MS Project - Giới thiệu

Microsoft Project là một chương trình phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft, được thiết kế để hỗ trợ người quản lý dự án phát triển lịch trình, phân công nguồn lực cho các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.

Dự án tạo ngân sách dựa trên công việc được phân công và tỷ lệ nguồn lực. Khi các nguồn lực được giao cho các nhiệm vụ và công việc phân công được ước tính, chương trình sẽ tính toán chi phí, tương đương với tỷ lệ công việc nhân với tỷ lệ công việc, cuộn lên đến cấp nhiệm vụ rồi đến bất kỳ nhiệm vụ tóm tắt nào và cuối cùng là cấp dự án.

Mỗi tài nguyên có thể có lịch riêng, xác định những ngày và dịch chuyển tài nguyên có sẵn. Microsoft Project không thích hợp để giải quyết các vấn đề về vật liệu sẵn có (tài nguyên) hạn chế sản xuất. Phần mềm bổ sung là cần thiết để quản lý một cơ sở phức tạp sản xuất hàng hóa vật chất.

Quản lý dự án

MS Project có nhiều tính năng, nhưng các kỹ thuật quản lý dự án được yêu cầu để thúc đẩy một dự án hiệu quả. Rất nhiều nhà quản lý dự án bị nhầm lẫn giữa lịch trình và kế hoạch. MS Project có thể giúp bạn trong việc tạo Lịch trình cho dự án ngay cả với các ràng buộc được cung cấp. Nó không thể lập kế hoạch cho bạn. Là người quản lý dự án, bạn sẽ có thể trả lời các câu hỏi cụ thể sau đây như một phần của quá trình lập kế hoạch để phát triển lịch trình. MS Project không thể trả lời những điều này cho bạn.

Những công việc nào cần được thực hiện để tạo ra các sản phẩm của dự án và theo thứ tự nào? Điều này liên quan đến phạm vi của dự án.
Những ràng buộc về thời gian và thời hạn nếu có, đối với các nhiệm vụ khác nhau và đối với toàn bộ dự án là gì? Điều này liên quan đến tiến độ của dự án.
Loại tài nguyên nào (con người / máy móc / vật liệu) cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ?
Mỗi nhiệm vụ sẽ tốn bao nhiêu để hoàn thành? Điều này sẽ liên quan đến chi phí của dự án.
Loại rủi ro nào mà chúng tôi có liên quan đến một lịch trình cụ thể cho dự án? Điều này có thể ảnh hưởng đến các hạn chế về phạm vi, chi phí và thời gian của dự án của bạn.

Nói một cách chính xác, từ góc độ Phương pháp luận Quản lý Dự án, Kế hoạch và Lịch trình không giống nhau. Aplan là một bài tập dựa trên kiến thức, kinh nghiệm và định hướng hành động chi tiết, xem xét tất cả các yếu tố về chiến lược, phạm vi, chi phí, thời gian, nguồn lực, chất lượng và rủi ro đối với dự án.

Schedulinglà khoa học sử dụng các phép tính toán học và logic để tạo ra chuỗi nhiệm vụ hiệu quả về thời gian xem xét bất kỳ hạn chế nào về tài nguyên và chi phí. Lịch trình là một phần của Kế hoạch. Trong Phương pháp Quản lý Dự án, lịch trình chỉ có nghĩa là liệt kê các mốc quan trọng, nhiệm vụ / hoạt động và công việc của dự án, cùng với ngày bắt đầu và kết thúc. Tất nhiên lịch trình được liên kết với các nguồn lực, ngân sách và các khoản phụ thuộc.

Tuy nhiên, trong hướng dẫn này dành cho MS Project (và trong tất cả các trợ giúp có sẵn cho MS Project), từ 'Kế hoạch' được sử dụng như một 'Lịch trình' được tạo trong MS Project. Điều này là do hai lý do.

Một, MS Project không chỉ tạo ra một lịch trình mà nó có thể thiết lập sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nó có thể tạo ra các ràng buộc, nó có thể giải quyết xung đột tài nguyên và nó cũng có thể giúp xem xét chi phí và lập lịch trình thực hiện trong suốt thời gian của dự án. Vì vậy, nó giúp ích nhiều hơn là chỉ tạo một Lịch biểu. Điều này có ý nghĩa đối với Microsoft khi tiếp thị MS Project như một Trình tạo kế hoạch thay vì đơn giản hóa nó như một trình tạo lịch trình.

Thứ hai, đó là do giới hạn của hình thức ngôn ngữ tiếng Anh được chấp nhận chung, trong đó lịch trình có thể vừa ở dạng danh từ vừa ở dạng động từ. Là một danh từ, Lịch trình giống như một bảng thời gian hoặc một chuỗi những việc phải làm hoặc các sự kiện xảy ra tại hoặc trong một thời gian hoặc khoảng thời gian cụ thể. Và ở dạng động từ, lịch trình là lên kế hoạch cho một ngày nhất định. Do đó, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi nói rằng, “Người ta có thể lập kế hoạch từ ngày bắt đầu” nhưng lại rất khó xử khi nói, “Người ta có thể lập lịch trình từ ngày bắt đầu”. Sự khác biệt là quan trọng đối với bạn với tư cách là người quản lý dự án, nhưng đối với MS dự án, hình thức danh từ của Lịch biểu là Kế hoạch.

Tất nhiên, người quản lý dự án cũng phải có khả năng trả lời các câu hỏi khác liên quan đến dự án. Ví dụ -

Tại sao dự án này cần được điều hành bởi tổ chức?
Cách tốt nhất để thông báo chi tiết dự án cho các bên liên quan là gì?
Kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
Các nhà cung cấp sẽ được quản lý như thế nào?
Dự án được theo dõi và giám sát như thế nào?
Làm thế nào chất lượng được đo lường và đủ điều kiện?

MS Project có thể giúp bạn -

Hình dung kế hoạch dự án của bạn ở các định dạng được xác định tiêu chuẩn.
Lên lịch các nhiệm vụ và nguồn lực một cách nhất quán và hiệu quả.
Theo dõi thông tin về công việc, thời lượng và các yêu cầu về nguồn lực cho dự án của bạn.
Tạo báo cáo để chia sẻ trong các cuộc họp đang diễn ra.