Microsoft Visio - Kuruluş Şeması Sihirbazını Kullanma

Şekiller bölmesinde farklı şekiller kullanarak kuruluş şemasını el ile oluşturabilseniz de, Visio ayrıca kuruluşunuzla ilgili bilgileri harici bir kaynaktan içeri aktarmanın otomatik bir yolunu da sağlar. Bu bölümde, bir Excel elektronik tablosundaki bilgilerden veri aktarmayı inceleyeceğiz.

Bir Excel Elektronik Tablosunda Bilgi Oluşturma

Bir Excel elektronik tablosu oluşturun veya başlık satırında kuruluş şeması oluşturmaya giden bazı önemli bilgileri içeren var olanı kullanın. Önemli bilgiler Çalışan, Unvan, Yönetici ve Departmanı içerir. Çalışan ve Yönetici alanları zorunludur ve diğerleri isteğe bağlıdır.

Ek olarak, belirli bir çalışan için kullanılacak tam şekli gösteren Master_Shape adlı bir alanı da dahil edebilirsiniz. Visio'nun çalışana belirli bir şekil ataması için Master_Shape adının olduğu gibi kullanılması gerektiğini unutmayın.

Kuruluş Şeması Sihirbazını Başlatma

Organizasyon Şeması sihirbazını başlatmanın iki yolu vardır. İlk yöntem, Yeni menüsündeki Şablonlar bölümünden Organizasyon Şeması Sihirbazını kullanmayı içerir.

Diğer yöntem, zaten bir kuruluş şeması oluşturduysanız, Şeritteki Kuruluş Şeması sekmesindeki Kuruluş Verileri bölümündeki İçe Aktar komutunu kullanmaktır.

Kuruluş şemasındaki tüm sayfalara taşımak için arka plan biçimlendirmesine ihtiyacınız varsa ikinci yöntem önerilir. İlk yöntem gerekli tüm sayfaları oluşturur, ancak her sayfayı ayrı ayrı biçimlendirmeniz gerekir; bu, kuruluşunuz büyükse sıkıcı olabilir.

Her iki durumda da, organizasyon şemanızın özelliklerini belirleyebileceğiniz Organizasyon Şeması Sihirbazı görünür.

Organizasyon Şeması Sihirbazını Kullanma

Organizasyon Şeması Sihirbazının ilk ekranı, bir dosyadan mevcut bilgileri seçme veya bilgileri manuel olarak girme seçeneği sunar. Bu örnek için ilk seçeneği seçeceğiz. Sihirbazda sonraki ekrana ilerlemek için İleri'yi tıklayın.

Aşağıdaki ekranda organizasyon bilgilerinin saklandığı kaynağı seçebilirsiniz. Bir Microsoft Exchange Sunucusundaki bir konum, yerel bir metin, CSV veya Excel dosyası veya ODBC uyumlu bir veri kaynağı olabilir. İkinci seçeneği seçin ve İleri'ye tıklayın.

Şimdi, Excel dosyasının konumunu veya yolunu girin ve İleri'yi tıklayın.

Bu ekranda, Ad alanı açılır menüsünde, çalışanın adını içeren Excel elektronik tablosundaki alanı seçin. Raporlar alanı açılır listesinde, Excel elektronik tablosunda raporlama yöneticisini gösteren alanı seçin. Ad ve adlar farklı alanlarda ise, Ad açılır menüsünde çalışanın adını içeren alanı belirtin.

Visio, çalışanın tam adını oluşturmak için ad ve ad alanlarını birleştirecektir. Devam etmek için İleri'yi tıklayın.

Veri Dosyası Sütunları kutusu, Excel dosyasının başlığında bulunan tüm veri alanlarını listeler. Görüntülenen Alanlar bölümünde görüntülenmesi gereken alanları, gerekli alanları seçerek ve ardından Ekle'ye tıklayarak seçebilirsiniz. İstenen alanlar eklendikten sonra İleri'yi tıklayın.

Sonraki ekranda şekil verilerinin temel alması gereken alanları seçebilirsiniz. Şekil veri alanları önceki adımda seçilen alanlara benzer olacaktır, bu nedenle çoğu durumda bu şekilde bırakabilirsiniz. Ayrıca gerekirse ek alanlar da ekleyebilirsiniz.

Aşağıdaki ekranda, çalışanların resimlerini eklemeyi seçebilirsiniz. Çalışan isimleriyle aynı formattaki resimleri etiketlediyseniz, tüm çalışanların resimlerini içeren klasörün konumuna işaret edebilirsiniz. Veya herhangi bir resim eklememeyi seçebilirsiniz.

Bu ekranda, birçok sayfaya yayılmış çok sayıda çalışan varsa, bir sayfada kuruluş bilgilerinin ne kadarının görüntülenebileceğini seçebilirsiniz. Ayrıca Visio'nun kuruluş şemasını sayfalara otomatik olarak bölmesine izin verebilirsiniz. Çalışan şekillerini sayfalar arasında köprü oluşturduğundan ve çalışan şekillerini sayfalar arasında eşitle seçeneğinin seçildiğinden emin olun. Son olarak organizasyon şemasını oluşturmak için Bitir'i tıklayın.

Bitir'e tıkladıktan sonra, Visio Excel elektronik tablosundaki bilgileri işlemeye başlayacak ve sihirbazda belirtilen parametrelere göre kuruluş şemasını oluşturacaktır. Oluşturma durumunu gösteren bir ilerleme göstergesi göreceksiniz.