Các chỉ số hiệu suất chính

Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là một phép đo có thể định lượng được để đánh giá các mục tiêu kinh doanh. Ví dụ về KPI là -

Bộ phận kinh doanh của một tổ chức sử dụng KPI để đo lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến.
Bộ phận kế toán đo lường chi tiêu hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí.
Bộ phận nhân sự đo lường doanh thu của nhân viên hàng quý.
Các chuyên gia kinh doanh thường sử dụng KPI được nhóm lại với nhau trong thẻ điểm kinh doanh để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về sự thành công của doanh nghiệp hoặc để xác định xu hướng.

KPI là một hình thức giao tiếp liên quan đến các hoạt động sau:

Xác định các KPI dựa trên mục tiêu của tổ chức.
Giám sát và báo cáo các KPI.
Thay đổi các KPI khi tổ chức tiến triển và / hoặc các mục tiêu của tổ chức thay đổi.

Mục tiêu thứ hai và thứ ba được đưa ra ở trên có thể đạt được với Power View. KPI bao gồm Giá trị cơ sở, Giá trị mục tiêu / Mục tiêu và Trạng thái.

Giá trị cơ sở

Giá trị cơ sở được xác định bởi một trường được tính toán phân giải thành một giá trị. Trường được tính toán đại diện cho giá trị hiện tại của mục trong hàng đó của Bảng hoặc Ma trận. Ví dụ, tổng doanh thu, lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định, v.v.

Giá trị của mục tiêu

Giá trị mục tiêu (hoặc Mục tiêu) được xác định bởi trường được tính toán phân giải thành giá trị hoặc giá trị tuyệt đối. Giá trị hiện tại được đánh giá dựa trên giá trị này. Đây có thể là một trong những điều sau

Một số cố định là mục tiêu mà tất cả các hàng phải đạt được. Ví dụ: Mục tiêu bán hàng cho tất cả các nhân viên bán hàng.
Một trường được tính toán có thể có một mục tiêu khác nhau cho mỗi hàng. Ví dụ, Ngân sách (trường được tính toán), theo từng bộ phận trong tổ chức.

Trạng thái

Trạng thái là chỉ báo trực quan của giá trị. Trong Power View, bạn có thể chỉnh sửa KPI, chọn chỉ số nào sẽ sử dụng và giá trị nào để kích hoạt từng chỉ số.

Xác định các KPI

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong phân tích KPI là xác định các KPI theo dõi hiệu quả các xu hướng cần thiết trong tổ chức. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về các mục tiêu và yêu cầu các kênh liên lạc thích hợp giữa các nhà phân tích và những người chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu.

Có một số KPI để lựa chọn, nhưng sự thành công trong việc giám sát phụ thuộc vào việc lựa chọn đúng những KPI có liên quan đến mục tiêu. Các KPI khác nhau giữa các tổ chức và giữa các bộ phận. Nó chỉ có hiệu quả khi chúng dẫn đến cải thiện hiệu suất.

Bạn có thể đánh giá mức độ phù hợp của KPI bằng cách sử dụng các tiêu chí SMART, tức là KPI phải Scụ thể, Mcó thể dễ dàng, Acó thể đạt được, Rcó liên quan và Time-ràng buộc. Nói cách khác, KPI được chọn phải đáp ứng các tiêu chí sau:

KPI phản ánh Smục tiêu cụ thể.
KPI cho phép bạn Mtăng tiến độ hướng tới mục tiêu đó.
Mục tiêu mà KPI đang được xác định là thực tế Acó thể đạt được.
Mục tiêu mà KPI đang nhắm đến là Rcó liên quan đến tổ chức.
Bạn có thể đặt một Time-frame để đạt được mục tiêu để KPI tiết lộ mức độ gần mục tiêu so với thời gian còn lại.

Các KPI đã xác định phải được đánh giá theo thời gian để tìm ra mức độ phù hợp của chúng theo thời gian. Nếu được yêu cầu, các KPI khác nhau cần được xác định và giám sát. Các KPI có thể phải được chỉnh sửa theo thời gian. Chỉ khi đó, việc giám sát KPI của bạn sẽ liên quan đến nhu cầu hiện tại của tổ chức.

Xác định KPI trong Mô hình Dữ liệu

Sau khi xác định các KPI, bạn có thể xác định chúng trong Mô hình dữ liệu và thêm chúng vào báo cáo Power View để hiển thị trạng thái của các mục tiêu đã đặt. Bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây -

Xác định KPI trong Mô hình Dữ liệu và sử dụng chúng làm trường trong Power View để trực quan hóa chúng.
Xác định và / hoặc chỉnh sửa KPI trong Power View.

Bạn sẽ học cách xác định KPI trong Mô hình Dữ liệu trong phần này. Phương pháp khác bạn sẽ học trong phần tiếp theo.

Giả sử bạn muốn theo dõi mục tiêu bán hàng của các nhân viên bán hàng trong một tổ chức đang bán một sản phẩm. Mục tiêu là để xác định những người hoạt động tốt nhất đang đáp ứng Mục tiêu bán hàng. Bạn có thể tiến hành xác định KPI như sau:

Base Value - Giá trị hiện tại của số tiền bán hàng cho mỗi nhân viên bán hàng.
Target Value / Goal- Giá trị Mục tiêu được cố định cho tất cả các nhân viên bán hàng để cho phép so sánh giữa các nhân viên bán hàng. Giả sử rằng Mục tiêu bán hàng là 3500.
Status - Trạng thái sẽ được hiển thị bằng hình ảnh để dễ dàng xác định trạng thái của Giá trị cơ sở so với Giá trị mục tiêu.

Xác định KPI trong Mô hình Dữ liệu như sau:

Hãy xem xét hai bảng dữ liệu - Người bán hàng và Người bán hàng.
Tạo mối quan hệ giữa hai bảng dữ liệu bằng trường ID Người bán hàng.

Để đặt Giá trị cơ bản, bạn cần một trường được tính toán cho Số tiền bán hàng.

Bấm vào Chế độ xem Dữ liệu trong cửa sổ Power Pivot.
Bấm vào ô ở cuối cột Sales Amount
Nhập công thức DAX sau vào thanh công thức.

Total Sales:=SUM([Sales Amount])

Bấm vào cửa sổ Excel.
Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
Nhấp vào KPI trong nhóm Tính toán.
Chọn KPI mới từ danh sách thả xuống.

Các Key Performance Indicator (KPI) hộp thoại xuất hiện.

Chọn Tổng Doanh số trong hộp (giá trị) trường cơ sở KPI.
Trong Trạng thái KPI, hãy làm như sau:
- Trong Xác định giá trị mục tiêu, chọn Giá trị tuyệt đối và nhập 3500 vào hộp.
- Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh các thanh dọc thể hiện tỷ lệ phần trăm thành 40 và 80.
- Trong Chọn kiểu biểu tượng, hãy chọn tùy chọn đầu tiên.
Bấm OK.

Để kiểm tra KPI trong Mô hình Dữ liệu, hãy làm như sau:

Bấm vào cửa sổ Power Pivot.
Chọn chế độ xem sơ đồ.

Các Total Sales xuất hiện dưới dạng trường KPI trong bảng Dữ liệu bán hàng.

Hình ảnh hóa KPI trong Power View

Tạo trang Power View để trực quan hóa KPI mà bạn đã xác định.

Bạn sẽ quan sát những điều sau đây trong bảng Bán hàng trong danh sách Trường Power View -

Trường Tổng Doanh số là một KPI và được mô tả bằng biểu tượng

.
Ba thông số KPI - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái xuất hiện dưới dạng các trường trong KPI Tổng doanh số.
Chọn ba trường - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái trong Tổng Doanh số KPI từ bảng Doanh số.
Chọn trường Nhân viên bán hàng từ bảng Nhân viên bán hàng.

Hình ảnh hóa bảng xuất hiện theo mặc định.

Ba tham số KPI xuất hiện dưới dạng cột trong Bảng, với cột Trạng thái hiển thị các biểu tượng theo giá trị tương ứng.

Chỉnh sửa KPI trong Power View

Bạn cũng có thể xác định các ngưỡng KPI theo giá trị thay vì tỷ lệ phần trăm. Để sửa đổi Tổng doanh số KPI đã xác định, hãy tiến hành như sau:

Nhấn vào POWERPIVOT trên thanh Ribbon.
Nhấp chuột KPIs bên trong Calculations nhóm trên Ribbon.
Lựa chọn Manage KPIs từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Quản lý KPIs xuất hiện.
Nhấp chuột KPI – Total Sales.
Nhấp vào nút Chỉnh sửa.

Các Key Performance Indicator (KPI) hộp thoại xuất hiện.

Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh thanh dọc thành 1500 và 3000.
Giữ lại phần còn lại của các tùy chọn trước đó và nhấp vào OK.

Nhấp chuột Close trong hộp thoại Quản lý KPI.

Power View hiển thị thông báo rằng Mô hình Dữ liệu đã được thay đổi. Bấm OK.

Bạn có thể thấy rằng các biểu tượng trạng thái phản ánh các ngưỡng đã thay đổi

Xác định KPI trong Power View

Bạn có thể xác định KPI từ chính trang tính Power View. Giả sử bạn không có trường được tính toán Tổng doanh số trong Mô hình Dữ liệu. Bạn có thể tạo điều đó từ chính Power View.

Tạo trang tính Power View mới.
Nhấn vào POWERPIVOT trên thanh Ribbon.
Bấm vào Trường được Tính trong nhóm Tính toán trên Ruy-băng.
Lựa chọn New Calculated Field từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Trường tính toán xuất hiện.

Điền thông tin chi tiết cho trường được tính toán như hình dưới đây và nhấp vào OK.

Trường được tính Tổng Doanh số xuất hiện trong bảng Doanh số trong danh sách Trường Power View.

Bạn có thể xác định nó là một trường được tính toán khi nó xuất hiện với

biểu tượng máy tính .

Bây giờ, bạn có thể sử dụng trường được tính toán này để xác định KPI từ Power View.

Nhấp vào tab POWERPIVOT trên Ribbon.
Bấm KPI trong nhóm Tính toán trên Ruy-băng.
Chọn KPI mới từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI) xuất hiện.

Chọn Tổng Doanh số trong hộp (giá trị) trường cơ sở KPI.
Trong Trạng thái KPI, có các tùy chọn sau:
- Trong Xác định giá trị mục tiêu, chọn Giá trị tuyệt đối và nhập 3500 vào hộp.
- Trong Xác định ngưỡng trạng thái, hãy điều chỉnh các thanh dọc thể hiện tỷ lệ phần trăm thành 40 và 80.
- Trong Chọn kiểu biểu tượng, hãy chọn tùy chọn đầu tiên.
Bấm OK.

Total Salesxuất hiện dưới dạng KPI được mô tả bằng biểu tượng

có ba thông số KPI - Giá trị, Mục tiêu và Trạng thái dưới dạng các trường bên dưới nó.

Báo cáo thẩm mỹ với KPI trong Power View

Bạn có thể tạo một báo cáo thẩm mỹ về Hiệu suất Bán hàng với KPI trong Power View như sau:

Tạo Bảng với các trường - Nhân viên bán hàng, Tổng doanh số và Tổng trạng thái bán hàng.
Nhấp vào bên dưới Bảng trong Power View.
Tạo Bảng với các trường - Nhân viên bán hàng, Tổng doanh số và Tổng mục tiêu bán hàng.
Chuyển trực quan sang Biểu đồ thanh xếp chồng 100%.
Bấm vào bên cạnh Bảng trong Power View.
Tạo Bảng với các trường - Nhân viên bán hàng, Khu vực, Tổng doanh số và Tổng trạng thái bán hàng.
Chuyển trực quan sang Thẻ.
Kéo trường Vùng đến Xếp theo.
Nhập Tiêu đề - Hiệu suất Bán hàng cho Báo cáo Power View.

Thay đổi kích thước bảng, 100% biểu đồ thanh xếp chồng và thẻ để hình dung dễ thấy.

Quan sát thấy rằng trong Power View, bạn có thể mô tả kết quả như sau:

Bảng với các biểu tượng cho trạng thái KPI.
Biểu đồ thanh xếp chồng 100% mô tả tỷ lệ phần trăm đạt được đối với Mục tiêu. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng nó cung cấp một so sánh rõ ràng về hiệu suất của tất cả các Nhân viên bán hàng.
Hình ảnh thẻ mô tả trạng thái KPI của Nhân viên bán hàng cùng với Khu vực mà họ thuộc về. Bạn có thể tương tác cuộn qua các Ô để hiển thị kết quả cho các Khu vực khác nhau sẽ cung cấp phạm vi đánh giá hiệu suất theo từng khu vực.