Microsoft Flow - Einführung

Die heutige Welt ist voller Zusammenarbeit. Meistens arbeiten Menschen mit bestimmten Richtlinien oder Prozessen zusammen. Qualitativ hochwertige Arbeit erfordert eine gute Handhaltung sowie Übergaben! Aus diesem Grund haben viele Organisationen und Regierungen unterschiedliche Schritte, um eine bestimmte Operation oder Aktivität durchzuführen.

Hintergrund der Arbeitsabläufe

Wenn wir uns die Definition des Workflows von Wikipedia ansehen -

EIN workflow besteht aus einem orchestrierten und wiederholbaren Aktivitätsmuster, das durch die systematische Organisation von Ressourcen in Prozesse ermöglicht wird, die Materialien transformieren, Dienstleistungen bereitstellen oder Informationen verarbeiten.

Einfach ausgedrückt, sind Workflows die Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erledigen. Sie bestehen aus Schritten, die nacheinander ausgeführt werden müssen. Mit Ausnahme des ersten Schritts hat jeder Schritt im Workflow einen bestimmten Schritt davor und danach.

Manchmal ist es am besten, sich ein Beispiel anzusehen, als in Konzepte einzutauchen. Um auf diesen Artikel zu stoßen, müssen Sie einige Schritte ausgeführt haben

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Auf diese Weise haben Sie (wissentlich oder unwissentlich) einen Workflow erstellt, um zum Artikel zu gelangen. Lassen Sie uns ein weiteres Beispiel für die Beantragung eines Urlaubs bei Ihrer Organisation anführen.

• Mitarbeiter sendet einen Urlaubsantrag.
• Der Manager des Mitarbeiters genehmigt den Urlaubsantrag und aktualisiert die Personalabteilung.
• Die Personalabteilung aktualisiert die Urlaubsdaten und informiert die Finanzabteilung.
• Nach schriftlichen Anweisungen der Personalabteilung zieht die Finanzabteilung den Restbetrag ab und zahlt vom Gehaltsscheck (falls zutreffend).

Auf diese Weise sind Workflows überall um uns herum. Die rasanten technologischen Fortschritte haben es immens wichtig gemacht, bestimmte Workflows zu definieren und zu befolgen, um die jeweilige Funktion oder Abteilung effizient zu betreiben.

Während man argumentieren kann, dass die Workflows seit der Antike existierten, ist der Umfang dieses Tutorials im Sinne verschiedener Workflows, mit denen wir unsere täglichen Aktivitäten mithilfe von Software ausführen, breit gefächert. Oft werden Sie zwischen verschiedenen Softwareprogrammen jonglieren, um eine einfache Aufgabe zu erfüllen, die Rechnungen zu bezahlen und eine Spesenabrechnung dafür zu führen.

Notwendigkeit der Automatisierung von Workflows

Laut einer Studie können ineffiziente Workflows bis zu 30% des Umsatzes Ihres Unternehmens kosten.

Es ist sinnvoll, einige Prozesse zu automatisieren.

Durch die Programmierung eines eigenständigen Prozesses entfällt die Notwendigkeit eines menschlichen Bedieners, wodurch Zeit, Geld und Frustration im Unternehmen gespart werden.

Betrachten wir ein Beispiel für einen Urlaubsantrag aus dem vorherigen Abschnitt. Wir sagten, dass der Mitarbeiter vom Manager einen Urlaub beantragen wird. Er / sie wird die E-Mail-Software auf seinem Computer verwenden. Der Manager sendet nach der Genehmigung das Urlaubsupdate an die Personalabteilung. Es wird eine HR Management Software (HRMS) geben, um die Urlaubsdaten im laufenden Betrieb zu aktualisieren.

Sobald die Finanzabteilung Aktualisierungen von der Personalabteilung erhält, aktualisiert sie ihre Buchhaltungssoftware, sodass die konsolidierten Daten an die Bankensoftware gesendet werden, wenn der monatliche Gehaltsscheck Abzüge enthält.

Mit einem einfachen Workflow als Urlaubsanfrage können wir mindestens 3 Software im Bild sehen. Stellen Sie sich eine Mitarbeiterzahl von etwa 1000 vor. Wie umständlich wird es sein, diesen Workflow täglich zu verwalten? In solchen Fällen ist es sinnvoll, bestimmte Workflows zu automatisieren, die sich in der Natur zahlreich wiederholen!

In einem Unternehmen kann fast jede Abteilung von der Workflow-Automatisierung profitieren. Betrachten wir einige Beispiele.

Marketing

Bestimmte sich wiederholende Aufgaben wie das Senden von E-Mails oder das Posten von Nachrichten in sozialen Medien können mit der Workflow-Automatisierung automatisiert werden. Ihr gesamter Social-Media-Kalender kann mithilfe einer Automatisierungssoftware geplant werden.

Humanressourcen

Zusätzlich zu dem oben diskutierten Beispiel können die Steuerdetails des Mitarbeiters mithilfe von HR-Automatisierungs-Workflows automatisch den jeweiligen Eingaben zugeführt werden, anstatt die Informationen und Einstellungen der neuen Mitarbeiter manuell eingeben zu müssen.

Überlegen Sie, ob Sie aufgrund eines Meetings zu spät von zu Hause aus arbeiten und im Voraus wissen, wie effizient es ist, wenn Ihre Kollegen per E-Mail erfahren, dass Sie frühzeitig abreisen, um sich darum zu kümmern davon? Und das auch, ohne dass Sie manuell E-Mails senden müssen!

Möglichkeiten mit Microsoft Flow

Microsoft Flow ist eine der neuesten Editionen der Microsoft Business Suite und ein vielseitiges Tool, mit dem verschiedene Cloud-basierte Apps und Dienste integriert werden können. Verabschieden Sie sich von diesen sich wiederholenden und zeitaufwändigen Geschäftsaufgaben - ohne dass Sie ein Technikfreak oder Entwickler sein müssen!

Mit Microsoft Flow können Prozesse, die eine oder mehrere Anwendungen verwenden, automatisiert und Workflows erstellt werden. Es ist ein Onlinedienst, mit dem Sie verschiedene Apps und Dienste verbinden können. Es gibt einige Microsoft-Apps und -Dienste sowie einige Nicht-Microsoft-Dienste.

Wenn Daten von Anwendungen gemeinsam genutzt werden, können Sie sie nicht zweimal eingeben, sondern mit Microsoft Flow automatisieren.

Stellen Sie sich ein sehr reales Szenario vor, in dem Sie eine Marke / Berühmtheit auf Facebook oder Twitter sind. Stellen Sie sich vor, es gibt einen negativen Beitrag, der viral wird. Sie können sehr einfach auf diese negativen Beiträge antworten und die Wahrnehmung in sozialen Medien mithilfe eines Vorlagenflusses verwalten.

Wenn Sie zwei verschiedene Dienste wie Outlook-Kalender und Google Mail-Kalender verwenden, können Sie mit Microsoft Flow Ihre Outlook-Kalenderereignisse zu Ihrem Google Mail-Kalender hinzufügen.

Auf diese Weise verbessert Microsoft Flow die Effizienz und Produktivität in vollem Umfang.