MS Project - Báo cáo tình trạng
Sau khi tạo một kế hoạch dự án và các đường cơ sở, dự án bắt đầu. Ở giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ tập trung vào việc thu thập, giám sát, phân tích hiệu suất của dự án và cập nhật trạng thái dự án bằng cách giao tiếp với các bên liên quan.
Khi có sự khác biệt giữa những gì được lên kế hoạch và hiệu suất thực tế của dự án, nó được gọi là Variance. Phương sai chủ yếu được đo bằng Thời gian và Chi phí.
Nhiệm vụ trượt
Có một số cách để xem nhiệm vụ với phương sai.
Phương pháp 1: Chế độ xem đồ họa bằng cách theo dõi Gantt
Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.
Bằng cách so sánh các thanh Gantt được lập lịch hiện tại với các thanh Gantt cơ sở, bạn có thể thấy những công việc nào bắt đầu muộn hơn kế hoạch hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.
Phương pháp 2: Chế độ xem đồ họa theo chi tiết Gantt
Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.
Phương pháp 3: Bảng phương sai
Click View tab → Data group → Tables → Variance.
Phương pháp 4: Bộ lọc
Click View tab → Data group → Filters → More
Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.
MS Project 2013 sẽ lọc danh sách nhiệm vụ để chỉ hiển thị các tác vụ được lọc trong quá trình này. Vì vậy, nếu bạn chọn Tác vụ trượt, bạn sẽ chỉ xem các tác vụ chưa hoàn thành. Bất kỳ nhiệm vụ nào đã được hoàn thành sẽ không hiển thị.
Chi phí Nhiệm vụ
Để kiểm tra chi phí trong vòng đời dự án, bạn nên biết các thuật ngữ này và ý nghĩa của chúng trong MS Project 2013 -
Baseline costs - Tất cả các chi phí kế hoạch được tiết kiệm trong kế hoạch cơ sở.
Actual costs - Chi phí đã phát sinh cho các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc nhiệm vụ.
Remaining costs - Chênh lệch giữa chi phí cơ sở / hiện tại và chi phí thực tế.
Current costs- Khi kế hoạch bị thay đổi do phân công hoặc loại bỏ các nguồn lực, hoặc thêm hoặc bớt các nhiệm vụ, MS Project 2013 sẽ tính toán lại tất cả các chi phí. Điều này sẽ xuất hiện trong các trường có nhãn Chi phí hoặc Tổng chi phí. Nếu bạn đã bắt đầu theo dõi chi phí thực tế, nó sẽ bao gồm chi phí thực tế + chi phí còn lại (nhiệm vụ chưa hoàn thành) cho mỗi nhiệm vụ.
Variance - Chênh lệch giữa Chi phí cơ bản và Tổng chi phí (chi phí hiện tại hoặc chi phí dự kiến).
Click View Tab → Data group → Tables → Cost.
Bạn sẽ có thể xem tất cả các thông tin liên quan. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để xem các tác vụ đã chạy quá ngân sách.
Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.
Chi phí tài nguyên
Đối với một số tổ chức, chi phí tài nguyên là chi phí chính và đôi khi là chi phí duy nhất, vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ những chi phí này.
Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.
Click View tab → Data group → Tables → Cost.
Chúng ta có thể sắp xếp cột Chi phí để xem tài nguyên nào tốn nhiều nhất và ít tốn kém nhất.
Nhấp vào mũi tên Tự động Lọc trong tiêu đề cột Chi phí, khi trình đơn thả xuống xuất hiện, hãy nhấp vào Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
Bạn có thể sử dụng tính năng AutoFilter cho mỗi cột, Bằng cách sắp xếp cột Phương sai, bạn sẽ có thể thấy mẫu phương sai.
Báo cáo dự án
Project 2013 đi kèm với một tập hợp các báo cáo và trang tổng quan được xác định trước. Bạn sẽ tìm thấy tất cả những điều này trên tab Báo cáo. Bạn cũng có thể tạo và tùy chỉnh các báo cáo đồ họa cho dự án của mình.
Báo cáo Bảng điều khiển
Click Report → View Reports group → Dashboards.
Báo cáo tài nguyên
Click Report → View Reports group → Resources.
Báo cáo chi phí
Click Report → View Reports group → Costs.
Báo cáo tiến độ
Click Report → View Reports group → In Progress.
Báo cáo tùy chọn
Click Report → View Reports group → New Report.
Có bốn lựa chọn.
Blank- Tạo một canvas trống. Sử dụng tab Công cụ Báo cáo - Thiết kế để thêm biểu đồ, bảng, văn bản và hình ảnh.
Chart- Tạo biểu đồ so sánh Công việc Thực tế, Công việc Còn lại và Công việc theo mặc định. Sử dụng ngăn Danh sách Trường để chọn các trường khác nhau để so sánh. Có thể thay đổi giao diện của biểu đồ bằng cách nhấp vào tab Công cụ biểu đồ, tab Thiết kế và Bố cục.
Table- Tạo một bảng. Sử dụng ngăn Danh sách Trường để chọn các trường sẽ hiển thị trong bảng (Tên, Bắt đầu, Kết thúc và% Hoàn thành xuất hiện theo mặc định). Hộp cấp độ phác thảo cho phép bạn chọn số cấp độ trong bảng phác thảo dự án sẽ hiển thị. Có thể thay đổi giao diện của bảng bằng cách nhấp vào tab Công cụ bảng, tab Thiết kế và Bố cục.
Comparison- Tạo hai biểu đồ cạnh nhau. Lúc đầu, các biểu đồ sẽ có cùng một dữ liệu. Bạn có thể nhấp vào một trong các biểu đồ và chọn dữ liệu bạn muốn trong ngăn Danh sách Trường để bắt đầu phân biệt chúng.