Giao tiếp hiệu quả - Hướng dẫn nhanh

Truyền thông cũng lâu đời như nền văn minh nhân loại. Con người đã từng giao tiếp với đồng loại bằng âm thanh, tín hiệu, cử chỉ khi chưa có ngôn ngữ phát triển. Trừ giao tiếp, xã hội loài người không thể có được như ngày nay. Chính giao tiếp đã biến loài người thành một nhóm hợp lý và thịnh vượng nhất trên trái đất.

Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hoạt động truyền đạt thông tin. Từ giao tiếp có nguồn gốc từ từ 'Communis' trong tiếng Latinh, có nghĩa là chia sẻ. Về cơ bản, nó liên quan đến người gửi, tin nhắn và người nhận.

Giao tiếp là việc đưa, nhận hoặc trao đổi ý tưởng, dữ liệu, thông tin, tín hiệu hoặc thông điệp thông qua các phương tiện thích hợp, cho phép các cá nhân hoặc nhóm thuyết phục, tìm kiếm thông tin, đưa ra thông tin hoặc bày tỏ cảm xúc.

Giao tiếp thường là một quá trình hai chiều. Nó không chỉ là đưa thông tin hoặc báo hiệu cho ai đó; nó cũng liên quan đến việc người nhận hiểu được thông tin hoặc tín hiệu. Khi hành động đưa thông tin hoặc gửi thông điệp đến được người nhận và được họ hiểu và người nhận gửi phản hồi theo mong muốn của người gửi, quá trình giao tiếp được coi là hoàn tất. Do đó, giao tiếp liên quan đến nhiều hơn một người.

Giao tiếp là một quá trình liên tục và năng động liên quan đến nhiều hơn một người. Nó là một quá trình tuần hoàn biểu thị dòng thông tin liên tục. Về cơ bản, nó liên quan đến người gửi, tin nhắn và người nhận. Người gửi hình thành ý tưởng và mã hóa chúng thành phương tiện phù hợp (sự kiện, số liệu, tranh ảnh), gửi chúng qua kênh thích hợp (email, điện thoại, lời nói) đến người nhận. Người nhận giải mã thông điệp, hiểu nó và mã hóa phản hồi và gửi cho người gửi. Quá trình tiếp tục.

Quá trình giao tiếp

Truyền thông đề cập đến một tập hợp các kỹ thuật được sử dụng để thể hiện ý tưởng một cách hiệu quả và công nghệ truyền thông tin bằng báo chí hoặc phương tiện viễn thông.

Giao tiếp được hiểu theo nghĩa từ vựng là việc truyền đạt hoặc trao đổi thông tin bằng cách nói, viết hoặc sử dụng một số phương tiện khác.

Đó là hành động chuyển tải ý nghĩa dự định từ thực thể hoặc nhóm này sang thực thể hoặc nhóm khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu hoặc quy tắc ký hiệu được hiểu lẫn nhau.

Định nghĩa của Giao tiếp

Giao tiếp được định nghĩa bởi các tác giả khác nhau như sau.

Ordway Tead

“Giao tiếp là tổng hợp của (a) thông tin được đưa ra và nhận được, (b) trải nghiệm học tập trong đó thái độ, kiến ​​thức và kỹ năng nhất định thay đổi, kéo theo sự thay đổi của hành vi, (c) nỗ lực lắng nghe của tất cả những người có liên quan, ( d) sự xem xét thông cảm về các vấn đề của chính người giao tiếp, (e) về sự tương tác nhạy cảm giữa các quan điểm dẫn đến mức độ hiểu biết chung và ý định chung cao hơn. ”

GG Brown.

“Giao tiếp là chuyển thông tin từ người này sang người khác, cho dù nó có gây được sự tin cậy hay không. Nhưng thông tin được chuyển đến phải dễ hiểu đối với người nhận ”.

Louis A. Allen

“Giao tiếp là tổng thể của tất cả những điều một người làm khi anh ta muốn tạo ra sự hiểu biết trong tâm trí của người khác. Nó là một cầu nối ý nghĩa. Nó liên quan đến một quá trình kể, nghe và hiểu một cách có hệ thống và liên tục ”.

Fred G. Meyer

“Giao tiếp là sự giao hợp bằng lời nói, thư từ hoặc tin nhắn”.

Keith Davis

"Giao tiếp là quá trình truyền thông tin và hiểu biết từ người này sang người khác."

Tầm quan trọng của giao tiếp trong xã hội

Chính giao tiếp đã gắn kết con người và xã hội với nhau. Nó được coi như một quá trình tự nhiên.

Xã hội vận động dựa trên những tương tác và trao đổi ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của con người. Mối quan hệ được xây dựng thông qua giao tiếp.

Sự thiếu giao tiếp giữa những người trong xã hội sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự gắn kết xã hội và việc chung sống. Sự tiến bộ và thịnh vượng sẽ đi vào bế tắc nếu không có sự giao tiếp hiệu quả. Giao tiếp là yếu tố xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp. Nó cho phép mọi người hiểu nhau.

Giao tiếp cũng quan trọng và có ý nghĩa trong đời sống cá nhân cũng như trong xã hội. Các cá nhân kết bạn, xây dựng mối quan hệ và sống một cuộc sống xã hội thực sự thông qua giao tiếp hiệu quả với đồng loại.

Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp là huyết mạch của một tổ chức kinh doanh. Nó là điều cần thiết để thực hiện các mục tiêu của một tổ chức.

Theo Millet, “Truyền thông là dòng máu của một tổ chức”.

Chester I. Barnard xem giao tiếp là phương tiện mà mọi người được liên kết với nhau trong một tổ chức để đạt được một mục đích chung.

Tầm quan trọng của giao tiếp có thể được đánh giá như sau:

• Truyền thông là cần thiết để thiết lập và phổ biến các mục tiêu của một tổ chức kinh doanh.

• Hoạt động trơn tru và không bị xáo trộn của một doanh nghiệp.

• Giao tiếp giúp tổ chức đi đến các quyết định quan trọng.

• Nó cũng giúp ích rất nhiều trong việc lập kế hoạch và điều phối.

• Nó là một công cụ cơ bản để tạo động lực và nâng cao tinh thần của nhân viên phần lớn phụ thuộc vào hiệu quả của giao tiếp.

• Nó giúp doanh nghiệp mang lại hiệu quả sản xuất tối đa ở mức thấp nhất bằng cách duy trì mối quan hệ tốt giữa con người với nhau trong tổ chức.

• Nó hoạt động như một liên kết hiệu quả giữa các chi nhánh của tổ chức nằm ở khoảng cách xa.

• Nó giúp công khai hàng hóa và dịch vụ.

• Nó làm giảm tin đồn và đảm bảo toàn bộ tổ chức vận hành trơn tru.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là khả năng giao tiếp hoặc tương tác tốt với người khác. Trong từ vựng kinh doanh, nó có nghĩa là tập hợp các khả năng cho phép một người tương tác tích cực và làm việc hiệu quả với những người khác.

Đó là quá trình mọi người trao đổi thông tin, cảm xúc và ý nghĩa thông qua các thông điệp bằng lời nói và không lời: đó là giao tiếp mặt đối mặt.

Trong trường hợp không có sự giao tiếp hiệu quả giữa các cá nhân với nhau giữa các nhân viên, giữa ban quản lý và các nhân viên, một tổ chức kinh doanh sẽ không đảm bảo hoạt động trơn tru và dần dần không thực hiện được các mục tiêu của mình.

Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là điều kiện tiên quyết cần thiết để nâng cao năng suất và tính liên tục của lực lượng lao động trong một tổ chức. Nhân viên có kỹ năng giao tiếp cá nhân tốt có khả năng làm việc hiệu quả hơn và lâu dài hơn những người có kỹ năng giao tiếp cá nhân kém bởi vì nhân viên trước đây thể hiện xu hướng thể hiện thái độ tích cực và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề.

Các thành phần của Kỹ năng giữa các cá nhân

Sau đây là các thành phần khác nhau của kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân:

Giao tiếp giữa các cá nhân không chỉ là về những gì thực sự được nói - ngôn ngữ được sử dụng - mà là cách nó được nói và các thông điệp không lời được gửi qua giọng nói, nét mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể.

Tóm lược

• Giao tiếp là hoạt động truyền đạt thông tin.

• Giao tiếp thường là một quá trình hai chiều. Nó không chỉ là đưa thông tin hoặc báo hiệu cho ai đó; nó cũng liên quan đến việc người nhận hiểu được thông tin hoặc tín hiệu.

• Xã hội vận động dựa trên những tương tác và trao đổi ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của con người. Mối quan hệ được xây dựng thông qua giao tiếp.

• Theo Millet, “Truyền thông là dòng máu của một tổ chức”.

Phong cách giao tiếp đề cập đến cách thức mà hành vi giao tiếp được thực hiện. Phong cách giao tiếp có thể khác nhau tùy từng dịp. Mỗi phong cách phục vụ một mục đích khác nhau.

Cần phải có kiến ​​thức về phong cách giao tiếp để hiểu được cách nào phù hợp nhất hoặc cái nào nên sử dụng trong những dịp khác nhau. Cũng cần phải biết ảnh hưởng của mỗi phong cách giao tiếp đối với các tương tác xã hội thông thường và tất nhiên, đối với các cuộc trò chuyện và tương tác kinh doanh.

Dù người giao tiếp sử dụng phong cách nào, anh ta / cô ta chỉ nên hướng đến việc giao tiếp hiệu quả.

Có bốn phong cách giao tiếp chính được thảo luận dưới đây.

Phong cách giao tiếp tích cực

Bây giờ chúng ta hãy xem tất cả về phong cách giao tiếp tích cực này -

• Trong phong cách giao tiếp Tích cực, một người luôn bảo vệ quyền lợi của mình đồng thời coi thường người khác. Đôi khi làm như vậy có thể dẫn đến vi phạm quyền của người kia.

• Phong cách giao tiếp hung hăng được thể hiện khá mạnh mẽ và thù địch và luôn bao hàm hội chứng 'tôi đúng; điểm của tôi có giá trị hơn bạn; tôi vượt trội, v.v.) và luôn dựa trên những tiền đề sai lầm rằng' bạn không quan trọng; nhu cầu của bạn không thành vấn đề '. Nó xa lánh các thông điệp bằng cách đổ lỗi cho người khác và buộc tội họ sai hoặc có lỗi. Những người giao tiếp như vậy tạo ấn tượng về thái độ vượt trội, độc đoán và tự trọng.

• Họ có thể có giọng nói lớn và chủ yếu nói rõ ở ngôi thứ hai.

• Các dấu hiệu không lời của họ là đôi mắt híp, nắm chặt tay, ngón tay trỏ, tư thế cứng nhắc và nhìn chằm chằm.

• Những kiểu giao tiếp này thường vấp phải sự thiếu tôn trọng từ người khác. Họ là nạn nhân tồi tệ nhất của lòng tự trọng thấp. Do đó, họ dễ dàng hứng chịu cơn thịnh nộ của người khác và trong trường hợp xấu nhất là mọi người tránh họ vì sợ hãi.

• Họ tạo ấn tượng rằng họ có điều gì đó để đóng góp và những người khác có rất ít hoặc không có gì để đóng góp. Mục đích của hành vi gây hấn là giành chiến thắng bằng mọi giá.

Phong cách giao tiếp thụ động

Bây giờ chúng ta hãy xem tất cả về phong cách giao tiếp thụ động này -

• Phong cách giao tiếp thụ động trái ngược với phong cách hung hăng về ý nghĩa và cách sử dụng.

• Phong cách giao tiếp thụ động cho phép người giao tiếp đặt quyền của người khác lên trước của mình và do đó làm giảm giá trị bản thân của mình.

• Những người giao tiếp thụ động luôn cho rằng mình thua kém người khác. Họ phủ nhận cảm xúc cá nhân của mình, cho rằng bản thân không quan trọng.

• Họ không thể hiện được nhu cầu, mong muốn, cảm xúc, ý kiến ​​và niềm tin của mình cũng như bày tỏ chúng một cách hối lỗi và tự đắc. Họ có một giọng nói quá nhẹ nhàng với một thái độ hối lỗi.

• Họ tạo ra ấn tượng tiêu cực đối với người khác bằng những tín hiệu không lời của họ. Họ né tránh duy trì giao tiếp bằng mắt với mọi người.

• Đôi mắt u ám, tư thế khom người và gật đầu quá mức có thể cho thấy họ thiếu động lực và động lực.

• Họ có lòng tự trọng kém và phụ thuộc nhiều vào người khác để được hỗ trợ và công nhận. Đồng thời, họ dễ trở thành nạn nhân và bị lợi dụng, vì những người khác có xu hướng không tôn trọng họ.

• Mục đích của hành vi thụ động là tránh xung đột và làm hài lòng người khác.

Phong cách giao tiếp thao túng

Bây giờ chúng ta hãy xem tất cả về phong cách giao tiếp lôi kéo này -

• Những người áp dụng phong cách giao tiếp lôi cuốn thường là người mưu mô, sắc sảo và tính toán.

• Họ rất giỏi trong việc gây ảnh hưởng và kiểm soát người khác vì lợi ích của họ.

• Họ có một thông điệp ẩn khi họ nói và nhiều khi người khác không biết về ý định ẩn của họ.

• Họ hành động xảo quyệt, xảo quyệt và gây ảnh hưởng đến mọi người một cách ngấm ngầm như hờn dỗi, rơi nước mắt giả tạo, gián tiếp yêu cầu đáp ứng nhu cầu của họ. Đôi khi họ thành công trong việc khiến mọi người cảm thấy có lỗi hoặc có nghĩa vụ giúp đỡ họ.

• Tuy nhiên, động cơ tiềm ẩn của họ bị phơi bày. Họ bị người khác xa lánh và chế giễu.

Phong cách giao tiếp quyết đoán

Bây giờ chúng ta hãy xem tất cả những gì về phong cách giao tiếp quyết đoán này -

• Phong cách giao tiếp quyết đoán được coi là phong cách giao tiếp tốt nhất. Nó hợp lý và đúng đắn hơn các phong cách giao tiếp khác.

• Phong cách này dạy một người đứng lên vì quyền của mình trong khi tôn trọng quyền của người khác.

• Những người giao tiếp với phong cách giao tiếp quyết đoán coi trọng và coi trọng người khác cũng như quyền lợi của chính họ.

• Họ đối xử với mọi người trên các điều khoản bình đẳng.

• Họ tỏ ra tự tin trong bất cứ điều gì họ làm và luôn tự chịu trách nhiệm về hành động của mình. Những người giao tiếp quyết đoán đứng vững trên đôi chân của họ và không chịu áp lực.

• Nói thẳng, nhìn thẳng, luôn thoải mái với bản thân và người khác, chuyển động cơ thể thoải mái và uyển chuyển là một số đặc điểm mạnh của bất kỳ người giao tiếp quyết đoán nào.

• Những người giao tiếp quyết đoán luôn náo nhiệt với cuộc sống và hoạt động ở bất cứ đâu họ đến.

• Những người này tích cực với lòng tự trọng cao. Khi họ tôn trọng tất cả và họ cũng nhận lại được sự dồi dào tương tự.

• Mục đích của hành vi quyết đoán là nhằm thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của bất kỳ bên nào trong một tình huống nhất định.

Trong số ba phong cách giao tiếp đặc biệt này, phong cách giao tiếp Quyết đoán là phong cách giao tiếp cần phấn đấu. Tùy thuộc vào hoàn cảnh cá nhân của bạn, bạn có thể sử dụng hai phong cách còn lại. Trong một tình huống, nơi thụ động có thể lái xe về nhà một điểm quan trọng hoặc có thể giải quyết một vấn đề, tốt hơn là hành động thụ động. Tương tự như vậy, sự hiếu chiến đôi khi cũng giúp xoay chuyển tình thế có lợi cho bạn, đặc biệt là khi bạn biết mình sẽ không đi đến đâu trong tình huống đó.

Nghiên cứu điển hình

Ông Roy là một người chân thành và chăm chỉ, làm công việc của mình một cách lặng lẽ và không thích tranh cãi nhiều. Anh ấy thích viết ghi chú và gửi tin nhắn bằng văn bản thay vì tương tác trực tiếp. Anh đang được giao trọng trách lãnh đạo một đội xử lý một dự án danh tiếng. Nhưng trước mắt anh ấy phải được ban giám đốc phê duyệt dự án. Bạn có thể gợi ý anh ấy nên sử dụng phong cách giao tiếp nào để thành công không? Thảo luận với người hướng dẫn của bạn.

Tóm lược

Phong cách giao tiếp đề cập đến cách thức mà hành vi giao tiếp được thực hiện.

• Có ba phong cách giao tiếp chính -

  • Phong cách giao tiếp tích cực
  • Phong cách giao tiếp thụ động
  • Phong cách giao tiếp thao túng
  • Phong cách giao tiếp quyết đoán

• Phong cách giao tiếp hung hăng được thể hiện khá mạnh mẽ và thù địch và luôn liên quan đến hội chứng 'Tôi'

• Phong cách giao tiếp thụ động cho phép người giao tiếp đặt quyền của người khác lên trước của mình và do đó làm giảm giá trị bản thân của mình.

• Những người áp dụng phong cách giao tiếp lôi cuốn thường là người mưu mô, sắc sảo và tính toán.

• Phong cách giao tiếp quyết đoán được coi là phong cách giao tiếp tốt nhất. Nó hợp lý và đúng đắn hơn các phong cách giao tiếp khác.

Giao tiếp như chúng ta đã đọc trong Hướng dẫn này không phải là trong một tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, giao tiếp khó hiểu và vướng mắc không đạt được kết quả mong muốn và ảnh hưởng đến môi trường làm việc trong tổ chức.

Trong từ điển của một giáo dân, giao tiếp được hiểu là những cuộc nói chuyện và thảo luận hàng ngày mà tất cả chúng ta đều tham gia. Mặc dù ý nghĩa rộng hơn của giao tiếp bao hàm tất cả các tương tác của con người, nhưng theo cách nói của quản lý, giao tiếp không chỉ là nói chuyện, huyên thuyên hay nói nhảm một cách vô nghĩa. Giao tiếp không đơn giản như nó xuất hiện. Nó là một quá trình có hệ thống với một mục tiêu mà một phần giao tiếp hướng tới để đạt được. Nó có thể được định nghĩa là một quá trình chuyển bất kỳ quá trình suy nghĩ nào thành những lời nói đơn giản và có ý nghĩa thông qua một kênh thích hợp.

Giao tiếp cần phải hiệu quả và hiệu quả để tổ chức vận hành trơn tru và tốt hơn.

Giao tiếp hiệu quả được định nghĩa là giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người, trong đó thông điệp dự định là -

• được mã hóa đúng cách

• được phân phối qua kênh thích hợp

• received

• được giải mã và hiểu đúng bởi (các) người nhận

Nói cách khác, giao tiếp được cho là hiệu quả khi tất cả các bên (người gửi và người nhận) trong giao tiếp, gán những ý nghĩa tương tự cho thông điệp và lắng nghe cẩn thận những gì đã được nói và làm cho người gửi cảm thấy được lắng nghe và hiểu.

Trong một tổ chức kinh doanh, giao tiếp được cho là hiệu quả khi thông tin hoặc dữ liệu được chia sẻ giữa các nhân viên đóng góp hiệu quả vào thành công thương mại của tổ chức.

Theo cách nói của RW Griffin, "Giao tiếp hiệu quả là quá trình gửi một thông điệp theo cách mà thông điệp nhận được càng gần về mặt ý nghĩa với thông điệp đã định".

Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ (AMA) đã xác định giao tiếp hiệu quả dựa trên mười điểm sau:

• Ý tưởng rõ ràng về chủ đề và người nhận thông tin liên lạc.

• Xác định mục đích.

• Hiểu biết về môi trường giao tiếp.

• Lập kế hoạch giao tiếp với việc tham khảo ý kiến ​​của người khác.

• Xem xét nội dung của tin nhắn.

• Để làm cho người nhận biết về giá trị của giao tiếp.

• Phải có phản hồi từ người nhận.

• Để xác định đúng xem các thông điệp truyền thông có tầm quan trọng ngắn hạn hay dài hạn.

• Mọi hành động phải phù hợp với giao tiếp.

• Nghe tốt.

Giao tiếp hiệu quả được định nghĩa là khả năng truyền tải thông tin đến người khác một cách hiệu quả và hiệu quả. Các nhà quản lý doanh nghiệp có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, không lời và bằng văn bản tốt giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin giữa mọi người trong công ty vì lợi ích thương mại của công ty.

Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả

Trong phần này, chúng ta sẽ hiểu tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả -

Xây dựng và củng cố mối quan hệ bền vững và năng suất

Giao tiếp hiệu quả nên được chú trọng trong các doanh nghiệp vì rất khó để xây dựng và thúc đẩy mối quan hệ hiệu quả nếu không có nó.

Cung cấp không gian cho sự đổi mới

Giao tiếp hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho những đổi mới trong tổ chức kinh doanh bằng cách cho phép nhân viên và cấp quản lý đưa ra những ý tưởng đổi mới có thể giúp ích nhiều hơn cho sự phát triển chung của tổ chức.

Giúp xây dựng một nhóm hiệu quả

Môi trường làm việc phong phú với giao tiếp hiệu quả hoặc cởi mở sẽ giúp xây dựng một nhóm gắn kết và hiệu quả. Giao tiếp hiệu quả luôn thúc đẩy tinh thần của nhân viên. Nó mang lại cho nhân viên sự nhiệt tình để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Thông tin liên lạc nội bộ thường xuyên cũng có thể giúp cải thiện đạo đức làm việc nếu nhân viên được nhắc nhở về những thành tích và cảm thấy rằng họ đang làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

Quản lý hiệu quả

Khi có sự giao tiếp cởi mở và dễ dàng giữa ban quản lý và nhân viên, điều đó sẽ dẫn đến sự gia tăng ổn định về tốc độ phát triển của tổ chức. Do đó, giao tiếp hiệu quả mang lại khả năng quản lý hiệu quả. Người quản lý biết được thái độ và sự bất bình của nhân viên và người quản lý sẽ biết được thái độ của người quản lý đối với họ và cũng như các chính sách của tổ chức.

Đóng góp vào sự phát triển chung của Tổ chức

Giao tiếp hiệu quả xây dựng mối quan hệ mong muốn giữa các cá nhân, giữa các bộ phận và quản lý - nhân viên, do đó là những điều kiện tiên quyết cần thiết để hiện thực hóa tầm nhìn của tổ chức. Nói cách khác, giao tiếp hiệu quả góp phần vào sự tăng trưởng chung của doanh nghiệp.

Ở cấp độ chuyên môn, điều cần thiết là phải biết cách đối phó thỏa đáng với đồng nghiệp, đưa ra quyết định đúng đắn ngay cả trong những tình huống căng thẳng. Đây là một trong những lý do tại sao kỹ năng giao tiếp hiệu quả ngày càng được coi trọng.

Giao tiếp hiệu quả trong tổ chức cho phép nhân viên kết nối sâu sắc hơn với những người khác và nâng cao năng lực làm việc nhóm, ra quyết định và giải quyết vấn đề.

Đặc điểm của giao tiếp hiệu quả

Các đặc điểm hoặc nguyên tắc của giao tiếp hiệu quả là cốt lõi để đảm bảo một giao tiếp hiệu quả. Các đặc điểm chính như sau:

Tính đầy đủ của thông điệp

Thông tin liên lạc phải đầy đủ để không gây khó chịu cho người nhận. Giao tiếp tốt hơn sẽ giúp người sau ra quyết định tốt hơn. Nó phát triển và nâng cao danh tiếng của một tổ chức.

Tính rõ ràng và tính toàn vẹn của thông điệp

Thông điệp được truyền tải hoặc gửi đi phải rõ ràng và toàn vẹn để hiểu rõ hơn. Sự rõ ràng của suy nghĩ và ý tưởng nâng cao ý nghĩa của thông điệp. Cốt lõi và nội dung của thông điệp phải dựa trên sự trung thực và chính xác.

Tính ngắn gọn của thông điệp

Thông điệp dự định phải không dài dòng và phải được viết sao cho dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên. Thông điệp ngắn gọn và dễ hiểu được gửi đến người nhận luôn hấp dẫn và dễ hiểu. Nó tiết kiệm thời gian và chi phí như nó được hiểu ở lần đầu tiên.

Xem xét thiết lập vật lý và người nhận

Để làm cho giao tiếp hiệu quả hơn, phải xem xét bối cảnh vật chất tổng thể, tức là phương tiện truyền thông và môi trường làm việc. Nội dung tin nhắn phải tính đến thái độ, kiến ​​thức, vị trí của người nhận.

Sự rõ ràng của thông điệp

Thông điệp cần có sự rõ ràng về suy nghĩ và ý tưởng để được hiểu rõ ràng. Thông điệp rõ ràng sử dụng các từ và biểu tượng chính xác, thích hợp và cụ thể.

Lịch sự để được duy trì

Thông điệp của người gửi nên được soạn thảo hoặc chuẩn bị sao cho lịch sự, phản ánh và nhiệt tình. Nó phải thể hiện sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận và tích cực và tập trung ở người nhận.

Tính đúng đắn của thông điệp

Việc soạn thảo thông điệp phải được thực hiện theo cách mà thông điệp cuối cùng không có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào và sự lặp lại các câu. Thông báo phải chính xác, chính xác và đúng lúc.

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả

Kinh doanh thành công phần lớn khởi sắc nhờ giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả rất quan trọng để xây dựng các tương tác tích cực và hiệu quả giữa các đồng nghiệp, khách hàng, sếp và giới truyền thông.

Nó có tầm quan trọng hàng đầu đối với tất cả nhân sự trong tất cả các giai đoạn của cuộc sống kinh doanh trong bất kỳ tổ chức nào.

Mặc dù tất cả mọi người làm việc trong một tổ chức đều tự hào rằng đã có được các kỹ năng giao tiếp kinh doanh hiệu quả, nhưng vẫn cần phải cải thiện những kỹ năng này.

Phương pháp Giao tiếp Kinh doanh Hiệu quả

Bây giờ chúng ta sẽ thấy tóm tắt các phương pháp giao tiếp hiệu quả khác nhau trong kinh doanh -

• Web-based communication - Để giao tiếp tốt hơn và được cải thiện, mọi lúc và mọi nơi.

• Video conferencing - Điều này cho phép mọi người ở các địa điểm khác nhau tổ chức các cuộc họp tương tác.

• Reports - Điều này rất quan trọng trong việc lập hồ sơ các hoạt động của bất kỳ bộ phận nào.

• Presentations - Đây là phương thức giao tiếp phổ biến trong mọi loại hình tổ chức, thường liên quan đến tài liệu nghe nhìn, như bản sao báo cáo, hoặc tài liệu được chuẩn bị trong Microsoft PowerPoint hoặc Adobe Flash.

• Telephone meetings - Điều này cho phép phát biểu ở khoảng cách xa.

• Forum boards - Điều này cho phép mọi người đăng thông tin ngay lập tức tại một địa điểm tập trung.

• Face-to-face meetings - Bản chất của các cuộc họp như vậy là cá nhân và cần được thành công bằng văn bản tiếp theo.

Giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả có thể được phân loại thành:

• Giao tiếp kinh doanh bằng miệng hiệu quả

• Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản hiệu quả

Giao tiếp kinh doanh bằng miệng hiệu quả

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả chủ yếu liên quan đến việc nghe và nói. Cả người nói và người nghe đều chia sẻ trách nhiệm làm cho thông điệp rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh đó, ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, cách lựa chọn từ và cụm từ, cách làm rõ thông điệp và phong cách giao tiếp cũng đóng vai trò và tác động đến hiệu quả của giao dịch và tương tác giữa các cá nhân.

Kỹ thuật Giao tiếp Kinh doanh Bằng miệng Hiệu quả

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về các kỹ thuật khác nhau của giao tiếp kinh doanh bằng miệng hiệu quả. Các kỹ thuật được mô tả dưới đây:

• Người nói nên biết cách trình bày rõ ràng thông điệp của họ sao cho người nghe hiểu rõ và truyền tải nó theo cách phù hợp với chính thông điệp.

• Bài phát biểu hoặc lời nói phải được diễn đạt đúng và ngắn gọn.

• Bài phát biểu phải phù hợp với ngữ cảnh vì các vấn đề nghiêm trọng tốt nhất nên được trình bày với giọng điệu nghiêm túc.

• Biết (những) người nghe và cách họ phản ứng là công cụ để hình thành chủ đề của bài phát biểu.

• Để giao tiếp kinh doanh hiệu quả, vị trí yên tĩnh được coi là quan trọng. Nếu một bên bị phân tâm bởi các tác nhân bên ngoài và bên trong như âm thanh, giao tiếp sẽ không mang lại kết quả mong muốn.

• Sự tham gia của tất cả những người có liên quan có tầm quan trọng sống còn để làm cho giao tiếp hiệu quả. Tham gia có nghĩa là hoàn toàn chú ý và cống hiến cho cuộc thảo luận hoặc phân tích.

• Lắng nghe hiệu quả hoặc tích cực là điều cần thiết cho những người tham gia giao tiếp. Nó được thực hành bởi cả người nói và người nghe trong giao tiếp hiệu quả.

• Để trở thành một người lắng nghe tốt hơn, cần phải loại bỏ tất cả các yếu tố gây xao nhãng trong cuộc trò chuyện.

• Lắng nghe tích cực bao gồm giao tiếp bằng mắt, gật đầu, cử chỉ và nhận xét ngắn gọn để thể hiện sự hiểu biết. Trên cơ sở những cử chỉ và nhận xét này, có thể đánh giá được mức độ hiểu và phản ứng của người nghe. Trong trường hợp người nghe có vẻ bối rối, người nói cần đánh giá lại cách diễn đạt hoặc cách chuyển tải thông điệp.

• Người nghe có thể đặt câu hỏi, xác nhận những gì đang được nói và cung cấp đầu vào nếu cần.

• Trong khi nói chuyện hoặc tương tác với ai đó, đừng chỉ lắng nghe bất cứ điều gì họ đang nói mà hãy chú ý và ghi chú lại.

• Đặt câu hỏi trong khi thảo luận hoặc một cuộc trò chuyện quan trọng sẽ tăng thêm sức nặng cho giao tiếp. Nó cũng giúp những người tham gia tìm hiểu mọi thứ họ cần biết. Nó cho thấy rằng họ đang lắng nghe và xác nhận sự hiểu biết và tôn trọng.

• Câu hỏi là công cụ mạnh mẽ để làm cho giao tiếp hiệu quả. Nó cho phép những người liên quan nhận được phản hồi cần thiết.

• Thường có hai loại câu hỏi được đặt ra trong quá trình giao tiếp.

• Close-ended questions, thường được trả lời bằng 'có' hoặc 'không' là điều cần thiết khi người giao tiếp muốn thu thập thông tin cơ bản một cách nhanh chóng hoặc muốn nhận được câu trả lời mà không cần giải thích dài dòng hoặc phiến diện.

• Open-ended questions cung cấp một câu trả lời rộng hơn và toàn diện hơn.

Phản hồi là một phần quan trọng của giao tiếp và được tất cả những người có liên quan yêu cầu trong quá trình giao tiếp. Nó đánh dấu sự kết thúc của một quá trình giao tiếp. Một bên là người giao tiếp nên truyền đạt thông tin của mình theo cách mà mục tiêu của họ có thể đưa ra phản hồi hoặc chỉ trích về thông tin được đưa ra.

Trong một cuộc trò chuyện cụ thể, một cuộc thảo luận hoặc cuộc họp các loại hình giao tiếp phù hợp và có liên quan và các phương tiện cần được đưa ra. Hình ảnh cần được hiển thị để trình bày thông tin một cách dễ chịu và ngon miệng.

Củng cố một nền văn hóa tích cực và hỗ trợ sẽ phát triển sự hiểu biết rõ ràng giữa các nhân viên. Một trong những cách rất hiệu quả để truyền đạt văn hóa công ty là nhờ sự trợ giúp của bộ bài văn hóa.

Sẽ khó có giao tiếp cởi mở nếu cả hai bên khoanh tay, siết chặt hàm và từ chối nhìn vào mắt nhau. Giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, giọng nói, giao tiếp bằng mắt có ý nghĩa hơn lời nói. Nếu những tin nhắn phi ngôn ngữ đang lấn át cuộc trò chuyện, tốt hơn hết là bạn nên đợi cho đến khi mọi thứ lắng xuống. Gật đầu và duy trì tư thế cởi mở để cho thấy bạn đang tiếp thu những gì người đối diện đang nói.

Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản hiệu quả

Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản hiệu quả là một phần không thể thiếu của hệ thống giao tiếp trong một tổ chức kinh doanh. Không phải tất cả các giao tiếp đều có thể bằng miệng. Cần phải có một số phương tiện mà thông qua đó một tổ chức có thể giao tiếp dưới dạng văn bản.

Thư điện tử, tài liệu quảng cáo, báo cáo, thư từ, quảng cáo, bài phát biểu, bài báo, bản trình bày PowerPoint là những thể hiện của giao tiếp bằng văn bản kinh doanh.

Mặc dù thực tế là một tỷ lệ phần trăm lớn của thông tin liên lạc bằng văn bản hiện được tạo ra trực tuyến, nhu cầu viết tốt vẫn không giảm đi. Các tổ chức sản xuất ngày càng nhiều thông tin liên lạc bằng văn bản dưới dạng email, bài đăng trên mạng xã hội, hướng dẫn, tài liệu quảng cáo, hướng dẫn sử dụng, báo cáo và đề xuất.

Ưu điểm của Giao tiếp Kinh doanh Bằng văn bản

Sau đây là những ưu điểm của giao tiếp kinh doanh bằng văn bản -

• Thông tin liên lạc kinh doanh bằng văn bản có thể được chỉnh sửa và sửa đổi.

• Chúng cung cấp một bản ghi vĩnh viễn của các tin nhắn và có thể được sử dụng làm tiền lệ.

• Cho phép người nhận xem lại thư và cung cấp phản hồi thích hợp

• Chúng được coi là hiệu quả hơn trong giao tiếp kinh doanh phức tạp bao gồm các dữ kiện và số liệu

• Chúng nâng cao hiệu quả liên tổ chức và nâng cao hình ảnh của tổ chức

• Chúng có thể được lưu giữ như tiền lệ trong bản cứng.

Nhược điểm của Giao tiếp Kinh doanh Bằng văn bản

Sau đây là những nhược điểm của giao tiếp kinh doanh bằng văn bản -

• Chậm trễ trong việc nhận phản hồi không giống như trong giao tiếp trực tiếp; nó dẫn đến sự thất vọng và không chắc chắn trong các tình huống kinh doanh nơi mong muốn một phản ứng nhanh.

• Tốn thời gian khi soạn tin nhắn

Kỹ thuật giao tiếp bằng văn bản hiệu quả

Các loại giao tiếp

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về các kiểu giao tiếp khác nhau. Các loại khác nhau như sau:

• Giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ

• Giao tiếp chính thức và không chính thức

• Giao tiếp hướng xuống và hướng lên

Giao tiếp là quan trọng để bất kỳ doanh nghiệp nào thành công. Tùy thuộc vào hoàn cảnh và nhu cầu kinh doanh, hình thức giao tiếp khác nhau.

Giao tiếp thường dựa trên bản chất và đặc điểm của thông điệp và bối cảnh của nó mà nó đang được gửi đi. Sự lựa chọn kênh giao tiếp và phong cách giao tiếp ảnh hưởng đến giao tiếp.

Giao tiếp bằng lời nói

Giao tiếp bằng lời là hình thức giao tiếp trong đó thông điệp được truyền bằng lời nói; nơi giao tiếp được thực hiện bằng lời nói hoặc bằng văn bản.

Các thành phần của giao tiếp bằng lời nói

Sau đây là các thành phần khác nhau của giao tiếp bằng lời nói:

• Ngôn ngữ dễ hiểu

• Chọn từ

• Suy nghĩ (kiểu nhấn mạnh trong lời nói)

• Tone

• Ngôn ngữ cơ thể

• Hành vi của mắt (oculesics)

• Hình ảnh (hình ảnh, bản đồ, biểu đồ, đồ thị, màu sắc, dấu hiệu, v.v.)

• Các yếu tố thính giác (âm thanh, giai điệu, tiếng huýt sáo, v.v.)

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ đề cập đến các giao tiếp được thực hiện thông qua các phương tiện không lời hoặc không nói khác nhau.

Giao tiếp chính thức và không chính thức

Có hai kênh giao tiếp tồn tại trong một tổ chức - chính thức và không chính thức.

Thông tin liên lạc chính thức là những thông tin mang tính chính thức hoặc 'chính thức'. Đây là một phần của hệ thống thông tin liên lạc được công nhận tham gia vào hoạt động của tổ chức.

Truyền thông không chính thức phát triển từ các tương tác xã hội giữa những người làm việc cùng nhau trong một tổ chức. Những điều này dựa trên các quy ước, phong tục và văn hóa phổ biến ở đó.

Bảng sau đây cho thấy sự khác biệt giữa formal and informal communication.

Căn cứ	Giao tiếp chính thức	Giao tiếp không chính thức
Definitions	Trong giao tiếp chính thức, việc trao đổi thông tin được thực hiện bằng các kênh chính thức và được xác định trước của cơ cấu tổ chức dọc theo đường quyền.	Trong giao tiếp không chính thức, thông tin lan truyền qua các kênh không chính thức, tức là dưới hình thức nho nhỏ (giao tiếp giữa người thân với người; nói chuyện phiếm). Nó được xây dựng xung quanh các mối quan hệ xã hội của các thành viên trong tổ chức. Không tuân theo đường dây thẩm quyền.
Also Known as	Thông tin chính thức	Grapevine Giao tiếp
Dependability	Nhiều hơn và được công nhận	Tương đối ít hơn và có xu hướng không chính xác
Speed	Mất thời gian; do đó, chậm	Nhanh hơn
Authenticity	Vì loại hình giao tiếp này chủ yếu được thực hiện theo đơn đặt hàng bằng văn bản và các tài liệu chứng cứ và tính xác thực hiện có.	Thiếu bằng chứng tài liệu làm cho nó bị bóp méo và do đó, không chính xác và không đáng tin cậy.
Advantages	Nó có nhiều khả năng là nhu cầu trong các doanh nghiệp vì nó rõ ràng và đáng tin cậy hơn. Nó giúp xác định trách nhiệm và duy trì mối quan hệ quyền lực trong một tổ chức. Không có phạm vi tạo và lan truyền tin đồn.	Nó hoạt động như một phương tiện hiệu quả để thể hiện một số thông tin nhất định mà không thể truyền qua kênh chính thức. Nó tiềm ẩn, tự phát, đa chiều và đa dạng. Nó đáp ứng mong muốn của mọi người để xác định những gì đang xảy ra trong tổ chức và mang lại cơ hội để bày tỏ nỗi sợ hãi, lo lắng và phàn nàn. Nó rất linh hoạt và chảy tự do theo mọi hướng.
Disadvantages	Nói chung là tốn thời gian, rườm rà và đôi khi dẫn đến biến dạng tốt. Nó đắt và kém linh hoạt. Nó chỉ có thể chảy theo hướng lên và xuống. Bắt buộc phải tuân theo.	Các kênh giao tiếp không được chính thức công nhận. Nó không có vai trò trong việc giao quyền. Phạm vi tạo và lan truyền tin đồn rộng hơn. Thông điệp thường bị bóp méo. Có thể tạo ra sự vô kỷ luật trong tổ chức. Nó không có tính xác thực rõ ràng.

Grapevine là gì?

Grapevine đề cập đến một phương thức giao tiếp không chính thức trong một tổ chức. Đó là một phương pháp phổ biến thông tin giữa người với người bằng cách chuyển đổi không chính thức hoặc nói chuyện phiếm. Nó được cho là hiệu quả hơn so với phương pháp chính thức.

Các loại giao tiếp không chính thức

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về các kiểu giao tiếp không chính thức khác nhau.

Chuỗi một sợi

Trong một chuỗi đơn, thông tin được người này chuyển cho người khác, người này lại chuyển nó cho người khác và quá trình này tiếp tục.

Chuỗi cụm

Trong một chuỗi cụm, thông tin được một người chuyển cho những người đáng tin cậy của anh ấy / cô ấy, và người sau chuyển nó cho những người bạn đáng tin cậy của họ và liên lạc tiếp tục.

Chuỗi xác suất

Trong một chuỗi xác suất, một người chuyển thông tin cho một người được chọn ngẫu nhiên và cuộc trao đổi tiếp tục.

Chuỗi tin đồn

Trong một chuỗi chuyện phiếm, một người chuyển thông tin cho một nhóm người và các thành viên của nhóm chuyển nó cho một số người khác và thông tin lan truyền.

Giao tiếp hướng xuống và hướng lên

Giao tiếp diễn ra theo các hướng khác nhau - đi xuống, hướng lên hoặc sang bên trong bất kỳ tổ chức nào. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về các hướng giao tiếp đi xuống và hướng lên và những khác biệt cơ bản tồn tại giữa chúng.

Giao tiếp đi xuống

• Khi giao tiếp diễn ra hoặc bắt đầu từ những người ở cấp cao hơn đến những người ở cấp thấp hơn trong hệ thống phân cấp tổ chức.

• Giao tiếp hướng xuống có thể bằng cả lời nói và bằng văn bản.

• Ví dụ, các phương tiện giao tiếp truyền miệng là hướng dẫn, bài phát biểu, cuộc họp, cuộc nói chuyện qua điện thoại, người nói to hơn và cũng có thể là nho nhỏ.

• Các phương tiện truyền thông viết xuống là, ví dụ, bản ghi nhớ, thư từ, email, sổ tay, sách mỏng, tuyên bố chính sách, thủ tục, thông báo và hiển thị tin tức điện tử.

• Cơ quan cấp cao hơn hoặc Cấp cao nhất của tổ chức chủ động bắt đầu giao tiếp như vậy.

• Thông tin liên lạc từ cơ quan cấp trên xuống cấp dưới cho đến cấp dưới cùng trong hệ thống phân cấp. Các phản hồi đối với thông tin liên lạc đi xuống di chuyển lên theo cùng một con đường.

• Giao tiếp hướng xuống được gọi là hệ thống giao tiếp kiểu hướng dẫn.

• Nó phù hợp trong một môi trường độc đoán tồn tại trong một tổ chức.

Giao tiếp hướng lên

• Thông tin liên lạc hướng lên từ cấp dưới đến cấp trên và tiếp tục đi lên hệ thống phân cấp của tổ chức.

• Nó được gọi là giao tiếp do cấp dưới khởi xướng khi quá trình giao tiếp hướng lên bắt đầu với nhân sự ở cấp dưới cùng của tổ chức.

• Không giống như giao tiếp đi xuống, giao tiếp hướng lên về bản chất là không định hướng.

• Nó thiết lập một văn hóa làm việc có sự tham gia trong tổ chức vì trong quá trình giao tiếp này, các nhân viên có thể thoải mái thông báo những bất bình và dè dặt của họ lên phía trên.

• Nó cho phép quản lý cấp cao nhất nhận được phản hồi từ nhân viên cấp dưới và do đó cải thiện tiến độ và sự thịnh vượng của tổ chức.

• Nó mang lại sự tin tưởng lẫn nhau giữa ban quản lý và các nhân viên và là dấu hiệu tốt cho sự phát triển của mối quan hệ giữa các cá nhân mạnh mẽ trong tổ chức dẫn đến sự phát triển chung của tổ chức.

• Với quá trình giao tiếp này, nhân viên có thể là công cụ để hình thành các chính sách mới hoặc thay đổi những chính sách đã lỗi thời.

• Các phương tiện thông tin hướng lên điển hình bên cạnh chuỗi mệnh lệnh là gợi ý, thủ tục khiếu nại và khiếu kiện, hệ thống khiếu nại, buổi tư vấn, hội thảo, họp nhóm, v.v.

• Truyền thông hướng lên còn được gọi là quản lý tham vấn.

Tóm lược

• Giao tiếp là không có trong một tổ chức kinh doanh.

• Theo cách nói của RW Griffin, "Giao tiếp hiệu quả là quá trình gửi một thông điệp theo cách mà thông điệp nhận được càng gần về mặt ý nghĩa với thông điệp đã định".

• Kinh doanh thành công phần lớn khởi sắc nhờ giao tiếp kinh doanh hiệu quả.

• Giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả có thể được phân loại thành:

  • Giao tiếp kinh doanh bằng miệng hiệu quả

  • Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản hiệu quả

• Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản hiệu quả là một phần không thể thiếu của hệ thống giao tiếp trong một tổ chức kinh doanh.

• Các loại khác nhau như sau:

• Giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ

• Giao tiếp chính thức và không chính thức

• Giao tiếp hướng xuống và hướng lên

• Grapevine đề cập đến một phương thức giao tiếp không chính thức trong một tổ chức.

Quá trình liên lạc đề cập đến việc truyền hoặc chuyển thông tin hoặc thông điệp từ người gửi thông qua một kênh đã chọn đến người nhận vượt qua các rào cản ảnh hưởng đến tốc độ của nó.

Quá trình giao tiếp là một chu kỳ vì nó bắt đầu với người gửi và kết thúc với người gửi dưới dạng phản hồi. Nó diễn ra từ trên xuống, xuống dưới và theo chiều ngang trong toàn bộ tổ chức.

Quá trình giao tiếp như vậy phải là sự tương tác liên tục và năng động, vừa ảnh hưởng vừa chịu tác động của nhiều biến số.

Quá trình giao tiếp bao gồm các bước nhất định trong đó mỗi bước tạo nên yếu tố cần thiết của một cuộc giao tiếp hiệu quả.

Sau đây là phân tích ngắn gọn về các bước quan trọng của quá trình giao tiếp.

Các yếu tố khác nhau trong quá trình giao tiếp

Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về các yếu tố khác nhau trong quá trình giao tiếp.

Người gửi

Nền tảng của quá trình giao tiếp là do người truyền hoặc gửi thông điệp đặt ra. Anh ta là người gửi thông điệp có thể là một suy nghĩ, ý tưởng, một bức tranh, biểu tượng, báo cáo hoặc một mệnh lệnh và tư thế, cử chỉ, thậm chí là một nụ cười nhất thời. Do đó, người gửi là người khởi xướng thông điệp cần được truyền đi. Sau khi tạo ra ý tưởng, thông tin, v.v., người gửi mã hóa nó theo cách mà người nhận có thể hiểu rõ.

Thông điệp

Thông điệp được hiểu là thông tin được truyền đạt bằng lời nói và chữ viết, dấu hiệu, hình ảnh hoặc biểu tượng tùy thuộc vào tình huống và bản chất và tầm quan trọng của thông tin muốn được gửi đi. Thông điệp là trung tâm của giao tiếp. Đó là nội dung mà người gửi muốn truyền tải cho người nhận. Nó có thể bằng lời nói cả viết và nói; hoặc phi ngôn ngữ, tức là hình ảnh hoặc biểu tượng, v.v.

Mã hóa

Mã hóa là đưa thông điệp được nhắm mục tiêu vào phương tiện thích hợp có thể bằng lời nói hoặc không lời tùy thuộc vào tình huống, thời gian, không gian và tính chất của thông điệp được gửi đi. Người gửi đưa thông điệp vào một loạt các ký hiệu, hình ảnh hoặc từ ngữ sẽ được chuyển đến người nhận dự định. Mã hóa là một bước quan trọng trong quá trình giao tiếp vì mã hóa sai và không phù hợp có thể đánh bại mục đích thực sự của quá trình giao tiếp.

Kênh

(Các) kênh liên quan đến cách hoặc chế độ thông điệp được truyền đi hoặc được truyền qua. Thông điệp được truyền qua một kênh liên kết người gửi với người nhận. Thông điệp có thể bằng lời nói hoặc bằng văn bản và nó có thể được truyền qua bản ghi nhớ, máy tính, điện thoại, điện thoại di động, ứng dụng hoặc tivi.

Vì mỗi kênh đều có ưu và nhược điểm nên việc lựa chọn kênh phù hợp là điều tối quan trọng để truyền thông hiệu quả.

Người nhận

Người nhận là người hoặc nhóm có ý định gửi tin nhắn. Anh ta có thể là người nghe, người đọc hoặc người xem. Bất kỳ sơ suất nào từ phía người nhận có thể làm cho việc liên lạc không hiệu quả. Người nhận cần phải hiểu thông điệp được gửi theo cách tốt nhất có thể để đạt được mục đích thực sự của giao tiếp. Mức độ mà người nhận giải mã thông điệp phụ thuộc vào kiến ​​thức của họ về chủ đề của thông điệp, kinh nghiệm, sự tin tưởng và mối quan hệ với người gửi.

Người nhận cũng là một nhân tố quan trọng trong quá trình giao tiếp như người gửi. Nó là đầu kia của quá trình. Người nhận phải có đủ điều kiện để nhận được tin nhắn, tức là anh ta / cô ta phải có kênh liên lạc tích cực và không nên bận tâm đến những suy nghĩ khác có thể khiến anh ta / cô ta không chú ý đến tin nhắn.

Giải mã

Giải mã đề cập đến việc diễn giải hoặc chuyển đổi thông điệp đã gửi sang ngôn ngữ dễ hiểu. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là hiểu thông điệp. Người nhận sau khi nhận được tin nhắn sẽ giải thích nó và cố gắng hiểu nó theo cách tốt nhất có thể.

Phản hồi

Phản hồi là khía cạnh cuối cùng của quá trình giao tiếp. Nó đề cập đến phản hồi của người nhận đối với thông điệp mà người gửi gửi cho anh ta / cô ta. Phản hồi là cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp đã được mã hóa, gửi đi, giải mã và hiểu một cách hiệu quả.

Đây là bước cuối cùng của quá trình giao tiếp và thiết lập rằng người nhận đã nhận được thông điệp trong thư và tinh thần của nó. Nói cách khác, người nhận đã diễn giải chính xác thông điệp như ý định của người gửi. Nó là công cụ để làm cho giao tiếp hiệu quả và có mục đích.

Hãy xem xét những điểm sau liên quan đến phản hồi liên quan đến quá trình giao tiếp -

• Nó nâng cao hiệu quả của giao tiếp vì nó cho phép người gửi biết được hiệu quả của thông điệp của mình.

• Nó cho phép người gửi biết liệu thông điệp của họ đã được hiểu đúng hay chưa.

• Việc phân tích các phản hồi giúp cải thiện các thông điệp trong tương lai. Phản hồi, giống như thông điệp, có thể bằng lời nói hoặc không lời và được truyền tải thông qua kênh giao tiếp được lựa chọn cẩn thận.

• Chúng ta có thể biểu diễn các bước trên trong một mô hình như là mô hình của quá trình giao tiếp.

Các loại phản hồi

Kevin Eujeberry, nhà lãnh đạo nổi tiếng thế giới đã đề cập đến bốn loại phản hồi. Các loại như sau:

• Phản hồi tiêu cực hoặc nhận xét sửa chữa về hành vi trong quá khứ

• Phản hồi tích cực hoặc khẳng định nhận xét về hành vi trong tương lai

• Tiêu cực feedforward hoặc ý kiến điều chỉnh về hành vi tương lai

• Tích cực feedforward hoặc ý kiến khẳng định về hành vi tương lai

Mô hình của quá trình giao tiếp

Bây giờ chúng ta hãy xem mô hình của quá trình giao tiếp -

Tuy nhiên, quá trình giao tiếp không suôn sẻ hoặc không có rào cản như người ta tưởng. Từ khi truyền đến khi nhận, thông điệp có thể bị can thiệp hoặc làm nhiễu ở bất kỳ giai đoạn nào bởi nhiều yếu tố được gọi là rào cản đối với truyền thông hiệu quả. Một trong những yếu tố là sự lựa chọn phương pháp giao tiếp kém. Ngoài việc lựa chọn phương pháp giao tiếp không tốt, các rào cản khác đối với giao tiếp hiệu quả bao gồm tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng về thể chất, các vấn đề về ngôn ngữ và không thể nhận ra các tín hiệu phi ngôn ngữ. Chúng ta sẽ thảo luận về những rào cản giao tiếp này trong chương tiếp theo.

Tóm lược

• Quá trình liên lạc đề cập đến việc truyền hoặc chuyển thông tin hoặc thông điệp từ người gửi thông qua một kênh đã chọn đến người nhận vượt qua các rào cản ảnh hưởng đến tốc độ của nó.

• Các yếu tố khác nhau trong quá trình giao tiếp -

  • Sender

  • Message

  • Encoding

  • Channel

  • Receiver

  • Decoding

  • Feedback

• Kevin Eujeberry, nhà lãnh đạo nổi tiếng thế giới đã đề cập đến bốn loại phản hồi. Các loại như sau:

  • Phản hồi tiêu cực hoặc nhận xét sửa chữa về hành vi trong quá khứ

  • Phản hồi tích cực hoặc khẳng định nhận xét về hành vi trong tương lai

  • Nhận xét tiêu cực từ nguồn cấp dữ liệu hoặc nhận xét chỉnh sửa về hành vi trong tương lai

  • Tích cực cung cấp hoặc khẳng định nhận xét về hành vi trong tương lai

Mô hình là một thứ được sử dụng để làm theo hoặc bắt chước. Các mô hình giao tiếp cung cấp đầu vào cho việc thiết lập một hệ thống truyền thông tiêu chuẩn và đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong một tổ chức kinh doanh. Chúng được kiểm tra từ quan điểm tổ chức. Mỗi tổ chức thiết lập hệ thống truyền thông của riêng mình hầu hết đều lấy cảm hứng từ các mô hình truyền thông phổ biến.

• Mô hình giao tiếp là mô hình khái niệm được sử dụng để giải thích quá trình giao tiếp của con người.

• Mô hình là sự thể hiện trực quan của quá trình giao tiếp.

• Mô hình giao tiếp chính thức đầu tiên được Claude Elwood Shannon đưa ra vào năm 1948 và được xuất bản với phần giới thiệu của Warren Weaver. Mô hình này thường được biết đến với cái tên Shannon and Weaver Model of Communication.

Trong các phần tiếp theo, chúng ta hãy thảo luận về các mô hình giao tiếp cơ bản để dễ hiểu về chúng sẽ giúp chúng ta chuẩn bị một mô hình giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp và các lĩnh vực khác.

Mô hình giao tiếp một chiều

Nó còn được gọi là mô hình liên lạc tuyến tính vì nó xảy ra theo đường thẳng từ người gửi đến người nhận và dùng để thông báo, thuyết phục hoặc ra lệnh.

Trong kiểu giao tiếp này, thông tin chỉ được truyền từ điểm này sang điểm khác hoặc đến nhiều điểm tại một thời điểm duy nhất.

Không có sự truyền tải thông tin từ điểm nhận. Ở đây, người nhận bị động.

Truyền thông một chiều chủ yếu được sử dụng để truyền thông tin hiện tại như thông tin thời tiết, thông tin về thiên tai sắp xảy ra, các chương trình và quan sát của công chúng tại các cuộc họp báo và thông qua phát thanh và truyền hình. Thời gian và cường độ chính xác của các hiện tượng thời tiết được truyền tải hoặc truyền đạt thông qua phương tiện truyền thông một chiều.

Giống như trong giao tiếp hai chiều, trong giao tiếp một chiều, người gửi và người nhận thông tin có thể không chỉ là con người mà còn có thể là máy tính hoặc thiết bị tự động.

Nó bao gồm người gửi mã hóa một thông điệp và truyền nó qua kênh thích hợp đến người nhận khi có nhiễu.

Nó giả định rằng có một sự khởi đầu và kết thúc rõ ràng đối với giao tiếp.

Các Aristotle Model of Communicationcó thể nói là một mô hình giao tiếp một chiều, trong đó người gửi gửi thông tin hoặc thông điệp đến người nhận để tác động đến họ và khiến họ phản hồi tương ứng. Mô hình này được coi là nguyên tắc vàng để nổi trội trong các bài phát biểu trước đám đông, các buổi hội thảo, các buổi thuyết trình mà người gửi thể hiện rõ quan điểm của mình bằng cách thiết kế một nội dung ấn tượng, truyền tải thông điệp cho phần thứ hai và họ chỉ cần phản hồi theo đó.

Aristotle là người đầu tiên đưa ra sáng kiến ​​và thiết kế mô hình truyền thông.

Việc thiếu phản hồi từ người nhận là một nhược điểm lớn của mô hình này.

Trong loại mô hình này, người gửi là thành viên tích cực và người nhận là thành viên bị động.

Mô hình giao dịch

'Giao dịch' chỉ đơn giản là sự trao đổi hoặc tương tác giữa mọi người. Nó dựa trên tiền đề cơ bản của 'trao đổi' hoặc 'cho và nhận'.

Do đó, mô hình truyền thông giao dịch đề cập đến việc trao đổi thông điệp hoặc thông tin giữa người gửi và người nhận trong đó mỗi người thay phiên nhau gửi hoặc nhận tin nhắn.

Mô hình này là mô hình giao tiếp chung nhất vì ngay cả những tương tác hàng ngày của chúng ta cũng là những trường hợp giao tiếp theo mô hình giao dịch.

Mô hình giao dịch trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn khi những người tham gia có cùng môi trường, biết nhau và có chung hệ thống xã hội. Mỗi người trong quá trình phản ứng phụ thuộc vào các yếu tố như nền tảng, kinh nghiệm, thái độ, niềm tin văn hóa và lòng tự trọng của họ.

Lựa chọn kênh phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của thông điệp được truyền đạt.

Mô hình giao tiếp tương tác

Mô hình truyền thông tương tác còn được gọi là mô hình hội tụ.

Theo mô hình này, việc trao đổi ý tưởng và thông điệp diễn ra theo cả hai cách từ người gửi đến người nhận và ngược lại.

Quá trình giao tiếp xảy ra giữa con người hoặc máy móc theo cả cách nói và không lời.

Người gửi chuyển một tin nhắn đến người nhận và người nhận sau đó trở thành người gửi và chuyển một tin nhắn đến người gửi ban đầu.

Nó nhấn mạnh phản hồi chỉ ra rằng giao tiếp không phải là một quá trình một chiều mà là một quá trình hai chiều.

Thay vì thông tin được gửi một chiều, từ người gửi đến người nhận, cả hai người tham gia gửi thông tin qua lại.

Wilbur Schramm, một học giả và một người có thẩm quyền về truyền thông, cũng đề xuất rằng cả người gửi và người nhận phải giải thích thông điệp, thay vì đánh giá chính xác ý nghĩa của thông điệp.

Tuy nhiên, trong mô hình này, phản hồi không đồng thời và thường mất thời gian vì mô hình này chủ yếu được sử dụng cho Internet.

Các thành phần của mô hình tương tác

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét các thành phần liên quan đến mô hình tương tác của truyền thông. Đây là một trong những mô hình giao tiếp chính -

• Người gửi và người nhận hoạt động như cả bộ mã hóa và giải mã và các nguồn của thông điệp.

• Thông điệp là thông tin được truyền đạt.

• Phản hồi, nghĩa là khi bộ giải mã hình thành thông điệp thứ hai sau khi nhận được thông báo đầu tiên.

• Kinh nghiệm thực địa là kinh nghiệm và kiến ​​thức ảnh hưởng đến việc hình thành và giải thích thông điệp. Những kiến ​​thức và kinh nghiệm đó thường được hình thành bởi bối cảnh văn hóa, tâm lý, xã hội và tình huống trong đó thông điệp được hình thành và được diễn giải.

• Mô hình tương tác cũng tán thành khái niệm nhiễu và các rào cản đối với giao tiếp như ngôn ngữ, các vấn đề về mạng, lựa chọn kênh không phù hợp làm ảnh hưởng đến mô hình giao tiếp.

• Internet, truyền thông xã hội, tiếp thị tương tác. Máy ATM, mua sắm trực tuyến, phòng trò chuyện là những ví dụ về mô hình giao tiếp tương tác.

Hiệu quả của các Mô hình Truyền thông

Các mô hình giao tiếp là kết quả xác thực của việc nghiên cứu có hệ thống các khía cạnh khác nhau của giao tiếp. Một mô hình giao tiếp mang lại sự hiểu biết toàn diện về một hệ thống hoặc cấu trúc mà qua đó mọi người có thể hiểu các hệ thống hoặc cấu trúc tương tự.

Hãy xem xét các điểm quan trọng sau đây liên quan đến tầm quan trọng của các mô hình truyền thông -

• Các mô hình giao tiếp giúp xác định và hiểu các thành phần và mối quan hệ của quá trình giao tiếp đang được nghiên cứu.

• Mô hình đại diện cho những ý tưởng và suy nghĩ mới về các khía cạnh khác nhau của giao tiếp, giúp chúng tôi lập kế hoạch cho hệ thống giao tiếp hiệu quả. Chúng hoạt động như một chất kích thích cho các nhà nghiên cứu và sinh viên giao tiếp.

• Mô hình là hình ảnh đại diện cho quá trình giao tiếp.

• Chúng được sử dụng để nghiên cứu và điều tra trong lĩnh vực truyền thông.

• Vì giao tiếp là một quá trình khó hiểu, nên mô hình giao tiếp có thể là một nguồn thiết yếu để hiểu được sự cứng nhắc đó.

• Các mô hình dự đoán để giao tiếp hiệu quả hơn trong tương lai. Họ cũng dự đoán sự thành công hay thất bại của một quá trình giao tiếp cụ thể.

• Mô hình giúp giải thích một hiện tượng bằng cách cung cấp thông tin theo cách đơn giản hóa mà nếu không thì phức tạp hoặc mơ hồ.

• Chúng ta có thể sử dụng các mô hình giao tiếp để phân tích các vấn đề thực tế và ngăn ngừa sự xuất hiện của các vấn đề trong tương lai.

Không thể quá nhấn mạnh sự phù hợp của các mô hình truyền thông. Họ thêm vào việc hiện thực hóa hệ thống thông tin liên lạc hiệu quả

Tóm lược

• Các mô hình giao tiếp cung cấp đầu vào cho việc thiết lập một hệ thống truyền thông tiêu chuẩn và đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong một tổ chức kinh doanh.

• Các mô hình khác nhau là -

  • Mô hình giao tiếp một chiều

  • Mô hình giao dịch

  • Mô hình giao tiếp tương tác

• Các mô hình giao tiếp là kết quả xác thực của việc nghiên cứu có hệ thống các khía cạnh khác nhau của giao tiếp.

Giao tiếp, như chúng ta đã học, là huyết mạch của một tổ chức. Một chút xáo trộn trong luồng thông tin liên lạc trôi chảy, đi xuống và đi lên, ngang và dọc, v.v., có thể khiến tổ chức phải trả giá đắt.

Giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng hàng đầu trong một tổ chức kinh doanh nhằm cung cấp thông tin mong muốn đúng thời gian và chính xác để phát triển sự hiểu biết và mối quan hệ tốt giữa các cá nhân và giữa các bộ phận trong đó. Kết quả là các nỗ lực hướng tới đạt được các mục tiêu của tổ chức có thể được thực hiện một cách tập thể, hiệu quả và hiệu quả.

Rào cản là gì?

Rào cản đề cập đến những trở ngại hoặc cản trở ngăn cản sự di chuyển, dòng chảy và truy cập thông tin trong hoặc ngoài tổ chức.

Trong từ vựng của giao tiếp, các rào cản đề cập đến các mục cụ thể có thể làm sai lệch hoặc ngăn cản giao tiếp trong một tổ chức. Nó ảnh hưởng đến việc trao đổi ý tưởng, suy nghĩ và thông tin hiệu quả.

Tóm lại, bất cứ điều gì cản trở quá trình giao tiếp ở bất kỳ cấp độ nào đều là rào cản đối với giao tiếp hiệu quả.

Rào cản có thể xuất phát tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình giao tiếp.

• Chúng có thể do người gửi gây ra.

• Chúng có thể được tìm thấy trong các phương tiện truyền thông điệp.

• Chúng có thể phát sinh trong khi nhận tin nhắn.

• Có thể có vấn đề khi người nhận hiểu được thông điệp, v.v.

Hãy để chúng tôi thảo luận ngắn gọn về nguồn gốc của những rào cản này.

Các rào cản do người gửi gây ra

Sự thành công của việc giao tiếp một nội dung cụ thể về cơ bản phụ thuộc vào người gửi, vì anh ta là người làm việc trên các bản nháp và hoàn thiện thông điệp sẽ được gửi đi. Anh ấy / cô ấy là người khởi xướng giao tiếp.

Người gửi cần phải hết sức lưu ý trong khi soạn thảo hoặc thực hiện giao tiếp để tránh cho phép các rào cản trong quy trình.

Các rào cản do người gửi tạo ra như sau:

• Thiếu kiến ​​thức hoặc không đủ ý tưởng về người nhận.

• Thái độ tiêu cực hoặc thiếu quan tâm đến tin nhắn; không muốn giao tiếp nó.

• Sự tiêu cực đối với người nhận.

• Sự lựa chọn kênh hoặc phương tiện liên lạc không phù hợp của người gửi trong việc truyền thông điệp.

• Kỹ năng giao tiếp của người gửi kém như sử dụng các từ không phù hợp và có âm cao; lỗi ngữ pháp, độ dài và sử dụng không mong muốn các thành ngữ, cụm từ, biệt ngữ hoặc tiếng lóng, v.v.

• Không có khả năng quyết định thời gian thích hợp để truyền đạt thông điệp.

• Lưỡng lự lựa chọn nội dung thông điệp sẽ truyền đạt; nó giết chết hiệu quả của giao tiếp.

• Thành kiến, tức là bắt đầu bất kỳ đoạn giao tiếp nào với thái độ thiên vị hoặc biết rõ điều đó có thể gây bất lợi cho sự phát triển của quá trình giao tiếp.

• Thiếu quan tâm đến phản hồi từ người nhận; nó cản trở mục đích của giao tiếp.

Rào cản trong truyền thông điệp

Các rào cản liên quan đến việc truyền tải thông điệp như sau:

• Những thứ cản trở việc truyền tải thông điệp một cách suôn sẻ được gọi là rào cản trong quá trình truyền tải thông điệp.

Quá trình truyền thông báo bị xáo trộn do các rào cản sau:

Physical Barriers	Distortion- Nó xảy ra khi ý nghĩa của thông điệp bị mất trong khi mã hóa và giải mã thông điệp. Ngoài ra còn có những méo mó về thể chất như, chớp giật kém, ngồi không thoải mái, phòng ốc không hợp vệ sinh cũng ảnh hưởng đến giao tiếp trong cuộc họp
	Noise- Nó được tìm thấy trong môi trường giao tiếp và làm gián đoạn quá trình giao tiếp. Sử dụng loa lớn cản trở giao tiếp
	Overflow of Information - Điều này hoạt động giống như một rào cản khi người nhận không có khả năng nhận tất cả thông tin và có thể bỏ sót một số điểm quan trọng hoặc hiểu sai ý nghĩa của toàn bộ thông điệp
Barriers from Message	Thông điệp hoặc chủ đề của giao tiếp là yếu tố then chốt làm nên thành công của giao tiếp hiệu quả. Ngôn ngữ được sử dụng trong đó, các từ ngữ, độ chính xác và thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp thành công.
	Ví dụ, nếu tin nhắn chứa nhiều biệt ngữ và tiếng lóng khi giao tiếp với người chưa bao giờ nghe cách diễn đạt như vậy, người nhận sẽ không hiểu được.
	Thiếu thời gian thích hợp để soạn thảo thông báo bằng văn bản có thể có tác động xấu đến nội dung của thông báo. Ví dụ, nếu người giám sát yêu cầu báo cáo ngay lập tức mà không cho người viết báo cáo đủ thời gian để thu thập thông tin cần thiết, điều đó dẫn đến xung đột thông điệp.
Channel Barriers	Lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp và khả thi là điều quan trọng hàng đầu trong giao tiếp. Nếu người gửi chọn một kênh liên lạc không phù hợp, liên lạc có thể ngừng.
	Kênh có thể là lời nói, từ in ấn, phương tiện điện tử hoặc thậm chí là các tín hiệu phi ngôn ngữ như dấu hiệu, cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt, v.v. theo cách nói của giao tiếp hiện đại, kênh từ chủ yếu đề cập đến giao tiếp đại chúng như báo, đài. , tivi, điện thoại, máy tính, internet, ứng dụng.
	Ví dụ, các trình bày hướng dẫn tách rời qua điện thoại có thể hoạt động cho cả người giao tiếp. Hướng dẫn nên được viết bằng màu đen trắng và được gửi qua thư, đăng trên báo, v.v.
Long communication chain	Giao tiếp có thể bị ảnh hưởng khi thông điệp được truyền đạt đi qua một kênh liên lạc dài.
	Chuỗi liên lạc càng dài, lỗi càng lớn. Nếu một tin nhắn được truyền qua quá nhiều người nhận, thông điệp đó thường bị méo.
	Tuy nhiên, mạng lưới truyền thông hiệu quả với kênh truyền thông mạnh mẽ và cập nhật thì rào cản này có thể được xóa bỏ.

Sự cố trong Lễ tân

Bây giờ chúng ta hãy xem các vấn đề khác nhau gặp phải trong việc tiếp nhận một thông điệp trong quá trình giao tiếp. Các vấn đề như sau:

• Việc gửi một tin nhắn hoàn tất khi người nhận ở đầu bên kia nhận được nó, hiểu nó và sau đó gửi phản hồi mong muốn cho người gửi.

• Nếu có vấn đề trong việc nhận tin nhắn, toàn bộ mục đích của việc gửi tin nhắn sẽ bị đánh bại.

• Tin nhắn là phương tiện để người gửi chia sẻ cảm xúc, suy nghĩ và ý tưởng. Nó là cách mà hình ảnh tinh thần của người gửi được truyền đến người nhận.

• Thông điệp có thể rõ ràng và dễ hiểu ngay lập tức, hoặc âm u và gây hiểu lầm, dựa trên mức độ tốt của tất cả các thành phần trong quá trình giao tiếp đã được xem xét và điều chỉnh.

• Ý nghĩa của thông điệp là những gì người nhận gán cho nó. Nếu người gửi có hình ảnh và nhận thức về thông điệp khác với người nhận về thông điệp đã gửi, mục đích của thông điệp sẽ bị bóp méo.

• Trên thực tế, một trong những thách thức lớn của giao tiếp là đảm bảo rằng ý nghĩa của người gửi giống với ý nghĩa mà người nhận gán cho thông điệp khi nó nhận được.

Yếu tố tạo ra vấn đề trong lễ tân

• Kênh liên lạc kém mà qua đó thông điệp được nhận.

• Các vấn đề kỹ thuật liên quan đến các phương tiện giao tiếp.

• Không sử dụng một số công cụ phổ biến để phân tích vấn đề truyền thông.

• Người tiếp nhận thiếu kỹ năng ngôn ngữ và ngữ nghĩa.

Các vấn đề trong hiểu người nhận

Người nhận trong chuỗi giao tiếp cũng quan trọng như người gửi. Người nhận hiểu được thông điệp như mong muốn của người gửi là mục tiêu cơ bản của việc gửi thông điệp.

Tuy nhiên, đôi khi vấn đề nảy sinh trong việc người nhận hiểu được thông điệp. Người nhận không có khả năng hiểu được dẫn đến hình thành định kiến ​​trong tâm trí người gửi. Nó xảy ra do các yếu tố sau đây.

Đối phó với các rào cản để giao tiếp hiệu quả

Các rào cản trong giao tiếp không chỉ làm hỏng mục đích của thông điệp mà về lâu dài còn ảnh hưởng đến hoạt động trơn tru và tăng trưởng của tổ chức. Người ta đã nói đúng rằng truyền thông là huyết mạch của một tổ chức kinh doanh không phân biệt quy mô và phạm vi tiếp cận của tổ chức.

Đối phó với các rào cản trong giao tiếp cần được ưu tiên hàng đầu để có được một giao tiếp liên tục và không bị xáo trộn trong và ngoài doanh nghiệp.

Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem cách đối phó với các rào cản khác nhau trong giao tiếp.

• Cách đối phó với các rào cản trong giao tiếp phi ngôn ngữ và ngôn ngữ.

• Làm thế nào để đối phó với các rào cản trong giao tiếp bằng văn bản.

Làm thế nào để đối phó với các rào cản trong giao tiếp phi ngôn ngữ?

Đối phó với các rào cản trong giao tiếp phi ngôn ngữ không phải là dễ dàng như người ta tưởng. Trong trường hợp kỹ năng phi ngôn ngữ của một người kém, anh ta / cô ta có thể đang gửi thông điệp sai hoặc tiêu cực đến đối phương.

Sau đây là cách giải quyết các rào cản trong giao tiếp phi ngôn ngữ -

• Giao tiếp không lời được coi là đương nhiên trong các cuộc trò chuyện trực tiếp, nhưng giao tiếp không chỉ là nói và nghe. Chính những yếu tố phi ngôn ngữ này của giao tiếp có thể cung cấp một lượng lớn thông tin và có thể là một phương tiện học tập quan trọng.

• Thiết lập giao tiếp bằng mắt trực tiếp với (những) người ở phía bên kia; nó không chỉ làm tăng mức độ tự tin của bạn mà còn cung cấp cho người khác sự thoải mái cần thiết để đổi lại giao tiếp với bạn.

• Có biểu hiện trên khuôn mặt như một khuôn mặt đang cười; nó tạo ra một môi trường hòa nhã và dễ chịu giữa bạn và (những) người nghe.

• Điều quan trọng cần nhớ là chúng ta giao tiếp với cơ thể cũng như bằng giọng nói. ThửNOT TO tham gia vào các cử chỉ sẽ khiến khán giả mất tập trung, chẳng hạn như -

  • Quấn tay (vì hồi hộp)

  • Giữ tay trong túi của bạn

  • Nhịp độ lo lắng

  • Không hề di chuyển

  • Tựa vào bục trong toàn bộ bài thuyết trình

  • Liên tục ra hiệu bằng bút và hoặc bút chì

  • Thói quen xáo trộn giấy tờ hoặc bấm bút

  • Khoanh tay (có thể biểu thị sự phòng thủ)

  • Tiếng cười không thích hợp (có thể thể hiện sự lo lắng)

Làm thế nào để đối phó với các rào cản trong giao tiếp bằng lời nói?

Bây giờ chúng ta sẽ học cách đối phó với các rào cản trong giao tiếp bằng lời nói.

Rào cản đối với việc lắng nghe hiệu quả

Các rào cản là mối đe dọa đối với sự thành công của giao tiếp hiệu quả. Chúng làm cho giao tiếp không thể tiếp cận, không thể hiểu được, do đó giết chết triển vọng về hiệu quả của nó.

Bạn có thường xuyên suy nghĩ lung tung khi ai đó nói với bạn điều gì đó không? Điều này thường xảy ra khi chủ đề đang thảo luận không khiến bạn quan tâm. Đôi khi cuộc trò chuyện có thể quá dài và tẻ nhạt.

Đôi khi chủ đề thảo luận có thể thú vị nhưng người nói không thể thu hút sự chú ý của bạn, hoặc bạn không thể hiểu được vì thiếu kiến ​​thức về chủ đề hoặc từ vựng hoặc ngôn ngữ của người nói.

Phải có động lực và hứng thú trong một cuộc trò chuyện để có thể lắng nghe một cách hiệu quả. Tuy nhiên, ngay cả khi có động lực và sự quan tâm, vẫn có thể có một số rào cản ảnh hưởng đến khả năng lắng nghe tốt của chúng ta.

Chúng ta sẽ thảo luận về các rào cản đối với việc lắng nghe hiệu quả trong các phần tiếp theo của chúng ta.

Rào cản ngôn ngữ / ngữ nghĩa

Đây là một trong những rào cản phổ biến nhất đối với việc lắng nghe. Người học một ngôn ngữ thường phải đối mặt với loại rào cản này.

Từ vựng không quen thuộc

Những từ mà người nói sử dụng có thể không quen thuộc với bạn. Người nói có thể sử dụng các từ khó và biệt ngữ. Kết quả là bạn không thể hiểu những gì người nói nói.

Các yếu tố của giọng nói được kết nối

Người nói quá nhanh. Có rất ít khoảng dừng và nhịp điệu có thể không quen thuộc với bạn. Bạn không thể nhận ra các từ quen thuộc vì các từ rút gọn, rút ​​gọn, liên kết. Ví dụ, người nói nói, “Tôi hét lên” và bạn nghe thấy “kem”.

Không thể dự đoán, đoán và diễn giải ý nghĩa từ ngữ cảnh

Một người chú ý đến cấu trúc âm thanh sẽ nhận ra rằng “Idrankitfirst” được nói nhanh có thể có nghĩa là “Tôi đã uống nó trước” hoặc “Tôi sẽ xếp hạng nó đầu tiên”. Bạn sẽ có thể nhận ra đó là “Tôi uống nó trước” hay “Tôi xếp nó đầu tiên” từ ngữ cảnh. Đôi khi người nói ngụ ý điều gì đó nhưng không diễn đạt một cách công khai. “Chỉ vậy thôi, cảm ơn bạn” là một cách lịch sự và gián tiếp để nói với ai đó rằng bạn không cần dịch vụ của họ nữa thay vì trực tiếp hơn “Bạn có thể rời đi ngay bây giờ”. Bạn đoán nghĩa từ ngữ cảnh mặc dù người nói không diễn đạt rõ ràng những gì họ muốn.

Nhận được từ nhưng mất ý tưởng

Bạn sẽ mất khả năng theo dõi nếu bạn tập trung vào từng từ mà người nói nói, đặc biệt nếu bạn cần làm điều đó trong một thời gian dài. Kết quả là bạn có thể hiểu nghĩa của hầu hết các từ nhưng không hiểu được ý chính. Bạn không phân biệt được thông tin quan trọng và thông tin không quan trọng.

Rào cản văn hóa xã hội

Các rào cản văn hóa xã hội cũng cản trở việc lắng nghe hiệu quả.

Nền văn hóa khác nhau

Giọng của người nói và cách phát âm các từ không quen thuộc với bạn vì sự khác biệt về văn hóa giữa bạn và người nói.

Chủ đề không quen thuộc

Đối tượng có thể không quen thuộc với bạn vì bạn không quen thuộc với một nền văn hóa cụ thể hoặc không biết về lối sống của một xã hội cụ thể.

Rào cản tâm lý

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về các rào cản tâm lý khác nhau để lắng nghe hiệu quả

Hình thành ý kiến ​​và rút ra kết luận trước khi lắng nghe

Bạn không nên biết mục đích lắng nghe của mình. Nhưng bạn có thể hình thành ý kiến ​​về người nói ngay cả trước khi họ nói.

Bạn có thể đưa ra các giả định về chủ đề được nói và đưa ra kết luận ngay cả trước khi người nói phát biểu. Điều này có thể chặn đầu bạn và kết quả là bạn sẽ không thể lắng nghe.

Thiếu quan tâm đến chủ đề

Bạn có thể không nghe nếu bạn không quan tâm đến chủ đề của người nói.

Không có khả năng chú ý

Giấc mơ ban ngày và tâm trí lang thang có thể ngăn cản bạn lắng nghe.

Định kiến

Bạn có thể từ chối lắng nghe điều gì đó, điều này đi ngược lại với ý tưởng và niềm tin của bạn. Bạn chỉ nghe những gì bạn muốn nghe.

Rào cản vật lý

Rào cản vật lý cũng cản trở việc lắng nghe hiệu quả. Hãy để chúng tôi xem những rào cản vật lý này là gì.

Xung quanh ồn ào

Môi trường có thể quá ồn, có thể ảnh hưởng đến việc nghe.

Khoảng cách vật lý

Bạn có thể ở quá xa người nói hoặc quá gần người nói để có thể nghe rõ.

Cách đối phó với các rào cản trong giao tiếp bằng văn bản

Thông tin liên lạc bằng văn bản không hiệu quả có thể đảo lộn mọi thứ công bằng được dự định trong nội dung của thông điệp. Nó có thể ngăn ứng viên đến với công việc mơ ước của mình, một lần thăng chức, có thể hủy bỏ một thỏa thuận và có thể cản trở hình ảnh của một tổ chức.

Các rào cản trong giao tiếp bằng văn bản làm sai lệch hoàn toàn nội dung của thông điệp được gửi và dẫn đến sự cố liên lạc.

Do đó, điều cần thiết là phải đối mặt với rào cản trong giao tiếp bằng văn bản để đảm bảo rằng giao tiếp hiệu quả được thiết lập.

Sau đây là những cách cần thiết để đối phó với những rào cản đó.

Đúng người

• Những người thông thạo ngôn ngữ nói và viết nên được ưu tiên hàng đầu tại thời điểm tuyển dụng trong bất kỳ tổ chức nào.

• Việc đào tạo thích hợp để nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả của những người mới đến và cả những nhân viên hiện tại cần được đảm bảo thường xuyên.

• Người soạn thảo nội dung giao tiếp nên thông thạo ngôn ngữ nói và viết.

Ngôn ngữ phải

• Cần nhấn mạnh sự đơn giản, sáng suốt và đúng đắn trong tất cả các giao tiếp bằng văn bản của tổ chức.

Trình bày phù hợp

• Làm cho bài thuyết trình hoặc bài viết của bạn gần như không có lỗi.

• Tránh nhồi nhét tin nhắn với những lỗi ngớ ngẩn như 'lỏng lẻo' thay cho 'mất mát'; 'there' thay cho 'their'; 'too' thay cho 'to', v.v. Luôn chỉnh sửa và kiểm tra chính tả nội dung trước khi hoàn thiện.

Nội dung phù hợp

• Tập trung vào những gì thông điệp thực sự định truyền đạt; tránh trộn lẫn với chủ đề cho thư từ.

• Nội dung cần chính xác, ngắn gọn và đủ ý.

Trình tự đúng

• Thông điệp bằng văn bản phải được viết theo trình tự biểu thị ý nghĩa và thứ tự phù hợp của vấn đề được trình bày trong đó.

Kênh bên phải

• Xem xét nội dung và thời điểm của thông điệp, người giao tiếp nên chọn kênh thích hợp nhất để truyền tải thông điệp.

• Nếu nó là bí mật hoặc mang bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, nó phải được gửi qua phương tiện đó cung cấp bảo mật cao hơn, ví dụ như email được mã hóa.

Phản hồi đúng

• Phản hồi không phù hợp hoặc sai sẽ làm mất đi mục đích của thông điệp được gửi. Nó dẫn đến sự cố liên lạc.

• Do đó, thông điệp nên được viết theo cách mong muốn và được gửi qua kênh thích hợp để đảm bảo phản hồi sớm từ người nhận.

Giao tiếp hiệu quả - Các yếu tố của giao tiếp kém

Thiếu giao tiếp hiệu quả trong và ngoài một tổ chức kinh doanh được gọi là giao tiếp kém. Nó ảnh hưởng đến luồng ý tưởng tự do, năng suất của nhân viên, sự hợp tác của nhân viên, sự đổi mới và cuối cùng làm đảo lộn hiệu quả tổng thể của nguồn nhân lực của tổ chức.

Yếu tố giao tiếp kém được tìm thấy trong tất cả các loại hình giao tiếp. Chúng ta đã tìm hiểu về những rào cản này trong các chương trước.

Lý do giao tiếp kém

Lưu đồ đưa ra dưới đây cho thấy các lý do khác nhau khiến giao tiếp kém -

Bên cạnh đó, sự thiếu cam kết giữa lực lượng lao động, nhân viên thiếu kinh nghiệm, cảm giác sợ hãi và không hài lòng, sự kém năng lực vô thức giữa nhân viên và người quản lý cũng có thể dẫn đến giao tiếp kém.

Hậu quả của giao tiếp kém

Giao tiếp kém có thể có tác động tai hại đến lực lượng lao động và cả năng suất và hiệu quả chung của tổ chức.

Sau đây là một số hậu quả của giao tiếp kém trong các tổ chức kinh doanh.

• Người nhận không có khả năng hiểu thông điệp dẫn đến sự nhầm lẫn và hiểu lầm.

• Giao tiếp kém ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe trong giao tiếp bằng miệng làm mất đi ý nghĩa của thông điệp.

• Giao tiếp kém dẫn đến sự mơ hồ làm sai lệch nội dung tin nhắn hoặc lời nói.

• Giao tiếp kém dẫn đến sự mơ hồ làm sai lệch nội dung tin nhắn hoặc lời nói.

• Nó dẫn đến hành động không hoàn chỉnh vì nội dung của tin nhắn được gửi hoặc nói ra không được người nhận nắm bắt.

• Giao tiếp kém giữa doanh nghiệp và khách hàng ảnh hưởng đến việc bán hàng và cuối cùng là cản trở sự phát triển của doanh nghiệp.

• Giao tiếp kém giữa quản lý và nhân viên có thể dẫn đến giảm động lực và ảnh hưởng đến năng suất chung. Nhân viên không muốn làm việc với những người quản lý giao tiếp kém.

• Giao tiếp kém giữa quản lý và nhân viên có thể dẫn đến giảm động lực và ảnh hưởng đến năng suất chung. Nhân viên không muốn làm việc với những người quản lý kém giao tiếp.

• Mất giờ làm việc theo hướng dẫn được cung cấp và thông điệp được gửi đi nằm ngoài tầm nắm bắt của người nhận hoặc nhân viên.

• Giao tiếp kém thường dẫn đến sự thất vọng giữa các nhân viên trong tổ chức.

• Mọi người có thể cảm thấy bị bỏ rơi nếu giao tiếp không cởi mở và hiệu quả.

• Giao tiếp kém có thể dẫn đến nhiều loại xung đột giết chết triển vọng phát triển và thịnh vượng của tổ chức.

Tóm lược

• Giao tiếp, như chúng ta đã học, là huyết mạch của một tổ chức. Một chút xáo trộn trong luồng thông tin liên lạc trôi chảy, đi xuống và đi lên, ngang và dọc, v.v., có thể khiến tổ chức phải trả giá đắt.

• Rào cản đề cập đến những trở ngại hoặc cản trở ngăn cản sự di chuyển, dòng chảy và truy cập thông tin trong hoặc ngoài tổ chức.

• Có nhiều nguồn rào cản khác nhau -

  • Các rào cản do người gửi gây ra

  • Rào cản trong truyền thông điệp

  • Sự cố trong Lễ tân

• Các rào cản để lắng nghe hiệu quả là -

  • Rào cản ngôn ngữ / ngữ nghĩa

  • Rào cản văn hóa xã hội

  • Rào cản tâm lý

  • Rào cản vật lý

• Cách đối phó với các rào cản trong giao tiếp bằng văn bản -

  • Đúng người

  • Ngôn ngữ phù hợp

  • Trình bày đúng

  • Nội dung phù hợp

  • Trình tự bên phải

  • Kênh bên phải

  • Phản hồi đúng

• Thiếu giao tiếp hiệu quả trong và ngoài một tổ chức kinh doanh được gọi là giao tiếp kém.

• Giao tiếp kém có thể có tác động tai hại đến lực lượng lao động và cả năng suất và hiệu quả chung của tổ chức.

Giao tiếp việc làm xoay quanh việc giao tiếp bằng văn bản và trò chuyện giữa nhà tuyển dụng và người tìm việc.

Nhà tuyển dụng trao đổi với người tìm việc hoặc các tài năng tiềm năng về vị trí tuyển dụng, văn hóa công ty, các đặc quyền, lợi ích và bảo mật, v.v. Nhà tuyển dụng sử dụng các phương tiện sáng tạo để thu hút và giữ chân những nhân tài tốt nhất.

• Các ứng viên tiềm năng trao đổi với nhà tuyển dụng về sự quan tâm và sẵn sàng làm việc của họ thông qua các phương tiện khác nhau.

• Giao tiếp việc làm là cách thức khả thi hoặc những cách mà người tìm việc thuyết phục người sử dụng lao động thuê mình bằng cách chứng minh rằng kiến ​​thức, chuyên môn và kỹ năng của họ đáp ứng yêu cầu công việc một cách tốt nhất có thể.

• Tìm kiếm một công việc không phải là một sự kiện đơn lẻ; nó là một quá trình. Người tìm việc phải đầu tư thời gian và sức lực cho quá trình làm việc.

• Để đạt được một công việc tốt không khó bằng ngay cả giữa những cuộc thi khắc nghiệt.

• Một thực tế khác cần chú ý ở đây là không nhất thiết phải là người 'tài năng nhất' mới giành được giải thưởng (ở đây là 'công việc'), mà là người có kỹ năng tìm việc xuất sắc và tất nhiên, anh ta là người thực hiện đầy đủ.

Một người khao khát một công việc phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau để có được công việc. Các giai đoạn như sau.

Biết tiềm năng của bạn

Người tìm việc phải biết tiềm năng hoặc nguồn lực của mình và đánh giá chúng một cách thấu đáo. Bằng cách này, anh / cô ấy có thể hoạch định chiến lược cho quá trình tìm kiếm việc làm.

Nhận ra nhà tuyển dụng tiềm năng

Người tìm việc cần chọn (các) lĩnh vực để thể hiện và vượt trội. Nếu có đủ năng lực cần thiết cho lĩnh vực ngân hàng, anh ta có thể chọn nhà tuyển dụng (bất kỳ ngân hàng hiện có) có thể đáp ứng kỳ vọng của mình với tư cách là người giữ việc.

Nộp đơn xin việc

Ở giai đoạn này, người tìm việc cần thành tâm trong việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch, sơ yếu lý lịch hoặc dữ liệu sinh học.

Phỏng vấn; tham gia thảo luận nhóm

Ở giai đoạn này, người tìm việc đến vòng cuối cùng trong quá trình tìm việc của mình. Hoàn thành thành công giai đoạn này, đưa anh / cô ấy vào công việc.

Sơ yếu lý lịch Sơ yếu lý lịch & Dữ liệu Biodata

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về sơ yếu lý lịch, sơ yếu lý lịch và biodata và sự khác biệt (nếu có) tồn tại giữa chúng.

Sơ yếu lý lịch, sơ yếu lý lịch hoặc dữ liệu sinh học là tài khoản xác thực và ngắn gọn về trình độ học vấn, bằng cấp, các cam kết trước đây của một người, các kỹ năng khác thường được gửi cùng đơn xin việc.

Sơ yếu lý lịch (CV)

Cụm từ 'sơ yếu lý lịch', có nguồn gốc Latinh, có nghĩa là 'đường đi nước bước'. Nó cung cấp một tài khoản chi tiết về người nộp đơn bao gồm mọi kỹ năng, tất cả các công việc và vị trí đã nắm giữ, bằng cấp, liên kết chuyên môn mà họ đã đạt được, theo trình tự thích hợp.

CV là một thông tin chuyên sâu và có cấu trúc về kinh nghiệm chuyên môn và trình độ của một người. Nó phức tạp hơn một Sơ yếu lý lịch.

Giống như Resume, CV là một danh sách các thông tin liên quan của một người đang tìm kiếm việc làm. Xem xét độ dài của chủ đề, CV có thể kéo dài đến ba bốn trang tùy thuộc vào độ tuổi, kinh nghiệm và thành tích của một người.

Các thành phần của một CV tốt

Vì CV đóng vai trò như một chứng minh nhân dân để ứng viên tham gia vào công việc đã chọn của mình, nên CV cần có các chi tiết sau.

Thông tin cá nhân

Chi tiết cá nhân bao gồm địa chỉ, email, số điện thoại, tình trạng hôn nhân, quốc tịch, ngày và nơi sinh và cả tài khoản mạng xã hội nếu nó được sử dụng một cách chuyên nghiệp

Trình độ học vấn

Điều này chứa các bằng cấp theo thứ tự thời gian với dữ liệu xác thực.

Kinh nghiệm làm việc

Điều này bao gồm kinh nghiệm áp dụng cụ thể liên quan đến công việc thay vì những điều chung chung.

Tóm tắt kỹ năng

Điều này bao gồm một danh sách được đánh dấu đầu dòng ngắn gọn về các kỹ năng và kinh nghiệm liên quan mà ứng viên có. Thêm phần này có thể thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng dành vài giây để đọc CV. Ở đây, kỹ năng máy tính nên được ưu tiên.

Kiến thức về ngôn ngữ

Điều này bao gồm trình độ thông thạo của ứng viên (cả khả năng nói và viết) trong các ngôn ngữ.

Sở thích và các hoạt động khác

Sở thích và hoạt động bao gồm sở thích, mối quan tâm và các chủ đề liên quan khác về người nộp đơn phù hợp với bối cảnh.

Sau đây là hình ảnh của một CV mẫu -

Một trường hợp nghiên cứu

Trong khi ứng tuyển vào vị trí giáo sư tại Đại học Jawaharlal, Rahul nhớ rằng cần phải đính kèm trong đơn xin việc một bản CV có nội dung tóm tắt về giáo dục, lịch sử học thuật, chi tiết về kinh nghiệm giảng dạy ở các nơi khác nhau và ở các vị trí khác nhau, danh sách chi tiết ấn phẩm tức là sách, bài báo, tài liệu nghiên cứu, v.v.; danh hiệu học thuật và giải thưởng. Thông tin chi tiết về các khóa đào tạo, hội thảo, hội thảo, khóa học ngắn hạn và hội nghị cần được đưa vào.

Anh ấy đã chuẩn bị CV với sự cẩn thận và cẩn trọng cần thiết và gửi nó đến đích. Anh ấy đã nhận được thư phỏng vấn trong vòng hai tuần và đã làm tốt cuộc phỏng vấn. Cuối cùng thì anh ấy cũng vượt qua được.

Sơ yếu lý lịch hoạt động như thế nào?

Resume, một từ tiếng Pháp, có nghĩa là 'tóm tắt'. Trên thực tế, một Sơ yếu lý lịch chứa một bản tóm tắt về trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, công việc trước đây và sở thích cá nhân của ứng viên.

Tuy nhiên, Sơ yếu lý lịch thường không liệt kê tất cả trình độ học vấn và chuyên môn mà chỉ nêu bật các kỹ năng cụ thể.

• Nó nhằm mục đích trình bày một tài liệu được cá nhân hóa phải được chỉnh sửa đầy đủ bằng cách sử dụng kỹ năng viết hiệu quả của ứng viên.

• Nó phải chính xác và thực tế khi mỗi câu cần phải xác thực và không được thổi phồng quá giá trị.

Sau đây là hình ảnh của một Resume mẫu -

Ưu điểm của Sơ yếu lý lịch được viết tốt

Sau đây là những ưu điểm của một sơ yếu lý lịch được viết tốt -

• Đây là liên hệ hữu hình đầu tiên với nhà tuyển dụng tiềm năng của ứng viên; do đó, điều cần thiết là phải duy trì cảm giác 'ấn tượng đầu tiên kéo dài'. Tại đây, nhà tuyển dụng tiến hành kiểm tra sơ bộ về việc ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc hay không.

• Mặc dù Sơ yếu lý lịch hoặc CV có thể không phải là cơ sở duy nhất để tuyển dụng ứng viên xứng đáng, nhưng đó có thể là lý do khiến họ bị từ chối sớm. Một Sơ yếu lý lịch không hấp dẫn sẽ loại bỏ cơ hội ứng tuyển công việc đang được đề cập của ứng viên.

• Sơ yếu lý lịch hay CV nên được thiết kế và soạn thảo theo những cách thu hút ánh nhìn thoáng qua của nhà tuyển dụng, những người thường dành một ít thời gian cho mỗi bản sơ yếu lý lịch. Một nhà tuyển dụng sàng lọc hàng trăm đơn xin việc cho thậm chí một vài vị trí tuyển dụng.

• Nó cung cấp cơ hội để làm nổi bật các kỹ năng độc đáo.

Làm thế nào để một dữ liệu sinh học hoạt động?

Dữ liệu sinh học là dạng rút gọn của dữ liệu tiểu sử. Nó chủ yếu chứa thông tin cá nhân về một người. Dữ kiện cá nhân bao gồm -

• Ngày sinh

• Chiều cao, cân nặng của người

• Tên cha

• Tên của mẹ

• Gender

• Complexion

• Religion

• Tình trạng hôn nhân

• Nationality

• Địa chỉ thường trú

Nó bao gồm nền tảng giáo dục, nền tảng chuyên môn, kỹ năng, sở thích, sở thích, điểm mạnh, tiềm năng và thành tích. Đây là tài liệu truyền thống để xin việc. Biodata cũng giúp ích trong giao tiếp hôn nhân.

Những điều Nên và Không nên khi Chuẩn bị CV hoặc Sơ yếu lý lịch

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Những điều Nên và Không nên cân nhắc khi chuẩn bị CV hoặc Sơ yếu lý lịch -

• Chứa CV hoặc Sơ yếu lý lịch của bạn trong một độ dài hợp lý.

• CV phải đúng và thực tế.

• Trên trang đầu tiên, cần cung cấp đủ thông tin chi tiết cá nhân để nhà tuyển dụng tiềm năng có thể dễ dàng liên hệ với bạn.

• Chọn một định dạng làm nổi bật các kỹ năng chính, năng lực chính, thành tích chính hoặc thuộc tính chính.

• Nền tảng việc làm của bạn nên bắt đầu với công việc hiện tại của bạn và làm việc ngược lại.

• Liệt kê tất cả các bằng cấp liên quan.

• Không bao gồm thông tin tiêu cực hoặc không liên quan.

• Bao gồm chi tiết các sự kiện đào tạo hoặc phát triển kỹ năng đã tham dự.

• Sử dụng một loại giấy chất lượng rất tốt.

• Không sử dụng kích thước loại nhỏ hơn 11pt.

• Đừng để bị thu nhỏ phông chữ hoặc giảm lề để có thêm thông tin.

• Sử dụng phông chữ tốt như Times New Roman hoặc Arial

• Không cho phép bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào dưới bất kỳ hình thức nào

• Sử dụng các đoạn văn có dấu đầu dòng. Điều này sẽ tiết kiệm không gian và làm cho CV hiệu quả hơn.

• Nhấn mạnh những thành tích gần đây và có liên quan nhất đến vị trí mà ứng viên đang ứng tuyển.

• Hãy giải thích tất cả những khoảng nghỉ đáng kể trong sự nghiệp hoặc học vấn của bạn. Các nhà tuyển dụng ghét những khoảng trống không giải thích được.

• Trong khi gửi sơ yếu lý lịch, nó phải được gửi kèm với một thư xin việc để làm cho người đọc biết những gì đang được gửi và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho người đọc.

• Bao gồm các tài liệu tham khảo nếu có thể trong sơ yếu lý lịch. Nếu cung cấp tài liệu tham khảo, hãy sử dụng ba đến năm.

• Bao gồm ít nhất một giảng viên và ít nhất một nhà tuyển dụng.

• Để nhấn mạnh các điểm chính trong sơ yếu lý lịch, hãy đặt chúng vào các tiêu đề thích hợp, liệt kê theo chiều dọc và cung cấp thông tin chi tiết.

• Không bao gồm các trang của lời chứng thực, tài liệu tham khảo, báo chí và tài liệu quảng cáo tối nghĩa.

• Đọc lại bản thảo để tránh nhầm lẫn và lỗi đánh máy.

Thư xin việc là gì?

Thư xin việc, còn được gọi là Thư xin việc, được gửi kèm theo Sơ yếu lý lịch hoặc CV của ứng viên.

Bức thư đại diện cho các tài liệu đính kèm với ứng dụng.

Nó cung cấp một bản tường trình ngắn gọn về mối quan tâm của ứng viên đối với công việc được đề cập. Đơn xin việc hiệu quả giải thích rõ những lý do khiến ứng viên quan tâm đến tổ chức cụ thể và công việc mà anh / cô ấy đang ứng tuyển.

Đơn xin việc truyền đạt cho nhà tuyển dụng về vị trí mà ứng viên đang ứng tuyển, và điều gì khiến anh ấy / cô ấy trở thành ứng viên phù hợp nhất, tại sao anh ấy / nên được chọn cho một cuộc phỏng vấn, v.v.

Mẹo để có thư xin việc hiệu quả

• Luôn đính kèm thư xin việc, ngay cả khi không được yêu cầu.

• Sử dụng định dạng thư chính thức

• Cung cấp bằng chứng cụ thể về các kỹ năng đã được chứng minh của bạn với các trường hợp gần đây để khiến bạn trở thành ứng viên ưu tiên cho công việc

• Ngắn gọn và bám sát vào những điểm quan trọng nhất

• Hãy chân thành và trung thực trong việc thể hiện bản thân

• Chỉnh sửa kỹ lưỡng trước khi bạn gửi tài liệu

Các thành phần của một lá thư xin việc tốt

Sau đây là các thành phần khác nhau của một lá đơn xin việc:

• Địa chỉ hiện tại của người nộp đơn

• Date

• Địa chỉ của nhà tuyển dụng

• Lời chào: Bắt đầu lá thư bằng 'Họ của Ông / Bà thân mến'; trong trường hợp không biết họ, chỉ cần viết 'Kính gửi Giám đốc nhân sự'

• Nội dung của bức thư

  • Đoạn đầu tiên giải thích lý do viết và công việc mà ứng viên đang ứng tuyển.

  • Đoạn thứ hai, trong đó ứng viên đề cập đến các kỹ năng và kinh nghiệm của mình phù hợp với công việc. Nó cũng giải thích những gì ứng viên phải cung cấp cho nhà tuyển dụng.

  • Đoạn cuối chứa lời cảm ơn tới người nhận địa chỉ và một vài dòng về cách người nộp đơn sẽ theo dõi

• Chữ ký - Kết thúc bức thư bằng cách kết thúc lịch sự, chẳng hạn như 'Trân trọng' hoặc 'Trân trọng' và chữ ký của bạn.

Phỏng vấn xin việc

Ý nghĩa từ vựng của Phỏng vấn xin việc là một cuộc họp chính thức mà tại đó ai đó được đặt câu hỏi để tìm hiểu xem họ có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.

Đây là một trong những thiết bị được công nhận trên toàn cầu và được sử dụng phổ biến để lựa chọn nhân viên.

Ngay cả khi, một cuộc phỏng vấn xin việc là một trải nghiệm đầy thử thách đối với người nộp đơn và là một bài tập tốn thời gian đối với nhà tuyển dụng, thì nó vẫn đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định liệu người phỏng vấn (nhà tuyển dụng) và người được phỏng vấn có kết hợp hiệu quả hay không.

Tuy nhiên, một ứng viên xuất hiện cho một cuộc phỏng vấn được đề nghị vượt qua bài kiểm tra sàng lọc dựa trên thư xin việc và CV của anh ấy / cô ấy.

Tầm quan trọng của cuộc phỏng vấn xin việc

Ngoài việc là một trong những thiết bị phổ biến nhất để lựa chọn nhân viên, phỏng vấn xin việc còn quan trọng vì nhiều lý do.

• Phỏng vấn là nơi một ứng viên có thể tạo ấn tượng tốt.

• Nó cung cấp rất nhiều giá trị cho công ty và các ứng viên.

• Nó tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng đánh giá tính cách và chuyên môn của ứng viên để xác định xem liệu họ có phải là người phù hợp cho vị trí mà cuộc phỏng vấn đang được thực hiện hay không.

• Nó phục vụ như một phương tiện hai chiều để trao đổi thông tin.

• Người phỏng vấn tìm hiểu thêm về ứng viên và ứng viên đến lượt mình để tìm hiểu về tổ chức và những đòi hỏi của công việc.

• Nó mang lại cơ hội bán hàng cho tổ chức cũng như ứng viên.

• Phỏng vấn việc làm cho phép nhà tuyển dụng hoặc tổ chức loại bỏ các ứng viên không phù hợp và chọn ra những người xứng đáng nhất cho công việc được đề cập.

• Nhà tuyển dụng có thể phân tích kỹ năng giao tiếp của ứng viên từ buổi phỏng vấn.

• Đó là phương thức liên lạc trực tiếp duy nhất giữa ứng viên và nhà tuyển dụng.

• Nó cho người phỏng vấn một cơ hội để xác minh thông tin được cung cấp trong Sơ yếu lý lịch hoặc CV và khám phá và làm rõ bất kỳ vấn đề nào mà sơ yếu lý lịch nêu ra.

• Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng có được một số thông tin về ứng viên mà có thể không có sẵn như kế hoạch tương lai của họ, nhận thức về một số vấn đề nhức nhối, v.v.

• Nó cung cấp nền tảng nơi tổ chức cung cấp thông tin về bản thân, các chính sách và văn hóa và môi trường làm việc cũng như công việc của ứng viên.

Các loại phỏng vấn

• Face-to-face Interview - Đây là hình thức phỏng vấn việc làm phổ biến nhất mà người phỏng vấn gặp gỡ người được phỏng vấn.

• Telephonic Interview - Điều này diễn ra trên điện thoại di động, đường dây cố định.

• Sequential Interview - Đây là nơi ứng viên được phỏng vấn trực tiếp bởi những người phỏng vấn một cách riêng biệt.

• Direct Interview - Đây là nơi các ứng viên có nghĩa vụ trả lời một phiếu câu hỏi do nhà tuyển dụng giao cho.

• Panel Interview - Đây là nơi ba hoặc nhiều thành viên của tổ chức tuyển dụng ngồi và chất vấn người được phỏng vấn về các vấn đề hiện tại và các chủ đề quan trọng khác.

Trước khi tham gia một cuộc phỏng vấn, ứng viên nên biết về tổ chức và chuẩn bị một số câu hỏi chung thường được hỏi trong cuộc phỏng vấn.

Các câu hỏi phổ biến được hỏi trong một cuộc phỏng vấn

Sau đây là danh sách một số câu hỏi phổ biến được hỏi khi phỏng vấn -

• Nói cho chúng tôi biết về bạn.

• Bạn muốn mô tả điểm mạnh và điểm yếu của mình như thế nào?

• Tại sao bạn nên làm việc trong tổ chức của chúng tôi?

• Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?

• Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?

• Bạn thích công việc nào nhất?

Làm thế nào để Crack cuộc phỏng vấn?

Phỏng vấn là giai đoạn diễn ra cuộc chiến vô hình giữa (những) người phỏng vấn và người được phỏng vấn, nơi người này cố gắng hết sức để loại bỏ người kia. (Những) người phỏng vấn cố gắng loại bỏ một số ứng viên vì họ phải chọn một vài ứng viên tốt nhất trong số rất nhiều ứng viên. Người được phỏng vấn muốn có được công việc mà họ lựa chọn.

Nó không phải là khó khăn như nó xuất hiện để vượt qua cuộc phỏng vấn thành công. Một người có thể chơi một cách khéo léo trong cuộc phỏng vấn nếu anh / cô ấy nhận thức rõ về các hành động và cách cư xử của mình trước và trong khi phỏng vấn.

Mẹo hữu ích để thành công trong cuộc phỏng vấn

Cảm ơn bạn Lưu ý

Cảm ơn hoặc Thư cảm ơn là một lá thư cảm ơn được gửi đến (những) người phỏng vấn sau khi bạn trở về từ cuộc phỏng vấn xin việc của mình. Đó là một thông báo tiếp theo được gửi đến (các) người phỏng vấn ngay lập tức hoặc nhiều lần trước khi kết thúc đánh giá các ứng viên được phỏng vấn.

• Nó có tác động tích cực đến cơ hội được chọn cho công việc được đề cập.

• Nó cung cấp cơ hội để phân biệt bạn với tư cách là một ứng viên và giúp bạn có lợi thế trong quá trình tuyển dụng.

• Theo các cuộc khảo sát, hầu hết các nhà tuyển dụng coi Lời cảm ơn có ảnh hưởng trong khi đánh giá các ứng viên.

• Điều quan trọng cần lưu ý là nhiều ứng viên cho rằng không cần thiết phải gửi Thư cảm ơn sau cuộc phỏng vấn.

• Vì thời gian của Thư Cảm ơn rất quan trọng, nên email là phương tiện tốt nhất để gửi thư.

• Gửi Thư cảm ơn cho từng người phỏng vấn nếu bạn đã được một hội đồng phỏng vấn phỏng vấn.

Nội dung của Lời cảm ơn

• Ghi chú phải ngắn gọn và mạnh mẽ.

• Nó phải được viết không có lỗi.

• Nó nhắc nhở (những) người phỏng vấn về những điểm cụ thể mà họ đã đưa ra một cách ngắn gọn.

• Nó bù đắp cho những sai lầm, nếu có, bạn đã mắc phải trong cuộc phỏng vấn.

• Củng cố sự cống hiến của bạn cho công ty nếu bạn được chọn

• Mở ra cánh cửa giao tiếp trong tương lai

Sample Thank You Note

Tên của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố, Tiểu bang, Mã Zip của bạn

Số điện thoại của bạn

Email của bạn

Ngày

Tên

Tiêu đề

Cơ quan

Địa chỉ

Thành phố, Tiểu bang, Mã Zip

Kính gửi Mr./Ms. Họ:

Thật là thú vị khi nói chuyện với bạn về vị trí trợ lý điều hành tài khoản tại Smith Agency. Công việc, như bạn đã trình bày, có vẻ rất phù hợp với kỹ năng và sở thích của tôi. Cách tiếp cận sáng tạo để quản lý tài khoản mà bạn mô tả đã xác nhận mong muốn làm việc với bạn của tôi.

Ngoài sự nhiệt tình của mình, tôi sẽ mang đến cho vị trí kỹ năng viết lách vững vàng, tính quyết đoán và khả năng khuyến khích người khác làm việc hợp tác với bộ phận.

Nền tảng nghệ thuật của tôi sẽ giúp tôi làm việc với các nghệ sĩ trong đội ngũ nhân viên và cung cấp cho tôi sự hiểu biết về các khía cạnh hình ảnh trong công việc của chúng tôi.

Tôi hiểu nhu cầu hỗ trợ hành chính của bạn. Định hướng chi tiết và kỹ năng tổ chức của tôi sẽ giúp bạn giải phóng các vấn đề lớn hơn. Tôi đã quên đề cập trong cuộc phỏng vấn rằng tôi đã làm việc tạm thời trong hai mùa hè. Kinh nghiệm này đã giúp tôi phát triển các kỹ năng thư ký và văn thư của mình.

Tôi đánh giá cao thời gian bạn đã dành để phỏng vấn tôi. Tôi rất quan tâm đến việc làm việc cho bạn và mong nhận được phản hồi từ bạn về vị trí này.

Trân trọng,

Chữ ký của bạn (thư bản cứng)

Tên bạn đã nhập

 

Etiquettes là gì?

Nghi thức đề cập đến một tập hợp các quy tắc hoặc phong tục kiểm soát hành vi được chấp nhận trong nhóm xã hội hoặc tình huống cụ thể.

Trong các nghi thức kinh doanh có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là trong thời hiện đại, nơi mà sự cạnh tranh là nguyên nhân chính. Một tổ chức có bề dày thành tích về việc trưng bày các lễ phục xung quanh có phạm vi tiếp cận công chúng rộng rãi bất kể quy mô và doanh thu của nó.

Trong giao tiếp kinh doanh, phép lịch sự đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập tính hiệu quả của nó.

Etiquettes trong Kinh doanh là gì?

Nghi thức kinh doanh đề cập đến việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với người khác. Nghi thức xã hội mang lại một môi trường xã hội gắn kết trong một tổ chức, nơi mọi bên liên quan đều tìm thấy sự thoải mái và hài lòng trong bất cứ điều gì họ thực hiện.

• Etiquettes giống như lực lượng ràng buộc gắn kết các thành phần con người của tổ chức lại với nhau.

• Lễ tân giúp xây dựng mối quan hệ bền vững giữa các cá nhân và giao tiếp hiệu quả trong toàn tổ chức.

Các nghi thức kinh doanh thông thường

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số nghi thức kinh doanh phổ biến.

• Duy trì tính chuyên nghiệp.

• Hãy khiêm tốn giới thiệu bản thân và giới thiệu mọi người với người khác bất cứ khi nào có cơ hội.

• Mặc trang phục phù hợp với dịp này.

• Lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn và lịch sự.

• Hãy thể hiện cách cư xử tốt trong mọi trường hợp.

• Bắt tay thân mật.

• Đừng ngắt lời khi ai đó đang nói.

• Xem ngôn ngữ và từ vựng của bạn.

• Kiểm tra kỹ trước khi bạn cung cấp bất kỳ thông tin liên lạc nào.

• Đừng đi vào phòng làm việc hoặc cabin của người khác mà không báo trước.

• Đừng nghe trộm.

• Tôn trọng và thừa nhận người khác.

• Đúng giờ.

Nghi thức điện thoại

• Tránh nói to và giữ giọng cân bằng trong khi nói.

• Đặt điện thoại ở chế độ im lặng khi bạn đang trong một cuộc họp quan trọng và không trả lời điện thoại của bạn trong cuộc họp.

• Tránh đặt điện thoại trên bàn khi gặp người khác.

• Hãy cho người kia biết khi bạn có họ trên loa ngoài.

Nghi thức Email

• Đảm bảo chỉ ra chủ đề trong trường 'Chủ đề'.

• Bắt đầu email bằng cách chào trang trọng; Ông bà. Joe / Trump.

• Sử dụng Bcc khi bạn gửi thư cho một nhóm người và tôn trọng quyền riêng tư của các ID khác.

• Viết ngắn gọn và tập trung vào ý chính của email.

• Hãy quan sát cấu trúc câu và các dấu chấm câu trong nội dung của bạn.

• Trả lời email doanh nghiệp càng sớm càng tốt.

Giao tiếp mặt đối mặt

• Duy trì mức độ chuyên nghiệp tiêu chuẩn.

• Hãy xưng hô với người đó bằng tên riêng khi phần giới thiệu kết thúc.

• Nhớ tên và không yêu cầu lặp lại.

• Tránh xúc động.

• Không nên đồn đại và luôn giới hạn cuộc trò chuyện trong các chủ đề chuyên môn.

• Hãy là một người trung thực và chân thành lắng nghe người đang nói chuyện với bạn.

• Không cử chỉ lung tung khi bạn nói hoặc cười.

• Duy trì một ngôn ngữ cơ thể dễ chịu.

• Đừng tỏ ra cá nhân trong cuộc trò chuyện.

Các nghi thức họp

• Xuất hiện chuyên nghiệp

• Ngôn ngữ cơ thể tích cực

• Đóng góp hiệu quả và tích cực

• Xử lý xung đột hoặc bất đồng một cách chuyên nghiệp

• Đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng và tránh những lời chỉ trích phá hoại

• Sử dụng khi phát biểu trong cuộc họp

• Đến chuẩn bị và đúng giờ cho cuộc họp

Tóm lược

• Giao tiếp việc làm xoay quanh việc giao tiếp bằng văn bản và trò chuyện giữa nhà tuyển dụng và người tìm việc.

• Các giai đoạn để cuối cùng một người khao khát có được một công việc là -

  • Biết tiềm năng của bạn

  • Nhận ra nhà tuyển dụng tiềm năng

  • Nộp đơn xin việc

  • Phỏng vấn; tham gia thảo luận nhóm

• Sơ yếu lý lịch, sơ yếu lý lịch hoặc dữ liệu sinh học là tài khoản xác thực và ngắn gọn về trình độ học vấn, bằng cấp, các cam kết trước đây của một người, các kỹ năng khác thường được gửi cùng đơn xin việc.

• Sơ yếu lý lịch chứa một bản tóm tắt về trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, công việc trước đây và sở thích cá nhân của ứng viên.

• Dữ liệu sinh học chủ yếu chứa thông tin cá nhân về một người.

• Thư xin việc hiệu quả giải thích rõ lý do khiến ứng viên quan tâm đến tổ chức cụ thể và công việc mà họ đang ứng tuyển.

• Phỏng vấn việc làm là một cuộc họp chính thức mà tại đó ai đó được đặt câu hỏi để tìm hiểu xem họ có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.

• Cảm ơn hoặc Thư cảm ơn là một lá thư cảm ơn được gửi đến (những) người phỏng vấn sau khi bạn trở về từ cuộc phỏng vấn xin việc của mình.

• Nghi thức đề cập đến một tập hợp các quy tắc hoặc phong tục kiểm soát hành vi được chấp nhận trong nhóm xã hội hoặc tình huống cụ thể.

Phần kết

Giao tiếp là một chủ đề nghiên cứu rộng lớn không thể chỉ giới hạn trong một vài trang. Tuy nhiên, trong Hướng dẫn này, chúng tôi đã thảo luận các chương có liên quan về giao tiếp ở định dạng đơn giản và ngắn gọn. Trong thế giới kinh doanh hiện đại, giao tiếp là điều cần thiết cho hoạt động hiệu quả của một tổ chức. Nếu không có giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp sẽ chùn bước và thậm chí đổ vỡ. Do đó, mọi doanh nghiệp bắt buộc tất cả phải tuân thủ các quy tắc kinh doanh chung và duy trì giao tiếp thành công ở bất cứ đâu cần thiết. Điều đó, giao tiếp duy trì hoạt động kinh doanh sẽ không phải là một thuật ngữ phóng đại.