MS Project - Créer un nouveau plan

Lorsque vous travaillez avec MS Project, vous spécifiez une date de début ou une date de fin. Parce qu'une fois que vous avez entré l'une des deux tâches, contraintes et dépendances du projet, MS Project calculera l'autre date. C'est toujours une bonne pratique d'utiliser une date de début même si vous connaissez la date limite du projet.

Lancer MS Project

Windows 7 - Cliquez sur le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Office, puis sur Project 2013.
Windows 8 - Sur l'écran de démarrage, appuyez ou cliquez sur Projet 2013.
Windows 10 - Cliquez sur le menu Démarrer → Toutes les applications → Microsoft Office → Project 2013.

Créer un projet vide

MS Project 2013 affichera une liste d'options. Dans la liste des modèles disponibles, cliquez surBlank Project.

Project définit la date de début du plan sur la date actuelle, une fine ligne verticale verte dans la partie graphique de la vue Diagramme de Gantt indique cette date actuelle.

Renseignements sur le projet

Modifions la date de début du projet et ajoutons quelques informations supplémentaires.

Étape 1: Date de début

Cliquez sur l'onglet Projet → Groupe de propriétés → Informations sur le projet.

Une boîte de dialogue apparaît. Dans la zone de date de début, tapez 11/5/15 ou cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le calendrier, sélectionnez le 5 novembre 2015 (ou n'importe quelle date de votre choix).

Cliquez sur OK pour accepter la date de début.

Étape 2: configurer le calendrier

Cliquez sur l'onglet Projet → Groupe de propriétés → Informations sur le projet.

Cliquez sur la flèche dans la liste déroulante Date actuelle. Une liste apparaît contenant trois calendriers de base.

24 Hour - Un calendrier sans heures chômées.
Night Shift - Couvre de 23 h 00 à 8 h 00, des équipes de nuit couvrant toutes les nuits du lundi au vendredi, avec des pauses d'une heure.
Standard - Heures normales de travail, du lundi au vendredi de 8h à 17h, avec une heure de pause.

Sélectionnez un calendrier standard comme calendrier de votre projet. Cliquez sur «Annuler» ou «OK» pour fermer la boîte de dialogue.

Ajoutons maintenant des exceptions.

Étape 3: Ajout d'exceptions au calendrier

Les exceptions sont utilisées pour modifier un calendrier de projet pour avoir un jour ouvrable non standard ou un jour non ouvré. Vous pouvez également attribuer des heures de travail uniques à une ressource particulière.

Voici un exemple pour créer un jour chômé, qui pourrait être dû à des vacances ou à des célébrations de bureau ou à des événements autres que l'effort de travail de bureau standard.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timela boîte de dialogue apparaît. Sous l'onglet Exceptions, cliquez sur le champ Nom, entrez l'événement comme «Anniversaire du bureau». Dans le champ Début, entrez 22/11/15, puis entrez la même date dans le champ Fin. Cette date est désormais programmée comme jour non ouvrable pour le projet. Vous pouvez également vérifier la couleur modifiée indiquée dans le calendrier dans la boîte de dialogue comme ci-dessous. Cliquez sur Ok pour fermer.

Étape 4: Configuration du calendrier des ressources

Tout comme vous pouvez changer un Standard Base Calendar, vous pouvez modifier le temps de travail et le temps non travaillé pour chaque ressource. Vous pouvez modifier le calendrier des ressources pour tenir compte des horaires flexibles, des vacances, du temps de formation, etc.

Souviens-toi aussi, Resource Calendar ne peut s'appliquer qu'aux ressources de travail et non aux ressources matérielles et financières.

Par défaut, lorsque nous créons les ressources dans un plan, le calendrier des ressources correspond au Standard base calendar. Et toutes les modifications que vous apportez au calendrier du projet sont automatiquement reflétées dans les calendriers des ressources, sauf lorsque vous créez une exception dans le calendrier des ressources. Dans ce cas, même si vous mettez à jour le calendrier du projet, l'exception dans le calendrier des ressources n'est pas affectée.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

Sous l'onglet Exceptions, cliquez sur le NameChamp, entrez l'événement comme «Vacances personnelles». dans leStart entrez la date (exemple 15/09/2015), puis entrez la même date dans le champ Finish champ.

Étape 5: Modifier les temps de travail pour chaque ressource

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Étape 6: créer des jours non ouvrables

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Modifier les propriétés du fichier

Avec le système d'exploitation Microsoft Windows, cliquez avec le bouton droit sur un fichier et sélectionnez «Propriétés» pour afficher la boîte de dialogue des propriétés du fichier qui contient la version, la sécurité et d'autres détails du fichier. Vous pouvez également enregistrer certaines informations de niveau supérieur pour votre fichier de projet .mpp. Cela peut être fait comme suit -

Étape 1: Lancez MS Project

Windows 7 - Cliquez sur le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Office, puis sur Project 2013.
Windows 8 - Sur l'écran de démarrage, appuyez ou cliquez sur Projet 2013.
Windows 10 - Cliquez sur le menu Démarrer → Toutes les applications → Microsoft Office → Project 2013.

Étape 2: enregistrer les propriétés

Cliquez sur l'onglet Fichier. Sous l'onglet Info, accédez à Informations sur le projet. Cliquez sur la flèche près des informations sur le projet pour cliquer sur Propriétés avancées. Une boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez saisir les modifications si nécessaire. Cliquez sur OK et n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant sur Enregistrer.

Créer une liste de tâches

Avant de commencer, supposons que vous disposez déjà d'une structure de répartition du travail (WBS). Dans le contexte de l'OTP, «travail» fait référence aux «livrables» et non à l'effort.

WBS identifie le livrable au niveau le plus bas en tant que lot de travaux. Ce module de travail est décomposé en tâches / activités plus petites, ce qui correspond à l'effort nécessaire pour terminer le module de travail. Ainsi, une tâche est orientée vers l'action et le lot de travail est le livrable ou le résultat d'une ou plusieurs tâches en cours d'exécution.

Il existe une grande confusion entre ce qui constitue une activité et ce qui constitue une tâche au sein de la communauté de gestion de projet. Mais pour MS Project, une tâche est l'effort et l'action nécessaires pour produire un livrable de projet particulier. MS Project n'utilise pas le terme «activité».

Entrez la tâche

C'est simple. DansGantt ChartAfficher, cliquez simplement sur une cellule directement sous la colonne Nom de la tâche. Saisissez le nom de la tâche. Dans l'écran suivant, nous avons saisi 5 tâches différentes.

Entrez la durée

Une durée de la tâche est le temps estimé qu'il faudra pour terminer une tâche. En tant que chef de projet, vous pouvez estimer la durée d'une tâche à l'aide d'un jugement d'expert, d'informations historiques, d'estimations analogues ou d'estimations paramétriques.

Vous pouvez entrer la durée de la tâche en termes d'unités de temps dimensionnelles différentes, à savoir les minutes, les heures, les jours, les semaines et les mois. Vous pouvez utiliser des abréviations pour plus de simplicité et de facilité, comme indiqué dans le tableau suivant.

Valeur que vous souhaitez saisir	Abréviation	Apparence
45 minutes	45 m	45 minutes
2 heures	2h	2 heures
3 jours	3d	3 jours
6 semaines	6w	6 semaines
2 mois	2 mois	2 mons

N'oubliez pas que les valeurs par défaut du projet dépendent de vos heures de travail. Donc 1 jour n'équivaut pas à 24 heures mais compte 8 heures de travail par jour. Bien sûr, vous pouvez modifier ces paramètres par défaut à tout moment.

Valeur saisie	Valeur	Valeur par défaut du projet
1 minute	60 secondes	60 secondes
1 heure	60 minutes	60 minutes
Un jour	24 heures	8 heures (1 jour ouvrable)
1 semaine	7 jours	40 heures (5 jours ouvrables)
1 mois	28 à 31 jours	160 heures (20 jours ouvrables)

Modifier les dimensions temporelles par défaut

Cliquez sur l'onglet Projet → Groupe de propriétés → Cliquez sur Modifier le temps de travail → Cliquez sur Options.

Vous pouvez l'appliquer à tous les projets ou à un projet spécifique sur lequel vous travaillez actuellement.

L'une des astuces intéressantes de MS Project est de prendre en compte la durée de la tâche au sens de la journée de travail. Donc, si vous avez un jour non ouvrable entre les deux, cela tient compte de cela et garantit une tâche qui prend 16 heures pour se terminer le 3ème jour. En d'autres termes, si vous avez une tâche qui nécessite 16 heures pour être terminée à partir du lundi 8h00 (si c'est l'heure à laquelle votre journée de travail commence et 8 heures étant le nombre total d'heures de travail dans une journée), et mardi étant un jour férié , la tâche se terminera logiquement dans la soirée de mercredi.

Tip - Avec les tâches planifiées manuellement, si vous n'êtes pas sûr de la durée d'une tâche, vous pouvez simplement saisir du texte tel que «Vérifier avec le responsable / l'ingénieur» pour y revenir plus tard.

Entrez la durée de la tâche

C'est simple dans Gantt ChartAfficher, cliquez sur la cellule sous l'en-tête de colonne Durée. Entrez la durée. (Tâche 1 dans la capture d'écran suivante)

Vous pouvez également entrer la date de début et de fin et MS Project calculera la durée de lui-même. (Tâche 2 dans la capture d'écran suivante)

Vous pouvez également saisir du texte lorsque vous n'avez pas de métrique de durée actuellement. (Tâche 3 et Tâche 4 dans la capture d'écran suivante)

Note- Dans la capture d'écran ci-dessus, la tâche 6 doit commencer le dimanche, qui est un jour chômé et se termine le mercredi. Donc essentiellement, on croirait qu'avec ces 3 jours lundi, mardi, mercredi, la durée calculée serait de 3 jours. Mais MS Project 2013 le calcule comme 4 jours. Il faut donc être prudent lors du choix de la date de début de la tâche. Car pour toute opération successive, MS Project 2013 considère que la tâche 6 prendra 4 jours. La prochaine fois que vous modifiez la date de début, la date de fin change pour refléter cette durée de 4 jours.

Durée écoulée

La durée écoulée est le temps qui s'écoule pendant qu'un événement se produit et ne nécessite aucune ressource. La durée écoulée d'une tâche peut être utilisée dans les cas où une tâche se déroulera 24 heures sur 24 sans aucun arrêt. Une journée de travail normale comprend 8 heures et une journée écoulée de 24 heures. La tâche se poursuit également pendant les jours chômés (jours fériés et vacances) et les jours ouvrables.

Vous pouvez entrer la durée écoulée en faisant précéder toute abréviation de durée d'un «e». Donc 1ew est sept jours de 24 heures.

Par exemple, lorsque vous «attendez que la peinture sèche». Et cela prend 4 jours pour que cela se produise. Il n'a pas besoin d'une ressource ou d'un effort de travail, et tout ce que vous faites est d'attendre qu'il sèche. Vous pouvez utiliser 4ed comme durée, ce qui signifie 4 jours écoulés, la peinture peut sécher indépendamment du fait que ce soit un week-end ou un jour férié. Ici, dans cet exemple, le séchage se produit sur 24 heures pendant le week-end.

Créer des jalons

Dans la gestion de projet, les jalons sont des points spécifiques dans la chronologie d'un projet. Ils sont utilisés comme points de progression majeurs pour gérer la réussite du projet et les attentes des parties prenantes. Ils sont principalement utilisés pour l'examen, les intrants et les budgets.

Mathématiquement, un jalon est une tâche de durée nulle. Et ils peuvent être placés là où il y a une conclusion logique d'une phase de travail, ou à des échéances imposées par le plan de projet.

Vous pouvez insérer un jalon de deux manières.

Méthode 1: insertion d'un jalon

Cliquez sur le nom de la tâche pour laquelle vous souhaitez insérer un jalon

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project nomme la nouvelle tâche <New Milestone> avec une durée zéro jour.

Click on <New Milestone> to change its name.

Vous pouvez voir le jalon apparaître avec un symbole losange dans la vue Diagramme de Gantt sur la droite.

Méthode 2: Conversion d'une tâche en jalon

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project le convertit en un jalon.

Méthode 3: Conversion d'une tâche en jalon

Dans la méthode 2, une tâche a été convertie en un jalon de durée zéro. Mais on peut aussi convertir une tâche de durée non nulle en un jalon. Ceci est rarement utilisé et sème la confusion.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Rendre la tâche récapitulative du projet visible

La tâche récapitulative du projet résume l'ensemble de votre projet.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Créer une tâche récapitulative

Il peut y avoir un grand nombre de tâches dans un calendrier de projet, c'est donc une bonne idée d'avoir un tas de tâches connexes regroupées dans un Summary Taskpour vous aider à mieux organiser le plan. Cela vous aide à organiser votre plan en phases.

Dans MS Project 2013, vous pouvez avoir plusieurs sous-tâches sous n'importe quelle tâche de niveau supérieur. Ces tâches de niveau supérieur sont appelées tâche récapitulative. À un niveau encore plus élevé, ils sont appelésPhases. Le niveau le plus élevé de la structure hiérarchique d'un plan est appeléProject Summary Task, qui englobe tout le calendrier du projet.

N'oubliez pas que la tâche récapitulative n'est pas une entité de tâche distincte mais une phase du projet contenant plusieurs sous-tâches, la durée de la tâche récapitulative va du début de la première sous-tâche à la fin de la dernière sous-tâche. Celui-ci sera automatiquement calculé par MS Project.

Bien entendu, vous pouvez également saisir une durée manuelle de la tâche récapitulative qui pourrait être différente de la durée calculée automatiquement. MS Project gardera une trace des deux, mais cela peut entraîner une confusion importante.

Dans la plupart des cas, vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de durée saisie manuellement pour les tâches que vous utiliserez comme tâche récapitulative.

Prenons l'exemple de la capture d'écran suivante. Si vous souhaitez regrouper la tâche 4 et la tâche 5 en une tâche récapitulative 1. Vous pouvez le faire de deux manières.

Méthode 1

Sélectionnez les noms de la tâche 4 et de la tâche 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project crée une <Nouvelle tâche récapitulative>.

Rename it to Summary Task 1.

Méthode 2

Vous pouvez cliquer sur la ligne Tâche 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Vous pouvez renommer la tâche. Ici, elle est renommée Tâche récapitulative 1. N'entrez aucune durée pour cette tâche.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Lier des tâches

Une fois que vous avez une liste de tâches prêtes à accomplir les objectifs de votre projet, vous devez les lier à leurs relations de tâches appelées dépendances. Par exemple, la tâche 2 peut démarrer une fois la tâche 1 terminée. Ces dépendances sont appelées Liens.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ne définit pas le terme dépendance, mais y fait référence comme une relation logique, qui à son tour est définie comme une dépendance entre deux activités ou entre une activité et un jalon.

Dans MS Project, la première tâche est appelée un predecessorcar il précède les tâches qui en dépendent. La tâche suivante est appeléesuccessorcar il réussit ou suit des tâches dont il dépend. Toute tâche peut être un prédécesseur pour une ou plusieurs tâches successeurs. De même, toute tâche peut succéder à une ou plusieurs tâches prédécesseurs.

Il n'existe que quatre types de dépendances de tâches, nous les présentons ici avec des exemples.

Finish to Start(FS) - Terminez le premier étage avant de commencer à construire le deuxième étage. Plus utilisé.
Finish to Finish (FF) - Cuisiner tous les plats pour le dîner pour finir à l'heure.
Start To Start(SS) - Lors d'une enquête, nous cherchons des réponses à l'enquête, mais nous commencerons également à compiler les réponses. Il n'est pas nécessaire de terminer la collecte des réponses à l'enquête avant de commencer la tabulation.
Start to Finish(SF) - La préparation à l'examen prendra fin avec le début de l'examen. Le moins utilisé.

Dans MS Project, vous pouvez identifier les liens de tâches -

Gantt Chart - Dans le diagramme de Gantt et Network Diagram vues, les relations de tâches apparaissent comme les liens reliant les tâches.
Tables - Dans les tableaux, les numéros d'ID de tâche de la tâche précédente apparaissent dans les champs prédécesseurs des tâches successives.

Méthode 1

Sélectionnez les deux tâches que vous souhaitez lier. Dans la capture d'écran suivante prise à titre d'exemple, nous avons sélectionné les noms, Tâche 1 et Tâche 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

La tâche 1 et la tâche 2 sont liées par une relation de fin à début.

Note - La tâche 2 aura une date de début du jour ouvrable suivant à compter de la date de fin de la tâche 1.

Méthode 2

Double click a successor task you would like to link.

Ici, j'ai cliqué sur la tâche 4

La boîte de dialogue Informations sur la tâche s'ouvre

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Une liste déroulante apparaît avec toutes les tâches définies dans le projet.

Choose the predecessor task. Click OK.

Ici, j'ai choisi la tâche 3.

Méthode 3

Dans cette méthode, vous sélectionnerez un groupe de tâches et les lierez toutes avec une relation de fin à début.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Toutes les tâches sont liées. Pour sélectionner des tâches non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez chaque tâche séparément.

Respecter les liens

Si vous êtes en mode Planifié manuellement, tout changement de durée de la tâche prédécesseur ne reflétera pas la date de début de la tâche 4. Par exemple, la tâche 4 démarre le 03/09/15, qui est le jour suivant de la date de fin de la tâche 3.

Désormais, lorsque nous modifions la durée de la tâche 3 de 5 à 7 jours, la date de début n'est pas automatiquement mise à jour pour la tâche 4 dans la planification manuelle.

Vous pouvez forcer MS Project à respecter le lien (dépendance) en procédant comme suit -

Sélectionnez la tâche 4.
Cliquez sur l'onglet Tâche → groupe Planifier → Respecter les liens.

Changement de tâche - manuel à automatique

MS Project définit par défaut de nouvelles tâches à planifier manuellement. La planification est contrôlée de deux manières.

Manual Scheduling- Ceci est fait pour capturer rapidement certains détails sans planifier les tâches. Vous pouvez laisser de côté les détails de certaines tâches concernant la durée, les dates de début et de fin, si vous ne les connaissez pas encore.

Automatic Scheduling- Cela utilise le moteur de planification dans MS Project. Il calcule automatiquement des valeurs telles que la durée des tâches, les dates de début et les dates de fin. Il prend en compte toutes les contraintes, liens et calendriers.

Par exemple, chez Lucerne Publishing, le nouveau plan de lancement du livre a été revu par les ressources qui réaliseront les travaux et par d'autres parties prenantes du projet. Bien que vous vous attendiez à ce que le plan change quelque peu au fur et à mesure que vous en apprendrez plus sur le lancement du livre, vous avez maintenant suffisamment confiance dans le plan global pour passer de la planification manuelle des tâches à la planification automatique.

Conversion de tâche en planification automatique

Nous avons trois méthodes différentes pour convertir une tâche en planification automatique.

Méthode 1

Si vous souhaitez modifier le mode d'une tâche particulière, dites Tâche 5 dans l'exemple suivant. Cliquer surTask Modecellule dans la même ligne. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir une liste déroulante, vous pouvez sélectionner Auto Scheduled.

Méthode 2

Cliquez sur Tâche → groupe Tâches → Planification automatique.

Méthode 3

Pour passer complètement en mode de programmation automatique -

Activez le mode de planification du plan en cliquant sur la barre d'état Nouvelles tâches (en bas à gauche), puis en sélectionnant le mode de planification automatique.

Vous pouvez également modifier le mode de planification par défaut que Project applique à tous les nouveaux plans.

Allez dans l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Cliquez ensuite sur l'onglet Planification et sous les options de planification pour ce projet, sélectionnez «Tous les nouveaux projets» dans la liste déroulante. Sous les nouvelles tâches créées, sélectionnez «Auto Scheduled» dans la liste déroulante.