Excel - Hướng dẫn nhanh

Chương này hướng dẫn bạn cách khởi động ứng dụng excel 2010 theo các bước đơn giản. Giả sử bạn đã cài đặt Microsoft Office 2010 trong PC, hãy khởi động ứng dụng excel theo các bước được đề cập dưới đây trong PC của bạn.

Step 1 - Nhấp vào Start cái nút.

Step 2 - Bấm vào All Programs tùy chọn từ menu.

Step 3 - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấp vào nó.

Step 4 - Tìm kiếm Microsoft Excel 2010 từ menu con và nhấp vào nó.

Thao tác này sẽ khởi chạy ứng dụng Microsoft Excel 2010 và bạn sẽ thấy cửa sổ excel sau.

Cửa sổ cơ bản sau xuất hiện khi bạn khởi động ứng dụng excel. Bây giờ chúng ta hãy hiểu các phần quan trọng khác nhau của cửa sổ này.

Tab Tệp

Tab Tệp thay thế nút Office từ Excel 2007. Bạn có thể bấm vào đó để kiểm tra Backstage view, nơi bạn đến khi bạn cần mở hoặc lưu tệp, tạo trang tính mới, in trang tính và thực hiện các thao tác khác liên quan đến tệp.

Thanh công cụ truy cập nhanh

Bạn sẽ tìm thấy thanh công cụ này ngay phía trên File tabvà mục đích của nó là cung cấp một nơi nghỉ ngơi thuận tiện cho các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất của Excel. Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ này dựa trên sự thoải mái của bạn.

Ruy-băng

Ruy-băng chứa các lệnh được tổ chức thành ba thành phần:

• Tabs- Chúng xuất hiện trên đầu thanh Ribbon và chứa các nhóm lệnh liên quan. Trang chủ, Chèn, Bố cục Trang là các ví dụ về tab ruy-băng.

• Groups- Họ tổ chức các lệnh liên quan; mỗi tên nhóm xuất hiện bên dưới nhóm trên Ribbon. Ví dụ: nhóm lệnh liên quan đến phông chữ hoặc nhóm lệnh liên quan đến căn chỉnh v.v.

• Commands - Các lệnh xuất hiện trong mỗi nhóm như đã nói ở trên.

Thanh tiêu đề

Điều này nằm ở giữa và trên cùng của cửa sổ. Thanh tiêu đề hiển thị chương trình và tiêu đề trang tính.

Cứu giúp

Các Help Iconcó thể được sử dụng để nhận trợ giúp liên quan đến excel bất cứ lúc nào bạn muốn. Điều này cung cấp hướng dẫn hay về các chủ đề khác nhau liên quan đến excel.

Kiểm soát thu phóng

Điều khiển thu phóng cho phép bạn phóng to để xem kỹ hơn văn bản của mình. Điều khiển thu phóng bao gồm một thanh trượt mà bạn có thể trượt sang trái hoặc phải để phóng to hoặc thu nhỏ. Các nút + có thể được nhấp để tăng hoặc giảm hệ số thu phóng.

Xem các nút

Nhóm ba nút nằm ở bên trái của điều khiển Thu phóng, gần cuối màn hình, cho phép bạn chuyển đổi giữa các chế độ xem trang tính khác nhau của excel.

• Normal Layout view - Điều này hiển thị trang ở chế độ xem bình thường.

• Page Layout view- Điều này hiển thị các trang chính xác như chúng sẽ xuất hiện khi in. Điều này mang lại giao diện toàn màn hình của tài liệu.

• Page Break view - Điều này hiển thị bản xem trước về nơi các trang sẽ bị vỡ khi in.

Vùng trang tính

Khu vực bạn nhập dữ liệu. Thanh dọc nhấp nháy được gọi làinsertion point và nó đại diện cho vị trí mà văn bản sẽ xuất hiện khi bạn nhập.

Thanh hàng

Các hàng được đánh số từ 1 trở đi và tiếp tục tăng khi bạn tiếp tục nhập dữ liệu. Giới hạn tối đa là 1.048.576 hàng.

Thanh cột

Các cột được đánh số từ A trở đi và tiếp tục tăng khi bạn tiếp tục nhập dữ liệu. Sau Z, nó sẽ bắt đầu chuỗi AA, AB và như vậy. Giới hạn tối đa là 16.384 cột.

Thanh trạng thái

Điều này hiển thị trạng thái hiện tại của ô hiện hoạt trong trang tính. Một ô có thể ở một trong hai trạng thái bốn (a)Ready chế độ cho biết rằng trang tính đã sẵn sàng để chấp nhận người dùng inpu (b) Edit chế độ chỉ ra rằng ô đang ở chế độ chỉnh sửa, nếu nó không được kích hoạt, bạn có thể kích hoạt chế độ chỉnh sửa bằng cách nhấp đúp vào ô (c) Một ô được nhập vào Enter chế độ khi người dùng nhập dữ liệu vào một ô (d) Point chế độ kích hoạt khi nhập công thức bằng cách sử dụng tham chiếu ô bằng cách trỏ chuột hoặc các phím mũi tên trên bàn phím.

Trình khởi chạy Hộp thoại

Điều này xuất hiện dưới dạng một mũi tên rất nhỏ ở góc dưới bên phải của nhiều nhóm trên Ribbon. Nhấp vào nút này sẽ mở hộp thoại hoặc ngăn tác vụ cung cấp thêm tùy chọn về nhóm.

Các Backstage viewđã được giới thiệu trong Excel 2010 và hoạt động như một nơi trung tâm để quản lý trang tính của bạn. Chế độ xem hậu trường giúp tạo trang tính mới, lưu và mở trang tính, in và chia sẻ trang tính, v.v.

Dễ dàng truy cập Chế độ xem hậu trường. Chỉ cần nhấp vàoFile tabnằm ở góc trên bên trái của Ribbon Excel. Nếu bạn chưa có bất kỳ trang tính nào đã mở thì bạn sẽ thấy một cửa sổ liệt kê tất cả các trang tính đã mở gần đây như sau:

Nếu bạn đã có một trang tính đã mở thì nó sẽ hiển thị một cửa sổ hiển thị thông tin chi tiết về trang tính đã mở như hình dưới đây. Dạng xem hậu trường hiển thị ba cột khi bạn chọn hầu hết các tùy chọn có sẵn trong cột đầu tiên.

Cột đầu tiên của chế độ xem hậu trường sẽ có các tùy chọn sau:

Không.	Tùy chọn & Mô tả
1	Save Nếu một trang tính hiện có được mở, nó sẽ được lưu nguyên trạng, nếu không, nó sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu tên trang tính.
2	Save As Một hộp thoại sẽ được hiển thị yêu cầu tên trang tính và loại trang tính. Theo mặc định, nó sẽ lưu ở định dạng sheet 2010 với phần mở rộng là .xlsx.
3	Open Tùy chọn này được sử dụng để mở một trang tính excel hiện có.
4	Close Tùy chọn này được sử dụng để đóng một trang tính đã mở.
5	Info Tùy chọn này hiển thị thông tin về trang tính đã mở.
6	Recent Tùy chọn này liệt kê tất cả các trang tính đã mở gần đây.
7	New Tùy chọn này được sử dụng để mở một trang tính mới.
số 8	Print Tùy chọn này được sử dụng để in trang tính đã mở.
9	Save & Send Tùy chọn này lưu một trang tính đã mở và hiển thị các tùy chọn để gửi trang tính bằng email, v.v.
10	Help Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để nhận trợ giúp cần thiết về excel 2010.
11	Options Sử dụng tùy chọn này để đặt các tùy chọn khác nhau liên quan đến excel 2010.
12	Exit Sử dụng tùy chọn này để đóng trang tính và thoát.

Thông tin trang tính

Khi bạn nhấp vào Info tùy chọn có sẵn trong cột đầu tiên, nó hiển thị thông tin sau trong cột thứ hai của chế độ xem hậu trường -

• Compatibility Mode- Nếu trang tính không phải là trang tính excel 2007/2010 nguyên bản, nút Chuyển đổi sẽ xuất hiện ở đây, cho phép bạn dễ dàng cập nhật định dạng của trang tính. Nếu không, danh mục này không xuất hiện.

• Permissions- Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để bảo vệ trang tính excel. Bạn có thể đặt mật khẩu để không ai có thể mở trang tính của bạn hoặc bạn có thể khóa trang tính để không ai có thể chỉnh sửa trang tính của bạn.

• Prepare for Sharing - Phần này nêu bật thông tin quan trọng mà bạn nên biết về trang tính của mình trước khi gửi cho người khác, chẳng hạn như hồ sơ về các chỉnh sửa bạn đã thực hiện khi phát triển trang tính.

• Versions - Nếu trang tính đã được lưu nhiều lần, bạn có thể truy cập các phiên bản trước của nó từ phần này.

Thuộc tính trang tính

Khi bạn nhấp vào Infotùy chọn có sẵn trong cột đầu tiên, nó hiển thị các thuộc tính khác nhau trong cột thứ ba của chế độ xem hậu trường. Các thuộc tính này bao gồm kích thước trang tính, tiêu đề, thẻ, danh mục, v.v.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa các thuộc tính khác nhau. Chỉ cần cố gắng nhấp vào giá trị thuộc tính và nếu thuộc tính có thể chỉnh sửa, thì nó sẽ hiển thị một hộp văn bản nơi bạn có thể thêm văn bản của mình như tiêu đề, thẻ, nhận xét, Tác giả.

Thoát chế độ xem hậu trường

Thật đơn giản để thoát khỏi Dạng xem Hậu trường. Hoặc nhấp vàoFile tab hoặc nhấn nút Esc trên bàn phím để quay lại chế độ làm việc excel.

Nhập giá trị trong trang tính excel là trò chơi của trẻ nhỏ và chương này hướng dẫn cách nhập giá trị trong trang tính excel. Trang tính mới được hiển thị theo mặc định khi bạn mở trang tính excel như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Vùng trang tính là nơi bạn nhập văn bản của mình. Thanh dọc nhấp nháy được gọi là điểm chèn và nó đại diện cho vị trí mà văn bản sẽ xuất hiện khi bạn nhập. Khi bạn nhấp vào một hộp thì hộp đó sẽ được tô sáng. Khi bạn nhấp đúp vào hộp, thanh dọc nhấp nháy sẽ xuất hiện và bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu của mình.

Vì vậy, chỉ cần giữ con trỏ chuột của bạn tại điểm chèn văn bản và bắt đầu nhập bất kỳ văn bản nào bạn muốn nhập. Chúng tôi đã gõ chỉ hai từ "Hello Excel" như hình dưới đây. Văn bản xuất hiện ở bên trái của điểm chèn khi bạn nhập.

Có ba điểm quan trọng sau đây sẽ giúp bạn khi nhập -

• Nhấn Tab để chuyển đến cột tiếp theo.
• Nhấn Enter để chuyển sang hàng tiếp theo.
• Nhấn Alt + Enter để nhập một dòng mới trong cùng một cột.

Excel cung cấp một số cách để di chuyển xung quanh trang tính bằng chuột và bàn phím.

Trước hết, chúng ta hãy tạo một số văn bản mẫu trước khi tiến hành. Mở một trang tính excel mới và nhập bất kỳ dữ liệu nào. Chúng tôi đã hiển thị một dữ liệu mẫu trong ảnh chụp màn hình.

Ngày đặt hàng	Khu vực	Đại diện	Mục	Các đơn vị	Đơn giá	Toàn bộ
1/6/2010	phía đông	Jones	Bút chì	95	1,99	189,05
1/23/2010	Trung tâm	Kivell	Chất kết dính	50	19,99	999,5
2/9/2010	Trung tâm	Jardine	Bút chì	36	4,99	179,64
26/2/2010	Trung tâm	Mang	Cây bút	27	19,99	539,73
15/3/2010	hướng Tây	Sorvino	Bút chì	56	2,99	167,44
4/1/2010	phía đông	Jones	Chất kết dính	60	4,99	299.4
18/4/2010	Trung tâm	Andrews	Bút chì	75	1,99	149,25
5/5/2010	Trung tâm	Jardine	Bút chì	90	4,99	449,1
22/5/2010	hướng Tây	Thompson	Bút chì	32	1,99	63,68
6/8/2010	phía đông	Jones	Chất kết dính	60	8,99	539.4
25/6/2010	Trung tâm	Morgan	Bút chì	90	4,99	449,1
7/12/2010	phía đông	Howard	Chất kết dính	29	1,99	57,71
29/7/2010	phía đông	Cha mẹ	Chất kết dính	81	19,99	1.619,19
15/8/2010	phía đông	Jones	Bút chì	35	4,99	174,65

Di chuyển bằng chuột

Bạn có thể dễ dàng di chuyển điểm chèn bằng cách nhấp vào văn bản của mình ở bất kỳ đâu trên màn hình. Đôi khi nếu trang tính lớn thì bạn không thể nhìn thấy nơi bạn muốn di chuyển. Trong những tình huống như vậy, bạn sẽ phải sử dụng các thanh cuộn, như thể hiện trong ảnh chụp màn hình sau:

Bạn có thể cuộn trang tính của mình bằng cách lăn con lăn chuột, tương đương với việc nhấp vào nút mũi tên lên hoặc mũi tên xuống trong thanh cuộn.

Di chuyển với Thanh cuộn

Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên, có hai thanh cuộn: một để di chuyển theo chiều dọc trong trang tính và một để di chuyển theo chiều ngang. Sử dụng thanh cuộn dọc, bạn có thể -

• Di chuyển lên trên một dòng bằng cách nhấp vào mũi tên cuộn lên trên.

• Di chuyển xuống dưới một dòng bằng cách nhấp vào mũi tên cuộn chỉ xuống.

• Di chuyển một trang tiếp theo, sử dụng nút trang tiếp theo (chú thích).

• Di chuyển một trang trước, sử dụng nút trang trước (chú thích).

• Sử dụng Browse Object để di chuyển qua trang tính, đi từ đối tượng đã chọn sang đối tượng tiếp theo.

Di chuyển bằng bàn phím

Các lệnh bàn phím sau, được sử dụng để di chuyển xung quanh trang tính của bạn, cũng di chuyển điểm chèn -

Tổ hợp phím	Nơi điểm chèn di chuyển
	Chuyển tiếp một hộp
	Quay lại một hộp
	Lên một hộp
	Xuống một hộp
PageUp	Đến màn hình trước
PageDown	Đến màn hình tiếp theo
Home	Đến đầu màn hình hiện tại
End	Đến cuối màn hình hiện tại

Bạn có thể di chuyển từng hộp hoặc từng trang. Bây giờ hãy nhấp vào bất kỳ ô nào chứa dữ liệu trong trang tính. Bạn sẽ phải giữ phím Ctrl trong khi nhấn phím mũi tên, thao tác này sẽ di chuyển điểm chèn như được mô tả ở đây -

Kết hợp chính	Nơi điểm chèn di chuyển
Ctrl +	Đến hộp cuối cùng chứa dữ liệu của hàng hiện tại.
Ctrl +	Đến hộp đầu tiên chứa dữ liệu của hàng hiện tại.
Ctrl +	Đến hộp đầu tiên chứa dữ liệu của cột hiện tại.
Ctrl +	Đến hộp cuối cùng chứa dữ liệu của cột hiện tại.
Ctrl + PageUp	Sang trang tính bên trái trang tính hiện tại.
Ctrl + PageDown	Sang trang tính ở bên phải trang tính hiện tại.
Ctrl + Home	Đến đầu trang tính.
Ctrl + End	Đến cuối trang tính.

Di chuyển bằng Đi tới Lệnh

nhấn F5 để sử dụng lệnh Go To, lệnh này sẽ hiển thị một hộp thoại nơi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau để truy cập vào một hộp cụ thể.

Thông thường, chúng tôi sử dụng số hàng và cột, ví dụ K5 và cuối cùng nhấn Go To cái nút.

Lưu trang tính mới

Khi bạn đã hoàn tất việc nhập vào trang tính excel mới, đã đến lúc lưu trang tính / sổ làm việc của bạn để tránh mất công việc bạn đã thực hiện trên trang tính Excel. Sau đây là các bước để lưu một trang tính excel đã chỉnh sửa -

Step 1 - Nhấp vào File tab và chọn Save As Lựa chọn.

Step 2 - Chọn một thư mục mà bạn muốn lưu trang tính, Nhập tên tệp mà bạn muốn cung cấp cho trang tính của mình và Chọn loại Lưu dưới dạng, theo mặc định là .xlsx định dạng.

Step 3 - Cuối cùng, bấm vào Save và trang tính của bạn sẽ được lưu với tên đã nhập trong thư mục đã chọn.

Lưu các thay đổi mới

Có thể có tình huống khi bạn mở một trang tính hiện có và chỉnh sửa nó một phần hoặc toàn bộ, hoặc thậm chí bạn muốn lưu các thay đổi giữa các lần chỉnh sửa trang tính. Nếu bạn muốn lưu trang tính này với cùng tên, thì bạn có thể sử dụng một trong các tùy chọn đơn giản sau:

• Chỉ cần nhấn Ctrl + S để lưu các thay đổi.

• Theo tùy chọn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng đĩa mềm có sẵn ở góc trên cùng bên trái và ngay phía trên File tab. Tùy chọn này cũng sẽ lưu các thay đổi.

• Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp thứ ba để lưu các thay đổi, đó là Save tùy chọn có sẵn ngay trên Save As như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Nếu trang tính của bạn là mới và chưa bao giờ được lưu cho đến nay, thì với một trong ba tùy chọn, word sẽ hiển thị cho bạn một hộp thoại để bạn chọn một thư mục và nhập tên trang tính như được giải thích trong trường hợp lưu trang tính mới.

Tạo trang tính mới

Ba trang tính trống mới luôn mở khi bạn khởi động Microsoft Excel. Các bước dưới đây giải thích cho bạn cách tạo một trang tính mới nếu bạn muốn bắt đầu một trang tính mới khác trong khi bạn đang làm việc trên trang tính hoặc bạn đã đóng một trang tính đã mở và muốn bắt đầu một trang tính mới.

Step 1 - Nhấp chuột phải vào Sheet Name và chọn Insert Lựa chọn.

Step 2 - Bây giờ bạn sẽ thấy hộp thoại Chèn với lựa chọn Worksheetnhư đã chọn từ tab chung. Nhấn vàoOk cái nút.

Bây giờ bạn sẽ chuẩn bị sẵn trang tính trắng như hình dưới đây để bắt đầu nhập văn bản.

Bạn có thể sử dụng một đường cắt ngắn để tạo trang tính trắng bất cứ lúc nào. Hãy thử sử dụngShift+F11 và bạn sẽ thấy một trang trống mới tương tự như trang trên được mở ra.

Sao chép trang tính

Trước hết, chúng ta hãy tạo một số văn bản mẫu trước khi tiến hành. Mở một trang tính excel mới và nhập bất kỳ dữ liệu nào. Chúng tôi đã hiển thị một dữ liệu mẫu trong ảnh chụp màn hình.

Ngày đặt hàng	Khu vực	Đại diện	Mục	Các đơn vị	Đơn giá	Toàn bộ
1/6/2010	phía đông	Jones	Bút chì	95	1,99	189,05
1/23/2010	Trung tâm	Kivell	Chất kết dính	50	19,99	999,5
2/9/2010	Trung tâm	Jardine	Bút chì	36	4,99	179,64
26/2/2010	Trung tâm	Mang	Cây bút	27	19,99	539,73
15/3/2010	hướng Tây	Sorvino	Bút chì	56	2,99	167,44
4/1/2010	phía đông	Jones	Chất kết dính	60	4,99	299.4
18/4/2010	Trung tâm	Andrews	Bút chì	75	1,99	149,25
5/5/2010	Trung tâm	Jardine	Bút chì	90	4,99	449,1
22/5/2010	hướng Tây	Thompson	Bút chì	32	1,99	63,68
6/8/2010	phía đông	Jones	Chất kết dính	60	8,99	539.4
25/6/2010	Trung tâm	Morgan	Bút chì	90	4,99	449,1
7/12/2010	phía đông	Howard	Chất kết dính	29	1,99	57,71
29/7/2010	phía đông	Cha mẹ	Chất kết dính	81	19,99	1.619,19
15/8/2010	phía đông	Jones	Bút chì	35	4,99	174,65

Dưới đây là các bước để sao chép toàn bộ trang tính.

Step 1 - Nhấp chuột phải vào Sheet Name và chọn Move or Copy Lựa chọn.

Step 2 - Bây giờ bạn sẽ thấy hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép với lựa chọn Worksheetnhư đã chọn từ tab chung. Nhấn vàoOk cái nút.

Lựa chọn Create a Copy Hộp kiểm để tạo bản sao của trang tính hiện tại và tùy chọn Trước trang tính như (move to end) để trang tính mới được tạo ở cuối.

Nhấn nút Ok Cái nút.

Bây giờ bạn sẽ có trang tính đã sao chép của mình như hình dưới đây.

Bạn có thể đổi tên trang tính bằng cách nhấp đúp vào nó. Khi nhấp đúp, tên trang tính có thể chỉnh sửa được. Nhập bất kỳ tên nào như Sheet5 và nhấn Tab hoặc Enter Key.

Trang tính ẩn

Đây là bước để ẩn một trang tính.

Step - Nhấp chuột phải vào Sheet Name và chọn HideLựa chọn. Trang tính sẽ bị ẩn.

Hiện bảng tính

Dưới đây là các bước để hiện một trang tính.

Step 1 - Nhấp chuột phải vào bất kỳ Sheet Name và chọn Unhide... Lựa chọn.

Step 2 - Chọn Sheet Name hiện trong Unhide hộp thoại để hiện trang tính.

Nhấn nút Ok Cái nút.

Bây giờ bạn sẽ có lại trang tính ẩn của mình.

Xóa trang tính

Đây là bước để xóa một trang tính.

Step - Nhấp chuột phải vào Sheet Name và chọn Delete Lựa chọn.

Trang tính sẽ bị xóa nếu nó trống, nếu không bạn sẽ thấy thông báo xác nhận.

Nhấn nút Delete Cái nút.

Bây giờ trang tính của bạn sẽ bị xóa.

Đóng sổ làm việc

Đây là các bước để đóng một sổ làm việc.

Step 1 - Nhấp vào Close Button như hình bên dưới.

Bạn sẽ thấy một thông báo xác nhận để lưu sổ làm việc.

Step 2 - Nhấn SaveNút để lưu sổ làm việc như chúng ta đã làm trong MS Excel - Chương Lưu sổ làm việc .

Bây giờ trang tính của bạn sẽ bị đóng.

Hãy để chúng tôi xem cách mở sổ làm việc từ excel trong các bước được đề cập bên dưới.

Step 1 - Nhấp vào File Menu như hình bên dưới. Bạn có thể nhìn thấyOpen option trong File Menu.

Có thêm hai cột Sổ làm việc gần đây và Địa điểm gần đây, nơi bạn có thể xem các sổ làm việc đã mở gần đây và các vị trí gần đây mà sổ làm việc được mở.

Step 2 - Nhấp vào Open Optionsẽ mở hộp thoại duyệt như hình dưới đây. Duyệt qua thư mục và tìm tệp bạn cần mở.

Step 3 - Sau khi bạn chọn sổ làm việc, sổ làm việc của bạn sẽ được mở như bên dưới -

MS Excel cung cấp trợ giúp nhạy cảm theo ngữ cảnh khi di chuột qua. Để xem trợ giúp nhạy cảm theo ngữ cảnh cho một tùy chọn Menu cụ thể, hãy di chuột qua tùy chọn đó một lúc. Sau đó, bạn có thể thấy Trợ giúp nhạy cảm theo ngữ cảnh như hình dưới đây.

Nhận thêm trợ giúp

Để nhận thêm trợ giúp về MS Excel từ Microsoft, bạn có thể nhấn F1 hoặc bằng cách File → Help → Support → Microsoft Office Help.

Trong MS Excel, có 1048576*16384tế bào. Ô MS Excel có thể cóText, Numeric value or formulas. Một ô MS Excel có thể có tối đa 32000 ký tự.

Chèn dữ liệu

Đối với inserting data trong MS Excel, chỉ cần kích hoạt văn bản hoặc số loại ô và nhấn phím Enter hoặc Điều hướng.

Chèn công thức

Để chèn công thức trong MS Excel, hãy chuyển đến thanh công thức, nhập công thức rồi nhấn phím enter hoặc phím điều hướng. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới để hiểu nó.

Sửa đổi nội dung ô

Để sửa đổi nội dung ô, chỉ cần kích hoạt ô, nhập giá trị mới rồi nhấn phím enter hoặc phím điều hướng để xem các thay đổi. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới để hiểu nó.

MS Excelcung cấp nhiều cách khác nhau để chọn dữ liệu trong trang tính. Hãy để chúng tôi xem những cách đó.

Chọn bằng chuột

Kéo chuột lên dữ liệu bạn muốn chọn. Nó sẽ chọn các ô đó như hình bên dưới.

Chọn với Đặc biệt

Nếu bạn muốn chọn vùng cụ thể, hãy chọn bất kỳ ô nào trong vùng đó. ÉpF5 sẽ hiển thị hộp thoại bên dưới.

Bấm vào Special buttonđể xem hộp thoại bên dưới. Lựa chọncurrent regiontừ các nút radio. Bấm vàook để xem khu vực hiện tại được chọn.

Như bạn có thể thấy trong màn hình bên dưới, dữ liệu được chọn cho khu vực hiện tại.

MS Excelcung cấp nhiều cách khác nhau để xóa dữ liệu trong trang tính. Hãy để chúng tôi xem những cách đó.

Xóa bằng chuột

Chọn dữ liệu bạn muốn xóa. Right Clicktrên trang tính. Chọndelete option, để xóa dữ liệu.

Xóa bằng phím Xóa

Chọn dữ liệu bạn muốn xóa. Nhấn vàoDelete Button từ bàn phím, nó sẽ xóa dữ liệu.

Xóa có chọn lọc cho các hàng

Chọn các hàng mà bạn muốn xóa bằng Mouse click + Control Key.Sau đó nhấp chuột phải để hiển thị các tùy chọn khác nhau. ChọnDelete option để xóa các hàng đã chọn.

Hãy để chúng tôi xem làm thế nào chúng tôi có thể Move Data với MS Excel.

Step 1 - Chọn dữ liệu bạn muốn Di chuyển. Right Click và Chọn cut option.

Step 2 - Select the first cellnơi bạn muốn di chuyển dữ liệu. Nhấp chuột phải vào nó vàpaste the data. Bạn có thể thấy dữ liệu được di chuyển ngay bây giờ.

Kiến thức cơ bản về hàng và cột

MS Excel có định dạng bảng gồm các hàng và cột.

• Hàng chạy theo chiều ngang trong khi Cột chạy theo chiều dọc.

• Mỗi hàng được xác định bằng số hàng, số hàng này chạy dọc ở phía bên trái của trang tính.

• Mỗi cột được xác định bằng tiêu đề cột, chạy theo chiều ngang ở đầu trang tính.

Đối với MS Excel 2010, Số hàng nằm trong khoảng từ 1 to 1048576; Tổng cộng 1048576 các hàng và Cột nằm trong khoảng từ A to XFD; Tổng cộng 16384 cột.

Điều hướng với Hàng và Cột

Hãy để chúng tôi xem cách chuyển đến hàng cuối cùng hoặc cột cuối cùng.

• Bạn có thể chuyển đến hàng cuối cùng bằng cách nhấp vào Control + Down Navigation arrow.

• Bạn có thể chuyển đến cột cuối cùng bằng cách nhấp vào Control + Right Navigation arrow.

Giới thiệu ô

Giao điểm của các hàng và cột được gọi là cell.

Ô được xác định bằng Combination of column header and row number.

Ví dụ - A1, A2.

MS Excel cung cấp copy pastetùy chọn theo những cách khác nhau. Phương pháp sao chép dán đơn giản nhất như dưới đây.

Sao chép dán

• Để sao chép và dán, chỉ cần chọn các ô bạn muốn sao chép. Chọncopy option sau khi nhấp chuột phải hoặc nhấn Control + C.

• Chọn ô mà bạn cần dán nội dung đã sao chép này. Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn dán hoặc nhấnControl + V.

Trong trường hợp này, MS Excel sẽ sao chép mọi thứ như giá trị, công thức, Định dạng, Nhận xét và xác thực. MS Excel sẽ ghi đè lên nội dung bằng cách dán. Nếu bạn muốn hoàn tác việc này, hãy nhấnControl + Z từ bàn phím.

Sao chép Dán bằng Bảng tạm Office

Khi bạn sao chép dữ liệu trong MS Excel, nó sẽ đưa nội dung đã sao chép vào Bảng tạm của Windows và Office. Bạn có thể xem nội dung khay nhớ tạm bằngHome → Clipboard. Xem nội dung khay nhớ tạm. Chọn ô mà bạn cần dán. Bấm vào dán, để dán nội dung.

Sao chép Dán theo cách đặc biệt

Bạn có thể không muốn sao chép mọi thứ trong một số trường hợp. Ví dụ: bạn muốn chỉ sao chép Giá trị hoặc bạn chỉ muốn sao chép định dạng của ô. Chọn tùy chọn dán đặc biệt như hình dưới đây.

Dưới đây là các tùy chọn khác nhau có sẵn trong dán đặc biệt.

• All - Dán nội dung, định dạng và xác thực dữ liệu của ô từ Bảng tạm của Windows.

• Formulas - Dán công thức, nhưng không định dạng.

• Values - Chỉ dán các giá trị không phải công thức.

• Formats - Chỉ dán định dạng của phạm vi nguồn.

• Comments - Dán các nhận xét với các ô tương ứng.

• Validation - Xác thực dán được áp dụng trong các ô.

• All using source theme - Dán công thức và tất cả các định dạng.

• All except borders - Dán mọi thứ ngoại trừ đường viền xuất hiện trong phạm vi nguồn.

• Column Width - Dán các công thức và cũng sao chép chiều rộng cột của các ô đã sao chép.

• Formulas & Number Formats - Chỉ dán công thức và định dạng số.

• Values & Number Formats - Dán kết quả của công thức, cộng với số.

• Merge Conditional Formatting- Biểu tượng này chỉ được hiển thị khi các ô được sao chép có định dạng có điều kiện. Khi được nhấp vào, nó sẽ hợp nhất định dạng có điều kiện đã sao chép với bất kỳ định dạng có điều kiện nào trong phạm vi đích.

• Transpose- Thay đổi hướng của phạm vi đã sao chép. Hàng trở thành cột và cột trở thành hàng. Bất kỳ công thức nào trong phạm vi đã sao chép đều được điều chỉnh để chúng hoạt động bình thường khi chuyển vị.

MS Excel cung cấp Find & Replace tùy chọn để tìm văn bản trong trang tính.

Tìm và Thay thế Đối thoại

Hãy để chúng tôi xem cách truy cập Đối thoại Tìm & Thay thế.

Để truy cập Tìm & Thay thế, Chọn Home → Find & Select → Find hoặc nhấn Control + F Key. Xem hình ảnh bên dưới.

Bạn có thể nhìn thấy Find and Replace dialogue như sau.

Bạn có thể thay thế văn bản tìm thấy bằng văn bản mới trong Replace tab.

Tùy chọn khám phá

Bây giờ, chúng ta hãy xem các tùy chọn khác nhau có sẵn trong hộp thoại Tìm.

• Within - Chỉ định tìm kiếm phải trong Trang tính hoặc sổ làm việc.

• Search By - Chỉ định phương pháp tìm kiếm nội bộ theo hàng hoặc theo cột.

• Look In - Nếu bạn cũng muốn tìm văn bản trong công thức, hãy chọn tùy chọn này.

• Match Case - Nếu bạn muốn đối sánh các trường hợp như chữ thường hoặc chữ hoa của các từ, thì hãy đánh dấu vào tùy chọn này.

• Match Entire Cell Content - Nếu bạn muốn kết hợp chính xác của từ với ô, hãy chọn tùy chọn này.

MS Excel cung cấp một tính năng của chương trình Xử lý Văn bản được gọi là Spelling check. Chúng tôi có thể loại bỏ các lỗi chính tả với sự trợ giúp của tính năng kiểm tra chính tả.

Cơ sở Kiểm tra Chính tả

Hãy để chúng tôi xem cách truy cập kiểm tra chính tả.

• Để truy cập trình kiểm tra chính tả, Chọn Review ➪ Spelling hoặc nhấn F7.

• Để kiểm tra chính tả chỉ trong một phạm vi cụ thể, select the range trước khi bạn kích hoạt trình kiểm tra chính tả.

• Nếu trình kiểm tra chính tả tìm thấy bất kỳ từ nào mà nó không nhận ra là đúng, nó sẽ hiển thị Spelling dialogue với các tùy chọn được đề xuất.

Tùy chọn khám phá

Hãy cho chúng tôi xem các tùy chọn khác nhau có sẵn trong spell check hội thoại.

• Ignore Once - Bỏ qua từ đó và tiếp tục kiểm tra chính tả.

• Ignore All - Bỏ qua từ và tất cả các lần xuất hiện tiếp theo của nó.

• Add to Dictionary - Thêm từ vào từ điển.

• Change - Thay đổi từ thành từ đã chọn trong danh sách Gợi ý.

• Change All - Thay đổi từ thành từ đã chọn trong danh sách Gợi ý và thay đổi tất cả các lần xuất hiện tiếp theo của từ đó mà không cần hỏi.

• AutoCorrect - Thêm từ sai chính tả và cách viết đúng của nó (mà bạn chọn từ danh sách) vào danh sách Tự động sửa.

Thanh trượt thu phóng

Theo mặc định, mọi thứ trên màn hình được hiển thị 100% trong MS Excel. Bạn có thể thay đổi tỷ lệ thu phóng từ 10% (nhỏ) đến 400% (lớn). Phóng to không thay đổi kích thước phông chữ, vì vậy nó không ảnh hưởng đến đầu ra được in.

Bạn có thể xem thanh trượt thu phóng ở dưới cùng bên phải của sổ làm việc như được hiển thị bên dưới.

Phóng to

Bạn có thể phóng to sổ làm việc bằng cách di chuyển thanh trượt sang bên phải. Nó sẽ thay đổi chế độ xem duy nhất của sổ làm việc. Bạn có thể phóng to tối đa 400%. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.

Thu nhỏ

Bạn có thể thu nhỏ sổ làm việc bằng cách di chuyển thanh trượt sang trái. Nó sẽ thay đổi chế độ xem duy nhất của sổ làm việc. Bạn có thể phóng to tối đa 10%. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.

Nếu bạn muốn chèn một số ký hiệu hoặc ký tự đặc biệt không có trên bàn phím, trong trường hợp đó, bạn cần sử dụng Symbols option.

Sử dụng các ký hiệu

Đi đến Insert » Symbols » Symbolđể xem các ký hiệu có sẵn. Bạn có thể thấy nhiều ký hiệu có sẵn ở đó như Pi, alpha, beta, v.v.

Chọn biểu tượng bạn muốn thêm và nhấp vào chèn để sử dụng biểu tượng.

Sử dụng các ký tự đặc biệt

Đi đến Insert » Symbols » Special Charactersđể xem các ký tự đặc biệt có sẵn. Bạn có thể thấy nhiều ký tự đặc biệt có sẵn ở đó như Bản quyền, Đã đăng ký, v.v.

Chọn ký tự đặc biệt bạn muốn thêm và nhấp vào chèn để sử dụng ký tự đặc biệt.

Thêm nhận xét vào ô

Việc thêm nhận xét vào ô giúp hiểu được mục đích của ô, đầu vào của ô cần có, v.v. Nó giúp tạo tài liệu thích hợp.

Để thêm nhận xét vào một ô, hãy chọn ô và thực hiện bất kỳ tác vụ nào được đề cập bên dưới.

• Chọn Đánh giá »Nhận xét» Nhận xét mới.
• Bấm chuột phải vào ô và chọn Chèn chú thích từ các tùy chọn có sẵn.
• Nhấn Shift + F2.

Ban đầu, một nhận xét bao gồm tên người dùng của Máy tính. Bạn phải sửa đổi nó bằng văn bản cho nhận xét ô.

Sửa đổi nhận xét

Bạn có thể sửa đổi nhận xét bạn đã nhập trước đó như được đề cập bên dưới.

• Chọn ô mà nhận xét xuất hiện.
• Nhấp chuột phải vào ô và chọn Chỉnh sửa Nhận xét từ các tùy chọn có sẵn.
• Sửa đổi nhận xét.

Định dạng Nhận xét

Các tùy chọn định dạng khác nhau có sẵn cho các bình luận. Để định dạng một nhận xét,Right click on cell » Edit comment » Select comment » Right click on it » Format comment. Với định dạng của nhận xét, bạn có thể thay đổi màu sắc, phông chữ, kích thước, v.v. của nhận xét.

Hộp văn bản

Hộp văn bản là các đối tượng đồ họa đặc biệt kết hợp văn bản với một đối tượng đồ họa hình chữ nhật. Hộp văn bản và chú thích ô tương tự nhau trong việc hiển thị văn bản trong hộp hình chữ nhật. Nhưng các hộp văn bản luôn hiển thị, trong khi các nhận xét về ô sẽ hiển thị sau khi chọn ô.

Thêm hộp văn bản

Để thêm hộp văn bản, hãy thực hiện các tác vụ dưới đây.

• Chọn Chèn »Hộp văn bản» chọn hộp văn bản hoặc vẽ nó.

Ban đầu, nhận xét bao gồm tên người dùng của Máy tính. Bạn phải sửa đổi nó bằng văn bản cho nhận xét ô.

Định dạng hộp văn bản

Sau khi bạn đã thêm hộp văn bản, bạn có thể định dạng nó bằng cách thay đổi phông chữ, cỡ chữ, kiểu phông chữ và căn lề, v.v. Hãy để chúng tôi xem một số tùy chọn quan trọng của việc định dạng hộp văn bản.

• Fill- Chỉ định điền vào hộp văn bản như No fill, solid fill. Cũng chỉ định độ trong suốt của điền vào hộp văn bản.

• Line Colour - Chỉ định màu đường và độ trong suốt của đường.

• Line Style - Chỉ định kiểu và độ rộng đường.

• Size - Chỉ định kích thước của hộp văn bản.

• Properties - Chỉ định một số thuộc tính của hộp văn bản.

• Text Box - Chỉ định bố cục hộp văn bản, tùy chọn Auto-fit và lề nội bộ.

Hoàn tác thay đổi

Bạn có thể đảo ngược hầu hết mọi hành động trong Excel bằng cách sử dụng lệnh Hoàn tác. Chúng tôi có thể hoàn tác các thay đổi theo hai cách sau.

• Từ thanh công cụ Truy cập nhanh »Nhấp vào Hoàn tác.
• Nhấn Control + Z.

Bạn có thể đảo ngược ảnh hưởng của 100 hành động trước đây mà bạn đã thực hiện bằng cách thực hiện Hoàn tác nhiều lần. Nếu bạn nhấp vào mũi tên ở bên phải của nút Hoàn tác, bạn sẽ thấy danh sách các hành động mà bạn có thể đảo ngược. Nhấp vào một mục trong danh sách đó để hoàn tác hành động đó và tất cả các hành động tiếp theo mà bạn đã thực hiện.

Làm lại các thay đổi

Bạn có thể đảo ngược lại hành động đã thực hiện với hoàn tác trong Excel bằng cách sử dụng lệnh Làm lại. Chúng tôi có thể thực hiện lại các thay đổi theo hai cách sau.

• Từ thanh công cụ Truy cập nhanh »Nhấp vào Làm lại.
• Nhấn Control + Y.

Định dạng ô

MS Excel Cell có thể chứa các loại dữ liệu khác nhau như Số, Đơn vị tiền tệ, Ngày, v.v. Bạn có thể đặt loại ô theo nhiều cách khác nhau như hình dưới đây -

• Nhấp chuột phải vào ô »Định dạng ô» Số.
• Bấm vào Ruy-băng từ ruy-băng.

Các định dạng tế bào khác nhau

Dưới đây là các định dạng ô khác nhau.

• General - Đây là định dạng ô mặc định của Cell.

• Number - Điều này hiển thị ô dưới dạng số với dấu phân cách.

• Currency - Điều này hiển thị ô dưới dạng tiền tệ tức là với ký hiệu tiền tệ.

• Accounting - Tương tự như Tiền tệ, được sử dụng cho mục đích kế toán.

• Date- Các định dạng ngày khác nhau có sẵn dưới đây như 17-09-2013, 17 ^th -Sep-2013, v.v.

• Time - Các định dạng Thời gian khác nhau có sẵn trong điều này, như 1.30PM, 13h30, v.v.

• Percentage - Điều này hiển thị ô dưới dạng phần trăm với các vị trí thập phân như 50,00%.

• Fraction - Điều này hiển thị ô dưới dạng phân số như 1/4, 1/2, v.v.

• Scientific - Điều này hiển thị ô dưới dạng hàm mũ như 5.6E + 01.

• Text - Điều này hiển thị ô dưới dạng văn bản bình thường.

• Special - Các định dạng đặc biệt của ô như mã Zip, Số điện thoại.

• Custom - Bạn có thể sử dụng định dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng này.

Bạn có thể gán bất kỳ phông chữ nào được cài đặt cho máy in của mình cho các ô trong trang tính.

Đặt Phông chữ từ Trang chủ

Bạn có thể đặt phông chữ của văn bản đã chọn từ Home » Font group » select the font.

Đặt phông chữ từ hộp thoại định dạng ô

• Nhấp chuột phải vào ô »Định dạng ô» Tab Phông chữ
• Nhấn Control + 1 hoặc Shift + Control + F

Bạn có thể thay đổi cách trang trí văn bản của ô để thay đổi giao diện của ô.

Trang trí văn bản

Các tùy chọn khác nhau có sẵn trong tab Trang chủ của ruy-băng như được đề cập bên dưới.

• Bold - Nó làm cho văn bản được in đậm bằng cách chọn Home » Font Group » Click B hoặc Nhấn Control + B.

• Italic - Nó làm cho văn bản nghiêng bằng cách chọn Home » Font Group » Click I hoặc Nhấn Control + I.

• Underline - Nó làm cho văn bản được gạch chân bằng cách chọn Home » Font Group » Click U hoặc Nhấn Control + U.

• Double Underline - Nó làm cho văn bản được đánh dấu dưới dạng gạch chân kép bằng cách chọn Home » Font Group » Click arrow near U » Select Double Underline.

Các tùy chọn trang trí văn bản khác

Có nhiều tùy chọn hơn cho trang trí văn bản trong Định dạng ô »Tab Phông chữ» Ô hiệu ứng như được đề cập bên dưới.

• Strike-through - Nó đánh văn bản ở trung tâm theo chiều dọc.

• Super Script - Nó làm cho nội dung xuất hiện như một siêu kịch bản.

• Sub Script - Nó làm cho nội dung xuất hiện dưới dạng một kịch bản phụ.

Bạn có thể xoay ô theo bất kỳ mức độ nào để thay đổi hướng của ô.

Xoay ô từ Tab Trang chủ

Bấm vào orientation bên trong Home tab. Chọn các tùy chọn có sẵn như Angle CounterClockwise, Angle Clockwise, v.v.

Xoay ô từ định dạng ô

Nhấp chuột phải vào ô. Chọn Định dạng ô »Căn chỉnh» Đặt mức độ để xoay.

Bạn có thể thay đổi màu nền của ô hoặc màu văn bản.

Thay đổi màu nền

Theo mặc định, màu nền của ô là màu trắng trong MS Excel. Bạn có thể thay đổi nó theo nhu cầu của bạn từHome tab » Font group » Background color.

Thay đổi màu nền trước

Theo mặc định, nền trước hoặc màu văn bản là màu đen trong MS Excel. Bạn có thể thay đổi nó theo nhu cầu của bạn từHome tab » Font group » Foreground color.

Ngoài ra, bạn có thể thay đổi màu nền trước bằng cách chọn ô Right click » Format cells » Font Tab » Color.

Nếu bạn không thích căn chỉnh mặc định của ô, bạn có thể thực hiện các thay đổi trong căn chỉnh của ô. Dưới đây là các cách làm khác nhau.

Thay đổi Căn chỉnh từ Tab Trang chủ

Bạn có thể thay đổi căn chỉnh theo chiều ngang và dọc của ô. Theo mặc định, Excel căn chỉnh các số ở bên phải và văn bản ở bên trái. Nhấp vào tùy chọn có sẵn trong nhóm Căn chỉnh trong tab Trang đầu để thay đổi căn chỉnh.

Thay đổi Căn chỉnh từ Định dạng Ô

Nhấp chuột phải vào ô và chọn định dạng ô. Trong hộp thoại định dạng ô, hãy chọnAlignment Tab. Chọn các tùy chọn có sẵn từ các tùy chọn Căn chỉnh dọc và Căn chỉnh ngang.

Khám phá các tùy chọn căn chỉnh

1. Horizontal Alignment - Bạn có thể đặt căn chỉnh ngang sang Trái, Giữa, Phải, v.v.

• Left - Căn chỉnh nội dung ô về phía bên trái của ô.

• Center - Căn giữa nội dung ô trong ô.

• Right - Căn chỉnh nội dung ô về phía bên phải của ô.

• Fill - Lặp lại nội dung của ô cho đến khi chiều rộng của ô được lấp đầy.

• Justify- Căn chỉnh văn bản ở bên trái và bên phải của ô. Tùy chọn này chỉ có thể áp dụng nếu ô được định dạng là văn bản được gói và sử dụng nhiều hơn một dòng.

2. Vertical Alignment - Bạn có thể đặt Căn chỉnh dọc lên trên cùng, Giữa, dưới cùng, v.v.

• Top Căn chỉnh nội dung ô với đầu ô.

• Center Căn giữa nội dung ô theo chiều dọc trong ô.

• Bottom Căn chỉnh nội dung ô ở cuối ô.

• JustifyCăn chỉnh văn bản theo chiều dọc trong ô; tùy chọn này chỉ có thể áp dụng nếu ô được định dạng là văn bản được gói và sử dụng nhiều hơn một dòng.

Hợp nhất các ô

MS Excel cho phép bạn hợp nhất hai hoặc nhiều ô. Khi bạn hợp nhất các ô, bạn sẽ không kết hợp nội dung của các ô. Thay vào đó, bạn kết hợp một nhóm ô thành một ô duy nhất chiếm cùng một không gian.

Bạn có thể hợp nhất các ô bằng nhiều cách khác nhau như được đề cập bên dưới.

• Chọn Merge & Center controltrên Ribbon, đơn giản hơn. Để hợp nhất các ô, hãy chọn các ô bạn muốn hợp nhất và sau đó nhấp vào nút Hợp nhất & Căn giữa.

• Chọn Alignment tab của hộp thoại Định dạng Ô để hợp nhất các ô.

Tùy chọn bổ sung

Các Home » Alignment group » Merge & Center control chứa danh sách thả xuống với các tùy chọn bổ sung này -

• Merge Across - Khi một phạm vi nhiều hàng được chọn, lệnh này sẽ tạo ra nhiều ô được hợp nhất - một ô cho mỗi hàng.

• Merge Cells - Hợp nhất các ô đã chọn mà không cần áp dụng thuộc tính Center.

• Unmerge Cells - Bỏ hợp nhất các ô đã chọn.

Gói văn bản và thu nhỏ cho vừa vặn

Nếu văn bản quá rộng để vừa với chiều rộng cột nhưng không muốn văn bản đó tràn sang các ô liền kề, bạn có thể sử dụng tùy chọn Wrap Text hoặc tùy chọn Shrink to Fit để phù hợp với văn bản đó.

Áp dụng đường viền

MS Excel cho phép bạn áp dụng đường viền cho các ô. Để áp dụng đường viền, hãy chọn phạm vi ôRight Click » Format cells » Border Tab » Select the Border Style.

Sau đó, bạn có thể áp dụng đường viền theo Tab Trang chủ »Nhóm phông chữ» Áp dụng Đường viền.

Áp dụng bóng

Bạn có thể thêm bóng đổ vào ô từ Home tab » Font Group » Select the Color.

Định dạng ô

Trong MS Excel, bạn có thể áp dụng định dạng cho ô hoặc phạm vi ô bằng cách Right Click » Format cells » Select the tab. Có nhiều tab khác nhau như hình dưới đây

Thay thế cho Đặt nền

• Number- Bạn có thể đặt Định dạng của ô tùy thuộc vào nội dung ô. Tìm hướng dẫn về điều này tại MS Excel - Đặt Loại Ô .

• Alignment- Bạn có thể đặt căn chỉnh văn bản trên tab này. Tìm hướng dẫn về điều này tại MS Excel - Căn chỉnh văn bản .

• Font- Bạn có thể đặt Phông chữ của văn bản trên tab này. Tìm hướng dẫn về điều này tại MS Excel - Cài đặt Phông chữ .

• Border- Bạn có thể thiết lập đường viền của ô bằng tab này. Tìm hướng dẫn về điều này tại MS Excel - Borders and Shades .

• Fill- Bạn có thể đặt ô với tab này. Tìm hướng dẫn về điều này tại MS Excel - Đường viền và Sắc thái .

• Protection - Bạn có thể đặt tùy chọn bảo vệ ô với tab này.

Tùy chọn trang tính

MS Excel cung cấp các tùy chọn trang tính khác nhau cho mục đích in như nhìn chung các đường lưới ô không được in. Nếu bạn muốn bản in của mình bao gồm các đường lưới, ChọnPage Layout » Sheet Options group » Gridlines » Check Print.

Tùy chọn trong Đối thoại Tùy chọn Trang tính

• Print Area - Bạn có thể đặt vùng in với tùy chọn này.

• Print Titles - Bạn có thể đặt tiêu đề xuất hiện ở trên cùng cho các hàng và ở bên trái cho các cột.

• Print -

  • Gridlines - Đường lưới xuất hiện trong khi in trang tính.

  • Black & White - Chọn hộp kiểm này để máy in màu của bạn in biểu đồ ở dạng đen trắng.

  • Draft quality - Chọn hộp kiểm này để in biểu đồ bằng cách sử dụng cài đặt chất lượng bản nháp của máy in.

  • Rows & Column Heading - Chọn hộp kiểm này để in tiêu đề hàng và cột.

• Page Order -

  • Down, then Over - Nó in các trang xuống trước rồi đến các trang bên phải.

  • Over, then Down - Nó in các trang ngay đầu tiên và sau đó in các trang xuống.

Lợi nhuận

Lề là vùng chưa in dọc theo các cạnh, trên cùng và dưới cùng của trang in. Tất cả các trang in trong MS Excel đều có cùng lề. Bạn không thể chỉ định các lề khác nhau cho các trang khác nhau.

Bạn có thể đặt lợi nhuận bằng nhiều cách khác nhau như được giải thích bên dưới.

• Chọn Bố cục Trang »Thiết lập Trang» Danh sách thả xuống Lề, bạn có thể chọn Bình thường, Rộng, Hẹp hoặc Cài đặt tùy chỉnh.

• Các tùy chọn này cũng có sẵn khi bạn chọn File » Print.

Nếu không có cài đặt nào trong số này thực hiện công việc, hãy chọn Lề Tùy chỉnh để hiển thị tab Lề của hộp thoại Thiết lập Trang, như được hiển thị bên dưới.

Căn giữa trên trang

Theo mặc định, Excel căn chỉnh trang in ở trên cùng và lề trái. Nếu bạn muốn đầu ra được căn giữa theo chiều dọc hoặc chiều ngang, hãy chọn hộp kiểm thích hợp trong phần Trung tâm trên Trang của tab Lề như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Định hướng trang

Hướng trang đề cập đến cách đầu ra được in trên trang. Nếu bạn thay đổi hướng, ngắt trang trên màn hình sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với hướng giấy mới.

Các loại định hướng trang

• Portrait - Chân dung để in các trang cao (mặc định).

• Landscape- Khổ ngang để in các trang rộng. Hướng ngang rất hữu ích khi bạn có phạm vi rộng không vừa với trang được định hướng theo chiều dọc.

Thay đổi hướng trang

• Chọn Bố cục Trang »Thiết lập Trang» Hướng »Dọc hoặc Ngang.

• Chọn Tệp »In.

Đầu trang và cuối trang

Đầu trang là thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang in và chân trang là thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang in. Theo mặc định, sổ làm việc mới không có đầu trang hoặc chân trang.

Thêm đầu trang và chân trang

• Chọn hộp thoại Thiết lập Trang »tab Đầu trang hoặc Chân trang.

Bạn có thể chọn đầu trang và chân trang được xác định trước hoặc tạo những cái tùy chỉnh của bạn.

• &[Page] - Hiển thị số trang.

• &[Pages] - Hiển thị tổng số trang sẽ được in.

• &[Date] - Hiển thị ngày hiện tại.

• &[Time] - Hiển thị thời gian hiện tại.

• &[Path]&[File] - Hiển thị đường dẫn và tên tệp hoàn chỉnh của sổ làm việc.

• &[File] - Hiển thị tên sổ làm việc.

• &[Tab] - Hiển thị tên trang tính.

Các tùy chọn Đầu trang và Chân trang khác

Khi đầu trang hoặc chân trang được chọn trong dạng xem Bố cục Trang, Header & Footer » Design » Options nhóm chứa các điều khiển cho phép bạn chỉ định các tùy chọn khác -

• Different First Page - Chọn mục này để chỉ định đầu trang hoặc chân trang khác cho trang in đầu tiên.

• Different Odd & Even Pages - Chọn mục này để chỉ định đầu trang hoặc chân trang khác cho các trang chẵn và lẻ.

• Scale with Document- Nếu được chọn, cỡ chữ trong đầu trang và chân trang sẽ được định cỡ. Theo đó nếu tài liệu được thu nhỏ khi in. Tùy chọn này được kích hoạt theo mặc định.

• Align with Page Margins- Nếu được chọn, đầu trang và chân trang bên trái sẽ được căn chỉnh với lề trái, đầu trang và chân trang bên phải sẽ được căn chỉnh với lề phải. Tùy chọn này được kích hoạt theo mặc định.

Ngắt trang

Nếu bạn không muốn một hàng tự in trên một trang hoặc bạn không muốn dòng tiêu đề bảng là dòng cuối cùng trên trang. MS Excel cho phép bạn kiểm soát chính xácpage breaks.

MS Excel tự động xử lý ngắt trang, nhưng đôi khi bạn có thể muốn buộc ngắt trang either a vertical or a horizontal one. để báo cáo in theo cách bạn muốn.

Ví dụ: nếu trang tính của bạn bao gồm nhiều phần riêng biệt, bạn có thể muốn in từng phần trên một tờ giấy riêng biệt.

Chèn dấu ngắt trang

Insert Horizontal Page Break- Ví dụ, nếu bạn muốn hàng 14 là hàng đầu tiên của trang mới, hãy chọn ô A14. Tiếp đó hãy chọnPage Layout » Page Setup Group » Breaks» Insert Page Break.

Insert vertical Page break - Trong trường hợp này, hãy đảm bảo đặt con trỏ ở hàng 1. Chọn Page Layout » Page Setup » Breaks » Insert Page Break để tạo ngắt trang.

Loại bỏ ngắt trang

• Remove a page break you’ve added - Di chuyển con trỏ ô đến hàng đầu tiên bên dưới ngắt trang thủ công và sau đó chọn Bố cục Trang »Thiết lập Trang» Ngắt »Xóa Ngắt trang.

• Remove all manual page breaks - Chọn Bố cục Trang »Thiết lập Trang» Ngắt »Đặt lại Tất cả Ngắt Trang.

Hình nền

Rất tiếc, bạn không thể có hình nền trên bản in của mình. Bạn có thể đã nhận thấyPage Layout » Page Setup » Background command.Nút này hiển thị một hộp thoại cho phép bạn chọn hình ảnh để hiển thị làm nền. Đặt điều khiển này trong số các lệnh khác liên quan đến in là rất sai lầm. Hình nền được đặt trên trang tính không bao giờ được in.

Thay thế cho Đặt nền

• Bạn có thể chèn Hình dạng, WordArt hoặc hình ảnh trên trang tính của mình rồi điều chỉnh độ trong suốt của nó. Sau đó sao chép hình ảnh vào tất cả các trang đã in.

• Bạn có thể chèn một đối tượng vào đầu trang hoặc chân trang của trang.

Ngăn đóng băng

Nếu bạn thiết lập một trang tính với các tiêu đề hàng hoặc cột, các tiêu đề này sẽ không hiển thị khi bạn cuộn xuống hoặc sang phải. MS Excel cung cấp một giải pháp hữu ích cho vấn đề này với các ngăn đóng băng. Các ngăn cố định giữ cho các tiêu đề hiển thị trong khi bạn cuộn qua trang tính.

Sử dụng Freeze Panes

Làm theo các bước được đề cập bên dưới để đóng băng các ngăn.

• Chọn hàng Đầu tiên hoặc Cột đầu tiên hoặc hàng Bên dưới mà bạn muốn cố định hoặc Cột bên phải khu vực mà bạn muốn cố định.

• Chọn View Tab » Freeze Panes.

• Chọn tùy chọn phù hợp -

  • Freeze Panes - Để đóng băng khu vực của các tế bào.

  • Freeze Top Row - Để đóng băng hàng đầu tiên của trang tính.

  • Freeze First Column - Để đóng băng Cột đầu tiên của trang tính.

• Nếu bạn đã chọn Cố định hàng trên cùng, bạn có thể thấy hàng đầu tiên xuất hiện ở trên cùng, sau khi cuộn cũng được. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.

Mở ngăn lạnh

Để giải phóng các Panes, hãy chọn View Tab » Unfreeze Panes.

Định dạng có điều kiện

Tính năng Định dạng có Điều kiện của MS Excel 2010 cho phép bạn định dạng một dải giá trị để các giá trị nằm ngoài các giới hạn nhất định sẽ được tự động định dạng.

Chọn Home Tab » Style group » Conditional Formatting dropdown.

Các tùy chọn định dạng có điều kiện khác nhau

• Highlight Cells Rules - Nó mở ra một menu tiếp tục với các tùy chọn khác nhau để xác định các quy tắc định dạng làm nổi bật các ô trong vùng chọn ô có chứa các giá trị, văn bản hoặc ngày tháng nhất định hoặc có giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị cụ thể hoặc nằm trong một giá trị nhất định phạm vi giá trị.

Giả sử bạn muốn tìm ô có Số lượng 0 và Đánh dấu chúng là màu đỏ. Chọn Phạm vi ô »Tab Trang chủ» DropDown Định dạng có Điều kiện »Đánh dấu Quy tắc Ô» Bằng To.

Sau khi Nhấp vào ok, các ô có giá trị 0 được đánh dấu là màu đỏ.

• Top/Bottom Rules - Nó mở ra một menu tiếp tục với các tùy chọn khác nhau để xác định các quy tắc định dạng làm nổi bật các giá trị trên cùng và dưới cùng, tỷ lệ phần trăm và các giá trị trên và dưới trung bình trong vùng chọn ô.

Giả sử bạn muốn đánh dấu 10% hàng trên cùng, bạn có thể làm điều này với các quy tắc Trên cùng / Dưới cùng này.

• Data Bars - Nó mở ra một bảng màu với các thanh dữ liệu màu khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho vùng chọn ô để chỉ ra các giá trị của chúng liên quan đến nhau bằng cách nhấp vào hình thu nhỏ của thanh dữ liệu.

Với Định dạng dữ liệu có điều kiện này Các thanh sẽ xuất hiện trong mỗi ô.

• Color Scales - Nó mở ra một bảng màu với các thang màu ba và hai màu khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho vùng chọn ô để chỉ ra các giá trị của chúng liên quan đến nhau bằng cách nhấp vào hình thu nhỏ của thang màu.

Xem ảnh chụp màn hình bên dưới với Thang màu, áp dụng định dạng có điều kiện.

• Icon Sets - Nó mở ra một bảng màu với các bộ biểu tượng khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho vùng chọn ô để chỉ ra các giá trị của chúng liên quan đến nhau bằng cách nhấp vào bộ biểu tượng.

Xem ảnh chụp màn hình bên dưới có áp dụng định dạng có điều kiện Bộ biểu tượng.

• New Rule - Nó mở hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, nơi bạn xác định quy tắc định dạng có điều kiện tùy chỉnh để áp dụng cho vùng chọn ô.

• Clear Rules - Nó mở ra một menu tiếp tục, nơi bạn có thể loại bỏ các quy tắc định dạng có điều kiện cho việc chọn ô bằng cách nhấp vào tùy chọn Ô đã Chọn, cho toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào tùy chọn Toàn bộ Trang tính hoặc chỉ cho bảng dữ liệu hiện tại bằng cách nhấp vào tùy chọn Bảng này .

• Manage Rules - Nó mở hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, nơi bạn chỉnh sửa và xóa các quy tắc cụ thể cũng như điều chỉnh mức độ ưu tiên quy tắc của chúng bằng cách di chuyển chúng lên hoặc xuống trong hộp danh sách Quy tắc.

Công thức trong MS Excel

Công thức là Bánh mì và bơ của trang tính. Nếu không có công thức, trang tính sẽ chỉ là biểu diễn dữ liệu dạng bảng đơn giản. Công thức bao gồm mã đặc biệt, được nhập vào một ô. Nó thực hiện một số phép tính và trả về một kết quả, được hiển thị trong ô.

Công thức sử dụng nhiều toán tử và hàm trang tính để làm việc với các giá trị và văn bản. Các giá trị và văn bản được sử dụng trong công thức có thể được đặt trong các ô khác, điều này giúp thay đổi dữ liệu dễ dàng và cung cấp cho các trang tính bản chất động của chúng. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng thay đổi dữ liệu trong trang tính và công thức hoạt động.

Các yếu tố của công thức

Một công thức có thể bao gồm bất kỳ phần tử nào sau đây:

• Mathematical operators, such as +(for addition) and *(for multiplication)

  Example −

  • = A1 + A2 Thêm các giá trị trong ô A1 và A2.

• Values or text

  Example −

  • = 200 * 0,5 Nhân 200 lần 0,15. Công thức này chỉ sử dụng các giá trị và nó luôn trả về cùng một kết quả là 100.

• Cell references (including named cells and ranges)

  Example -

  • = A1 = C12 So sánh ô A1 với ô C12. Nếu các ô giống nhau, công thức trả về TRUE; nếu không, nó trả về FALSE.

• Worksheet functions (such as SUMor AVERAGE)

  Example -

  • = SUM (A1: A12) Thêm các giá trị trong phạm vi A1: A12.

Tạo công thức

Để tạo công thức, bạn cần nhập vào Thanh công thức. Công thức bắt đầu bằng dấu '='. Khi xây dựng công thức theo cách thủ công, bạn có thể nhập địa chỉ ô hoặc bạn có thể trỏ tới chúng trong trang tính. Sử dụngPointing methodđể cung cấp địa chỉ ô cho công thức thường dễ dàng hơn và phương pháp xây dựng công thức mạnh mẽ hơn. Khi bạn đang sử dụng các hàm dựng sẵn, bạn bấm vào ô hoặc kéo qua phạm vi ô mà bạn muốn sử dụng khi xác định các đối số của hàm trong hộp thoại Đối số Hàm. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.

Ngay sau khi bạn hoàn thành một mục nhập công thức, Excel sẽ tính toán kết quả, kết quả này sau đó được hiển thị bên trong ô trong trang tính (tuy nhiên, nội dung của công thức tiếp tục hiển thị trên thanh Công thức bất kỳ lúc nào ô đó hoạt động). Nếu bạn mắc lỗi trong công thức khiến Excel không thể tính toán công thức, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Cảnh báo đề xuất cách khắc phục sự cố.

Sao chép công thức trong MS Excel

Sao chép công thức là một trong những tác vụ phổ biến nhất mà bạn thực hiện trong một bảng tính điển hình chủ yếu dựa vào công thức. Khi một công thức sử dụng tham chiếu ô thay vì các giá trị hằng số, Excel sẽ thực hiện nhiệm vụ sao chép công thức gốc đến mọi nơi yêu cầu công thức tương tự.

Địa chỉ ô tương đối

MS Excel tự động điều chỉnh các tham chiếu ô trong công thức gốc cho phù hợp với vị trí của các bản sao bạn tạo. Nó thực hiện điều này thông qua một hệ thống được gọi làrelative cell addresses, trong đó các tham chiếu cột trong địa chỉ ô trong công thức thay đổi cho phù hợp với vị trí cột mới của chúng và các tham chiếu hàng thay đổi cho phù hợp với vị trí hàng mới của chúng.

Hãy để chúng tôi xem điều này với sự trợ giúp của ví dụ. Giả sử chúng ta muốn tổng của tất cả các hàng cuối cùng, thì chúng ta sẽ viết công thức cho cột đầu tiên tức là B. Chúng ta muốn tổng của các hàng từ 3 đến 8 trong hàng ^thứ 9 .

Sau khi viết công thức ở hàng ^thứ 9 , chúng ta có thể kéo nó vào các cột còn lại và công thức sẽ được sao chép. Sau khi kéo chúng ta có thể thấy công thức ở các cột còn lại như bên dưới.

• column C : = SUM (C3: C8)

• column D : = SUM (D3: D8)

• column E : = SUM (E3: E8)

• column F : = SUM (F3: F8)

• column G : = SUM (G3: G8)

Tham chiếu ô trong công thức

Hầu hết các công thức bạn tạo đều bao gồm tham chiếu đến ô hoặc phạm vi. Các tham chiếu này cho phép các công thức của bạn hoạt động động với dữ liệu có trong các ô hoặc phạm vi đó. Ví dụ: nếu công thức của bạn tham chiếu đến ô C2 và bạn thay đổi giá trị có trong C2, thì kết quả công thức sẽ tự động phản ánh giá trị mới. Nếu bạn không sử dụng tham chiếu trong công thức của mình, bạn sẽ cần chỉnh sửa chính công thức để thay đổi giá trị được sử dụng trong công thức.

Khi bạn sử dụng tham chiếu ô (hoặc phạm vi) trong công thức, bạn có thể sử dụng ba loại tham chiếu - tham chiếu tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp.

Tham chiếu ô tương đối

Các tham chiếu hàng và cột có thể thay đổi khi bạn sao chép công thức sang một ô khác vì các tham chiếu thực sự là các phần bù so với hàng và cột hiện tại. Theo mặc định, Excel tạo tham chiếu ô tương đối trong công thức.

Tham chiếu ô tuyệt đối

Các tham chiếu hàng và cột không thay đổi khi bạn sao chép công thức vì tham chiếu đến một địa chỉ ô thực tế. Tham chiếu tuyệt đối sử dụng hai dấu đô la trong địa chỉ của nó: một cho ký tự cột và một cho số hàng (ví dụ: $ A $ 5).

Tham chiếu ô hỗn hợp

Cả tham chiếu hàng hoặc cột là tương đối và tham chiếu khác là tuyệt đối. Chỉ một trong các phần địa chỉ là tuyệt đối (ví dụ: $ A5 hoặc A $ 5).

Các hàm trong Công thức

Nhiều công thức bạn tạo sử dụng các hàm trang tính có sẵn. Các hàm này cho phép bạn nâng cao đáng kể sức mạnh của công thức và thực hiện các phép tính khó nếu bạn chỉ sử dụng các toán tử. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm LOG hoặc SIN để tính toán tỷ lệ Logarit hoặc Sin. Bạn không thể thực hiện phép tính phức tạp này chỉ bằng cách sử dụng các toán tử toán học.

Sử dụng các chức năng

Khi gõ dấu = rồi gõ một bảng chữ cái bất kỳ, bạn sẽ thấy các hàm tìm kiếm như bên dưới.

Giả sử bạn cần xác định giá trị lớn nhất trong một phạm vi. Một công thức không thể cho bạn biết câu trả lời nếu không sử dụng một hàm. Chúng tôi sẽ sử dụng công thức sử dụng hàm MAX để trả về giá trị lớn nhất trong phạm vi B3: B8 là=MAX(A1:D100).

Một ví dụ khác về các hàm. Giả sử bạn muốn tìm nếu ô của tháng lớn hơn 1900 thì chúng tôi có thể đưa Tiền thưởng cho đại diện Bán hàng. Chúng ta có thể đạt được điều đó bằng cách viết công thức với các hàm IF như=IF(B9>1900,"Yes","No")

Đối số hàm

Trong các ví dụ trên, bạn có thể nhận thấy rằng tất cả các hàm đều sử dụng dấu ngoặc đơn. Thông tin bên trong dấu ngoặc đơn là danh sách các đối số.

Các hàm khác nhau về cách chúng sử dụng các đối số. Tùy thuộc vào những gì nó phải làm, một chức năng có thể sử dụng.

• No arguments - Ví dụ - Bây giờ (), Ngày (), v.v.

• One argument - UPPER (), LOWER (), v.v.

• A fixed number of arguments - IF (), MAX (), MIN (), AVERGAGE (), v.v.

• Infinite number of arguments

• Optional arguments

Chức năng tích hợp sẵn

MS Excel có nhiều hàm được tích hợp sẵn, chúng ta có thể sử dụng chúng trong công thức của mình. Để xem tất cả các chức năng theo danh mục, hãy chọnFormulas Tab » Insert Function. Sau đó Hộp thoại Chèn chức năng xuất hiện từ đó chúng ta có thể chọn chức năng.

Chức năng theo danh mục

Hãy để chúng tôi xem một số hàm tích hợp trong MS Excel.

• Text Functions

  • LOWER - Chuyển đổi tất cả các ký tự trong chuỗi văn bản được cung cấp thành chữ thường

  • UPPER - Chuyển đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi văn bản được cung cấp thành chữ hoa

  • TRIM - Loại bỏ các khoảng trắng và khoảng trắng trùng lặp ở đầu và cuối chuỗi văn bản

  • CONCATENATE - Nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản với nhau.

  • LEFT - Trả về một số ký tự được chỉ định từ đầu chuỗi văn bản được cung cấp.

  • MID - Trả về một số ký tự được chỉ định từ giữa chuỗi văn bản được cung cấp

  • RIGHT - Trả về một số ký tự được chỉ định từ cuối chuỗi văn bản được cung cấp.

  • LEN - Trả về độ dài của một chuỗi văn bản được cung cấp

  • FIND - Trả về vị trí của một ký tự hoặc chuỗi văn bản được cung cấp từ bên trong chuỗi văn bản được cung cấp (phân biệt chữ hoa chữ thường).

• Date & Time

  • DATE - Trả về một ngày, từ năm, tháng và ngày do người dùng cung cấp.

  • TIME - Trả về thời gian từ giờ, phút và giây do người dùng cung cấp.

  • DATEVALUE - Chuyển đổi một chuỗi văn bản hiển thị ngày, thành một số nguyên biểu thị ngày trong mã ngày-giờ của Excel.

  • TIMEVALUE - Chuyển đổi một chuỗi văn bản hiển thị thời gian thành một số thập phân biểu thị thời gian trong Excel.

  • NOW - Trả về ngày và giờ hiện tại.

  • TODAY - Trả về ngày hôm nay.

• Statistical

  • MAX - Trả về giá trị lớn nhất từ ​​danh sách các số được cung cấp.

  • MIN - Trả về giá trị nhỏ nhất từ ​​danh sách các số được cung cấp.

  • AVERAGE - Trả về giá trị Trung bình của một danh sách các số được cung cấp.

  • COUNT - Trả về số lượng giá trị số trong một tập hợp ô hoặc giá trị được cung cấp.

  • COUNTIF - Trả về số ô (của một dải ô được cung cấp), đáp ứng một tiêu chí nhất định.

  • SUM - Trả về tổng của một danh sách các số được cung cấp

• Logical

  • AND - Kiểm tra một số điều kiện do người dùng xác định và trả về TRUE nếu TẤT CẢ các điều kiện đều đánh giá là TRUE hoặc FALSE nếu không

  • OR - Kiểm tra một số điều kiện do người dùng xác định và trả về TRUE nếu BẤT KỲ điều kiện nào được đánh giá là TRUE hoặc FALSE nếu ngược lại.

  • NOT - Trả về giá trị lôgic đối lập với giá trị lôgic hoặc biểu thức do người dùng cung cấp, tức là trả về FALSE nếu đối số được cung cấp là TRUE và trả về TRUE nếu đối số được cung cấp là FAL

• Math & Trig

  • ABS - Trả về giá trị tuyệt đối (tức là môđun) của một số đã cung cấp.

  • SIGN - Trả về dấu (+1, -1 hoặc 0) của một số đã cho.

  • SQRT - Trả về căn bậc hai dương của một số đã cho.

  • MOD - Trả về phần còn lại từ phép chia giữa hai số được cung cấp.

Bộ lọc trong MS Excel

Lọc dữ liệu trong MS Excel đề cập đến việc chỉ hiển thị các hàng đáp ứng các điều kiện nhất định. (Các hàng khác bị ẩn.)

Sử dụng dữ liệu cửa hàng, nếu bạn muốn xem dữ liệu trong đó Cỡ giày là 36, thì bạn có thể đặt bộ lọc để thực hiện việc này. Làm theo các bước được đề cập dưới đây để thực hiện việc này.

• Đặt con trỏ vào Hàng tiêu đề.

• Chọn Data Tab » Filter để đặt bộ lọc.

• Nhấp vào mũi tên thả xuống trong Tiêu đề hàng khu vực và xóa dấu kiểm khỏi Chọn tất cả, dấu kiểm này sẽ bỏ chọn mọi thứ.

• Sau đó chọn dấu kiểm cho Size 36 sẽ lọc dữ liệu và hiển thị dữ liệu của Size giày 36.

• Một số số hàng bị thiếu; các hàng này chứa dữ liệu đã lọc (ẩn).

• Có mũi tên thả xuống trong cột Khu vực hiện hiển thị một đồ họa khác - một biểu tượng cho biết cột đã được lọc.

Sử dụng nhiều bộ lọc

Bạn có thể lọc các bản ghi theo nhiều điều kiện tức là theo nhiều giá trị cột. Giả sử sau khi lọc xong cỡ 36, bạn cần bộ lọc có màu bằng Cà phê. Sau khi đặt bộ lọc cho Cỡ giày, hãy chọn cột Màu và sau đó đặt bộ lọc cho màu.

Sắp xếp trong MS Excel

Sắp xếp dữ liệu trong MS Excel sắp xếp lại các hàng dựa trên nội dung của một cột cụ thể. Bạn có thể muốn sắp xếp một bảng để đặt tên theo thứ tự bảng chữ cái. Hoặc, có thể bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo Số lượng từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất.

Để sắp xếp dữ liệu, hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới.

• Chọn Cột mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu.
• Chọn Tab Dữ liệu »Sắp xếp Hộp thoại bên dưới xuất hiện.

• Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu dựa trên một cột đã chọn, hãy Chọn Continue with the selection hoặc nếu bạn muốn sắp xếp dựa trên các cột khác, hãy chọn Expand Selection.

• Bạn có thể Sắp xếp dựa trên các Điều kiện bên dưới.

  • Values - Theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số.

  • Cell Color - Dựa trên Màu của Tế bào.

  • Font Color - Dựa trên màu Phông chữ.

  • Cell Icon - Dựa trên Biểu tượng ô.

• Nhấp vào Ok sẽ sắp xếp dữ liệu.

Tùy chọn sắp xếp cũng có sẵn từ Tab Trang chủ. Chọn Tab Trang chủ »Sắp xếp & Lọc. Bạn có thể thấy cùng một hộp thoại để sắp xếp các bản ghi.

Phạm vi trong MS Excel

Ô là một phần tử duy nhất trong trang tính có thể chứa một giá trị, một số văn bản hoặc một công thức. Một ô được xác định bằng địa chỉ của nó, bao gồm chữ cái cột và số hàng của nó. Ví dụ: ô B1 là ô trong cột thứ hai và hàng đầu tiên.

Một nhóm ô được gọi là một phạm vi. Bạn chỉ định một địa chỉ dải ô bằng cách chỉ định địa chỉ ô phía trên bên trái và địa chỉ ô phía dưới bên phải, được phân tách bằng dấu hai chấm.

Ví dụ về Dãy -

• C24 - Một phạm vi bao gồm một ô duy nhất.

• A1:B1 - Hai ô chiếm một hàng và hai cột.

• A1:A100 - 100 ô trong cột A.

• A1:D4 - 16 ô (bốn hàng bốn cột).

Chọn phạm vi

Bạn có thể chọn một phạm vi theo một số cách -

• Nhấn nút chuột trái và kéo, đánh dấu phạm vi. Sau đó thả nút chuột. Nếu bạn kéo đến cuối màn hình, trang tính sẽ cuộn.

• Nhấn phím Shift trong khi bạn sử dụng các phím điều hướng để chọn một phạm vi.

• Nhấn F8 rồi di chuyển con trỏ ô bằng các phím điều hướng để đánh dấu phạm vi. Nhấn F8 một lần nữa để đưa các phím điều hướng về chuyển động bình thường.

• Nhập địa chỉ ô hoặc dải ô vào hộp Tên và nhấn Enter. Excel chọn ô hoặc dải ô mà bạn đã chỉ định.

Chọn hàng và cột hoàn chỉnh

Khi bạn cần chọn toàn bộ hàng hoặc cột. Bạn có thể chọn toàn bộ hàng và cột giống như cách bạn chọn phạm vi -

• Bấm vào đường viền hàng hoặc cột để chọn một hàng hoặc cột.

• Để chọn nhiều hàng hoặc cột liền kề, hãy nhấp vào đường viền hàng hoặc cột và kéo để đánh dấu các hàng hoặc cột bổ sung.

• Để chọn nhiều hàng hoặc cột (không liền kề), hãy nhấn Ctrl trong khi bạn bấm vào đường viền hàng hoặc cột mà bạn muốn.

Xác nhận dữ liệu

Tính năng xác thực dữ liệu MS Excel cho phép bạn thiết lập các quy tắc nhất định chỉ định những gì có thể được nhập vào một ô. Ví dụ: bạn có thể muốn giới hạn mục nhập dữ liệu trong một ô cụ thể ở các số nguyên từ 0 đến 10. Nếu người dùng thực hiện một mục nhập không hợp lệ, bạn có thể hiển thị thông báo tùy chỉnh như hình dưới đây.

Tiêu chí xác thực

Để chỉ định loại dữ liệu được phép trong một ô hoặc dải ô, hãy làm theo các bước bên dưới, thao tác này sẽ hiển thị tất cả ba tab của hộp thoại Xác thực Dữ liệu.

• Chọn ô hoặc dải ô.

• Chọn Dữ liệu »Công cụ Dữ liệu» Xác thực Dữ liệu. Excel hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu có cài đặt 3 tab, Thông báo Đầu vào và Cảnh báo lỗi.

Tab Cài đặt

Tại đây bạn có thể đặt loại xác thực mà bạn cần. Chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống Cho phép. Nội dung của hộp thoại Xác thực Dữ liệu sẽ thay đổi, hiển thị các điều khiển dựa trên lựa chọn của bạn.

• Any Value - Việc chọn tùy chọn này sẽ xóa mọi xác thực dữ liệu hiện có.

• Whole Number - Người dùng phải nhập một số nguyên. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng mục nhập phải là một số nguyên lớn hơn hoặc bằng 50.

• Decimal- Người dùng phải nhập một số. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng mục nhập phải lớn hơn hoặc bằng 10 và nhỏ hơn hoặc bằng 20.

• List- Người dùng phải chọn từ danh sách các mục nhập mà bạn cung cấp. Bạn sẽ tạo danh sách thả xuống với xác nhận này. Bạn phải cung cấp phạm vi đầu vào thì những giá trị đó sẽ xuất hiện trong menu thả xuống.

• Date- Người dùng phải nhập ngày tháng. Bạn chỉ định phạm vi ngày hợp lệ từ các lựa chọn trong danh sách Dữ liệu thả xuống. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng dữ liệu đã nhập phải lớn hơn hoặc bằng ngày 1 tháng 1 năm 2013 và nhỏ hơn hoặc bằng ngày 31 tháng 12 năm 2013.

• Time- Người dùng phải nhập thời gian. Bạn chỉ định phạm vi thời gian hợp lệ từ các lựa chọn trong danh sách Dữ liệu thả xuống. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng dữ liệu đã nhập phải muộn hơn 12 giờ đêm

• Text Length- Độ dài của dữ liệu (số ký tự) bị giới hạn. Bạn chỉ định độ dài hợp lệ bằng cách sử dụng danh sách Dữ liệu thả xuống. Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng độ dài của dữ liệu đã nhập là 1 (một ký tự chữ và số).

• Custom - Để sử dụng tùy chọn này, bạn phải cung cấp công thức logic xác định tính hợp lệ của mục nhập của người dùng (công thức logic trả về TRUE hoặc FALSE).

Nhập tin nhắn Tab

Bạn có thể đặt thông báo trợ giúp đầu vào bằng tab này. Điền vào tiêu đề và Thông điệp đầu vào của tab Thông báo đầu vào và thông báo nhập sẽ xuất hiện khi ô được chọn.

Tab cảnh báo lỗi

Bạn có thể chỉ định một thông báo lỗi với tab này. Điền vào tiêu đề và thông báo lỗi. Chọn kiểu của lỗi là dừng, cảnh báo hoặc Thông tin theo nhu cầu của bạn.

Sử dụng kiểu trong MS Excel

Với MS Excel 2010 Named stylesgiúp bạn dễ dàng áp dụng một tập hợp các tùy chọn định dạng được xác định trước cho một ô hoặc dải ô. Nó tiết kiệm thời gian cũng như đảm bảo rằng giao diện của các ô nhất quán.

Một Kiểu có thể bao gồm các cài đặt cho tối đa sáu thuộc tính khác nhau -

• Định dạng số
• Phông chữ (loại, kích thước và màu sắc)
• Căn chỉnh (dọc và ngang)
• Borders
• Pattern
• Bảo vệ (bị khóa và ẩn)

Bây giờ, chúng ta hãy xem phong cách hữu ích như thế nào. Giả sử rằng bạn áp dụng một kiểu cụ thể cho khoảng 20 ô nằm rải rác trong trang tính của mình. Sau đó, bạn nhận ra rằng các ô này phải có kích thước phông chữ là 12 pt. thay vì 14 pt. Thay vì thay đổi từng ô, chỉ cần chỉnh sửa kiểu. Tất cả các ô có kiểu cụ thể đó sẽ tự động thay đổi.

Áp dụng kiểu

Chọn Home » Styles » Cell Styles. Lưu ý rằng màn hình này là bản xem trước trực tiếp, nghĩa là khi bạn di chuột qua các lựa chọn kiểu, ô hoặc dải ô đã chọn sẽ tạm thời hiển thị kiểu. Khi bạn thấy một phong cách mình thích, hãy nhấp vào phong cách đó để áp dụng phong cách đó cho vùng chọn.

Tạo kiểu tùy chỉnh trong MS Excel

Chúng tôi có thể tạo kiểu tùy chỉnh mới trong Excel 2010. Để tạo kiểu mới, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn một ô và nhấp vào Kiểu ô từ Tab Trang đầu.
• Nhấp vào Kiểu ô mới và đặt tên kiểu.
• Bấm vào Định dạng để áp dụng định dạng cho ô.

• Sau khi áp dụng định dạng, hãy nhấp vào OK. Điều này sẽ thêm phong cách mới trong các phong cách. Bạn có thể xem nó trênHome » Styles.

Sử dụng chủ đề trong MS Excel

Để giúp người dùng tạo các tài liệu trông chuyên nghiệp hơn, MS Excel đã kết hợp một khái niệm được gọi là chủ đề tài liệu. Bằng cách sử dụng các chủ đề, có thể dễ dàng chỉ định màu sắc, phông chữ và nhiều hiệu ứng đồ họa trong tài liệu. Và trên hết, việc thay đổi toàn bộ giao diện tài liệu của bạn thật dễ dàng. Chỉ cần một vài cú nhấp chuột để áp dụng một chủ đề khác và thay đổi giao diện sổ làm việc của bạn.

Áp dụng chủ đề

Chọn Page layout Tab » Themes Dropdown. Lưu ý rằng màn hình này là bản xem trước trực tiếp, tức là khi bạn di chuột qua Chủ đề, nó tạm thời hiển thị hiệu ứng chủ đề. Khi bạn thấy một phong cách mình thích, hãy nhấp vào phong cách đó để áp dụng phong cách đó cho vùng chọn.

Tạo chủ đề tùy chỉnh trong MS Excel

Chúng tôi có thể tạo Chủ đề tùy chỉnh mới trong Excel 2010. Để tạo một kiểu mới, hãy làm theo các bước sau:

• Bấm vào save current theme option dưới Chủ đề trong Tab Bố cục Trang.

• Thao tác này sẽ lưu chủ đề hiện tại vào thư mục văn phòng.

• Bạn có thể duyệt chủ đề sau để tải chủ đề.

Sử dụng Mẫu trong MS Excel

Bản mẫu về bản chất là một mô hình làm nền tảng cho một cái gì đó. Mẫu Excel là một sổ làm việc được sử dụng để tạo các sổ làm việc khác.

Xem các mẫu có sẵn

Để xem các mẫu Excel, hãy chọn File » Newđể hiển thị màn hình các mẫu có sẵn trong Dạng xem Backstage. Bạn có thể chọn một mẫu được lưu trữ trên ổ cứng của mình hoặc một mẫu từ Microsoft Office Online. Nếu bạn chọn một mẫu từ Microsoft Office Online, bạn phải kết nối với Internet để tải xuống. Phần Mẫu Office Trực tuyến chứa một số biểu tượng, biểu tượng này đại diện cho các danh mục mẫu khác nhau. Nhấp vào biểu tượng và bạn sẽ thấy các mẫu có sẵn. Khi bạn chọn một hình thu nhỏ của mẫu, bạn có thể xem bản xem trước trong bảng điều khiển bên phải.

Mẫu trực tuyến

Dữ liệu mẫu này có sẵn trực tuyến tại máy chủ của Microsoft. Khi bạn chọn mẫu và nhấp vào nó, nó sẽ tải xuống dữ liệu mẫu từ máy chủ của Microsoft và mở ra như hình dưới đây.

Sử dụng Mẫu trong MS Excel

Bản mẫu về bản chất là một mô hình làm nền tảng cho một cái gì đó. Mẫu Excel là một sổ làm việc được sử dụng để tạo các sổ làm việc khác.

Xem các mẫu có sẵn

Để xem các mẫu Excel, hãy chọn File » Newđể hiển thị màn hình các mẫu có sẵn trong Dạng xem Backstage. Bạn có thể chọn một mẫu được lưu trữ trên ổ cứng của mình hoặc một mẫu từ Microsoft Office Online. Nếu bạn chọn một mẫu từ Microsoft Office Online, bạn phải kết nối với Internet để tải xuống. Phần Mẫu Office Trực tuyến chứa một số biểu tượng, biểu tượng này đại diện cho các danh mục mẫu khác nhau. Nhấp vào biểu tượng và bạn sẽ thấy các mẫu có sẵn. Khi bạn chọn một hình thu nhỏ của mẫu, bạn có thể xem bản xem trước trong bảng điều khiển bên phải.

Mẫu trực tuyến

Dữ liệu mẫu này có sẵn trực tuyến tại máy chủ của Microsoft. Khi bạn chọn mẫu và nhấp vào nó, nó sẽ tải xuống dữ liệu mẫu từ máy chủ của Microsoft và mở ra như hình dưới đây.

Macro trong MS Excel

Macro cho phép bạn tự động hóa hầu hết mọi tác vụ mà bạn có thể thực hiện trong Excel 2010. Bằng cách sử dụng trình ghi macro từ View Tab » Macro Dropdown để ghi lại các tác vụ mà bạn thực hiện thường xuyên, bạn không chỉ tăng tốc quy trình đáng kể mà còn đảm bảo rằng mỗi bước trong một tác vụ được thực hiện theo cùng một cách mỗi và mỗi khi bạn thực hiện một tác vụ.

Để xem macro, hãy chọn View Tab » Macro dropdown.

Tùy chọn Macro

Tab View chứa một nút lệnh Macros mà một menu thả xuống chứa ba tùy chọn sau.

• View Macros - Mở hộp thoại Macro nơi bạn có thể chọn macro để chạy hoặc chỉnh sửa.

• Record Macro- Mở hộp thoại Ghi Macro nơi bạn xác định cài đặt cho macro mới của mình và sau đó khởi động trình ghi macro; điều này cũng giống như cách nhấp vào nút Ghi Macro trên thanh Trạng thái.

• Use Relative References - Sử dụng địa chỉ ô tương đối khi ghi macro, làm cho macro trở nên linh hoạt hơn bằng cách cho phép bạn chạy nó trong các vùng của trang tính khác với những vùng ban đầu được sử dụng trong ghi macro.

Tạo Macro

Bạn có thể tạo macro theo một trong hai cách sau:

• Sử dụng trình ghi macro của MS Excel để ghi lại các hành động của bạn khi bạn thực hiện chúng trong một trang tính.

• Nhập các hướng dẫn mà bạn muốn được làm theo trong mã VBA trong Visual Basic Editor.

Bây giờ chúng ta hãy tạo một macro đơn giản sẽ tự động hóa tác vụ làm cho nội dung ô được in đậm và áp dụng màu ô.

• Chọn Tab Xem »Macro thả xuống.
• Nhấp vào Ghi Macro như bên dưới.

• Bây giờ ghi Macro sẽ bắt đầu.

• Thực hiện các bước của hành động mà bạn muốn thực hiện lặp lại. Macro sẽ ghi lại các bước đó.

• Bạn có thể dừng ghi macro sau khi thực hiện xong tất cả các bước.

Chỉnh sửa Macro

Bạn có thể chỉnh sửa Macro đã tạo bất kỳ lúc nào. Chỉnh sửa macro sẽ đưa bạn đến trình soạn thảo lập trình VBA.

Đối tượng đồ họa trong MS Excel

MS Excel hỗ trợ nhiều loại đối tượng đồ họa khác nhau như Shapes gallery, SmartArt, Text Box và WordArt có sẵn trên tab Chèn của ruy-băng. Insert Tab. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới để biết các đồ họa có sẵn khác nhau trong MS Excel 2010.

Chèn hình dạng

• Chọn Chèn Tab »Hình dạng thả xuống.

• Chọn hình dạng bạn muốn chèn. Nhấp vào hình dạng để chèn nó.

• Để chỉnh sửa hình dạng đã chèn, chỉ cần kéo hình dạng bằng chuột. Hình dạng sẽ điều chỉnh hình dạng.

Chèn nghệ thuật thông minh

• Chọn Tab Chèn »SmartArt.

• Nhấp vào SmartArt sẽ mở hộp thoại SmartArt như được hiển thị bên dưới trong ảnh chụp màn hình. Chọn từ danh sách các smartArts có sẵn.

• Bấm vào SmartArt để Chèn nó vào trang tính.

• Chỉnh sửa SmartArt theo nhu cầu của bạn.

Chèn Clip nghệ thuật

• Chọn Tab Chèn »Clip Art.

• Nhấp vào Clip Art sẽ mở hộp tìm kiếm như trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Chọn từ danh sách Clip Arts có sẵn.

• Nhấp vào Clip Art để Chèn nó vào trang tính.

Chèn Word Art

• Chọn Tab Chèn »WordArt.

• Chọn kiểu WordArt mà bạn thích và bấm vào kiểu đó để nhập văn bản vào đó.

Đối tượng đồ họa trong MS Excel

Khi bạn có thông tin trải rộng trên nhiều bảng tính khác nhau, có vẻ như một nhiệm vụ khó khăn là tập hợp tất cả các bộ dữ liệu khác nhau này lại với nhau thành một danh sách hoặc bảng có ý nghĩa. Đây là lúc hàm Vlookup đi vào hoạt động của riêng nó.

VLOOKUP

VlookUp tìm kiếm một giá trị theo chiều dọc xuống cho bảng tra cứu. VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) có 4 tham số như bên dưới.

• lookup_value- Đó là đầu vào của người dùng. Đây là giá trị mà hàm sử dụng để tìm kiếm.

• The table_array- Là diện tích của các ô trong đó có bảng. Điều này không chỉ bao gồm cột đang được tìm kiếm, mà còn bao gồm các cột dữ liệu mà bạn sẽ nhận được các giá trị mà bạn cần.

• Col_index_num - Đây là cột dữ liệu có chứa câu trả lời mà bạn muốn.

• Range_lookup- Giá trị TRUE hoặc FALSE. Khi được đặt thành TRUE, hàm tra cứu sẽ đưa ra kết quả khớp gần nhất với giá trị lookup_value mà không cần vượt qua lookup_value. Khi được đặt thành FALSE, phải tìm thấy kết quả khớp chính xác với giá trị tra cứu hoặc hàm sẽ trả về # N / A. Lưu ý, điều này yêu cầu cột chứa lookup_value phải được định dạng theo thứ tự tăng dần.

Ví dụ về VLOOKUP

Hãy xem một ví dụ rất đơn giản về việc tham chiếu chéo hai bảng tính. Mỗi bảng tính chứa thông tin về cùng một nhóm người. Bảng tính đầu tiên có ngày tháng năm sinh của họ và bảng tính thứ hai hiển thị màu yêu thích của họ. Làm thế nào để chúng ta xây dựng một danh sách hiển thị tên của người đó, ngày sinh và màu sắc yêu thích của họ? VLOOOKUP sẽ giúp bạn trong trường hợp này. Trước hết, chúng ta hãy xem dữ liệu trong cả hai trang tính.

Đây là dữ liệu trong trang tính đầu tiên

Đây là dữ liệu trong trang tính thứ hai

Bây giờ để tìm màu yêu thích tương ứng cho người đó từ một trang tính khác, chúng ta cần xem lại dữ liệu. Đối số đầu tiên của hàm VLOOKUP là giá trị tra cứu (Trong trường hợp này là tên người). Đối số thứ hai là mảng bảng, là bảng trong trang tính thứ hai từ B2 đến C11. Đối số thứ ba của hàm VLOOKUP là Số chỉ mục cột, đây là câu trả lời mà chúng tôi đang tìm kiếm. Trong trường hợp này, nó là 2, số cột màu là 2. Đối số thứ tư là True trả về đối sánh một phần hoặc đối sánh chính xác trả về false. Sau khi áp dụng công thức VLOOKUP nó sẽ tính toán màu sắc và kết quả hiển thị như bên dưới.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, kết quả của hàm VLOOKUP đã tìm kiếm màu trong bảng trang tính thứ hai. Nó đã trả về # N / A trong trường hợp không tìm thấy kết quả phù hợp. Trong trường hợp này, dữ liệu của Andy không có trong trang tính thứ hai nên nó trả về # N / A.

In nhanh

Nếu bạn muốn in bản sao của trang tính mà không cần điều chỉnh bố cục, hãy sử dụng tùy chọn In nhanh. Có hai cách mà chúng ta có thể sử dụng tùy chọn này.

• Chọn File » Print (hiển thị ngăn In), rồi bấm vào nút In.

• Nhấn Ctrl + P và sau đó nhấp vào nút In (hoặc nhấn Enter).

Điều chỉnh Cài đặt Thiết lập Trang Chung

Bạn có thể điều chỉnh cài đặt in có sẵn trong hộp thoại Thiết lập trang theo các cách khác nhau như được thảo luận bên dưới. Các tùy chọn thiết lập trang bao gồm Hướng trang, Kích thước trang, Lề trang, v.v.

• Màn hình In ở Dạng xem Backstage, được hiển thị khi bạn chọn File » Print.

• Các Page Layout tab của Ruy-băng.

Chọn máy in của bạn

Để chuyển sang một máy in khác, hãy chọn File » Print và sử dụng điều khiển thả xuống trong phần Máy in để chọn bất kỳ máy in nào khác được cài đặt.

Chỉ định những gì bạn muốn in

Đôi khi bạn có thể chỉ muốn in một phần của trang tính hơn là toàn bộ vùng hiện hoạt. ChọnFile » Print và sử dụng các điều khiển trong phần Cài đặt để chỉ định những gì sẽ in.

• Active Sheets - In trang tính hiện hoạt hoặc các trang tính mà bạn đã chọn.

• Entire Workbook - In toàn bộ sổ làm việc, bao gồm cả các trang biểu đồ.

• Selection - Chỉ in phạm vi bạn đã chọn trước khi chọn File » Print.

Email Workbook

MS Excel cho phép bạn gửi email sổ làm việc rất dễ dàng. Để gửi email sổ làm việc cho bất kỳ ai, hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới.

• Chọn File » Save and Send. Về cơ bản, nó lưu tài liệu trước rồi đến email.

• Nhấp vào Gửi bằng E-mail nếu hệ thống email của bạn đã được cấu hình. MS Outlook sẽ mở với tệp dưới dạng tệp đính kèm trong Cửa sổ Email Mới. Bạn có thể gửi sổ làm việc này qua thư cho bất kỳ ai có địa chỉ email hợp lệ.

Dịch trang tính

Bạn có thể dịch văn bản được viết bằng một ngôn ngữ khác, chẳng hạn như các cụm từ hoặc đoạn văn, các từ riêng lẻ (bằng cách sử dụng Trình dịch Mini) hoặc dịch toàn bộ tệp của bạn bằng MS Excel 2010.

Bản dịch có sẵn trong tab xem lại của dải băng trong MS Excel 2010. Bạn có thể nhanh chóng dịch ô sang ngôn ngữ khác với tùy chọn này.

Thực hiện dịch từng bước

• Chọn nội dung mà bạn muốn dịch sang một ngôn ngữ khác.

• Chọn review tab » translation.

• Nó sẽ mở ngăn mà từ đó bạn có thể chọn ngôn ngữ mà bạn cần dịch.

• Bạn cần có kết nối Internet để thực hiện bản dịch. Nó sẽ dịch bằng Microsoft Translator.

• Nhấp vào Chèn để áp dụng các thay đổi bản dịch.

Bảo mật sổ làm việc

Chúng tôi có thể áp dụng bảo mật cho sổ làm việc bằng khái niệm bảo vệ có sẵn trong Tab Xem lại của dải băng. Các tính năng liên quan đến bảo vệ của MS Excel được chia thành ba loại.

• Worksheet protection - Bảo vệ trang tính không bị sửa đổi hoặc hạn chế các sửa đổi đối với một số người dùng nhất định.

• Workbook protection - Bảo vệ sổ làm việc không bị chèn hoặc xóa trang tính, đồng thời yêu cầu sử dụng mật khẩu để mở sổ làm việc.

Bảo vệ trang tính

Bạn có thể muốn bảo vệ một trang tính vì nhiều lý do. Một lý do là để ngăn chính bạn hoặc người khác vô tình xóa công thức hoặc dữ liệu quan trọng khác. Một tình huống phổ biến là bảo vệ một trang tính để dữ liệu có thể được thay đổi, nhưng không thể thay đổi công thức.

Để bảo vệ trang tính, hãy chọn Review » Changes group » Protect Sheet. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bảo vệ Trang tính. Lưu ý rằng việc cung cấp mật khẩu là tùy chọn. Nếu bạn nhập mật khẩu, mật khẩu đó sẽ được yêu cầu để bỏ bảo vệ trang tính. Bạn có thể chọn các tùy chọn khác nhau để bảo vệ trang tính. Giả sử chúng ta đã chọn tùy chọn Định dạng Ô thì Excel sẽ không cho phép định dạng ô.

Khi ai đó cố gắng định dạng các ô, họ sẽ gặp lỗi như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Để bỏ bảo vệ một trang tính được bảo vệ, hãy chọn Review » Changes group » Unprotect Sheet. Nếu trang tính được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu đó.

Bảo vệ Sổ làm việc

Excel cung cấp ba cách để bảo vệ sổ làm việc.

• Yêu cầu mật khẩu để mở sổ làm việc.

• Ngăn người dùng thêm trang tính, xóa trang tính, ẩn trang tính và hiện trang tính.

• Ngăn người dùng thay đổi kích thước hoặc vị trí của cửa sổ.

Yêu cầu mật khẩu để mở sổ làm việc

Excel cho phép bạn lưu sổ làm việc bằng mật khẩu. Sau khi làm như vậy, bất kỳ ai cố gắng mở sổ làm việc, phải nhập mật khẩu. Để thêm mật khẩu vào sổ làm việc, hãy làm theo các bước sau.

• Chọn File » Info » Protect Workbook » Encrypt With Password. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Mã hóa tài liệu.

• Nhập mật khẩu và nhấp vào OK.

• Nhập lại mật khẩu và nhấp vào OK.

• Lưu sổ làm việc.

Để xóa mật khẩu khỏi sổ làm việc, hãy lặp lại quy trình tương tự. Tuy nhiên, trong Bước 2, hãy xóa các ký hiệu mật khẩu hiện có.

Bảo vệ cấu trúc của Workbook và Windows

Để ngăn người khác (hoặc chính bạn) thực hiện các hành động nhất định trong sổ làm việc, bạn có thể bảo vệ cấu trúc và cửa sổ của sổ làm việc. Khi cấu trúc và cửa sổ của sổ làm việc được bảo vệ, người dùng không được Thêm trang tính, Xóa trang tính, Ẩn trang tính, bỏ ẩn trang tính, v.v. và không được phép thay đổi kích thước hoặc vị trí của các cửa sổ sổ làm việc tương ứng.

Để bảo vệ cấu trúc và cửa sổ của trang tính, hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới.

• Chọn Review » Changes group » Protect Workbook để hiển thị hộp thoại Protect Workbook.

• Trong hộp thoại Bảo vệ sổ làm việc, hãy chọn hộp kiểm Cấu trúc và hộp kiểm Windows.

• (Tùy chọn) Nhập mật khẩu.

• Bấm OK.

Bảng dữ liệu

Trong Excel, Bảng Dữ liệu là một cách để xem các kết quả khác nhau bằng cách thay đổi ô nhập trong công thức của bạn. Bảng dữ liệu có sẵn trongData Tab » What-If analysis dropdown » Data table trong MS Excel.

Bảng dữ liệu với ví dụ

Bây giờ, chúng ta hãy xem khái niệm bảng dữ liệu với một ví dụ. Giả sử bạn có Giá và số lượng nhiều giá trị. Ngoài ra, bạn có chiết khấu cho biến thứ ba đó để tính Giá ròng. Bạn có thể giữ giá trị Giá ròng ở định dạng bảng có tổ chức với sự trợ giúp của bảng dữ liệu. Giá của bạn chạy theo chiều ngang sang phải trong khi số lượng chạy theo chiều dọc xuống. Chúng tôi đang sử dụng công thức để tính Giá thực là Giá nhân với Số lượng trừ đi tổng chiết khấu (Số lượng * Giảm giá cho mỗi số lượng).

Bây giờ, để tạo bảng dữ liệu, hãy chọn phạm vi của bảng dữ liệu. ChọnData Tab » What-If analysis dropdown » Data table. Nó sẽ cung cấp cho bạn đối thoại yêu cầu nhập hàng và cột đầu vào. Cho hàng Đầu vào là ô Giá (Trong trường hợp này là ô B3) và cột Đầu vào là ô số lượng (Trong trường hợp này là ô B4). Vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới.

Nhấp vào OK sẽ tạo bảng dữ liệu như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Nó sẽ tạo ra công thức bảng. Bạn có thể thay đổi giá theo chiều ngang hoặc số lượng theo chiều dọc để xem sự thay đổi của Giá thực.

Bảng tổng hợp

Bảng tổng hợp về cơ bản là một báo cáo tóm tắt động được tạo từ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu có thể nằm trong một trang tính (ở dạng bảng) hoặc trong một tệp dữ liệu bên ngoài. Bảng tổng hợp có thể giúp chuyển đổi các hàng và cột số vô tận thành một bản trình bày dữ liệu có ý nghĩa. Bảng tổng hợp là công cụ rất mạnh để phân tích tóm tắt dữ liệu.

Bảng tổng hợp có sẵn trong Insert tab » PivotTable dropdown » PivotTable.

Ví dụ về bảng tổng hợp

Bây giờ, chúng ta hãy xem bảng Pivot với sự trợ giúp của ví dụ. Giả sử bạn có dữ liệu lớn về cử tri và bạn muốn xem dữ liệu tóm tắt về Thông tin cử tri cho mỗi bên, thì bạn có thể sử dụng bảng Pivot cho nó. ChọnInsert tab » Pivot Tableđể chèn bảng tổng hợp. MS Excel chọn dữ liệu của bảng. Bạn có thể chọn vị trí bảng xoay làm trang tính hiện có hoặc trang tính mới.

Thao tác này sẽ tạo ngăn bảng Pivot như được hiển thị bên dưới. Bạn có sẵn các tùy chọn khác nhau trong ngăn Bảng tổng hợp. Bạn có thể chọn các trường cho bảng tổng hợp đã tạo.

• Column labels- Một trường có hướng cột trong bảng tổng hợp. Mỗi mục trong trường chiếm một cột.

• Report Filter - Bạn có thể đặt bộ lọc cho báo cáo theo năm, sau đó dữ liệu được lọc theo năm.

• Row labels- Một trường có hướng hàng trong bảng tổng hợp. Mỗi mục trong trường chiếm một hàng.

• Values area- Các ô trong bảng tổng hợp có chứa dữ liệu tóm tắt. Excel cung cấp một số cách để tóm tắt dữ liệu (tổng, trung bình, đếm, v.v.).

Sau khi cung cấp các trường đầu vào cho bảng tổng hợp, nó tạo ra bảng tổng hợp với dữ liệu như hình dưới đây.

Biểu đồ

Biểu đồ là một biểu diễn trực quan của các giá trị số. Biểu đồ (còn được gọi là đồ thị) đã là một phần không thể thiếu của bảng tính. Các biểu đồ được tạo bởi các sản phẩm bảng tính ban đầu khá thô, nhưng của bạn đã được cải thiện đáng kể trong những năm qua. Excel cung cấp cho bạn các công cụ để tạo nhiều loại biểu đồ có thể tùy chỉnh cao. Hiển thị dữ liệu trong một biểu đồ được hình thành tốt có thể giúp các con số của bạn dễ hiểu hơn. Bởi vì biểu đồ trình bày một bức tranh, biểu đồ đặc biệt hữu ích để tóm tắt một chuỗi số và mối quan hệ giữa chúng.

Các loại biểu đồ

Có nhiều loại biểu đồ khác nhau có sẵn trong MS Excel như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

• Column - Biểu đồ cột thể hiện sự thay đổi dữ liệu trong một khoảng thời gian hoặc minh họa sự so sánh giữa các mục.

• Bar - Biểu đồ thanh minh họa sự so sánh giữa các mục riêng lẻ.

• Pie- Biểu đồ hình tròn cho biết kích thước của các mục tạo thành một chuỗi dữ liệu, tỷ lệ với tổng các mục. Nó luôn chỉ hiển thị một chuỗi dữ liệu và hữu ích khi bạn muốn nhấn mạnh một yếu tố quan trọng trong dữ liệu.

• Line - Biểu đồ đường thể hiện xu hướng dữ liệu trong các khoảng thời gian bằng nhau.

• Area - Biểu đồ diện tích nhấn mạnh mức độ thay đổi theo thời gian.

• X Y Scatter - Biểu đồ xy (phân tán) hiển thị mối quan hệ giữa các giá trị số trong một số chuỗi dữ liệu hoặc vẽ hai nhóm số dưới dạng một chuỗi tọa độ xy.

• Stock - Loại biểu đồ này thường được sử dụng nhất cho dữ liệu giá chứng khoán, nhưng cũng có thể được sử dụng cho dữ liệu khoa học (ví dụ: để chỉ ra sự thay đổi nhiệt độ).

• Surface- Biểu đồ bề mặt rất hữu ích khi bạn muốn tìm sự kết hợp tối ưu giữa hai tập dữ liệu. Như trong bản đồ địa hình, màu sắc và mẫu biểu thị các khu vực nằm trong cùng một phạm vi giá trị.

• Doughnut- Giống như biểu đồ hình tròn, biểu đồ bánh rán thể hiện mối quan hệ của các bộ phận với một tổng thể; tuy nhiên, nó có thể chứa nhiều hơn một chuỗi dữ liệu.

• Bubble - Dữ liệu được sắp xếp thành các cột trên trang tính, sao cho các giá trị x được liệt kê trong cột đầu tiên và các giá trị y tương ứng và giá trị kích thước bong bóng được liệt kê trong các cột liền kề, có thể được vẽ trong biểu đồ bong bóng.

• Radar - Biểu đồ radar so sánh các giá trị tổng hợp của một số chuỗi dữ liệu.

Tạo biểu đồ

Để tạo biểu đồ cho dữ liệu theo các bước được đề cập dưới đây.

• Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ.

• Chọn Insert Tab » Select the chart or click on the Chart group để xem các loại biểu đồ khác nhau.

• Chọn biểu đồ bạn chọn và bấm OK để tạo biểu đồ.

Chỉnh sửa biểu đồ

Bạn có thể chỉnh sửa biểu đồ bất kỳ lúc nào sau khi bạn đã tạo nó.

• Bạn có thể chọn dữ liệu khác nhau để nhập biểu đồ với Right click on chart » Select data. Việc chọn dữ liệu mới sẽ tạo biểu đồ theo dữ liệu mới, như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

• Bạn có thể thay đổi trục X của biểu đồ bằng cách cung cấp các đầu vào khác nhau cho trục X của biểu đồ.

• Bạn có thể thay đổi trục Y của biểu đồ bằng cách cung cấp các đầu vào khác nhau cho trục Y của biểu đồ.

Biểu đồ tổng hợp

Biểu đồ tổng hợp là một biểu diễn đồ họa của một bản tóm tắt dữ liệu, được hiển thị trong bảng tổng hợp. Biểu đồ tổng hợp luôn dựa trên bảng tổng hợp. Mặc dù Excel cho phép bạn tạo bảng tổng hợp và biểu đồ tổng hợp cùng một lúc, nhưng bạn không thể tạo biểu đồ tổng hợp mà không có bảng tổng hợp. Tất cả các tính năng biểu đồ của Excel đều có sẵn trong biểu đồ trục.

Biểu đồ xoay vòng có sẵn trong Insert tab » PivotTable dropdown » PivotChart.

Ví dụ về biểu đồ xoay vòng

Bây giờ, chúng ta hãy xem bảng Pivot với sự trợ giúp của một ví dụ. Giả sử bạn có dữ liệu khổng lồ về cử tri và bạn muốn xem chế độ xem tóm tắt về dữ liệu Thông tin cử tri mỗi bên dưới dạng biểu đồ, thì bạn có thể sử dụng biểu đồ Pivot cho nó. ChọnInsert tab » Pivot Chart để chèn bảng tổng hợp.

MS Excel chọn dữ liệu của bảng. Bạn có thể chọn vị trí biểu đồ xoay dưới dạng trang tính hiện có hoặc trang tính mới. Biểu đồ tổng hợp phụ thuộc vào bảng tổng hợp được tạo tự động bởi MS Excel. Bạn có thể tạo biểu đồ xoay trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Phím tắt trên bàn phím MS Excel

MS Excel cung cấp nhiều phím tắt. Nếu bạn đã quen thuộc với hệ điều hành windows, bạn nên biết hầu hết chúng. Dưới đây là danh sách tất cả các phím tắt chính trong Microsoft Excel.

• Ctrl + A - Chọn tất cả nội dung của trang tính.

• Ctrl + B - Vùng chọn được tô đậm.

• Ctrl + I - In nghiêng lựa chọn được đánh dấu.

• Ctrl + K - Chèn liên kết.

• Ctrl + U - Gạch chân vùng lựa chọn được đánh dấu.

• Ctrl + 1 - Thay đổi định dạng của các ô đã chọn.

• Ctrl + 5 - Gạch ngang vùng lựa chọn được đánh dấu.

• Ctrl + P - Xuất hiện hộp thoại in để bắt đầu in.

• Ctrl + Z - Hoàn tác hành động cuối cùng.

• Ctrl + F3 - Mở Trình quản lý tên Excel.

• Ctrl + F9 - Thu nhỏ cửa sổ hiện tại.

• Ctrl + F10 - Phóng to cửa sổ hiện đang được chọn.

• Ctrl + F6 - Chuyển đổi giữa các sổ làm việc hoặc cửa sổ đang mở.

• Ctrl + Page up - Di chuyển giữa các trang tính Excel trong cùng một tài liệu Excel.

• Ctrl + Page down - Di chuyển giữa các trang tính Excel trong cùng một tài liệu Excel.

• Ctrl + Tab - Di chuyển giữa Hai hoặc nhiều tệp Excel đang mở.

• Alt + = - Tạo công thức tính tổng tất cả các ô trên

• Ctrl + ' - Chèn giá trị của ô trên vào ô đang được chọn.

• Ctrl + Shift + ! - Định dạng số dưới dạng dấu phẩy.

• Ctrl + Shift + $ - Định dạng số ở định dạng tiền tệ.

• Ctrl + Shift + # - Định dạng số ở định dạng ngày tháng.

• Ctrl + Shift + % - Định dạng số ở định dạng phần trăm.

• Ctrl + Shift + ^ - Định dạng số ở định dạng khoa học.

• Ctrl + Shift + @ - Định dạng số theo định dạng thời gian.

• Ctrl + Arrow key - Chuyển đến phần tiếp theo của văn bản.

• Ctrl + Space - Chọn toàn bộ cột.

• Shift + Space - Chọn toàn bộ hàng.

• Ctrl + - - Xóa cột hoặc hàng đã chọn.

• Ctrl + Shift + = - Chèn một cột hoặc hàng mới.

• Ctrl + Home - Di chuyển đến ô A1.

• Ctrl + ~ - Chuyển đổi giữa hiển thị các công thức Excel hoặc giá trị của chúng trong các ô.

• F2 - Chỉnh sửa ô đã chọn.

• F3 - Sau khi tên được tạo F3 sẽ dán tên.

• F4- Lặp lại hành động cuối cùng. Ví dụ: nếu bạn đã thay đổi màu của văn bản trong một ô khác, nhấn F4 sẽ thay đổi văn bản trong ô thành cùng một màu.

• F5- Đi đến một ô cụ thể. Ví dụ, C6.

• F7 - Kiểm tra chính tả văn bản hoặc tài liệu đã chọn.

• F11 - Tạo biểu đồ từ dữ liệu đã chọn.

• Ctrl + Shift + ; - Nhập thời gian hiện tại.

• Ctrl + ; - Nhập ngày hiện tại.

• Alt + Shift + F1 - Chèn Trang tính mới.

• Alt + Enter - Trong khi nhập văn bản trong một ô, nhấn Alt + Enter sẽ chuyển sang dòng tiếp theo cho phép nhập nhiều dòng văn bản trong một ô.

• Shift + F3 - Mở cửa sổ công thức Excel.

• Shift + F5 - Hiển thị hộp tìm kiếm.