Microsoft Flow - Kurzanleitung

Die heutige Welt ist voller Zusammenarbeit. Meistens arbeiten Menschen mit bestimmten Richtlinien oder Prozessen zusammen. Qualitativ hochwertige Arbeit erfordert eine gute Handhaltung sowie Übergaben! Aus diesem Grund haben viele Organisationen und Regierungen unterschiedliche Schritte, um eine bestimmte Operation oder Aktivität durchzuführen.

Hintergrund der Arbeitsabläufe

Wenn wir uns die Definition des Workflows von Wikipedia ansehen -

EIN workflow besteht aus einem orchestrierten und wiederholbaren Aktivitätsmuster, das durch die systematische Organisation von Ressourcen in Prozesse ermöglicht wird, die Materialien transformieren, Dienstleistungen bereitstellen oder Informationen verarbeiten.

Einfach ausgedrückt, sind Workflows die Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erledigen. Sie bestehen aus Schritten, die nacheinander ausgeführt werden müssen. Mit Ausnahme des ersten Schritts hat jeder Schritt im Workflow einen bestimmten Schritt davor und danach.

Manchmal ist es am besten, sich ein Beispiel anzusehen, als in Konzepte einzutauchen. Um auf diesen Artikel zu stoßen, müssen Sie einige Schritte ausgeführt haben

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Auf diese Weise haben Sie (wissentlich oder unwissentlich) einen Workflow erstellt, um zum Artikel zu gelangen. Lassen Sie uns ein weiteres Beispiel für die Beantragung eines Urlaubs bei Ihrer Organisation anführen.

• Mitarbeiter sendet einen Urlaubsantrag.
• Der Manager des Mitarbeiters genehmigt den Urlaubsantrag und aktualisiert die Personalabteilung.
• Die Personalabteilung aktualisiert die Urlaubsdaten und informiert die Finanzabteilung.
• Nach schriftlichen Anweisungen der Personalabteilung zieht die Finanzabteilung den Restbetrag ab und zahlt vom Gehaltsscheck (falls zutreffend).

Auf diese Weise sind Workflows überall um uns herum. Die rasanten technologischen Fortschritte haben es immens wichtig gemacht, bestimmte Workflows zu definieren und zu befolgen, um die jeweilige Funktion oder Abteilung effizient zu betreiben.

Während man argumentieren kann, dass die Workflows seit der Antike existierten, ist der Umfang dieses Tutorials im Sinne verschiedener Workflows, mit denen wir unsere täglichen Aktivitäten mithilfe von Software ausführen, breit gefächert. Oft werden Sie zwischen verschiedenen Softwareprogrammen jonglieren, um eine einfache Aufgabe zu erfüllen, die Rechnungen zu bezahlen und eine Spesenabrechnung dafür zu führen.

Notwendigkeit der Automatisierung von Workflows

Laut einer Studie können ineffiziente Workflows bis zu 30% des Umsatzes Ihres Unternehmens kosten.

Es ist sinnvoll, einige Prozesse zu automatisieren.

Durch die Programmierung eines eigenständigen Prozesses entfällt die Notwendigkeit eines menschlichen Bedieners, wodurch Zeit, Geld und Frustration im Unternehmen gespart werden.

Betrachten wir ein Beispiel für einen Urlaubsantrag aus dem vorherigen Abschnitt. Wir sagten, dass der Mitarbeiter vom Manager einen Urlaub beantragen wird. Er / sie wird die E-Mail-Software auf seinem Computer verwenden. Der Manager sendet nach der Genehmigung das Urlaubsupdate an die Personalabteilung. Es wird eine HR Management Software (HRMS) geben, um die Urlaubsdaten im laufenden Betrieb zu aktualisieren.

Sobald die Finanzabteilung Aktualisierungen von der Personalabteilung erhält, aktualisiert sie ihre Buchhaltungssoftware, sodass die konsolidierten Daten an die Bankensoftware gesendet werden, wenn der monatliche Gehaltsscheck Abzüge enthält.

Mit einem einfachen Workflow als Urlaubsanfrage können wir mindestens 3 Software im Bild sehen. Stellen Sie sich eine Mitarbeiterzahl von etwa 1000 vor. Wie umständlich wird es sein, diesen Workflow täglich zu verwalten? In solchen Fällen ist es sinnvoll, bestimmte Workflows zu automatisieren, die sich in der Natur zahlreich wiederholen!

In einem Unternehmen kann fast jede Abteilung von der Workflow-Automatisierung profitieren. Betrachten wir einige Beispiele.

Marketing

Bestimmte sich wiederholende Aufgaben wie das Senden von E-Mails oder das Posten von Nachrichten in sozialen Medien können mit der Workflow-Automatisierung automatisiert werden. Ihr gesamter Social-Media-Kalender kann mithilfe einer Automatisierungssoftware geplant werden.

Humanressourcen

Zusätzlich zu dem oben diskutierten Beispiel können die Steuerdetails des Mitarbeiters mithilfe von HR-Automatisierungs-Workflows automatisch den jeweiligen Eingaben zugeführt werden, anstatt die Informationen und Einstellungen der neuen Mitarbeiter manuell eingeben zu müssen.

Überlegen Sie, ob Sie aufgrund eines Meetings zu spät von zu Hause aus arbeiten und im Voraus wissen, wie effizient es ist, wenn Ihre Kollegen per E-Mail erfahren, dass Sie frühzeitig abreisen, um sich darum zu kümmern davon? Und das auch, ohne dass Sie manuell E-Mails senden müssen!

Möglichkeiten mit Microsoft Flow

Microsoft Flow ist eine der neuesten Editionen der Microsoft Business Suite und ein vielseitiges Tool, mit dem verschiedene Cloud-basierte Apps und Dienste integriert werden können. Verabschieden Sie sich von diesen sich wiederholenden und zeitaufwändigen Geschäftsaufgaben - ohne dass Sie ein Technikfreak oder Entwickler sein müssen!

Mit Microsoft Flow können Prozesse, die eine oder mehrere Anwendungen verwenden, automatisiert und Workflows erstellt werden. Es ist ein Onlinedienst, mit dem Sie verschiedene Apps und Dienste verbinden können. Es gibt einige Microsoft-Apps und -Dienste sowie einige Nicht-Microsoft-Dienste.

Wenn Daten von Anwendungen gemeinsam genutzt werden, können Sie sie nicht zweimal eingeben, sondern mit Microsoft Flow automatisieren.

Stellen Sie sich ein sehr reales Szenario vor, in dem Sie eine Marke / Berühmtheit auf Facebook oder Twitter sind. Stellen Sie sich vor, es gibt einen negativen Beitrag, der viral wird. Sie können sehr einfach auf diese negativen Beiträge antworten und die Wahrnehmung in sozialen Medien mithilfe eines Vorlagenflusses verwalten.

Wenn Sie zwei verschiedene Dienste wie Outlook-Kalender und Google Mail-Kalender verwenden, können Sie mit Microsoft Flow Ihre Outlook-Kalenderereignisse zu Ihrem Google Mail-Kalender hinzufügen.

Auf diese Weise verbessert Microsoft Flow die Effizienz und Produktivität in vollem Umfang.

In diesem Kapitel werden Sie mit Microsoft Flow vertraut gemacht, indem Sie die grundlegenden Schritte zur Anmeldung bei Microsoft Flow erläutern und anschließend eine exemplarische Vorgehensweise für die Benutzeroberfläche bereitstellen. Der abschließende Teil gibt einen Einblick in die Arten von Flüssen.

Anmelden bei Microsoft Flow

Unabhängig davon, ob Sie Microsoft Business Suite (Office 365 usw.) verwenden oder nicht, steht Microsoft Flow Ihnen zur Verfügung, sobald Sie über ein Microsoft-Konto verfügen. Bevor Sie mit den nächsten Schritten beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über ein gültiges Microsoft-Konto verfügen.

Beginnen Sie mit enter http://flow.microsoft.comin der Adressleiste Ihres Browsers. Sie können den folgenden Bildschirm sehen.

Klicken Sie, wie im obigen Bild im grünen Rechteck hervorgehoben, auf Anmelden, um fortzufahren. Der folgende Bildschirm wird angezeigt.

Geben Sie im Textbereich Ihre Microsoft-E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein, um sich bei Microsoft Flow anzumelden.

Der folgende Bildschirm wird angezeigt und heißt Sie bei Microsoft Flow willkommen. Wählen Sie Ihr Land / Ihre Region aus und klicken Sie auf Erste Schritte .

Nach einigen Sekunden wird die Microsoft Flow-Oberfläche wie folgt angezeigt.

Schauen wir uns die Oberfläche von Microsoft Flow an.

Exemplarische Vorgehensweise in der Benutzeroberfläche

Wenn Sie sich bei Microsoft Flow anmelden, ist die Benutzeroberfläche in drei Abschnitte unterteilt:

• Deckplatte
• Seitenkörper
• Navigationsbereich

Das spezifische Layout finden Sie im folgenden Screenshot.

Deckplatte

Das obere Bedienfeld besteht aus Steuerelementen, mit denen Sie Benachrichtigungen zu einem beliebigen Flow bereitstellen, die Einstellungen für die von Ihnen erstellten Flows oder Verbindungen ändern, ein Formular zum Senden Ihres Feedbacks an Microsoft Flow und schließlich eine Verknüpfung zu den anderen Microsoft-Anwendungen erstellen können.

Seitenkörper

Basierend auf der Option, die Sie im linken Navigationsbereich ausgewählt haben, werden im Seitenkörper relevante Funktionen / Inhalte angezeigt.

Nachdem Sie beispielsweise angemeldet sind und die Startseite anzeigen, werden im Seitenkörperbereich Ideen zum Erstellen Ihres eigenen Flows, verfügbare Vorlagenflüsse und Links zu mobilen Flow-Apps in Android-, iOS- und Microsoft-App-Stores angezeigt.

Navigationsbereich

Während wir uns separat eingehend mit ihnen befassen, befindet sich auf der linken Seite des Bildschirms ein Navigationsfeld, mit dem Sie von einem bestimmten Bildschirm auf den anderen umschalten können. Wenn Sie beispielsweise verfügbare Flows überprüfen möchten, bevor Sie Ihre eigenen erstellen, können Sie von Meine Flows zu Vorlagen wechseln.

Im Navigationsbereich sehen Sie die folgenden Optionen:

• Home
• Approvals*
• Meine Flüsse
• Templates
• Connectors
• Data
• Entities*
• Connections
• Benutzerdefinierte Anschlüsse *
• Gateways*
• Learn

*(available only for Microsoft work or school accounts)

What is the difference between Microsoft work (or school) accounts and Personal accounts?

Wenn es um Unternehmensorganisationen geht, ist es sinnvoll, einen Strauß von Diensten zu abonnieren, als einzelne Konten zu erstellen.

Bei Microsoft gibt es zwei Arten von Konten:

• Persönlich - das Sie möglicherweise erstellt haben, damit Sie mit Microsoft Flow beginnen können
• Arbeit oder Schule - für Organisationen oder Schulen mit 20 oder mehr Personen. Diese Konten verfügen über eine Vielzahl anderer datenintensiver Dienste wie Microsoft PowerApps, PowerBI usw.

Zuhause

Im folgenden Abschnitt werden die Funktionen des Home-Menüs erläutert.

Suchleiste

Im Abschnitt "Startseite" finden Sie die Funktionen, mit denen Sie mit Microsoft Flow beginnen können. Beispielsweise gibt es einen Suchbereich, in dem Sie die erforderliche Vorlage oder den erforderlichen Connector finden, um Ihren Flow zu starten.

Geben Sie den folgenden Text in die Suchleiste ein und klicken Sie auf die blaue Lupentaste.

Eine Note

Dies wird unter Suchergebnis angezeigt -

Wie es offensichtlich ist, wurden Ihnen im Suchergebnis alle für Ihre Verwendung verfügbaren "Vorlagen" -Flows angezeigt.

Kehren Sie über das Navigationsfeld links zum Abschnitt Start zurück.

Wenn Sie nach unten scrollen, finden Sie beliebte Dienste, die Sie in Ihren Flows verwenden können.

Meine Flüsse

In diesem Abschnitt können Sie alle erstellten, abgeschlossenen und Entwurfsabläufe verfolgen. Angenommen, Sie beginnen mit der Arbeit an einem bestimmten Ablauf und möchten ihn zu einem späteren Zeitpunkt abschließen. Sie können diesen Abschnitt verwenden.

Wenn Sie sich Beispiele aus den zuvor erstellten Flows ansehen möchten, ist dieser Abschnitt sehr praktisch.

Der Abschnitt Meine Flüsse ist in drei Bildschirme unterteilt.

• Meine Flüsse
• Team fließt *
• Geschäftsprozessabläufe *

* (nur für Microsoft-Arbeits- oder Schulkonten verfügbar)

Wie hervorgehoben, können Sie alle Registerkarten durchsuchen und den gewünschten / erforderlichen Ablauf für die Überarbeitung oder Wiederverwendung erreichen.

Der oben gezeigte Bildschirm erwähnt, dass Sie keine Flows haben. Dies liegt daran, dass mit unserem Konto kein Datenfluss erstellt wurde.

Während wir in diesem Tutorial Fortschritte machen und Flows erstellen, wird dieser Abschnitt unser häufig besuchter Abschnitt sein.

Vorlagen

Der Abschnitt "Vorlagen" ist der einzige Ort für alle Arten von Flows. Wenn Sie nach einer Inspiration oder einem sofort einsatzbereiten Ablauf suchen, können Sie mit dem Abschnitt Vorlagen beginnen.

Der obige Bildschirm gibt einen Einblick in den Vorlagenbereich. Wir konnten auch einige Vorlagen auf dem Startbildschirm sehen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie zum Abschnitt Vorlagen kommen und loslegen!

Wie hervorgehoben, verfügt der Bildschirm über zwei Steuerelemente -

• Funktion für Suchvorlagen
• Vorlagen in einer Registerkartenstruktur angeordnet

Funktion für Suchvorlagen

Die Suchfunktion funktioniert wie jede andere Suchfunktion. Außerdem können Sie die Suchergebnisse nach sortieren

• Popularity
• Name
• Veröffentlichte Zeit

Vorlagen in Registerkartenstruktur

Die Registerkarten sind nach der Anwendung des Flusses organisiert. Flows sind verfügbar, um die Erinnerung festzulegen oder eine Benachrichtigung auf Ihrem Desktop zu erhalten, wenn Sie eine E-Mail erhalten. Wenn Sie die mit den E-Mails verbundenen Flows ausführen möchten, können Sie direkt auf die Registerkarte E-Mail gehen und die verfügbaren Flows überprüfen.

Wenn Sie beispielsweise Mobil auswählen, werden die folgenden Ergebnisse angezeigt.

Anschlüsse

Konnektoren sind nichts anderes als Dienste, die Sie mit Microsoft Flow verwenden können. Es gibt ungefähr 220 Dienste (und Zählungen), die in diesem Abschnitt aufgeführt sind.

Konnektoren bilden den Kern von Microsoft Flow.

Wie oben gezeigt, umfassen einige beliebte Anschlüsse -

• SharePoint
• Büro 365
• Outlook.com
• Twitter

Wenn Sie nach unten scrollen, sehen Sie alle Konnektoren mit Microsoft Flow. In erster Linie gibt es in Microsoft Flow die folgenden Connector-Typen:

• Standardanschlüsse
• Premium-Steckverbinder
• Benutzerdefinierte Anschlüsse

Standardanschlüsse

Sie können Standard-Konnektoren als Dienste betrachten, die sofort verfügbar sind. Die Liste enthält Dienste von Microsoft Excel (eine Tabellenkalkulationssoftware) bis Todoist (eine Aufgabenverwaltungsanwendung).

Kurz gesagt, Standard-Konnektoren verfügen über ihre vordefinierten Funktionen zum Extrahieren von Daten aus den jeweiligen Diensten.

Premium-Steckverbinder

Premium-Konnektoren sind normalerweise die kostenpflichtigen / geschäftlichen Tools, die für den persönlichen Gebrauch ausreichen oder nicht. Diese Anschlüsse erfordern ein Arbeits- oder Schulkonto. Ein Beispiel könnte Eventbrite sein, bei dem Sie Ereignisse in Ihrer Nähe veröffentlichen und Personen dazu einladen können.

Wenn Sie Daten aus dem Eventbrite-Ereignis extrahieren möchten, ist eine Verbindung mit einem Konto auf Organisationsebene erforderlich.

Benutzerdefinierte Anschlüsse

Es gibt benutzerdefinierte Konnektoren, die dem Microsoft Flow-Benutzer die größtmögliche Flexibilität und Leistung bieten. Beachten Sie, dass für einen bestimmten Dienst oder eine bestimmte Anwendung APIs (Application Programming Interfaces) verfügbar sind, die Sie verwenden möchten. Die benutzerdefinierten Connectors stellen über Microsoft Flow eine Verbindung zu diesen APIs her.

Für den Umfang dieses Tutorials werden nur Standard-Konnektoren betrachtet.

Datenverbindungen

Wenn Sie Konnektoren erstellen, bei denen Datensätze aus einer datenintensiven Anwendung / einem datenintensiven Dienst abgerufen / aktualisiert werden, werden die Verbindungen zu dieser Anwendung / diesen Diensten in diesem Abschnitt angezeigt.

Die Verbindungen werden verwendet, wenn Sie Powerapps.com hauptsächlich in Ihren Anwendungen verwenden. Ein gutes Beispiel ist das Aktualisieren der SQL-Tabelle aus der Anwendung. In einem solchen Szenario wird die Verbindung im Abschnitt aktualisiert / angezeigt.

Lernen

Wenn Sie auf Lernen klicken, werden Sie zur offiziellen Microsoft-Dokumentation von Microsoft Flow weitergeleitet.

Arten von Flüssen

Es gibt verschiedene Arten von Strömungen, sie können manuell oder automatisch erfolgen -

• Automated
• Instant
• Scheduled

Automatisierter Ablauf

Dieser Fluss ist in gewisser Weise von einem anderen Auslöser oder einer anderen Aktion abhängig. Wenn dieses bestimmte Ereignis eintritt, beginnt dieser Fluss. Es kann sich um eine Datumsänderung oder den Erhalt einer E-Mail handeln.

Sofortiger Fluss

Microsoft Flow bietet eine Schaltfläche oder Eingabe von Microsoft PowerApps, um einen bestimmten Flow auszulösen. Diese werden als Instant Flows kategorisiert.

Geplanter Ablauf

Gemäß der von Ihnen festgelegten Uhrzeit und dem eingestellten Datum wird dieser Fluss ausgelöst. Dies kann auch ein wiederkehrender Fluss sein.

Dieses Kapitel führt Sie durch die Grundelemente eines Flusses und macht Sie damit mit dem Erstellen eines Flusses vertraut.

Bevor wir mit den Elementen in Flow beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie sich angemeldet haben und den Abschnitt Meine Flows lesen.

Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Neu. Die folgenden Optionen werden angezeigt.

Klicken Sie auf Sofort - von unten wird der Bildschirm / Assistent angezeigt, in dem Sie verschiedene Trigger sehen können.

Auslösen

In Microsoft Flow fungiert ein Trigger als Ausgangspunkt für den zu erstellenden Flow. In diesem Schritt geben Sie die Aktion an, mit der der Ablauf initiiert wird. Dies kann das Auswählen einer Datei aus einer SharePoint-Liste oder das einfache Klicken auf eine Schaltfläche in Web und Mobile sein.

In diesem Tutorial nennen wir unseren Flow My My Flow . Wählen Sie Manuell einen Flow auslösen aus den Auswahlmöglichkeiten zum Auslösen dieses Flows.

Klicken Sie auf Erstellen, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Sie können den folgenden Bildschirm sehen.

Wie oben hervorgehoben, werden wir jetzt einen Schritt hinzufügen. Dieser Schritt ist die Aktion als Ergebnis des oben erstellten Triggers . Wenn Sie auf die Schaltfläche Neuer Schritt klicken, wird der folgende Abschnitt angezeigt.

Man kann leicht eine Aktion aus der obigen Liste auswählen. In den folgenden Kapiteln werden wir uns mit den tatsächlichen Details einer Aktion befassen.

Wie Sie sehen können, gibt es verschiedene Kategorien von Aktionen -

• Built-in
• Standard
• Premium
• Custom

Bei Bedarf können Sie eine der oben genannten Aktionen auswählen. Sie können sich etwas Zeit nehmen, um die einzelnen Registerkarten und Optionen zu verstehen.

Schritte

Eine Sammlung von Aktionen sorgt für die Schritte.

Wenn Sie beispielsweise unter "E-Mail aus Aktionen senden" die Option "E-Mail senden" auswählen, wird die unten gezeigte Google Mail-Aktion angezeigt.

Wenn Sie unter dieser bestimmten Aktion weiterhin mehrere Aktionen hinzufügen, haben Sie Schritte für Ihren Flow erstellt.

Fügen Sie unsere Google Mail-Adresse hinzu und stellen Sie die Verbindung her. Nachdem Sie sich mit Ihrem Google Mail-Konto angemeldet und die erforderlichen Berechtigungen erteilt haben, sollte der folgende Bildschirm angezeigt werden.

Im hervorgehobenen Abschnitt oben werden wir einige Details hinzufügen. Ich werde mir eine E-Mail mit dem Betreff und dem E-Mail-Text senden.

Subject − Test-Email

Body − Diese E-Mail verwendet Microsoft Flow.

Lassen Sie uns den Anhangsteil vorerst ignorieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihren bisherigen Fortschritt zu erfassen.

Durchfluss testen

Wenn Sie die Benutzeroberfläche beobachten, nachdem Sie den Auslöser hinzugefügt haben (und nicht bei Google Mail angemeldet sind), werden oben rechts auf dem Bildschirm drei Schaltflächen angezeigt.

Der Flow Checker wird zu den entsprechenden Zeiten aktiviert. Dies ist nützlich, wenn Sie prüfen, ob Ihr Fluss korrekt ist oder nicht. Wenn Sie oben auf den Flow Checker klicken, wird der folgende Bildschirm angezeigt:

• Wenn Sie sich die in Punkt 1 angegebene Anweisung ansehen, heißt es: "Leere Definition für Workflow-Aktion."
• Während diese Aussagen von einem Hauptbenutzer von Microsoft Flow am besten verstanden werden, können einige der Nachrichten auch von einem normalen Benutzer / Anfänger verstanden werden.
• Der Flow Checker kommuniziert notwendigerweise, was in Ihrem erstellten Flow fehlt.
• In unserem Fall haben wir uns nicht bei Google Mail angemeldet, sodass dies als Fehler angezeigt wird.
• Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie den Send_email-Fehler im Abschnitt Fehler.
• Auf diese Weise können wir die Fehler in unserem Flow überprüfen und somit unseren Flow testen, noch bevor wir ihn ausführen.

Testtaste

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Test, um zu sehen, wie der Flow ausgeführt wird.
• Wenn Sie auf die Schaltfläche Test klicken, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Hover angezeigt.

Auf diese Weise haben Sie zwei Möglichkeiten, eine Auslöseaktion auszuführen.


• Wählen Sie die Schaltfläche "Ich werde die Auslöseaktion ausführen" und klicken Sie auf "Test".

• Auf dem obigen Bildschirm wird der Status der verwendeten Apps angezeigt. Wir verwenden derzeit Google Mail. Daher wird der Anmeldestatus als grünes Häkchen angezeigt.
• Klicken Sie auf Weiter .
• Klicken Sie im nächsten Bildschirm auf Flow ausführen . Der Erfolgsbildschirm wird wie folgt angezeigt.

• So kann man einen einfachen Fluss von Grund auf neu erstellen. In Kapitel 6 werden wir uns die Flow Runs-Seite im Detail ansehen.

In diesem Kapitel werden einige der benutzerfreundlichen Vorlagenabläufe vorgestellt. Vorlagenflüsse eliminieren den Aufwand, komplexe Logik einzufügen und eine eigene Flusslogik zu erstellen.

Erstellen Sie eine OneNote-Seite für ein zukünftiges Ereignis.

Suchen Sie auf dem Flow-Startbildschirm die Suchleiste, geben Sie OneNote ein und klicken Sie auf Suchen.

Wählen Sie im angezeigten Suchergebnis die Seite OneNote erstellen für das bevorstehende Ereignis aus .

Der nächste Bildschirm zeigt die Apps oder Dienste an, die von diesem Vorlagenfluss verwendet werden sollen.

Wenn Sie ein wenig nach unten scrollen, werden die Berechtigungen angezeigt, die für die einzelnen Apps / Dienste erforderlich sind.

Geben Sie die erforderlichen Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie über gültige Konten und Anmeldeinformationen verfügen, wird das oben hervorgehobene Feld (grün) in das unten stehende Feld konvertiert.

Wenn Sie also gemäß dem obigen Bildschirm ein neues Ereignis in der Kalender-ID „Kalender“ haben, wird auf das im obigen Screenshot erwähnte OneNote-Notizbuch zugegriffen. Der Notizbuchabschnitt Tägliche Notizen wird mit einer neuen Notiz erstellt, die die Notizen dieses Ereignisses enthält.

Wenn Sie auf Flow erstellen klicken, wird die folgende Zusammenfassung angezeigt.

Hier ist auch ein Beispiel einer neuen OneNote-Seite (leer), die von diesem Flow erstellt wurde.

• Speichern Sie den E-Mail-Anhang in OneDrive
• Gehen Sie erneut zum Startbildschirm, um die Suchleiste zu verwenden.
• Geben Sie in die Suchleiste "OneDrive" ein.

Die folgenden Ergebnisse werden angezeigt -

• Wählen Sie wie hervorgehoben die Vorlage " Outlook.com-E-Mail-Anhänge in Ihrem OneDrive-Bereich speichern" aus .
• Auf dem nächsten Bildschirm werden die verwendeten Apps oder Dienste und die entsprechenden Berechtigungen angezeigt, die für sie erforderlich sind.

Der folgende Bildschirm zeigt die Kontodetails für jede der oben genannten Apps / Dienste.

• Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anmeldeinformationen eingeben. Für beide wird ein grünes Häkchen angezeigt, wie oben hervorgehoben.
• Klicken Sie auf Flow erstellen

Eine Flusszusammenfassung wird wie folgt angezeigt:

Wie oben hervorgehoben, klicken Sie im Abschnitt Läufe auf die Schaltfläche Aktualisieren. Wenn Sie einen Anhang an Ihre Outlook.com-E-Mail-Adresse gesendet haben, wird dieser direkt an OneDrive gesendet.

Ich habe eine E-Mail mit einem Anhang an mein Outlook.com-Konto gesendet, die in meinem OneDrive-Konto wie folgt angezeigt wurde.

• Importieren Sie Tweets mit Microsoft Flow.
• Wenn es um die Verwendung von Twitter geht, ist es manchmal sinnvoll, alle Tweets in einer lokalen Datei zu speichern, um eine Stimmungsanalyse usw. durchzuführen.
• In diesem Beispiel speichern wir Tweets in einem Google Sheet.
• Sie benötigen also ein Konto bei Twitter und Google.
• Geben Sie in der Suchleiste auf dem Startbildschirm Twitter ein. Scrollen Sie nach unten, um die unten hervorgehobene Vorlage auszuwählen.

Wie immer werden auf dem nächsten Bildschirm die für diesen Ablauf erforderlichen Apps oder Dienste und die entsprechenden Berechtigungen angezeigt.

Wenn es um Berechtigungen geht, stellen Sie sicher, dass Sie beide Konten hinzufügen und das grüne Häkchen sehen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Nun kommt der Teil der Filterung. Wenn Sie möchten, dass ein bestimmtes Hash-Tag kopiert wird, geben Sie es auf diesem Bildschirm an.
• Außerdem müssen Sie eine Datei und ein Arbeitsblatt angeben, in denen Ihre Tweets gespeichert werden sollen.

In diesem Beispiel gebe ich #microsoftflow als Suchtext ein.

Ich habe bereits ein Blatt mit meinem Google Sheets-Konto erstellt, das ein Standardarbeitsblatt enthält, das ich in den oben angegebenen Abschnitten angeben werde.

Important to Note −Wenn Sie den Datei- und Arbeitsblattnamen angeben, wird das folgende Popup angezeigt. Beachten Sie die Anweisungen genau. Sie müssen Spalten hinzufügen.

Befolgen Sie die Schritte und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der nächste Schritt besteht darin, die Zeilen in Google Sheet bereitzustellen.

• Klicken Sie auf Speichern.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zum Zusammenfassungsbildschirm für diesen Ablauf zurückzukehren.

Immer wenn ein neuer Tweet mit den oben genannten Kriterien veröffentlicht wird, werden die Tweets auf das von Ihnen angegebene Google Sheet übertragen.

Dieses Kapitel führt Sie durch die mobile App von Microsoft Flow. Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Flow aus einer mobilen App erstellt werden kann. Wir nehmen jedoch ein Beispiel für den Erhalt einer Push-Benachrichtigung, wenn eine E-Mail empfangen wird.

Holen Sie sich die Microsoft Flow Mobile App

Für dieses Tutorial verwenden wir die Microsoft Flow iOS-App. Laden Sie die Microsoft Flow-App aus dem App Store herunter. Die App ist auch für Android verfügbar. Sie finden sie im Google Play Store.

Mit der mobilen App steht Ihnen die gesamte Leistung von Microsoft Flow zur Verfügung. Wenn Sie eine Excel-Tabelle mit einem Tastendruck aktualisieren möchten, können Sie dies mit dieser App tun.

Starten Sie nach dem Herunterladen die App. Nach dem Begrüßungsbildschirm (siehe unten) müssen Sie die App-Berechtigungen konfigurieren.

Für unser Tutorial haben wir die Benachrichtigungsberechtigung als wichtigste. Tippen Sie auf Zulassen.

Wie unten gezeigt, wird Microsoft Flow mit diesem Startbildschirm gestartet. Sie können nach rechts wischen, um mehr über die mobile App zu erfahren.

Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie die Konten, die sich derzeit auf Ihrem Telefon befinden. Sie können sich mit einem anderen Konto anmelden oder das vorhandene Konto verwenden.

Zur Bestätigung werden Sie vor der Anmeldung nach einem Kennwort gefragt. Nachdem Sie Ihr Kennwort eingegeben haben, können Sie im folgenden Bildschirm mit Microsoft Flow beginnen. Zapfhahncontinue.

Eine Ladeanzeige erscheint wie unten gezeigt -

Anschließend sehen Sie die zuvor erstellten Flows.

Lassen Sie uns nun ganz schnell auf die Benutzeroberfläche schauen.

Aktivitätsbildschirm

Dies zeigt die letzte Aktivität von Ihnen an. Möglicherweise haben Sie einen Flow erstellt / geändert. Außerdem wird beschrieben, wie oft der Flow ausgeführt wurde, und Sie können ihn bearbeiten.

Bildschirm durchsuchen

Dieser Bildschirm enthält alle Flows, die Sie erstellen können. Dies ähnelt dem Startbildschirm im Weblayout, aber gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, auch mobile Flows zu erstellen.

Mobile Flows werden auf Ihrem mobilen Gerät ausgeführt. Wenn Sie Schaltflächen in Ihren Flows im Web verwenden, können Sie diese auch vom Mobiltelefon aus auslösen.

Schaltflächenbildschirm

Unter Schaltflächen werden die Flüsse mit der Schaltfläche als Auslöseaktion angezeigt. Sie können bereits den im vorherigen Kapitel erstellten „My First Flow“ sehen.

Fließt

Dieser Abschnitt ähnelt My Flows im Weblayout. Dies ist die zentrale Anlaufstelle für alle von Ihnen erstellten Flows bis zum Datum. Hier sehen Sie alle Flows, die wir aus den vorherigen Kapiteln erstellt haben.

Konto

Dieser Bildschirm wird zur Kontoverwaltung verwendet. Sie können sich vom aktuellen Konto abmelden oder die Datenschutzrichtlinie in diesem Bildschirm überprüfen.

Erstellen Sie einen Flow von Mobile

Um ein Beispiel in Aktion zu sehen, erstellen wir einen Flow, der alle 10 Minuten eine Erinnerung auslöst. Um ein Beispiel in Aktion zu sehen, erstellen wir einen Flow, der alle 10 Minuten eine Erinnerung auslöst. Wir werden die vorhandene Vorlage verwenden, um diesen Flow zu erstellen.

Scrollen Sie vom Bildschirm Durchsuchen nach unten, um Mobile Flows anzuzeigen. Wählen Sie aus den mobilen Flows den ersten mit Senden Sie mir alle 10 Minuten eine Erinnerung.

Die folgende Beschreibung wird auf dem Bildschirm angezeigt -

Tippen Sie auf Diese Vorlage verwenden. Die App benötigt einige Zeit, um den folgenden Bildschirm anzuzeigen -

Wie Sie sehen können, gibt es drei Komponenten dieses Flusses:

• Manuelles Auslösen eines Flusses
• Delay
• Senden Sie eine Push-Benachrichtigung

Sie können auf jeden der Schritte tippen, um den gewünschten Ablauf zu kennen / konfigurieren.

Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Erstellen.

Dies dauert einige Sekunden und wird unter der Erfolgsmeldung angezeigt.

Gehen Sie zum Abschnitt Flows, um diesen neu erstellten Flow anzuzeigen.

Kehren Sie zum Bildschirm Schaltflächen zurück. Sie sehen eine neue Schaltfläche, die durch diesen Ablauf erstellt wurde.

Tippen Sie auf die neue Option Senden Sie mir innerhalb von 10 Minuten eine Erinnerung. Der Flow wird gestartet und Sie können den Fortschritt im Abschnitt Flows unter Run History dieses Flows sehen.

Sobald der Flow ausgeführt wurde, können wir die unten gezeigte Benachrichtigung sehen -

Erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung, wenn Sie eine E-Mail erhalten.

Um eine Push-Benachrichtigung zu erhalten, verwenden wir eine vorhandene Vorlage, die Ihr Google Mail-Konto verwendet. Der Ablauf funktioniert so, dass Sie beim Empfang einer E-Mail eine Push-Benachrichtigung von Microsoft Flow erhalten.

Gehen Sie zum Bildschirm Durchsuchen.

Geben Sie unter Suchvorlagen Google Mail ein. WählenGet push notifications for new messages sent to my Gmail.

Die Beschreibung dieses Ablaufs wird wie folgt angezeigt:

Zapfhahn Use this templateTaste. Sie sehen die übergeordneten Schritte im Ablauf.

Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Erstellen. Sie sehen den Ladebildschirm wie folgt:

Eine Erfolgsmeldung wird wie folgt angezeigt.

Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Fertig. Navigieren Sie in der unteren Verknüpfungsleiste zum Abschnitt Flows und bestätigen Sie das Vorhandensein des neuen Flows.

Sie fragen sich vielleicht, warum der Flow Sie nicht nach Anmeldeinformationen gefragt hat. Das ist das Schöne daran, alle Konten an einem Ort zu haben.

In den vorherigen Kapiteln haben wir das Google Mail-Konto verwendet, um den angegebenen Ablauf zu konfigurieren. Das gleiche Konto wird auch für diesen Fluss verwendet. Außerdem übernimmt Ihre mobile App die Kontokonfigurationen aus den mobilen Einstellungen. Dieser zusätzliche Schritt wird also umgangen.

Wenn Sie das Konto nicht konfiguriert haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Erstellen Sie jetzt eine Dummy-Test-E-Mail und sehen Sie die Benachrichtigung wie folgt.

Wenn Sie einen bestimmten Flow erstellt haben und dessen Optionen ändern möchten, bietet Microsoft Flow bestimmte Flexibilität. Dieses Kapitel führt Sie durch einige dieser Optionen. Zusammen mit diesem werden wir die Mechanismen untersuchen, um den Flussverlauf und die entsprechenden Analysen zu betrachten.

Flussoptionen

Angenommen, Sie haben einen Flow erstellt, wie in den vorherigen Kapiteln erwähnt. Der Flow ist unter Meine Flows in der Weboberfläche verfügbar. Sie können auf die Flow-Optionen zugreifen, die jedem von Ihnen erstellten Flow entsprechen.

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen der Flüsse und klicken Sie auf die drei Punkte, sobald sie angezeigt werden. Wenn ich zum Beispiel auf den Erinnerungsfluss zeige, sehe ich drei Punkte wie folgt.

Klicken Sie auf die drei Punkte und Sie werden die folgenden Optionen sehen.

Wir werden jeden von ihnen einzeln durchgehen.

Lauf

• Wenn der Flow derzeit nicht ausgeführt wird, wird er mit dieser Option ausgeführt.
• Eine Verknüpfung zu dieser Option ist in Form der Wiedergabetaste verfügbar, wenn Sie den Mauszeiger über einen Flow bewegen.

Bearbeiten

• Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, können Sie den entsprechenden Ablauf konfigurieren.
• Dies zeigt die Schritte, die derzeit im Ablauf sind, und eine Option zum Hinzufügen / Entfernen / Bearbeiten eines beliebigen Schritts.

Aktie

• Für diese Option ist ein Arbeits- / Schulkonto erforderlich.
• Mit dieser Option sollten Sie in der Lage sein, den von Ihnen erstellten Datenfluss im gesamten Unternehmen freizugeben.

Speichern als

• Dies funktioniert wie jede andere Funktion zum Speichern unter, mit der eine Replik des von Ihnen hervorgehobenen Flusses erstellt wird.

Senden Sie eine Kopie

• Für diese Option ist ein Arbeits- / Schulkonto erforderlich.
• Mit dieser Option sollten Sie in der Lage sein, die Kopie des Datenflusses an eine andere Person in Ihrer Organisation zu senden.

Export

• Mit dieser Option können Sie Ihren Flow in eines der folgenden Formate exportieren
• Paket (.zip)
• Logik-Apps-Vorlage (.json)

Verlauf ausführen

• Sie können den Verlauf aller mit diesem Ablauf verbundenen Läufe anzeigen.
• Dadurch erhalten Sie eine kategorisierte Ansicht aller bisherigen Läufe.

Analytik

• Für diese Option ist ein Arbeits- / Schulkonto erforderlich.
• Sie können Ihren Flow mit anderen Tools wie Microsoft PowerBI verbinden, um bessere Analysen für den ausgewählten Flow zu erhalten.

Ausschalten

• Diese Option schaltet den Fluss aus (falls ausgeführt).

Reparaturtipps aus

• Von Zeit zu Zeit sendet Microsoft Flow proaktiv Tipps zur Verbesserung Ihres Flow.
• Sie können diese Tipps deaktivieren, indem Sie auf diese Option klicken.

Löschen

• Dadurch wird der Flow aus dem Abschnitt "Meine Flows" gelöscht. Sie können die gelöschten Flows nicht wiederherstellen.

Einzelheiten

• Wenn Sie auf diese Option klicken, werden alle relevanten Details zu diesem Ablauf angezeigt.
• Es zeigt Details wie folgt -
• Status
• Verlauf ausführen
• Verwendete Verbindungen
• Owners
• Erstellungsdatum und Änderungsdatum

Das ist alles aus dem Abschnitt Flow-Optionen. Wir werden uns den Flow-Verlauf im nächsten Abschnitt ansehen.

Flussverlauf

Wenn Sie einen bestimmten Flow erstellt haben, ist es sinnvoll, die Verwendung des Flows und die Details zu seinem letzten Lauf zu kennen. Diese Angaben sind besonders nützlich , wenn die Strömung Geplante oder Automatisiertes .

Um auf den Flow-Verlauf zuzugreifen, klicken Sie auf Flow-Optionen und wählen Sie Run-Verlauf.

Zum Beispiel haben wir im vorherigen Abschnitt einen Flow erstellt, der als Mein erster Flow bezeichnet wurde. Schauen wir uns die Laufhistorie an.

Wie oben gezeigt, werden Details wie Startzeit, Dauer und Status im Laufverlauf angezeigt.

Flow Analytics

Diese Funktion ist nur für das Arbeits- oder Schulkonto verfügbar.

Mit dieser Option können Sie feststellen, wie oft Ihr Flow im Laufe des letzten Monats oder so ausgeführt wurde. Es wird auch darüber gesprochen, wie oft der Fluss erfolgreich war und wie oft der Fluss fehlgeschlagen ist. Schließlich wird ein Trenddiagramm für den Verlauf der vergangenen Dauer dargestellt.

Während wir versucht haben, in verschiedene Bereiche von Microsoft Flow einzudringen und auch die mobile App in Betracht gezogen haben, ist dies nur der Anfang!

Die nächsten Schritte umfassen: Schaltflächenfluss und geplante Flüsse.

Mit Microsoft Flow haben viele Hauptbenutzer begonnen, ihre Arbeit zu automatisieren. Dies kann das Auslösen einer bestimmten E-Mail / eines bestimmten Inhalts aus dem in der Mobile App konfigurierten Schaltflächenfluss oder sogar das Planen eines Flusses zum Senden einer periodischen E-Mail mit aktualisierten Daten umfassen.

Sie können diesen Ablauf auch versuchen, indem Sie den Auslöser gemäß einem Zeitplan einstellen, wie wir in Kapitel 3 gesehen haben.

Lassen Sie uns beispielsweise jeden Montag eine Hello World-E-Mail senden. Klicken Sie dazu im linken Bereich auf Erstellen und wählen Sie Geplanter Ablauf.

Konfigurieren Sie den geplanten Ablauf wie unten gezeigt wie folgt.

Unter dem Startdatum können Sie das Datum nach Ihren Wünschen konfigurieren. KlickenCreate Sobald Sie den Ablauf konfiguriert haben.

Als Ergebnis wird ein Flow mit Recurrence als erstem Schritt erstellt.

Klicken Sie auf Neuer Schritt und geben Sie Google Mail in der Suchleiste nach Connectors und Triggern ein. Es wird wie folgt aussehen -

Wählen Sie als Aktion E-Mail senden . Infolgedessen wird der folgende Bildschirm angezeigt. Geben Sie Ihre jeweiligen Daten ein, um eine E-Mail mit dem Betreff Hello World und dem Inhalt des Körpers zu erhalten, wie unten gezeigt.

Klicken Sie auf Speichern , um Ihren geplanten Ablauf abzuschließen.

Infolgedessen erhalten Sie jeden Montag eine entsprechende E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse.

Zusammenfassung

Mit fortschrittlichen Technologien, die unser tägliches Leben übernehmen, ist es mehr als nützlich, Ihre sich wiederholenden Aufgaben automatisieren zu lassen. Insbesondere mit Tools wie Microsoft Flow erhalten Sie die Flexibilität, mehrere Anwendungen zu verbinden, um eine bestimmte Aufgabe mit oder ohne Ihre Aufmerksamkeit auszuführen.

Dieses Tutorial gab einen Einblick in die Möglichkeiten von Microsoft Flow, sofern es in geplanter Weise verwendet wird. Microsoft Flow muss die Zeit für einige periodische Aufgaben halbieren. Wenn Sie eine organisationsweite Aufgabe haben, die Genehmigungen von verschiedenen Teammitgliedern umfasst, kann das Premium-Konto für Microsoft Flow optimal genutzt werden!

Happy Automating!