MS Project - Hướng dẫn nhanh

Mỗi người trong số các bạn có thể sử dụng một cài đặt khác nhau cho MS Project 2013. Để đảm bảo kết quả không khác với những gì được hiển thị trong hướng dẫn này, hãy đảm bảo các cài đặt như sau. Hãy nhớ tất cả những điều này là cài đặt mặc định bạn sẽ có khi cài đặt MS Project 2013 lần đầu trên máy tính của mình.

Step 1 - Tập tin → Tùy chọn → tab Chung → Chế độ xem dự án → Chế độ xem mặc định.

Chọn “Gantt with Timeline” từ hộp thả xuống.

Step 2 - Tập tin → Tùy chọn → tab Hiển thị → Hiển thị các chỉ báo và các nút tùy chọn cho.

Kiểm tra tất cả các tùy chọn.

Step 3 - Tệp → Tùy chọn → Tab lịch biểu → Lịch biểu → Hiển thị đơn vị phân công.

Chọn "phần trăm" từ hộp thả xuống.

Step 4 - Tệp → Tùy chọn → Tab lịch biểu → Tính toán → Tính toán dự án sau mỗi lần chỉnh sửa.

Kiểm tra nút Bật.

Step 5 - Tệp → Tùy chọn → tab Lưu → Lưu dự án → Lưu tệp Ở định dạng này.

Chọn Dự án (* .mpp).

Step 6 - Tập tin → Tùy chọn → tab Nâng cao → Chỉnh sửa.

Kiểm tra tất cả các tùy chọn.

Step 7 - Tập tin → Tùy chọn → tab Nâng cao → Màn hình → Hiển thị Thanh trạng thái → Hiển thị Thanh cuộn.

Cả hai tùy chọn, Thanh trạng thái và Thanh cuộn phải được chọn.

Step 8 Tài nguyên → Cấp độ → Tùy chọn san lấp mặt bằng → Tính toán san lấp mặt bằng.

Đặt thành thủ công.

Step 9 - Tài nguyên → Cấp độ → Tùy chọn san lấp mặt bằng → Tính toán san lấp mặt bằng → Tìm kiếm vị trí tổng thể.

Chọn “Từng ngày” từ hộp thả xuống.

Microsoft Project là một chương trình phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft, được thiết kế để hỗ trợ người quản lý dự án phát triển lịch trình, phân công nguồn lực cho các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.

Dự án tạo ngân sách dựa trên công việc được phân công và tỷ lệ nguồn lực. Khi các nguồn lực được giao cho các nhiệm vụ và công việc phân công được ước tính, chương trình sẽ tính toán chi phí, tương đương với tỷ lệ công việc nhân với tỷ lệ công việc, cuộn lên đến cấp nhiệm vụ rồi đến bất kỳ nhiệm vụ tóm tắt nào và cuối cùng là cấp dự án.

Mỗi tài nguyên có thể có lịch riêng, xác định những ngày và dịch chuyển tài nguyên có sẵn. Microsoft Project không thích hợp để giải quyết các vấn đề về vật liệu sẵn có (tài nguyên) hạn chế sản xuất. Phần mềm bổ sung là cần thiết để quản lý một cơ sở phức tạp sản xuất hàng hóa vật chất.

Quản lý dự án

MS Project có nhiều tính năng, nhưng các kỹ thuật quản lý dự án được yêu cầu để thúc đẩy một dự án hiệu quả. Rất nhiều nhà quản lý dự án bị nhầm lẫn giữa lịch trình và kế hoạch. MS Project có thể giúp bạn trong việc tạo Lịch trình cho dự án ngay cả với các ràng buộc được cung cấp. Nó không thể lập kế hoạch cho bạn. Là người quản lý dự án, bạn sẽ có thể trả lời các câu hỏi cụ thể sau đây như một phần của quá trình lập kế hoạch để phát triển lịch trình. MS Project không thể trả lời những điều này cho bạn.

• Những công việc nào cần được thực hiện để tạo ra các sản phẩm của dự án và theo thứ tự nào? Điều này liên quan đến phạm vi của dự án.

• Những ràng buộc về thời gian và thời hạn nếu có, đối với các nhiệm vụ khác nhau và đối với toàn bộ dự án là gì? Điều này liên quan đến tiến độ của dự án.

• Loại tài nguyên nào (con người / máy móc / vật liệu) cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ?

• Mỗi nhiệm vụ sẽ tốn bao nhiêu để hoàn thành? Điều này sẽ liên quan đến chi phí của dự án.

• Loại rủi ro nào mà chúng tôi có liên quan đến một lịch trình cụ thể cho dự án? Điều này có thể ảnh hưởng đến các hạn chế về phạm vi, chi phí và thời gian của dự án của bạn.

Nói một cách chính xác, từ góc độ Phương pháp luận Quản lý Dự án, Kế hoạch và Lịch trình không giống nhau. Aplan là một bài tập dựa trên kiến ​​thức, kinh nghiệm và định hướng hành động chi tiết, xem xét tất cả các yếu tố về chiến lược, phạm vi, chi phí, thời gian, nguồn lực, chất lượng và rủi ro đối với dự án.

Schedulinglà khoa học sử dụng các phép tính toán học và logic để tạo ra chuỗi nhiệm vụ hiệu quả về thời gian xem xét bất kỳ hạn chế nào về tài nguyên và chi phí. Lịch trình là một phần của Kế hoạch. Trong Phương pháp Quản lý Dự án, lịch trình chỉ có nghĩa là liệt kê các mốc quan trọng, nhiệm vụ / hoạt động và công việc của dự án cùng với ngày bắt đầu và kết thúc. Tất nhiên lịch trình được liên kết với các nguồn lực, ngân sách và các khoản phụ thuộc.

Tuy nhiên, trong hướng dẫn này dành cho MS Project (và trong tất cả các trợ giúp có sẵn cho MS Project), từ 'Plan' được sử dụng làm 'Lịch trình' được tạo trong MS Project. Điều này là do hai lý do.

Một, MS Project không chỉ tạo ra một lịch trình mà nó có thể thiết lập sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nó có thể tạo ra các ràng buộc, nó có thể giải quyết xung đột tài nguyên và nó cũng có thể giúp xem xét chi phí và lập lịch trình thực hiện trong suốt thời gian của dự án. Vì vậy, nó giúp ích nhiều hơn là chỉ tạo một Lịch biểu. Điều này có ý nghĩa đối với Microsoft khi tiếp thị MS Project như một Trình tạo kế hoạch thay vì đơn giản hóa nó như một trình tạo lịch trình.

Thứ hai, đó là do giới hạn của hình thức ngôn ngữ tiếng Anh được chấp nhận chung, trong đó lịch trình có thể vừa ở dạng danh từ vừa ở dạng động từ. Là một danh từ, Lịch trình giống như một bảng thời gian hoặc một chuỗi những việc phải làm hoặc các sự kiện xảy ra tại hoặc trong một thời gian hoặc khoảng thời gian cụ thể. Và ở dạng động từ, lịch trình là lên kế hoạch cho một ngày nhất định. Vì vậy, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi nói rằng, “Người ta có thể lập kế hoạch từ ngày bắt đầu” nhưng lại rất khó xử khi nói, “Người ta có thể lên lịch từ ngày bắt đầu”. Sự khác biệt là quan trọng đối với bạn với tư cách là người quản lý dự án, nhưng đối với MS dự án, hình thức danh từ của Lịch biểu là Kế hoạch.

Tất nhiên, người quản lý dự án cũng phải có khả năng trả lời các câu hỏi khác liên quan đến dự án. Ví dụ -

• Tại sao dự án này cần được điều hành bởi tổ chức?
• Cách tốt nhất để thông báo chi tiết dự án cho các bên liên quan là gì?
• Kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
• Các nhà cung cấp sẽ được quản lý như thế nào?
• Dự án được theo dõi và giám sát như thế nào?
• Làm thế nào chất lượng được đo lường và đủ điều kiện?

MS Project có thể giúp bạn -

• Hình dung kế hoạch dự án của bạn ở các định dạng được xác định tiêu chuẩn.
• Lên lịch các nhiệm vụ và nguồn lực một cách nhất quán và hiệu quả.
• Theo dõi thông tin về công việc, thời lượng và các yêu cầu về nguồn lực cho dự án của bạn.
• Tạo báo cáo để chia sẻ các cuộc họp đang diễn ra.

Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét kỹ giao diện người dùng của MS Project.

Giao diện người dùng MS Project

• Windows 7 - Bấm vào menu Bắt đầu, trỏ chuột vào Tất cả chương trình, bấm Microsoft Office, rồi bấm Dự án 2013.

• Windows 8 - Trên màn hình Bắt đầu, chạm hoặc nhấp vào Dự án 2013.

• Windows 10 - Nhấp vào menu Bắt đầu → Tất cả ứng dụng → Microsoft Office → Project 2013.

Màn hình sau đây là màn hình bắt đầu của Project. Tại đây bạn có các tùy chọn để mở một kế hoạch mới, một số kế hoạch khác và thậm chí là một mẫu kế hoạch mới.

Bấm vào tab Dự án trống. Màn hình sau sẽ bật lên.

Màn hình sẽ hiển thị giao diện MS Project. Phần chính của giao diện này là -

• Quick Access Toolbar - Một khu vực có thể tùy chỉnh, nơi bạn có thể thêm các lệnh thường dùng.

• Tabs trên Ribbon, Groups- Với việc phát hành Microsoft Office 2007, "Giao diện người dùng thông minh" hoặc "Giao diện người dùng thông thạo", thay thế các menu và thanh công cụ có thể tùy chỉnh bằng một "menu Office", một thanh công cụ thu nhỏ được gọi là "thanh công cụ truy cập nhanh" và những gì xảy ra được gọi là dải băng có nhiều tab, mỗi tab chứa các nút mang trên thanh công cụ và đôi khi là các nút điều khiển khác. Các điều khiển trên thanh công cụ có kích thước không đồng nhất và được phân loại trong các Nhóm có thể phân biệt trực quan. Nhóm là tập hợp các lệnh liên quan. Mỗi tab được chia thành nhiều nhóm.

• Commands- Các tính năng cụ thể mà bạn sử dụng để thực hiện các hành động trong Project. Mỗi tab chứa một số lệnh. Nếu bạn chỉ vào một lệnh, bạn sẽ thấy mô tả trong chú giải công cụ.

• View Label - Điều này xuất hiện dọc theo cạnh trái của chế độ xem hiện hoạt. Active viewlà một trong những bạn có thể thấy trong cửa sổ chính tại một thời điểm nhất định. Dự án bao gồm rất nhiều chế độ xem như chế độ xem Biểu đồ Gantt, chế độ xem Sơ đồ mạng, chế độ xem Task Usage, v.v. Nhãn View chỉ cho bạn biết về chế độ xem bạn đang sử dụng hiện tại. Dự án có thể hiển thị một chế độ xem hoặc nhiều chế độ xem trong các ngăn riêng biệt.

• View Shortcuts - Điều này cho phép bạn chuyển đổi giữa các dạng xem thường được sử dụng trong Project.

• Zoom Slider - Chỉ cần phóng to hoặc thu nhỏ chế độ xem đang hoạt động.

• Status bar - Hiển thị các chi tiết như chế độ lập lịch của các tác vụ mới (thủ công hoặc tự động) và chi tiết của bộ lọc được áp dụng cho chế độ xem đang hoạt động.

Khi làm việc với MS Project, bạn có thể chỉ định ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc. Bởi vì khi bạn nhập một trong hai và các nhiệm vụ, ràng buộc và phụ thuộc của dự án khác, MS Project sẽ tính ngày khác. Luôn luôn là một thói quen tốt để sử dụng ngày bắt đầu ngay cả khi bạn biết thời hạn của dự án.

Khởi chạy MS Project

• Windows 7 - Bấm vào menu Bắt đầu, trỏ chuột vào Tất cả chương trình, bấm Microsoft Office, rồi bấm Dự án 2013.

• Windows 8 - Trên màn hình Bắt đầu, chạm hoặc nhấp vào Dự án 2013.

• Windows 10 - Nhấp vào menu Bắt đầu → Tất cả ứng dụng → Microsoft Office → Project 2013.

Tạo dự án trống

MS Project 2013 sẽ hiển thị một danh sách các tùy chọn. Trong danh sách các mẫu có sẵn, hãy nhấp vàoBlank Project.

Dự án đặt ngày bắt đầu của kế hoạch thành ngày hiện tại, một đường thẳng đứng màu xanh lá cây mỏng trong phần biểu đồ của Chế độ xem biểu đồ Gantt cho biết ngày hiện tại này.

Thông tin dự án

Hãy để chúng tôi thay đổi ngày bắt đầu dự án và thêm một số thông tin khác.

Bước 1: Ngày bắt đầu

Nhấp vào tab Dự án → Nhóm thuộc tính → Thông tin dự án.

Một hộp thoại xuất hiện. Trong hộp ngày bắt đầu, nhập 11/5/15 hoặc nhấp vào mũi tên xuống để hiển thị lịch, chọn ngày 5 tháng 11 năm 2015 (hoặc bất kỳ ngày nào bạn chọn).

Bấm OK để chấp nhận ngày bắt đầu.

Bước 2: Thiết lập lịch

Nhấp vào tab Dự án → Nhóm thuộc tính → Thông tin dự án.

Nhấp vào mũi tên trên hộp thả xuống Ngày Hiện tại. Một danh sách xuất hiện chứa ba lịch cơ sở.

• 24 Hour - Lịch không có thời gian không làm việc.

• Night Shift - Bao gồm 11 giờ tối đến 8 giờ sáng, ca đêm bao gồm tất cả các đêm từ thứ Hai đến thứ Sáu, với một giờ giải lao.

• Standard - Giờ làm việc bình thường, từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, với một giờ giải lao.

Chọn một Lịch chuẩn làm Lịch dự án của bạn. Nhấp vào “Hủy bỏ” hoặc “OK” để đóng hộp thoại.

Bây giờ chúng ta hãy thêm các ngoại lệ.

Bước 3: Thêm ngoại lệ vào lịch

Các ngoại lệ được sử dụng để sửa đổi lịch Dự án để có một ngày làm việc không chuẩn hoặc một ngày không làm việc. Bạn cũng có thể phân bổ số giờ làm việc duy nhất cho một tài nguyên cụ thể.

Đây là một ví dụ để tạo một ngày không làm việc, có thể là do ngày lễ hoặc lễ kỷ niệm văn phòng hoặc các sự kiện khác với nỗ lực làm việc văn phòng tiêu chuẩn.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timehộp thoại xuất hiện. Trong Tab Ngoại lệ, bấm vào Trường Tên, nhập sự kiện là “Ngày kỷ niệm Văn phòng”. Trong trường Bắt đầu, hãy nhập 22/11/15, sau đó nhập cùng một ngày vào trường Kết thúc. Ngày này hiện được lên lịch là ngày không làm việc của dự án. Bạn cũng có thể xác minh màu đã thay đổi được chỉ ra trong lịch trong hộp thoại như bên dưới. Nhấn Ok để đóng.

Bước 4: Thiết lập Lịch tài nguyên

Giống như bạn có thể thay đổi Standard Base Calendar, bạn có thể thay đổi công việc và thời gian không làm việc cho mỗi tài nguyên. Bạn có thể sửa đổi lịch tài nguyên để phù hợp với thời gian linh hoạt, thời gian nghỉ phép, thời gian đào tạo, v.v.

Cũng nên nhớ, Resource Calendar chỉ có thể được áp dụng cho tài nguyên công việc chứ không phải cho tài nguyên vật chất và chi phí.

Theo mặc định khi chúng tôi tạo tài nguyên trong một kế hoạch, lịch tài nguyên khớp với Standard base calendar. Và bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với Lịch dự án, sẽ được phản ánh tự động trong lịch tài nguyên, ngoại trừ khi bạn tạo một ngoại lệ trong lịch tài nguyên. Trong trường hợp đó, ngay cả khi bạn cập nhật lịch dự án, ngoại lệ trong lịch tài nguyên không bị ảnh hưởng.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

Trong tab Ngoại lệ, nhấp vào NameTrường, nhập sự kiện là "Kỳ nghỉ cá nhân". bên trongStart nhập ngày (ví dụ: 15/9/2015), sau đó nhập cùng ngày vào Finish cánh đồng.

Bước 5: Thay đổi thời gian làm việc cho từng tài nguyên

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Bước 6: Tạo Ngày không làm việc

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Thay đổi thuộc tính tệp

Với Hệ điều hành Microsoft Windows, nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Thuộc tính” sẽ hiển thị hộp thoại thuộc tính tệp chứa phiên bản, bảo mật và các chi tiết khác của tệp. Bạn cũng có thể ghi lại một số thông tin cấp cao nhất cho tệp dự án .mpp của mình. Điều này có thể được thực hiện như sau:

Bước 1: Khởi chạy MS Project

• Windows 7 - Bấm vào menu Bắt đầu, trỏ chuột vào Tất cả chương trình, bấm Microsoft Office, rồi bấm Dự án 2013.

• Windows 8 - Trên màn hình Bắt đầu, chạm hoặc nhấp vào Dự án 2013.

• Windows 10 - Nhấp vào menu Bắt đầu → Tất cả ứng dụng → Microsoft Office → Project 2013.

Bước 2: Lưu thuộc tính

Nhấp vào Tab Tệp. Dưới Tab Thông tin, chuyển đến Thông tin Dự án. Nhấp vào mũi tên gần Thông tin dự án để nhấp vào Thuộc tính nâng cao. Một hộp thoại mở ra, bạn có thể nhập các thay đổi theo yêu cầu. Nhấp vào OK và đừng quên lưu bằng cách nhấp vào Lưu.

Xây dựng danh sách nhiệm vụ

Trước khi bắt đầu, hãy giả sử bạn đã có Cấu trúc phân chia công việc (WBS). Trong ngữ cảnh của WBS, “Công việc” đề cập đến “Sản phẩm được giao” chứ không phải nỗ lực.

WBS xác định có thể phân phối ở cấp thấp nhất là gói công việc. Gói công việc này được phân tách thành các nhiệm vụ / hoạt động nhỏ hơn, đây là nỗ lực cần thiết để hoàn thành gói công việc. Vì vậy, một nhiệm vụ có định hướng hành động và gói công việc là công việc có thể phân phối hoặc là kết quả của một hoặc nhiều nhiệm vụ đang được thực hiện.

Có một số lượng lớn sự nhầm lẫn giữa những gì cấu thành một hoạt động và những gì cấu thành một nhiệm vụ trong cộng đồng quản lý dự án. Nhưng đối với MS Project, một nhiệm vụ là nỗ lực và hành động cần thiết để tạo ra một dự án cụ thể có thể thực hiện được. MS Project không sử dụng thuật ngữ “hoạt động”.

Nhập công việc

Cái này đơn giản. TrongGantt ChartXem, chỉ cần nhấp vào ô ngay bên dưới cột Tên Tác vụ. Nhập tên nhiệm vụ. Trong màn hình sau, chúng tôi đã nhập 5 nhiệm vụ khác nhau.

Nhập thời lượng

Khoảng thời gian của nhiệm vụ là khoảng thời gian ước tính sẽ cần để hoàn thành một nhiệm vụ. Là người quản lý dự án, bạn có thể ước tính thời lượng nhiệm vụ bằng cách sử dụng đánh giá của chuyên gia, thông tin lịch sử, ước tính tương tự hoặc ước tính tham số.

Bạn có thể nhập thời lượng tác vụ theo các đơn vị thời gian thứ nguyên khác nhau, cụ thể là phút, giờ, ngày, tuần và tháng. Bạn có thể sử dụng các từ viết tắt cho đơn giản và dễ dàng như bảng sau.

Giá trị bạn muốn nhập	Viết tắt	Xuất hiện
45 phút	45 m	45 phút
2 giờ	2h	2 giờ
3 ngày	3d	3 ngày
6 tuần	6 tuần	6 tuần
2 tháng	2mo	2 gió

Hãy nhớ rằng, giá trị mặc định của Dự án phụ thuộc vào giờ làm việc của bạn. Như vậy 1 ngày không tương đương với 24 giờ mà có 8 giờ làm việc trong ngày. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi các mặc định này bất cứ lúc nào bạn muốn.

Giá trị đã nhập	Giá trị	Giá trị mặc định của dự án
1 phút	60 giây	60 giây
1 giờ	60 phút	60 phút
1 ngày	24 giờ	8 giờ (1 ngày làm việc)
1 tuần	7 ngày	40 giờ (5 ngày làm việc)
1 tháng	28 đến 31 ngày	160 giờ (20 ngày làm việc)

Thay đổi thứ nguyên thời gian mặc định

Nhấp vào tab Dự án → Nhóm thuộc tính → Nhấp vào Thay đổi Thời gian làm việc → Nhấp vào Tùy chọn.

Bạn có thể áp dụng điều này cho tất cả các dự án hoặc một dự án cụ thể mà bạn đang thực hiện hiện tại.

Một trong những thủ thuật mà MS Project sở hữu là, nó xem xét thời gian của nhiệm vụ theo nghĩa ngày làm việc. Vì vậy, nếu bạn có một ngày không làm việc ở giữa, nó sẽ đáp ứng điều này và đảm bảo một nhiệm vụ mất 16 giờ để hoàn thành sẽ kết thúc vào ngày thứ 3. Nói cách khác, nếu bạn có một nhiệm vụ cần 16 giờ để hoàn thành bắt đầu từ 8 giờ sáng Thứ Hai (nếu đây là thời gian ngày làm việc của bạn bắt đầu và 8 giờ là tổng số giờ làm việc trong một ngày) và Thứ Ba là ngày nghỉ , nhiệm vụ sẽ kết thúc một cách hợp lý vào tối thứ Tư.

Tip - Với các tác vụ được lên lịch theo cách thủ công, nếu bạn không chắc chắn về thời lượng tác vụ, bạn có thể nhập văn bản như “Kiểm tra với Người quản lý / Kỹ sư” để quay lại việc này sau.

Nhập thời lượng tác vụ

Điều này đơn giản trong Gantt ChartXem, bấm vào ô bên dưới tiêu đề cột Thời lượng. Nhập thời lượng. (Nhiệm vụ 1 trong ảnh chụp màn hình sau)

Bạn cũng có thể nhập ngày Bắt đầu và Kết thúc và MS Project sẽ tự tính thời lượng. (Nhiệm vụ 2 trong ảnh chụp màn hình sau)

Bạn cũng có thể nhập văn bản khi bạn hiện không có chỉ số thời lượng. (Nhiệm vụ 3 và Nhiệm vụ 4 trong ảnh chụp màn hình sau)

Note- Trong ảnh chụp màn hình ở trên, Nhiệm vụ 6 được lên kế hoạch bắt đầu vào Chủ nhật, là một ngày không làm việc và kết thúc vào Thứ Tư. Vì vậy, về cơ bản, người ta sẽ tin rằng với 3 ngày Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư này, thời gian được tính là 3 ngày. Nhưng MS Project 2013 tính nó là 4 ngày. Vì vậy, người ta cần phải cẩn thận khi chọn ngày bắt đầu của nhiệm vụ. Bởi vì đối với bất kỳ hoạt động kế tiếp nào, MS Project 2013 cho rằng Nhiệm vụ 6 sẽ mất 4 ngày. Lần tiếp theo, bạn thay đổi ngày bắt đầu, ngày kết thúc thay đổi để phản ánh thời hạn 4 ngày này.

Thời lượng đã qua

Khoảng thời gian đã trôi qua là thời gian trôi qua trong khi một số sự kiện đang xảy ra mà không yêu cầu bất kỳ tài nguyên nào. Thời lượng đã trôi qua cho một nhiệm vụ có thể được sử dụng trong các trường hợp mà một nhiệm vụ sẽ diễn ra liên tục mà không có bất kỳ điểm dừng nào. Một ngày làm việc bình thường có 8 giờ và thời lượng một ngày trôi qua sẽ có 24 giờ. Nhiệm vụ cũng tiếp tục trong thời gian không làm việc (ngày nghỉ và ngày lễ) và ngày làm việc.

Bạn có thể nhập thời lượng đã trôi qua bằng cách đặt trước bất kỳ chữ viết tắt thời lượng nào bằng chữ “e”. Vì vậy, 1ew là bảy ngày 24 giờ.

Ví dụ, khi bạn đang 'Chờ sơn khô'. Và phải mất 4 ngày để điều này xảy ra. Nó không cần một nguồn lực hay một nỗ lực làm việc, và tất cả những gì bạn đang làm là đợi nó khô. Bạn có thể sử dụng 4ed làm khoảng thời gian, nghĩa là 4 ngày trôi qua, sơn có thể khô bất kể đó là cuối tuần hay nếu nó rơi vào ngày lễ. Ở đây trong ví dụ này, việc sấy khô diễn ra trong 24 giờ vào cuối tuần.

Tạo các cột mốc

Trong Quản lý dự án, Mốc là các điểm cụ thể trong tiến trình của dự án. Chúng được sử dụng như các điểm tiến độ chính để quản lý sự thành công của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan. Chúng chủ yếu được sử dụng để xem xét, đầu vào và ngân sách.

Về mặt toán học, một cột mốc là một nhiệm vụ có thời hạn bằng không. Và chúng có thể được đặt ở nơi có kết luận hợp lý của một giai đoạn công việc, hoặc vào những thời hạn do kế hoạch dự án áp đặt.

Có hai cách để bạn có thể chèn một cột mốc quan trọng.

Phương pháp 1: Chèn một cột mốc

Bấm vào tên của Nhiệm vụ mà bạn muốn chèn Cột mốc

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là <Cột mốc mới> với thời lượng không ngày.

Click on <New Milestone> to change its name.

Bạn có thể thấy cột mốc xuất hiện với biểu tượng hình thoi trong Chế độ xem biểu đồ Gantt ở bên phải.

Phương pháp 2: Chuyển đổi một nhiệm vụ thành một cột mốc quan trọng

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project chuyển nó thành Milestone.

Phương pháp 3: Chuyển đổi một nhiệm vụ thành một cột mốc quan trọng

Trong Phương pháp 2, một nhiệm vụ đã được chuyển đổi thành thời lượng Milestone of Zero. Nhưng người ta cũng có thể chuyển đổi một nhiệm vụ có thời hạn khác 0 thành Mốc. Điều này hiếm khi được sử dụng và gây ra nhầm lẫn.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Hiển thị Nhiệm vụ Tóm tắt Dự án

Nhiệm vụ tóm tắt dự án tóm tắt toàn bộ dự án của bạn.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Tạo Nhiệm vụ Tóm tắt

Có thể có một số lượng lớn các nhiệm vụ trong một lịch trình dự án, do đó, một ý tưởng tốt là có một loạt các nhiệm vụ liên quan được cuộn lại thành một Summary Taskđể giúp bạn tổ chức kế hoạch một cách tốt hơn. Nó giúp bạn sắp xếp kế hoạch của mình thành các giai đoạn.

Trong MS Project 2013, bạn có thể có một số nhiệm vụ con trong bất kỳ nhiệm vụ cấp cao hơn nào. Các nhiệm vụ cấp cao hơn này được gọi là Nhiệm vụ Tóm tắt. Ở cấp độ cao hơn, chúng được gọi làPhases. Cấp cao nhất của cấu trúc phác thảo kế hoạch được gọi làProject Summary Task, bao gồm toàn bộ lịch trình dự án.

Hãy nhớ rằng vì nhiệm vụ tóm tắt không phải là một thực thể nhiệm vụ riêng biệt mà là một giai đoạn của dự án với một số nhiệm vụ con trong đó, thời gian của nhiệm vụ tóm tắt là từ khi bắt đầu nhiệm vụ phụ đầu tiên cho đến khi kết thúc nhiệm vụ phụ cuối cùng. Điều này sẽ được MS Project tính toán tự động.

Tất nhiên, bạn có thể nhập thời lượng thủ công của nhiệm vụ tóm tắt cũng có thể khác với thời lượng được tính toán tự động. MS Project sẽ theo dõi cả hai nhưng điều này có thể gây ra nhầm lẫn đáng kể.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên đảm bảo rằng không có thời lượng được nhập theo cách thủ công cho bất kỳ nhiệm vụ nào bạn sẽ sử dụng làm Nhiệm vụ tóm tắt.

Hãy để chúng tôi sử dụng ảnh chụp màn hình sau đây làm ví dụ. Nếu bạn muốn nhóm Nhiệm vụ 4 và Nhiệm vụ 5 thành Nhiệm vụ Tóm tắt 1. Bạn có thể thực hiện theo hai cách.

Phương pháp 1

Chọn tên của Nhiệm vụ 4 và Nhiệm vụ 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project tạo một <Nhiệm vụ Tóm tắt Mới>.

Rename it to Summary Task 1.

Phương pháp 2

Bạn có thể nhấp vào hàng Nhiệm vụ 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Bạn có thể đổi tên Nhiệm vụ. Ở đây nó được đổi tên thành Nhiệm vụ Tóm tắt 1. Không nhập bất kỳ thời lượng nào cho nhiệm vụ này.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Liên kết Nhiệm vụ

Khi bạn đã có một danh sách các nhiệm vụ sẵn sàng để hoàn thành các mục tiêu dự án của mình, bạn cần liên kết chúng với các mối quan hệ nhiệm vụ được gọi là phụ thuộc. Ví dụ: Nhiệm vụ 2 có thể bắt đầu sau khi Nhiệm vụ 1 kết thúc. Những phụ thuộc này được gọi là Liên kết.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) không định nghĩa thuật ngữ phụ thuộc, nhưng đề cập đến nó như một mối quan hệ logic, đến lượt nó được định nghĩa là sự phụ thuộc giữa hai hoạt động hoặc giữa một hoạt động và một cột mốc.

Trong MS Project, nhiệm vụ đầu tiên được gọi là predecessorvì nó đứng trước các nhiệm vụ phụ thuộc vào nó. Nhiệm vụ sau được gọi làsuccessorbởi vì nó thành công hoặc tuân theo các nhiệm vụ mà nó phụ thuộc vào. Bất kỳ nhiệm vụ nào cũng có thể là nhiệm vụ tiền nhiệm cho một hoặc nhiều nhiệm vụ kế nhiệm. Tương tự như vậy, bất kỳ nhiệm vụ nào cũng có thể là nhiệm vụ kế nhiệm cho một hoặc nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm.

Chỉ có bốn loại phụ thuộc nhiệm vụ, ở đây chúng tôi trình bày chúng với các ví dụ.

• Finish to Start(FS) - Xây xong tầng 1 rồi mới bắt đầu xây tầng 2. Được dùng nhiều nhất.

• Finish to Finish (FF) - Nấu tất cả các món ăn cho bữa tối để hoàn thành đúng giờ.

• Start To Start(SS) - Khi thực hiện khảo sát, chúng tôi sẽ tìm kiếm các câu trả lời khảo sát nhưng cũng sẽ bắt đầu lập bảng các câu trả lời. Người ta không cần phải hoàn thành việc thu thập phản hồi khảo sát trước khi bắt đầu lập bảng.

• Start to Finish(SF) - Việc luyện thi sẽ kết thúc khi kỳ thi bắt đầu. Ít được sử dụng.

Trong MS Project, bạn có thể xác định các Liên kết Nhiệm vụ -

• Gantt Chart - Trong Biểu đồ Gantt và Network Diagram các khung nhìn, các mối quan hệ nhiệm vụ xuất hiện dưới dạng các liên kết kết nối các nhiệm vụ.

• Tables - Trong Bảng, số ID nhiệm vụ của nhiệm vụ tiền nhiệm xuất hiện trong các trường tiền nhiệm của nhiệm vụ kế nhiệm.

Phương pháp 1

Chọn hai tác vụ bạn muốn liên kết. Trong ảnh chụp màn hình sau được lấy làm ví dụ, chúng tôi đã chọn tên, Nhiệm vụ 1 và Nhiệm vụ 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Nhiệm vụ 1 và Nhiệm vụ 2 được liên kết với một mối quan hệ Kết thúc để Bắt đầu.

Note - Nhiệm vụ 2 sẽ có ngày Bắt đầu của ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày Kết thúc Nhiệm vụ 1.

Phương pháp 2

Double click a successor task you would like to link.

Ở đây tôi đã nhấp vào Tác vụ 4

Hộp thoại Thông tin tác vụ mở ra

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Một hộp thả xuống xuất hiện với tất cả các Nhiệm vụ được xác định trong dự án.

Choose the predecessor task. Click OK.

Ở đây tôi đã chọn Nhiệm vụ 3.

Phương pháp 3

Trong phương pháp này, bạn sẽ chọn một nhóm nhiệm vụ và liên kết tất cả chúng với mối quan hệ Kết thúc để Bắt đầu.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Tất cả các nhiệm vụ được liên kết. Để chọn các nhiệm vụ không liền kề, hãy giữ phím Ctrl và chọn từng tác vụ riêng biệt.

Liên kết tôn trọng

Nếu bạn đang ở chế độ Lập lịch thủ công, bất kỳ thay đổi nào về thời lượng của nhiệm vụ trước đó sẽ không phản ánh vào Ngày bắt đầu của Nhiệm vụ 4. Ví dụ: Nhiệm vụ 4 bắt đầu vào ngày 3/9/15, là ngày tiếp theo của ngày Kết thúc của Nhiệm vụ 3.

Bây giờ khi chúng tôi thay đổi Thời hạn của Nhiệm vụ 3 từ 5 thành 7 ngày, ngày bắt đầu không được cập nhật tự động cho Nhiệm vụ 4 trong Lập lịch thủ công.

Bạn có thể buộc MS Project tôn trọng liên kết (phụ thuộc) bằng cách làm như sau:

• Chọn Nhiệm vụ 4.
• Nhấp vào tab Tác vụ → Nhóm lịch biểu → Tôn trọng liên kết.

Chuyển tác vụ - Thủ công sang Tự động

MS Project theo mặc định đặt các tác vụ mới được lên lịch theo cách thủ công. Lập kế hoạch được kiểm soát theo hai cách.

Manual Scheduling- Điều này được thực hiện để nhanh chóng nắm bắt một số chi tiết mà không thực sự lên lịch cho các tác vụ. Bạn có thể để lại chi tiết cho một số nhiệm vụ liên quan đến thời lượng, ngày bắt đầu và kết thúc, nếu bạn chưa biết chúng.

Automatic Scheduling- Điều này sử dụng công cụ lập lịch trong MS Project. Nó tính toán các giá trị như thời lượng tác vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc một cách tự động. Nó có tính đến tất cả các ràng buộc, liên kết và lịch.

Ví dụ, tại Nhà xuất bản Lucerne, kế hoạch ra mắt cuốn sách mới đã được xem xét bởi các nguồn lực sẽ thực hiện công việc và các bên liên quan khác của dự án. Mặc dù bạn mong đợi kế hoạch sẽ thay đổi phần nào khi bạn tìm hiểu thêm về buổi ra mắt cuốn sách, nhưng giờ đây bạn có đủ tin tưởng vào kế hoạch tổng thể để chuyển từ lập lịch tác vụ thủ công sang tự động.

Chuyển đổi công việc thành lịch biểu tự động

Chúng tôi có ba phương pháp khác nhau để chuyển đổi một nhiệm vụ thành lịch biểu tự động.

Phương pháp 1

Nếu bạn muốn thay đổi chế độ cho một nhiệm vụ cụ thể, hãy nói Nhiệm vụ 5 trong ví dụ sau. Bấm vàoTask Modeô trong cùng một hàng. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống để mở một hộp thả xuống, bạn có thể chọn Tự động lập lịch.

Phương pháp 2

Nhấp vào Tác vụ → Nhóm nhiệm vụ → Lên lịch tự động.

Phương pháp 3

Để chuyển hoàn toàn sang chế độ Lập lịch tự động -

Chuyển đổi chế độ lập lịch của kế hoạch bằng cách nhấp vào thanh trạng thái Nhiệm vụ mới (ở dưới cùng bên trái), sau đó chọn Chế độ lập lịch tự động.

Bạn cũng có thể thay đổi chế độ lập lịch mặc định mà Dự án áp dụng cho tất cả các kế hoạch mới.

Chuyển đến tab Tệp và nhấp vào Tùy chọn. Sau đó nhấp vào tab Lịch biểu và trong các tùy chọn lập lịch cho dự án này, hãy chọn “Tất cả các dự án mới” từ hộp thả xuống. Trong các nhiệm vụ mới được tạo, hãy chọn “Đã lên lịch tự động” từ hộp thả xuống.

Trong thuật ngữ quản lý dự án, cần có các nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ của dự án. Chúng có thể là con người, thiết bị, cơ sở vật chất, kinh phí hoặc bất cứ thứ gì (trừ lao động) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của dự án.Optimum Resource Scheduling là chìa khóa để quản lý dự án thành công.

Các loại tài nguyên

• Work resources - Con người và thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ.

• Cost resources- Chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ. Chi phí đi lại, ăn uống, v.v.

• Material resources- Vật tư tiêu hao dùng làm tiền thu được của dự án. Ví dụ, sơn đang được sử dụng trong khi sơn tường.

Note- Nhận thức được sự khác biệt quan trọng giữa tài nguyên Con người và Thiết bị. Nguồn nhân lực sẽ có số giờ làm việc giới hạn, chẳng hạn như 6, 8 hoặc 12 giờ. Các nguồn thiết bị có khả năng làm việc khác nhau từ 2, 8 hoặc 24 giờ và cũng có thể phải nghỉ bảo trì. Cũng lưu ý rằng có thể nhiều tài nguyên người có thể đang sử dụng một tài nguyên thiết bị hoặc một thiết bị có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ.

Nhập tên tài nguyên công việc

Bạn có thể nhập tên tài nguyên tùy theo sự thuận tiện của bạn.

Nguồn	Thí dụ
Nguồn lực làm việc như một người đã được xác định	John, Kevin
Nguồn lực làm việc như một chức năng hoặc nhóm công việc	Kỹ sư, Điều phối viên, Người đánh máy
Nguồn lực làm việc như một thiết bị	Máy tiện, Máy động đất

Các bước liên quan

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

Theo mặc định, trường Đơn vị tối đa được đặt thành 100%.

Công suất tối đa tài nguyên

Max Unitstrường thể hiện khả năng tối đa của một nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ được giao. 100% là viết tắt của 100% thời gian làm việc của nguồn lực dành cho công việc được giao. Tài nguyên có sẵn toàn thời gian vào mỗi ngày làm việc. Nếu tài nguyên được phân bổ cho nhiệm vụ hoặc các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều hơn số giờ làm việc của anh ta / nó, tài nguyên được phân bổ quá mức và MS Project sẽ chỉ ra điều này bằng định dạng màu đỏ.

Nếu một nguồn lực không đại diện cho một cá nhân mà là một chức năng công việc, trong đó một nhóm người có cùng bộ kỹ năng có thể thực hiện nhiệm vụ, chúng ta có thể nhập Đơn vị tối đa lớn hơn để đại diện cho số người trong nhóm. Vì vậy, 400% sẽ chỉ ra rằng, 4 người làm việc toàn thời gian mỗi ngày làm việc.

Tài nguyên làm việc như một nhóm

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Nhập hoặc chọn 400%. Bấm phím Enter.

Nguồn lực làm việc bán thời gian

Nhập giá trị nhỏ hơn 100% trong Max.Units có nghĩa là bạn mong đợi dung lượng tài nguyên thấp hơn tài nguyên toàn thời gian. Vì vậy, 50% có nghĩa là một cá nhân làm việc với một nửa công suất bình thường, vì vậy nếu một tuần làm việc bình thường là 40 giờ, điều này tương đương với công suất 20 giờ.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Nhập chi phí tài nguyên

Bạn có thể nhập giá chuẩn và chi phí mỗi lần sử dụng cho công việc và tài nguyên. Bạn cũng có thể nhập tỷ lệ làm thêm giờ cho các nguồn công việc. Mức giá tiêu chuẩn được tính trên cơ sở mỗi giờ. Mặt khác, chi phí cho mỗi lần sử dụng là chi phí không thay đổi theo nhiệm vụ. Chi phí mỗi lần sử dụng là khoản phí cố định được sử dụng hết để hoàn thành một nhiệm vụ. Có ba loại tài nguyên - công việc, vật chất và chi phí.

• Work resources - Con người và thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ.

• Cost resources- Chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ. Chi phí đi lại, ăn uống, v.v.

• Material resources- Vật tư tiêu hao dùng làm tiền thu được của dự án. Giống như sơn được sử dụng trong khi sơn tường.

Note- Nhận thức được sự khác biệt quan trọng giữa tài nguyên Con người và Thiết bị. Nguồn nhân lực sẽ có số giờ làm việc hạn chế, ví dụ như 6, 8 hoặc 12 giờ. Các nguồn thiết bị có thể có công suất làm việc khác nhau từ 2, 8 hoặc 24 giờ và cũng có thể có thời gian nghỉ bảo trì. Cũng lưu ý rằng có thể nhiều tài nguyên người có thể đang sử dụng một tài nguyên thiết bị hoặc một thiết bị có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ.

Tài nguyên chi phí không sử dụng tỷ lệ phải trả. Hãy nhớ chi phí cho mỗi lần sử dụng và chi phí tài nguyên là hai thứ khác nhau. Nguồn lực chi phí là chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ, như chi phí đi lại, chi phí ăn uống, v.v. Giá trị chi phí của nguồn lực chi phí chỉ được chỉ định khi bạn gán nguồn lực chi phí cho một nhiệm vụ.

Dự án tính toán chi phí của một nhiệm vụ bằng cách sử dụng công thức này:

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

Sau đó, bạn có thể thấy chi phí cho mỗi nguồn lực và chi phí cho mỗi nhiệm vụ (cũng như chi phí được tổng hợp cho các nhiệm vụ tóm tắt và toàn bộ kế hoạch). MS Project sẽ không tự động áp dụng tính toán ngoài giờ.

Để nhập mức lương tiêu chuẩn và tiền làm thêm giờ cho các nguồn công việc -

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

Trong ví dụ sau, tài nguyên Rasmus được để bằng 0. Điều này rất hữu ích khi bạn không phải theo dõi chi phí dựa trên tỷ lệ cho một số tài nguyên.

Nhấp vào Ovt. Trường tỷ lệ để nhập tỷ lệ làm thêm giờ.

Thêm ghi chú vào tài nguyên

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

A note icon bây giờ xuất hiện ở bên trái tên của Rasmus trong Resource Sheetlượt xem. Di chuột qua nó sẽ làm cho ghi chú xuất hiện.

Thiết lập tài nguyên chi phí

Bạn có thể sử dụng nguồn chi phí để thể hiện chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ trong kế hoạch. Ví dụ về các nguồn chi phí là du lịch, thực phẩm, giải trí và đào tạo. Vì vậy, rõ ràng là tài nguyên chi phí không hoạt động trên một nhiệm vụ và không ảnh hưởng đến việc lập lịch cho một nhiệm vụ.

Giá trị chi phí của tài nguyên chi phí được nhập khi gán nó cho một nhiệm vụ.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

Khi nhiệm vụ và danh sách tài nguyên đã hoàn tất, các tài nguyên cần được chỉ định cho các nhiệm vụ để thực hiện chúng. Với MS Project, bạn có thể theo dõi tiến độ tác vụ, chi phí tài nguyên và tác vụ.

Gán tài nguyên vật liệu cho nhiệm vụ

Phương pháp 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tài nguyên để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Phương pháp 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

Ở đây, hãy chọn "Hitesh". Bây giờ hãy nhấp vào nút Assign.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tài nguyên để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Phương pháp 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tài nguyên để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Phương pháp 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

Cửa sổ được chia làm hai, chế độ xem Biểu đồ Gantt và chế độ xem Biểu mẫu tác vụ bên dưới nó.

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tài nguyên để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Gán Tài nguyên Chi phí cho Nhiệm vụ

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Trong ví dụ dưới đây, hãy chọn “Du lịch” làm tài nguyên chi phí và nhập chi phí ở mức 800 đô la.

Chúng ta cũng có thể gán các nguồn nguyên liệu khác cho cùng một nhiệm vụ.

Sau khi gán tài nguyên cho các nhiệm vụ, bạn có thể xem chi phí, thời lượng và công việc cần thiết để hoàn thành kế hoạch.

Kiểm tra thời lượng của gói

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

Bạn sẽ có thể xem ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kế hoạch.

Trong dạng xem Biểu đồ Gantt, bạn cũng có thể xem nhiệm vụ tóm tắt dự án, để lưu ý thời hạn, ngày bắt đầu và kết thúc của kế hoạch.

Trong ví dụ sau, Gán Tài nguyên là nhiệm vụ tóm tắt dự án (được xác định là Nhiệm vụ 0). Thời lượng = 53 ngày, Ngày bắt đầu: 1/5/15 và Ngày kết thúc: 19/3/15.

Người ta có thể bật Nhiệm vụ Tóm tắt Dự án bằng cách làm theo các bước sau:

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

Kiểm tra chi phí của gói

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Chi phí cho mỗi nhiệm vụ được tổng hợp thành các nhiệm vụ tóm tắt, và cuối cùng là nhiệm vụ tóm tắt dự án.

Kiểm tra công việc của kế hoạch

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

Trong bảng trạng thái Tài nguyên xuất hiện ở dưới cùng, bạn sẽ nhận được bản tóm tắt về ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc gần nhất của tài nguyên cũng như công việc còn lại.

Kiểm tra thống kê dự án

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

Khi kế hoạch dự án của bạn đã sẵn sàng trong MS Project, điều cần thiết là người quản lý dự án phải đo lường thực tế (về công việc đã hoàn thành, nguồn lực được sử dụng và chi phí phát sinh) và sửa đổi và thay đổi thông tin về nhiệm vụ và tài nguyên do bất kỳ thay đổi nào đối với các kế hoạch. Người quản lý dự án không nên cho rằng mọi thứ đang tiến triển theo kế hoạch và phải luôn theo dõi từng nhiệm vụ. Việc chống lại việc theo dõi chính thức dữ liệu quản lý dự án là bình thường. Bạn có thể vượt qua khả năng chống theo dõi bằng cách giải thích những mong đợi của mình, giải thích lợi ích của việc theo dõi và đào tạo mọi người tự theo dõi nhiệm vụ.

Lưu đường cơ sở

Để đánh giá hiệu suất dự án, bạn cần tạo một đường cơ sở để so sánh tiến độ. Người ta cần lưu đường cơ sở, một khi kế hoạch được phát triển đầy đủ. Tất nhiên, do lập kế hoạch theo làn sóng cuộn hoặc sự xây dựng tiến bộ cần thiết để quản lý các dự án, người ta luôn có thể thêm các nhiệm vụ, nguồn lực, ràng buộc và chi phí mới vào kế hoạch.

Cũng cần lưu ý, bạn nên lưu đường cơ sở trước khi nhập bất kỳ giá trị thực tế nào như tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ.

Note- Với MS Project 2013, bạn có thể lưu tới 11 đường cơ sở trong một gói duy nhất. Nhiều đường cơ sở này có vẻ trái ngược với định nghĩa về đường cơ sở. Bạn có thể sử dụng tính linh hoạt này khi -

• Bạn có một kế hoạch cơ bản cho khách hàng bên ngoài và một kế hoạch khác cho nhóm nội bộ.

• Bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện rủi ro. Bạn muốn phát triển các kế hoạch cơ sở riêng biệt để ứng phó và phục hồi rủi ro.

• Bạn đang đáp ứng một yêu cầu thay đổi lớn, bạn có thể vẫn muốn giữ kế hoạch ban đầu để tham khảo trong tương lai khi giao tiếp với một bên liên quan.

Tạo đường cơ sở

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Xem Đường cơ sở trên Biểu đồ Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Bạn sẽ thấy các thanh Baseline Gantt được hiển thị cùng với các thanh Gantt hiện tại.

Cập nhật đường cơ sở

Khi thời gian và công việc tiến triển trong một dự án, bạn cũng có thể cần phải thay đổi đường cơ sở. Bạn có một số tùy chọn cho cùng một -

• Cập nhật đường cơ sở.
• Cập nhật đường cơ sở cho các nhiệm vụ đã chọn.
• Lưu nhiều đường cơ sở.

Cập nhật Đường cơ sở cho Toàn bộ Dự án

Điều này chỉ đơn giản là thay thế các giá trị cơ sở ban đầu bằng các giá trị được lập lịch hiện tại.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Cập nhật Đường cơ sở cho các Nhiệm vụ đã Chọn

Điều này không ảnh hưởng đến giá trị đường cơ sở cho các nhiệm vụ khác hoặc giá trị đường cơ sở tài nguyên trong kế hoạch.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Lưu nhiều đường cơ bản

Bạn có thể lưu tới 11 đường cơ sở trong một kế hoạch. Đường đầu tiên được gọi là Đường cơ sở và phần còn lại là Đường cơ sở 1 đến Đường cơ sở 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Kế hoạch tạm thời

Kế hoạch tạm thời chỉ lưu hai loại thông tin cho mỗi nhiệm vụ - Ngày bắt đầu hiện tại và Ngày kết thúc hiện tại.

Nó có thể được sử dụng như một điểm đánh dấu dự án. Trực quan có thể dễ dàng nhận thấy tiến độ dự án đang đi chệch hướng hoặc đúng hướng. Bởi vì nó chỉ xác định ngày tháng, nó là thông tin đơn giản, rõ ràng và dễ dàng.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Theo dõi kế hoạch theo ngày cụ thể

Nếu tất cả các tác vụ đã bắt đầu và kết thúc theo lịch trình, bạn có thể ghi lại điều này trong hộp thoại Cập nhật Dự án. Hầu hết các trường hợp, một nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm hiểu rằng điều này không đúng. Nhưng đôi khi cách tiếp cận này có thể ổn khi giá trị công việc và chi phí thực tế được tạo ra đủ gần với lịch trình cơ sở của bạn.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Dấu kiểm sẽ xuất hiện trong cột chỉ số cho các nhiệm vụ đã được hoàn thành. Ở bên phải trong phần Biểu đồ, các thanh tiến trình được tạo trong các thanh Gantt của mỗi nhiệm vụ.

Theo dõi kế hoạch là% Hoàn thành

Phương pháp 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Phương pháp 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Bây giờ đối với Nhiệm vụ được yêu cầu, hãy nhấp vào % Comp và nhập% hoàn thành bắt buộc.

Theo dõi kế hoạch theo giá trị thực tế

Bạn có thể nhập các giá trị thực tế sau cho dự án của mình:

• Ngày bắt đầu và kết thúc thực tế - Dự án di chuyển lịch trình phù hợp.

• Thời lượng thực tế của nhiệm vụ - Nếu bằng hoặc lớn hơn thời lượng lịch trình: nhiệm vụ = hoàn thành 100%.

Thời lượng thực tế của nhiệm vụ

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Bạn sẽ thấy% W. Comp. (% công việc hoàn thành).

Bảng này bao gồm các cột Công việc (Công việc đã lên lịch), Thực tế và Còn lại.

Nhấp vào Tác vụ bạn muốn cập nhật. Trong ví dụ sau, trường Thực tế của Nhiệm vụ 9 được nhấp và 24 giờ được nhập. Đối với tác vụ này, Công việc được lên lịch ban đầu là 16 giờ, vì 24 giờ lớn hơn. Dự án đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành 100% và cập nhật cột Công việc lên 24 giờ (từ 16 giờ ban đầu). Trong ví dụ, một Đường cơ sở được lưu, vì Đường cơ sở không thay đổi và được sử dụng làm phép so sánh. Đường cơ sở vẫn là 16 giờ và Phương sai 8 giờ hiện được MS Project tính toán.

Note - Công việc thực tế được cuộn lại và cũng phản ánh về nhiệm vụ tóm tắt.

Ngày bắt đầu và kết thúc thực tế

Nhấp vào Công việc có ngày bạn muốn thay đổi.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

Bạn cũng có thể điền vào trường Thời lượng thực tế.

Có bốn loại phụ thuộc nhiệm vụ.

• Finish to Start (FS)- Xây xong tầng 1 rồi mới bắt đầu xây tầng 2. Được dùng nhiều nhất.

• Finish to Finish (FF) - Nấu tất cả các món ăn cho bữa tối để hoàn thành đúng giờ.

• Start to Start (SS)- Khi thực hiện một cuộc khảo sát, chúng tôi sẽ tìm kiếm các câu trả lời khảo sát nhưng cũng sẽ bắt đầu lập bảng các câu trả lời. Người ta không cần phải hoàn thành việc thu thập các câu trả lời khảo sát trước khi bắt đầu lập bảng.

• Start to Finish (SF)- Việc ôn thi sẽ kết thúc khi kì thi bắt đầu. Ít được sử dụng.

Điều chỉnh mối quan hệ liên kết nhiệm vụ

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Áp dụng khách hàng tiềm năng và độ trễ

Theo mặc định, khi bạn liên kết các nhiệm vụ, chúng được gán mối quan hệ "Hoàn thành để bắt đầu". Trong mối quan hệ này,

• Lead - Thời gian dẫn đầu khiến nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước khi nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc.

• Lag - Thời gian trễ khiến tác vụ kế nhiệm bắt đầu sau khi tác vụ tiền nhiệm kết thúc.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Trong cột tiêu đề Trễ, hãy nhập độ trễ theo giờ, ngày, tuần hoặc năm. Bạn cũng có thể áp dụng độ trễ hoặc dẫn đầu dưới dạng phần trăm. Nếu bạn nhập 50% cho Nhiệm vụ đã chọn dài 6 ngày, thì nhiệm vụ đó sẽ bị trì hoãn 3 ngày sau khi nhiệm vụ trước đó kết thúc.

Độ trễ được nhập dưới dạng đơn vị dương và dẫn theo đơn vị âm (ví dụ, -3ngày hoặc -50%).

Áp dụng các Ràng buộc Nhiệm vụ

Mỗi tác vụ được tạo trong MS Project 2013 sẽ bị giới hạn là “Càng sớm càng tốt” theo mặc định khi Lập lịch tự động được BẬT. As Soon As Possiblecó nghĩa là nhiệm vụ bắt đầu ngay sau khi dự án bắt đầu, nếu không có phụ thuộc nào có thể trì hoãn nó. Vì vậy, không có ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc cố định nào được áp đặt bởi loại ràng buộc này, nhưng tất nhiên các phụ thuộc tiền nhiệm và kế nhiệm được duy trì.

Khi MS Project 2013 thực hiện các tính toán để giúp bạn tiết kiệm thời gian trong một dự án chạy trễ, các cài đặt ràng buộc sẽ được thực thi.

Có 8 Ràng buộc Nhiệm vụ.

Loại ràng buộc	Tên ràng buộc	Sự miêu tả
Linh hoạt	Càng muộn càng tốt (ALAP)	Nhiệm vụ được lên lịch muộn nhất có thể với nhiệm vụ kết thúc trước khi dự án kết thúc và không trì hoãn các nhiệm vụ tiếp theo. Ràng buộc mặc định khi bạn lên lịch từ ngày kết thúc dự án. Không nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc nhiệm vụ với ràng buộc này.
	Càng sớm càng tốt (càng sớm càng tốt)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu càng sớm càng tốt. Ràng buộc mặc định khi bạn lên lịch từ ngày bắt đầu dự án. Không nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc với ràng buộc này.
Bán linh hoạt	Bắt đầu Không sớm hơn (SNET)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu vào hoặc sau một ngày cụ thể.
	Kết thúc Không sớm hơn (FNET)	Nhiệm vụ được lên lịch để hoàn thành vào hoặc sau một ngày cụ thể.
	Bắt đầu Không muộn hơn (SNLT)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu vào hoặc trước một ngày cụ thể.
	Kết thúc Không muộn hơn (FNLT)	Nhiệm vụ được lên lịch để hoàn thành vào hoặc trước một ngày cụ thể.
Không linh hoạt	Phải kết thúc trên (MFO)	Nhiệm vụ được lên lịch để hoàn thành vào một ngày cụ thể.
	Phải Bắt đầu Bật (MSO)	Nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu vào một ngày cụ thể.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Nhập ngày hạn chót

Nếu bạn sử dụng Ràng buộc Nhiệm vụ, bạn sẽ giới hạn tính linh hoạt trong lập lịch của mình, trong đó MS Project 2013 sẽ ấn định ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc cụ thể của nhiệm vụ theo ràng buộc. Tốt hơn là sử dụng Ngày thời hạn không ảnh hưởng đến việc lập lịch của nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ tóm tắt. MS Project sẽ cảnh báo bạn bằng biểu tượng dấu chấm than màu đỏ trong cột chỉ báo, nếu việc hoàn thành theo lịch trình của nhiệm vụ vượt quá thời hạn của nó.

Nhấp vào Tab Tác vụ → nhấp đúp vào Tác vụ cần thiết bên dưới cột Tên tác vụ → Hộp thoại Thông tin tác vụ mở ra → Tab Nâng cao.

Nhập chi phí cố định

Chi phí cố định được liên kết với một nhiệm vụ không ràng buộc với bất kỳ nguồn lực hoặc khối lượng công việc nào.

Nhấp vào Tab Xem → Nhóm dữ liệu → Bảng → Chi phí.

Nhập chi phí dưới cột Chi phí cố định cho nhiệm vụ quan tâm. Trong ví dụ sau, chúng tôi đã chỉ định chi phí cố định là $ 500 cho Nhiệm vụ 7.

Nhập nhiệm vụ định kỳ

Các cuộc họp trạng thái, báo cáo trạng thái, ngày kiểm tra có thể lặp lại với một tần suất cụ thể. Trong MS Project 2013, bạn có thể chỉ định nhiệm vụ lặp lại mà không cần phải chỉ định nhiệm vụ từng lần riêng biệt. Bạn cũng có thể chỉ định tài nguyên cho các nhiệm vụ này.

Trong Gantt Chart View → Task Tab → Insert group → hộp thả xuống cho Task → Recurring Task.

Nhập Tên nhiệm vụ và chọn Mẫu lặp lại.

Bạn cũng có thể chọn thời gian cụ thể để nhiệm vụ bắt đầu. Theo mặc định, Dự án lập lịch cho một nhiệm vụ định kỳ để bắt đầu vào thời gian bắt đầu mặc định của kế hoạch. Bạn có thể thêm giá trị thời gian trong hộp Bắt đầu cho hộp thoại Thông tin Nhiệm vụ Định kỳ để thay đổi điều này. Trong hình sau, nhập thời gian bắt đầu là 10:00 sáng.

 

Xem đường dẫn tới hạn

Critical Pathlà chuỗi các nhiệm vụ được kết nối sẽ mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành. Từ “quan trọng” không có nghĩa là các nhiệm vụ phức tạp, quan trọng hoặc cần được giám sát chặt chẽ, mà trọng tâm là tiến độ các điều khoản sẽ ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.

Vì vậy, nếu bạn muốn rút ngắn thời gian của một dự án, trước tiên bạn nên bắt đầu với các hoạt động / nhiệm vụ trên con đường quan trọng. Đường dẫn quan trọng có thể là một chuỗi nhiệm vụ đơn lẻ (một đường dẫn quan trọng duy nhất) hoặc có thể có nhiều hơn 1 đường dẫn quan trọng cho một dự án. Trong khi các thay đổi về lịch trình được thực hiện, cũng có khả năng là đường dẫn quan trọng sẽ thay đổi theo thời gian.

Người ta cần phải luôn tập trung vào Con đường quan trọng trước, khi người ta muốn áp dụng theo dõi nhanh hoặc sự cố để rút ngắn thời gian dự án.

Slack hoặc Float là chìa khóa để hiểu Đường dẫn quan trọng. Có hai loại Phao -

• Free Float - Đó là khoảng thời gian một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn mà không làm trì hoãn nhiệm vụ khác.

• Total Float - Đó là khoảng thời gian một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn mà không làm trì hoãn việc hoàn thành dự án.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Tất cả các thanh tác vụ trong đường dẫn quan trọng, trong Chế độ xem Biểu đồ Gantt ở bên phải, sẽ chuyển sang màu Đỏ.

Kiểm tra phân bổ tài nguyên

Mối quan hệ giữa năng lực của tài nguyên và các nhiệm vụ được giao được gọi là allocation.

Điều này có thể được xác định bởi 3 trạng thái -

• Under allocated - Một Kỹ sư làm việc 40 giờ một tuần, công việc được giao chỉ trong 20 giờ.

• Fully allocated - Một công nhân lành nghề làm việc 40 giờ trong tuần thì được giao 40 giờ làm việc trong tuần đó.

• Over allocated - Một người thợ mộc được giao 65 giờ làm việc trong khi anh ta chỉ có 40 giờ làm việc trong tuần.

Trong Chế độ xem Biểu đồ Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

Chế độ xem biểu đồ Gantt hiển thị một số thông tin tài nguyên hạn chế, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Nó tóm tắt liệu có thể có sự cố hay không bằng biểu tượng màu đỏ được phân bổ trong cột chỉ báo.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Dạng xem Sử dụng Tài nguyên hiển thị các tài nguyên và tất cả các nhiệm vụ được giao cho chúng bên dưới Tên Tài nguyên. Phía bên trái của màn hình liệt kê Tài nguyên và Tên Nhiệm vụ cùng với các cột tổng thông tin về tài nguyên hoặc nhiệm vụ. Phía bên tay phải hiển thị chế độ xem theo giai đoạn thời gian.

Bạn cũng có thể thu gọn đường viền trong bảng để xem tổng công việc trên mỗi tài nguyên theo thời gian.

Bấm vào tiêu đề cột Tên tài nguyên.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Giải quyết tài nguyên trên phân bổ

Một người sẽ cần phải thay đổi phạm vi (giảm số lượng công việc), chỉ định nhiều tài nguyên hơn hoặc chấp nhận một lịch trình dài hơn để giải quyết vị trí tổng thể.

Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng một số kỹ thuật sau:

Điều chỉnh lịch biểu

Bằng cách thay đổi khách hàng tiềm năng hoặc thời gian trễ khi tài nguyên có nhiều nhiệm vụ được giao hơn mức có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn thêm thời gian trì hoãn nhỏ hơn hoặc bằng lượng thời gian trễ của nhiệm vụ, bạn sẽ không ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án.

Theo mặc định khi bạn liên kết các nhiệm vụ, chúng được gán mối quan hệ “Hoàn thành để bắt đầu”. Trong mối quan hệ này,

• Lead - Thời gian dẫn đầu khiến nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước khi nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc.

• Lag - Thời gian trễ khiến tác vụ kế nhiệm bắt đầu sau khi tác vụ tiền nhiệm kết thúc.

Nhấp vào Tab Nhiệm vụ → nhấp đúp vào Nhiệm vụ cần thiết trong cột Tên Nhiệm vụ → Hộp thoại Thông tin Nhiệm vụ mở ra → Tab Tiền nhiệm.

Trong cột tiêu đề Trễ, hãy nhập độ trễ theo giờ, ngày, tuần hoặc năm. Bạn cũng có thể áp dụng độ trễ hoặc dẫn đầu dưới dạng phần trăm. Nếu bạn nhập 50% cho Nhiệm vụ đã chọn dài 6 ngày, thì nhiệm vụ đó sẽ bị trì hoãn 3 ngày sau khi nhiệm vụ trước đó kết thúc.

Độ trễ được nhập dưới dạng đơn vị dương và dẫn theo đơn vị âm (ví dụ, -3ngày hoặc -50%).

Tài nguyên thay thế hoặc Thêm tài nguyên bổ sung

Bạn có thể phân bổ thủ công một số tài nguyên khác cho nhiệm vụ.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Bạn cũng có thể chọn nhiều tài nguyên để thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Giảm bớt công việc được giao

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Trong ví dụ sau, Trish Patrick được cấp phát quá mức, Tên tài nguyên và Công việc xuất hiện màu đỏ.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào lưới Theo giai đoạn thời gian ở cửa sổ bên phải để hiển thị số lượng vị trí tổng thể bằng cách bật vị trí tổng thể.

Bây giờ bạn có thể giảm số giờ được chỉ định. Trong ví dụ sau, bài tập 8 giờ được giảm thành bài tập 4 giờ. Không chỉ công việc của Trish Patrick bị giảm sút mà tổng số công việc trong kế hoạch cũng thay đổi. Bạn cũng sẽ nhận thấy một biểu tượng mới trong cột chỉ báo để cho bạn biết rằng bài tập đã được chỉnh sửa.

Giảm thời lượng tác vụ

Bạn có thể giảm thời lượng tác vụ (nếu không có công việc thực tế nào được nhập) để giảm số lượng công việc cần thiết của tài nguyên, người được giao hoàn thành nhiệm vụ. Nếu công việc thực tế đã được ghi lại, bạn phải giảm bớt công việc còn lại trong nhiệm vụ theo cách thủ công.

Xóa tài nguyên được phân bổ tổng thể

Bạn chỉ có thể xóa phân công tài nguyên khỏi tài nguyên được phân bổ tổng thể.

Cấp độ Tổng thể Tài nguyên

Nếu tài nguyên được phân bổ tổng thể, bạn có thể sử dụng tính năng san bằng tài nguyên trong MS Project 2013. Nó hoạt động bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ hoặc bằng cách thêm độ trễ cho các tác vụ để đảm bảo tài nguyên không bị quá tải. Việc san lấp mặt bằng có thể trì hoãn ngày hoàn thành nhiệm vụ riêng lẻ và thậm chí là ngày kết thúc dự án. Dự án không thay đổi người được giao cho từng nhiệm vụ, tổng số công việc hoặc giá trị đơn vị phân công.

Dự án đầu tiên trì hoãn các nhiệm vụ để sử dụng hết bất kỳ độ trễ nào có sẵn. Khi độ chùng trở thành 0, MS Project 2013 thực hiện các thay đổi theo mức độ ưu tiên, mối quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc nhiệm vụ (chẳng hạn như ràng buộc Kết thúc Không có Sau Thân).

Đặt ưu tiên

Tốt hơn hết là đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ (đây là thước đo mức độ quan trọng / sẵn có của nhiệm vụ để san lấp mặt bằng). Bạn có thể nhập giá trị từ 1 đến 1000, tùy theo số lượng điều khiển bạn thích trong quá trình san lấp mặt bằng. Mức ưu tiên 1000 sẽ đảm bảo MS Project không cấp một nhiệm vụ cụ thể. Theo mặc định, mức độ ưu tiên được đặt ở 500 hoặc mức kiểm soát trung bình. Các công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn bị trì hoãn hoặc bị tách ra trước các công việc có mức độ ưu tiên cao hơn.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Bây giờ bạn có thể thêm mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ theo yêu cầu.

San lấp mặt bằng

Các bước trong quy trình Nâng cấp chỉ có một số bước, nhưng điều quan trọng là phải hiểu mỗi tùy chọn có chức năng gì. Các bước như sau:

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Các chỉ số san lấp mặt bằng và phân bổ tổng thể của dự án bị loại bỏ (Nếu san lấp mặt bằng được thực hiện hoàn toàn, đôi khi điều này có thể không xảy ra).

Trong phần sau, chúng ta sẽ xem xét chi tiết các Tùy chọn San lấp mặt bằng:

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Trong hộp thoại Cấp độ tài nguyên, bên dưới Tính toán cấp độ, hãy cố gắng sử dụng Thủ công thường xuyên hơn. Điều này sẽ đảm bảo MS Project 2013 thực hiện quá trình san lấp mặt bằng chỉ khi bạn yêu cầu, chứ không phải ngay khi tài nguyên được phân bổ tổng thể ngay cả khi bạn không muốn (khi bạn chọn tùy chọn Tự động). Ví dụ: nếu một tài nguyên được phân bổ tổng thể, chẳng hạn như thêm nửa giờ trong một tuần, từ 40 giờ đến 40,5 giờ, bạn sẽ không muốn điều này làm phiền mình bằng cách tự động lên cấp.

Trong hộp thoại Cấp độ tài nguyên, bên dưới Tính toán cấp độ, hãy chọn Cơ sở từng ngày cho tùy chọn “Tìm kiếm vị trí tổng thể trên một”. Làm như vậy sẽ không cấp tài nguyên, nhưng nó sẽ xác định thời điểm Dự án hiển thị các chỉ báo vị trí tổng thể bên cạnh tên tài nguyên.

Trong hộp thoại Cấp tài nguyên, bên dưới Tính toán cấp, sử dụng các giá trị san bằng rõ ràng trước khi chọn hộp kiểm san bằng. Làm như vậy sẽ đảm bảo Dự án loại bỏ mọi sự chậm trễ san lấp mặt bằng hiện có khỏi tất cả các nhiệm vụ và bài tập trước khi san lấp mặt bằng. Và nếu trước đó bạn đã san bằng kế hoạch và sau đó thêm các nhiệm vụ khác, bạn có thể muốn bỏ chọn hộp kiểm để đảm bảo bạn không mất kết quả san bằng trước đó.

Trong hộp thoại Cấp độ tài nguyên, bên dưới Phạm vi nâng cấp cho “…….”, Bạn có thể chọn Cấp toàn bộ dự án. Tại đây, bạn chọn cấp toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ các nhiệm vụ nằm trong phạm vi ngày bạn chỉ định.

Trong hộp thoại Nâng cấp tài nguyên, bên dưới Giải quyết vị trí tổng thể, hộp thả xuống Thứ tự san lấp, bạn có thể chọn Tiêu chuẩn. Bạn có 3 lựa chọn ở đây -

• ID onlytùy chọn trì hoãn nhiệm vụ chỉ theo số ID của chúng. Các số ID cao hơn bằng số (ví dụ: 10) sẽ bị trì hoãn trước các số ID thấp hơn về mặt số. Bạn có thể muốn sử dụng tùy chọn này khi kế hoạch của bạn không có mối quan hệ nhiệm vụ hoặc ràng buộc.

• Standard option trì hoãn nhiệm vụ theo mối quan hệ tiền nhiệm, ngày bắt đầu, ràng buộc nhiệm vụ, độ trễ, mức độ ưu tiên và ID.

• Priority, standard option xem xét giá trị ưu tiên của nhiệm vụ trước các tiêu chí tiêu chuẩn khác (Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ là thứ hạng số từ 0 đến 1000).

Trong hộp thoại Cấp tài nguyên, bên dưới Giải quyết vị trí tổng thể, bạn có một số tùy chọn có thể chọn. Chúng được giải thích như sau:

• Level only within available slack.Việc chọn hộp kiểm này sẽ ngăn Dự án kéo dài ngày kết thúc của kế hoạch. MS Project sẽ chỉ sử dụng slack miễn phí trong lịch trình hiện có, điều này có nghĩa là các vị trí tổng thể của tài nguyên có thể không được giải quyết đầy đủ.

• Leveling can adjust individual assignments.Việc chọn hộp kiểm này cho phép Dự án thêm thời gian trễ san lấp mặt bằng (hoặc phân chia công việc trên các nhiệm vụ nếu Việc san lấp mặt bằng Có thể Tạo Phân tách trong Công việc Còn lại được chọn) độc lập với bất kỳ tài nguyên nào khác được giao cho cùng một nhiệm vụ. Điều này có thể khiến các tài nguyên bắt đầu và kết thúc công việc trên một nhiệm vụ vào những thời điểm khác nhau.

• Leveling can create splits in remaining work checkbox. Điều này cho phép Dự án phân chia công việc trên một nhiệm vụ (hoặc trên một nhiệm vụ nếu Cấp độ Có thể Điều chỉnh Các nhiệm vụ Cá nhân trên một Nhiệm vụ cũng được chọn) như một cách giải quyết vị trí tổng thể.

• Level manually scheduled tasks. Việc chọn điều này cho phép Dự án cấp một nhiệm vụ được lập lịch thủ công giống như nó sẽ là một tác vụ được lập lịch tự động.

Kiểm tra chi phí của gói

Các loại chi phí trong vòng đời dự án bao gồm:

• Baseline costs - Tất cả các chi phí kế hoạch được tiết kiệm trong kế hoạch cơ sở.

• Actual costs - Chi phí đã phát sinh cho các nhiệm vụ, nguồn lực hoặc nhiệm vụ.

• Remaining costs - Chênh lệch giữa chi phí cơ sở / hiện tại và chi phí thực tế.

• Current costs- Khi các kế hoạch bị thay đổi do phân công hoặc loại bỏ các nguồn lực, hoặc thêm hoặc bớt các nhiệm vụ, MS Project 2013 sẽ tính toán lại tất cả các chi phí. Điều này sẽ xuất hiện trong các trường có nhãn Chi phí hoặc Tổng chi phí. Nếu bạn đã bắt đầu theo dõi chi phí thực tế, nó sẽ bao gồm chi phí thực tế + chi phí còn lại cho mỗi nhiệm vụ.

Phương pháp 1

Bạn có thể xem các giá trị chi phí của kế hoạch trong hộp thoại Thống kê Dự án.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Phương pháp 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Sau khi tạo một kế hoạch dự án và các đường cơ sở, dự án bắt đầu. Ở giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ tập trung vào việc thu thập, giám sát, phân tích hiệu suất của dự án và cập nhật trạng thái dự án bằng cách giao tiếp với các bên liên quan.

Khi có sự khác biệt giữa những gì được lên kế hoạch và hiệu suất thực tế của dự án, nó được gọi là Variance. Phương sai chủ yếu được đo bằng Thời gian và Chi phí.

Nhiệm vụ trượt

Có một số cách để xem nhiệm vụ với phương sai.

Phương pháp 1: Chế độ xem đồ họa bằng cách theo dõi Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

Bằng cách so sánh các thanh Gantt được lập lịch hiện tại với các thanh Gantt cơ sở, bạn có thể thấy những công việc nào bắt đầu muộn hơn kế hoạch hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.

Phương pháp 2: Chế độ xem đồ họa theo chi tiết Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Phương pháp 3: Bảng phương sai

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Phương pháp 4: Bộ lọc

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 sẽ lọc danh sách nhiệm vụ để chỉ hiển thị các tác vụ được lọc trong quá trình này. Vì vậy, nếu bạn chọn Tác vụ trượt, bạn sẽ chỉ xem các tác vụ chưa hoàn thành. Bất kỳ nhiệm vụ nào đã được hoàn thành sẽ không hiển thị.

Chi phí Nhiệm vụ

Để kiểm tra chi phí trong vòng đời dự án, bạn nên biết các thuật ngữ này và ý nghĩa của chúng trong MS Project 2013 -

• Baseline costs - Tất cả các chi phí kế hoạch được tiết kiệm trong kế hoạch cơ sở.

• Actual costs - Chi phí đã phát sinh cho các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc nhiệm vụ.

• Remaining costs - Chênh lệch giữa chi phí cơ sở / hiện tại và chi phí thực tế.

• Current costs- Khi các kế hoạch bị thay đổi do phân công hoặc loại bỏ các nguồn lực, hoặc thêm hoặc bớt các nhiệm vụ, MS Project 2013 sẽ tính toán lại tất cả các chi phí. Điều này sẽ xuất hiện trong các trường có nhãn Chi phí hoặc Tổng chi phí. Nếu bạn đã bắt đầu theo dõi chi phí thực tế, nó sẽ bao gồm chi phí thực tế + chi phí còn lại (nhiệm vụ chưa hoàn thành) cho mỗi nhiệm vụ.

• Variance - Chênh lệch giữa Chi phí cơ bản và Tổng chi phí (chi phí hiện tại hoặc chi phí dự kiến).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Bạn sẽ có thể xem tất cả các thông tin liên quan. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để xem các tác vụ đã chạy quá ngân sách.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Chi phí tài nguyên

Đối với một số tổ chức, chi phí tài nguyên là chi phí chính và đôi khi là chi phí duy nhất, vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ những chi phí này.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Chúng ta có thể sắp xếp cột Chi phí để xem tài nguyên nào tốn nhiều nhất và ít tốn kém nhất.

Nhấp vào mũi tên Tự động Lọc trong tiêu đề cột Chi phí, khi trình đơn thả xuống xuất hiện, hãy nhấp vào Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất.

Bạn có thể sử dụng tính năng AutoFilter cho mỗi cột, Bằng cách sắp xếp cột Phương sai, bạn sẽ có thể thấy mẫu phương sai.

Báo cáo dự án

Project 2013 đi kèm với một tập hợp các báo cáo và trang tổng quan được xác định trước. Bạn sẽ tìm thấy tất cả những điều này trên tab Báo cáo. Bạn cũng có thể tạo và tùy chỉnh các báo cáo đồ họa cho dự án của mình.

Báo cáo Bảng điều khiển

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Báo cáo tài nguyên

Click Report → View Reports group → Resources.

Báo cáo chi phí

Click Report → View Reports group → Costs.

Báo cáo tiến độ

Click Report → View Reports group → In Progress.

Báo cáo tùy chọn

Click Report → View Reports group → New Report.

Có bốn lựa chọn.

• Blank- Tạo một canvas trống. Sử dụng tab Công cụ Báo cáo - Thiết kế để thêm biểu đồ, bảng, văn bản và hình ảnh.

• Chart- Tạo biểu đồ so sánh Công việc Thực tế, Công việc Còn lại và Công việc theo mặc định. Sử dụng ngăn Danh sách Trường để chọn các trường khác nhau để so sánh. Giao diện của biểu đồ có thể được thay đổi bằng cách nhấp vào các tab Công cụ biểu đồ, tab Thiết kế và Bố cục.

• Table- Tạo một bảng. Sử dụng ngăn Danh sách Trường để chọn các trường sẽ hiển thị trong bảng (Tên, Bắt đầu, Kết thúc và% Hoàn thành xuất hiện theo mặc định). Hộp cấp độ phác thảo cho phép bạn chọn số cấp độ trong phác thảo dự án mà bảng sẽ hiển thị. Có thể thay đổi giao diện của bảng bằng cách nhấp vào tab Công cụ bảng, tab Thiết kế và Bố cục.

• Comparison- Tạo hai biểu đồ cạnh nhau. Lúc đầu, các biểu đồ sẽ có cùng một dữ liệu. Bạn có thể nhấp vào một trong các biểu đồ và chọn dữ liệu bạn muốn trong ngăn Danh sách Trường để bắt đầu phân biệt chúng.