MS Project - Lập lịch nâng cao

Có bốn loại phụ thuộc nhiệm vụ.

Finish to Start (FS)- Xây xong tầng 1 rồi mới bắt đầu xây tầng 2. Được dùng nhiều nhất.
Finish to Finish (FF) - Nấu tất cả các món ăn cho bữa tối để hoàn thành đúng giờ.
Start to Start (SS)- Khi thực hiện một cuộc khảo sát, chúng tôi sẽ tìm kiếm các câu trả lời khảo sát nhưng cũng sẽ bắt đầu lập bảng các câu trả lời. Người ta không cần phải hoàn thành việc thu thập các câu trả lời khảo sát trước khi bắt đầu lập bảng.
Start to Finish (SF)- Việc ôn thi sẽ kết thúc khi kì thi bắt đầu. Ít được sử dụng.

Điều chỉnh mối quan hệ liên kết nhiệm vụ

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Áp dụng khách hàng tiềm năng và độ trễ

Theo mặc định khi bạn liên kết các nhiệm vụ, chúng được gán mối quan hệ “Hoàn thành để bắt đầu”. Trong mối quan hệ này,

Lead - Thời gian dẫn đầu khiến nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước khi nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc.
Lag - Thời gian trễ khiến tác vụ kế nhiệm bắt đầu sau khi tác vụ tiền nhiệm kết thúc.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Trong cột tiêu đề Trễ, hãy nhập độ trễ theo giờ, ngày, tuần hoặc năm. Bạn cũng có thể áp dụng độ trễ hoặc dẫn đầu dưới dạng phần trăm. Nếu bạn nhập 50% cho Nhiệm vụ đã chọn dài 6 ngày, thì nhiệm vụ đó sẽ bị trì hoãn 3 ngày sau khi nhiệm vụ trước đó kết thúc.

Độ trễ được nhập dưới dạng đơn vị dương và dẫn theo đơn vị âm (ví dụ, -3ngày hoặc -50%).

Áp dụng các Ràng buộc Nhiệm vụ

Mỗi tác vụ được tạo trong MS Project 2013 sẽ bị ràng buộc là “Càng sớm càng tốt” theo mặc định khi Lập lịch tự động được BẬT. As Soon As Possiblecó nghĩa là nhiệm vụ bắt đầu ngay sau khi dự án bắt đầu, nếu không có phụ thuộc nào có thể trì hoãn nó. Vì vậy, không có ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc cố định nào được áp đặt bởi loại ràng buộc này, nhưng tất nhiên các phụ thuộc tiền nhiệm và kế nhiệm được duy trì.

Khi MS Project 2013 thực hiện các tính toán để giúp bạn tiết kiệm thời gian trong một dự án chạy trễ, các cài đặt ràng buộc sẽ được thực thi.

Có 8 Ràng buộc Nhiệm vụ.

Loại ràng buộc	Tên ràng buộc	Sự miêu tả
Linh hoạt	Càng muộn càng tốt (ALAP)	Nhiệm vụ được lên lịch càng muộn càng tốt với nhiệm vụ kết thúc trước khi dự án kết thúc và không trì hoãn các nhiệm vụ tiếp theo. Ràng buộc mặc định khi bạn lên lịch từ ngày kết thúc dự án. Không nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc nhiệm vụ với ràng buộc này.
Linh hoạt	Càng sớm càng tốt (càng sớm càng tốt)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu càng sớm càng tốt. Ràng buộc mặc định khi bạn lên lịch từ ngày bắt đầu dự án. Không nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc với ràng buộc này.
Bán linh hoạt	Bắt đầu Không sớm hơn (SNET)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu vào hoặc sau một ngày cụ thể.
	Kết thúc Không sớm hơn (FNET)	Nhiệm vụ được lên lịch để hoàn thành vào hoặc sau một ngày cụ thể.
	Bắt đầu Không muộn hơn (SNLT)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu vào hoặc trước một ngày cụ thể.
	Kết thúc Không muộn hơn (FNLT)	Nhiệm vụ được lên lịch để hoàn thành vào hoặc trước một ngày cụ thể.
Không linh hoạt	Phải kết thúc trên (MFO)	Nhiệm vụ được lên lịch để hoàn thành vào một ngày cụ thể.
Không linh hoạt	Phải Bắt đầu Bật (MSO)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu vào một ngày cụ thể.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Nhập ngày hạn chót

Nếu bạn sử dụng Ràng buộc Nhiệm vụ, bạn sẽ giới hạn tính linh hoạt trong lập lịch của mình, trong đó MS Project 2013 sẽ ấn định ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc cụ thể của nhiệm vụ theo ràng buộc. Tốt hơn là sử dụng Ngày thời hạn không ảnh hưởng đến việc lập lịch của nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ tóm tắt. MS Project sẽ cảnh báo bạn bằng biểu tượng dấu chấm than màu đỏ trong cột chỉ báo, nếu việc hoàn thành theo lịch trình của nhiệm vụ vượt quá thời hạn của nó.

Nhấp vào Tab Tác vụ → nhấp đúp vào Tác vụ cần thiết bên dưới cột Tên tác vụ → Hộp thoại Thông tin tác vụ mở ra → Tab Nâng cao.

Nhập chi phí cố định

Chi phí cố định được liên kết với một nhiệm vụ không ràng buộc với bất kỳ nguồn lực hoặc khối lượng công việc nào.

Nhấp vào Tab Xem → Nhóm dữ liệu → Bảng → Chi phí.

Nhập chi phí dưới cột Chi phí cố định cho nhiệm vụ quan tâm. Trong ví dụ sau, chúng tôi đã chỉ định chi phí cố định là $ 500 cho Nhiệm vụ 7.

Nhập nhiệm vụ định kỳ

Các cuộc họp trạng thái, báo cáo trạng thái, ngày kiểm tra có thể lặp lại với một tần suất cụ thể. Trong MS Project 2013, bạn có thể chỉ định nhiệm vụ lặp lại mà không cần phải chỉ định nhiệm vụ từng lần riêng biệt. Bạn cũng có thể chỉ định tài nguyên cho các nhiệm vụ này.

Trong Gantt Chart View → Task Tab → Insert group → hộp thả xuống cho Task → Recurring Task.

Nhập Tên nhiệm vụ và chọn Mẫu lặp lại.

Bạn cũng có thể chọn thời gian cụ thể để nhiệm vụ bắt đầu. Theo mặc định, Dự án lập lịch một nhiệm vụ định kỳ để bắt đầu vào thời gian bắt đầu mặc định của kế hoạch. Bạn có thể thêm giá trị thời gian trong hộp Bắt đầu cho hộp thoại Thông tin Nhiệm vụ Định kỳ để thay đổi điều này. Trong hình sau, nhập thời gian bắt đầu là 10:00 sáng.

Xem đường dẫn tới hạn

Critical Pathlà chuỗi các nhiệm vụ được kết nối sẽ mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành. Từ “quan trọng” không có nghĩa là các nhiệm vụ phức tạp, quan trọng hoặc cần được giám sát chặt chẽ, mà trọng tâm là tiến độ các điều khoản sẽ ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.

Vì vậy, nếu bạn muốn rút ngắn thời gian của một dự án, trước tiên bạn nên bắt đầu với các hoạt động / nhiệm vụ trên con đường quan trọng. Đường dẫn quan trọng có thể là một chuỗi nhiệm vụ đơn lẻ (một đường dẫn quan trọng duy nhất) hoặc có thể có nhiều hơn 1 đường dẫn quan trọng cho một dự án. Trong khi các thay đổi về lịch trình được thực hiện, cũng có khả năng là đường dẫn quan trọng sẽ thay đổi theo thời gian.

Người ta cần phải luôn tập trung vào Con đường quan trọng trước, khi người ta muốn áp dụng theo dõi nhanh hoặc sự cố để rút ngắn thời gian dự án.

Slack hoặc Float là chìa khóa để hiểu Đường dẫn quan trọng. Có hai loại Phao -

Free Float - Đó là khoảng thời gian mà một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn mà không phải trì hoãn nhiệm vụ khác.
Total Float - Đó là khoảng thời gian một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn mà không làm trì hoãn việc hoàn thành dự án.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Tất cả các thanh tác vụ trong đường dẫn quan trọng, trong Chế độ xem Biểu đồ Gantt ở bên phải, sẽ chuyển sang màu Đỏ.

Kiểm tra phân bổ tài nguyên

Mối quan hệ giữa năng lực của tài nguyên và các nhiệm vụ được giao được gọi là allocation.

Điều này có thể được xác định bởi 3 trạng thái -

Under allocated - Một Kỹ sư làm việc 40 giờ một tuần, công việc được giao chỉ trong 20 giờ.
Fully allocated - Một công nhân lành nghề làm việc 40 giờ trong tuần thì được giao 40 giờ làm việc trong tuần đó.
Over allocated - Một người thợ mộc được giao 65 giờ làm việc trong khi anh ta chỉ có 40 giờ làm việc trong tuần.

Trong Chế độ xem Biểu đồ Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

Chế độ xem biểu đồ Gantt hiển thị một số thông tin tài nguyên hạn chế, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Nó tóm tắt liệu có thể có sự cố hay không bằng biểu tượng màu đỏ được phân bổ trong cột chỉ báo.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Dạng xem Sử dụng Tài nguyên hiển thị các tài nguyên và tất cả các nhiệm vụ được giao cho chúng bên dưới Tên Tài nguyên. Phía bên trái của màn hình liệt kê Tài nguyên và Tên Nhiệm vụ cùng với các cột tổng thông tin về tài nguyên hoặc nhiệm vụ. Phía bên tay phải hiển thị chế độ xem theo giai đoạn thời gian.

Bạn cũng có thể thu gọn đường viền trong bảng để xem tổng công việc trên mỗi tài nguyên theo thời gian.

Bấm vào tiêu đề cột Tên tài nguyên.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Giải quyết tài nguyên trên phân bổ

Một người sẽ cần phải thay đổi phạm vi (giảm số lượng công việc), chỉ định nhiều tài nguyên hơn hoặc chấp nhận một lịch trình dài hơn để giải quyết vị trí tổng thể.

Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng một số kỹ thuật sau:

Điều chỉnh lịch biểu

Bằng cách thay đổi khách hàng tiềm năng hoặc thời gian trễ khi tài nguyên có nhiều nhiệm vụ được giao hơn mức có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn thêm độ trễ nhỏ hơn hoặc bằng lượng thời gian trễ của nhiệm vụ, bạn sẽ không ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án.

Theo mặc định khi bạn liên kết các nhiệm vụ, chúng được gán mối quan hệ “Hoàn thành để bắt đầu”. Trong mối quan hệ này,

Lead - Thời gian dẫn đầu khiến nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước khi nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc.
Lag - Thời gian trễ khiến tác vụ kế nhiệm bắt đầu sau khi tác vụ tiền nhiệm kết thúc.

Nhấp vào Tab Nhiệm vụ → nhấp đúp vào Nhiệm vụ cần thiết bên dưới cột Tên Nhiệm vụ → Hộp thoại Thông tin Nhiệm vụ mở ra → Tab Tiền nhiệm.

Độ trễ được nhập dưới dạng đơn vị dương và dẫn theo đơn vị âm (ví dụ, -3ngày hoặc -50%).

Tài nguyên thay thế hoặc Thêm tài nguyên bổ sung

Bạn có thể phân bổ thủ công một số tài nguyên khác cho nhiệm vụ.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tài nguyên để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Giảm bớt công việc được giao

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Trong ví dụ sau, Trish Patrick được cấp phát quá mức, Tên tài nguyên và Công việc xuất hiện màu đỏ.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào lưới Theo thời gian ở cửa sổ bên phải để hiển thị số lượng vị trí tổng thể bằng cách bật vị trí tổng thể.

Bây giờ bạn có thể giảm số giờ được chỉ định. Trong ví dụ sau, bài tập 8 giờ được giảm thành bài tập 4 giờ. Không chỉ công việc của Trish Patrick bị giảm sút mà tổng số công việc trong kế hoạch cũng thay đổi. Bạn cũng sẽ nhận thấy một biểu tượng mới trong cột chỉ báo để cho bạn biết rằng bài tập đã được chỉnh sửa.

Giảm thời lượng tác vụ

Bạn có thể giảm thời lượng tác vụ (nếu không có công việc thực tế nào được nhập) để giảm lượng công việc cần thiết của tài nguyên, người được giao hoàn thành nhiệm vụ. Nếu công việc thực tế đã được ghi lại, bạn phải giảm bớt công việc còn lại trong nhiệm vụ theo cách thủ công.

Xóa tài nguyên được phân bổ tổng thể

Bạn chỉ có thể xóa phân công tài nguyên khỏi tài nguyên được phân bổ tổng thể.

Cấp độ Tổng thể Tài nguyên

Nếu tài nguyên được phân bổ tổng thể, bạn có thể sử dụng tính năng san bằng tài nguyên trong MS Project 2013. Nó hoạt động bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ hoặc bằng cách thêm độ trễ cho các tác vụ để đảm bảo tài nguyên không bị quá tải. Việc san lấp mặt bằng có thể trì hoãn ngày hoàn thành nhiệm vụ riêng lẻ và thậm chí là ngày kết thúc dự án. Dự án không thay đổi người được giao cho từng nhiệm vụ, tổng số công việc hoặc giá trị đơn vị phân công.

Dự án đầu tiên trì hoãn các nhiệm vụ để sử dụng hết bất kỳ độ trễ nào có sẵn. Khi độ trễ trở thành 0, MS Project 2013 thực hiện các thay đổi theo mức độ ưu tiên, mối quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc nhiệm vụ (chẳng hạn như ràng buộc Kết thúc Không có Sau Thân).

Đặt ưu tiên

Tốt hơn hết là đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ (đây là thước đo mức độ quan trọng / sẵn có của nhiệm vụ để san lấp mặt bằng). Bạn có thể nhập giá trị từ 1 đến 1000, tùy theo số lượng điều khiển bạn thích trong quá trình san lấp mặt bằng. Mức ưu tiên 1000 sẽ đảm bảo MS Project không cấp một nhiệm vụ cụ thể. Theo mặc định, mức độ ưu tiên được đặt ở 500 hoặc mức kiểm soát trung bình. Các công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn bị trì hoãn hoặc bị tách ra trước các công việc có mức độ ưu tiên cao hơn.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Bây giờ bạn có thể thêm mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ theo yêu cầu.

San lấp mặt bằng

Các bước trong quy trình Nâng cấp chỉ có một số bước, nhưng điều quan trọng là phải hiểu mỗi tùy chọn có chức năng gì. Các bước như sau:

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Các chỉ số san lấp mặt bằng và phân bổ tổng thể của dự án bị loại bỏ (Nếu san lấp mặt bằng được thực hiện hoàn toàn, đôi khi điều này có thể không xảy ra).

Trong phần sau, chúng ta sẽ xem xét chi tiết các Tùy chọn San lấp mặt bằng:

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Trong hộp thoại Cấp độ tài nguyên, bên dưới Tính toán cấp độ, hãy cố gắng sử dụng Thủ công thường xuyên hơn. Điều này sẽ đảm bảo MS Project 2013 thực hiện quá trình san lấp mặt bằng chỉ khi bạn yêu cầu, chứ không phải ngay khi tài nguyên được phân bổ tổng thể ngay cả khi bạn không muốn (khi bạn chọn tùy chọn Tự động). Ví dụ: nếu một tài nguyên được phân bổ tổng thể, chẳng hạn như thêm nửa giờ trong một tuần, từ 40 giờ đến 40,5 giờ, bạn sẽ không muốn điều này làm phiền mình bằng cách tự động lên cấp.

Trong hộp thoại Cấp độ tài nguyên, bên dưới Tính toán cấp độ, hãy chọn Cơ sở từng ngày cho tùy chọn “Tìm kiếm vị trí tổng thể trên một”. Làm như vậy sẽ không cấp tài nguyên, nhưng nó sẽ xác định thời điểm Dự án hiển thị các chỉ báo vị trí tổng thể bên cạnh tên tài nguyên.

Trong hộp thoại Cấp tài nguyên, bên dưới Tính toán cấp, sử dụng các giá trị san bằng rõ ràng trước khi chọn hộp kiểm san bằng. Làm như vậy sẽ đảm bảo Dự án loại bỏ mọi sự chậm trễ san lấp mặt bằng hiện có khỏi tất cả các nhiệm vụ và bài tập trước khi san lấp mặt bằng. Và nếu trước đó bạn đã san bằng kế hoạch và sau đó thêm các nhiệm vụ khác, bạn có thể muốn bỏ chọn hộp kiểm để đảm bảo bạn không mất kết quả san bằng trước đó.

Trong hộp thoại Cấp độ tài nguyên, bên dưới Phạm vi nâng cấp cho “…….”, Bạn có thể chọn Cấp toàn bộ dự án. Tại đây, bạn chọn cấp toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ các nhiệm vụ nằm trong phạm vi ngày bạn chỉ định.

Trong hộp thoại Nâng cấp tài nguyên, bên dưới Giải quyết vị trí tổng thể, hộp thả xuống Thứ tự san lấp, bạn có thể chọn Tiêu chuẩn. Bạn có 3 lựa chọn ở đây -

ID onlytùy chọn trì hoãn nhiệm vụ chỉ theo số ID của chúng. Các số ID cao hơn bằng số (ví dụ: 10) sẽ bị trì hoãn trước các số ID thấp hơn về mặt số. Bạn có thể muốn sử dụng tùy chọn này khi kế hoạch của bạn không có mối quan hệ nhiệm vụ hoặc ràng buộc.
Standard option trì hoãn nhiệm vụ theo mối quan hệ tiền nhiệm, ngày bắt đầu, ràng buộc nhiệm vụ, độ trễ, mức độ ưu tiên và ID.
Priority, standard option xem xét giá trị ưu tiên của nhiệm vụ trước các tiêu chí tiêu chuẩn khác (Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ là thứ hạng số từ 0 đến 1000).

Trong hộp thoại Cấp tài nguyên, bên dưới Giải quyết vị trí tổng thể, bạn có một số tùy chọn có thể chọn. Chúng được giải thích như sau:

Level only within available slack.Việc chọn hộp kiểm này sẽ ngăn Dự án kéo dài ngày kết thúc của kế hoạch. MS Project sẽ chỉ sử dụng slack miễn phí trong lịch trình hiện có, điều này có thể có nghĩa là các vị trí tổng thể của tài nguyên có thể không được giải quyết đầy đủ.
Leveling can adjust individual assignments.Việc chọn hộp kiểm này cho phép Dự án thêm thời gian trễ san lấp mặt bằng (hoặc phân chia công việc trên các nhiệm vụ nếu Việc san lấp mặt bằng Có thể Tạo Phân tách trong Công việc Còn lại được chọn) độc lập với bất kỳ tài nguyên nào khác được giao cho cùng nhiệm vụ. Điều này có thể khiến các tài nguyên bắt đầu và kết thúc công việc trên một nhiệm vụ vào những thời điểm khác nhau.
Leveling can create splits in remaining work checkbox. Điều này cho phép Dự án phân chia công việc trên một nhiệm vụ (hoặc trên một nhiệm vụ nếu Cấp độ Có thể Điều chỉnh Các nhiệm vụ Cá nhân trên một Nhiệm vụ cũng được chọn) như một cách giải quyết vị trí tổng thể.
Level manually scheduled tasks. Việc chọn điều này cho phép Dự án cấp một tác vụ được lập lịch thủ công giống như nó sẽ là một tác vụ được lên lịch tự động.

Kiểm tra chi phí của gói

Các loại chi phí trong vòng đời dự án bao gồm:

Baseline costs - Tất cả các chi phí kế hoạch được tiết kiệm trong kế hoạch cơ sở.
Actual costs - Chi phí đã phát sinh cho các nhiệm vụ, nguồn lực hoặc nhiệm vụ.
Remaining costs - Chênh lệch giữa chi phí cơ sở / hiện tại và chi phí thực tế.
Current costs- Khi kế hoạch bị thay đổi do phân công hoặc loại bỏ các nguồn lực, hoặc thêm hoặc bớt các nhiệm vụ, MS Project 2013 sẽ tính toán lại tất cả các chi phí. Điều này sẽ xuất hiện trong các trường có nhãn Chi phí hoặc Tổng chi phí. Nếu bạn đã bắt đầu theo dõi chi phí thực tế, nó sẽ bao gồm chi phí thực tế + chi phí còn lại cho mỗi nhiệm vụ.

Phương pháp 1

Bạn có thể xem các giá trị chi phí của kế hoạch trong hộp thoại Thống kê Dự án.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Phương pháp 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.