Kỹ năng tạo động lực - Ủy quyền
Ủy quyền là một trong những từ quan trọng nhất nhưng lại bị hiểu nhầm nhiều nhất trong thế giới quản lý chuyên nghiệp. Mọi người có xu hướng nhầm việc ủy quyền với việc chuyển khối lượng công việc và trách nhiệm của họ cho người khác. Tuy nhiên, sự thật là ủy quyền là nghệ thuật khéo léo phân công vai trò cho những người khác nhau trong một nhóm để cuối cùng họ có thể làm tốt nhất có thể.
Các công ty không thể hoạt động nếu không có ủy quyền
Một đội không thể được thành lập bởi một cá nhân. Mọi nhà quản lý đều cần những người có thể hỗ trợ mình trong công việc. Người ta thường nói rằng một người quản lý thực sự là người không quản lý công việc, nhưng quản lý các nguồn lực một cách hợp lý. Nếu một người quản lý phải tự mình làm mọi thứ, tại sao anh ta lại bận tâm đến việc có một đội ngũ ngay từ đầu?
Việc ủy quyền phụ thuộc vào quản lý thời gian và quản lý tài nguyên. Một người quản lý nên biết cách giao trách nhiệm một cách hợp lý để anh ta có thể suy nghĩ về các nhiệm vụ trong tương lai trong khi nhóm của anh ta đang nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ theo khung thời gian đã định.
Ủy quyền cũng có thể được sử dụng như một công cụ để xây dựng lòng tin. Khi bạn giao cho một người nào đó một số trách nhiệm công việc, bạn biết rằng đó là người bạn có thể tin tưởng với kết quả. Những người này coi trọng sự tin tưởng đó và nhận được động lực từ việc người quản lý của họ đang tin tưởng giao cho họ một công việc quan trọng.
Ngoài ra, những người này có thể học các kỹ năng mới và học cách chịu trách nhiệm cho hành động của họ. Họ được tiếp xúc nhiều hơn với các cấp quản lý mới và sử dụng kinh nghiệm này để đảm nhận các trách nhiệm mới.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là người ủy quyền công việc sẽ thuận lợi vượt qua khi có bất kỳ trách nhiệm nào phải đối mặt. Ủy quyền là hành động quản lý toàn bộ quy trình đằng sau hậu trường mà không cần quản lý vi mô.
Khi một mục tiêu cụ thể, nghĩa là bạn đã xác định rõ ràng những gì bạn mong đợi được hoàn thành. Nếu bạn không thể nói cụ thể những gì bạn muốn đạt được, thì làm sao bạn có thể mong đợi bản thân hoặc cấp dưới có thể đạt được nó? Một mục tiêu cụ thể sẽ trả lời tất cả những câu hỏi này.
Khi nào ủy quyền hoạt động và không
Rất nhiều người không thích ủy quyền. Lý do đằng sau điều này có thể là họ cảm thấy rằng công việc sẽ có chất lượng tốt hơn nhiều nếu họ chịu trách nhiệm về mọi trách nhiệm. Một số người trong số họ nghĩ rằng việc tự mình thực hiện công việc sẽ ít tốn thời gian hơn so với việc lần đầu tiên kết thúc một người nào đó thực hiện và sau đó đào tạo họ về công việc.
Vẫn có những người khác lo sợ rằng họ sẽ mất kiểm soát về chất lượng và quyền hạn mà họ có với tư cách là người đứng đầu dự án. Có một số lý do mà mọi người quyết định không ủy thác một nhiệm vụ hoặc dự án.
Nhiều vấn đề trong số này dẫn đến việc mọi người tự làm việc quá sức ngay cả khi họ có một nhóm toàn năng. Các thành viên trong nhóm như vậy dễ nảy sinh thái độ đối với công việc của họ, nghĩ rằng công việc họ làm là quá dễ dàng.
Khi ủy quyền hoạt động
Không phải tất cả các dự án đều có thể được ủy quyền. Trước khi thực hiện, người quản lý cần kiểm tra xem các thành viên trong nhóm của mình có đủ kỹ năng cần thiết cho dự án hay không. Nếu không, thì họ sẽ cần bao nhiêu thời gian để có được kiến thức về những kỹ năng này và thực hành chúng. Ngoài ra, liệu một dự án tương tự có được đưa ra trong tương lai sẽ làm cho việc đào tạo này trở nên phù hợp ở giai đoạn sau trong cuộc đời nghề nghiệp của họ hay không.
Khi ủy quyền không hoạt động
Chẳng ích gì khi giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm lần đầu tiên làm việc trong loại dự án đó, nếu người quản lý không đủ khả năng trả công cho họ về số giờ đã đặt hoặc bồi thường cho họ.
Ngoài ra, nếu có thời hạn rất chặt chẽ và công việc cần được hoàn thành ngay trong lần thử đầu tiên, thì có thể giao việc cho các đồng nghiệp thiếu kinh nghiệm. Hậu quả của các sai sót có thể quá cao để có rủi ro như vậy.
Đôi khi công việc cần được thực hiện bởi một chuyên gia có kinh nghiệm vì anh ta chỉ có thể mang lại chất lượng công việc cao nhất. Trong những trường hợp như vậy, tốt hơn là bạn nên tự mình thực hiện nhiệm vụ so với việc giao nó cho người mới bắt đầu.