Conseils pour les nouveaux arrivants

Les candidats qui sont intéressés à faire carrière en tant qu'adjoint exécutif sans connaissance ni expérience préalable du travail administratif de bureau doivent se rendre compte qu'au début, le processus sera beaucoup plus difficile pour eux. Ils peuvent avoir à opter pour certains emplois non traditionnels au début, principalement parce que leur curriculum vitae peut ne pas refléter le contexte nécessaire. Cela conduit souvent à négliger les CV; parfois, même rejeté.

Ceux qui veulent devenir un assistant exécutif devraient essayer des voies alternatives de réseautage, comme les amis et les membres de la famille, pour construire un CV avec une expérience de travail considérable. Le CV doit refléter vos vraies compétences, au lieu de simplement ce que le poste veut que vous soyez. Essayez de mapper chacune des neuf compétences nécessaires à un emploi spécifique que vous avez mentionné dans votre CV.

Préparez-vous abondamment. Au cas où vous recevez l'appel, vous devriez avoir tous les détails nécessaires dans votre esprit pendant l'entretien. Soyez clair dans vos intentions et votre approche et n'essayez pas de vous fondre et de devenir un type. Restez fidèle à ce que vous êtes et présentez-vous comme un tout organique, qui est bien plus que la somme des éléments expliqués dans votre propre CV.

Comprendre les responsabilités

Pour comprendre ce qui rend le poste d'assistant exécutif efficace si distinct et si spécial, nous devons d'abord comprendre le fait que le titre du poste «adjoint exécutif» comporte ses propres défis sous la forme de scénarios uniques et difficiles qui se produisent fréquemment.

Reconnaître tous les challengers et scénarios uniques aidera les candidats à mieux comprendre les exigences du poste et sa responsabilité. Cela dit, le travail ne comporte pas que des défis. Il a sa part d'avantages uniques et rares qui ne viennent pas avec d'autres profils d'emploi; du moins pas si tôt dans cette carrière.

Dans la ligne directe de tir

Le travail de l'assistant exécutif est de communiquer en permanence directement avec le patron, même si les autres employés interagissent rarement avec leur patron. Cela fournit une exigence différente du travail car ils sont toujours dans la ligne de mire de leurs patrons.

Si les adjoints de direction se délectent du succès de leurs patrons, ils seront également confrontés à la frustration de leurs patrons. Les patrons attendent de leurs assistants qu'ils consacrent autant d'efforts et de temps qu'eux, ce qui laisse peu de temps pour la vie en dehors du travail.

Niveaux d'autorité confus

Même si un assistant exécutif agit au nom du gestionnaire, les gens oublient souvent qu'ils ne sont que le messager, pas le décideur. Cela rend les assistants tentés de faire directement des changements ou d'apporter des contributions de leur propre chef, même sans demander à la direction.

Parfois, ils commencent à répondre à des questions qui devraient idéalement être adressées au patron. L'adjoint exécutif peut partager ses contributions et suggestions avec le patron. Cependant, il doit garder à l'esprit le fait que la responsabilité s'arrête toujours avec le patron.

L'attente Know It All

Les adjoints de direction eux-mêmes admettent qu'une fois qu'ils ont travaillé avec un patron pendant une longue durée, ils sont tellement connectés qu'ils peuvent devancer les besoins du patron. Cela peut être possible en ce qui concerne le style de vie et les habitudes. Cependant, les patrons confondent souvent leurs assistants comme une personne «tout savoir».

Ils s'attendent à ce que leur assistant soit capable de lire dans ses pensées, ce qui le rend complaisant et moins communicatif. Il / elle doit comprendre que même les assistants les plus expérimentés ont parfois besoin d'une communication orale pour régler certaines décisions.

Distance des collègues

Les assistants sont souvent considérés comme faisant partie de l'équipe du manager, même si ce n'est pas forcément toujours le cas. Par conséquent, la perception générale est qu'ils ont accès à des informations privilégiées. Cela rend les collègues prudents dans leurs interactions avec les assistants, car ils ont le sentiment que chaque mot de leur part pourrait être rapporté au patron.

Les assistants doivent également savoir que tout ce qu'ils disent sera considéré comme les paroles du patron. Par conséquent, ils devraient éviter de participer à des commérages ou à la propagation de rumeurs, car tout ce qu'ils disent sera interprété à tort comme un «scoop interne».

Le rôle d'un intermédiaire

Le rôle le plus difficile que joue un adjoint de direction est celui d'intermédiaire. C'est un travail qui prend la plupart de leur temps. Ils sont comme des gardiens, qui donnent aux gens la permission sélective de rencontrer leur patron et empêchent le reste des étrangers de s'introduire dans l'espace personnel de leur patron et de perdre leur temps précieux.

Cela peut leur valoir les éloges de leur patron, mais ils tournent mal aux yeux de ceux qui ne rencontrent pas le patron. Les assistants deviennent souvent des remplaçants du patron dans de nombreux cas, soit en prenant des notes, soit en posant ses questions lors des réunions.