Giao tiếp hiệu quả - Quy trình

Quá trình liên lạc đề cập đến việc truyền hoặc chuyển thông tin hoặc thông điệp từ người gửi thông qua một kênh đã chọn đến người nhận vượt qua các rào cản ảnh hưởng đến tốc độ của nó.

Quá trình giao tiếp là một chu kỳ vì nó bắt đầu với người gửi và kết thúc với người gửi dưới dạng phản hồi. Nó diễn ra từ trên xuống, xuống dưới và theo chiều ngang trong toàn bộ tổ chức.

Quá trình giao tiếp như vậy phải là sự tương tác liên tục và năng động, vừa ảnh hưởng vừa chịu tác động của nhiều biến số.

Quá trình giao tiếp bao gồm các bước nhất định mà mỗi bước tạo nên yếu tố cần thiết của một cuộc giao tiếp hiệu quả.

Sau đây là phân tích ngắn gọn về các bước quan trọng của quá trình giao tiếp.

Các yếu tố khác nhau trong quá trình giao tiếp

Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về các yếu tố khác nhau trong quá trình giao tiếp.

Người gửi

Nền tảng của quá trình giao tiếp là do người truyền hoặc gửi thông điệp đặt ra. Anh ta là người gửi thông điệp có thể là một suy nghĩ, ý tưởng, một bức tranh, biểu tượng, báo cáo hoặc một mệnh lệnh và tư thế, cử chỉ, thậm chí là một nụ cười nhất thời. Do đó, người gửi là người khởi xướng thông điệp cần được truyền đi. Sau khi tạo ra ý tưởng, thông tin, v.v., người gửi mã hóa nó theo cách mà người nhận có thể hiểu rõ.

Thông điệp

Thông điệp được hiểu là thông tin được chuyển tải bằng lời nói như trong bài phát biểu và viết, dấu hiệu, hình ảnh hoặc biểu tượng tùy thuộc vào tình huống và bản chất và tầm quan trọng của thông tin muốn được gửi đi. Thông điệp là trung tâm của giao tiếp. Đó là nội dung mà người gửi muốn truyền tải cho người nhận. Nó có thể bằng lời nói cả viết và nói; hoặc phi ngôn ngữ, tức là hình ảnh hoặc tượng trưng, ​​v.v.

Mã hóa

Mã hóa là đưa thông điệp được nhắm mục tiêu vào phương tiện thích hợp có thể bằng lời nói hoặc không lời tùy thuộc vào tình huống, thời gian, không gian và bản chất của thông điệp được gửi đi. Người gửi đưa thông điệp vào một chuỗi ký hiệu, hình ảnh hoặc từ ngữ sẽ được truyền đạt đến người nhận dự định. Mã hóa là một bước quan trọng trong quá trình giao tiếp vì mã hóa sai và không phù hợp có thể đánh bại mục đích thực sự của quá trình giao tiếp.

Kênh

(Các) kênh đề cập đến cách thức hoặc chế độ thông điệp được truyền đi hoặc được truyền qua. Thông điệp được truyền qua một kênh liên kết người gửi với người nhận. Thông điệp có thể bằng lời nói hoặc bằng văn bản và nó có thể được truyền tải qua một bản ghi nhớ, máy tính, điện thoại, điện thoại di động, ứng dụng hoặc tivi.

Vì mỗi kênh đều có những ưu và nhược điểm nên việc lựa chọn kênh phù hợp là điều tối quan trọng để truyền thông hiệu quả.

Người nhận

Người nhận là người hoặc nhóm có ý định gửi tin nhắn. Anh ta có thể là người nghe, người đọc hoặc người xem. Bất kỳ sơ suất nào từ phía người nhận có thể làm cho việc liên lạc không hiệu quả. Người nhận cần phải hiểu thông điệp được gửi theo cách tốt nhất có thể để đạt được mục đích thực sự của giao tiếp. Mức độ mà người nhận giải mã thông điệp phụ thuộc vào kiến ​​thức của họ về chủ đề của thông điệp, kinh nghiệm, sự tin tưởng và mối quan hệ với người gửi.

Người nhận cũng là một nhân tố quan trọng trong quá trình giao tiếp như người gửi. Nó là đầu kia của quá trình. Người nhận phải có đủ điều kiện để nhận được tin nhắn, tức là anh ta / cô ta phải có kênh liên lạc tích cực và không nên bận tâm đến những suy nghĩ khác có thể khiến anh ta / cô ta không chú ý đầy đủ đến tin nhắn.

Giải mã

Giải mã đề cập đến việc diễn giải hoặc chuyển đổi thông điệp đã gửi sang ngôn ngữ dễ hiểu. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là hiểu thông điệp. Người nhận sau khi nhận được tin nhắn sẽ giải thích nó và cố gắng hiểu nó theo cách tốt nhất có thể.

Phản hồi

Phản hồi là khía cạnh cuối cùng của quá trình giao tiếp. Nó đề cập đến phản ứng của người nhận đối với thông điệp được người gửi gửi cho anh ta / cô ta. Phản hồi là cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp đã được mã hóa, gửi, giải mã và hiểu một cách hiệu quả.

Đây là bước cuối cùng của quá trình giao tiếp và thiết lập rằng người nhận đã nhận được thông điệp trong thư và tinh thần của nó. Nói cách khác, người nhận đã diễn giải chính xác thông điệp như ý định của người gửi. Nó là công cụ để làm cho giao tiếp hiệu quả và có mục đích.

Hãy xem xét các điểm sau liên quan đến phản hồi liên quan đến quá trình giao tiếp -

• Nó nâng cao hiệu quả của giao tiếp vì nó cho phép người gửi biết được hiệu quả của thông điệp của mình.

• Nó cho phép người gửi biết liệu thông điệp của họ đã được hiểu đúng hay chưa.

• Việc phân tích các phản hồi giúp cải thiện các thông điệp trong tương lai. Phản hồi, giống như thông điệp, có thể bằng lời nói hoặc không lời và được truyền tải thông qua kênh giao tiếp được lựa chọn cẩn thận.

• Chúng ta có thể biểu diễn các bước trên trong một mô hình như là mô hình của quá trình giao tiếp.

Các loại phản hồi

Kevin Eujeberry, nhà lãnh đạo nổi tiếng thế giới đã đề cập đến bốn loại phản hồi. Các loại như sau:

• Phản hồi tiêu cực hoặc nhận xét sửa chữa về hành vi trong quá khứ

• Phản hồi tích cực hoặc khẳng định nhận xét về hành vi trong tương lai

• Tiêu cực feedforward hoặc ý kiến điều chỉnh về hành vi tương lai

• Tích cực feedforward hoặc ý kiến khẳng định về hành vi tương lai

Mô hình của quá trình giao tiếp

Bây giờ chúng ta hãy xem mô hình của quá trình giao tiếp -

Tuy nhiên, quá trình giao tiếp không suôn sẻ hoặc không có rào cản. Từ khi truyền đến khi nhận, thông điệp có thể bị can thiệp hoặc làm nhiễu ở bất kỳ giai đoạn nào bởi nhiều yếu tố được gọi là rào cản đối với truyền thông hiệu quả. Một trong những yếu tố là sự lựa chọn phương thức giao tiếp kém. Ngoài việc lựa chọn phương pháp giao tiếp không tốt, các rào cản khác đối với giao tiếp hiệu quả bao gồm tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng vật lý khác, các vấn đề về ngôn ngữ và không thể nhận ra các tín hiệu phi ngôn ngữ. Chúng ta sẽ thảo luận về những rào cản giao tiếp này trong chương tiếp theo.

Tóm lược

• Quá trình liên lạc đề cập đến việc truyền hoặc chuyển thông tin hoặc thông điệp từ người gửi thông qua một kênh đã chọn đến người nhận vượt qua các rào cản ảnh hưởng đến tốc độ của nó.

• Các yếu tố khác nhau trong quá trình giao tiếp -

  • Sender

  • Message

  • Encoding

  • Channel

  • Receiver

  • Decoding

  • Feedback

• Kevin Eujeberry, nhà lãnh đạo nổi tiếng thế giới đã đề cập đến bốn loại phản hồi. Các loại như sau:

  • Phản hồi tiêu cực hoặc nhận xét sửa chữa về hành vi trong quá khứ

  • Phản hồi tích cực hoặc khẳng định nhận xét về hành vi trong tương lai

  • Nhận xét tiêu cực từ nguồn cấp dữ liệu hoặc nhận xét chỉnh sửa về hành vi trong tương lai

  • Tích cực cung cấp hoặc khẳng định nhận xét về hành vi trong tương lai