่มเติมให้กับส่วนหัวของรายงาน

ในมุมมองรายงานตอนนี้คุณจะเห็นพื้นที่เพิ่มเติมที่ด้านบนสุดของรายงานดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ส่วนควบคุมส่วนหัวและส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏที่ด้านบนสุดของหน้าแรกของรายงานนั้น ส่วนท้ายของรายงานจะควบคุมสิ่งที่คุณเห็นในหน้าสุดท้ายที่ด้านล่างของรายงาน

ส่วนหัวและส่วนท้ายของรายงานแตกต่างจากส่วนหัวของหน้าและส่วนท้ายของหน้า สิ่งที่อยู่ในส่วนหัวของหน้าจะปรากฏที่ด้านบนสุดของทุกหน้า ในทำนองเดียวกันสิ่งที่อยู่ในส่วนท้ายของหน้าจะทำซ้ำที่ด้านล่างของทุกหน้า

ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มระดับการจัดกลุ่มเพิ่มเติมได้และในการทำเช่นนั้นคุณต้องแน่ใจว่าคุณได้เปิดการจัดเรียงกลุ่มและพื้นที่ทั้งหมดแล้ว

ในส่วนการจัดกลุ่มและผลรวมของแท็บออกแบบให้คลิกที่ปุ่มกลุ่มและจัดเรียงซึ่งจะเปิดพื้นที่กลุ่มเรียงลำดับและผลรวมที่ด้านล่างตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มกลุ่มเพิ่มเติมหรือจัดกลุ่มในการควบคุมใด ๆ ที่คุณมีในรายงานของคุณ ให้เราคลิกที่ Add a Group

ในภาพหน้าจอด้านบนคุณจะเห็นแหล่งที่มาของการควบคุมสำหรับรายงานที่มีชื่อโครงการชื่องานวันที่ครบกำหนดและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ ตอนนี้ให้เราบอกว่าเราต้องการจัดกลุ่มงานล่าช้าทั้งหมดของเราตามโครงการดังนั้นให้เลือกชื่อโครงการจากรายการ

ตอนนี้คุณจะเห็นระดับการจัดกลุ่มเพิ่มเติม ProjectName Headerเหนือส่วนรายละเอียดของคุณ แทนที่จะปรากฏชื่อโปรเจ็กต์ควบคู่ไปกับแต่ละงานที่ล่าช้าตอนนี้เราสามารถย้ายการควบคุมนี้ไปที่ส่วนหัวของชื่อโปรเจ็กต์นี้ได้ คุณสามารถเลือกจากนั้นกดCtrl + X บนแป้นพิมพ์ของคุณเพื่อตัดส่วนนั้นออกจากส่วนรายละเอียดนั้นแล้วคลิกที่ใดก็ได้ในพื้นหลังของส่วนหัวของชื่อโปรเจ็กต์นั้นจากนั้นกด Ctrl + V เพื่อวางการควบคุมนั้นในส่วนหัวของชื่อโปรเจ็กต์นั้น

ตอนนี้คุณสามารถไปที่มุมมองรายงานและดูการปรับเปลี่ยนเพื่อจัดกลุ่มสิ่งต่างๆในรายงานดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ทุกโครงการมีระดับเล็ก ๆ น้อย ๆ ในบรรทัดของตัวเองจากนั้นภายใต้พื้นที่นั้นคุณจะเห็นงานทั้งหมดที่ล่าช้าสำหรับโครงการข้างต้น เมื่อเปลี่ยนไปแล้วคุณสามารถดำเนินการและเริ่มจัดรูปแบบรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

หากคุณต้องการทำให้ชื่อโปรเจ็กต์ใหญ่ขึ้นให้ลากเส้นด้านล่างแล้วเปลี่ยนขนาดฟอนต์เป็น 20 ในแท็บรูปแบบ

คุณสามารถเพิ่มความกว้างของตัวควบคุมเพื่อให้ครอบคลุมความกว้างทั้งหมดของหน้า

ในการลบเส้นขอบรอบตัวควบคุมให้คลิกที่โครงร่างรูปร่างในแท็บรูปแบบดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

เลือกไฟล์ Transparent ตัวเลือก

ตอนนี้ให้เราไปที่มุมมองการออกแบบตามภาพหน้าจอต่อไปนี้

ปรับชื่องานทางด้านซ้ายของเพจตามภาพหน้าจอต่อไปนี้

ตอนนี้ให้เรานำข้อมูลจากส่วนหัวของหน้าไปยังไฟล์ ProjectName ส่วนหัวโดยใช้ Ctrl+X และ Ctrl+V.

ตอนนี้ให้เรากลับไปที่มุมมองรายงาน ตอนนี้คุณจะเห็นว่าป้ายกำกับปรากฏเหนือตัวควบคุมที่อธิบายไว้โดยตรง

หากสังเกตคุณจะเห็นว่าไม่มีช่องว่างระหว่างงานและชื่อโครงการถัดไป ควรมีช่องว่างเพิ่มเติมระหว่าง เพื่อที่เราจะต้องเพิ่มProjectName Footer.

ตอนนี้ไปที่มุมมองออกแบบ

ในพื้นที่กลุ่มการเรียงลำดับและผลรวมให้คลิกปุ่มเพิ่มเติมถัดจากชื่อโครงการ

ตอนนี้คุณจะพบตัวเลือกทั้งหมดสำหรับวิธีจัดกลุ่มและจัดเรียงตามชื่อโครงการดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ที่นี่เรามีทรัพย์สินที่เรียกว่า Without a Footer Section. ให้เราเปลี่ยนตัวเลือกนั้นโดยคลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ข้างคำนั้นWithout a Footer Section.

เปลี่ยนเป็น With a Footer Section.

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบนว่ามีการเพิ่มส่วนท้าย ProjectName ที่อยู่ใต้ส่วนรายละเอียด ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นส่วนท้ายของกลุ่มชื่อโปรเจ็กต์นั้น

ตอนนี้ให้เรากลับไปที่มุมมองรายงาน

หากต้องการลบการแรเงาหรือลักษณะของพื้นหลังสำหรับพื้นที่สลับกันทั้งในส่วนรายละเอียดและในพื้นที่ชื่อโครงการให้ไปที่มุมมองออกแบบอีกครั้ง

ให้เราเปลี่ยนส่วนรายละเอียดก่อนโดยคลิกที่ตัวแบ่งรายละเอียดจากนั้นเปิดแผ่นคุณสมบัติ

บนแท็บรูปแบบเปลี่ยนไฟล์ Alternate Back Color ถึง No Color ดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ในทำนองเดียวกันเปลี่ยนสีสำรองสำรองเป็นไม่มีสีสำหรับทั้งส่วนหัวชื่อโครงการและส่วนท้ายชื่อโครงการและไปที่มุมมองรายงาน

ตอนนี้คุณสามารถดูว่ารายงานมีลักษณะอย่างไร หากต้องการดูว่าข้อมูลของคุณจะพิมพ์ทีละหน้าอย่างไรให้เราไปที่ตัวอย่างก่อนพิมพ์

นี่คือลักษณะเมื่อคุณพิมพ์

ในบทนี้เราจะทำงานกับฟังก์ชันในตัว ใน Access มีฟังก์ชันในตัวเกือบร้อยฟังก์ชันและแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะครอบคลุมทุกฟังก์ชัน ในบทนี้เราจะพูดถึงโครงสร้างพื้นฐานไวยากรณ์และการใช้ฟังก์ชันที่เป็นที่นิยมมากขึ้นรวมถึงข้อผิดพลาดเพื่อให้คุณสามารถสำรวจฟังก์ชันอื่น ๆ ได้ด้วยตัวคุณเอง

ฟังก์ชั่น

ฟังก์ชันคือโพรซีเดอร์ VBA ที่ดำเนินการกับงานหรือการคำนวณและส่งกลับผลลัพธ์ โดยทั่วไปสามารถใช้ฟังก์ชันในแบบสอบถามได้ แต่ยังมีที่อื่น ๆ ที่คุณสามารถใช้ฟังก์ชันได้

  • คุณสามารถใช้ฟังก์ชันในคุณสมบัติตารางตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการระบุค่าเริ่มต้นสำหรับฟิลด์วันที่ / เวลาคุณสามารถใช้วันที่หรือ Now ฟังก์ชันเรียกข้อมูลวันที่ / เวลาปัจจุบันจากระบบของคุณและป้อนค่านั้นโดยอัตโนมัติ

  • คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันในนิพจน์เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณหรือใช้ฟังก์ชันภายในตัวควบคุมฟอร์มหรือรายงาน คุณสามารถใช้ฟังก์ชันได้แม้ในอาร์กิวเมนต์มาโคร

  • ฟังก์ชันสามารถทำได้ค่อนข้างง่ายโดยไม่ต้องมีการเรียกข้อมูลอื่นใดหรือเพียงอ้างอิงฟิลด์เดียวจากตารางหรือคิวรี

  • ในทางกลับกันพวกเขายังสามารถซับซ้อนได้โดยมีอาร์กิวเมนต์หลายตัวการอ้างอิงฟิลด์และแม้แต่ฟังก์ชันอื่น ๆ ที่ซ้อนอยู่ภายในฟังก์ชันอื่น

ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันในตัว

ฟังก์ชันวันที่และเวลา

ตอนนี้ให้เราเข้าใจฟังก์ชันวันที่และเวลา -

  • ฟังก์ชัน Date () ถูกออกแบบมาเพื่อส่งกลับวันที่ของระบบปัจจุบัน ฟังก์ชันนี้ไม่ต้องการอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันหรือข้อมูลเพิ่มเติม สิ่งที่คุณต้องทำคือเขียนชื่อของฟังก์ชันและวงเล็บเปิดและปิด

  • มีฟังก์ชันในตัวที่คล้ายกันมากสองฟังก์ชัน Time () และ Now ()

  • ฟังก์ชัน Time () จะคืนค่าเวลาของระบบปัจจุบันเท่านั้นและฟังก์ชัน Now () จะส่งคืนทั้งวันที่และเวลาของระบบปัจจุบัน

  • ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณต้องการติดตามหรือจัดเก็บหรือสืบค้นคุณมีฟังก์ชันในตัวที่ใช้งานง่ายสามฟังก์ชันเพื่อช่วยในงานนั้น

ให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณและสร้างแบบสอบถามใหม่โดยใช้การออกแบบแบบสอบถามและเพิ่ม tblProjects และ tblTasks

เพิ่ม ProjectName จาก tblProjects และ TaskTitle, StartDate และ DueDate จาก tblTasks และเรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถดูงานต่างๆทั้งหมดจากโครงการทั้งหมดได้แล้ว หากคุณต้องการดูงานโครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ ณ วันที่ของวันนี้เราจะต้องระบุเกณฑ์โดยใช้ไฟล์Date() ฟังก์ชั่นเพื่อดูโครงการที่เริ่มในหรือหลังวันที่ของวันนี้

ตอนนี้ให้เราระบุเกณฑ์ภายใต้ StartDate

เกณฑ์เริ่มต้นด้วยตัวดำเนินการ greater than symbolตามด้วย equal to symbol แล้ว Date Function.

เมื่อเราเรียกใช้แบบสอบถามนี้งานทั้งหมดจะเกิดขึ้นในวันนี้หรือในอนาคตตามภาพหน้าจอต่อไปนี้

นี่คือตัวอย่างของวิธีที่คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Date () เป็นเกณฑ์การสืบค้น

  • ตอนนี้ให้เราบอกว่าแบบสอบถามนี้ต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในแง่ของวันที่ที่จะเริ่มต้นในสัปดาห์นี้

  • เรามีงานสองสามอย่างที่เริ่มขึ้นในสัปดาห์นี้ซึ่งไม่ปรากฏในรายการปัจจุบันนี้เนื่องจากเกณฑ์ของเรา มันดูวันที่เริ่มต้นที่เท่ากับวันนี้หรือสูงกว่า

หากเราต้องการดูงานที่เริ่มในสัปดาห์นี้ซึ่งยังไม่เสร็จสมบูรณ์หรือควรจะเสร็จสิ้นในวันนี้ให้เรากลับไปที่มุมมองออกแบบ

เราจะเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในเกณฑ์เหล่านี้ที่นี่ อันที่จริงเราต้องการให้มันมากกว่าหรือเท่ากับวันนี้ลบเจ็ดวัน

หากเราพิมพ์ลบเจ็ดและเรียกใช้แบบสอบถามคุณจะเห็นงานที่เริ่มในสัปดาห์นี้เช่นกัน

DateDiff () ฟังก์ชัน

ฟังก์ชัน DateDiff () เป็นฟังก์ชันวันที่ / เวลาที่ได้รับความนิยมมาก ฟังก์ชัน DateDiff ส่งกลับตัวแปร (long) โดยระบุจำนวนช่วงเวลาระหว่างวันที่ระบุสองวัน กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือจะคำนวณความแตกต่างระหว่างวันที่สองวันและคุณสามารถเลือกช่วงเวลาที่ฟังก์ชันจะคำนวณความแตกต่างนั้นได้

ตอนนี้ให้เราบอกว่าเราต้องการคำนวณอายุผู้เขียนของเรา สำหรับสิ่งนี้อันดับแรกเราต้องสร้างแบบสอบถามใหม่และเพิ่มตารางผู้เขียนของเราจากนั้นเพิ่ม FirstName, LastName และฟิลด์ BirthDay

เราสามารถคำนวณอายุของผู้คนได้โดยการคำนวณความแตกต่างระหว่างวันเดือนปีเกิดหรือวันเกิดและวันใดของวันนี้

ให้เราลองใช้ฟังก์ชัน DateDiff ในฟิลด์ใหม่

ให้เราเรียกมันว่าอายุตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่แล้วเขียนฟังก์ชัน DateDiff

  • อาร์กิวเมนต์ฟังก์ชันแรกสำหรับฟังก์ชัน DateDiff คือช่วงเวลาดังนั้นให้พิมพ์ "yyyy"
  • อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันถัดไปคือวันที่แรกที่เราต้องการคำนวณโดยซึ่งในกรณีนี้จะเป็นฟิลด์วันเกิด
  • อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันที่สามคือวันที่ของวันนี้คืออะไร

ตอนนี้เรียกใช้แบบสอบถามของคุณและคุณจะเห็นฟิลด์ใหม่ซึ่งแสดงอายุของผู้เขียนแต่ละคน

รูปแบบ () ฟังก์ชัน

ฟังก์ชัน Format () ส่งคืนสตริงที่มีนิพจน์ที่จัดรูปแบบตามคำแนะนำที่มีอยู่ในนิพจน์รูปแบบ นี่คือรายการของรูปแบบที่ผู้ใช้กำหนดซึ่งสามารถใช้ได้ใน Format () function.ss

การตั้งค่า คำอธิบาย
ปปปป ปี
q ไตรมาส
เดือน
วันของปี
วัน
วันธรรมดา
ww สัปดาห์
ชั่วโมง
n นาที
เอส ประการที่สอง

ตอนนี้ให้เรากลับไปที่แบบสอบถามของคุณและเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมในแบบเดียวกันโดยใช้ฟังก์ชัน Format ()

พิมพ์ฟังก์ชัน Format อาร์กิวเมนต์ฟังก์ชันแรกจะเป็นนิพจน์ซึ่งสามารถเป็นได้เกือบทุกอย่าง ตอนนี้ให้เรามีฟิลด์วันเกิดเป็นสิ่งแรกและสิ่งต่อไปคือการเขียนรูปแบบของเรา ในกรณีนี้เราต้องการเดือนเดือนวันวัน เขียน "mmdd" ในเครื่องหมายคำพูดจากนั้นเรียกใช้แบบสอบถามของคุณ

ตอนนี้เอาวันที่จากช่องวันเกิด 4 คือเดือนและ 17 คือวัน

ให้เราเพิ่ม "mmm" และ "mmmm" แทน "mmdd" ในฟิลด์ถัดไปตามภาพหน้าจอต่อไปนี้

เรียกใช้แบบสอบถามของคุณและคุณจะเห็นผลลัพธ์ดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ในฟิลด์ถัดไปจะส่งคืนอักขระ 3 ตัวแรกจากชื่อเดือนสำหรับวันเกิดนั้นและในฟิลด์สุดท้ายคุณจะได้รับชื่อเต็มเดือน

หากต้องการดูเดือนที่ตามด้วยปีจากวันเกิดให้เราเพิ่ม "yyyy" ตามที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ให้เราเรียกใช้คำถามของคุณอีกครั้ง

ตอนนี้คุณจะเห็นเดือนตามด้วยลูกน้ำแล้วตามด้วยปี

IIf () ฟังก์ชัน

ฟังก์ชัน IIf () เป็นคำย่อของ“ Immediate If” และฟังก์ชันนี้จะประเมินนิพจน์ว่าเป็นจริงหรือเท็จและส่งคืนค่าสำหรับแต่ละค่า มีอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันมากถึงสามอาร์กิวเมนต์ซึ่งทั้งหมดนี้จำเป็น

  • อาร์กิวเมนต์แรกคือนิพจน์ใด ๆ ที่คุณต้องการประเมิน
  • อาร์กิวเมนต์ถัดไปหมายถึงส่วนที่แท้จริงซึ่งอาจเป็นค่าหรือนิพจน์ที่ส่งคืนหากนิพจน์แรกของคุณเป็นจริง
  • อาร์กิวเมนต์สุดท้ายคือสิ่งที่คุณต้องการส่งคืนหากนิพจน์ของคุณเป็นเท็จ

ตัวอย่าง

ให้เรายกตัวอย่างง่ายๆ เราจะสร้างแบบสอบถามใหม่โดยใช้การออกแบบแบบสอบถามและเพิ่มตาราง tblAuthors จากนั้นเพิ่มฟิลด์ต่อไปนี้

ตอนนี้คุณจะเห็นว่าเรามีสามฟิลด์ - FirstName, MiddleInitial, LastName และฟิลด์ที่ต่อกันนี้ซึ่งดึงทั้งสามฟิลด์เข้าด้วยกัน ให้เราเรียกใช้แบบสอบถามของคุณเพื่อดูผลลัพธ์ของการสืบค้นนี้

ตอนนี้คุณสามารถเห็นผลลัพธ์ของแบบสอบถามได้ แต่คุณจะสังเกตเห็นว่าบางระเบียนไม่มีค่าเริ่มต้นตรงกลาง ตัวอย่างเช่นระเบียน Joyce Dyer ไม่มีค่าเริ่มต้นตรงกลาง แต่ในช่องชื่อเต็มคุณจะเห็นช่วงเวลาที่ไม่จำเป็นต้องมี ดังนั้นกลับไปที่มุมมองออกแบบ ในที่นี้เราจะเชื่อมชื่อด้วยวิธีอื่นโดยใช้ฟังก์ชัน IIf

ให้เราเขียนชื่อในช่องอื่นเรียกว่า FullName1 จากนั้นพิมพ์ฟังก์ชัน IIf

  • อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันแรกสำหรับฟังก์ชันทันทีถ้าเป็นนิพจน์ของคุณ ในนิพจน์เราจะดูว่าฟิลด์เริ่มต้นตรงกลางว่างเปล่าหรือเป็นโมฆะ

  • ข้อโต้แย้งต่อไปคือส่วนที่แท้จริง ดังนั้นหากค่าเริ่มต้นตรงกลางเป็นโมฆะเราก็ต้องการแสดง FirstName และ LastName

  • ตอนนี้สำหรับส่วนเท็จของเรา - ถ้า MiddleInitial ไม่เป็นโมฆะเราจะต้องแสดง FirstName, MiddleInitial และ LastName

ให้เราดำเนินการค้นหาของคุณและคุณจะเห็นผลลัพธ์ดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ในบทนี้เราจะพูดถึงพื้นฐานของมาโครใน Access มาโครเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติและเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับฟอร์มรายงานและตัวควบคุมของคุณ

  • มาโครใน Access จะทำงานแตกต่างจาก Macros ใน Word หรือ Excel เล็กน้อยซึ่งคุณจะบันทึกการกดแป้นต่างๆเป็นหลักและเปิดดูในภายหลัง

  • Access Macros สร้างขึ้นจากชุดการดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าช่วยให้คุณทำงานทั่วไปโดยอัตโนมัติและเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับตัวควบคุมหรือวัตถุ

  • มาโครสามารถเป็นวัตถุแบบสแตนด์อโลนที่สามารถดูได้จากบานหน้าต่างนำทางหรือฝังลงในฟอร์มหรือรายงานโดยตรง เมื่อคุณสร้างวัตถุฐานข้อมูลเช่นตารางแบบฟอร์มและรายงานแล้ว Macros สามารถให้วิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการผูกวัตถุเหล่านั้นเข้าด้วยกันเพื่อสร้างแอปพลิเคชันฐานข้อมูลง่ายๆที่ทุกคนสามารถใช้หรือปรับเปลี่ยนได้โดยมีการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย

  • มาโครเป็นวิธีเรียกใช้คำสั่งโดยไม่จำเป็นต้องเขียนหรือแม้แต่รู้รหัส VBA และมีหลายอย่างที่คุณสามารถทำได้ด้วยมาโคร

การสร้างมาโคร

ให้เราเริ่มสร้าง Macro แบบธรรมดาที่เปิดฟอร์มเมื่อคลิกปุ่มคำสั่ง สำหรับสิ่งนี้เราจำเป็นต้องเปิดฐานข้อมูลของคุณและแบบฟอร์ม frmEmployeeData ซึ่งเราได้สร้างสองแท็บ

ในแบบฟอร์มนี้เราสามารถเพิ่มปุ่มเพื่อให้ผู้ใช้เปิดข้อมูลงานทั้งหมดได้

ตอนนี้ให้เราไปที่มุมมองออกแบบของแบบฟอร์มนี้และเพิ่มปุ่มจากเมนูตัวควบคุม เมื่อคุณปล่อยเมาส์คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างปุ่มคำสั่ง

มีสองวิธีในการสร้างแอคชั่นมาโคร แต่วิธีที่ง่ายที่สุดคือใช้ตัวช่วยสร้างปุ่มคำสั่ง

สำหรับการดำเนินการทั่วไปเช่นการเปิดแบบฟอร์มให้เลือกการดำเนินการแบบฟอร์มจากรายการประเภทจากนั้นเลือกเปิดแบบฟอร์มจากรายการการดำเนินการและคลิกถัดไปในภาพหน้าจอด้านบน

คุณต้องระบุว่าต้องการเปิดแบบฟอร์มใดด้วยปุ่มคำสั่ง ในตอนนี้ให้เราเลือกfrmJobs แล้วคลิก Next.

ในหน้าจอนี้เรามีสองตัวเลือกที่ทำได้ open the form and display a very specific recordหรือเราทำได้ open the form and show all the records. ให้เราเลือกตัวเลือกที่สองแล้วคลิกถัดไปตามภาพหน้าจอด้านบน

เราสามารถให้ปุ่มคำสั่งแสดงรูปภาพหรือคุณสามารถเลือกข้อความที่แสดง ที่นี่เราต้องการให้ข้อความ View Jobs แสดงและคลิก Next

ตอนนี้คุณสามารถตั้งชื่อที่มีความหมายให้กับปุ่มคำสั่งของคุณได้ตามภาพหน้าจอด้านบน สามารถใช้ในรหัสอื่นหรือมาโครอื่น ๆ ให้เราเรียกสิ่งนี้cmdViewJobs แล้วคลิก Finish.

ตอนนี้ไปที่มุมมองแบบฟอร์ม

ตอนนี้คุณจะเห็นปุ่มดูงานในแบบฟอร์มของคุณ ให้เราคลิกที่มัน

ตอนนี้คุณมีแบบฟอร์มเปิดอยู่ แต่คุณจะไม่สามารถดูข้อมูลใด ๆ ให้เรากลับไปที่มุมมองออกแบบฟอร์ม frmEmployeeData ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกปุ่มคำสั่งแล้วคลิกที่แท็บเหตุการณ์บนแผ่นคุณสมบัติ

เมื่อคลิกคุณจะเห็นมาโครฝังตัวที่สร้างโดยตัวช่วยสร้าง หากคุณต้องการแก้ไขมาโครนี้ให้คลิกที่ปุ่ม…เพื่อเปิดมาโครที่สร้างโดยวิซาร์ด

นี่คือ Macro Designer และทางด้านขวาคุณจะเห็น Action Catalog นี่คือที่ที่การกระทำทั้งหมดของคุณจะอยู่ในโฟลเดอร์ คุณมีตัวเลือกการป้อนข้อมูลการนำเข้า / ส่งออกข้อมูลและอื่น ๆ และทางด้านซ้ายในพื้นที่หลักคุณมีมาโครอื่น มีเพียงการกระทำเดียวและการคลิกที่การกระทำนั้นคุณสามารถดูคุณสมบัติอื่น ๆ สำหรับการกระทำนั้น ๆ

คุณจะเห็นชื่อแบบฟอร์มและคุณสามารถกดลูกศรแบบเลื่อนลงเพื่อดูแบบฟอร์มที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการดูฟอร์มนั้นคุณสามารถเปิดเป็นมุมมองฟอร์มมุมมองออกแบบดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ได้ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถใช้ชื่อตัวกรองหรือเงื่อนไข Where ที่นี่เราต้องการเปลี่ยน Data Mode เนื่องจาก frmJobs ถูกตั้งค่าเป็น Add Mode ซึ่งอนุญาตให้เพิ่มระเบียนใหม่เท่านั้น เราสามารถลบล้างสิ่งนี้ในมาโครนี้ได้โดยเปลี่ยนเป็นโหมดแก้ไข

ตอนนี้บันทึกมาโครของคุณแล้วปิดตัวออกแบบแมโครแล้วกลับไปที่มุมมองแบบฟอร์ม

ให้เราคลิกดูงานอีกครั้ง

ตอนนี้คุณจะเห็นว่ามันเปิดฟอร์ม frmJobs ของคุณและช่วยให้คุณสามารถเลื่อนดูงานที่มีอยู่ทั้งหมดในฐานข้อมูลของเราได้

ในบทนี้เราจะพูดถึงการนำเข้าข้อมูลใน Access และประเภทของข้อมูลที่คุณสามารถนำเข้าโดยใช้ Access โดยปกติข้อมูลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์และตำแหน่งต่างๆซึ่งทำให้ยากที่จะรับและใช้งาน ถ้าคุณมีข้อมูลในสเปรดชีตรายการ SharePoint หรือรูปแบบอื่น ๆ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access ได้โดยใช้ขั้นตอนเพียงไม่กี่ขั้นตอนทำให้สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้นใน Access

  • โดยทั่วไปคำสั่ง Save As จะใช้เพื่อบันทึกเอกสารในรูปแบบอื่นเพื่อให้คุณสามารถเปิดในโปรแกรมอื่นได้

  • ใน Access คุณไม่สามารถใช้คำสั่งบันทึกเป็นในลักษณะเดียวกันคุณสามารถบันทึกวัตถุ Access เป็นวัตถุ Access อื่น ๆ ได้ แต่คุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access เป็นไฟล์สเปรดชีตได้

  • หากต้องการบันทึกการเข้าถึงเป็นไฟล์สเปรดชีตคุณจะต้องใช้คุณสมบัติการนำเข้าบนแท็บข้อมูลภายนอก

การเข้าถึงข้อมูลประเภทต่างๆสามารถนำเข้าได้

หากต้องการทำความเข้าใจประเภทของข้อมูลที่คุณสามารถนำเข้าในข้อมูล Access ให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณและไปที่แท็บข้อมูลภายนอก

ในกลุ่มการนำเข้าและลิงก์คุณจะเห็นตัวเลือกประเภทต่างๆที่พร้อมใช้งานสำหรับการนำเข้าข้อมูลใน Access ต่อไปนี้เป็นรูปแบบการนำเข้าข้อมูลที่ใช้บ่อยที่สุด

  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Office Access
  • ฐานข้อมูล ODBC (ตัวอย่างเช่น SQL Server)
  • ไฟล์ข้อความ (ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่)
  • ไฟล์ XML

ตัวอย่าง

ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆของการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel นี่คือข้อมูลในไฟล์ Access

ในการนำเข้าข้อมูลใน Access อันดับแรกเราต้องเปิดฐานข้อมูล Access จากนั้นไปที่แท็บข้อมูลภายนอกดังภาพหน้าจอต่อไปนี้

ในกลุ่มนำเข้าและลิงก์คุณจะเห็นตัวเลือก Excel ให้เราคลิกที่ตัวเลือกนั้น

เรียกดูไฟล์ Excel ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลจากนั้นเรามีตัวเลือกต่างๆในการจัดเก็บข้อมูล ให้เราเลือกตัวเลือกแรกแล้วคลิกตกลง

คุณจะเห็นตัวอย่างข้อมูลของคุณที่นี่ ตอนนี้คลิกถัดไป

ในการแสดงตัวอย่างตอนนี้คุณจะเห็นว่าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ให้เราทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายแล้วคลิกถัดไป

ตอนนี้คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถตั้งค่าประเภทข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ / เขตข้อมูล หากคุณไม่ต้องการนำเข้าฟิลด์ใด ๆ ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่าห้ามนำเข้าฟิลด์ เมื่อคุณทำฟิลด์ FirstName เสร็จแล้วให้คลิกที่ฟิลด์ MiddleInitial

ตอนนี้ให้เราผ่านฟิลด์ทั้งหมดแล้วคลิกถัดไป

ตัวเลือกต่างๆสำหรับคีย์หลักมีดังนี้ ให้เราเลือกตัวเลือกแรกแล้วคลิกถัดไป

ในกล่องโต้ตอบสุดท้ายคุณสามารถป้อนชื่อตารางที่คุณต้องการแล้วคลิกเสร็จสิ้น

หากคุณต้องการบันทึกขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมดให้เลือกช่องทำเครื่องหมายและปิดกล่องโต้ตอบ

ให้เราไปที่บานหน้าต่างนำทาง คุณจะเห็นตารางใหม่ถูกเพิ่มที่นี่และเมื่อคุณเปิดตารางที่เพิ่มใหม่คุณจะเห็นข้อมูลทั้งหมดของคุณใน Access

ตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เราดูตัวอย่างอื่นของการนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ให้เราไปที่แท็บภายนอกอีกครั้ง

ในกลุ่มนำเข้าและเชื่อมโยงคลิกที่ตัวเลือกการเข้าถึง

เรียกดูฐานข้อมูล Access ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลจากนั้นเลือกตัวเลือกแรกซึ่งระบุว่านำเข้าตารางแบบสอบถามฟอร์ม ฯลฯ ตอนนี้คลิกตกลง

ในกล่องโต้ตอบด้านบนคุณจะเห็นแท็บต่างๆสำหรับตารางแบบสอบถามฟอร์มและอื่น ๆ ซึ่งคุณสามารถเลือกประเภทข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าได้

ให้เราไปที่ Reportsและเลือกรายงานที่คุณต้องการนำเข้า คุณยังสามารถเลือกข้อมูลทั้งหมดได้โดยคลิกที่ไฟล์Select Allปุ่ม. ให้เราเลือกProjects แล้วคลิก Ok.

ตอนนี้ปิดกล่องโต้ตอบ ในบานหน้าต่างนำทางคุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มรายงานใหม่ ให้เราเปิดรายงานนี้และคุณจะเห็นข้อมูลทั้งหมดในรายงานนั้น

ในบทนี้เราจะเข้าใจวิธีการส่งออกข้อมูลจาก Access การส่งออกข้อมูลเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับการนำเข้าข้อมูล ในการนำเข้าข้อมูลเรานำข้อมูลจากรูปแบบอื่นใน Access ขณะที่ในการส่งออกเราจะบันทึกข้อมูลในรูปแบบอื่น

เพื่อทำความเข้าใจประเภทของข้อมูลที่คุณสามารถส่งออกจากข้อมูล Access ให้เราเปิดฐานข้อมูลของคุณและไปที่แท็บข้อมูลภายนอก

ในกลุ่มการส่งออกคุณจะเห็นตัวเลือกประเภทต่างๆสำหรับการส่งออกข้อมูลจาก Access ต่อไปนี้เป็นรูปแบบการส่งออกข้อมูลที่ใช้บ่อยที่สุด -

  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Office Access
  • ฐานข้อมูล ODBC (ตัวอย่างเช่น SQL Server)
  • ไฟล์ข้อความ (ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่)
  • ไฟล์ XML

ตัวอย่าง

ให้เราดูตัวอย่างง่ายๆของการส่งออกข้อมูลจาก Access เปิดฐานข้อมูลของคุณที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล ในบานหน้าต่างนำทางเลือกวัตถุที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากตารางแบบสอบถามฟอร์มและวัตถุรายงานเป็นต้นให้เราเลือก qryAllProjects จากนั้นไปที่แท็บข้อมูลภายนอก

บนแท็บข้อมูลภายนอกให้คลิกประเภทข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกไป ตัวอย่างเช่นหากต้องการส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่ Microsoft Excel สามารถเปิดได้ให้คลิก Excel

Access เริ่มตัวช่วยสร้างการส่งออก ในวิซาร์ดคุณสามารถตั้งค่าข้อมูลเช่นชื่อไฟล์ปลายทางและรูปแบบรวมถึงการจัดรูปแบบและเค้าโครงที่บันทึกที่จะส่งออก เมื่อคุณกรอกข้อมูลที่จำเป็นเรียบร้อยแล้วให้คลิกตกลง

ในหน้าจอของตัวช่วยสร้างนี้ Access มักจะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการส่งออกหรือไม่ หากคุณคิดว่าจะต้องดำเนินการแบบเดิมซ้ำ ๆ ให้เลือกไฟล์Save export steps กล่องกาเครื่องหมายและปิดกล่องโต้ตอบ

ไฟล์ Excel ต่อไปนี้จะเปิดขึ้น

ตอนนี้ให้เราสมมติว่าคุณต้องการส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ข้อความบนแท็บข้อมูลภายนอกคลิกที่ไฟล์ข้อความ

ระบุตัวเลือกการส่งออกแล้วคลิกตกลง คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบเข้ารหัสซึ่งเราต้องการส่งออกข้อมูลในการเข้ารหัสเริ่มต้น

เลือกตัวเลือกแรกแล้วคลิกตกลง

ในหน้าจอของวิซาร์ดนี้ Access มักจะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการส่งออกหรือไม่ หากคุณคิดว่าจะต้องดำเนินการแบบเดิมซ้ำ ๆ ให้เลือกไฟล์Save export steps กล่องกาเครื่องหมายและปิดกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้คุณจะเห็นว่าไฟล์ข้อความเปิดอยู่

ในทำนองเดียวกันคุณสามารถสำรวจตัวเลือกอื่น ๆ ได้เช่นกัน ดังนั้นขอแนะนำอย่างยิ่งให้เล่นกับคุณสมบัติการนำเข้าอื่น ๆ ด้วย